Fortnox Magazine nr 2 2024

ETT MAGASIN FÖR REDOVISNINGSBRANSCHEN NR 2–2024

Med ett hjärta som klappar lite extra för lön Möt årets auktoriserade lönekonsult Josefin Svensson. Sidan 12 bokslut & skatt

Stöd för K3 är här Det och massa andra nyheter.

Sidan 6

fortnox i riksdagen

Tuffa tider

Äntligen är beslutet klubbat.

Sidan 14

Så stöttar du dina kunder.

Sidan 18-24

Slut på Du kan göra kvittokrångel skillnad

innehåll nr2:24

4 LEDARE Hur laddar du upp inför hösten?

16

I DIGITAL BYRÅ 8 BYRÅNYHETER Ny nyhetstjänst i inloggat läge.

FÖRETAGSKORT 10 FORTNOX Nytt stöd för attestflöden.

”KUL ATT VARA MED NÄR BYRÅN TAR STEGET” Möt Fortnox kundansvariga Eddie och Mathias.

DINA KUNDER 20 NÄR BEHÖVER NYA KUNDER

& TRIX 26 TIPS Support i snabbformat

Guida dem till Offerta.

med Jenz Kjellberg.

LIKVIDETEN 24 STÄRK Tipsa dina kunder om Fortnox

LONDON 30 ACCOUNTEX AI och människor i centrum

finansieringslösningar.

22

FORTNOX INSIKTER

När du vill veta hur kunderna ligger till.

32

på årets mässa.

fortnox koncern

Koncernkonsolidisering som det ska vara.

missa inte Fortnox connect Höstens rutt är klar! Säkra din plats till vår hajpade turné genom Sverige redan idag. Fortnox Connect är en utbildning för ambitiösa och nyfikna konsulter som vill lära sig jobba ännu smartare. Med över 20 nya tillfällen i höst ser vi fram emot att träffa just dig.

Redaktionsråd Åsa Färm, Tina Svensson, Jenz Kjellberg, Pia Eriksson, Anna Wretlind, Louise Edler, Carolina Nordenfjord, Camilla Kaltin och Niklas Berup.

Annonsering Är du intresserad av att synas i ­tidningen? Kontakta oss på: magazine@fortnox.se Produktion – GoBrave Växjö Fortnox Magazine #2-2024 I 3

Ledare

Nyheter i fortnox Bokföring från kontoutdrag Automatisk koppling till befintliga verifikat utökas Automatiken i vyn Transaktioner blir allt mer flexibel då du nu kan välja intervall på antal dagar som får skilja från transaktionens datum till verifikationens bokföringsdatum.

Charlotta Lundberg, affärsområdeschef AO Byrån

hur laddar du upp inför hösten?

Alldeles snart är det semester efter ytterligare en hektisk vår. Visst är det kul när det händer många saker samtidigt och tempot är högt, men det är också ganska skönt när det lugnar ner sig och det blir tid för reflektion.

Hur laddar du upp inför hösten? Själv tycker jag att det bästa med semestern – förutom att kunna ta dagen precis som den kommer – är att fylla på med ny energi och inspiration för att ha kraft att göra de där förändringarna som man vet gör skillnad i vardagen framåt. För egen del handlar det ofta om att byta miljö och få chansen att prata med olika människor och på så vis få nya perspektiv. Ibland kan det räcka med en vända i skogen för att bitarna ska falla på plats.

Det här numret av Fortnox Magazine är maxat med inspiration för dig som är redovisningskonsult. Som vanligt har vi flera nya produktsläpp på gång, till exempel stöd för digital inlämning av årsredovisningar enligt K3-regelverket. Vi har också pratat med Christofer Hemsedahl på Schjödt Advokater om hans bästa tips på hur konsulter kan stötta sina kunder i tider när det är tufft ekonomiskt.

Läs, låt dig inspireras och ha en riktigt skön semester!

På återseende i höst.

4 I Fortnox Magazine #2-2024

Detta fungerar utmärkt för dig som har integrerat ditt skattekonto, då transaktionens datum från bankoch skattekonto skiljer sig åt.

Regelverk blir mer flexibelt genom giltighetsdatum Regelverk i vyn transaktioner är en nyckel för automatisk bokföring i Fortnox. Nu blir det ännu mer flexibelt eftersom du får möjlighet att definiera ett start- och slutdatum för dina regelverk. Ett perfekt verktyg för dig som får återkommande transaktioner under specifika tidsintervaller!

Automatisk bokföring av valutakonton Nu kan även dina transaktioner som sker från dina valutakonton bokföras automatiskt i vyn Transaktioner. Valutakursen hämtas direkt från Riksbanken eller från ett manuellt värde i dina inställningar.

Hantera flera transaktioner samtidigt I vyn transaktioner kan du nu koppla flera transaktioner till en faktura.

Det gör att du nu kan använda alla hanteringssätt vid masshantering, vilket minskar antalet repetitiva moment.

Nyheter

Fortnox enkel lön Utbetalning av ränta och utdelning

När du har skapat din lön i Enkel Lön kan du under Tillägg och avdrag välja att betala ut Utdelning. Skatteavdraget räknas ut och redovisas under Övrig skatt.

Underlaget för utbetalningen av dessa tillägg redovisas i fält 492 och skatteavdraget i fält 496 på huvuduppgiften i arbetsgivardeklarationen.

De anställda behöver själva redovisa utbetalningen av utdelning/ränta på KU20/KU21.

Fortnox lön Retroaktiv lön

Fortnox lön har nu stöd för beräkning av retroaktiv lön, vilket underlättar lönerevisionen. När beräkningen av den retroaktiva lönen ska göras kan du styra vilka avdrag eller tillägg, som till exmepel om sjukfrånvaro eller övertid, ska ingå i beräkningen.

Ny status i personalregistret - Ej kompletta

Nu kan du påbörja registreringen av en anställd i personalregistret utan att du har fått alla uppgifter. Den anställde kommer bli gulmarkerad i listan tills nödvändiga uppgifter är ifyllda och det kommer beskrivas vilka uppgifter som behöver kompletteras för att kunna skapa till exempel ett lönebesked. Det här är också en fördel när du importerar personal till personalregistret, om det saknas några uppgifter stoppas du inte vid importen utan de anställda importeras och du ser enkelt när importen är klar om du behöver komplettera några av de anställda med mer uppgifter.

Fler lönearter för styrelsearvode mot fält 023 i AGI

Nu finns det ytterligare lönearter för utbetalning av styrelsearvode som ska redovisas i fält 023 i arbetsgivardeklarationen. Det är lönearterna 947, 948, 949 och 950 utöver löneart 946.

Bankkoppling till Svea Bank!

Att arbeta med en automatisk bankkoppling gör att både du och din kund sparar flera timmars arbete – men även minimerar risken för manuella fel. Därför är vi stolta att kunna berätta om den nya integrerade lösningen tillsammans med Svea Bank.

Har du eller din klient sedan tidigare använt Svea Bank kommer din framtida vardag att bli helt förändrad!

Med en bankintegration till Svea Bank kommer ditt nya arbetssätt att dels bli ännu smidigare, men även hanteringen av betalningar blir säkrare och snabbare – precis som det ska vara!

Med en koppling till Svea Bank får man samtliga transaktioner inlästa från bankkontot och möjligheten till att dessa bokförs helt automatiskt i vyn Transaktioner. Dessutom är kopplingen helt kostnadsfri.

Kom igång genom att aktivera kopplingen direkt hos Svea Bank!

Testa bankkoppling till Swedbank helt kostnadsfritt Nu erbjuder Swedbank alla som tidigare inte jobbat med en bankintegration att kostnadsfritt prova på. Genom att aktivera en bankkoppling kommer man kunna hantera in- och utbetalningar på ett effektivt och digitalt sätt. Skicka iväg betalningarna direkt från Fortnox, få dem återrapporterade till systemet automatiskt och möjlighet att bokföra dessa automatiskt i vyn Transaktioner. Kopplingen helt kostnadsfri fram till årsskiftet!

fakturering Ange e-post vid påminnelseutskick

Nu har du möjligheten att lägga till en annan adress vid utskick av dina påminnelsefakturor.

Du kan även ställa in en specifik adress på kundkortet som används vid påminnelseutskick.

Utökat stöd i utskriftsmallar

Nu kan du ange ett valutakonto som visas på utskriftsmallen vid kundfakturering. När du är i behov av att fakturera en kund där betalningen ska gå till ett förvalt valutakonto kan du själv lägga in det under register och transaktionskonton inne i Fortnox. Du kan även visa upp ditt clearing- och kontonummer på dina fakturors utskriftsmallar om du saknar ett bankgiro/postgiro.

Fortnox Magazine #2-2024 I 5

Bokslut & Skatt

Nyheter i fortnox bokslut & skatt!

Stöd för digital inlämning enligt K3 Det händer grejer i Fortnox Bokslut & Skatt! Numera finns det stöd för digital inlämning av årsredovisningar enligt K3-regelverket och det senaste året har mycket annan funktionalitet också lanserats.

Här går vi igenom allt som händer och har hänt sedan sist.

