Fortnox Magazine 3 - 2023

ETT MAGASIN FÖR REDOVISNINGSBRANSCHEN NR 3–2023

boosta dig och byrån i höst Äntligen tid för värdefull reflektion och påfyllning av kunskap och inspiration. Sidan 18-25.

penningtvätt

Dagdrömmar

kickstarta hösten

Pia Bergman - expert på ekobrott Sidan 10

Vi skapar värde för kunden Sidan 20

Samantha Persson Sidan 34

”Byrån har Vi tog ett Produkt en viktig roll” steg framåt design

Tommy Franklin, vd Franklins fastigheter i Lycksele.

”Vi gick över till Real för att det var så smidigt” Tommy Franklin är fastighetsägare i Lycksele, men hälften av beståndet finns i Umeå och Stockholm. När Franklins Fastigheter för ett halvår sedan bytte fastighetssystem, föll valet på Real i konkurrens med tre andra system. Jämfört med de andra alternativen, var övergången till Real betydligt smidigare.

– Såväl tids- som kostnadsmässigt handlade det om ungefär 10 % jämfört med de andra systemen, minns Tommy. Så att välja Real vara ganska enkelt.

Tommy menar att de nu spar mycket tid tack vare Real. Exempelvis kan deras fastighetsskötare bocka av felanmälningar i mobilen, avier skickas enkelt med Reals printtjänst och en hel del kommunikation med hyresgästerna flyter smidigt via plattformen Portalen. Dessutom är Real helt integrerat med Fortnox.

– Vi är jättenöjda och upptäcker fortfarande ny funktionalitet i programmet. Men det allra bästa är att vi slipper hoppa in och ut i olika program. I Real finns allt vi behöver på ett och samma ställe.

Boka guidad visning:

010 602 32 00

info@real.se

innehåll nr3:23

NYH ET!

For tn är ä ox kon ntl ige cern n hä r!

Sid 7

4 LEDARE Tillsammans formar vi

framgångsrika företag

AV 9 MODERNISERING BOKFÖRINGSLAGEN

Vi vill ha 100% digitala kvitton

16 FEEDBACKLOOPEN Hjälp oss att bli bättre. Din åsikt är viktig för oss!

FORTNOX KUNDCHECK Allt samlat i Digital byrå

12

KONSULTER BERÄTTAR 26 KRÖNIKA 30 3Delar Dags för regeringen att ändra erfarenheter om reglerna om företrädaransvar

smarta integrationer

BOKFÖRING 28 AUTOMATISK 32 INTEGRATIONER Vi har kommit långt Vad trendar just nu?

14

22

HÅLLBARHETSKOLLEN I PRAKTIKEN Möt Carina Hedrum – byråchef på PBAB

h3llo Ekonomi & sälj Tog hjälp av Fortnox Digital PT.

Affärsutveckling för byråledare

Shane Lukas är tillbaka i höst för ett tvådagars inspirationsseminarium för byråledare och ledningsgrupper.

Shan e Luka s T

illba k Sver a i ige

Aktuella datum: 3-4 oktober, 24-25 oktober, 16-17 november och 4-5 december.

Anmälan är öppen under våren.

Redaktionsråd Åsa Färm, Tina Svensson, Michael Hansson, Pia Eriksson, Camilla Kaltin, Sanjin Samardzic och Niklas Berup.

Annonsering Är du intresserad av att synas i ­tidningen? Kontakta oss på: magazine@fortnox.se Produktion – GoBrave Växjö Fortnox Magazine #3-2023 I 3

Ledare

Tillsammans skapar vi

framgångsrika företag

Välkommen in i hösten och tid för inspiration. En något lugnare period som förhoppningsvis, precis som för mig, startade med ett besök på mässan Ekonomi & Företag eller någon annan inspirerande mötesplats.

Om vi tillsammans ska få företag i Sverige att blomstra och bli framgångsrika måste vi själva ta ansvar för att hela tiden utvecklas. Det kan vara genom att träffa andra i branschen, gå en utbildning eller kanske ändra något i byråns arbetssätt.

uppdaterade på. Extra spännande tycker jag att det är med våra nyheter Fortnox Byråstöd och Fortnox Kundcheck som underlättar både struktur och att följa lagar och regler - viktiga delar som inte ska vara krångliga.

Det händer mycket i vår omvärld, vilket under vårens intensiva månader kan kännas övermäktigt att ta in.

Därför vill vi peppa dig att använda denna höst till att utveckla dig själv, byrån och dina kunder. Ingen kan stå still, och din byrå är också ett företag som behöver uppmärksamhet och fokus för att växa.

Avslutningsvis uppmuntrar jag dig att skriva ner tre saker som du vill göra i höst för att utvecklas. Kanske hittar du inspirationen i just detta Magazine? För egen del ligger höstens fokus på hur vi på Fortnox kan utveckla oss själva och vår organisation för att på bästa sätt kunna skapa mer värde för er byråer, varje dag.

En viktig del i vårt uppdrag är att inspirera dig till just det. Vi har fyllt detta nummer av Fortnox Magazine med konkreta tips på hur du kan boosta byrån och trendspaningar på ämnen som du behöver vara

4 I Fortnox Magazine #3-2023

Trevlig läsning!

Charlotta Lundberg

Nyheter

Nyheter i fortnox

Fortnox Lön och lön mini Registrering av semesterdagar i kalendern

Hanteringen i Fortnox Lön vid uttag av semesterdagar fungerar som tidigare och semesterdagarna plockas i den ordning som semesterlagen säger. En förbättring som har gjorts i samband med att ni registrerar frånvaro i form av semester i kalendern är att det numera inte går att registrera fler semesterdagar än vad den anställde har kvar på personalkortet.

Bankkoppling till Nordea i både Fortnox Lön och Fortnox Lön Mini

För dig som har Nordea som bank kan du nu göra löneubetalningarna ännu smidigare genom att använda bankkopplingen till Nordea.

Utbetalningen skickas direkt till Nordea och behöver därefter bara godkännas hos banken. Denna koppling finns nu i både Fortnox Lön och Fortnox Lön Mini. Sedan tidigare finns det bankkopplingar i båda löneprogrammen till Handelsbanken och SEB.

Månadsrapportering till Fora från 2024

Från 2024 går Fora över till månadsrapportering av de kollektivavtalade försäkringarna för arbetare. Det innebär att lönerapporteringen ska ske månadsvis och första månadsrapporteringen blir i februari 2024 som avser januari månad. I januari ska ni som under tidigare år lönerapportera för hela föregående året som nu är 2023. Vi på Fortnox följer denna processen på nära håll och kommer ha stöd för att ni ska kunna hantera denna övergång smidigt i Fortnox Lön.

För mer information kring månadsrapporten ber vi er kontakta Fora.

Nytt stöd för Kostnadställe och projekt

Genom att använda regelverk i tjänsten ”Bokföring från Kontoutdrag” kan du smidigt automatisera repetitiva transaktioner, och nu även inkludera kostnadsställen och projekt!

Med stöd för kostnadsställen och projekt i dina regelverk kan du skapa struktur och överblick i ditt arbetsflöde. Fält för kostnadsställe och projekt finns nu när du skapar ett nytt regelverk i vyn Transaktioner. Effektivisera din bokföring ännu mer med vårt senaste verktyg!

Bokföring från Kontoutdrag – välkommen Ekobanken!

Numera kan användare av hela sju olika banker få ett självgående bankkonto i vår tjänst “Bokföring från Kontoutdrag”. Detta efter att Ekobanken blivit det senaste tillskottet.

Med en koppling till Ekobanken får du automatiskt in banktransaktionerna till Fortnox och möjlighet till att dessa bokförs automatiskt i vyn Transaktioner.

Kopplingen är helt kostnadsfri! Ta steget och upplev en förenklad hantering av dina transaktioner, kom igång genom att aktivera kopplingen direkt hos Ekobanken!

Ny bankkoppling till Nordea

Nu lanserar vi en ny bankkoppling tillsammans med Nordea. Med den nya kopplingen kan du snabbt och smidigt skicka dina betalningar till banken direkt från programmet, och du effektiviserar hanteringen av alla dina in- och utbetalningar. Nordea erbjuder dig att kostnadsfritt prova på detta arbetssätt fram till 31 december 2023. Förresten, i framtiden kommer du även kunna dra nytta av vår tjänst ”Bokföring från Kontoutdrag”, där dina transaktioner kommer kunna bokföras helt automatiskt. Håll utkik – det finns mycket mer spännande att upptäcka.

Fortnox Magazine #3-2023 I 5

Fortnox Byråstöd

Fortnox digital byrå Nu bygger vi framtidens byråstöd.

