Direkt
Få offerter från företag med toppbetyg. Helt gratis och utan att binda dig!
Populärt just nu
1. Kontors- & butiksstädning
2. Elinstallation
3. Renovering
4. Flyttstäd
5. Kontorsflytt
6. Ventilation
7. Webbdesign
4 LEDARE
Tillsammans bygger vi framgångsrika företag och ett välmående samhälle.
6 BOARDEASER + FORTNOX = SANT Lanserar nytt verktyg för rådgivning.
14 HÅLLBARHETSKOLLEN MINI
Nu är den här.
”NU FUNKAR DET VERKLIGEN BRA” Kensulting gör årsredovisningen i Bokslut & Skatt.
15 KVITTOUPPROPET
Regeringen går på Fortnox linje.
16 MÅNADSRAPPORTERING TILL FORA
Så har det gått.
35 EDIT KÜNSTLICHER:
”Vi förutsätter att ni redovisningskonsulter har koll”.
39 KVITTO & UTLÄGG
Det händer massor.
Redaktionsråd Åsa Färm, Tina Svensson, Jenz Kjellberg, Pia Eriksson, Anna Wretlind, Louise Edler, Carolina Nordenfjord, Camilla Kaltin och Niklas Berup.
Annonsering
Är du intresserad av att synas i tidningen? Kontakta oss på: magazine@fortnox.se Produktion – GoBrave Växjö
Vi tror starkt på sambandet mellan framgångsrika företag och ett välmående samhälle, och att vi tillsammans bidrar till att skapa det.
Du som läser Fortnox Magazine har en särskilt viktig roll eftersom du har en nära relation till många företag. Som redovisningskonsult är det du som guidar dem genom företagslivet. När både du och de kan fokusera på det ni gör bäst skapas förutsättningar för både magi och framgångsrika företag –i dubbel bemärkelse.
I det här numret riktar vi ljuset mot förändring och pratar om varför det är svårt att ändra invanda mönster, och hur en hektisk vardag kan sätta käppar i hjulet. Vi går också på djupet med vikten av återhämtning, hur man kan bygga team som hanterar sin arbetsbelastning på ett sätt som gör att de omfamnar förändring, och vad de kan göra redan nu för att få en roligare och mer balanserad jobbvardag framåt.
IT-säkerhet är ett annat aktuellt ämne vi tar upp. Effekterna av den senaste tidens cyberattacker kryper allt närmare oss som samhälle och individer. Hur arbetar vi med det på Fortnox och hur kan byråerna själva bidra?
Som vanligt är det här numret också fullmatat med produktnyheter, trendspaningar och inspiration.
Enjoy!
Fakturor utan automatiska påminnelser
Nu kan man skicka fakturor med eller utan automatiska påminnelser med Enkel Fakturering. Via Enkel Fakturering har man tidigare bara kunnat skicka sina fakturor med valet “med automatiska påminnelser”.
Men nu lägger vi till möjligheten att skicka utan automatiska påminnelser. På fakturor som skickas utan automatiska påminnelser kan du själv i efterhand skicka iväg en påminnelse med påminnelseservice.
Nu kan du skicka påminnelsefakturor via Fortnox App genom påminnelseservice. Med påminnelseservice hjälper vi dig att driva din fordran, vilket i större utsträckning gör att du får betalt för obetalda fakturor.
Ny funktion: Webbfaktura
Vid användning av Fakturaservice får mottagaren av e-postfakturor idag en webblänk, där hen ser sin faktura och kan betala den via flera olika betalningsalternativ, som swish, betala senare, delbetalning eller direkt banköverföring. Med vår nya funktion Webbfaktura lägger vi till möjligheten att skräddarsy fakturor. Man kan branda sitt företag och addera en marknadsyta. Man får här möjlighet att designa sina fakturor och kan även addera en marknadsyta för att nå ut med mer information om sitt företag. Webbfakturan går bara att använda sig av i kombination med Fakturaservice.
För dig med integration till Skatteverket blir det nu ännu enklare att hålla koll på ditt skattekonto! Med en uppsättning färdiga regler är det bara att aktivera och låta systemet sköta resten.
Vi har redan förifyllt de vanligaste inställningarna för varje transaktion och regelverk åt dig, som exempelvis verifikationsserie, motkonto och beloppsgränser. Men naturligtvis kan du justera inställningarna efter dina egna behov och förutsättningar. I det här paketet finns 13 olika regelverk som täcker de mest förekommande transaktionerna på skattekontot och du hittar dem under Inställningar i menyvalet Transaktioner. Aktivera idag för ett smidigare och självgående skattekonto!
Smidigare hantering för dig som konsult
Nu kan du som redovisningskonsult själv gå igenom onboardingen och sköta all lönehantering i Enkel Lön. Tidigare var det krav på att ägaren på företaget skulle göra de initiala inställningarna, men nu kan du sköta allt själv.
Månadsrapportering till Fora
I samband med Foras övergång till månadsrapportering av löneuppgifter för arbetare har vi utökat rapporteringen med att kunna skapa underlag per månad. Samtidigt har inställningarna på företaget och anställda som omfattas av Fora kompletterats med uppmärkningskoderna från Fora.
Påminnelse om semesterskuld
När räkenskapsåret är slut och vi har kommit en bit in på det nya, får man i Fortnox Lön numera en påminnelse om att ta ut semesterskulden per sista datumet i gamla räkenskapsåret för att ha det underlaget till årsbokslutet. Denna påminnelse kommer för de som inte bokför semesterskulden automatiskt via lönekörningen.
Vill du att lönebeskeden ska publiceras till de anställda vid ett senare tillfälle, men innan lönen betalas ut? Nu kan du välja att schemalägga när digitala lönebesked skickas ut till de anställda.
I samband med att de skickas får de anställda information via mejl eller notis i appen om att de har ett nytt lönebesked. Det innebär att du kan arbeta vidare med din lönekörning och skicka iväg utbetalningen innan lönebeskedet skickas till de anställda.
100% kostnadsfritt
Det kostar numera inget att tolka och bokföra kvitton. Men för köp i annan valuta än SEK tillkommer ett valutapåslag om 1,95 procent.
för alla storbanker
Under 2023 lanserade vi tillsammans med Nordea en ny bankintegration. Tack vare den nya integrationen, erbjuds även Bokföring från kontoutdrag för dig som har Nordea. Det innebär att oavsett bank, kan du nu ta del av den automatiska bokföringen och alla de fiffiga funktionerna i vyn Transaktioner. Tjänsten aktiveras i Fortnox, direkt i menyn, alternativt under In- eller
Nu går det att se vilka konsulter på byrån som har åtkomst till en klient direkt på klientkortet. Det går även att se vem som är systemadministratör för klienten (visas med symbol). Det innebär att konsulter enklare kommer åt information utan att behöva logga in på respektive klient.
Vi har verkligen haft som mål att kunna erbjuda ett verktyg som hjälper byrån med rådgivningen.
Fredrik Axelsson Dahlén, produktområdeschef på Fortnox.
Efter drygt ett års nära samarbete har Fortnox nu tagit steget och förvärvat företaget Boardeaser, med sina smarta lösningar inom rapportering, koncernredovisning, styrelsearbete och bolagsstyrning.
– Det här innebär att vi snart har ett vassare erbjudande både för redovisningsbyråer och företag, framför allt när det gäller kraftfull rapportering, säger Fredrik Axelsson Dahlén, produktområdeschef på Fortnox.
Fortnox Rapport & Analys Fortnox och Boardeaser har sedan en tid tillbaka ett nära samarbete kring produkten Fortnox Koncern, som effektiviserar och förenklar koncernkonsolidering, rapportering och snart också koncernårsredovisning. I samband med förvärvet släpps nu den nya produkten Fortnox Rapport & Analys – en kraftfull lösning för att rapportera, dela och följa upp finansiella insikter.
Alla som har Fortnox Koncern kommer att få funktionaliteten i Rapport & Analys automatiskt, men verktyget går även att köpa separat. Den första versionen av Rapport & Analys släpps enbart för företagskunder, för att till hösten finnas tillgänglig även för redovisningsbyråer. – Till hösten kommer ett specifikt
erbjudande till byråer med en smart integration till Digital byrå. Men du som jobbar på byrå kommer naturligtvis redan nu kunna börja jobba i Rapport & Analys, för de kunder som har behov av det. Man kan då köpa den produkten för sin klient och ha konsultaccess, säger Fredrik Axelsson Dahlén. Förenklar rådgivningen
En stor fördel med Rapport & Analys blir att byråerna kommer kunna jobba med kunderna i ett och samma rapporterings- och analysverktyg, där allt från bokföringsdata till analys finns samlat. Möjligheten att på ett enkelt sätt kunna hantera rapporteringen till alla kunder i ett system, är det som kommer skapa allra störst värde för byrån, menar Fredrik Axelsson Dahlén. Det innebär också att mer tid frigörs för rådgivning.
– Vi har verkligen haft som mål att kunna erbjuda ett verktyg som hjälper byrån med rådgivningen. Med Rapport & Analys kommer du få betydligt mer än en rapport “rakt upp och ner”.