– Förutom ny smartness som gör byråernas viktigaste processer och flöden ännu mer intuitiva och smidigare, har vi fått både större personella resurser och en ny organisation på plats. Det gör att vi har förutsättningar att skapa något som ingen annan har och kan röra oss ännu snabbare framåt, säger Madeleine Lindblom, Product Manager på Fortnox.

och ger konsulter självkörande flöden och bättre översikt. Viktiga delar, som återrapportering från Bolagsverket och kontroll innan inlämning sker helt automatiskt, berättar Madeleine Lindblom.

Numera består Bokslut & Skatt-teamet av runt 25 personer. Tre Product Owners som ansvarar för olika delar av det växande produktområdet. Resten av gänget är utvecklare, testare och produktdesigners som jobbar dedikerat med att skapa en högklassig produkt för effektiva årsavslut.

Ny standard för bokslut – När avstämningsarbetet görs regelbundet och konsulter gör löpande bokslut får de en jämnare arbetsbelastning över året och kan ha ett liv utanför jobbet även under högsäsong. Dagens arbetssätt är väldigt skevt och något vi vill ändra på.

Stöd för K3 är här!

Det stora släppet i Fortnox Bokslut & Skatt just nu är stödet för digital inlämning av årsredovisningar enligt K3-regelverket.

Så vad har då hänt i Fortnox Bokslut & Skatt sedan sist?

– Vi har inte tittat “bara” på K3, utan hela arbetsprocessen kring årsredovisningar och byggt in digital signering. Processen är nu digital från ax till limpa 6 I Fortnox Magazine #2-2024

Nästa process som Madeleine och teamet kommer att ta sig an är bokslutsarbetet. Målet är att skapa en helt ny standard för hur man jobbar.

– Mycket! Funktioner som underlättar för oss att skapa fler intuitiva flöden i byråernas viktigaste arbetsprocesser och ger konsulterna koll och möjligheter att ligga steget före sina kunder, säger Madeleine Lindblom.

Bokslut & Skatt

Klientspecifika checklistor En sådan funktion är klientspecifika checklistor.

Sedan tidigare har man kunnat upprätta checklistor på byrånivå, men numera kan man alltså skapa upp checklistor för såväl specifika branscher som enskilda klienter – som man sedan kan tillämpa på fler klienter som följer samma mönster.

En annan sådan funktion är stöd för att koppla ihop individer med företag och företag med ett annat företag, för att få koll på ägarförhållandena och i vilket bolag en individ har andelar. Ytterligare en är möjligheten att gruppera konton i Fortnox Avstämning.

Det innebär att man kan stämma av hela grupper av konton samtidigt istället för ett och ett.

– Det här är en viktig funktion för att kunna addera mer smartness framåt. Som till exempel möjligheten att skapa automatiska specifikationer och noter till årsredovisningen löpande under året.

En tredje större nyhet är att man numera kan bokföra preliminärt. Det innebär att man kommu-

nicerar ett simulerat årsbokavslut med kunden och inte det fastställda resultatet. Då slipper man rätta verifikationer i efterhand om något behöver ändras och den så kallade “13:e månaden” flyter på betydligt smidigare.

Bokslutsdokumentationen som hämtas från Fortnox Avstämning har också delats upp i en extern och en intern del eftersom de har olika syften och används till olika saker. Uppdelningen var en förutsättning för att sedan kunna bygga vidare på respektive dokumentation för att framöver 100% uppfylla respektive syfte.

Bra bit på väg Hur skulle du sammanfatta statusen på Fortnox Bokslut & Skatt?

– Det är en produkt som vi satsar mycket på eftersom vi vet att många byråer vill kunna samla allt för sina klienter i Fortnox. Vi ska skapa det där wow:et som vi har pratat om och vi är en bra bit på väg nu, avslutar Madeleine Lindblom.

Fortnox Magazine #2-2024 I 7

Brånytt

Allt som leder till effektivare arbetssätt hamnar här. Vi vill att tjänsten ska inspirera och bli en bank med tips och trix.”

Sisse Handrup, Product Owner

På allmän begäran

Nyhetstjänst direkt i digital byrå För att du som redovisningskonsult ska hänga med i utvecklingen lanserar Fortnox en nyhetstjänst direkt i Digital byrå. Knappen finns synlig på startsidan. “Nyheterna kommer att hjälpa konsulten i vardagen”, säger Sisse Handrup, Product Owner för Fortnox Digital byrå.

Syftet med att leverera nyheter i Digital byrå är att ge redovisningskonsulter koll på det som händer i de olika programmen.

– Självklart kommer större produktsläpp att tas med, men vi kommer att ha ett vardagligt fokus. Vardagliga förbättringar och nya funktioner har prioritet, säger hon.

Nyhetstjänsten fokuserar på varför en ny tjänst utvecklas eller hur en förbättring kan hjälpa till.

– Detta är ett komplement till användarstödet. Vi vet att redovisningskonsulterna vill förstå det grundläggande syftet med förändringarna som görs och att det är viktigt med överblick. Vill man fördjupa sig kommer vi att ha länkar så att man kan läsa vidare.

Välj själv Att nyhetstjänsten är i form av en menypunkt beror på att konsulten ska kunna jobba på utan att störas.

– En notis eller en popup som tar över distraherar.

Här kan man själv välja när man vill ta del av nyheten eller tipset, säger Sisse Handrup.

8 I Fortnox Magazine #2-2024

Fortnox ser tjänsten som bra för den som exempelvis varit föräldraledig eller varit inne i jobbubblan ett tag.

Via tjänsten kan konsulten lätt gå igenom de senaste nyheterna och efter det känna sig uppdaterad.

– Man behöver inte kolla av hela tiden. Vi tänker att den som tittar en gång i veckan kommer att få en bra känsla för hur programmet utvecklas.

Välkomnar feedback Det är inte bara rena produktnyheter som kommer att publiceras, utan även inspiration och tips. Allting som gör konsultens vardagsarbete lättare och roligare har en plats.

– Allt som leder till ett effektivare arbetssätt hamnar här. Vi vill att nyhetstjänsten ska inspirera och bli en bank med tips och trix.

Fortnox har jobbat på lösningen under en längre tid och är glada att kunna lansera den.

– Detta känns jättebra och vi vill gärna ha feedback på hur vi kan göra det ännu bättre, säger Sisse Handrup.

Visa vägen i företagslivet

bli återförsäljare av lagerbolag Organisationsnummer inom 2 timmar Dina kunder ansöker enkelt om bankkonto hos vår samarbetspartner SEB Digital aktiebok ingår alltid

Skanna QR-koden och läs mer om hur din redovisningsbyrå blir återförsäljare av Fortnox Lagerbolag.

Fortnox Företagskort

Målet är att skapa det det enklaste och mest automatiserade företagskortet på marknaden.

Johanna Wallentin, Product Manager

fortnox företagskort nu ännu smartare med stöd för attestflöden 10 I Fortnox Magazine #2-2024

Fortnox Företagskort

Fortnox Företagskort har fått ny, viktig funktionalitet. Det handlar dels om att det numera går att sätta upp attestflöden för köp som har gjorts med företagskortet, dels stöd för Google Pay.

– Det här är funktionalitet som har varit efterfrågad bland Sveriges redovisningsbyråer. Framför allt stödet för att skapa upp attestflöden för kundernas köp, säger Johanna Wallentin, Product Manager på Fortnox.

Hon fortsätter: – Nu kan redovisningskonsulter och byråer koppla på fler kunder på Fortnox Företagskort och samla ännu mer av deras löpande redovisning i vår plattform.

Att slippa logga in och jobba i olika system och lösningar sparar värdefull tid och ger bättre insyn i kundernas affärer och bättre kontroll. Ökad automation Johanna Wallentin berättar att Fortnox Företagskort också möjliggör för byråerna att höja graden av automation i de viktigaste arbetsprocesserna och att konsulterna kommer att behöva lägga betydligt mindre tid på att tjata in kvitton från kundernas anställda.

En stor fördel för företagen är i sin tur att inköp, prenumerationer på online-tjänster och annonser i sociala medier i tjänsten, ofta många och mindre köp, kan ingå i ett attestflöde och sedan bokföras helt automatiskt.

– Att även de som har Androidtelefoner numera kan lägga in sitt kort i sin digitala plånbok gör också skillnad, för det innebär att ännu fler kan dra fördel av all smartness som är kopplad till Fortnox Företagskort, säger Johanna.

Skräddarsydda attestflöden Varför är det här med attestflöden en viktig nyhet?

– Alla företag är unika och när de hanterar olika inköp, prenumererar på olika digitala tjänster eller köper annonsering på Google, Meta eller andra sociala medierplattformar behöver de kunna skräddarsy i vilken ordning och av vem olika underlag ska godkännas.

Det kan de nu – och får dessutom en helt automatiserad process, från det att köpet görs till att kvittot bokförs utan kostnad, säger Johanna Wallentin.

Störst skillnad i vardagen för såväl företag som konsulter och byråer gör Fortnox Företagskort om det används tillsammans med andra delar av Fortnox plattform, som till exempel Kvitto & Utlägg och Bokföring.

– Vi jobbar hela tiden med att koppla ihop ännu fler delar av vår plattform för fler smarta flöden, där informationen finns tillgänglig på fler ställen utan att det krävs någon manuell handpåläggning.

Johanna berättar att användarvänligheten också är ett viktigt fokus och att feedbacken från användarna påverkar såväl utvecklingsagendan som priolistan.

