4.1 Abastecimientos y personal

Sistema Administrativo

Sistema de Abastecimiento

Sistema de Personal

Sistema de Presupuesto Público

Sistema de Tesorería

Entidad Rectora

Órgano de contrataciones del estado OSCE

Autoridad Nacional del servicio civil - SERVIR

Dirección General de Presupuesto MEF

Dirección Nacional de Tesorería MEF

Sistema de Endeudamiento Público

Sistema de Contabilidad Dirección Nacional de endeudamiento MEF

Dirección Nacional de Contabilidad MEF

Sistema de inversión Pública Dirección de Inversión mutianual MEF

Sistema de Planteamiento estratégico Sistema defensa judicial del estado Centro Nacional de Planteamiento CEPLAN

Ministerio de Justicia MINJUS

Sistema de la modernización gestión pública Secretaría de Gestión Pública SGP/PCM

Sistema Nacional de Bienes Superintendencia de bienes nacionales

Sistema Nacional de Control Contraloria General de la República

Sim embargo para Martínez, (Manual de los sistemas Administrativos Pag.281-2015) señala: “De otro lado, si bien la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo hace referencia a solamente once (11) sistemas administrativos, existen otros que coadyuvan al funcionamiento de las entidades del Estado. Son los casos del Sistema Nacional de Bienes Estatales (creado por Ley Nº 29151), Sistema Nacional de Gestión Ambiental (creado por Ley Nº 28245), Sistema Nacional de Seguridad Ciudadana (creado por Ley Nº 27933), Sistema Nacional de Archivos (Creado por Ley Nº 25323), entre otros

4.1. Sistema De Abastecimiento El Sistema Nacional de Abastecimiento se instituye el 1ero de enero del año 1978 bajo el Decreto Ley N° 22056 y desarrollado luego Decreto Legislativo N° 1439, es un conjunto interrelacionado de políticas, objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos técnicos orientados al racional flujo, dotación o suministro, empleo y conservación de los medios materiales que utilizan las entidades del sector público. En el ejercicio vigente de la autoridad máxima de una entidad pública como por ejemplo en el caso de los Alcaldes para los gobiernos locales y provinciales, así como para los Gobernadores Regionales para gobiernos regionales, es imprescindible que tengan conocimiento general de disposiciones en materia de abastecimiento público las

cuales rigen el conducto regular de las compras y contrataciones públicas cuyo fin es la atención oportuna de las necesidades públicas, razón por la cual hemos considerado afianzar detalles neurálgicos. Un punto crucial para una autoridad edil es la verificación y asignación de profesionales y/o técnicos certificados ante el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE) que labore en el Órgano Encargado de las Contrataciones de la Entidad que representa, dado que representa un requisito obligatorio para viabilizar las compras y contrataciones públicas. De conformidad con la Directiva N° 002-2020-OSCE/CD: “Los profesionales y técnicos del OEC que, en razón de sus funciones intervienen directamente en alguna de las fases de la contratación, deben contar con la certificación otorgada por el OSCE de acuerdo con la presente Directiva” (OSCE, 2020, art. VII). Otro punto crítico es que una autoridad debe conocer como mínimo acerca de los impedimentos para contratar con el Estado, y resulta imperante su entera vigilancia a efectos que evadir o impedir contrataciones indebidas en el marco de los impedimentos que establece la normativa de contrataciones del Estado. Para abordar este punto, se listan los impedimentos para contratar con el Estado:

a)

b) El Presidente y los Vicepresidentes de la República, los Congresistas de la República, los Jueces Supremos de la Corte Suprema de Justicia de la República, los titulares y los miembros del órgano colegiado de los Organismos Constitucionales Autónomos, en todo proceso de contratación mientras ejerzan el cargo y hasta doce (12) meses después de haber dejado el mismo.

Los Ministros y Viceministros de Estado en todo proceso de contratación mientras ejerzan el cargo; luego de dejar el cargo, el impedimento establecido para estos subsiste hasta (12) meses después y solo en el ámbito de su sector.

c) Los Gobernadores, Vicegobernadores y Consejeros de los Gobiernos Regionales. En el caso de los Gobernadores y Vicegobernadores, el impedimento aplica para todo proceso de contratación mientras ejerzan el cargo; luego de dejar el cargo, el impedimento establecido para estos subsiste hasta doce (12) meses después y solo en el ámbito de su competencia territorial. En el caso de los Consejeros de los Gobiernos Regionales, el impedimento aplica para todo proceso de contratación en el ámbito de su competencia territorial durante el ejercicio del cargo y hasta doce (12) meses después de haber concluido el mismo.

d) Los Jueces de las Cortes Superiores de Justicia, los Alcaldes y los Regidores. Tratándose de los Jueces de las Cortes Superiores y de los Alcaldes, el impedimento aplica para todo proceso de contratación durante el ejercicio del cargo; luego de dejar el cargo, el impedimento establecido para estos subsiste hasta doce (12) meses después y solo en el ámbito de su competencia territorial. En el caso de los Regidores el impedimento aplica para todo proceso de contratación en el ámbito de su competencia territorial, durante el ejercicio del cargo y hasta doce (12) meses después de haber concluido el mismo.

e) Los titulares de instituciones o de organismos públicos del Poder Ejecutivo, los funcionarios públicos, empleados de confianza, servidores públicos con poder de dirección o decisión, según la ley especial de la materia, y los gerentes de las empresas del Estado. El impedimento se aplica para todo proceso de contratación durante el ejercicio del cargo; luego de culminado el mismo hasta doce (12) meses después sólo en la entidad a la que pertenecieron. Los directores de las empresas del Estado y los miembros de los Consejos Directivos de los organismos públicos del Poder Ejecutivo se encuentran impedidos en el ámbito de la Entidad a la que pertenecen, mientras ejercen el cargo y hasta doce (12) meses después de haber culminado el mismo.