Det finns helt andra möjligheter än tidigare att gräva djupare, se hur saker hänger ihop, få smarta insikter och därmed ge mer kvalificerade råd till kunden.
Passar för alla typer av kunder Rapport & Analys blir applicerbar på alla typer av kunder – från årskunder och de man jobbar med mer sällan, till de löpande.
– Konsulter kan använda färdiga mallar, vilket kan passa för kunder med enklare behov av rapportering. För de kunder som har mer specifika behov kan du enkelt skapa egna mallar där du skräddarsyr hela innehållet med exempelvis grafer, tabeller och olika komponenter, säger Fredrik Axelsson Dahlén.
Läs mer om Rapport & Analys på: fortnox.se/produkt/rapport-analys Där kan du också anmäla ditt intresse
Fortnox Certifierad Byrå är en ny certifiering för redovisningsbyråer som ligger i framkant på olika sätt – och vill kunna promota det.
Det finns olika sätt att kvalitetssäkra redovisningsbyråer på. Moderna arbetssätt med automatiserade flöden och utrymme för kvalificerad rådgivning. Know-how i frågor som på olika sätt påverkar Sveriges företag. Medarbetare som utvecklas och tar nästa steg tillsammans med kunderna. Och Fortnox Certifierad Byrå, en ny och årlig certifiering för byråer som ligger i framkant – och som ser ett värde i att bygga sitt varumärke kring det.
Konkret innebär certifieringen att byråerna får en stämpel eller ett sigill som de kan använda i sin egen kommunikation ut mot marknaden. Som ett slags kvalitetsstämpel eller “bevis” på att de har koll på dagens självkörande ekonomisystem och som kontinuerligt håller sig uppdaterade om den allt snabbare utvecklingen.
De certifierade byråerna listas också på fortnox.se, på sidan Hitta redovisningsbyrå, där företag över hela
landet kan hitta redovisningsbyråer som matchar deras behov.
Själva certifieringen sker en gång per år och några kriterier ska då vara uppfyllda. Under föregående kalenderår ska minst en konsult på byrån ha genomfört minst en certifieringsutbildning och fem utbildningar eller webbinarier i Fortnoxregi.
Utbildningar under 2024
Under 2024 kommer Fortnox initialt att erbjuda fyra certifieringsutbildningar för certifiering 2025. De fokuserar på automatiserade arbetsflöden, hur man som konsult kan samarbeta ännu mer med sina kunder, fördelarna med att koppla ihop Fortnox med olika externa system och hur man kan bli en mer kvalificerad rådgivare.
Samtliga utbildningar för Fortnox Certifierad Byrå kan tillgodoräknas som aktualitetstimmar inom ramen för branschorganisationernas olika auktorisationer.
Andreas Egeland är affärsutvecklingschef på Fortnox. Han berättar att Fortnox Certifierad Byrå inom kort är ute på pilot hos ett mindre antal byråer. – Parallellt med att de får testa och komma med feedback så tittar vi på hur vi kan optimera upplägget för att skapa så stort värde som möjligt för våra kunder. Om vi ser att det funkar bra, kommer fler byråer att kunna haka på så småningom.
På frågan om vad det bästa med Fortnox Certifierad Byrå svarar Andreas Egeland:
– För byrån är det att de kan visa att de är en stabil och uppdaterad partner till sina kunder. För oss på Fortnox är det att vi kan bidra till att det formas fler framgångsrika byråer och företag.
Organisationsnummer inom 2 timmar
Dina kunder ansöker enkelt om bankkonto hos vår samarbetspartner SEB
Digital aktiebok ingår alltid
Skanna QR-koden och läs mer om hur din redovisningsbyrå blir återförsäljare av Fortnox Lagerbolag.
Fortnox Uppdragsavtal är den senaste nyheten i Fortnox Digital byrå. Numera kan redovisningskonsulter upprätta uppdragsavtal med kunderna, omförhandla och justera innehållet samt skicka iväg för digital signering direkt i Fortnox.
Uppdragsavtalet är den skriftliga överenskommelsen mellan en redovisningsbyrå och en kund, som sätter ramarna för samarbetet och klargör vilka rättigheter och skyldigheter byrån respektive klienten har. Rätt använt kan uppdragsavtalet också vara ett viktigt verktyg för byrån i det löpande arbetet, men då behöver det vara up to date. Det ska spegla samarbetet så som det faktiskt ser ut idag.
– Vi har tagit fasta på det, att det ska vara enkelt att hålla koll på innehållet, omfattningen och giltighetstiden och om något behöver uppdateras. Liksom att det ska vara enkelt att ändra och skicka till kunden för signering, säger Louise Edler, Product Manager på Fortnox.
Digital process
Möjligheten att skapa uppdragsavtal direkt i Fortnox innebär att redovisningsbyråer nu kan samla ännu mer för sina kunder på samma ställe, och att de slipper onboarda sina kunder i ännu ett system då alla uppgifter redan finns i Fortnox. Dessutom underlättar det faktum att processen är digital, både när det gäller att få avtal på samtliga klienter på plats – och se till så att de är uppdaterade.
– Samtidigt vet vi att det är en utmaning för många byråer att hålla koll och uppdatera de här avtalen löpande och det har vi tagit med oss. Därför flaggar systemet när det är dags att omförhandla ett tidsbestämt avtal.
Och därför tittar vi på ännu fler möjligheter som underlättar för byråerna att hålla avtalet upp to date. Louise Edler fortsätter:
– Det är viktigt i sig att ha avtal med alla sina kunder. Inte minst för att knyta ihop det med det som byrån faktiskt levererar. Men också om det skulle uppstå frågor om vad man kommit överens om ska bli gjort och inte.
Under 2024 kommer de avtalade löneuppdragen i uppdragsbilagan därför att kopplas till lönevyerna i Fortnox Digital byrå. Det innebär att löneuppdraget som byrån åtagit sig att göra enligt uppdragsbilagan, skapas upp automatiskt som aktiviteter på klienten. För ansvarig konsult innebär det att hen dels kan hålla det som har utlovats i avtalet, dels få en bild av huruvida de insatser man gör stämmer med det som är avtalat. Om inte, om man gör mer, mindre eller andra saker än det som står i uppdragsbilagan – då behöver uppdragsavtalet uppdateras.
Louise Edler berättar att Fortnox nu tittar på koppla andra avtalade uppdrag i uppdragsavtalet till vyer inne i Digital byrå, som exempelvis redovisningsuppdrag samt bokslut och skatt.
– Målet är att automatisera så mycket som möjligt av konsulternas arbete och vardag, avslutar Louise Edler.
Det är viktigt i sig att ha avtal med alla sina kunder. Inte minst för att knyta ihop det med det som byrån faktiskt levererar.
Louise Edler, Product Manager
AI-akten – EU-beslut väntas under våren Snart träder AI-akten i kraft. Den innebär att användningen av AI-system kommer att regleras med en riskbaserad modell, där vissa sorters användning kan komma att förbjudas, medan andra kommer att tillåtas fast med vissa restriktioner. För AI-system som anses ha hög risk höjs helt enkelt kraven på transparens och möjligheter till granskning.
För att omfattas av de nya kraven måste en AI-lösning matcha EU:s definition av vad ett AI-system är. Den nya AI-förordningen gäller alla som använder olika AI-system, inom såväl privat som offentlig verksamhet. Bestämmelserna riktar sig primärt mot användning av AI-system inom vissa verksamhetsområden och för vissa syften.
För de som inte följer den nya förordningen kommer det att finnas administrativa sanktionsavgifter baserat på en procentandel av årsomsättningen. Fysiska och juridiska personer kommer att kunna lämna in klagomål till den statliga myndighet i Sverige som får själva tillsynsuppdraget. Förbered er redan nu genom att inventera vilka typer av AI-lösningar som används, planeras eller testas. I förordningen ställs det krav på bland annat spårbarhet för beslut och dokumentation. Därför kan det vara bra att redan nu se över dessa rutiner.
EU-kommissionen meddelade nyligen att man inrättar en europeisk AI-byrå som ska fungera som ett nav för AI-expertis inom EU. Byrån kommer att ha en avgörande roll i genomförandet av AI-akten.
AI-byrån kommer att jobba tillsammans med medlemsstaterna, akademin, industrin, tankesmedjor och civilsamhället för att stötta genomförandet av AI-lagen och främja utvecklingen av tillförlitlig AI.
kensulting AB gör årsredovisningen i fortnox bokslut & skatt
Snabbväxande byrån Kensulting AB har gjort årsredovisningar i Fortnox Bokslut & Skatt sedan det lanserades. Det går undan, är enkelt och revisorerna blir nöjda, berättar grundaren Ken Åström.
På bara fyra år har Kensulting gjort en tillväxtresa som mest kan liknas vid en raketfärd. Från hobbyverksamhet, där Ken Åström hjälpte vänner och deras vänner med bokföring på fritiden, till snabbväxande redovisningsbyrå med 12 konsulter och 500 kunder.