– Vårt mål är att skapa det enklaste och mest automatiserade företagskortet på marknaden och vi vill göra det tillsammans med våra kunder, avslutar Johanna Wallentin.

Fortnox Magazine #2-2024 I 11

Fortnox Lön

Årets

auktoriserade lönekonsult Möt årets auktoriserade lönekonsult 2023! Med stort hjärta som klappar lite extra för just lön och stor frikostighet när det gäller att dela med sig av sin gedigna erfarenhet tar sig Josefin Svensson an branschens omställning.

När branschorganisationen Srf konsulterna nyligen utsåg årets auktoriserade lönekonsult 2023 föll valet på Josefin Svensson. Hon driver Administrationsbyrån Josefin i Skåne.

En enmansbyrå med ett helhetserbjudande inom kontorsadministration och ett stort hjärta – som klappar lite extra för lön.

Josefin var självklart på plats i Stockholm för att ta emot priset.

– Det är jättekul och de jag kände i publiken applåderade och tjoade så att det skulle låta lite även när mitt 12 I Fortnox Magazine #2-2024

namn lästes upp. De allra flesta hade ju ett gäng kollegor på plats, men mitt företag är ju “bara” jag.

Erfaren och dedikerad Josefin har jobbat med lön i 16 år.

Efter att ha testat på både kommunal sektor och storbyrå valde hon att starta eget 2016.

– Jag är väldigt dedikerad och vill hjälpa till och dela erfarenheter med kollegor i branschen. På det sättet är jag också frikostig, och det tror jag var ett viktigt skäl till att jag fick utmärkelsen, berättar hon.

Några planer på att anställa har hon inte.

– Nej, jag blir stressad av att vara ansvarig för att andra ska få ut sin lön, skrattar hon. Det är en viktig drivkraft för mig, att vara min egen och idag finns det väldigt många olika sätt att jobba tillsammans med andra.

Ett annat skäl till att Josefin tror att hon fick utmärkelsen är hennes förmåga att förmedla känslan av att man som lönekonsult gör stor skillnad.

Årets lönekonsult

Fortnox lön passar de flesta företag och branscher. extra smidigt är det eftersom så många redan har bokföringsmodulen.

– Jag träffar många kollegor som inte får den uppskattning man förtjänar och därför kanske inte har det där självförtroendet som jag tycker man ska ha. Den härliga känslan av att jobba med lön – den vill jag att alla ska ha, säger Josefin.

Gillar snabba förändringar Själv tycker hon att det bästa är att hon får jobba med alla sorters bolag, stora som små. I alla möjliga branscher, vården, IT, skola och livsmedel. Med mer löpande kunder och uppdrag och akuta inhopp för att stärka upp temporärt.

– Jag är en ganska rastlös person, så snabba förändringar och beslut passar mig bra. Det underlättar också för att kunna hänga med i branschens omställning.

Med digitalisering och förändringar av såväl regelverk som arbetssätt.

– Dagens lönekonsulter jobbar allt mer med rådgivning och allt mindre med administration. Tillgången till data som företagsledare kan ha nytta av, till exempelvis i sin hållbarhetsrapportering, gör också att vi kan stötta upp med råd på ett helt annat sätt, berättar Josefin. ”Hänt massor” Fortnox Lön har funnits med länge.

– Det har hänt massor under de här åren. Det är väldigt tydligt uppstrukturerat, lätt att få överblick och enkelt att använda. Det passar de flesta företag och branscher och extra smidigt är det såklart eftersom så många företag redan har bokföringsmodulen.

Då kan man koppla ihop olika system, samtidigt som många moment är helt automatiserade. Har man många kunder, finns det hur mycket tid som helst att spara.

En annan stor fördel enligt Josefin är den öppna API-lösningen som gör det möjligt att läsa in information från många andra system.

– När man kan se allt som händer direkt är det enklare att ligga steget före och vara proaktiv. Något som blir allt viktigare när kraven på lönekonsulter och deras rådgivande roll blir allt högre.

– Och sedan är ju supporten jättebra.

Inte för att man behöver dem så ofta, men när man väl gör det är det lätt att få tag på dem och chatta, avslutar Josefin Svensson.

Fortnox Magazine #2-2024 I 13

Samhällsengagemnag

Kravet på bevarande av papperskvitton slopas Fortnox inbjudna till riksdagen när beslutet klubbades Lars Alm, Malin Sköld och Josef Elvby från Fortnox var bevittnade när beslutet togs.

Nu tas kravet på arkivering av papperskvitton bort – en fråga som Fortnox engagerat sig i, då nuvarande regler lett till onödig administration för landets företag. Fortnox var med när riksdagen klubbade igenom beslutet.

– Det känns väldigt bra – den pappersfria framtiden ser allt ljusare ut, sa Lars Alm, domänexpert, som tillsammans med kollegorna Malin Sköld och Josef Elvby var inbjudna till riksdagshuset för bland annat möten med näringsutskottet och civilutskottet, i samband med riksdagsbeslutet 22 maj.

Enhälligt beslut Fortnox har under lång tid och på olika sätt arbetat för att belysa frågan om arkivering av papperskvitton och leverantörsfakturor, eftersom det kostar företagen både tid och pengar. I höstas startade Fortnox även ett kvittoupprop med digitala namnunderskrifter som överlämnades till regeringen. I januari kom beskedet från regeringen att de ville ändra lagen.

Den nya reglerna som nu är beslutade börjar gälla 1 juli och innebär att 14 I Fortnox Magazine #2-2024

pappersmaterial med räkenskapsinformation bara behöver bevaras tills dess att informationen överförs till digital form. Men lagen gäller även gammal räkenskapsinformation som tidigare har digitaliserats, och Bokföringsnämnden väntas snart komma med ett uttalande om hur man ska tänka kring den arkiveringen.

Förslaget klubbades igenom helt enhälligt av riksdagen och förändringen medför enligt regeringen en besparing för företagen på cirka 4 miljarder kronor per år.

– Det betyder mycket att politikerna lyssnar på företagarna och branschen.

Vi har under dagen haft många givande samtal, och märker att det finns ett stort intresse för den kunskap vi får genom våra kunder, sa Lars, Josef och Malin efter riksdagsbesöket.

Om Fortnox Kvittoupprop: Kvittouppropet startades av Fortnox hösten 2023 för att väcka debatt kring att räkenskapsinformation, såsom papperskvitton, måste bevaras i sin originalform under drygt tre år. Även om informationen sparas ner digitalt.

Reglerna har inneburit stora kostnader för företag, men också en omfattande administration. Under hösten skrev representanter från hela branschen under det digitala uppropet.

Namnunderskrifterna överlämnades till regeringen i november 2023.

Samhälle

“Vi vill främja företagande på många olika sätt”

så jobbar Fortnox för regeländringar Fortnox kvittoupprop förra året är bara ett av Fortnox initiativ för att påverka beslut, som underlättar för Sveriges företag.

Tillsammans med både myndigheter som Bolagsverket och Skatteverket, samt olika branschnätverk, jobbar Fortnox på olika sätt för att få till förändringar.

– Vår vision är ett välmående samhälle format av framgångsrika företag – därför har det blivit naturligt för oss att jobba för att främja företagande på många olika sätt, säger Josef Elvby, produktområdeschef på Fortnox.

Personnummer, e-faktura och momslagen Fortnox följer flera frågor noga, både på nationell och internationell nivå.

Ett aktuellt ämne just nu är det om enskilda firmor och organisationsnummer. Att använda sitt personnummer kan ofta ställa till det för den enskilde näringsidkaren, inte minst om man vill starta en digital brevlåda eller skicka e-fakturor. Spridning av personnummer är också ett problem om man vill leva upp till dataskyddsförordningen GDPR. – Enskilda firmor är viktiga för att affärsideér och entreprenörskap ska omsättas i välmående företag, därmed är det viktigt för samhället att de inte halkar efter i digitaliseringen, säger Josef.

En annan fråga som Fortnox engagerat sig i, bland annat genom nätverket för elektroniska affärer, NEA, är kravet på e-faktura även mellan företag. Något som kan komma att bli obligatoriskt inom EU. – Beslut om obligatorium har tagits i flera länder, såsom Danmark och Tyskland och lär komma för hela EU.

Det är därför viktigt att vi verkar för att ett sådant beslut blir så bra som möjligt för alla svenska företag, säger Josef.

Inom EU diskuteras just nu även en eventuell ändring av momslagen, för att samhället ska kunna komma åt momsfiffel. Det är ytterligare en viktig fråga för Fortnox.

– Det är en självklarhet att få till ett regelverk som främjar ett schysst företagande i hela Europa, säger Josef.

Utveckling av digitala verktyg Arbetet med att underlätta för svenska företag handlar även om att utveckla produkter och funktioner som möjliggör en hög grad av digitalisering och automatisering. Här samverkar Fortnox med både myndigheter, andra företag och systemleverantörer.

– Ett exempel var utvecklingen av vårt API gentemot Skatteverket, där vi skapat kundvärde genom en ny typ av integration som kopplar ihop Fortnox med skattekontot. Den integrationen var vi först i landet med, säger Josef.

Just nu förbereder sig Josef och fyra kollegor för Almedalsveckan på Gotland, där de är inbjudna att prata på olika seminarier, bland annat om just organisationsnummer för enskilda firmor.