f) Los servidores públicos no comprendidos en literal anterior, y los trabajadores de las empresas del Estado, en todo proceso de contratación en la Entidad a la que pertenecen, mientras ejercen su función. Luego de haber concluido su función y hasta doce (12) meses después, el impedimento se aplica para los procesos de contratación en la Entidad a la que pertenecieron, siempre que por la función desempeñada dichas personas hayan tenido influencia, poder de decisión, información privilegiada referida a tales procesos o conflicto de intereses.

g) En el proceso de contratación correspondiente, las personas naturales o jurídicas que tengan intervención directa en cualquiera de las siguientes actuaciones: i) determinación de las características técnicas y/o valor referencial o valor estimado, ii) elaboración de documentos del procedimiento de selección, iii) calificación y evaluación de ofertas, y iv) la conformidad de los contratos derivados de dicho procedimiento, salvo en el caso de los contratos de supervisión. Tratándose de personas jurídicas el impedimento le alcanza si la referida intervención se produce a través de personas que se vinculan a esta.

h) El cónyuge, conviviente o los parientes hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad de las personas señaladas en los literales precedentes, de acuerdo a los siguientes criterios: i) Cuando la relación existe con las personas comprendidas en los literales a) y b), el impedimento se configura respecto del mismo ámbito y por igual tiempo que los establecidos para cada una de estas; (ii) Cuando la relación existe con las personas comprendidas en los literales c) y d), el impedimento se configura en el ámbito de competencia territorial mientras estas personas ejercen el cargo y hasta doce (12) meses después de concluido; (iii) Cuando la relación existe con las personas comprendidas en el literal e), el impedimento se configuren la Entidad a la que pertenecen estas personas mientras ejercen el cargo y hasta doce (12) meses después de concluido; (iv) Cuando la relación existe con las personas comprendidas en los

literales f) y g), el impedimento tiene el mismo alcance al referido en los citados literales.

i) En el ámbito y tiempo establecidos para las personas señaladas en los literales precedentes, las personas jurídicas en las que aquellas tengan o hayan tenido una participación individual o conjunta superior al treinta por ciento (30%) del capital o patrimonio social, dentro de los doce (12) meses anteriores a la convocatoria del respectivo procedimiento de selección.

j) En el ámbito y tiempo establecido para las personas señaladas en los literales precedentes, las personas jurídicas sin fines de lucro en las que aquellas participen o hayan participado como asociados o miembros de sus consejos directivos, dentro de los doce (12) meses anteriores a la convocatoria del respectivo procedimiento de selección.

k) En el ámbito y tiempo establecidos para las personas señaladas en los literales precedentes, las personas jurídicos cuyos integrantes de los órganos de administración, apoderados o representantes legales sean las referidas personas. Idéntica prohibición se extiende a las personas naturales que tengan como apoderados o representantes a las citadas personas.

l) En todo proceso de contratación, las personas naturales o jurídicas inhabilitadas o suspendidas para contratar con el Estado.

m) En todo proceso de contratación, las personas condenadas, en el país o el extranjero, mediante sentencia consentida o ejecutoriada por delitos de concusión, peculado, corrupción de funcionarios, enriquecimiento ilícito, tráfico de influencias, delitos cometidos en remates o procedimientos de selección, o delitos equivalentes en caso estos hayan sido cometidos en otros países. El impedimento se extiende a las personas que, directamente o a través de sus representantes, hubiesen admitido y/o reconocido la comisión de cualquiera de los delitos antes des-

critos ante alguna autoridad nacional o extranjera competente.

n) En todo proceso de contratación, las personas jurídicas cuyos representantes legales o personas vinculadas que (i) hubiesen sido condenadas, en el país o el extranjero, mediante sentencia consentida o ejecutoriada por delitos de concusión, peculado, corrupción de funcionarios, enriquecimiento ilícito, tráfico de influencias, delitos cometidos en remates o procedimientos de selección, o delitos equivalentes en caso estos hayan sido cometidos en otros países; o, (ii) directamente o a través de sus representantes, hubiesen admitido y/o reconocido la comisión de cualquiera de los delitos antes descritos ante alguna autoridad nacional o extranjera competente. Tratándose de consorcios, el impedimento se extiende a los representantes legales o personas vinculadas a cualquiera de los integrantes del consorcio.

o) En todo proceso de contratación, las personas naturales o jurídicas a través de las cuales, por razón de las personas que las representan, las constituyen o participan en su accionariado o cualquier otra circunstancia comprobable se determine que son continuación, derivación, sucesión, o testaferro, de otra persona impedida o inhabilitada, o que de alguna manera esta posee su control efectivo, independientemente de la forma jurídica empleada para eludir dicha restricción, tales como fusión, escisión, reorganización, transformación o similares.

p) En un mismo procedimiento de selección las personas naturales o jurídicas que pertenezcan a un mismo grupo económico, conforme se define en el reglamento.

q) En todo proceso de contratación, las personas inscritas en el Registro de Deudores de Reparaciones Civiles (REDERECI), sea en nombre propio o a través de persona jurídica en la que sea accionista u otro similar, con excepción de las empresas que cotizan acciones en bolsa. Asimismo, las personas inscritas en el Registro Nacional de Abogados Sancionados por Mala Práctica Profesional y en el

Registro Nacional de Sanciones de Destitución y Despido, por el tiempo que establezca la ley de la materia; así como en todos los otros registros creados por Ley que impidan contratar con el Estado.

r) Las personas jurídicas nacionales o extranjeras que hubiesen efectuado aportes a organizaciones políticas durante un pro-ceso electoral, por todo el período de gobierno representativo y dentro de la circunscripción en la cual la organización política beneficiada con el aporte ganó el proceso electoral que corresponda.

