1.4 Documentos de gestión

1.4. Documentos De Gestión Son aquellos documentos que por su marco normativo y orientador permitirá que una autoridad ya sea de una municipalidad o institución pública realice una buena gestión, estos documentos son múltiples pudiéndose incluso crear algunos dependiendo las necesidades y objetivo y se diferencia entre sí por el órgano que las aprueba y la función que cumple dentro de la administración, entre ellas podemos citar algunas El reglamento de Sanciones Administrativas.- es aquel documento que contiene el procedimiento, monto, escalas, generadas por las infracciones cometidas por los vecinos o empresas dentro de la circunscripción territorial y normalmente el área facultada a velar por su cumplimiento y la herramienta que tiene para aplicar las infracciones es el cuerpo de la Policía Municipal, aunque que por falta de desconocimiento de las autoridades casi en las mayorías de las municipales cumple están función el área de fiscalización dependiente de rentas o hasta inclusive personal de serenazgo, al haber perdido el peso e importancia la policía municipal. Este reglamento de sanciones conocido también como RAS es aprobado por ordenanza municipal Reglamento de Control y Asistencia del Personal.es un documento que se aprueba con Resolución de Alcaldía pudiendo también hacerse través de una resolución del gerente Municipal, establece las normas y procedimientos que orienten al desplazamiento, asistencia y permanencia de todos los servidores administrativos y obreros nombrados y contratados de los diferentes órganos estructurados de una municipalidad , asimismo como instrumento técnico normativo permite el adecuado Control de Asistencia y Permanencia del Personal ya sea funcionarios, directivos, y servidores procediendo a su aplicación en forma coherente, oportuna y obligatoria en esa aplicación no incluye personal SNP. Reglamento Interno del Consejo Municipal.

Se entiende, por Reglamento Interno de Concejo, conocido como (RIC) al documento legal que reglamenta el ejercicio de las atribuciones y funciones del Concejo Municipal, en una municipalidad en ella se establece la convocatoria y desarrollo de las Sesiones de Concejo. Que tiene como tipo las: Ordinarias, Extraordinarias y Solemnes. La Sesiones de Concejo Municipal Ordinarias se desarrollan en etapas estas son: despachos, informes, pedidos y orden del día, la Sesión de Concejo Municipal Extraordinarias se desarrolla sobre puntos de Agenda y las Sesiones de Concejo Solemnes se desarrollan sobre motivos protocolares especiales, ejemplo: Día de la Independencia del Perú, Aniversario del Distrito, etc. Asimismo, determinan el funcionamiento de las comisiones internas. El Reglamento Interno de Concejo (RIC) es aprobado mediante Ordenanza Municipal, y normalmente es el primer documento a aprobar una vez instalado el consejo en una municipalidad su aprobación debe estar acorde con la Ley Nº 27972, y 27444. El Organigrama.- Es un instrumento técnico de la organización municipal que representa en forma gráfica y esquematizada la estructura de la Municipalidad. Puede ser considerado como una fotografía de cuerpo entero de la Municipalidad, y por tanto sujeto a las variaciones de su evolución dependiendo tamaño y objetivo de la institución. Reglamento de Organización y Funciones (ROF).- Es un instrumento normativo de Gestión que determina la naturaleza, finalidad, competencias, estructura orgánica de una Municipalidad; las funciones las competencias, la composición de sus órganos de que la conforman evitando duplicidad de funciones. Su aprobación deberá hacerse con ordenanza municipal aprobándose sobre las facultades que confiere, la Ley. Nro. 27972 “Ley Orgánica de Municipalidades”, y el decreto Supremo Nro. 043-2006-PCM que aprueba los lineamientos para la elaboración y aprobación del

ROF por parte de las entidades de la Administración Publica, el ROF es elaborado por la Oficina Planificación y racionalización o quien haga sus veces en la Municipalidad, sin bien es cierto este documento es valioso, pero por si solo no es la solución al problema administrativo para la institución, porque dependerá mucho de la capacidad de los gerentes y la buena selección del personal para cada cargo, con honestidad, compromiso laboral etc. Una frase de Simón bolívar de importante análisis dice: “El modo de gobernar bien es el emplear hombres honrados, aunque sean enemigos”. El ROF nos va Establecer claramente las funciones y las responsabilidades que corresponde a los diferentes órganos de la Municipalidad.va a tipificas la jerarquía de cargos, facilita la elaboración del CAP (cuadro analítico del personal) y MOF (manual de organización y funciones). El Manual de Organización y Funciones (MOF).- Es un documento técnico normativo de gestión municipal que detalla y especifica las funciones que corresponde desarrollara una determinada Oficina; los órganos que comprende y sus funciones; los cargos que conforman cada órgano, sus funciones, sus líneas de autoridad y responsabilidad y sus requisitos mínimos para el logro de su misión, visión y objetivos. Este documento en las municipalidades grandes a medianas si debería contar necesariamente, Debido que a la gran cantidad de recursos humanos que disponen es mejor desagregar detenidamente las funciones de cada área o dirección para esto obviamente se debe contar previamente con el ROF porque aquí están las funciones generales de las áreas. Para precisar algunas diferencias y no entrar en alguna confusión entre el ROF y MOF, se puede decir entonces que El ROF es obligatorio en toda Municipalidad no importando su tamaño y describe las funciones generales de cada uno de sus órganos. Mientras que el MOF, en cambio comprende específicamente a un órgano determinado y