– Vi åker framför allt till Almedalen för att föra företagens talan, men vi ska också hämta inspiration inför framtiden, säger Josef.

nyheter i branschen Tillfälligt höjt tak för rotavdraget Riksdagen sa ja till regeringens förslag om att tillfälligt höja taket för rotavdraget. Det innebär att taket för rotavdraget tillfälligt ska höjas och att det tillfälligt ska införas separata tak för rot- respektive rutavdraget.

Under beskattningsåret 2024 ska taket för rotavdraget vara 75 000 kronor per person och 75 000 kronor per person för rutavdraget. Fram till den 30 juni 2024 får dock högst 50 000 kronor användas för rotavdrag och högst 75 000 kronor sammanlagt för rot- och rutavdrag.

Det tillfälligt höjda taket syftar till att temporärt främja sysselsättningen i byggsektorn under lågkonjunkturen i svensk ekonomi. Bestämmelserna får tillämpas på hushållsarbete som har betalats, förmån av hushållsarbete som har tillhandahållits och hushållsarbete som har redovisats i en förenklad arbetsgivardeklaration under beskattningsåret 2024.

De nya reglerna föreslås börja gälla den 1 juli 2024 och upphöra att gälla vid årsskiftet. (källa: riksdagen.se) AI-förordningen är klar enligt EU AI Act-förordningen antogs den 21 maj 2024 och blir fullt tillämplig 24 månader efter ikraftträdandet, med vissa delar som träder i kraft tidigare.

Fortnox Magazine #2-2024 I 15

Möt Fortnox kundansvariga

kul att vara med när byrån tar steget Många byråer kämpar för att landa rätt i omställningen mot mer digitala arbetssätt. Mathias Trenck och Eddie Gavaller är kundansvariga på Fortnox och hjälper gärna till.

– Vi har ett brett register. Från att inspirera till att analysera, säger Eddie och Mathias.

om hur strategin är för att digitalisera både byråns egna processer och kundernas olika flöden, säger Eddie.

Det finns mycket att vinna på att effektivisera och modernisera sina arbetssätt. Mindre manuellt arbete och mer tid för proaktiv rådgivning, är två exempel på positiva effekter.

Individuell analys Fortnox försöker att hjälpa så många byråer som möjligt att automatisera och på andra sätt dra nytta av all smart funktionalitet som finns i plattformen.

Ett viktigt hjälpmedel är den individuella analysen som är möjlig att göra med hjälp av den data som samlas in i Fortnox.

– Vi har en komplett, men också komplex, verktygslåda. Därför kan man behöva någon att bolla med för att hitta rätt och komma vidare, säger kundansvarige Eddie.

Alla vinner Redovisningsbyråer som jobbar modernt med en digital approach har ofta nöjda medarbetare, samtidigt som deras kunder tjänar på det.

– Alla vinner på mer automatiserade arbetssätt, säger Mathias.

Kundansvariga, även kallade Account Managers, på Fortnox lägger mycket tid på att besöka redovisningsbyråer som jobbar i Fortnox.

– Det fysiska mötet är viktigt. Vi får en personlig kontakt och kan sitta ned tillsammans för att prata

16 I Fortnox Magazine #2-2024

– Det finns många funktioner att välja på och alla har potential till att jobba smartare och mer effektivt.

När vi får tillgång till hårda fakta om hur konsulterna jobbar så har vi möjlighet att identifiera eventuella flaskhalsar. Då kan vi komma med värdefulla rekommendationer, säger Mathias.

Fortnox märker att byråerna skiljer sig åt. Vissa är framåtlutade och pushar för förändring, andra är mer försiktiga och vill skynda långsamt.

– Jag kan förstå att omställningen tar tid. Men när man vågar gå över tröskeln och satsa fullt ut, då får man känna kraften av ett mer automatiserat arbetssätt. Det är kul att vara med när byråerna tar steget, säger Eddie.

Möt Fortnox kundansvariga

Tre typer av byråer känner du igen dig?

1 2 Vi får en personlig kontakt och kan sitta ner tillsammans för att prata om strategin Eddie Gavaller, kundansvarig

3

”Why fix it, if it ain’t broken”

Den mest försiktiga typen av byrå.

Det manuella sättet fungerar okej och man vill inte ändra arbetssätt eller tänk. Förändringar känns riskabla och då väntar man hellre så att någon annan går före och visar att det fungerar.

Står på tröskeln

En byrå som för varje steg framåt tar ett halvt bakåt. Man testar till och från nya sätt och märker att det fungerar bra, men upplever samtidigt verktygslådan från Fortnox som komplex. Byråns medarbetare tycker att det krävs närvaro och mod för att hänga med.

Front runner

Den mest förändringsbenägna och framåtlutade byrån. Är ivrig att ligga i framkant och söker sig gärna till Fortnox kundansvariga för att få stöd så att de kan jobba helt digitalt. Om det gick skulle de köra 110 procent digitalt.

Fortnox Magazine #2-2024 I 17

Rådgivning i tuffare tider

TEma: Tuffare tider – så stöttar du kunderna

Sämre tider innebär att många företag, särskilt i utsatta branscher, har det svårt.

Här går vi igenom vad du som redovisningskonsult ska tänka på och göra för att stötta dina kunder – och hur Fortnox olika lösningar kan underlätta när det går åt fel håll.

”Ditt engagemang kan göra stor skillnad” Som redovisningskonsult är du ofta den som först märker att ett företag börjar gå sämre. Men hur gör du bäst nytta? Advokaten Christofer Hemsedahl stöttar löpande bolag med finansiella problem. Hans första råd till dig är att signalera varningstecken till kunden så tidigt som möjligt.

– Det kan kännas svårt att inleda en sådan diskussion och det är inte ovanligt att företag väljer att sticka huvudet i sanden. Men ju tidigare kunden vidtar åtgärder, desto bättre blir förutsättningarna att vända en negativ trend. Gör företaget däremot insatser i ett sent skede, kan en konkurs i värsta fall bli oundviklig, säger han.

En bra förutsättning för att tidigt kunna se varningssignaler är ett genuint intresse för kundernas branscher och affärsmodeller, och att hålla koll på likviditeten och rörelsekapitalet, menar Christofer.

– Engagemang i kunden kan göra stor skillnad för möjligheten att agera i tid.

Ha koll på regelverken Christofer Hemsedahl är obeståndsexpert och konkursförvaltare på Advokatfirman Schjødt och har det

18 I Fortnox Magazine #2-2024

senaste året märkt av hur läget blivit ansträngt för allt fler företag. Han är ofta i kontakt med redovisningskonsulter i olika frågor, och håller också utbildningar för byråer kring lagar och regler som blir särskilt aktuella i tuffa tider.

– Det är bra att veta vilka regler som aktualiseras för kunderna vid ekonomiska utmaningar, exempelvis kring företrädaransvar för skatter och avgifter, skyldighet att upprätta kontrollbalansräkning med mera. Reglerna kan medföra personliga ekonomiska konsekvenser för kunderna och man bör agera i tid om det går.

Analysera anledningen När du väl har fångat kundens uppmärksamhet gäller det att få hen att förstå anledningen till problemen. Är det en större kundförlust, högre

leverantörskostnader, att något av företagets erbjudanden är olönsamt eller något helt annat? När ni har gjort den analysen är det bra att ta fram en konkret åtgärdsplan.

– De viktigaste parametrarna att hantera är vanligen en ansträngd likviditet och en för hög skuldbörda.

Exempel på åtgärder som kan förbättra likviditeten är förhandlingar med leverantörer och kunder i syfte att få till bättre avtalsvillkor och åstadkomma kostnadsreduceringar.

Kunden kan också reducera kostnader genom att se över hyresavtal och överväga flytt till billigare lokaler och personalnedskärningar. Därutöver kan kunden genomlysa sina kunderbjudanden och lägga ned sådana som i dagsläget är olönsamma och fokusera på lönsamma.

Rådgivning i tuffare tider

3

3 regler som är bra att kunna vid ekonomiska problem: 1 Företrädaransvar för obetalda skatter eller avgifter.

2 Personligt betalningsansvar enligt aktiebolagslagen vid kapitalbrist (det vill säga otillräckligt eget kapital).

3 Återvinningsbara betalningar enligt konkurslagen, som kan medföra ansvar för företrädare.

Här gäller det att ledning och styrelse tar kraftfulla beslut, säger Christofer.

Om det finns möjlighet och behov tycker Christofer även att man kan föreslå att ta in en interim rådgivare eller CFO. En sådan kan ofta hitta nya vägar att optimera verksamheten.

– Det förutsätter dock att man agerar i tid. Att genomföra kostnadsreduceringar är ingen snabb process.

Här kan du som redovisningskonsult komma med välbehövliga råd i ett tidigt skede.

Dokumentera Under hela den här processen vill Christofer också slå ett slag för vikten av att styrelse och bolagsföreträdare dokumenterar viktiga beslut i syfte att minska risken för personligt ansvar för företrädare.

– Som rådgivare bör man påminna om vikten av att föra protokoll.

Till exempel ska möten, beslut och resonemang vid viktiga beslut dokumenteras för att i efterhand kunna visa att styrelse och ledning inte agerat oaktsamt.

Om det finns olika meningar inom en styrelse är det även viktigt att det framkommer, säger Christofer.