s) En todo proceso de contratación y siempre que cuenten con el mismo objeto social, las personas jurídicas cuyos integrantes formen o hayan formado parte en la fecha en que se cometió la infracción, de personas jurídicas que se encuentren sancionadas administrativamente con inhabilitación temporal o permanente para participar en procedimientos de selección y para contratar con el Estado. El impedimento también es aplicable a la persona jurídica cuyos integrantes se encuentren sancionados administrativamente con inhabilitación temporal o permanente para participar en procedi-mientos de selección y para contratar con el Estado. Para estos efectos, por integrantes se entiende a los representantes legales, integrantes de los órganos de administración, socios, accionistas, participacionistas o titulares. Para el caso de socios, accionistas, participacionistas o titulares, el impedimento es aplicable siempre que su participación individual o conjunta sea superior al treinta por ciento (30%) del capital o patrimonio social y por el tiempo que la sanción se encuentre vigente.

t) En todo proceso de contratación, las personas naturales o jurídicas que se encuentren comprendidas en las Listas de Organismos Multilaterales de personas y empresas no elegibles para ser contratadas (Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones del Estado , 2019, art. 11)

En ese orden de ideas, a fines de abordar más el tema en mención es necesario detallar que las compras y contrataciones públicas en general se clasifican en tres grandes grupos: i) compras y contrataciones exceptuadas de la normativa de contrataciones, ii) procedimientos de selección cuyo valor estimado o valor referencial de contratación sea mayor a las 8 Unidades Impositivas Tributarias (UIT) y iii) procedimientos especiales de contratación. 1.-Compras y contrataciones exceptuadas de la normativa de contrataciones Para un alcalde o funcionario, es importante conocer la naturaleza de alguna contratación o compra que tenga ideada formalizar, por ello, es indispensable en primera instancia clasificar si se encuentra o no circunscrita en este grupo. De conformidad con el Artículo 4 del TUO de la Ley de Contrataciones del Estado aprobado mediante Decreto Supremo N° 82-2019-EF, se exceptúa a las siguientes contrataciones del ámbito de aplicación de la normativa de contrataciones:

• Contratos bancarios y financieros que provienen de un servicio financiero, lo que incluye a todos los servicios accesorios o auxiliares a un servicio de naturaleza financiera, salvo la contratación de seguros y el arrendamiento financiero, distinto de aquel que se regula en la Ley N° 28563 o norma que la sustituya. • Las contrataciones que realicen los órganos del Servicio

Exterior de la República, exclusivamente para su funcionamiento y gestión, fuera del territorio nacional. • Las contrataciones que efectúe el Ministerio de Relaciones

Exteriores para atender la realización en el Perú, de la transmisión del mando supremo y de cumbres internacionales previamente declaradas de interés nacional, y sus eventos conexos, que cuenten con la participación de jefes de Estado, jefes de Gobierno, así como de altos dignatarios y comisionados, siempre que tales contrataciones se encuentren por debajo de los umbrales establecidos en los tratados u otros compromisos internacionales que incluyan disposiciones en materia de contratación pública, de los que el Perú es parte.

• La contratación de notarios públicos para que ejerzan las funciones previstas en la presente norma y su reglamento. • Los servicios brindados por conciliadores, árbitros, centros de conciliación, instituciones arbitrales, miembros o adjudi-cadores de la Junta de Resolución de Disputas y demás de-rivados de la función conciliatoria, arbitral y de los otros medios de solución de controversias previstos en la Ley y el reglamento para la etapa de ejecución contractual. • Las contrataciones realizadas de acuerdo con las exigencias y procedimientos específicos de una organización interna-cional, Estados o entidades endeudamiento externo y/o donaciones ligadas a dichas operaciones. • Los contratos de locación de servicios celebrados con los presidentes de directorios, que desempeñen funciones a tiempo completo en las Entidades o Empresas del Estado. • La compra de bienes que realicen las Entidades mediante remate público, las que se realizan de conformidad con la normativa de la materia. • Las asociaciones público privadas y proyectos en activos re-gulados en el Decreto Legislativo Nº 1224 y Decreto Legis-lativo Nº 674, o normas que lo sustituyan. • Las contrataciones que se sujetan a regímenes especiales (Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones del Estado , 2019, art. 4).

Por otra parte, también se encuentran contrataciones fuera del ámbito de aplicación de la normativa de contrataciones del Estado bajo la supervisión del Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE), las cuales se encuentran refrendadas en el Artículo 5 del TUO de la Ley de Contrataciones del Estado aprobado mediante Decreto Supremo N° 82-2019-EF, que se detallan a continuación:

• Las contrataciones cuyos montos sean iguales o inferiores a ocho (8) Unidades Impositivas Tributarias, vigentes al momento de la transacción. Lo señalado en el presente literal no es aplicable a las contrataciones de bienes y servicios inclui-

en el Catálogo Electrónico de Acuerdo Marco. • La contratación de servicios públicos, siempre que no exis-ta la posibilidad de contratar con más de un proveedor. • Los convenios de colaboración u otros de naturaleza análoga, suscritos entre Entidades, siempre que se brinden los bienes, servicios u obras propios de la función que por Ley les corresponde, y no se persigan fines de lucro. • Las contrataciones realizadas de acuerdo con las exigencias y procedimientos específicos de una organización internacional, Estados o entidades cooperantes, que se deriven de donaciones efectuadas por estos, siempre que dichas donaciones representen por lo menos el veinticinco por ciento (25%) del monto total de las contrataciones involucradas en el convenio suscrito para tal efecto o provengan de organismos multilaterales financieros. • Las contrataciones que realice el Estado Peruano con otro Estado. • Las contrataciones realizadas con proveedores no domiciliados en el país cuando se cumpla una de las siguientes condiciones: i) se sustente la imposibilidad de realizar la contratación a través de los métodos de contratación de la presente norma; o ii) el mayor valor de las prestaciones se realice en territorio extranjero (Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones del Estado , 2019, art. 5). Ahora bien, eventualmente una autoridad edil se verá en la necesidad de contratar personal calificado, suministrar bienes, contratar servicios, contratar consultorías ya estén relacionados con gastos operativos o de inversión, y evidentemente para ello, un requisito indispensable antes de efectuar la compra o contratación es la verificación de los recursos presupuestales suficientes para afrontar tal situación. Superado ello, y conforme se advirtió anteriormente, eventualmente será necesario efectuar contrataciones fuera del ámbito de aplicación de la normativa de contrataciones tales como las contrataciones cuyos montos sean iguales o in-feriores a ocho (8) Unidades Impositivas Tributarias.