– Målet är att vi ska fortsätta växa, framför allt inom det som har blivit vår nisch: ekonomisk förvaltning till fastighetsägare och bostadsrättsföreningar. Men vi har många andra kunder, i många andra branscher också. Framför allt mindre bolag där vi kan och vill göra stor skillnad, berättar Ken.
När han beslutade sig för att satsa helhjärtat på Kensulting sa han upp sig från sitt dåvarande jobb som Chief Financial Officer på ett multinationellt bolag. Eftersom han var fast besluten att jobba digitalt föll valet på Fortnox. Idag är det ett krav för alla kunder att de ska vara i Fortnox.
– Numera är det helhetslösningen vi är ute efter. Vi vill att Fortnox ska vara navet i vår vardag, så när Bokslut & Skatt kom för ett par år sedan blev vi väldigt glada.
Ken Åström och hans kollegor har gjort årsredovisningar i Bokslut & Skatt ända sedan det lanserades. Eftersom produkten har utvecklats löpande har det hela tiden funnits utvecklingspotential.
– Fram tills nu. Vi har valt att vara aktiva i utvecklingen och nu funkar den verkligen bra. Det går undan, är enkelt och revisorerna blir nöjda med de årsredovisningar vi lämnar ifrån oss, säger Ken.
Han berättar att arbetet med att ta fram en årsredovisning börjar med att plocka ut kundens bokslut direkt från Fortnox Bokföring. Det kontrolleras så att allt som ska vara med är med. Därefter räknas skatten ut och en årsredovisning görs i Fortnox Bokslut & Skatt.
– Det är en bra hjälp. Dels för att man inte ska missa något, dels för att räkna ut skatten på ett korrekt sätt. När de här stegen väl är gjorda är årsredovisningen faktiskt klar på bara ett par knapptryck, berättar Ken.
Kensulting har byggt ihop kundernas Fortnox med en egen dashboard. Där hämtar Ken och kollegorna ut data som visar kundspecifika nyckeltal för löpande avstämningar och rapportering. De används också för att skräddarsy rådgivning och handplocka förslag på åtgärder till kunderna och deras verksamheter.
– En viktig fördel med Fortnox är att det är så enkelt att bygga ihop med andra system. Det gör att vi enkelt och snabbt kan möta våra kunders behov och fortsätta växa precis som vi vill, avslutar Ken Åström.
”nu funkar Det verkligen bra”
Ken Åström – ägare och grundare till Kensulting
Hållbarhetskollen Mini är här. “Ett perfekt första steg” för små och medelstora företag som vill komma i gång med sitt hållbarhetsarbete, enligt Tove Westling på GoClimate.
Sedan hösten 2022 finns Hållbarhetskollen, en tjänst där företag kan räkna ut sitt klimatavtryck, jämföra resultatet med andras och få tips om hur man kan minska sitt avtryck. Med Hållbarhetskollen kan företag göra en komplett klimatanalys som underlättar för dem att leva upp till det nya EU-direktivet för hållbarhetsrapportering, CSRD.
Nu lanserar Fortnox en lightversion av Hållbarhetskollen, som heter Hållbarhetskollen Mini.
Målgruppen är små och medelstora företag – som är leverantörer till större kunder och därför påverkas indirekt av CSRD och får allt högre krav på sig att rapportera klimatdata – samtidigt som de får möjligheten att komma igång med sitt hållbarhetsarbete.
Integration till GoClimate
Både Hållbarhetskollen och Hållbarhetskollen Mini bygger på en integration till green tech-bolaget GoClimates tjänst. Där är Tove Westling global strateg och kommunikationsansvarig.
– Det finns många skäl att jobba aktivt med hållbarhet, även för företag som inte har några rapporteringskrav på sig. I tider när medvetenheten om klimatförändringar, de globala hållbarhetsmålen och greenwashing ökar, förväntar sig både kunder och medarbetare att man agerar.
Med Hållbarhetskollen Mini kan företag genom bara ett knapptryck få översikt
på sina utsläpp. Hur mycket de släpper ut varje månad och i vilken kategori. De får också möjlighet att klimatfinansiera för sina utsläpp genom att stötta olika certifierade klimatprojekt.
Datan som används för själva uträkningen hämtas automatiskt från bokföringen i Fortnox.
– Från knapptryck till första leverans tar det ungefär två veckor att få tillgång till olika mätetal som man kan följa över tid och få bekräftat att de åtgärder man gör får effekt. Det tror vi sänker trösklarna för fler att ta tag i sitt hållbarhetsarbete, säger Tove.
Vad är skillnaden mellan Hållbarhetskollen och Hållbarhetskollen Mini?
– Hållbarhetskollen med sin klimatrapport ger mer exakta siffror och underlag som man kan kommunicera såväl internt på företaget som med sina kunder och potentiella medarbetare. Men båda verktygen gör det enkelt att få in hållbarhetsarbetet som rutin, när man dokumenterar och följer upp löpande, berättar Tove.
Hon avslutar:
– Hållbarhetskollen Mini är ett perfekt första steg för de av byråns kunder som ännu inte jobbar aktivt med hållbarhet. Vill de sedan ta nästa steg och höja ambitionsnivån, är det väldigt enkelt att uppgradera till Hållbarhetskollen.
Läs mer på fortnox.se/integrationer och sök på ”hållbarhet”.
Kanske var du en av alla de som skrev på Fortnox kvittoupprop, för att du liksom vi vill att kravet på arkivering av papperskvitton slopas? Snart förväntas riksdagen klubba igenom en lagändring.
– Det är verkligen glädjande och visar att vi belyste en väldigt viktig fråga, säger Josef Elvby, produktområdeschef på Fortnox.
Representanter från hela branschen skrev på uppropet. Enligt nuvarande regler måste företag bevara räkenskapsinformation, såsom papperskvitton, i sin originalform under drygt tre år även om informationen sparas ner digitalt. Det innebär framför allt stora kostnader för företag, men också en omfattande administration. För att väcka debatt och sätta frågan på kartan samlade Fortnox under hösten in digitala namnunderskrifter under namnet Kvittouppropet. Representanter från hela branschen skrev under, och
namnunderskrifterna överlämnades till regeringen i november.
– Vi på Fortnox vill rikta ett stort tack till alla redovisningskonsulter, företagare, revisorer och branschkollegor som skrev under uppropet eller som på olika sätt stöttat vårt arbete för att få till denna regelförändring, säger Josef Elvby, produktområdeschef på Fortnox.
Detta innebär lagförslaget I mars beslutade regeringen om den proposition, där de föreslagit att kravet på att bevara ursprungligt räkenskapsmaterial under viss tid tas bort. Förslaget innebär att pappersmaterial med räkenskapsinformation bara ska behöva bevaras tills dess att informa-
tionen överförts i digital form. Därefter kan materialet kastas. Förändringen medför enligt regeringen en avsevärd förenkling för många, och en besparing för företagen på 3,9 miljarder kronor per år.
Förslaget ska nu röstas igenom av riksdagen innan den blir verklighet, men om riksdagen säger ja 22 maj införs de nya reglerna redan 1 juli 2024.
– Vi är verkligen en bit på vägen nu vad gäller arkivering av papperskvitton. Nu fortsätter vi vårt arbete för att få till fler regelförenklingar för redovisningsbyråer och företagare.
– Tillsammans kan vi göra skillnad, säger Josef Elvby.
”att det går att hänföra lön till olika perioder direkt i filen från Fortnox underlättar väldigt mycket.”
Sedan årsskiftet gäller att arbetares löner ska rapporteras till Fora på månadsbasis. Nya rutiner för uppmärkning och fakturering har införts. Hur har det egentligen gått?
Som vi har berättat tidigare ska lönerna för anställda som räknas som arbetare rapporteras till Fora varje månad istället för en gång om året. Förändringen gäller från 2024 och syftet är att ge arbetare samma möjligheter till avkastning på sin tjänstepension som tjänstemännen redan har.
En ny uppmärkning av arbetarna har införts, liksom nya faktureringsrutiner – en stegvis förändring under årets tre första månader. Den sista mars skulle allt vara klart, inklusive inrapportering av lönerna för januari och februari.
Vi frågade två lönekonsulter hur de tycker att implementeringen av den nya uppmärkningen och de första månadsrapporteringarna har gått.
”Det gick otroligt lätt att både märka upp de anställda och rapportera in de första månaderna”
Bellard Iteka är lönekonsult på Trimero:
– Det har gått väldigt smidigt. Vi fick information om övergången till månadsrapportering redan i oktober, så det har varit gott om tid. När modulen i Fortnox Lön kom gick det otroligt lätt att både märka upp de anställda på rätt sätt och rapportera in de första månaderna, berättar han.
Under februari påbörjade Bellard arbetet med att märka upp kundernas anställda genom att lägga in Foras uppmärkning direkt i Fortnox och koppla varje anställd till rätt märkning. När det var dags för den första månadsrapporteringen var alla anställda redan uppmärkta och därför var det bara att ta ut en fil från Fortnox, gå igenom den och stämma av så att allt var korrekt och ladda upp i Fora.