Vi vet att det har varit efterlängtat och att många har saknat det i vårt erbjudande till Sveriges redovisningsbyråer och konsulter. Men nu är vi igång med att bygga framtidens byråstöd i Fortnox.

– Det här är en både rolig och viktig nyhet från oss. Det som händer nu är att vi löpande klär på Fortnox Digital byrå – navet i samarbetet mellan företag och redovisningskonsulter – med ny, smart funktionalitet som stöttar byråerna i deras egna arbetsprocesser, berättar Louise Edler, produktchef för Fortnox Digital byrå.

– Kontroll är viktigt för både byråerna och konsulterna och därför har vi stort fokus på att de ska kunna ha just det, berättar Louise Edler.

Redan nu finns följande features i Digital byrå:

– Byråer är ju som vilka andra företag som helst och att förenkla för dem och effektivisera deras vardag är vårt kall. Vi vill att de ska kunna lägga mer tid på kundernas bolag och mindre på sin interna administration.

Möjlighet att lägga upp privatpersoner, vars deklarationer sedan kan göras i Fortnox Bokslut & Skatt l Det går att ansöka om byråanstånd l Nya lönevyer som ger koll på alla leveranser och översikt för hela löneuppdraget per kund – hela vägen från tidrapporter till lön och AGI

Helhetsleverantör Därför är strategin framåt att allt byrån behöver ska finnas i Digital byrå, att byråer och konsulter inte ska behöva vara i någon annan plattform än Fortnox. För att det är både tidskrävande och ökar risken för den mänskliga faktorn att jobba parallellt och mata in uppgifter i olika system.

Redan nu pågår utvecklingen av följande nya features: l Vårt nya verktyg för Know Your Customer (KYC), som möjliggör för byråerna att leva upp till lagkraven avseende penningtvätt och finansiering av terrorbrott på ett enkelt och smidigt sätt. Läs med på sidan 16-17 i den här tidningen.

l

l

6 I Fortnox Magazine #3-2023

Stöd för hantering av potentiella kunder

Möjlighet att skapa uppdragsbrev om villkoren för samarbetet mellan byrå och företag, som signeras digitalt l Ny översiktsvy för byråns redovisningsuppdrag l

Vad händer framåt?

– Vi vill ju jobba tillsammans med både våra kunder och branschen och lyssna på deras utmaningar och behov. Vi kommer att fortsätta ha örat mot rälsen och efterhand ta fram smarta funktioner som gör störst skillnad i byråernas egen vardag.

Om nu ett byråstöd har varit efterfrågat så länge, varför händer inte detta förrän nu?

– Byråerna har alltid varit viktiga för Fortnox, men numera har vi en organisation där flera team bara jobbar med att stötta och underlätta för redovisningsbyråer. Det är allt från produktägare och utvecklare till support och Digital PT, avslutar Louise Edler.

Fortnox Koncern

fortnox koncern är här Nu är det dags för utrullning av vår senaste tjänst till landets redovisningsbyråer. Fortnox Koncern är äntligen här!

Som vi tidigare har berättat kan den användas helt fristående av bolag eller redovisningskonsulter som gör årsredovisning åt koncerner. Men för de konsulter och byråer som vill ha sömlösa digitala arbetsflöden kopplat löpande redovisning, rapportering, bokslut, skatt och årsredovisning blir det störst skillnad om Koncern kopplas ihop med Fortnox Bokslut & Skatt.

– Då skapar man förutsättningar för det här nära samarbetet mellan redovisningskonsulter och klienter som skapar störst värde för båda idag, säger Fredrik Axelsson Dahlén, produktområdeschef på Fortnox.

Soft release i oktober Sotft release sker i oktober, till en utvald del av marknaden – till helsvenska koncerner med cirka 10 bolag, som alla hanterar den löpande redovisningen i Fortnox och inte har

några underkoncerner. I slutet av året lanseras Koncern brett och då kan alla koncerner sajna sig och börja använda produkten.

I samarbete med Boardeaser Fortnox Koncern bygger på en integration till Boardeaser, ett svenskt företag med en mjukvara för professionell bolagsstyrning som förenklar rapporteringen genom att man kan hantera alla företag i koncernen på samma ställe.

Tack vare den här integrationen kan Fortnox kunder få tillgång till ett gediget rapport- och analysverktyg och visualisera nyckeltal även för koncerner på kort tid. Tjänsten har samma gränssnitt som övriga delar av plattformen.

Eftersom all funktionalitet redan är på plats, har vi kunnat påbörja vidareutvecklingen redan nu.

Vi har bland annat utvecklat stöd för att kunna lämna in årsredovisningar för bolag som ingår i en koncern direkt från Bokslut & Skatt. Dessutom pågår redan en dialog med Bolagsverket för att Fortnox ska bli godkänt för digital inlämning av årsredovisning för koncerner.

– Som vi också har berättat tidigare, kommer vi att kommunicera ut löpande vilka funktioner som ingår, hur de paketeras samt priser, avslutar Fredrik Axelsson Dahlén.

3 snabba om Fortnox Koncern Tre olika paket med varierande funktionalitet och antal licenser l Stöd för utländska bolag och IFRS16 l Koncernkonsolidering – cirka 1 min per bolag l

Fortnox Magazine #3-2023 I 7

Framtidens affärssystem Optimera order, inköp och lager – med full koll på ekonomin

Kombinationen Fortnox x Extend Commerce blir ett komplett affärssystem att växa med. Du har full koll

på både ekonomin och hela processen – från order i multipla kanaler till avstämning av betalningar.

Ett molnbaserat och framtidssäkrat affärssystem Automatisk lagerbokföring där lagervärdet uppdateras i realtid.

Bra för bolag som hanterar fysiska produkter.

Samla och hantera alla ordrar, säljkanaler, lager och marknader i samma system.

Skapa avancerade produktstrukturer och BoM. Standardintegationer till webbshopar, marknadsplatser, 3pL/WMS och CRM etc.

EDI-koppling till ICA, Coop och Systembolaget mfl.

Stöd för flera lager, lagersaldo i realtid och fullt digitaliserat lager med scanning och inbyggd transportbokning.

Optimera lagernivåer genom systemstöd för inköp.

BI-analys för smarta beslut.

”Fortnox och Extend Commerce är en perfekt kombination för bolag inom handel som vill växa, oavsett bransch eller verksamhetsområde.”

Mathias Bredin, Extend Commerce 10 I Fortnox Magazine #2-2023

Läs mer på www.extend.se

Automatisk avstämning av inköp mot leverantörsfakturan.

Fullt integrerad fakturaservice via Fortnox.

100% Digitala kvitton

Fortnox vill slopa krav på papperskvitton Kravet på arkivering av papperskvitton har länge gäckat svenska företagare. Idag samlas papperskvitton in och överförs i digital form, samtidigt som de fysiska kvittona samlar damm på arkiv runt om i landet.

Fortnox, som länge varit en frontrunner i frågan om digitalisering av kvitton, tog till orda i en debattartikel i våras.

– Lagkravet på bevarande av papperskvitton är omodernt, fyller ingen funktion och kostar pengar för Sveriges företag, skrev Jesper Svensson, affärsområdeschef Entreprenören ihop med Josef Elvby, produktområdeschef, i en debattartikel i Svenska Dagbladet i april.

2020 tillsatte regeringen en utredning som tittade på lagstiftningen som kräver att företag sparar och arkiverar fysiska kvitton. 2021 föreslog utredningen att lagstiftningen skulle

skrotas. Men trots att det gått två år sedan dess har ingenting hänt. Fortnox företrädare pekar på seghet i regeringens arbete, som förefaller vara märklig eftersom bred politisk enighet finns.

– Det finns egentligen inga partipolitiska skiljelinjer i frågan om en bättre bokföringslag. Enigheten är snarare stor, och såväl den förra S-ledda regeringen som den nya M-koalitionen har sagt att de är positivt inställda till förenklingar. Att lätta regelbördan och skapa modernare förutsättningar för svenska företag ligger i allas intresse, skrev Svensson och Elvby i debattartikeln.

Vinsterna vid en förenklad bokföringslag skulle uppgå till nästan 4 miljarder kronor per år för de svenska företagen, menar statens utredare.

Dessutom har internationella samarbetsorganet OECD flera gånger pekat ut det svenska regelkrånglet som ett betydande hinder för tillväxt.