A efectos de viabilizar una contratación cuyo monto sea igual o inferior a ocho (8) Unidades Impositivas Tributarias, conforme se advirtió anteriormente y se deja por sentado nuevamente en este extremo, quedando bajo responsabilidad de la autoridad de una Entidad, resulta obligatorio que el personal asignado en el Órgano Encargado de las Contrataciones que conduzca la compra o contratación, se encuentre con la Certificación vigente ante el OSCE. Al respecto, es necesario refrendar la idea con una opinión vinculante en materia de contratación pública, conforme lo dicta la Opinión N° 003-2018DTN: “Los profesionales y/o técnicos del OEC de la Entidad que intervienen en las contrataciones cuya cuantía es igual o inferior a 8 UITs, al participar en la primera fase de la contratación, deben encontrarse certificados por el OSCE, de acuerdo a lo previsto en la normativa de contrataciones del Estado” (OSCE, 2018).

Por último, es importante precisar que las contrataciones menores iguales a ocho (8) Unidades Impositivas Tributarias, se encuentran supervisadas bajo el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE) a pesar que no se encuentren regidas bajo la normativa de contrataciones toda vez que las órdenes de compra y órdenes de servicio efectuadas a través de las contrataciones menores o iguales a las ocho UIT mensualmente deben ser registradas en el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado (SEACE).

2.-Procedimientos de selección cuyo valor estimado o valor referencial de contratación sea mayor a las 8 Unidades Impositivas Tributarias (UIT)

Antes de abordar este tema, es importante recalcar que un procedimiento de selección la cual refiere a contrataciones con importes mayores a las 8 Unidades Impositivas Tributarias (UIT) abordan tres fases importantes: fase preparatoria, fase selectiva y fase contractual. En esta sección, se precisará los puntos más resaltantes de cada fase de los procedimientos de selección que una autoridad edil debe saber a fines de gestionar correctamente las contrataciones que hubiera lugar a ejecutarse.

• Fase Preparatoria. La fase preparatoria engloba todas aquellas actuaciones previas a la convocatoria de un procedimiento de selección en el SEACE; es decir, conceptualiza todo lo que se debe vigilar tener previo a que se haga conocimiento a potenciales proveedores y público en general a través de la plataforma del SEACE que se pretende comprar algún bien o contratar alguna prestación de ser-vicio o consultoría o la ejecución de alguna obra. Antes de enlistar y precisar puntos clave que debe contener la fase preparatoria de un procedimiento de selección, es importante aclarar un término clave que se menciona frecuentemente es el “expediente de contratación”, el cual representa todos los documentos que conlleva un procedimiento de selección. Al respecto, el numeral 42.1 del Artículo 42 del Reglamento de la Ley de Con-trataciones del Estado señala lo siguiente: El órgano encargado de las contrataciones lleva un expediente del proceso de contratación, en el que se ordena, archiva y preserva la información que respalda las actuaciones realizadas desde la formulación del requerimiento del área usuaria hasta el cumplimiento total de las obligaciones derivadas del contrato, incluidas las incidencias del recurso de apelación y los medios de solución de controversias de la ejecución contractual, según corresponda (Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado , 2018). Ahora bien, teniendo en cuenta que cualquier procedimiento de selección empieza con el requerimiento emitido por el área usuaria donde se evidencia la necesidad pública para la Entidad debiendo estar alineado con un fin público que concatena los objetivos institucionales de la Entidad, a continuación, se enlista la secuencia lógica que toda autoridad debe conocer a fines de salvaguardar las actuaciones preparatorias de un procedimiento de selección:

Actuación Preparatoria Definición

1. Requerimento Solicitud para la adquisición de bienes, contratación de prestación de servicios o consultorías o ejecución de obras formuladas por el área usuaria de la Entidad que comprende las especificaciones técnicas en el caso de bienes, términos de referencia en el caso servicios y consultorías, o el expediente técnico de obra, así como los requisitos de calificación que corresponda según el objeto de la contratación. Dependencia Encargada

Área Usuaria

2. Indagación de Mercado

El Órgano Encargado de las Contrataciones realiza una interacción con el mercado de proveedores, indagación de precios históricos, indagación de fuentes del SEACE, entre otros, a fines que se determine un valor estimado para la contratación del cumplimiento de los términos señalados en el requerimiento, así como el análisis respecto de la pluralidad de marcas (en el caso de bienes) y postores, análisis de distribución de la buena pro, determinación del tipo de procedimiento de selección así como gestionar la asignación de los recursos presupuestales Órgano Encargado de las Contrataciones

3. Resumen Ejecu tivo necesarios, entre otros aspectos relevantes en la indagación de mercado.

Documento emitido por el Órgano Encargado de las Contrataciones que resume toda la indagación de mercado y que debe ser colgado en el SEACE al momento de la convocatoria del procedimiento de selección.