– Jag har faktiskt inte känt mig stressad inför den här övergången, säger Bellard.
Framåt blir rutinen för månadsrapportering till Fora liknande den för att rapportera in arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI).
– Det funkar på ungefär samma sätt i Fortnox när man rapporterar in till såväl Skatteverket som Fora.
En annan som är klar med både uppmärkningen av kundernas anställda och de första månadsrapporteringarna är Matilda Pettersson på Keeper.
Hon delar Bellard Itekas upplevelse av att allt har gått smidigt.
– Det har det verkligen gjort. Ingen hos oss har tyckt att det har varit svårt eller inte förstått hur man ska göra.
– Övergången kändes större innan den blev verklighet på grund av ovissheten, att man inte riktigt visste hur det skulle gå till, säger Matilda. Hon berättar att hon och kollegorna på Keeper alltid är proaktiva och att de redan under hösten satte sig in i förändringen och diskuterade igenom de högre krav som månadsrapporteringen till Fora faktiskt ställer, och hur de ska hantera olika situationer och jobba på smidigast möjliga sätt.
– Det har varit en trygghet att veta att det kommer ett stöd i Fortnox och att vi kommer att kunna jobba helt digitalt. Och när stödet väl var på plats var det oerhört smidigt att kunna göra uppmärkningen av kundernas anställda med en massuppdatering.
Årets första månadsrapporteringarna har flutit på.
– Att det går att hänföra lön till olika perioder direkt i filen från Fortnox underlättar väldigt mycket. Liksom möjligheten att kunna klicka in sig och se vilka lönedelar som kommer med i rapporteringen och att man kan ändra i det som ska rapporteras in, avslutar Matilda.
Kopiera eller skapa nya lönearter i Fortnox Lön.
Vad jag förstår kan jag inte skapa nya lönearter. Men om jag vill göra om en löneart och ha en formel – vilken summa eller formel ska jag använda för att den ska ta timlönen gånger 50 procent?
Svar: Vi har lagt till extra lönearter för bruttotillägg, bruttoavdrag, nettoavdrag och nettoersättning för att du ska kunna anpassa lönearterna så att de passar dig. I det här fallet kan du använda någon av lönearterna Övrig bruttolön och ändra formeln så att det står TimLon * 1,5 i fältet Belopp eller formel.
Vi rekommenderar även att man kopierar en löneartstabell, gör anpassningar och sedan kopplar den anpassade löneartstabellen till ett visst avtal eller en viss anställd. Har du en gång gjort det här arbetet, kan du exportera den anpassade löneartstabellen till andra företag och behöver alltså inte göra om det arbetet.
Under 2024 är planen att göra ännu fler inställningar synliga och tillgängliga på lönearterna som exempelvis inställningar för enhet, skatt och arbetsgivaravgifter.
Din åsikt är viktig för oss!
Skanna QR-koden i mobilen och gör din röst hörd genom att ställa frågor till oss i det här formuläret.
2
Attest av utlägg från Fortnox Företagskort
Vi har skaffat Fortnox Företagskort – hur gör vi för att lägga upp attest av utläggskvittona?
Svar: I dagsläget finns det ingen attest för företagskortet, men det är planerat att komma under 2024.
Lönestatistik till excel
Jag vill ha hjälp med att få ut lönestatistik per anställd. Information inom respektive månad och en sammanställning av till exempel anställd, månadslön per månad och med en total längst ner. Detta vill vi sedan ha ut i Excel.
Svar: Du kan ta ut denna informationen via rapporten Lönestatistik genom att fylla i Person, period i Sorteringsordning och sedan markera Normal under Löneartsklasser. Då får du ut lönen för varje månad per anställd och en sammanställning. Välj vilka utbetalningsdatum som du vill ha ut rapporten inom. I dagsläget går det inte att få ut denna rapport till Excel, men planen är att det ska bli möjligt under 2024.
– Så skapar du en jobbvardag som främjar förändring
Arbetsuppgifterna hopar sig och oron smyger sig på. Tankar som “Kommer jag hinna färdigt?” och “Hur ska vi som team prioritera?” snurrar i huvudet. Stress är en ofrånkomlig del i livet under vissa perioder. Särskilt när det finns en förväntan på ett förändrat arbetssätt och att arbetsplatsen ska bli mer effektiv. Hur kan man få till en bra jobbvardag och samtidigt utveckla både sig själv, teamet och byrån i rätt riktning? Vi frågade proffsen!
Vi är främst designade för att hantera fysiska och praktiska utmaningar, snarare än de psykologiska och sociala vi oftast ställs för i dag. Niclas Almén, psykolog, lektor och föreläsare kring stress
om adrenalin, evolution och återhämtning
Vi pratar mycket om det. Stress. Ofta i samband med att vi har många saker att ta tag i. Men är det egentligen antalet arbetsuppgifter som definierar stress? Vi frågade stressforskare Niclas Almén vad stress egentligen är.
– Stress är ett tillstånd i vår kropp som innebär att stora delar av vår organism aktiveras. Nervsystemet går igång och adrenalinet går ut i våra muskler. Det här är inget farligt – tvärtom hjälper stressen oss att agera och fokusera när vi får signaler om att något behöver göras, förklarar han.
Kamp och flykt
Niclas Almén är psykolog, lektor på Mittuniversitet och föreläsare kring stress och återhämtning. Han tycker att det är viktigt att vi förstår att en viss grad av stress i grunden är bra för oss, och att det samtidigt finns en naturlig förklaring till varför stress blivit så skadligt för oss moderna människor.
– Det handlar om att evolutionen inte har hängt med när vi har fått fler mentala utmaningar. Våra kroppar och hjärnor är främst designade för att hantera fysiska och praktiska utmaningar, snarare än de psykologiska eller sociala vi oftast ställs för i dag. När vi får signaler om att något behöver göras förbereder sig kroppen på kamp och flykt. Den var livsavgörande
för flera tusen år sedan, men numera behövs det inte på samma sätt.
– Det skulle i många fall vara bättre för oss om vi blev avslappnade och eftertänksamma istället. Det hade hjälpt oss hantera situationer som innebär att vi behöver sortera tankarna och analysera, vilket många arbeten kräver idag, fortsätter Niclas. >>
Niclas Almén är författare till boken Återhämtningsguiden, där han tar fasta på forskningen som visar på att det är långt ifrån enbart stressen som orsakar ohälsa.
– Stresshantering har tidigare mest handlat om att minska faktorer som leder till stress. Det kan fungera bra, men samtidigt är många forskare idag överens om att det främst är brist på återhämtning som orsakar ohälsa. Det är något vi behöver prata mer om, menar Niclas.
Om du vet att ni står inför en stressig period – ta en stund varje vecka där gruppen pratar om hur viktigt det kommer vara med återhämtning framåt. Och att ni behöver stötta varandra i det. Uppmuntra till pauser, framför allt om medarbetarna arbetar på rasten eller använder lunchen till att fixa massa saker i privatlivet. Stötta varandra och ge utrymme för att medarbetaren får återhämta sig på ett sätt som passar just denne!
Handlar om mer än antalet arbetsuppgifter
Enligt Niclas Almén kan det vara bra, när du känner dig stressad, att fundera över vilken typ av tankar och känslor som du har. För det är inte enbart antalet arbetsuppgifter som gör att vi upplever stressen som något negativt. Det är främst oro och ältande inför och efter kravfyllda situationer, som gör att stressen blir ohälsosamt långvarig.
– Därför är det väldigt effektivt, för den som vill minska sin stress, att sortera bland sina tankar och känslor.
Handlar det om oro för att en kund ska bli missnöjd?
Dåligt samvete för att inte räcka till i privatlivet?
Känner du att du inte har tillräckligt med kunskap
eller rätt verktyg för att ta dig an uppgiften? Att sortera in olika kategorier underlättar och skapar kontroll –och upplevelsen av kontroll minskar stressen.
Olika personer känner olika
Men varför påverkas då inte alla likadant när arbetsuppgifterna är många, nya krav ställs eller när vi står inför en förändring? En del är helt enkelt mer benägna att känna oro och grubbla. Och står inte ut med osäkerhet.
– Vi är designade olika och det har delvis med inlärningen och hur vi haft det i vår uppväxt att göra. Den som är mer låg-ängslig kan lättare ta en sak i taget och återhämta sig löpande. Den som har höga nivåer av så kallad neuroticism har svårare att bli vän med sin stress, och framför allt svårare att återhämta sig, säger Niclas.
– Man ska ha respekt för att vi är olika, och ju mer man lär känna sig själv och sin omgivning desto bättre.
1. Dela in det du tänker och känner stress inför i olika kategorier. Är det känslan att inte få ihop privatlivet med arbetslivet? Att du inte vet hur du ska börja? Rädsla för att göra fel? Sortering är ett bra sätt att få kontroll när du känner dig mentalt överockuperad.