“Konkurs behöver inte vara slutet” Om konkursen ändå till sist blir ett faktum, ska du inte se det som att arbetet du gjort tillsammans med företaget varit bortkastat. Om bolaget före konkursen vidtagit åtgärder för att anpassa affärsmodellen till nya marknadsförhållanden och minskat kostnaderna kan detta förbättra förutsättningarna för rörelsen att leva vidare efter en konkurs.

– En konkurs behöver inte betyda slutet för rörelsen. Affärsmodellen kan vara bra i grunden och då kan konkursförvaltaren överlåta hela eller delar av rörelsen. Det kan även finnas möjligheter för aktieägarna eller ledningen att köpa rörelsen. På så sätt kan man också rädda kvar arbetstillfällen.

– Men en förutsättning som förbättrar möjligheterna till en överlåtelse är återigen att företaget tagit tag i problemen i tid, avslutar Christofer.

5

saker att göra vid ekonomiska problem: 1 Försök att engagera kunden att agera proaktivt för att i tid kunna vända en negativ trend.

2 Gör en likviditetsbudget och följ upp veckovis.

3 Föreslå att företaget ser över möjligheten att förhandla med leverantörer, kunder och hyresvärd eller minska personalstyrkan.

4 Kan kunderbjudandet fokuseras på den mest lönsamma försäljningen? Och fundera över om du kan bjuda på några timmar för att hjälpa bolaget att komma igång med omställningsarbetet.

5 Upprätta kontrollbalansräkning i tid. Om möjligt, överväg att ta in en interim CFO eller rådgivare.

Fortnox Magazine #2-2024 I 19

Rådgivning i tuffare tider

när dina kunder behöver nya kunder – guida dem till offerta

En effekt av utmanande tider kan vara att uppdrag och beställningar slutar komma in. Så vad gör man som redovisningskonsult om man märker att ens kunder tappar kunder? Fortnox Offerta kan vara lösningen.

20 I Fortnox Magazine #2-2024

Rådgivning i tuffare tider

”Många företag har aldrig behövt tänka på det när tiderna varit goda – nya kunder har trillat in samtidigt som kundstocken varit trogen.”

– För det första ska du ge rådet till alla dina kunder att fortsätta synas.

De kan dra ner på många utgifter, men inte på det. Ett väldigt enkelt sätt är att skapa ett konto hos Offerta, där de ganska snabbt kan få in nya leads, säger Klas Glaumann, som är personlig kontakt på Fortnox Offerta.

Definiera erbjudandet Fortnox Offerta är Sveriges största marknadsplats för tjänster. Varje vecka publiceras tusentals uppdrag inom bygg, flytt och städ. Har du som konsult kunder med företag i de branscherna är Offerta ett effektivt sätt för dem att synas och hitta kunder.

– Många företag inom exempelvis byggbranschen har aldrig behövt tänka på det när tiderna varit goda – nya kunder har trillat in samtidigt som kundstocken varit trogen. Och faktum är att tuffa tider kan vara ett gyllene tillfälle att tänka över hur man vill presentera sitt företag, definiera sitt erbjudande och få koll på vilken typ av uppdrag som efterfrågas och vilka som inte gör det, säger Klas.

Kan bli en nystart När dina kunder skapar ett konto hos Offerta sätter sig Klas, eller någon av hans kollegor, ner och guidar företaget kring hur plattformen fungerar, hur det ser ut med leads i företagets egen bransch och region och var konkurrensen är liten. De hjälper även till med att bygga upp en professionell företagssida på Offerta.

– Det kan bli lite av en nystart. Man kanske har låst sig vid en viss typ av jobb, men upptäcker att det är bättre att satsa på något annat inom samma bransch, säger Klas.

Därefter kan företaget logga in och se vilka jobb som finns inom de branscher och regioner man valt. När ett intressant uppdrag dyker upp, skickar man in en offert. Man kan också sätta bevakningar och få en notis när ett relevant lead dyker upp.

– För många företagare är det också bra att få öva sig på att kontakta kunder, istället för att själv bli kontaktad.

Som redovisningskonsult kan du behöva peppa din kund att ta sådana initiativ. Coacha och hjälp dem gärna på vägen, säger Klas.

Fortnox Magazine #2-2024 I 21

Rådgivning i tuffare tider

När du vill veta hur kunderna ligger till

med fortnox insikter är det enkelt att vara proaktiv Att se hur kunden ligger till och få varningar när det går sämre på ett visst område är extra viktigt i tuffa tider. Därför är Fortnox Insikter ett värdefullt verktyg när du ska hjälpa till att vända en negativ trend.

– Vi brukar säga att Insikter är som tusen smarta assistenter som jobbar för dig dygnet runt. Du fångar upp otroligt mycket värdefull data, får en färdig analys över vad som är den främsta orsaken till att siffrorna dalar, och en sammanställning över omsättnings,- och kostnadstrender, säger Lalle Zlatanovski, Product Manager för Fortnox Insikter.

Fortnox Insikter är en del av Digital Byrå och består av sju delar: l Omsättningstrend l Kostnadstrend l Momsavvikelser l Förbrukat aktiekapital l Benchmarking timpris l Kostnadsavvikelser l EU-handel Både var för sig och tillsammans, ger de olika delarna värdefull kunskap och förståelse för hur kunden ligger till ekonomiskt och varför.

22 I Fortnox Magazine #2-2024

En stor fördel med Insikter är att alla siffror uppdateras i realtid och att du får automatisk uppdatering när dina kunders siffror dalar. Det gör det enklare att upptäcka avvikelser tidigt och arbeta proaktivt.

– Ett exempel som många haft nytta av är att man direkt ser om kunden missat att betala in skatt för medarbetarnas pension. Det kan bli en negativ överraskning i ett senare skede, särskilt om ekonomin redan är ansträngd. Med Insikter ser du sådana saker snabbt och kan hjälpa kunden att lägga upp en plan, säger Lalle.

Alla beräkningar du får från Insikter kan du dela med dig av till din kund, under förutsättning att kunden har ett inlogg hos Fortnox.

– Genom att titta på Insikter tillsammans och få en gemensam bild av läget, fördjupas ert samarbete på ett väldigt naturligt sätt, säger Henrik Ninov, Product Area Manager på Fortnox.

– Det företag också brukar tycka är bra är att Insikter håller ihop dokumentationen som är viktig för att kunna spåra avvikelser och förändringar. Som konsult kan du löpande lägga in noteringar, vilka brukar vara väldigt värdefulla för framtiden, fortsätter han.

Antalet användare i Fortnox Insikter ökar stadigt, vilket Lalle och Henrik tror beror på att fler och fler redovisningskonsulter ser värdet med att jobba mer proaktivt och rådgivande.

Insikter är ett relativt nytt verktyg som utvecklas hela tiden, bland annat efter inspel från redovisningsbranschen.

– Vi kommer snart kunna presentera ännu fler Insikter, exempelvis kring omsättningstrender, kostnadsökningar och andra korta och koncisa Insikter som passar den som vill arbeta löpande med kunden, avslutar Lalle och Henrik.

Rådgivning i tuffare tider

Så kommer du igång med Insikter: Alla konsulter med byråpartnerlicens och bokföringsrättigheter får tillgång till Fortnox Insikter.

Tjänsten är redan tillagd i Digital byrå och finns redo att användas för dina kunder, under fliken Insikter. Kunden behöver ha en användare med bokförings- eller läslicens för att insikterna ska aktiveras.

Om du inte ser Insikter på en kund så kan du enkelt skapa upp en användare och tilldela användaren exempelvis Fortnox Läs.

Fortnox Magazine #2-2024 I 23

Rådgivning i tuffare tider

Fortnox finansieringslösningar

när likviditeten behöver stärkas När ett företag hamnar i en svacka är det ofta likviditeten som ställer till det. Att sälja och belåna fakturor eller ta ett företagslån är tre enkla lösningar som kan göra stor skillnad på både kort och lång sikt.

– Våra finansieringslösningar ger dina kunder möjlighet att fortsätta framåt, trots bistra tider. Gemensamt för våra lösningar är att de främjar stabilitet och tillväxt och du som konsult är ofta den med bäst insikt i kundens ekonomiska situation och kan avgöra vilken åtgärd som passar bäst, säger Martina Johansson, Product Manager på Fortnox.

Att sälja eller låna på fakturan Fakturaköp innebär att Fortnox köper ett företags faktura och distribuerar den till kunden. Företaget får in sina pengar direkt på kontot och släpper fakturan helt till Fortnox. Fakturabelåning, som tillhandahålls av Capcito, innebär istället att ett företag belånar sina kundfakturor hos Capcito upp till en viss procentsats, men att fakturan finns kvar hos företaget.

Den som vill lägga till automatisk distribution, påminnelsehantering och bokföring kombinerar med 24 I Fortnox Magazine #2-2024

fördel fakturabelåning med Fortnox fakturaservice.

betalningsförmåga och ökad kontroll över sin likviditet, säger Martina.

– De här lösningarna passar väldigt bra för företag som snabbt behöver täcka utgifter, exempelvis olika inköp.

Likviditeten ökar och du kan göra fler affärer än om företaget hade behövt vänta till sista betalningsdagen, säger Martina.

Långsiktigt med företagslån Ett tredje sätt att stärka likviditeten är att ta ett företagslån, som skräddarsys baserat på varje företags unika behov.

Det är en mer långsiktig finansieringslösning som passar den som har större investeringsbehov.