Cabe resaltar que este documento no aplica en el caso de contrataciones para la ejecución de obras. Área Usuaria

4.Certificación de Crédito Presupues tario y/o la Previ sión Presupuestal

Corresponde a la asignación de recursos presupuestales necesarios para viabilizar la contratación. Cuando se asignan recursos presupuestales para el presente año fiscal, se denomina certificación de crédito presupuestario; no obstante, cuando se prevé disponer presupuesto para el siguiente año o siguientes años, se denomina previsión presupuestal. Órgano de Presupuesto

5. Aprobación del Expediente de Contratación

El Titular de la Entidad o funcionario a quien se hubiere delegado esta atribución es el responsable de aprobar el expediente de contratación, quien debe verificar en primer lugar si todos los pasos anteriormente mencionados se encuentran conforme a ley; asimismo, debe verificar en el caso corresponda, otros documentos previos a la aprobar del expediente de contratación la cual es necesaria para viabilizar un procedimiento de selección, tales como: •La fórmula de reajuste, de ser el caso. •La declaratoria de viabilidad y verificación de viabilidad, cuando esta última exista, en el caso de contrataciones que forman parte de un proyecto de inversión pública •En el caso de obras contratadas bajo la modalidad llave en mano que cuenten con equipamiento, las especificaciones técnicas de los equipos requeridos •En el caso de ejecución de obras, el sustento de que procede efectuar la entrega parcial del terreno, de ser el caso •El informe técnico de evaluación de software, conforme a la normativa de la materia, cuando corresponda •El documento que aprueba el proceso de estandarización, cuando corresponda. Titular de la Entidad o el funcionario a quien se hubiera delegado esta atribución

6. Designaçción de Comité de Selección

•El documento que aprueba el proceso de estandarización, cuando corresponda. •La indagación de mercado realizado, y su actualización cuando corresponda •El valor referencial o valor estimado, según corresponda. •La opción de realizar la contra-tación por paquete, lote y tramo, cuando corresponda. •La certificación de crédito presupuestario y/o la previsión presupuestal, de acuerdo a la normativa vigente •La determinación del procedimiento de selección, el sistema de contratación y, cuando corresponda •La modalidad de contratación con el sustento correspondiente •Otra documentación necesaria conforme a la normativa que regula el objeto de la contratación.

Una vez que se haya aprobado el expediente de contratación, el Titular de la Entidad o el funcionario a quien se hubiera delegado esta atribución, designa el comité de selección siendo un órgano autónomo e independien-te encargado de conducir el procedimiento de selección, nombrando y notificando a tres miembros Titular de la Entidad o el funcionario a quien se hubiera delegado esta atribución

titulares y tres miembros suplentes. Es importante recalcar en este punto que, en el caso de bienes y servicios, un miembro debe pertenecer al órgano encargado de las contrataciones de la Entidad y por lo menos otro miembro más debe tener conocimiento técnico en el objeto de la contratación.

En el caso de consultorías y obras, un miembro debe pertenecer al órgano encargado de las contrataciones de la Entidad y dos deben tener conocimiento técnico en el objeto de la contratación.

Finalmente, es importante precisar que en el caso de Licitaciones Públicas, Concursos Públicos y Selección de Consultores Individuales es obligatorio que se designe el comité de selección como órgano a cargo del procedimiento de selección; mientras que en el caso de Adjudicaciones Simplificadas, Subastas Inversas Electrónicas, Comparación de Precios y Contrataciones Directas no es necesario designar comités de selección toda vez que el Órgano Encargado de las Contrataciones es el encargado conducir el procedimiento de selección.

No obstante, si se considera necesario, se puede designar comités de selección en Adjudicaciones Simplificadas y Subastas Inversas Electrónicas.

7. Bases, Solicitu des de Expresión de Interés y Solicitudes de Cotización

Representan las reglas del procedimiento de selección bajo las cuales los potenciales postores (proveedores) deben ceñirse a fines de que se les otorgue la buena pro. Las Bases son documentos utilizados en las Licitaciones Públicas, Concursos Públicos, Adjudicaciones Simplificadas, Subastas Inversas Electrónicas y Contrataciones Directas, mientras que las Solicitudes de Expresión de Interés son utilizadas en la Selección de Consultores Individuales, y las Solicitudes de Cotización, en la Comparación de Precios.

El órgano a cargo del procedimiento de selección debe utilizar obligatoriamente los formatos estándar aprobados por el OSCE y la información técnica y económica recogida en el expediente de contratación. Comité de Selección u Órgano Encargado de las Contrataciones

8. Aprobación de Bases , Solici tudes de Expre sión de Interés

Una vez que el órgano a cargo del procedimiento de selección (Comité de Selección u Órgano Encargado de las Contrataciones) se haya Titular de la Entidad o el funcionario quien hubiera delegado esta atribución

o Solicitudes de Cotización

instalado, haya elaborado las bases, solicitudes de expresión de interés o solicitudes de cotización, según corresponda, solicita su aprobación al Titular de la Entidad o al funcionario a quien se hubiera delegado esta atribución.

9. Convocatoria en el SEACE

Actuación Preparatoria

Una vez que se cuente con la aprobación de Bases , Solicitudes de Expresión de Interés o Solicitudes de Cotización, el Comité de Selección u Órgano Encargado de las Contrataciones puede proceder con la convocatoria en el SEACE debiendo publicar los documentos del expediente de contratación que correspondan en aras de fomentar la transparencia pública, dando lugar por consiguiente a la fase selectiva del procedimiento de selección. Comité de Selección u Órgano Encargado de las Contrataciones

Definición Dependencia Encargada

10. Requerimiento Solicitud para la adquisición de bienes, contratación de prestación de servicios o consultorías o ejecución de obras formuladas por el área usuaria de la Entidad que comprende las especificaciones técnicas en el caso de bienes, términos de referencia en el caso servicios y consultorías, o el expediente técnico de obra, así como los requisitos de calificación que corresponda según el objeto de la contratación. Área Usuaria