– Ett slopat krav på arkivering av fysiska kvitton skulle vara en enkel, betydande och ekonomiskt försvarbar start. Att utredningens förslag inte genomförs kostar de svenska företagen miljardbelopp varje år, avslutar Svensson och Elvby

Fortnox Magazine #3-2023 I 9

Penningtvätt

Foto: Gabriel Bergman Lahovary

Ingen aktör kan stoppa det här på egen hand utan olika aktörer måste arbeta tillsammans.

penningtvätt ”byråer har en jätteviktig roll” 10 I Fortnox Magazine #3-2023

Penningtvätt

Penningtvätt och finansiering av terrorism ökar i Sverige och metoderna blir alltmer förfinade. Risken är idag stor att redovisningskonsulter kommer i kontakt med företag som försöker dölja sambandet mellan brott och pengar.

– Penningtvätt är ett gigantiskt samhällsproblem och ingen vet hur stora summor det handlar om.

Att personer snor åt sig skatt, moms och bidrag som annars kunde gått till välfärden är väldigt allvarligt.

Likaså att seriösa företag som vill göra rätt för sig konkurreras ut av oseriösa verksamheter, säger Pia Bergman som är expert på ekonomisk brottslighet.

Alla behöver hjälpas åt Pia Bergman har arbetat många år på Skatteverket och ledde under 12 år myndighetens operativa arbete mot organiserad ekonomisk brottslighet. Hon skapade där ett stort nätverk av intressenter som tillsammans arbetade för att upptäcka nya trender hos oseriösa företag och dela med sig av erfarenheter.

– Ingen aktör kan stoppa det här på egen hand utan olika aktörer måste arbeta tillsammans. Här har redovisningsbyråer en jätteviktig roll och kan göra stor skillnad, menar Pia Bergman.

Alla byråer är skyldiga att följa lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (PTL).

Lagen omfattar åtgärder både mot penningtvätt vars syfte är att dölja tillgångars ursprung, och finansiering av terrorism som handlar om att dölja vad tillgångarna ska användas till.

Upptäcker något misstänkt ska man rapportera det till Finanspolisen.

– Det kan handla om att pengarna plötsligt tar en annan väg, att transaktioner avviker från den normala verksamheten, att avtal ser märkliga ut eller att nya personer plötsligt dyker upp i flödena. Jag tycker att man ska lita på sin magkänsla och ställa sig frågan – är detta rimligt? säger Pia Bergman.

Kriminella förfinar sin verksamhet Något som kan göra det svårt att upptäcka är att ett företag tvättar pengar är att kriminella ofta låter företagen vila på flera ben, vilket minskar deras risker. Pia Bergman menar också att penningtvätt allt oftare sker bland företagare som är en helt naturlig del i samhällsstrukturen och kanske inte uppfyller den bild man har av brottslingar. En annan trend inom penningtvätt som Pia Bergman sett är exploateringen av svart arbetskraft.

– Tidigare var det narkotika och vapen som stod i centrum. Idag är det människor. Kriminaliteten utvecklas ständigt och tyvärr är de kriminella väldigt snabba när det gäller att hitta nya sätt att tvätta pengar. Det gäller därför att hålla sig uppdaterad.

På nästa sida kan du läsa om Fortnox nya verktyg mot penningtvätt >>

Fortnox Magazine #3-2023 I 11

Know your customer

Nytt KYCverktyg “Vi gör det möjligt för byråer att leva upp till det regelverk som finns” För att förenkla, spara tid och bidra till att motverka penningtvätt och finansiering av terrorism lanserar Fortnox inom kort ett nytt KYC-verktyg.

– Byråerna har en unik insyn i kundernas ekonomi och vi vet att de vill vara med och bidra i kampen mot ekonomisk brottslighet. Det nya verktyget gör det möjligt för byråerna att leva upp till det regelverk som finns, säger Louise Edler som är produktchef för Digital byrå på Fortnox.

Allt samlas i Digital byrå KYC-verktyget kommer att vara integrerat i Fortnox Digital Byrå, vilket gör onboardingen snabb och smidig. Man kommer igång med bara med några enkla knapptryck.

– Det har varit viktigt för oss att det ska vara enkelt, att byrån inte ska behöva gå in i olika system utan att allt ska finnas samlat och ske automatiskt, säger Louise Edler.

Systemet skickar ut kundformulär till byråns kunder, där kunden korrigerar, verifierar och skriver under med bank-id för att intyga att den information som finns om företaget stämmer.

Därefter hämtas information om bolaget in automatiskt, och byrån kan enkelt göra en bedömning.

12 I Fortnox Magazine #3-2023

Byrån får också en signal när det sker en förändring hos kunden. Förändringen triggar en varning i Digital byrå som man kan gå vidare och analysera och riskbedöma.

– Tack vare att allting sker i Digital byrå riskerar man inte att missa någonting. Medarbetarna kan känna att de har full kontroll och kan alltid förlita sig på det som finns i Digital byrå, säger Louise.

– Inhämtningen av information kommer även att gå att göra på potentiella kunder, vilket är minst lika viktigt som kontrollen av befintliga, fortsätter hon.

Stora möjligheter att göra skillnad För den enskilda byrån blir den största fördelen med det nya verktyget all den tid man sparar på att inte behöva söka efter information manuellt. Men sett i ett större perspektiv ger det också en fantastisk möjlighet att göra skillnad för samhället i stort.

– Ett KYC-verktyg löser inte allt, byrån behöver fortfarande själv värdera datan och de förslag och varningar man får till sig. Men verktyget gör det betydligt enklare att upptäcka avvikelser och varningssignaler som kan vara en del i ekonomisk brottslighet, och ger möjlighet att jobba med de här frågorna mer strukturerat – det är nog den största vinsten!

Know your customer

Så gör du!

Lina Williamsson, Head of Compliance Operations & Business Development inom Affärsområde Pengar ger sina bästa råd: Ta en sak i taget. Börja med den allmänna riskbedömningen och fundera över vad ni kan göra för att hantera de största riskerna. Använd KYC-informationen för att hitta varningsflaggor (tecken på målvakter, verkliga huvudmän med kopplingar till bluffaktureringsupplägg, skalbolag och liknande).

Samla inte bara in informationen för att lagen kräver det.

Lita på magkänslan och ställ hela tiden frågan – är det här rimligt? Kontakta kunden om något är avvikande, ställ frågor och be dem förtydliga. Har kunden ingenting att dölja är min erfarenhet att de välkomnar en sådan dialog.

Det mest effektiva verktyget är medvetna medarbetare, så utbilda och engagera dem! Prata om varför det är viktigt och få alla att se det dagliga arbetet i ett större perspektiv – nämligen att ni gör ett meningsfullt arbete i samhällets kamp mot organiserad brottslighet.

Kanske är det just er rapport till Finanspolisen som blir den sista pusselbiten för att polisen ska kunna slå till mot ett kriminellt gäng.

Fortnox Magazine #3-2023 I 13

Hållbarhetskollen

hållbarhetskollen visar vägen framåt Carina Hedrum, byråchef på PBAB Redovisning och Revision

Om Hållbarhetskollen: Hållbarhetskollen kopplar ihop Fortnox med GoClimate och är ett verktyg för företag att räkna ut sitt klimatavtryck.

När Hållbarhetskollen aktiveras får GoClimate tillgång till företagets data i Fortnox, som gås igenom och analyseras. Därefter får företaget se sitt klimatavtryck, och får råd om hur de kan minska det.

Inom kort kommer företaget också få råd och stöd kring ekonomisk och social hållbarhet. Hållbarhetskollen kommer då att täcka hela hållbarhetsområdet.

14 I Fortnox Magazine #3-2023

Hållbarhetskollen

Allt fler företag vill mäta hur bra de är på hållbarhet och få verktyg och tips om vad de kan göra för att bli bättre. Med Fortnox Hållbarhetskollen får företag både en analys av hur man ligger till och olika nyckeltal att följa.

En av de redovisningsbyråer som precis börjat arbeta med Hållbarhetskollen är PBAB i Stockholm.

– Vi har verkligen längtat efter ett sådant här verktyg! Flera av våra större kunder har länge försökt att på olika sätt mäta och rapportera, men vi upplever att det lätt har blivit spretigt. Så när Fortnox presenterade integrationen till GoClimate blev vi väldigt nyfikna, säger Carina Hedrum, byråchef på PBAB. Viktiga nyckeltal När ett företag aktiverar Hållbarhetskollen hämtas data från deras bokföring in till GoClimate, som analyserar siffrorna. Företaget får sedan en rapport och kan klicka sig fram till en dashboard, där man ser hur företaget står sig jämfört med andra, och vad man konkret kan göra för att minska sitt klimatavtryck.

– Styrkan ligger i att man får fram nyckeltal som är svåra att få fram på egen hand. Man vet helt enkelt

vad man har att utgå från. Sådana tal kommer bli allt viktigare i framtiden när allt mer rapportering kommer att bli lagstyrd, säger Carina.