Slipper administration Både fakturaköp och fakturabelåning ökar hos Fortnox. Det kan både bero på att fler företag har det tufft, men Martina Johansson tror också det handlar om att många upptäcker att det är en smidig lösning och användandet ökar även bland företag som inte har ekonomiska bekymmer.

– En fördel mot att ta ett banklån är att banken ofta bedömer historisk företagsdata, vilket kan försvåra processen. Med smart teknik får vi och Capcito en aktuell bild och du får snabbt ett förslag på upplägg, säger Martina Johansson.

– Idag är fakturaköp och fakturabelåning något naturligt för många företagare. Det gör att de slipper en hel del administration samtidigt som de stärker sina nyckeltal, får bättre

Fortnox jobbar just nu för fullt med att ta fram fler finansieringslösningar.

– Vi vill alltid kunna erbjuda den lösning som är mest praktiskt för varje enskild kund, och med fler olika lösningar kan vi möta ännu fler behov, avslutar Martina.

Konkurrensutsätt dina tjänsteavtal Få offerter från företag med toppbetyg. Helt gratis och utan att binda dig!

Populärt just nu 1. Kontors- & butiksstädning 2. Elinstallation 3. Renovering 4. Flyttstäd 5. Kontorsflytt 6. Ventilation 7. Webbdesign

Jämför bygg-, flytt- & städfirmor

Tips & trix

Jenz Kjellberg har jobbat 7 år på Fortnox, med support för både företag och redovisningsbyråer. Få har mer koll på vilka frågor som är heta just nu.

En mig synnerligen närstående hustru delgav mig vid ett tillfälle, generöst med allvarligt tonfall samt med inte alltför långt mellanrum, följande två visdomar: ”Jag är inte din mamma samt, en liten stund senare, Om du ska hålla på med limpistolen på köksbordet så ska du ha en tidning under, det vet du va.”

Det här är min själ god information och fina råd, och sådant kan man ju aldrig få för mycket av. Det gör livet lättare och därmed roligare för alla. Så med detta i tanken stampar jag nu flugan i botten eller hur de säger och gasar på med lite sådant.

Byrånyheter i Digital Byrå Uppmärksamma läsare lär ju redan nu ha upptäckt i menyraden ute i vänster marginal den nya lilla länken Byrånyheter. En svårt bra manick där vi skickar ut dels utvalda artiklar ur Fortnox Magazine men även mer aktuella småartiklar som är heta potatisar just nu.

Den här rackaren uppdateras kontinuerligt med läsvärd information, så jag rekommenderar med all den emfas som står till mitt förfogande att man tar för vana att ofta kasta ett öga här, i princip nästan dagligen:

Ny behörighet i Digital Byrå Tills nyligen har det endast varit systemadministratören i byråabonnemanget som har haft behörighet att skicka ut en digital förfrågan om en bortkoppling mellan byrån och en klient. Detta har nu istället bakats in som en behörighet i licensen Digital byrå.

26 I Fortnox Magazine #2-2024

Tips & trix

Systemadministratörerna har automatiskt fått denna behörighet påslagen, men nu kan man alltså tilldela den till andra konsulter i sin byrå: Bokslut & Skatt/Årsredovisning Här tänkte jag att vi skulle, visserligen ensidigt men ändå, diskutera lite kring periodiseringsfonder och noter, eftersom detta är något vi ofta får frågor om.

Tunga grejer detta, men vi biter ihop.

I fliken Periodiseringsfonder kan du välja kontona för periodiseringsfonderna genom att klicka på Välj konto under Avsättning periodiseringsfond för räkenskapsåret då avsättningen av periodiseringsfonderna utfördes för att sedan välja kontot i kontolistan. På högersidan får du information om periodiseringsfonder. Informationen som visas påverkas av och påverkar Bokslutsplaneringen /Skatteberäkningen.

Exempelvis om det finns tvingande återföring kommer detta med till Bokslutsplanering / Skatteberäkning. När eventuella avsättningar är gjorda under Bokslutsplanering / Skatteberäkning eller om periodiseringsfonder återförts kommer dessa bokslutsjusteringar att kunna bokföras direkt i klienten från fliken Periodiseringsfonder via rutan Bokslutsverifikation.

snabbisar

I fliken Noter kommer det automatiskt att finnas förvalda noter. De förvalda noterna hämtas upp baserat på vad som är bokföringen i klienten.

Vilka klienter har en konsult åtkomst till?

Om du som systemadministratör i er byrå står i Mina klienter och klickar på Filtrera under sökfältet kan du i rutan Användare med åtkomst lägga in konsultens namn. Då visas listan på de klienter just den konsulten har åtkomst till. Ska konsulten plockas bort från någon klient vet du sedan vilka klienter du ska bocka i när du ska in i Hantera åtkomst:

Skulle det saknas någon not som du vill ha med kan du klicka dig in i Balansräkning respektive Resultaträkning för att lägga till ytterligare noter. För att läsa mer om hur du lägger till ytterligare noter se avsnittet Resultaträkning och Balansräkning ute till vänster.

Första noten Redovisningsprinciper har du inte möjlighet att lägga till eller ta bort. Däremot har du möjlighet att redigera innehållet genom att klicka på redigeringspennan längst ut till höger om rubriken Redovisningsprinciper. Redigeringspennan är återkommande för alla noter och används för att göra justeringar i noterna. Vill du ångra de justeringar som utförts i en not så kan du klicka på återställningsklockan till höger om respektive rubrik.

Alla noter har i dagsläget en bestämd ordning och numreringen på noterna går därför inte att justera.

Noter som är kopplade till balansräkningen hamnar under rubriken Noter till balansräkning och noter kopplade till resultaträkningen hamnar under rubriken Noter till resultaträkning i årsredovisningen.

Om du ute till vänster väljer att bocka i en not och inte koppla noten till resultat- eller balansräkning så kommer noten hamna under rubriken Övriga noter i årsredovisningen.

Hur ser jag vem som är systemadministratör?

Klicka på företagsnamnet upptill och peka med muspekaren på hänglåset bredvid Administrera användare. Då visas upp till tre systemadministratörer för just denna klient.

Ny väg att koppla bort klient Om en klient ska kopplas bort och det inte finns några användare i deras abonnemang och heller ingen annan kopplad byrå; klicka upp klienten i Mina klienter, scrolla nederst i klientkortet och klicka på Koppla bort i rutan Klientadministration.

Sedan är det bara att följa instruktionerna där.

Fortnox Magazine #2-2024 I 27

Trendspaning

Trends Dags för statlig auktorisation?

Camilla Carlsson – FAR Vi befinner oss i en tid av snabba förändringar, både i yrkeslivet och privat. För dig som redovisningskonsult är det viktigt att vara uppmärksam på förändringarna – och se till att uppdatera dina kompetenser. Därför är en av de mest betydelsefulla frågorna vi måste ställa oss vilken kompetens vi har på byrån och vilken vi behöver rekrytera för att fortsätta vara relevanta och konkurrenskraftiga.

Men vad kan vi vänta oss av framtiden? Det enkla svaret är att vi inte vet. Det är också viktigt att komma ihåg att det går att påverka utvecklingen, till exempel genom att framföra åsikter och idéer för att driva utvecklingen i en viss riktning.

Att våga ta ställning, helt enkelt.

Så nu passar jag på att slänga ut frågan – hur ser du på förslaget om en statlig auktorisation för redovisningskonsulter?

En intressant fråga är hur en statlig auktorisation skulle påverka rollen som konsult. Skulle det till exempel krävas andra kompetenser än i dag för att bli auktoriserad? Och vad händer med yrkesrollens status? Det vi sett hittills när det gäller den frivilliga auktorisationen är att det är en tydlig kvalitetsstämpel som skapar trygghet för såväl företag och enskilda konsulter som för byråer.

Redan i dag integrerar vi tekniska lösningar och AI på olika sätt. Många har till exempel en robotkollega som tar hand om vissa uppgifter. Det kan vara allt från att sammanställa data, till rutinmässiga analyser.

Att teknologin numera är en del av teamet har inte bara ökat effektiviteten – det har frigjort tid till mer komplexa och värdeskapande uppgifter.

Svenska Bankföreningen lämnade för några månader sedan in en hemställan till regeringen om att redovisningskonsulter ska vara föremål för obligatorisk auktorisation. Det är en idé som även FAR har lyft. Först i svaret på remissen Bolag och brott som lämnades in i slutet av förra året och nu även i rapporten 11 åtgärder mot ekonomisk brottslighet, som presenterades på ett riksdagsseminarium nyligen och finns att ladda ner på far.se.

För mig är förslaget om en statlig auktorisation ett naturligt steg – i rätt riktning, och en fråga jag kommer att återkomma till i kommande krönikor.

28 I Fortnox Magazine #2-2024

Sammanfattningsvis är det avgörande att vi fortsätter att vara flexibla, teknikmedvetna och kompetensdrivna för att navigera framgångsrikt bland de utmaningar och möjligheter som framtiden har att erbjuda.

Trendspaning

spaning Att navigera i en snabbföränderlig värld

Lali Fjellström – Srf konsulterna I en värld som ständigt förändras blir det allt viktigare att uppdatera sina kunskaper för att hänga med. Genom att investera i medarbetarnas kompetensutveckling blir både byråledare och konsulter inom redovisning och lön fortsatt relevanta för sina kunder. Utbildning är även ett bra sätt att få medarbetare att trivas och stanna kvar i organisationen.