11. Indagación de Mercado

El Órgano Encargado de las Contrataciones realiza una interacción con el mercado de proveedores, indagación de precios históricos, indagación de fuentes del SEACE, entre otros, a fines que se determine un valor estimado para la contratación del cumplimiento de los términos señalados en el requerimiento, así como el análisis respecto de la pluralidad de marcas (en el caso de bienes) y postores, análisis de distribución de la buena pro, de-terminación del tipo de procedimiento de selección así como gestionar la asignación de los recursos presupuestales necesarios, entre otros aspectos relevantes en la indagación de mercado. Órgano Encargado de las Contrataciones

12. Resumen Ejecutivo

Documento emitido por el Órgano Encargado de las Contrataciones que resume toda la indagación Órgano Encarga do de las

de mercado y que debe ser colgado en el SEACE al momento de la convocatoria del procedimiento de selección. Cabe resaltar que este documento no aplica en el caso de contrataciones para la ejecución de obras. contrataciones

13. Certificación de Crédito Presupuestario y/o la Previsión Presupuestal Corresponde a la asignación de recursos presupuestales necesarios para viabilizar la contratación. Cuando se asignan recursos presupuestales para el presente año fiscal, se denomina certificación de crédito presupuestario; no obstante, cuando se prevé disponer presupuesto para el siguiente año o siguientes años, se denomina previsión presupuestal. Órgano de Presupuesto

14. Aprobación del Expediente de Contratación El Titular de la Entidad o funcionario a quien se hubiere delegado esta atribución es el responsable de aprobar el expediente de contratación, quien debe verificar en primer lugar si todos los pasos anteriormente mencionados se encuentran conforme a ley; asimismo, debe verificar en el caso corresponda, otros documentos previos a la aprobar del expediente de contratación la cual es necesaria para viabilizar un procedimiento de selección, tales como: Titular de la Entidad o el funcionario a quien se hubiera delegado esta atribución

•La fórmula de reajuste, de ser el caso.

•La declaratoria de viabilidad y verificación de viabilidad, cuando esta última exista, en el caso de contrataciones que forman parte de un proyecto de inversión pública •En el caso de obras contratadas bajo la modalidad llave en mano que cuenten con equipamiento, las especificaciones técnicas de los equipos requeridos • En el caso de ejecución de obras, el sustento de que procede efectuar la entrega parcial del terreno, de ser el caso

•El informe técnico de evaluación de software, conforme a la normativa de la materia, cuando corresponda •El documento que aprueba el proceso de estandarización, cuando corresponda. •La indagación de mercado realizado, y su actualización cuando corresponda •El valor referencial o valor estimado, según corresponda. •La opción de realizar la contratación por paquete, lote y tramo, cuando corresponda

•La certificación de crédito presupuestario y/o la previsión presupuestal, de acuerdo a la normativa vigente

15. Designación de Comité de Selección

•La determinación del procedimiento de selección, el sistema de contratación y, cuando corresponda •La modalidad de contratación con el sustento correspondiente •Otra documentación necesaria conforme a la normativa que regula el objeto de la contratación. contrataciones

Una vez que se haya aprobado el expediente de contratación, el Titular de la Entidad o el funcionario a quien se hubiera delegado esta atribución, designa el comité de selección siendo un órgano autónomo e independiente encargado de conducir el procedimiento de selección, nombrando y notificando a tres miembros titulares y tres miembros suplentes. Es importante recalcar en este punto que, en el caso de bienes y servicios, un miembro debe pertenecer al órgano encargado de las contrataciones de la Entidad y por lo menos otro miembro más debe tener conocimiento técnico en el objeto de la contratación. En el caso de consultorías y obras, un miembro debe pertenecer al órgano encargado de las Titular de la Entidad o el funcionario a quien se hubiera delegado esta atribución

contrataciones de la Entidad y dos deben tener conocimiento técnico en el objeto de la contratación. Finalmente, es importante precisar que en el caso de Licitaciones Públicas, Concursos Públicos y Selección de Consultores Individuales es obligatorio que se designe el comité de selección como órgano a cargo del procedimiento de selección; mientras que en el caso de Adjudicaciones Simplificadas, Subastas Inversas Electrónicas, Comparación de Precios y Contrataciones Directas no es necesario designar comités de selección toda vez que el Órgano Encargado de las Contrataciones es el encargado conducir el procedimiento de selección. No obstante, si se considera necesario, se puede designar comités de selección en Adjudicaciones Simplificadas y Subastas Inversas Electrónicas.

16. Bases, Solici tudes de Expresión de Interés y Solici tudes de Cotización

Representan las reglas del procedimiento de selección bajo las cuales los potenciales postores (proveedores) deben ceñirse a fines de que se les otorgue la buena pro. Las Bases son documentos utilizados en las Licitaciones Públicas, Comité de Selección u Órgano Encargado de las Contrataciones

17. Aprobación de Bases , Solici tudes de Expre sión de Interés o Solicitudes de Cotización

18. Convocato ria en el SEACE

Concursos Públicos, Adjudicaciones Simplificadas, Subastas Inversas Electrónicas y Contrataciones Directas, mientras que las Solicitudes de Expresión de Interés son utilizadas en la Selección de Consultores Individuales, y las Solicitudes de Cotización, en la Comparación de Precios. El órgano a cargo del procedimiento de selección debe utilizar obligatoriamente los formatos estándar aprobados por el OSCE y la información técnica y económica recogida en el expediente de contratación.

Una vez que el órgano a cargo del procedimiento de selección (Comité de Selección u Órgano Encargado de las Contrataciones) se haya instalado, haya elaborado las bases, solicitudes de expresión de interés o solicitudes de cotización, según corresponda, solicita su aprobación al Titular de la Entidad o al funcionario a quien se hubiera delegado esta atribución. Titular de la Entidad o el funcionario a quien se hubiera delegado esta atribución

Una vez que se cuente con la aprobación de Bases , Solicitudes de Expresión de Interés o Solicitudes de Cotización, el Comité de Selección u Órgano Encargado de las Contrataciones puede proceder con la convocatoria en el Comité de Selección u Órgano Encargado de las contrataciones

SEACE debiendo publicar los documentos del expediente de contratación que correspondan en aras de fomentar la transparencia pública, dando lugar por consiguiente a la fase selectiva del procedimiento de selección..