Testa på hemmaplan först Carina Hedrum ser Hållbarhetskollen både som ett verktyg för redovisningsbranschen och för dess kunder – och hos PBAB provar man alltid nya verktyg på den egna verksamheten och sina egna medarbetare först.

– På det sättet kan vi sedan guida och hjälpa våra kunder när de ansluter sig. Det tror jag är viktigt, säger Carina.

PBAB kommer nu att föreslå för flera av sina kunder att de ska använda sig av Hållbarhetskollen.

Hon poängterar att en redovisningsbyrå aldrig kan bli expert på klimatavtryck, men att de däremot kommer kunna hjälpa kunden att tolka de olika värdena och hitta prioriteringsområden. I Hållbarhetskollen får företagen även möjlighet att gå vidare och göra olika typer av policies som kan

underlätta beslutsfattande och få alla anställda att agera på samma sätt.

– Det här kommer betyda mycket för många företag. För en del kommer analysen fokusera på företagets import och export, för någon annan kanske det blir fokus på resor och möten. För lite mindre företag kommer det underlätta när man behöver visa nya och potentiella kunder eller leverantörer hur man jobbar, säger Carina.

Viljan och förmågan viktigast Nyligen fick PBAB sin första rapport från Hållbarhetskollen och den visade bra värden överlag.

Samtidigt fanns det vissa bitar att förbättra, vilket Carina enbart ser som positivt.

– Jag tror att det kommer vara viktigt att som företagsledare välkomna analysen, att se den som ett verktyg att använda för att staka ut nya vägar framåt och fatta bra beslut. Ingen är ju perfekt från början – det viktiga är viljan och förmågan att påverka sin hållbarhetsresa.

Fortnox Magazine #3-2023 I 15

Feedbackloopen

Feedback l pen

Din åsikt är viktig för oss!

Skanna QR-koden i mobilen och gör din röst hörd genom att ställa frågor till oss i det här formuläret.

1 Hej, Jag efterfrågar nyheter till oss på byrån som vi också kan skicka till kund. Vi har idag ett nyhetsbrev som vi skickar ut till våra kunder där vi vill delge bra nyheter i Fortnox. Många av mina kunder är idag inne frekvent i Fortnox och skulle uppskatta denna information.

Svar: När du klickar på knappen support när du är inne i Fortnox program kan du välja att söka på nyheter. Här försöker vi samla alla våra nyheter i våra produkter. Vilken bra lösning med nyhetsbrev till era kunder och självklart ska ni informera dem om våra nya bra funktioner.

jag saknar direktkoppling till skattekontot.

2 Hej, Banken ligger redan där, men skattekontot måste

hämtas manuellt. Finns det någon lösning för detta?

Svar: Kopplingen finns idag tillgänglig för alla Fortnox kunder. Det enda bolagets firmatecknare behöver göra är att logga in på skatteverket.se och ge Fortnox läsbehörighet till skattekontot. När kopplingen sedan är aktiverad kommer kunden eller du som redovisningskonsult få en notis i systemet. Med koppling till Skatteverket hämtas alla transaktioner på företagets skattekonto till Fortnox och möjlighet till att de bokförs automatiskt i vyn Transaktioner.

3 Hej! När kommer beräkningsstöd för K-10 blanketten?

Svar: Vi har under början på året uppdaterat modulen Skatt med beräkningsstöd för bland annat blanketten K10, men också K5 och K6. Vi har också möjliggjort för att belopp automatiskt ska flyttas mellan olika blanketter, både inom samma klient men också från en kopplad företags- eller privatpersonsklient.

Detta har varit väldigt efterfrågat från våra kunder och en feedback vi fått in, för att underlätta arbetet med sina deklarationer.

18 I Fortnox Magazine #3-2023 16

4 På mina anställdas lönebesked

visas antal betalda dagar med även planerad inrapporterad semester i framtiden. Detta blir alltid frågor från de anställda där vi får förklara antal betalda semesterdagar.

Svar: På Semesterfliken i personalregistret och Visa saldo-fliken i kalendariet har den tidigare kolumnen Uttagna dagar delats upp i Registrerade dagar och Utbetalda dagar. Registrerade dagar visar alla de semesterdagar som man registrerat i kalendariet oavsett om dom är överförda till lönebesked eller inte, likadant som Uttagna dagar har fungerat tidigare.

Utbetalda dagar visar de semesterdagar som är överförda från kalendariet till ett lönebesked.

På lönebeskedet kommer de anställda se de semesterdagar som är kvar efter att semesterdagarna har förts över till lönebeskedet, de faktiskt uttagna dagarna. Det blir mellanskillnaden på deras antal dagar - utbetalda dagar som dom ser. Registrerade dagar dras först från den anställdas utbetalda dagar när de betalas ut.

Fortnox Insikter

Har ni fortfarande kunder som saknar koppling mot Fortnox?

Ordersystem för hantverkare inom service och installation med full koppling mot Fortnox.

Enkelt för dig, enkelt för kunden.

EL KYLA BORR KOPIATORER VENTILATION LARM & SÄKERHET

Branschanpassat ordersystem utvecklat sedan 1989. Anpassat för alla arbetsplatser - fältet, kontoret eller hemmet.

Kopplingar mot Fortnox • Faktura eller order • Löneunderlag • Kunder • Artiklar • Import av leverantörskostnader till projekt i SDF • ROT

Med SDF Ordersysstem har användarna full koll på prissättning, arbetsorder, personal, projekt och dokumentation.

Och dessutom: • kostnadseffektivt • fri support i årsavgiften • personlig och trevlig service

SDF

Ordersystemet för service och installation

SVENSK DATAFÖRVALTNING Magazine #3-2023 I 19 www.sdfab.se | 031 Fortnox - 711 96 30

boosta

Boosta dig och byrån i höst

18 I Fortnox Magazine #3-2023

dig och byrån i höst – så gör du Välkommen hösten! En lugnare, mer normal vardag för alla redovisnings konsulter. Men också en tid för värdefull reflektion och påfyllning av kunskap och inspiration.

Omställningen och utvecklingen av redovisningsbranschen går snabbt och rollen som redovisningskonsult förändras hela tiden. Dagens kunder förväntar sig så mycket mer än “bara” hjälp med löpande bokföring, bokslut, skatt, deklaration och årsredovisningar.

De vill ha konsultens kloka och väl underbyggda råd om hur de kan utveckla sina verksamheter och affärer.

Men också stöttning i allt från att köpa in och implementera olika systemstöd och bygga hemsidor som säljer, till att jobba mer aktivt med hållbarhet, bli attraktiva som arbetsgivare och synas i sociala medier.

För att kunna hänga med och hänga kvar, behöver man vara relevant och

skapa värde för dagens kunder. Du som är konsult och/eller byråledare behöver säkerställa att du och medarbetarna på byrån har rätt kompetens.

Inventera Börja med att göra en inventering av vilka kompetenser som finns idag.

Vad kan jag och vad kan mina kollegor?

Vilka kompetenser finns och vilka saknar vi för att kunna ta både byrån och klienterna till nästa nivå?

Fråga kunderna Fråga också kunderna vilka framtida behov de har. Att göra en kundundersökning som tar avstamp i hur ert samarbete ser ut idag med ett par frågor om vad de behöver framåt, är ett enkelt sätt att se vilka kompetenser som saknas.

Boosta dig och byrån i höst

Håll dig uppdaterad Att hålla sig uppdaterad på lagar och regler är en förutsättning i rollen som redovisningskonsult. Men det är också viktigt att vara uppdaterad kring viktiga trender och händelser i branschen, som till exempel digitalisering, automatisering och hållbarhet.

Ju snabbare utvecklingen går, desto snabbare förändras kundernas beteenden och behov.

Kanske landar ni in i att ni måste rekrytera nya medarbetare för att möta mer långsiktiga kompetensutmaningar. Eller i att ni behöver anlita en underkonsult för att lösa mer akuta kompetensproblem på ett snabbt och smidigt sätt.

Gör en plan Oavsett bör ni göra en plan för byråns nuvarande medarbetare, som tar hänsyn till både byråns kompetensbehov och medarbetarens önskemål.

Sätt igång Sedan är det “bara” att sätta igång.

Utbudet av utbildningar, webbinarier, kurser och inspirationsevent är näst-

intill obegränsat idag. Du anmäler dig enkelt, många av dem sker online och är helt kostnadsfria. Många i branschen delar också med sig av kunskap och inspiration; branschorganisationer och systemleverantörer.