Det första steget är att identifiera vilka kompetenser byrån behöver för att fortsätta vara konkurrenskraftig. Frågor som ”Har vi de rätta kunskaperna för att hantera nya EU-direktiv inom hållbarhet?” och ”Är teamet rustat för att nyttja AI i verksamheten?” bör stå högt på agendan.

När kompetensgapen är identifierade är nästa steg att utforma en strategi för hur de ska överbryggas. Det kan handla om allt från interna utbildningar till att

rekrytera specialister med nya perspektiv. För konsulter är auktorisation ett naturligt steg.

Framgångsrik kompetensutveckling kräver även att medarbetarna är motiverade och engagerade i sin utveckling.

Regelbundna medarbetarsamtal, uppföljning av insatser och kontinuerlig feedback är viktigt för att medarbetarna ska kunna påverka sin kompetensutveckling.

Att skapa en kultur där lärande ses som en naturlig del av arbetet kan bidra till en högre grad av innovation och anpassningsförmåga.

Slutligen är det viktigt att blicka framåt för att förstå hur branschen förändras och vilka nya kompetenser som kommer att efterfrågas. Detta medför löpande omvärldsbevakning och beredskap att snabbt kunna anpassa sig till nya förutsättningar – en utmaning som

kräver både mod och öppenhet till förändring.

För konsulter som arbetat ett tag är auktorisation ett naturligt steg. Den ger en stark yrkesidentitet och ökar attraktionskraften för både nskilda konsulter och byråer. Auktorisationen är också ett sätt att säkerställa att ditt team inte bara följer branschstandarder, utan driver utvecklingen framåt.

För redovisningskonsulter kan Srf konsulternas påbyggnadsutbildning vara ett bra steg. Det är en utbildning på högskolenivå som ger möjlighet till auktorisation inom redovisning på kort tid. För de som redan är auktoriserade av Srf finns även en certifiering som affärsrådgivare, ett tillägg till din yrkestitel som tydliggör din roll som kunnig affärsrådgivare på marknaden.

Fortnox Magazine #2-2024 I 29

Krönika

Pia Eriksson Fortnox

AI och människor i centrum på Accountex London 2024 Omvärldsbevakning är en viktig del av mitt jobb på Fortnox. Att hålla koll på vad som händer i andra länder, branschen som helhet och det senaste inom tekniken, som påverkar våra kunder och deras vardag.

och Intuit – lyfte, förutom AI såklart, konsulterna och deras viktiga uppdrag.

Men inte på det vanliga sättet, utan fokuserade istället på människorna bakom och vikten av att de mår bra för att kunna vara sitt bästa jag på jobbet.

AI och människor Därför var jag och tre kollegor på plats i London, på en av de stora internationella mässorna för redovisningsbranschen – Accountex London 2024 .

“AI och människor” är det korta svaret på vad mässan handlade om. Det längre svaret är att det nu börjar bli lite mer konkret hur redovisningskonsulter och byråer faktiskt kan ta sig an AI i vardagen.

Det är ingen slump. AI är en disruptiv innovation som kommer att göra avtryck i branschen och då gäller det att identifiera var vi, människorna, kan göra störst skillnad. Det är i det mellanmänskliga mötet, där konsulterna kan öppna dörren till en mer framgångsrik framtid med sin rådgivning. För att kunna göra det bra måste de må bra.

En brittisk byråledare berättade att man bland annat skapar hela sitt bloggflöde på byråns egen sajt med AI-genererat innehåll med tips och trix till kunderna.

Och att man också använder AI i utbildningssyfte, där man låter Chat GPT– utifrån byråns erbjudande och kompetens – sammanfatta till exempel nya lagar i samma dokument, som medarbetarna sedan läser in sig på.

“Be your best self at work” Den internationella branschorganisationen Acca och även de stora mjukvaruleverantörerna – Xero, Sage

30 I Fortnox Magazine #2-2024

Det pratades därför mycket om kompetens och vikten av att hålla sig uppdaterad (“You can do better”), “Be your best self at work och “For the hero behind the heroes” .

Det här ska man också se i ljuset av en av branschens verkligt stora utmaningar, att fylla på med nya konsulter när många går i pension de kommande åren. Att prata mjuka värden som life balance och välmående hjälper till att nyansera bilden av att konsulter “bara” jobbar med debet och kredit. Dagens konsulter är som bekant så mycket mera – bollplank och rådgivare med mera.

Samma frågor överallt En annan reflektion är att frågorna som konsulter världen över lägger mycket tid på just nu i mångt och mycket är desamma. Det är KYC, AML, penningtvätt och hållbarhetsfrågor – där konsulter och byråer kan och bör spela en viktig roll. Inte bara utifrån compliance, utan för att bidra till en positiv samhällsutveckling.

En sak som verkligen stack ut var några av de stora leverantörernas öppenhet kring deras respektive utvecklingsresa, roadmaps och genuina vilja att bjuda in användarna för att säkerställa att man utvecklar och bygger rätt saker. Det är smått unikt faktiskt – och häftigt, tycker jag.

Otroligt tryck Accountex London 2024 visade att AI är hetare än någonsin och att den i vår bransch än så länge tar sig uttryck i digitala agenter, copilots och digitala kollegor med egna namn. Det var också ett otroligt tryck, massor med utställare, demos, samtal, inspiration och lärdomar – som jag tar med mig hem till oss på Fortnox.

Integrationer

Ny integration

Välkommen MedHelp!

Nu gör vi det lätt att välja rätt Klurar du på vilka integrationer som passar dina kunder bäst?

Eller har du fått frågan om vilket kassasystem som är det bästa? Som så ofta är svaret att matcha kundens behov med rätt lösning – och det gäller såklart även i Fortnox ekosystem av integrationer.

För att underlätta för alla som vill nyttja kraften i smarta integrationer har Fortnox byggt vidare på själva urvalsprocessen. Numera kan man sortera på såväl funktioner, egenskaper som varumärken och – i flera fall – arbetssätt.

Det innebär att det blir enklare för redovisningskonsulter att översätta kundernas behov och filtrera dessa genom Fortnox sökfunktion. I uppstartsarbetet med varje ny kund, eller kunder som behöver andra eller smidigare flöden, måste man därför alltid börja med en genomlysning av deras befintliga system. I nästa steg behöver man precisera de egenskaper som är avgörande för kunden, addera varumärken och kanske hur ni på byrån vill jobba tillsammans med kunden.

Shopify, artiklar och frakt?

Att filtrera bland Fortnox alla integrationer funkar precis som i vilken e-handel som helst. Exempelvis när man letar jeans. Vill man ha blå jeans med smala ben från Levi’s, får man en mycket bättre träff än om man söker på bara “jeans”.

Redovisningskonsulter har säkerligen företagare som använder e-handelsplattformen Shopify. För en mindre handlare räcker det kanske då utmärkt med att få över bokföringen, eftersom all annan hantering sker i Shopify. I så fall behöver man en integration som stödjer “Shopify” och “Automatiserad bokföring” för att känna er trygga med att all data flödar in på rätt plats automatiskt.

En annan handlare kanske jobbar aktivt i Fortnox med kunder och artiklar, och har dessutom ett fraktsystem. Då är det avgörande att Shopifyintegrationen stödjer dels “Shopify”, dels bokföringen – men även “Synkroniserar artiklar”, “Hämtar Kunder” och har koppling till tex “PostNord”.

Ju mer man vet om sin kund, desto enklare att söka och få ett smalare sökresultat, med högre relevans.

(Får man noll träffar kanske man får backa från någon egenskap.)

MedHelp är en hälsoplattform som med hjälp av AI ger företagare bättre kontroll på sjukfrånvaron och dessutom hjälper till att sänka sjuktalen. Numera finns den som en integration i Fortnox.

Alla arbetsplatser behöver jobba systematiskt med sin arbetsmiljö. Det är ett lagstadgat krav och därmed ett måste för alla företag. Ett sådant arbete kräver i sin tur god överblick på såväl sjukfrånvaro som hälsoläget bland medarbetarna.

Med MedHelps hälsoplattform får dina kunder ett heltäckande verktyg för såväl hantering av sjukfrånvaro som rehabilitering.

Med bättre koll på hälsoläget kan de både sätta in preventiva insatser i god tid och förebygga sjukfrånvaro, två stora kostnader för ett företag.

De kan följa Arbetsmiljölagen på ett smidigt sätt – och säkerställa en snabbare återgång till arbete när deras medarbetare blivit sjuka. De får också hjälp och stöttning i det förebyggande hälsoarbetet.

När dina kunder integrerar MedHelp till Fortnox får de: 3 Analys och statistik av företagets sjukfrånvaro 3 Rehabiliteringsstöd 3 AI som identifierar tidiga signaler på ohälsa 3 Verktyg att följa lagkrav enligt SAM Chefsstöd för sjukfrånvaro 3 Benchmarks mot andra företag Du hittar MedHelp – och alla andra integrationer dels på fortnox.se/ integrationer eller i inloggat läge på integrationssidan.

Fortnox Magazine #2-2024 I 31

Fortnox Koncern

fortnox

koncern

“Automatiserar och levererar jämförbara siffror”

32 I Fortnox Magazine #2-2024

Fortnox Koncern

Det här grundarbetet har varit väldigt roligt och belöningen är rapporter där allt man vill ska vara med faktiskt är med och att vi via programmet får en extra avstämning.

Här finns en jättepotential, inte minst för att rapporterna kan automatgenereras.

Elenore Lindström jobbar som redovisningsekonom i två restaurangkoncerner som ingår i den familjeägda bolagskoncernen Pulsen Group. Sedan i höstas använder hon Fortnox Koncern. “Det är ett tacksamt verktyg”, säger hon.

Pulsen Group är en svensk, familjeägd bolagskoncern som består av tjugo verksamheter inom en rad olika områden – IT, fastigheter, hustillverkning, fritidskläder samt restaurang. Allt startade i Borås för snart 60 år sedan och då som nu är det synen på företagande, ledarskap och personlig utveckling som förenar såväl människorna som bolagen i koncernen.

Elenore Lindström har en bakgrund som auktoriserad redovisningskonsult, men jobbar nu som redovisningsekonom på Pulsen AB samt på halvtid uthyrd som redovisningsansvarig för Grundéns.

På Pulsen jobbar hon bland annat med två mindre restaurangkoncerner – Body Buddy (Stockholm och Göteborg) samt Omami (Borås, Varberg, och Ulricehamn).

Effektiv koncernkonsolidering Trots att vare sig Body Buddy eller Omami omfattas av koncernredovisningskrav konsolideras de månadsvis för att kunna se på och följa siffrorna utan koncerinterna

intäkter/kostnader. Att göra det digitalt minskar den mänskliga felfaktorn, med det är en del inställningar och regler att ta sig igenom i början. När allt väl är på plats görs konsolideringen betydligt snabbare och med större trygghet än tidigare.

– I det hänseendet är Fortnox Koncern ett tacksamt verktyg.

Det automatiserar bort mycket manuellt arbete och levererar korrekta och jämförbara siffror som jag kan följa över tid, berättar hon.

– Jag ville hitta ett effektivt arbetssätt för koncernkonsolidering och kunna se hur det går för de olika bolagen. Koncern var det givna valet eftersom vi har all annan redovisning i Fortnox, säger hon.

Fortnox Koncern lanserades i höstas. Men eftersom Elenore vill kunna jämföra 2024 års siffror med föregående år och gå tillbaka och stämma av eventuella avvikelser, har hon matat in all data för 2023 i Koncern.

– Det var ett bra sätt att öva på att använda produkten och se hur den funkar, berättar hon.

Går snabbt Själva konsolideringen av de olika bolagen går snabbt och de rapporter som hon hittills byggt har med alla

nyckeltal som Elenore behöver för att kunna följa utvecklingen för respektive företag.

– Jag har haft en tydlig bild av hur jag vill att det som kommer ut från systemet ska se ut. Utifrån det har jag satt upp olika regelverk, till exempel att intäkter och kostnader samt kund- och leverantörsmellanhavanden mellan koncernbolagen alltid är belagda med projekt, vilket innebär att de kan användas som motparttaggning i Fortnox Koncern.

Detta har sedan legat till grund för hur elimineringsreglerna satts upp.

– Det här grundarbetet har varit väldigt roligt och belöningen är rapporter där allt man vill ska vara med faktiskt är med och att vi via programmet får en extra avstämning, säger Elenore.

Nästa steg är att börja bygga mer avancerade rapporter. Med utvalda nyckeltal som gör att Elenore, styrelserna och operativa chefer i de olika bolagen kan identifiera trender och göra relevanta jämförelser.

– Här finns en jättepotential, inte minst för att rapporterna kan automatgenereras. Det underlättar allas vår vardag och ger mer underbyggda beslut, avslutar Elenore.

Fortnox Magazine #2-2024 I 33

Byråundersökning

gör din röst hörd i årets

byråundersökning

I höst kommer nästa stora byråundersökning från Fortnox.

Undersökningen är ett bra tillfälle att berätta vad du tycker om Fortnox produkter, och beskriva dina behov framåt.

– Det betyder jättemycket att byråledare och medarbetare tar sig tid att svara. På det sättet kan vi bli ännu bättre, och möta upp det som efterfrågas, säger Tina Svensson, Project Leader Marketing på Fortnox Byrån.

Trender och utmaningar I år är det tredje gången som Fortnox gör den här typen av större undersökning, som täcker många olika områden. Undersökningen ger en samlad bild av både sådant som är bra, som kunderna vill behålla och som de vill att Fortnox fortsätter med. Men naturligtvis också av sådant byråerna saknar eller anser kan bli bättre.

– Några exempel på sådant vi utvecklat efter input i undersökningen är processvyn för bättre översikt, flytta dokument i arkivplatsen och Uppdragsbrev, säger Tina Svensson.

34 I Fortnox Magazine #2-2024

Tas vidare till rätt avdelning För Fortnox är det även värdefullt att få veta vilka utmaningar byrån står inför, och vad som skulle kunna underlätta deras framtida vardag.

– Förutom att vi ser tendenser och trender i de enkätsvar vi får, får vi ut mycket av fritextsvaren. Vi läser alla kommentarer och uppskattar när kunderna utvecklat och förklarat.

Det ger oss ännu bättre förståelse, säger Jennie Weidenberg, Customer Insight Lead på Fortnox.

All data i byråundersökningen analyseras när svaren kommit in.

Slutsatserna tas sedan vidare till den avdelningen som berörs.

– Att få konkret statistik och information hjälper våra olika produktområden och kompetenser att prioritera och satsa på rätt förändringar, säger Jennie.

Olika perspektiv ger helhetsbild Undersökningen skickas ut till 17 000 slumpmässigt utvalda adresser, inom både stora, små och medelstora byråer.

En del av frågorna i enkäten är återkommande vilket gör att man kan jämföra resultaten med föregående år, medan en del områden tillkommer i takt med att nya produkter och behov blir aktuella. Förra året svarade knappt 1200 byråägare och byråmedarbetare på undersökningen.

– Vi har sedan vi började med undersökningarna fått in väldigt bra data.

Eftersom både medarbetare och byråledare på olika typer av byråer svarar, får vi med olika perspektiv och en bra helhetsbild. Att delta i undersökningen är alltså ett enkelt sätt att göra sin röst hörd. Så håll utkik i din mejlbox i höst! säger Tina och Jennie.

Rapport & Analys

Nyhet!

Mattias Åberg, Product Manager

Återkommande fakturering Det finns många skäl till att dina kunder ska fakturera med Fortnox. Ett tungt vägande skäl är flexibiliteten, att det finns lösningar för många olika behov. För alla företag är ju unika och hanterar sin fakturering på olika sätt.

Fortnox Enkel Fakturering – där företagaren enbart betalar per skickad faktura – är perfekt för de av dina kunder som inte fakturerar så ofta. Då skickar hen sina fakturor direkt i mobilen eller via datorn och Fortnox hjälper till med påminnelsehanteringen om det skulle behövas. Vill företagaren samarbeta med en redovisningsbyrå går det alldeles utmärkt.

Mer funktionalitet Fortnox Fakturering passar för kunder som behöver mer funktionalitet och exempelvis möjlighet att kunna plocka ut rapporter av olika slag. I Fortnox Fakturering ingår bland annat stöd för hantering av annan valuta än SEK samt rot, rut och grönt avdrag och möjlighet att sälja fakturor och få betalt direkt. Det går också att koppla på automatisk bokföring och integrera med andra smarta system.

En ny tjänst som kommer att göra stor skillnad för användarna av Fortnox Fakturering är Återkommande fakturering. Det innebär att redovisningskonsulter och företagare kan lägga upp samma faktura till samma kund, med samma belopp, avtalsperiod och intervall för utskick

redan i förväg – och att fakturan sedan skickas ut utan manuell handpåläggning.

– Allt sköts helt automatiskt. Med Återkommande fakturering har vi skapat en helt automatiserad process som innebär att det enda man behöver göra är att skapa upp själva underlaget som ligger till grund för faktureringen, berättar Mattias Åberg, Product Manager på Fortnox.

Han fortsätter: – Har man Fortnox Fakturaservice kan den som ska betala göra det genom att klicka sig vidare till en betalsida online och vi sköter även hanteringen av påminnelser om det skulle bli aktuellt. Man kan numera också massuppdatera sina avtal, till exempel vid prisjusteringar som påverkar många, i Fortnox Fakturering.

En annan smart nyhet är möjligheten att personalisera sina fakturor som skickas via Fortnox Fakturaservice genom att lägga till exempelvis logotyp, bilder, budskap och länkar till såväl den egna hemsidan som sociala kanaler.

– Genom att designa fakturorna och anpassa dem till ett specifikt varumärke kan man branda och marknadsföra sitt bolag och erbjudande på ett helt nytt sätt. Med fakturaservice tillkommer även fler betalsätt mottagaren kan betala fakturan på, något vi vet medför att fler får betalt snabbare, avslutar Mattias Åberg.

Fortnox Magazine #2 -2024 I 35

växla upp och skapa nya affärer Nästa nivå för både byrån och kunderna är alltid lite närmare med Fortnox. Automatiserat, skalbart och smart. Du kan visa vägen i branschen.

Bli Fortnox Byråpartner.

Tillsammans formar vi framgångsrika företag.