2. Skriv ner vad din stress får för konsekvenser, exempelvis dålig sömn, sämre kost, mindre motion eller att du inte lyckas slappna av fastän situationen är lugn. Fundera på vad du behöver göra för att hålla kvar det du behöver. Det här steget är jobbigt men nödvändigt.
3. Definiera vad återhämtning är för dig. Det ska vara en situation där du känner att du får en mental paus. Kanske ett varmt bad, en tur ut i skogen, eller att spela innebandy? Gör ditt yttersta för att de sakerna ska bli av.
4. Bli vän med vila! Många har gjort vila till sin fiende och jobbar med att motverka sin trötthet. Men det är inte normalt att aldrig bli trött, så tillåt dig att ta pauser.
5. Se misslyckanden som en del i processen! Trillar du dit – försök gå tillbaka till punkt 1-4 igen.
Man behöver bygga in förändring naturligt i vardagen och inte se förändringsarbete som en separat del.
Erik Jonsson och Mattias Åhlander, agila coacher på Fortnox
– Fortnox agila coacher om tydlighet, förändring och psykologisk trygghet
Mattias och Erik jobbar efter Marcus Lagrés modell Stressekvationen, som de har Fortnoxifierat. Ekvationen är ett enkelt sätt att förklara hur och var stress uppkommer. Den består av tre variabler - Press, Komplexitet och Trygghet - där Stressnivån är lika med Pressen multiplicerat med Komplexiteten delat med Tryggheten. Det innebär att stressen ökar om pressen och komplexiteten är hög och minskar, om tryggheten är hög.
Läs mer på marcuslagre.se/stressekvationen
På en arbetsplats där medarbetarna hela tiden behöver tänka nytt behöver alla team fungera. Erik Jonsson och Mattias Åhlander jobbar som agila coacher på Fortnox med uppdraget att hjälpa medarbetare leverera på topp och samtidigt må bra. Deras första råd till alla som vill minska stress och press på jobbet är att tänka holistiskt.
– När individer mår bra, mår oftast teamet bra och tvärtom. Därför jobbar vi med båda delar. Dessutom försöker vi få in både det mentala och det fysiska välmåendet, säger Mattias och Erik.
Otydlighet och osäkerhet påverkar Det finns ingen quick fix för att nå harmoni och att eliminera stress. Varje grupp har sina utmaningar och man blir aldrig färdig. Men det finns några saker att ha koll på när man märker att något skaver hos medarbetare eller team, menar Mattias och Erik.
– Mycket handlar om hur uppdrag kommer in och hur mycket som kommer in “från sidan”. Men även om mandat och om det är självklart vilka uppgifter som ska prioriteras.
En annan sak man kan kika på är om det är tydligt vad som förväntas av oss och vad kunden gör själv, säger Mattias.
– Det finns också ofta en osäkerhet kring när ett uppdrag är klart –
medarbetaren tror att allt är levererat men plötsligt studsar det tillbaka. Den typen av otydlighet påverkar måendet väldigt mycket, säger Erik.
Ta små steg kontinuerligt Att förändra arbetssätt, skapa nya rutiner och lära sig nya verktyg är en annan sak som kan skapa stress både hos individer och grupper.
– Det är helt naturligt. Det är enklare att ta samma vägar som man alltid har gått än att börja trampa upp en ny stig. Ibland känns det kanske till och med onödigt att göra en förändring om det mesta funkar okej, säger Erik. Det är dock vanskligt att vänta för länge med att göra den där förändringen som verkligen behövs. Man riskerar då att hamna i en situation där förändringen till sist känns övermäktig.
– Därför är det bättre att ta små steg kontinuerligt, än att blicka fram emot en stor deadline om ett år, menar Erik och Mattias.
Se till att ta mikropauser - fem minuter, två gånger om dagen, gör stor skillnad. Testa gärna djupandning eller mindfulness som är effektiva sätt att återhämta sig på.
Börja morgonen med att bestämma vilka tre saker som är viktigast för dagen. Håll dig till den prioriteringen. Annars är det lätt att bli ”hi-jackad” av annat som kommer in.
Prata med din chef eller kollega om du känner dig stressad - att bolla med någon kan ha stor betydelse.
Prioritera efter klassikern med de fyra fälten: Viktigt & bråttom/ Viktigt & ej bråttom/Ej viktigt & bråttom/Ej viktigt & ej bråttom – det funkar!
Försök att hitta en balans mellan arbete och privatliv. Prioritera sömn och träning.
– Man behöver bygga in förändring naturligt i vardagen, och inte se förändringsarbete som en separat del. Här kommer psykologisk trygghet in. Medarbetarna behöver våga testa utan att känna att det riskerar hela bolagets business, säger Erik.
– Hos Fortnox säger vi ofta “Good enough for now, safe enough to try”. Att tänka så är jättebra. Eftersom man vet att förändringen inte måste vara beständig, vågar vi prova nytt. Vi utvärderar efter en månad och kan gå tillbaka om det inte funkat, fortsätter Mattias.
Underskatta inte förändring
En annan tendens som Erik och Mattias ser är att både chefer och team ofta underskattar förändringen och den stress den kan föra med sig. Ofta planerar man in en utbildningsdag och sedan förväntas alla kunna allt nytt.
– Så fungerar det ju inte och det vet alla nog egentligen. Men människor tenderar att prioritera uppstart av nya projekt, och inte förvaltningen. Därför behöver alla arbetsplatser få in uppföljning och reflektion kontinuerligt i vardagen. Först då kan förändring bli något naturligt och positivt.
Börja med återblicksmöten där ni pratar om de senaste två veckorna. Här måste alla känna trygghet i att lyfta problem, och framför allt behöver mötena hållas kontinuerligt och inte en gång om året.
Bestäm er för att ha ett nyfiket förhållningssätt. Se till att exponeras för nya saker och få influenser utifrån.
Jobba med kontrollerad experimentlusta. Det måste få gå fel. När det finns psykologisk trygghet i gruppen kommer ni våga testa nytt.
Lär av andra som fått till en bra förändring eller ett bra arbetssätt i sin grupp. Hur har de gjort och hur löser de uppgifter? Hjälp till att sprida goda exempel – det är väldigt kraftfullt.
Våga prata! Bygg relationer som gör att man känner sig trygg att prata om stress och arbetsbelastning.
Det bästa med Fortnox Digital PT är att jag har fått bättre insikt i hur jag ska använda programmets olika delar och att någon pushade mig till att våga försöka ändra arbetsmetodik.
Nöjd kund
I över tre år har Fortnox Digital PT fått redovisningskonsulter och byråer att jobba smartare. Nära 200 redovisningsbyråer har fått hjälp att modernisera sina arbetssätt och hur de jobbar tillsammans med sina kunder.
– Målet är att konsulter ska göra ett arbetsmoment en gång. De ska inte dubbelarbeta, dubbelkolla, logga in i eller skicka filer mellan olika system eftersom det tar tid och energi från andra, mer värdeskapande aktiviteter, säger Anita Lindblom, gruppchef utbildning AO Byrå på Fortnox. Fortnox Digital PT är en tjänst för alla som är Fortnox Byråpartner. Målgruppen är konsulter och byråer som är redo för nästa digitala kliv –oavsett hur långt de har kommit när det gäller digitala arbetssätt.
– De som vänder sig till oss har olika förutsättningar. De kan jobba helt digitalt redan, men behöver skruva på någon detalj. Det kan också vara en nystartad byrå som vill göra rätt från början. En sak har alla gemensamt: de har bestämt sig för att göra en förändring och avsätta tid för det.
– Att det finns en tydlig och förankrad vision om var byrån ska ta vägen är viktigt eftersom det är medarbetarna, inte vi på Fortnox, som sedan gör själva jobbet. Det vi hjälper till med är att sätta en process och plan för vilka förändringar som ska göras och i vilken ordning, säger Anita.
Hon berättar att det kan handla om allt från att aktivera bankkoppling på byråns klienter eller bjuda in till e-faktura, till att skapa automatiserade flöden för kundernas arbetsprocesser.
Så går det till Det första steget mot nya arbetssätt är en intresseanmälan via ett formulär på fortnox.se. Sedan följer ett första möte mellan byrån och Fortnox där man går igenom om det är ett bra tillfälle nu att ta nästa digitala kliv.
När man har bestämt sig för att det är det, väljer byrån ut ett antal pilotkunder, med olika förutsättningar för att samla på sig så mycket insikter som möjligt framåt. Tillsammans med Fortnox Digital PT går byrån igenom hur man jobbar idag och vill arbeta framåt, och utifrån det sätts en handlingsplan ihop.
Ett typiskt case brukar hålla på med Fortnox Digital PT i omkring 2 månader. Då jobbar byrån och medarbetarna på egen hand med att beta av punkterna i handlingsplanen. Under tiden träffar de sin digitala PT mellan 4 och 5 gånger och stämmer av om man kört fast och behöver hjälp, eller om det finns kunskapsluckor som behöver täppas till.
– Då kan vi tipsa om ett webbinarium eller en skräddarsydd utbildning. Men det kan också vara att vi visar dem vad de faktiskt kan göra i programmen. Det händer ofta att vi visar funktioner som de inte har koll på, berättar Anita.