Tänk utanför boxen Tänk brett med framtidens kunder i åtanke. Redan idag vill de ha hjälp med andra saker än traditionella arbetsuppgifter. Kanske är ert allra första steg att se över hur ni jobbar på byrån för att ha möjlighet att ge kunderna det de vill ha? Smarta arbetssätt är en förutsättning för tajta kundsamarbeten där du är företagens viktigaste bollplank.

Dela med er Dela sedan med er av de nya kunskaperna. Både till varandra på byrån och till kunderna. Om någon har lärt sig en ny smart funktion eller satt ett nytt arbetssätt för en process – utbilda kollegorna i det – och se över hur kunderna jackar in, om det innebär att ni kan spara värdefull tid tillsammans.

Utveckla kunderbjudandet Störst utväxling får ni när ni låter er kompetensutveckling spegla byråns erbjudande till kunderna. Uppdatera erbjudandet och var tydlig mot era kunder kring vad ni kan och vad byrån kan göra för dem.

Nätverka Ett effektivt och framför allt roligt sätt att boosta sig själv och byrån är att nätverka med kollegorna i branschen. Du är såklart unik – men dina vardagsutmaningar som konsult delar du med många andra, som alla löser dem på olika sätt.

Låt dig inspireras!

På kommande sidor får du läsa om några av de byårer som nyttjat hösten för att utveckla byrån på olika sätt. Vår målsättning är att du och din byrå blir pepp på att boosta byrån på olika sätt i höst! Om du är på plats på mässan Ekonomi & Företag i Kista den 27-28 september – kom förbi vår monter och nätverka, inspireras och lär dig nytt. Vi ses väl?

Fortnox Magazine #3-2023 I 19

Boosta dig och byrån i höst

dagdrömmar tar nästa steg med AVN for Accountants DagDrömmar Redovisning är en liten nischbyrå i Stockholm, som består av grundaren och ägaren Henrik Bäckbro samt en medarbetare. Eftersom Henrik själv har en bakgrund som skådespelare, är merparten av byråns kunder företag inom kultursektorn.

Sedan starten 2019 har det blivit mycket jobb. Så mycket att Henrik i perioder har känt sig stressad och utarbetad.

När han via Fortnox stötte på Shane Lukas och hans affärsutvecklingskoncept valde han att hoppa på.

– Jag behövde hjälp med att ta kontrollen över mina arbetsdagar och någon att bolla mitt eget företagande med.

Sedan årsskiftet är han medlem i AVN for Accountants och har en egen coach som han träffar regelbundet.

– Det är fortfarande slitigt i vardagen, men nu känns det mindre ensamt och roligare. Dels för att jag lägger

20 I Fortnox Magazine #3-2023

mer tid på det som jag tycker är kul, dels för att jag kan blicka framåt.

Henrik, som älskar system, beskriver AVN for Accountants som “väldigt mycket ett system” – med många olika verktyg för att effektivisera och automatisera byråns processer.

Till exempel använder han AVN:s prisverktyg, som tydliggör för kunderna vad han faktiskt gör och vad det kostar.

Det har i sin tur inneburit att han har kunnat höja priserna med mellan 10 och 40 procent. Han har också börjat kolla på sin resultaträkning på ett annat sätt. Numera är det enklare att både sätta och följa upp mål samt räkna ut hur mycket han behöver få in för att kunna investera i nästa steg.

– Framför allt har jag insett vikten av att lära känna mina kunder på riktigt. Även om de inte lever upp till den gängse bilden av en entreprenör, de är mer av det som kallas levebröds-

företag, så är de intresserade av vad jag kan hjälpa till och bidra med, berättar Henrik.

– Numera prioriterar jag andra, mer värdeskapande delar. Det handlar inte längre lika mycket om att “bara” följa lagar och regler, sköta bokföringen eller få saker gjorda på löpande band.

Den största utmaningen med AVN för Accountants är att få tiden att räcka till.

– Det är ingen quick fix. Och samtidigt som det är väldigt spännande och roligt, kan det också kännas motigt att ta tag i vissa delar, säger Henrik.

Nästa steg för DagDrömmar Redovisning handlar om att få saker och ting på plats. Systemstöd, marknadsföring och nya kollegor.

– Ja, det behövs om vi ska kunna hantera nya uppdrag, avslutar Henrik.

Boosta dig och byrån i höst

Tips!

Byråb oost för byrål edare – ett

tvåda med Sh gars inspiratio a dig som ne Lukas. Måle nsevent byråled t? Att g e are oc en boos t i ditt fö h entreprenör retagan de.

Numera prioriterar jag andra, mer värdeskapande delar. Det handlar inte ”bara” om att sköta bokföringen eller få saker gjorda på löpande band.

Henrik Bäckbro, grundare av Dagdrömmar

Fortnox Magazine #3-2023 I 21

Boosta dig och byrån i höst

T har P l a t i få ig

tä n k

aa

nnorlund a ”

22 I Fortnox Magazine #3-2023

o s s at t

h3llo

tt

”D

”

Boosta dig och byrån i höst

H3llo Ekonomi & Sälj valde att ta hjälp av Fortnox Digital PT redan i uppstarten. Att jobba digitalt från början har gett Miriam Hayder och Maria Kato möjlighet att bygga upp byrån på sitt sätt. En viktig insikt under resans gång är att man behöver tänka annorlunda för att ta byrån till nästa nivå.

För ett år sedan startade Miriam Hayder och Maria Kato h3llo Ekonomi & Sälj, som erbjuder kunderna – oavsett bransch, storlek och behov – helhetslösningar inom ekonomi och försäljning. Byrån vill vara en aktiv partner, bidra med den kompetens som Miriam och Maria har samlat på sig under många år av eget företagande, och hjälpa kunderna att utveckla sina bolag.

Eftersom båda var helt inställda på att h3llo skulle vara en modern byrå med spetskompetens inom digitalisering valde de att ta hjälp av Fortnox Digital PT redan från start.

– Vi visste att digitala verktyg och arbetssätt var en förutsättning för att vi skulle kunna göra det vi ville.

Det vill säga fokusera på det viktiga i ett bolag, lönsamheten. Då behöver man snabbt kunna få fram korrekta resultat och det förutsätter i sin tur effektiva och lättarbetade flöden.

Därför började vi i den änden, med att få alla processer på plats, berättar Miriam.

Maria Kato och Miriam Hayder

Inför det första mötet med Fortnox Digital PT hade Miriam inte hela bilden och hur allt hänger ihop klart för sig. Tillsammans gick de igenom byråns arbetsprocesser, en i taget.

Leverantörsfakturor, kundfakturor och kvitton och utlägg. Målet var att sätta ett digitalt arbetssätt för varje process och sedan få ihop helheten.

Att skapa sömlösa digitala flöden där så mycket som möjligt är automatiserat.

– Det är lite som ett pussel. Fördelen för oss var att vi inte hade något bagage, utan började att jobba “rätt” med de kunder vi hade redan i början. Det har gett oss möjlighet att bygga upp byrån på vårt sätt, säger Miriam.

– För oss har den här processen gått förvånansvärt lätt och det tror jag beror på vår inställning, att vi har varit både beslutsamma och intresserade av att digitalisera.

Resan mot digitala arbetssätt och automatiserade processer beskriver Miriam som tidskrävande.

Hon berättar att hon har lagt mycket tid och energi på att få systemen på plats och att hitta sin roll som redovisningskonsult och rådgivare.

– Idag har jag hela bilden klar för mig och har på köpet blivit väldigt vass på Fortnox, hur man gör och vad som faktiskt går att göra. Jag tycker att det är lättare nu att ta till sig nya smarta funktioner.

Nästa steg är att få in fler kunder.

Kundportföljen har hittills, medvetet, bestått av ett begränsat antal kunder.

Detta för att ha tid att arbeta fram smarta processer och arbetssätt som möjliggör snabb återkoppling.

– Den viktigaste insikten för oss har nog ändå varit att man behöver tänka annorlunda för att ta sin byrå till nästa nivå. Vi ville sätta kundnyttan och framförallt lönsamheten i fokus, och det har Fortnox Digital PT verkligen fått oss att göra, avslutar Miriam.

Fortnox Magazine #3-2023 I 23

Boosta dig och byrån i höst

dig i höst – gå en utbildning med oss

Som redovisningskonsult är det nu under hösten du kan fylla på med välbehövlig inspiration, preppa för nästa år och se till så att det blir lite lugnare – och mycket roligare.