Fase Selectiva. -

Cuando se convoca un procedimiento de selección en el SEACE, queda abierta la posibilidad que potenciales proveedores visualicen los documentos del procedimiento de selección tales como las Bases, Solicitudes de Expresión de Interés o Solicitudes de Cotización y Resumen Ejecutivo, y tengan el interés de participar en dicho procedimiento de selección; no obstante, un procedimiento de selección para la adquisición de bienes, o contratación de servicios, consultorías u obras, debe pasar por ciertas etapas las cuales se detallan a continuación

Actuación dentro de la fase selectiva

1. Formulación de Consultas y Obser vaciones

Definición

Etapa en la cual los proveedores formulan consultas y observaciones respecto a los documentos de los procedimientos de selección o al expediente de contratación, de corresponder. Dependencia Encargada

Proveedores

2. Absolución de Consultas y Ob servaciones

Respuesta formal por parte del comité de selección frente a las consultas y observaciones formuladas por los proveedores participantes del procedimiento de selección.

3. Integración de Bases Bases integradas que recogen las consultas y observaciones absueltas por el órgano encargado del procedimiento de selección.

4. Elevación al OSCE

5. Bases Integra das definitivas Comité de Selección u Órgano Encargado de las Contrataciones

Comité de Selección u Órgano Encargado de las Contrataciones

En el caso algún proveedor participante esté en desacuerdo con la absolución de consultas y observaciones y/o bases integradas, solo en el caso de Licitaciones Públicas y Concursos Públicos de elevar cuestionamientos al OSCE a fines que dicho organismo defina las reglas definitivas del procedimiento de selección. Comité de Selección u Órgano Encargado de las contrataciones

Bases Integradas por el OSCE las cuales representan las reglas definitivas del procedimiento de selección bajo las cuales se deben regir todos los proveedores participantes y la Entidad. OSCE

6. Presentación de Ofertas

Acto de presentar propuestas por parte de los proveedores dentro del procedimiento de selección convocado. Proveedores

7. Admisión, Evaluación y Calificación de Ofertas Etapa en la cual el comité de selección u Órgano Encargado de las Contrataciones, según corresponda, realiza la revisión de propuestas a fines de determinar cuáles se encuentran admitidas, establecer el orden de prelación de acuerdo a los factores de evaluación interpuestos en los documentos del procedimiento de selección y finalmente determinar cuáles están calificados. Comité de Selección u Órgano Encargado de las Contrataciones

8. Otorgamiento de la buena pro Habiendo culminado la etapa de admisión, evaluación y calificación, de acuerdo al orden de prelación, se otorga la buena pro al postor con la mejor propuesta técnica y económica; es decir, se da por ganador a un proveedor. Comité de Selección u Órgano Encargado de las Contrataciones

Habiendo culminado con una explicación general de algunos conceptos esenciales dentro de la fase selectiva del procedimiento de selección, es importante revisar un par de conceptos clave que una autoridad edil puede hacer uso de acuerdo a las atribuciones que se le confiere en calidad de representante legal de la Entidad a la que repre-

senta: Nulidad de oficio, cancelación, resolución de recurso de apelación, perfeccionamiento del contrato y la no suscripción del contrato.

Actuación atribuida al Titular de la Entidad

1. Nulidad de oficio Definición Base Legal

En el caso se advierta algún vicio de nulidad del procedimiento de selección de los cuales hayan sido dictados por órgano incompetente, contravengan las normas legales, contengan un imposible jurídico o prescindan de las normas esenciales del procedimiento o de la forma prescrita por la normativa aplicable, el Titular de la Entidad tiene la potestad de declarar nulo retrotrayendo el procedimiento de selección a la etapa correspondiente a fines de corregir el vicio advertido. - Artículo 44 del TUO la Ley de Contrataciones del Estado

2. Cancelación Cuando por razones de fuerza mayor o caso fortuito, cuando desaparece la necesidad de contratar o cuando persistiendo la necesidad el presupuesto inicialmente asignado tenga que destinar-se a otros propósitos de emergencia, la Entidad puede cancelar el procedimiento de selección si y solo si no se haya otorgado la buena pro aún, sin perjuicio del deslinde de responsabilidad que amerite y bajo la condición que no se vuelva a convocar el mismo procedimiento de selección dentro del mismo año fiscal salvo que la causal sea por falta de presupuesto. Proveedores

3. Resolución de recurso de ape lación En el caso que se haya otorgado la buena pro de un procedimiento de selección, y acto seguido, se haya interpuesto un recurso de apelación, y siempre y cuando el valor estimado o valor referencial de dicho procedimiento de selección sea igual o menor a las 50 UIT, el Titular de la Entidad tendrá la potestad de resolver el recurso de apelación debiendo determinar si es procedente o improcedente. - Artículo 117 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado

- Artículo 125 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado

4. Perfecciona miento del contrato Una vez que se haya otorgado la buena pro y no se haya interpuesto ningún recurso de apelación, la buena pro queda consentida o administrativamente firme, por lo que el postor adjudicado tiene la obligación de presentar los documentos requeridos en las Bases para perfeccionar el contrato.

De encontrarse todo conforme y dentro de los plazos establecidos en el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, la Entidad a través de su Titular y el postor adjudicado a través de su Representante Legal, suscriben el contrato dando lugar a obligaciones contractuales que les confieren en adelante. - Artículo 136, 137, 139 y 141 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado

5. No suscrip ción del contrato Solo en el supuesto que por razones de recorte presupuestal correspondiente al objeto materia de procedimiento de selección, por norma expresa o por desaparición de la necesidad, debidamente acreditada, la Entidad puede negarse a suscribir el contrato implicando que el mismo objeto con - Artículo 136 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado

tractual se vuelva a convocar, salvo que la causal sea la falta de presupuesto.