Efter tre år är Fortnox Digital PT ett väl inarbetat koncept.
– Idag känner våra kunder till vad vi gör, att det handlar om deras arbetssätt idag och vill jobba framåt. Att de kan ligga steget före med oss – och det känns inspirerande, avslutar Anita Lindblom.
När uppgifter, system och flöden strömmar in i Fortnox automatiskt vet vi att det blir rätt. Då låser vi upp desto mer kraft för tillväxt och utveckling för både företagare och byråer. Anna Wretlind, Partner Manager
Visste du att Fortnox har nästan 500 integrationer till andra system? Ett helt ekosystem av smartness som gör att byråer och företag kan jobba smartare och växla upp sina affärer. Var för sig och tillsammans.
Anna Wretlind är Partner Manager och den som har ansvaret för Fortnox integrationspartners. Hon berättar att utbudet växer hela tiden, mycket tack vare byråers och företagares krav på att digitalisera och jobba smartare, men också på grund av ökat utbud av smarta system som blir ännu smartare när de byggs samman med Fortnox.
– Några vill förstärka och förbättra upplevelsen med mer funktionalitet, medan andra måste komplettera med branschanpassade lösningar som inte finns i vår plattform. Målet är att man ska kunna skräddarsy Fortnox utifrån sina specifika behov och utmaningar.
Mest populära integrationer?
– Generellt sett är det olika lösningar för rapport och analys, försystem inom bygg- och hantverkssektorn samt plattformar för e-handel. Vi ser också en ökad efterfrågan på integrationer som underlättar för företag att leva upp till nya lagar och regler, som exempelvis visselblåsning och hållbarhetsrapportering, säger Anna.
Hur ska man tänka som byrå?
– Utifrån byråns eget perspektiv handlar det om att jobba så effektivt som möjligt med de egna processerna.
Så
Bestäm hur ni vill jobba
Hur vill ni på byrån jobba?
Sätt era processer. En bra start är att se över sina kunder, hitta likheter och synergier och göra mer av det som funkar bäst för er. Välj och föreslå sedan system som stödjer ert arbetssätt och styr kunderna proaktivt.
Det kan vara allt från system för kundbearbetning till tidrapportering och projekthantering. Och för alla byråer som saknar teknisk kompetens är standardiserade integrationer från vår marknadsplats ett sätt att bygga ihop system utan att det kostar skjortan.
Anna fortsätter:
– I nästa steg handlar det om samarbetet med kunderna. Att koppla ihop deras bokföring med andra system, där man får in datan automatiskt. Det sparar tid, gör att konsulterna får insikter om kundernas företag i realtid, vilket i sin tur är basen i den rådgivning som byrån kan ta betalt för.
När det gäller samarbetet med kunderna är Annas bästa tips att lära sig att ställa rätt frågor.
– Det är naturligt att låta kunden styra och fråga dem hur de vill jobba, men risken är då att man får mängder av förslag på olika flöden och val. Samtidigt är många utmaningar och mekanismer snarlika i många branscher. Så genom att proaktivt styra kunderna, ”Såhär jobbar vi framgångsrikt med tex andra frisörer” hjälper du dem. Det underlättar både för er som byrå och era kunder.
Ställ frågor
Fråga och kartlägg kundens system och arbetssätt, gärna i en vidare kontext än enbart kring ekonomin. Finns det system som kan kopplas, gör det! Om inte, hur mycket vinner ni på att byta?
För mindre byråer kan det därför göra stor skillnad att lära sig hur det funkar i olika branscher och standardisera sina arbetsprocesser efter det.
Hur väljer man bland nästan 500 integrationer?
Fortnox nästan 500 integrationer finns tillgängliga på hemsidan. Bäst överblick får man dock i inloggat läge. Där kan man se integrationens betyg och hur många användare respektive integration har. En nyhet i inloggat läge är kundomdömen från integrationens användare – ett efterlängtat tillskott i urvalsprocessen. – Vi jobbar hela tiden med att göra det lätt att välja rätt. När uppgifter, system och flöden strömmar in i Fortnox automatiskt vet vi att det blir rätt. Då låser vi upp desto mer kraft för tillväxt och utveckling för både företagare och byråer. Framåt kommer det även att gå att filtrera bland integrationer, exempelvis på funktioner, flöden och varumärken, ännu en åtgärd som tydliggör möjligheterna för både företag och byråer att maxa sitt Fortnox, avslutar Anna Wretlind. Läs mer på fortnox.se/integrationer
Kolla på betyg och omdömen
Ta hjälp av andras erfarenhet genom betyg och omdömen. Populära integrationer har många användare och goda betyg, men gör alltid din egen bedömning, boka en kort demo baserat på kundens behov och hur ni vill jobba.
Det hände sig vid den här tiden att myndigheterna bestämde sig för att i Fortnox Magazine återuppta den lilla sektionen med lite av vad som kan vara bra att tänka på och saker som ni hör av er till oss om då och då. För att skapa en bättre värld behöver man ju dela med sig av sina eventuella klokskaper och det har jag fått i uppdrag att göra här. Troligtvis kommer jag att vandra över marker där många av er redan är hemmastadda men det skadar minsann inte med lite uppfräschning av minnet.
De flesta lär ju exempelvis ha upptäckt den lilla funktionen som gör att firmatecknare för er klient har fått lite ny, extra och bra information på sin startsida. Om ni skapar en användare åt er kund och denne råkar vara firmatecknare och sen loggar in med bank-id (detta är ett villkor), så kommer vi att upptäcka firmatecknardiagnosen via personnumret och då, oavsett om användaren har några programlicenser eller ej, per automatik att visa följande:
Grafer
Bankkontosaldo
Skattekontosaldo
Aktuell ställning för kundfaktura
Dito för leverantörsfaktura
Har man dessutom Fortnox Företagskort så kommer den här lilla sötnosen att visa saldot för detta också.
Mitt abonnemang
Om man är systemadministratör inne hos en klient och klickar på deras företagsnamn upptill finns där en massiv mängd info som är fördömt bra att ha reda på. Här tröskar vi nu igenom de här rackarna: Översikt ger info om företaget i fråga. Företagsuppgifter är det som visas på kundens EGNA fakturor ut till deras kunder. Faktureringsadress är den info som visas på Fortnox fakturor för klientens abonnemang, samt hur vi skickar ut dem. Nedanför dessa finns en ruta för betalansvar och betalperiod, och det är här ni ändrar detta för VÅRA fakturor. Om ni som byrå väljer att ta betalansvaret för alla kostnader i abonnemanget så får kunden per automatik samma betalperiod som ni har på byrån, men annars är det här ni ändra även detta.
På vänster sida har man sedan en annan meny. Överst till vänster kan man ladda upp en logga för klientens företag som även sedan följer med ut i kundfakturorna.
Jenz Kjellberg har jobbat 7 år på Fortnox, med support för både företag och redovisningsbyråer. Få har mer koll på vilka frågor som är heta i branschen just nu. Här och i kommande nummer av Fortnox Magazine delar han med sig av smarta tips & trix.
Byråsamarbeten: här godkänner eller avvisar man digitala kopplingsförfrågningar, både bort och samman, från redovisningsbyråer. Bra att veta här är att om det ligger en väntande kopplingsfråga, vare sig det är bort eller samman, så kan ingen annan skicka en kopplingsfråga. En i taget gäller minsann.
Abonnemang: hjärtat i alla databaser i Fortnox. Här finns info om betalperiod, aktuell faktura, hur och till vilken adress vi fakturerar och sedan visas alla abonnemangsfakturor från Fortnox (både gamla och nya), Dina program, alltså vilka programlicenser eller programpaket (hovra över namnet för att se vad de innehåller) som finns i abonnemanget och vad de kostar, Plustjänster och hur många som använts och kostnaden för dessa, samt Kommande avtalsperiod som ju kanske är självförklarande.
Företagsuppgifter: här lägger vi in besöksadress, företagets logga går också att ladda upp här, och även info om momspliktighet och skatteuppgifter.
Administrera användare: en ny vy under uppbyggnad. Den kommer så småningom HELT att ta över från den administrera användare som man hittar genom att klicka på företagsnamnet upptill.
Programförfrågningar: Om man är användare men inte systemadministratör och behöver en programlicens, alltså vilken som helst av våra program som är åtkomliga inom det aktuella abonnemanget, så kan man skicka programförfrågningar till den som ÄR sysadmin. Det gör man genom att klicka på företagsnamnet upptill, välja Mitt abonnemang och sedan just programförfrågning. Det är HÄR du som systemadministratör sedan administrerar dessa förfrågningar om nya programlicenser, tilläggsbeställer dem och tilldelar dem till användaren.
Avtal & Villkor: Här skulle vi ju kunna ha en tävling om vad man tror vad DET kan handla om, men det verkar vara ett ohyggligt slöseri med tid. Undrar man händelsevis vad vårt tjänsteavtal säger eller vill man veta mer om integritet och personuppgiftsbiträdande, ja då är detta The Go To-bar i grannskapet.