Om du och dina kollegor behöver uppdatera er om vilka möjligheter som finns i Fortnox och hur ni kan jobba smartare tillsammans på byrån och med kunderna, ja då finns en hel uppsjö av utbidlningar hos oss: l Livesända klassrumsutbildningar –

eller inspelade, som du kan kika på i efterhand l Mer generella utbildningar om hur

man jobbar i våra produkter – eller anpassade för just din byrå, era kunder och ert samarbete l På plats hos oss på vårt kontor i

Växjö – eller på plats ute hos er Dedikerat utbildningsteam På Fortnox jobbar sju personer dedikerat med vårt utbildningsutbud.

De har örat mot rälsen när det gäller trender och nyheter inom företagande 24 I Fortnox Magazine #3-2023

och i redovisningsbranschen, de håller koll på produktnyheter och hämtar in feedback från alla som deltar.

De tweakar hela tiden utbudet och innehållet för att bli ännu bättre.

konsulter som vill ta samarbetet med kunderna till nästa nivå. Men faktum är att det inte bara är en dag – utan många. På olika platser dessutom.

Från Luleå i norr och Malmö i söder.

– Målet är att få fler att använda fler smarta funktioner och på rätt sätt.

Vi vet att det sparar tid för både företagen och byråerna, tid som de kan lägga på sina egna verksamheter, kunder eller rådgivning. Vi vet också att de får ut mest av sitt samarbete när alla är trygga i systemet och har samma kunskap om vad det faktiskt kan göra, säger Anita Lindblom, gruppchef för konsulttetamet på AO Byrån på Fortnox.

Nu drar Fortnox Connect igång igen, med målet att inspirera till ännu fler smarta samarbeten. Du får lära dig hur du kan jobba med leverantörsfakturor, automatisk bokföring, Digital byrå, Avstämning & Rapportering och Fortnox Insikter. Dessutom får du mingla med branschkollegor och ställa dina klurigaste frågorna till oss.

Utöver ett brett utbildningsutbud som alla kommer åt på fortnox.se, skräddarsyr vi utbildningar för såväl byråer som företag. Då står de mer specifika behoven i centrum och vi tar tillsammans fram ett upplägg som passar era mål.

Connect tillbaka i höst!

Vi brukar beskriva Fortnox Connect som en unik utbildningsdag för byrå-

Ta hjälp av en PT Med Fortnox Digital PT får du någon som håller dig i handen när det är dags att digitalisera och effektivisera de viktigaste arbetsprocesserna i dina kundsamarbeten.

På sidan 22-23 berättar Miriam Hayder på H3llo Ekonomi & Sälj om sin resa tillsammans med våra byråexperter.

Boosta dig och byrån i höst

Att jag kan välja själv och gå en utbildning när det passar mig, byrån och våra kunder är verkligen win win för alla.

Anneli Östman Gustavsson – Pagus Konsult AB

Right Education RightEducation är ett svenskt utbildningskoncept och bolag som utbildar både dig som jobbar med företagsekonomi som redovisningskonsult och dina kunder, Sveriges alla entreprenörer.

Att fylla på med inspiration och kunskap nu under hösten, när kalendern är lite luftigare, är som sagt ett bra sätt att preppa för det kommande året och boosta både dig själv och byrån du jobbar på, äger eller driver. Så att du tillsammans med dina kunder kan ta nästa steg – vad det nu än är. Det kan handla om att skapa tillväxt i deras bolag, smartare arbetsprocesser, fler sömlösa digitala flöden eller växla upp byråns rådgivningsarbete.

RightEducation är ett svenskt utbildningskoncept och bolag med visionen att utbilda både dig som jobbar med företagsekonomi som redovisningskonsult och dina kunder, Sveriges alla entreprenörer.

RightEducation har ett 90-tal olika kurser inom allt från redovisning och beskattning till juridik med inriktning på handels- och arbetsrätt. Du kan till exempel lära dig grunderna i att göra bokslut, få koll på vad som gäller när det kommer till penningtvätt och

finansiering av terror samt hur du kan sätta upp smidiga kassaflöden för växande bolag.

Samtliga kurser genomförs online och kan påbörjas direkt. Alla kan dessutom testa tjänsten en vecka helt kostnadsfritt. Därefter kan du teckna ett årsabonnemang eller köpaenstaka kurser. Det finns också skräddarsydda kurstips för dig som jobbar på byrå och en blogg fullmatad med nyheter och inspiration för dig som vill hänga med i branschens omställning och satsa på att driva en modern byrå.

Hjärnan bakom RightEducation är Mats Dahlberg, som har mångårig erfarenhet av att driva egen redovisningsbyrå och som under flera år ledde branschorganisationen Srf konsulterna, där han bland annat var med och tog fram ett system för ISO-certifiering för byråer. En förlaga till dagens auktorisation, som han också var med och lanserade.

– Redan då, 2006, tog vi fram ett e-utbildningskoncept med syftet att kompetensutveckla byråerna till en högre och jämnare standard, så att de kunde leva upp till kraven enligt auktorisationen, berättar Mats.

– Utmaningen som många, särskilt de mindre byråerna, står inför idag är samma som då. Det handlar om att integrera kunskap i en bransch som ändras i väldigt snabb takt. Bygga team som skapar värde för kunderna, hålla en kunskapsnivå som är relevant och tillåta spetskompetens, säger Mats.

– I dag måste redovisningskonsulter kunna hantera realtidseksonomin för att vara en vinstfaktor för sina kunder. Det vi på RightEducation gör är att skiva upp viktiga kunskaper, sätta dem i rätt kontext och förse både konsulter och deras kunder med kunskap som möjliggör ett bättre samarbete, avslutar Mats Dahlberg.

Fortnox Magazine #3-2023 I 25

Krönika

Christofer Hemsedahl

Advokatfirman Schjødt

Dags för regeringen att ändra reglerna om företrädaransvar Jag arbetar som advokat och konkursförvaltare och bistår ofta företag i kris.

Bestämmelserna om företrädaransvar bidrar till onödiga konkurser och regelverket behöver reformeras.

20-talets början har inneburit omtumlande utmaningar för svenska företag. Efter covidpandemin följde en geopolitisk konflikt, hög inflation och stora kostnadsökningar för både företag och hushåll. I början av augusti 2023 rapporterades de högsta konkurssiffrorna på tio år.

Enligt prognoser står dessutom Sverige inför en djupare lågkonjunktur än våra grannländer.

I detta läge krävs handlingskraft från politiken. En självklar åtgärd, till en låg statsfinansiell kostnad, vore att reformera regelverket om företrädaransvar för skatter.

Reglerna, som innebär ett avsteg från principen att en företrädare för ett aktiebolag inte kan ådra sig personligt betalningsansvar för bolagets skulder, kräver formellt uppsåt eller grov oaktsamhet.

Men i praktiken är ansvaret strikt (Skatteverket vinner framgång i 99,6 procent av fallen).

26 I Fortnox Magazine #3-2023

Reglerna är likviditetsfokuserade och skapar incitament för en pressad företagare att prioritera betalningar till Skatteverket framför andra fordringsägare, vilket kan skapa negativa följdeffekter.

I svåra ekonomiska tider kan en bortprioriterad leverantör ha ansträngd likviditet och vara behov av inbetalningar. Skatteverket med sin obegränsade kassa erhåller alltså i praktiken företräde framför andra fordringsägare, ofta småföretagare.

Genom reglerna om kontrollbalansräkning i aktiebolagslagen finns dessutom redan bestämmelser om personligt betalningsansvar för företrädare som driver vidare ett underkapitaliserat aktiebolag under för lång tid. Nya bestämmelser om aktivitetsplikt för företagsledare vid obestånd kan komma att införas.

Reglerna om företrädaransvar bidrar inte sällan till oro för pressade företa gare – som utöver att försöka vända en negativ ekonomisk trend ska beakta

risken för personligt betalningsansvar.

Riskerna kan bli oacceptabelt höga.

Nödvändiga nyrekryteringar till ledningen försvåras dessutom.

I slutändan riskerar bolag med en i grunden livskraftig affärsmodell, men med tillfälliga likviditetsproblem, att försättas i konkurs då företrädaren kan undgå ansvar genom en konkursansökan före skatternas förfallodag.

Lagstiftaren och regeringen har under det senaste decenniet tagit flera lovvärda initiativ, såsom sänkt tröskel för lägsta aktiekapital, slopad revisorsplikt (kan förvisso komma att återinföras) och omfattande skatteanstånd.

Sverige behöver ett företagarklimat som stimulerar nyföretagande, ett balanserat risktagande och i slutändan fler arbetstillfällen. Reglerna om företrädaransvar motverkar dock tydligt entreprenörsviljan.

Regeringen bör därför prioritera en reformering av regelverket.

En lösning för alla dina byråkunder.

Med Boardeaser kan du effektivt möta alla kundbehov.