Fase Contractual. Una vez suscrito el contrato, se establecen obligaciones contractuales para ambas partes; es decir, para la parte contratante (la Entidad) y el contratista (el proveedor). Estas obligaciones contractuales genéricamente se circunscriben en lo siguiente: i) entrega de los bienes o ejecución de la prestación del servicio, consultoría u obra por parte del proveedor contratista, y ii) recepción, conformidad y pago correspondiente por parte de la Entidad. No obstante, una vez que el contrato se encuentra vigente, puede ser que se susciten diversas casuísticas contractuales donde entra a tallar directamente la gestión de la autoridad de la Entidad enmarcado en la normativa de contrataciones. Las más principales con las siguientes:

• Nulidad del Contrato: Esta facultad es atribuible al Titular de la Entidad y se ejecuta una vez que se haya celebrado el contrato entre ambas partes, si y solo si ocurra lo siguiente: i) Por haberse perfeccionado en contravención con el artículo 11 del TUO de la Ley de Contrataciones del Estado, ii) Cuando se verifique la trasgresión del principio de presunción de veracidad durante el procedimiento de selección o para el perfeccionamiento del contrato, previo descargo, iii) Cuando se haya suscrito el contrato no obstante encontrarse en trámite un recurso de apelación, iv) Cuando no se haya cumplido con las condiciones y/o requisitos establecidos en la normativa a fin de la configuración de alguno de los supuestos que habilitan a la contratación directa. Cuando no se utilice los métodos de contratación previstos en la presente norma, pese a que la contratación se encuentra bajo su ámbito de aplicación; o cuando se

empleé un método de contratación distinto del que corresponde, v) Cuando por sentencia consentida, ejecutoriada o reconocimiento del contratista ante la autoridad competente nacional o extranjera se evidencie que durante el procedimiento de selección o para el perfeccionamiento del contrato, éste, sus accionistas, socios o empresas vinculadas, o cualquiera de sus respectivos directores, funcionarios, empleados, asesores, representantes legales o agentes, ha pagado, recibido, ofrecido, intentado pagar o recibir u ofrecer en el futuro algún pago, beneficio indebido, dadiva o comisión, vi) Cuando se acredite que el contratista, sus accionistas, socios o empresas vinculadas, o cualquiera de sus respectivos directores, funcionarios, empleados, asesores, representantes legales o agentes, ha pagado, recibido, ofrecido, intentado pagar o recibir u ofrecer en el futuro algún pago, beneficio indebido, dadiva o comisión en relación con ese contrato o su procedimiento de selección conforme establece el reglamento, y vii) En caso de contratarse bienes, servicios u obras, sin el previo procedimiento de selección que correspondiera. • Prestaciones Adicionales: La facultad de aprobar prestaciones adicionales corresponde al Titular de la Entidad la cual corresponde a autorizar al contratista prestaciones que no estaban inicialmente contempladas en el contrato, siempre que estas sean necesarias para alcanzar la finalidad del contrato, para lo cual corresponde previamente contar con la asignación presupuestal necesaria así como contar con la sustentación del área usuaria y hasta por un máximo de 25% de monto del contrato original en el caso de bienes, servicios y consultorías, y del 15% del monto del contrato original en el caso de obras. • Reducciones: La facultad de aprobar reducciones corresponde al Titular de la Entidad la cual corresponde a reducir prestaciones que estaban contempladas en el contrato toda vez que no son necesarias o dejaron de ser necesarias para alcanzar la finalidad del contrato hasta por un máximo de 25% de monto del contrato original en el caso de bienes, servicios y consultorías.

• Ampliación de Plazo: La facultad de aprobar ampliaciones de plazo corresponde al Titular de la Entidad y se efectúa solo cuando se aprueba un adicional siempre y cuando afecte el plazo o la ruta crítica del proyecto, o por atrasos y/o paralizaciones no imputables al contratista.

• Otras modificaciones al contrato: Cuando no resulte aplicable aprobar prestaciones adicionales, reducciones o ampliaciones de plazo, las partes pueden acordar modificaciones convencionales al contrato siempre que: i) deriven de hechos sobrevinientes a la presentación de ofertas, ii) que no sean imputables a ninguna de las partes, iii) permitan alcanzar su finalidad de manera oportuna y eficiente, iv) no cambien los elementos determinantes del objeto de contratación. Para el presente caso, previo a que el Titular de la Entidad emita la resolución aprobando dicha modificación al contrato, se debe contar con un informe técnico y legal que sustente la viabilidad teniendo en cuenta las condiciones mencionadas arriba, así como la certificación presupuestal en el caso amerite incremento del precio originalmente pactado, y la opinión favorable del supervisor en el caso de contratos sujetos a supervisión de terceros. Dicha modificación se plasma en una adenda que debe ser registrada en el SEACE.

3.-Procedimientos especiales de contratación: Para un alcalde como funcionario y gestor público, es importante conocer que algunos bienes se compran de manera especial a través de los Catálogos Electrónicos de Acuerdo Marco implementado por la Central de Compras Públicas – PERÚ COMPRAS, cuyo lineamiento general para este tipo de compras es que resulta obligatorio comprar los bienes que se encuentren dentro de dichos catálogos a partir del día de su entrada en vigencia, por lo que es totalmente exigible que el Órgano Encargado de las Contrataciones se encuentre vigilante de la actualización de estos catálogos. Por ejemplo, alimentos para consumo humano, dispositivos médicos de diagnóstico, materiales de protección para la salud son algunos de los Catálogos Elec-