Snabbisar
Om en konsult hos er slutar behöver ni kontrollera vilka klienter denna har åtkomst till samt se till att denna inte är ensam systemadministratör hos någon klient, annars kan ni inte plocka av konsulten licensen för Digital byrå och säga upp den. Se användarstödet för mer info.
Vi rekommenderar, bland annat med stöd av det ovan sagda, att man alltid är minst två systemadministratörer i ett abonnemang.
Om ni vill lägga över betalansvaret för plustjänster i ett abonnemang där kunden själv inte har någon användare eller arbetar så behöver ni informera denne om att detta görs, samt även se till att faktureringsuppgifterna i kundens abonnemang är uppdaterade.
Om man står någonstans i någon vy inne i sitt Fortnox och känner att man behöver hjälp med något där, då kan man klicka på Supportknappen uppe till höger och så visas aktuella hjälpartiklar helt automagiskt nedtill i den rutan, för just den vy man står i.
Fortnox Connect är en inspirerande utbildningsdag för nyfikna och ambitiösa redovisningskonsulter som vill lära sig jobba smartare. I höst drar succéturnén ut på vägarna igen och kommer snart till en stad nära dig. Håll utkik!
– Vi märker att det finns en stor efterfrågan i branschen på utbildningar som utmanar arbetssätt och pushar till att ta nästa digitala steg och det tycker vi såklart är jätteroligt, säger Anna Nordström, Support Consultant på Fortnox.
Hon berättar att Fortnox Connect blev en stor succé under 2023.
– Verkligen! Alla 19 tillfällena var fullbokade och när vi summerade året kunde vi konstatera att vi utbildade nästan 800 redovisningskonsulter.
Fortnox Connect besökte 11 svenska städer under 2023. Från Malmö i söder till Luleå i norr, bara det en resa på 151 mil. Lägg därtill ett antal avstickare kors och tvärs i landet. Totalt 114 utbild-
ningstimmar blev det – och minst lika många timmar på tåget för Anna och hennes kollegor i FOrtnoxteamet.
– Ja, det blir en hel del resor och bärande på allt som ska vara med på en sådan här dag. Rollups, datorer, goodie bags och annat material, skrattar Anna.
Vad får man då lära sig på
Fortnox Connect?
– Smarta arbetssätt är temat för dagen och vi går igenom funktioner som ger en smidigare vardag. Allt från hur du som redovisningskonsult kan samarbeta med dina kunder i Fortnox App och skapa effektiva flöden för deras leverantörsfakturor, till varför du ska använda bokföring från kontoutdrag och Fortnox Insikter, berättar Anna.
– Och så pratar vi Digital byrå såklart, det är ju navet både i Fortnox och byråernas vardag.
I höst drar Fortnox Connect ut på vägarna igen. Det blir 22 tillfällen mellan augusti och mitten av december, på 14 olika orter runt om i Sverige: Gävle, Uppsala, Göteborg, Borås, Stockholm, Luleå, Umeå, Helsingborg, Sundsvall, Jönköping, Växjö, Malmö, Västerås och Örebro.
– Det är ett perfekt tillfälle för dig som vill lägga grunden för ett lugnare och roligare 2025, avslutar Anna Nordström.
Mer information om Fortnox
Connect för hösten 2024 hittar du på fortnox.se/connect
Många företagare kan säkert uppleva det som en djungel av lagar och regler som ska tillämpas och att det är svårt att hålla sig uppdaterad om alla förändringar som sker. Men för dig som redovisningskonsult är det en del av vardagen.
I Reko – Svensk standard för redovisnings- och lönetjänster – framgår det tydligt att konsulter ska ha god kännedom om de lagar och regler som ryms inom yrkesrollens normala kompetensområde, och att arbetet ska utföras enligt god yrkessed. Men för att tillhandahålla högkvalitativa tjänster krävs det också god kännedom om kundens verksamhet, så att du kan applicera de lagar och regler som berör det aktuella företagets verksamhet.
Mitt råd är: Var proaktiv och informera löpande kunderna om de förändringar som sker
och hur dessa påverkar deras verksamhet. Det blir ju så mycket bättre om företagen gör rätt från början – både för det enskilda företaget och samhället i stort. Dessutom blir det roligare för dig som redovisningskonsult om du slipper påtala fel och brister och istället kan ägna dig åt mer värdeskapande arbete.
Vad gör man när kunden inte följer lagar och regler?
Tyvärr har det blivit allt vanligare att bolag används som brottsverktyg, något du som konsult bör vara uppmärksam på. Om du hamnar i en situation där du misstänker att uppdragsgivaren medvetet begår lagöverträdelser måste du agera. Det första du ska göra är att skyndsamt påtala bristen för uppdragsgivaren. Förhoppningsvis räcker det.
Men i de fall då uppdragsgivaren inte är villig att åtgärda väsentliga brister eller felaktigheter
inom rimlig tid har du ett verktyg i Reko – Rapport om väsentliga händelser. Rapporten ska innehålla de brister som finns i uppdraget och vara ställd till bolagets företagsledning eller styrelse. Vid upprättande av rapporten ska du även ompröva uppdraget och ta ställning till om det finns förutsättningar för att uppdraget ska kunna utföras enligt gällande lagar och regler. Om du kommer fram till att svaret är nej måste samarbetet med uppdragsgivaren avslutas.
Men merparten av de fel som upptäcks är tack och lov oavsiktliga. De allra flesta företag är lika angelägna som du om att det ska bli rätt. Och här gör du som redovisningskonsult stor nytta genom att fungera som bollplank och förklara vilka lagar och regler som ska tillämpas så att det så ofta som möjligt blir rätt från början.
Onoterade små och medelstora företag omfattas i nuläget inte av EU:s hållbarhetsdirektiv CSRD. Nu har European Financial Reporting Advisory Group (EFRAG) tagit fram ett utkast till frivillig standard för hållbarhetsrapportering för de här företagen. Hur påverkar det den nordiska standarden NSRS, och vad innebär det för företag som vill komma igång med sitt hållbarhetsarbete?
Därför behövs en enklare standard
Den frivilliga standarden som EFRAG har tagit fram ska göra det enklare för små och medelstora företag att få fram hållbarhetsinformation på ett snabbt och effektivt sätt och på så sätt kunna bidra i omställningen till en mer hållbar ekonomi. Många av de mindre företagen får redan idag förfrågningar om just hållbarhetsinformation
från kunder, banker, investerare eller andra intressenter och inte minst från större företag som redan omfattas av CSRD. Förslaget från EFRAG ska nu godkännas och lämnas in tillEU-kommissionen under hösten. Därefter ska förslaget behandlas och godkännas av EU-kommissionen.
Vad händer med NSRS? Många undrar säkert vad som händer med den nordiska standarden för hållbarhetsredovisning, NSRS. Eftersom den nya europeiska standarden bygger på NSRS kommer svenska företag att kunna utgå från NSRS i sin rapportering även i framtiden. Själva övergången från den nordiska till den nya europeiska standarden kommer också att gå betydligt smidigare för svenska företag.
Kom igång redan nu Oavsett hur den nya standarden utformas är det viktigt för små
och medelstora företag att komma igång med sin hållbarhetsrapportering så snart som möjligt. Skälet är förstås att det är en viktig fråga för framtiden och deras trovärdighet, men också för att det inte ska bli övermäktigt för dem i framtiden.
I NSRS har de ett väl etablerat verktyg för sin hållbarhetsrapportering. Det finns därmed inget skäl till att vänta på den kommande europeiska standarden, utan fortsätta arbetet som tidigare.
Redovisningskonsulter som vill öka värdet för små och medelstora företag och säkerställa en konkurrenskraftig verksamhet i den gröna omställningen bör därför peppa sina kunder att ta tag i sin hållbarhetsredovisning redan nu.
Edit Künstlicher Varumärkesstrateg och grundare av PR-nätverket editK samt podcasten I huvudet på en entreprenör
På daglig basis läser vi om bolag som går i konkurs. Statistiken gällande konkurser är rekordhög.
Enligt Tillväxtanalys gick 1110 företag i konkurs under januari 2024 vilket är en ökning med 57 procent jämfört med januari 2023. Enligt siffror från UC löper ca 16000 bolag hög risk att gå i konkurs under 2024.
Det här kanske låter som dystra siffror och det är det. Men för dig som redovisningskonsult är det en enorm möjlighet att göra skillnad för bolag som har skygglappar på sig och ser varningstecknen för sent. Entreprenörer har ofta stort fokus på sin produkt och leverans, men mindre fokus på admin. Det är därför vi anlitar redovisningskonsulter.
Vi behöver folk runt oss som har koll på läget och hytter med näven i bordet INNAN vi tar dåliga beslut. En serie
dåliga beslut kan vara avgörande för om bolaget överlever och arbetstillfällen kan räddas.
Bara i min närhet har fyra entreprenörer fått klappa igen och ansöka om konkurs under senaste kvartalet. Ingen av dem är lata, slarviga eller ointresserade. Men en rad av faktorer som påverkade likviditeten i deras bolag blev till slut spiken i kistan.