Ta fram standardrapporter med ett knappklick eller skräddarsy uppföljningen med våra smidiga verktyg för: budget, prognos, kostnadsställen, projekt, inläsning av data med Excel, egna grafer, kundanpassade rapporteringsmallar och mycket mer.

✓ Koncernkonsolidering på 1 minut per bolag. ✓ Smidig kundhantering i en byråportal. ✓ Över 400 standardrapporter. ✓ Enkelt att skräddarsy kundrapporter.

Boardeaser är fullt integrerat med Fortnox!

Läs mer om vårt byråerbjudande och boka en demo på boardeaser.com/byra

Automatisk bokföring

Alla pratar automatisk bokföring. Men vad är det egentligen – och hur långt har Fortnox kommit?

Här reder Josef Elvby och Emma Psilandersköld ut vad som gäller.

Emma Psilandersköld och Josef Elvby

Automatisk

bokföring ”vi har kommit långt” En allmän bild av automatisk bokföring idag är att programmet ger bokföringsförslag baserat på historiska data. Eller, med andra ord: att systemet känner igen datan sedan tidigare och föreslår att man ska bokföra det på samma sätt som man gjorde sist.

I Fortnox har vi valt att ta det ett par rejäla kliv längre än så.

– Vi är övertygade om att bokföring kan nyttjas till så mycket mer än bara myndighetsrapportering. Därför har vi kommit långt och utforskar hela tiden hur vi kan komma vidare, säger Josef Elvby, produktområdeschef Redovisa på Fortnox.

– För mindre bolag som inte har ekonomer och controllers in house är bokföringen ett viktigt verktyg för att hålla koll på sitt företag. För redovis-

28 I Fortnox Magazine #3-2023

ningskonsulter är det basen i omställningen mot att jobba mer med rådgivning och skapa ännu större värde för sina kunder.

Koppling till alla stora banker Fortnox har jobbat länge tillsammans med bankerna i Sverige för få till smarta bankkopplingar och idag är det möjligt att koppla ihop sitt Fortnox med alla stora banker. Dessutom har vi skapat förutsättningar även för mindre banker att integrera med Fortnox – så att deras kunder kan använda sig av automatiken i Bokföring från kontoutdrag.

Det innebär att företagets alla banktransaktioner hämtas in till Fortnox, som med hjälp av maskininlärning matchar tidigare händelser mot transaktionerna och underlag och – i de fall där det finns referenser, ordernummer,

OCR eller namn på leverantör eller kund som matchar – bokför transaktionen automatiskt.

Utöver att våra kunder enkelt kan integrera Fortnox med samtliga stora banker i Sverige, kan de också koppla ihop bokföringsprogrammet med företagets skattekonto. Om de gör det – vilket vi såklart tycker att de ska! – så hämtas även de transaktionerna in till Fortnox och matchas och bokförs automatiskt med hjälp av regelverk.

– Allt händer i realtid. Det innebär att konsulter kan använda sina kunders ekonomi på riktigt för att rådgiva företagen att fatta välgrundade och krispiga beslut, säger Josef Elvby.

Parallellt med det ständiga arbetet med att förbättra matchningen så att ännu fler transaktioner ska kunna bokföras

Automatisk bokföring

automatiskt, jobbar Josef Elvby, Emma Psilandersköld och kollegorna i de olika produkt- och utvecklingsteamen också med att skapa smarta flöden för transaktioner som i dagsläget inte matchar befintliga verifikat eller fakturor.

– Här fokuserar vi mycket på användarvänligheten. Det finns en tydlig att göra lista där alla transaktioner som inte kan matchas samlas, berättar Emma Psilandersköld, produktchef för Automatisk bokföring från kontoutdrag.

– Det går också att sätta upp regelverk för hur dessa ska hanteras och bokföras med hjälp av olika parametrar, som till exempel konton, beloppsgränser, datum och referens-/nyckelord. När allt väl är på plats hittar systemet dem och kan bokföra dem automatiskt.

Digital mognad i Sverige Även om Sverige har kommit ganska långt i sin digitala mognad, finns det mycket kvar att göra när det kommer till att ta tillvara den moderna teknikens alla möjligheter. Flera andra länder har

till exempel mer långtgående lagkrav när det gäller e-faktura mellan företag och myndigheter än vad Sverige har.

För Fortnox är strategin framåt att vara här och nu – och blicka framåt.

– Vi har ju väldigt många kunder och “bara” genom att få ut de här smarta funktionerna till ännu fler och fortsätta vårt arbete med att öka graden av automatisering kan vi göra stor skillnad, säger Josef Elvby.

– Framåt ska det vara en självklarhet att koppla upp sig mot alla ställen som genererar transaktioner och låta systemen bokföra dem automatiskt. Det här lägger vi på Fortnox stora resurser på, men det är även ett långsiktigt arbete som kräver samarbete med andra i branschen, såsom redovisningskonsulter, myndigheter, banker och andra integrerade system.

Tillsammans kan vi skapa en enorm nytta för Sveriges företag.

Fakta: Automatisk bokföring: l Integration med åtta svenska

banker, däribland alla de största bankerna l Fler än 100 000 kunder har

aktiva bankintegrationer l Följande banker är anslutna

till funktionen Fortnox Bokföring från kontoutdrag: Swedbank, SEB, Handelsbanken, Danske Bank, Länsförsäkringar, Ekobanken och Sparbanken Syd l Det senaste året har vi bokfört

över 10 miljoner transaktioner automatiskt l Anpassat för framtidens

filformat automatiskt l Ca 15 000 kunder har aktiverat

kopplingen till Skatteverket sedan den kom vid årsskiftet

Fortnox Magazine #3-2023 I 29

Integrationer

Har du koll på att Fortnox har hundratals smarta integrationer som gör att du som redovisningskonsult kan växa tillsammans med dina kunder? Vi frågade tre konsulter om fördelarna med att jobba aktivt med integrationer.

smarta integrationer enligt konsulterna själva Att koppla ihop dina kunders andra system med Fortnox via en integration är smart. Du kan samarbeta nära dina kunder och stötta dem i alla delar av deras företagande.

Det sparar också värdefull tid och skapar automagisk ordning och reda bland underlagen.

Dessutom ger det dig och kollegorna realtidsinsikter som i sin tur hjälper både dina kunder och din redovisningsbyrå att växa.

Vi frågade tre konsulter vad det bästa med integrationer är. Här är deras svar:

Sara Johansson, Redovisningskonsult på Confido Redovisning AB Vad är det som gör integrationer så bra?

– Det ger oss smidigare arbetssätt, vi kan undvika dubbelarbete och får en bättre helhet. Administrationen minskar när system pratar med varandra och bokföringen är realtidsuppdaterad.

Vad gör kopplade system för din byrå?

– Snabbare uppföljning och kunden vet hur företaget mår.

30 I Fortnox Magazine #3-2023

Integrationer

Åsa Engström, redovisningskonsult på Ekonominord AB Vad är det bästa med integrationer?

– Jag älskar att jobba med integrerade system eftersom det sparar mycket tid.

Varför är det så bra?

– Fördelen för kunden är att de får jobba i ett system som är anpassat för deras verksamhet, där det är lätt för dem att förstå och göra rätt.

– För byrån betyder det oftast ökad automatisering, som innebär betydligt mindre manuell hantering av grundbokföringen och rätt siffror på rätt plats direkt eftersom kunden jobbar i ett system de behärskar – utan att behöva förstå redovisning.

– Att allt sker i realtid är en fördel både för oss och för kunden.

Har du en favorit?

– Jag har svårt att utse en favorit bland alla bra integrationer, det beror så mycket på vilken bransch man jobbar i. Men alla former av kvittoappar – Fortnox egen Kvitto & Resa, Findity och Pleo är de som vi jobbar mest med.

– Jag har också svårt att säga något om integrationer utan att nämna bankkoppling med automatisk bokföring både till bank och Skatteverket. Med rätt regler inställda hjälper de funktionerna oss mycket i vardagen!

Ken Åström, Ägare & Redovisningskonsult, på Kensulting AB Vad är fördelen med integrationer för dina kunder?

– Det förenklar arbetet enormt.

Vad är fördelen för er som byrå?

– Vi kan effektivisera vår hantering och fokusera mer på att utveckla kundens verksamhet, så att kunden kan maximera sina vinster.

Har du någon favoritilösning bland integrationer?

“Jag har precis byggt klart en dashboard där all ekonomisk rapportering sker genom ett inlogg på vår hemsida.

Härifrån kan man följa kundernas ekonomi i realtid, dels jämförelse historiskt, men även utfall mot antagen budget, här hittar man även aktuell kund och leverantörsreskontra.