describe las funciones al detalle de cada uno de sus cargos documentos entonces importantísimos para la gestión municipal. Cuadro de Asignación de Personal (CAP) .-Se conoce también como “Cuadro de Necesidades de Cargos”. El CAP es un documento de gestión municipal que prevé los cargos que una Municipalidad que requiere para su normal funcionamiento, El CAP es la estimación de cargos que requiere una municipalidad no importando su tamaño. Las normas que la regulan data desde la década del 80 básicamente promulgadas el desaparecido INAP (instituto Nacional de Administración Pública). Para la elaboración de un CAP este se basa en, El Reglamento de Organización y Funciones (ROF) aprobado, El Manual Normativo de Clasificación de Cargos de manera referencial para la nomenclatura de los cargos, El Decreto Supremo No 043-2004-PCM, que aprueba los Lineamientos para la elaboración y aprobación del Cuadro para Asignación de Personal - CAP. El área a cargo es la oficina de planificación y en consulta por el gerente municipal y el área de personal. La importancia radica es que determina los cargos que serán posibles para cumplir las funciones señalas en el ROF, señala las remuneraciones de acuerdo a la normativa vigente, y punto de partida para establecer el presupuesto del personal. El Presupuesto Analítico de Personal (PAP).-Es el detalle del recurso presupuestal para el pago de salarios del personal, y el monto, techos salariales y demás atadas a pagos de obligaciones de personal.

El Presupuesto Analítico de Personal (PAP), es un instrumento de Gestión Corporativa, que considera el presupuesto del personal nombrado y contratado, en función del recurso presupuestal, conforme a la Legislación.

El Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA).-Es un documento conjugado de cada entidad de la Administración Municipal que contiene toda la información relativa a la tramitación de los procedimientos administrativos que se realicen ante la institución el TUPA es importante porque, Permite identificar los procedimientos ante la Municipalidad, Los costos de los procedimientos, los plazos, también Permite simplificar los procedimientos, identificar los requisitos de los procedimientos. El TUPA se aprueba por ordenanza municipal, el año 2018 a través de la resolución de gestión pública N°005-2018 PCM-SGP se aprueba los lineamientos para la elaboración del TUPA De acuerdo a la ley 27444 es obligatorio contar con un TUPA y que según lo dispuesto en el artículo 42 de la citada ley modificada mediante decreto legislativo 1452 señala que son condiciones para la procedencia del cobro de derechos de tramitación, estos hayan sido determinantes conforme a la metodología vigente, montos establecidos que superen una UIT se requerirá la aprobación del Ministerio de Economía y Finanzas. El Realizar cobros y demás sin TUPAS actualizados o sin TUPA configura una alta responsabilidad de la autoridad local. Afectando la transparencia y la legalidad de los actos realizados

El Plan Operativo Institucional (POI).-Instrumento de gestión de Planificación Operativa que tiene como fin establecer las características operacionales de ejecución de los Proyectos de Desarrollo. Sirve para planear al detalle la ejecución de los proyectos y diligencias previstas en los planes. Es una herramienta indispensable de organización, en el cual se deben contemplar todos los detalles para la realización de las diligencias contenidas en todo Proyecto:. Y permite la ejecución de los recursos presu-puestados asignados en el presupuesto inicial de apertura con criterio de eficiencia, calidad del gasto y transparencia este plan es de carácter anual. Tiene como criterio la unidad de medida que identifica las metas físicas con precisión de

El Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA).-Es un documento conjugado de cada entidad de la Administración Municipal que contiene toda la información relativa a la tramitación de los procedimientos administrativos que se realicen ante la institución el TUPA es importante porque, Permite identificar los procedimientos ante la Municipalidad, Los costos de los procedimientos, los plazos, también Permite simplificar los procedimientos, identificar los requisitos de los procedimientos. El TUPA se aprueba por ordenanza municipal, el año 2018 a través de la resolución de gestión pública N°005-2018 PCM-SGP se aprueba los lineamientos para la elaboración del TUPA De acuerdo a la ley 27444 es obligatorio contar con un TUPA y que según lo dispuesto en el artículo 42 de la citada ley modificada mediante decreto legislativo 1452 señala que son condiciones para la procedencia del cobro de derechos de tramitación, estos hayan sido determinantes conforme a la metodología vigente, montos establecidos que superen una UIT se requerirá la aprobación del Ministerio de Economía y Finanzas. El Realizar cobros y demás sin TUPAS actualizados o sin TUPA configura una alta responsabilidad de la autoridad local. Afectando la transparencia y la legalidad de los actos realizados

El Plan Operativo Institucional (POI).-Instrumento de gestión de Planificación Operativa que tiene como fin establecer las características operacionales de ejecución de los Proyectos de Desarrollo. Sirve para planear al detalle la ejecución de los proyectos y diligencias previstas en los planes. Es una herramienta indispensable de organización, en el cual se deben contemplar todos los detalles para la realización de las diligencias contenidas en todo Proyecto:. Y permite la ejecución de los recursos presu-puestados asignados en el presupuesto inicial de apertura con criterio de eficiencia, calidad del gasto y transparencia este plan es de carácter anual. Tiene como criterio la unidad de medida que identifica las metas físicas con precisión de