Jag har själv drivit mitt konsultbolag i dryga tio år och för första gången sedan starten, hade jag under hösten 2023 två kunder som var sena med betalningen. Eftersom jag följer med i nyhetsflödet, vilket är en del av mitt jobb, så snappade jag snabbt upp dessa sena betalningar. Men det var inget som mina redovisningskonsulter reagerade på. De kopplade inte ihop risken om 2 av 10 kunder plötsligt inte kunde betala sina räkningar.
För små bolag kan snabbheten att uppmärksamma avvikelser snabbt göra skillnaden för överlevnad. Här kommer ditt engagemang och slutledningsförmåga som ”siffernisse” in. För alla entreprenörer hänger inte med på inflationssiffror och ränteprognoser. Du har troligen en förmåga att se saker som inte vi företagare inte ser förrän mycket senare. Du har möjligheten att guida oss till att göra smartare val. Vi anlitar er för att vi vill omge oss med proffs som har koll när vi inte har det.
För att ha koll så krävs det att man lär känna sin kund på riktigt – inte bara kundnummer, organisationsnummer och räkenskapsår.
Nej, här pratar vi drömmar, förväntningar och utmaningar. Tillsammans kan vi då väja undan skutan innan isberget gör hål i skrovet.
”säkerhetstänket finns med på alla nivåer”
”Det
– Vi märker det tydligt. När effekterna av de här attackerna kryper allt närmare individen och påverkar både staten och kända aktörer får vi fler frågor, säger
Peter Hall, Head of IT and Operations på Fortnox.
Han fortsätter:
– Med tanke på mängden information som finns där ute, det oroliga världsläget och uppfinningsrikedomen bland dem som ligger bakom, finns det inget som tyder på att problemen kommer att minska. Snarare tvärtom. Sätten angriparna jobbar på och attackerar olika system ändras hela tiden.
Övervakning 24/7
Peter berättar att Fortnox har ett helt team som enbart jobbar med informations- och cybersäkerhet och att medarbetarna där har en genomsnittlig yrkeserfarenhet på 12 år.
Samtliga nätverk och system övervakas 24/7 via ett Security Operations Center (SOC) för att upptäcka eventuella incidenter.
– Vi jobbar systematiskt och riskbaserat. Siktet är inställt på att minimera riskerna eftersom de inte går att eliminera. Därför är det här ett arbete som aldrig blir klart. Metoden är säkerhet i lager på lager, som hela
När IT-attackerna drabbar allt fler delar av samhället, som myndigheter, regioner och större företag, ökar frågorna till Fortnox.
tiden kompletteras och utvecklas för att matcha kreativiteten hos de som planerar och utför cyberattackerna.
– Med olika lager som skyddar oss är syftet att förhindra och fördröja eventuella attacker och – om något skulle hända – både upptäcka och respondera i tid. Då ska vi snabbt kunna säkra driften och upprätthålla kontinuiteten, säger Peter.
Gedigen återställningsplan Därför finns såväl säkra backuper ner på sekundnivå som en gedigen återställningsplan. Det är traditionella backuper på olika platser och även så kallad Air Gap Backup, en backup som inte kan raderas ens av Fortnox.
Med en stabil organisation, där olika team löpande övar på att hantera olika situationer och scenarier kopplat till cyberattacker, är beredskapen för att snabbt kunna återställa driften och tillgängligheten god.
– Säkerhetstänket finns med på alla nivåer. Från säker kodning och testning av våra system, pentester och löpande kontroller av säkerheten till hur vi är organiserade och vilka regelverk, policys och riktlinjer vi har och jobbar efter, berättar Peter.
De vanligaste angreppen mot organisationer i dag är ransomware- och supply chain-attacker. Ransomware är när skadlig kod krypterar och låser filer och angriparen kräver en lösensumma av ägaren för att låsa upp dem. I en supply chain-attack riktar angriparen i stället in sig på mindre säkra delar av it-leveranskedjan, det kan vara både hård- och mjukvara, alltid med målet att skada.
– Samtidigt som dagens läge kan kännas nedslående, händer det också positiva saker kopplat till cyberkriminalitet. Att det kommer ny lagstiftning på området – Dora, Nis 2, Cyber Resilience Act och Cyber Security Act – gör att frågorna nu är uppe på bordet och förhoppningsvis kan bidra till att göra skillnad framåt, säger Peter.
Mänskliga faktorn
Parallellt med det som görs på samhällsnivån och systemleverantörssidan har enskilda individer också ett ansvar för IT-säkerheten.
– Så är det. I det här fallet är vi människor den svagaste länken. Därför finns det mycket som både företagare, konsulter och byråer kan göra själva för att motverka attacker och läckor, avslutar Peter Hall.
Se till att datorer, servrar, brandväggar och tredjepartsprogram alltid har den senaste säkerhetsuppdateringen. Att vissa system och hårdvaror inte behöver uppgraderas är en myt och det finns alltid en risk med att inte installera de senaste säkerhetsuppdateringarna.
Skaffa ett bra antivirusprogram – eller helst antingen XDR (Extended detection and response) eller EDR (Endpoint detection and response). Se även till att ha någon som kollar på eventuella larm, en tjänst som kan vara värt att köpa in.
Det är inte ovanligt att lösenord läcker. Genom att ha multifaktorautentisering (MFA) på alla inloggningar där det finns möjlighet stärker du skyddet mot obehöriga inloggningar rejält.
Ju längre ett lösenord är, desto mer säkert är det. Innehåller det även versaler, specialtecken och siffror är det ännu svårare att knäcka. Sätt upp en lösenordspolicy för hur medarbetarnas lösenord ska se ut, att de ska vara olika för olika inlogg, hur ofta de ska bytas och säkerställ att policyn följs.
Genom att utbilda användarna så att de kan identifiera till exempel phishing-mail och konstiga länkar blir de mer på tårna och kan ifrågasätta om avsändaren är verifierad, eller om den bifogade filen ser suspekt ut.
Just nu händer det mycket i Fortnox Kvitto & Utlägg och Fortnox Resa som ger både företag och byråer ett smidigare företagsliv. Att digitalisera och automatisera hanteringen av kvitton och utlägg sparar massor av tid – för såväl byrån som företagen.
Just nu händer det mycket i Fortnox kopplat till just utläggshantering. Nytt för i år är stöd för representation i Kvitto & Utlägg. Det är en efterlängtad funktion då representation är ett av de vanligaste kvittona i den löpande hanteringen.
En annan nyhet är stöd för att tolka kvitton i utländsk valuta, omvandla beloppet och bokföra det i svenska kronor. Aktuella valutakurser hämtas då direkt från Riksbanken för det datum som kvittot utfärdats på. Löpande rapportering
I Kvitto & Utlägg och Resa kan anställda rapportera in både kvitton, utlägg och tjänsteresor löpande i Fortnox App. – Det ska vara enkelt att rapportera direkt och inte vänta till slutet av månaden och skicka in en månadsrapport. På så sätt kommer vi närmare realtidsbokföring, vilket ger både byrån och företagaren bättre koll på ekonomin, säger Johanna Wallentin, Product Manager på Fortnox.
Eftersom alla regelverk och beloppsgränser i Kvitto & Utlägg och Resa uppdateras automatiskt är det inte
heller något företag eller byråer behöver tänka på. Traktamenten, måltidsavdrag och milersättning räknas också ut i enlighet med Skatteverkets regler och dras av – helt automatiskt.
– Vi vill automatisera så mycket som möjligt av de viktigaste arbetsprocesserna genom att koppla ihop smarta funktioner med varandra, säger Johanna Wallentin.
Därför gör Kvitto & Utlägg och Resa störst skillnad när de används tillsammans med Fortnox Lön och Fortnox Företagskort. Då får man en utläggshantering med full koll på vem som köper vad och när och en bokföring som dessutom alltid är up to date.
Under året implementeras attest av företagsköp, privata utlägg och resor i Fortnox Personalattest, där byråer och företag kan bygga upp attestgrupper efter sina unika behov.
– Det är också en efterlängtad funktion som kommer att ge ett betydligt smidigare företagsliv, avslutar Johanna Wallentin.
• Fota kvittot – datum, summa och moms fylls i automatiskt
• Stöd för digitala kvitton
• Företagsköp hamnar direkt i bokföringen
• Privata utlägg blir till löneunderlag för användare av Fortnox Lön
• Perfekt för de anställda som har 1-20 kvitton /utlägg i månaden
• Automatisk beräkning av traktamenten, måltidsavdrag och milersättningar
• Oavsett inrikes eller utrikes resor håller programmet koll på aktuella traktamenten och regler
• Reseersättning skickas automatiskt till Fortnox Lön = allt förberett inför lönekörningen
Som redovisningskonsult är du företagens främsta rådgivare. Ta initiativet och visa vägen i företagslivet. Låt dina kunder uppleva hur just du kan ge dem ett försprång med smartare flöden och bättre kontroll.
Bli Fortnox Byråpartner. Tillsammans formar vi framgångsrika företag.