Du hittar alltid Fortnox utbud av integrationer i inloggat läge eller på: fortnox.se/integrationer Fortnox Magazine #3-2023 I 31

Integrationer

Detta trendar just nu Ekosystemet runt Fortnox växer hela tiden med fler smarta system och integrationer, som gör livet enklare för både dina kunder och dig som byråkonsult.

ANSTÄLLDA & HR Anställda är en viktig tillgång i företagandet och smarta systemstöd kring företagets anställda som synkar direkt med Fortnox Lön trendar just nu. Från tids- och projektredovisning, där Milient är ett populärt val, till smidiga Huma som ger dig en sömlös integration mellan lön och ett modernt HR-system

HÅLLBARHET Hållbarhetsarbete är en hygienfaktor för företag som vill vinna affärer och ta hem upphandlingar.

Hjälp dina kunder i hållbarhetsarbetet med Hållbarhetskollen från Go Climate, eller låt Wellfish göra jobbet. Automatiserat och utan stora konsultarvoden, givetvis baserat på företagets data från Fortnox.

FASTIGHETSSYSTEM Hyresavier, serviceorder och systemstöd till arbetet i en bostadsrättsförening ska flyta smidigt och givetvis hänga ihop med fakturering och bokföring i Fortnox. Ett uppskattat val är Real Fastighetssystem och nytt och trendande är även Tecta, där hela faktureringen kan ske via Fortnox.

BUDGETERING OCH ANALYS Den som vet mest mår bäst och därför är analysverktyg stående favoriter bland våra integrationer. Oxceed har länge varit ett säkert kort, nytt är att ni kan köpa lösningen direkt hos Fortnox. För koncerner är Boardeaser ett smart val.

32 I Fortnox Magazine #3-2023

LÄS MER PÅ: FORTNOX.SE/INTEGRATIONER

Branschnyheter

Nyheter

i branschen

Så flyttar du dina kunder till Fortnox Checklista för byråer som redan är Byråpartner hos Fortnox: 1. Stäm av så att just din kunds affärssystem går att konvertera.

Tex: Skriv in ”Byt från Bokio till Fortnox” i användarstödet som du hittar på support.fortnox.se.

2. Hitta en brytpunkt i det nuvarande systemet då ni slutar jobba.

3. Skapa upp kundens abonnemang i Fortnox via SKAPA KLIENT i Klientlistan i Digital byrå.

4. Följ checklistan för vilka filer vår konverteringsavdelning behöver i hjälpavsnittet.

5. Skicka in filerna via formuläret inne i programmet.

6. Du får ett bekräftelsemejl att filerna är mottagna och återkoppling via mejl när konverteringen är genomförd.

7. Hurra nu är det klart!

Checklista för byråer som jobbar i ett annat affärssystem, men vill bli Fortnox Byråpartner: 1. Skaffa en Byråpartnerlicens via fortnox.se/fortnox-byrapartner.

2. Hitta en brytpunkt i det nuvarande systemet då ni slutar jobba.

3. Skapa upp kundens abonnemang i Fortnox via SKAPA KLIENT i Klientlistan i Digital byrå ...och sedan upprepas samma steg som i ovan checklista, alltså: 4. Följ checklistan för vilka filer vår konverteringsavdelning behöver i hjälpavsnittet.

5. Skicka in filerna via formuläret inne i programmet.

6. Du får ett bekräftelsemejl att filerna är mottagna och återkoppling via mejl när konverteringen är genomförd.

7. Hurra nu är det klart!

Du kan enkelt byta till Fortnox från dessa program: – Visma Administration – Visma Compact – Visma eEkonomi – BL Administration

– Briljant – Bokio – Edison – e-conomic

– Hansa – Hogia – Mamut – SAP – SoftOne

Rekordhöjning av prisbasbeloppet Nu är prisbasbeloppet enligt socialförsäkringsbalken för 2024 beräknat – och det blir en den största höjningen på omkring 40 år. Skälet är det allmänna prisläget som påverkar svenskarnas privata konsumtion och därmed Konsumentprisindex.

Prisbasbeloppet för 2024 har beräknats till 57 300 kronor, vilket innebär en ökning med 4 800 kronor jämfört med 2023 års prisbasbelopp. I procent motsvarar ökningen 9,14 %. Det förhöjda prisbasbeloppet har beräknats till 58 500 kronor.

Ny standard för hållbarhetsredovisning antagen EU-kommissionen har antagit en ny europeisk standard för hållbarhetsrapportering, ESRS. Det är en förkortning av European Sustainability Reporting Standards – en gemensam rapporteringsstandard för företagens hållbarhetsredovisning.

I praktiken innebär det att mer information om hur man jobbar med miljöfrågor, den sociala dimensionen av hållbarhet och hur bolaget styrs – ska ingå i företagens hållbarhetsrapporter.

Tillfällig skattefrihet för förmån av laddel på arbetsplatsen Mellan 1 juli 2023 och siste juni 2026 kommer anställda inte att förmånsbeskattas för laddning av personbil klass I, lätt lastbil, motorcykel, moped och cykel om laddningen sker vid arbetsgivarens laddningspunkt eller eluttag i anslutning till arbetsplatsen.

Fortnox Magazine #3-2023 I 33

Fortnox produktdesigners

möt fortnox

produkt designers Möt Samantha Persson, produktdesigner. Här berättar hon om hur hon och kollegorna får allt i vår plattform att hänga ihop så att ditt nästa steg för dig och dina kunder alltid är självklart.

En plattform för både företagare och redovisningsbyråer av Fortnox storlek har en hel del krav och förväntningar att leva upp till.

Mycket av Samanthas tid går åt till att sätta sig in i och hålla sig uppdaterad om vad som händer i alla olika delar av Fortnox.

Den ska se till så att både bolag och byråer kan följa alla de lagar och regler de omfattas av. Den ska också göra så att de får tid över till sina egna kunder och verksamheter med hjälp av smarta, automatiserade funktioner. Den ska även hänga med i en teknikutveckling som går allt snabbare.

– Jag har också en nära dialog med våra användare. Vi har en väletablerad loop för feedback, där kunderna hör av sig via supporten, inne i programmet eller i återkommande kundundersökningar med olika sorters återkoppling.

Den ska också möta dagens allt högre krav på tillgänglighet, intuition och användarvänlighet. En av dem som jobbar med det är Samantha Persson, produktdesigner på Fortnox.

Som produktdesigner jobbar man med att skapa den bästa upplevelsen för de som använder ett system eller en tjänst.

Samantha har varit på Fortnox i snart 4 år och arbetar övergripande med alla produkter och lösningar kopplade till redovisningsområdet.

– Jag ansvarar för helheten, att de som använder våra produkter upplever att allt hänger ihop och nästa steg i flödet alltid är självklart.

34 I Fortnox Magazine #3-2023

Bland Fortnox kunder finns allt från nystartade enmansföretag till stora redovisningsbyråer med tiotusentals kunder. Det gör att det ibland är utmanande att veta vilken feedback som ska tas vidare.

– Det är lite av ett detektivarbete.

Jag brukar prata med andra kunder och berörda produktägare för att få grepp om problemet och få in fler pusselbitar, säger Samantha.

– Sedan kopplar jag in experterna.

Allt vi gör måste leva upp till kravet på god bokföringssed. Supporten är också en viktig instans, om de ser att det finns risker med att göra på ett visst sätt, måste vi ta med det i beräkningarna.

När det gäller större förändringar eller helt nya features skapas alltid pilotprojekt med kunder som får testa funktionen ett tag och återkoppla till produktägare, designers och utvecklare. Efter feedback tweakas och optimeras funktionen och lanseras först när alla inblandade anser att den är “klar”.

– Just det här sättet att jobba gör att våra nya produkter ibland upplevs som avskalade. Men det är för att vi inte vill bygga för mycket innan vi går brett. Vi bygger hellre efter att så många som möjligt testat och tyckt till, säger Samantha.

Det tajta samarbetet med användarna tycker Samantha är det roligaste.

– Att vända kundernas frustration till något bra är jättekul. Och att ha så tät kontakt med användarna är verkligen något som är unikt för Fortnox.

Jag blir så otroligt imponerad över att så många kunder tar sig tiden att höra av sig till oss, avslutar Samantha.

Fortnox produktdesigners

Att vända frustration till något bra är jättekul Samatha Persson

Fortnox Magazine #3-2023 I 35

100% digitala kvitton Ett välmående samhälle byggs av framgångsrika företag. Lagar som underlättar, inte krånglar till det i onödan är en viktig pusselbit. Därför tycket vi att det är dags att skrota kravet på arkivering av fysiska kvitton.

Skriv på vårt upprop: