Am Area I
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Amministrazione
Presentazione Poiché le attività della Fondazione sono assai articolate e complesse, risultano determinanti i processi di programmazione, controllo e rendicontazione. Solo grazie a tali attività è possibile valutare puntualmente il grado di efficacia e di efficienza dell’intera struttura. L’Area Amministrazione, pertanto, non può che rivestire un ruolo di primaria importanza per la gestione della Fondazione Collegio San Carlo. La valutazione dei risultati raggiunti, l’analisi degli scostamenti rispetto ai piani e la determinazione delle risorse disponibili forniscono al Consiglio di Amministrazione le indicazioni necessarie per individuare le migliori politiche di gestione. Il Direttore amministrativo, oltre a presidiare le attività proprie del settore, è diventato nel tempo uno snodo per le altre attività che la Fondazione svolge. Egli è coadiuvato da una struttura piuttosto snella: 3 dipendenti, tutti a tempo pieno.
Il personale dell’Amministrazione
Già da diverso tempo, la Fondazione ha riprogettato la metodologia di rilevazione, abbandonando il modello della Pubblica Amministrazione a favore di una logica di tipo “economico-patrimoniale”. Tale nuova impostazione ha consentito di introdurre un appropriato sistema di controllo di gestione. Le informazioni fornite da tale sistema hanno permesso di effettuare delle valutazioni di convenienza economica delle politiche gestionali fino ad allora adottate.
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L’analisi dei dati ricavati ha portato a un ripensamento del modello organizzativo della Fondazione: si è capito che era più conveniente concentrarsi sulle attività tipiche, ad alto valore aggiunto, ed esternalizzare molte delle funzioni accessorie. Questa scelta strategica ha dato ottimi frutti, consentendo importanti risparmi e notevoli incrementi di efficienza a tutto vantaggio delle attività culturali della Fondazione. È importante, infine, segnalare che la riforma del sistema contabile ha portato all’adozione di nuovi schemi di bilancio: da allora si è scelto di seguire la normativa prevista dal legislatore civilistico per le società commerciali. Tale scelta, pur non costituendo un obbligo per la Fondazione, è stata dettata dall’esigenza di esporre i dati contabili con la maggior chiarezza possibile. LE TIPOLOGIE DI ATTIVITÀ Attività istituzionale
Attività strumentale
GLI STAKEHOLDERS La struttura interna
Le istituzioni
I risultati dell’Amministrazione Di seguito sono illustrati i risultati conseguiti dall’Area Amministrazione, divisi per linee di attività. L’ELENCO DEI RISULTATI Raggiunto I1
Certificazione a tutela della Sicurezza e della Salute dei Lavoratori (certificazione OHSAS 18001:2007)
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I2
Relazioni con gli organi statutari
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I3
Organizzazione del lavoro, rapporti con il personale e i collaboratori
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I4
Collegio
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I5
Patrimonio
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I6
Contabilità
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I7
Relazioni con professionisti
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I8
Acquisti di beni e servizi
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I9
Sicurezza e Privacy
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I10
Gestione dei contenziosi
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In corso
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Risultato I1: Certificazione a tutela della Sicurezza e della Salute dei Lavoratori (certificazione OHSAS 18001:2007) In linea con la propria missione istituzionale, la Fondazione Collegio San Carlo ha aderito alle politiche sulla tutela della salute e della sicurezza sul posto di lavoro. In particolare, nel 2012 ha conseguito la certificazione OHSAS 18001:2007, relativa al sistema di gestione a tutela della Sicurezza e della Salute dei Lavoratori (SSL). L’OHSAS (Occupational Health and Safety Assessment Series) identifica uno standard internazionale che disciplina le prerogative richieste ad un sistema di gestione a tutela della SSL. L’adozione dei principi OHSAS ha permesso di individuare una precisa politica della sicurezza, definendo gli impegni della Fondazione per il rispetto dei requisiti legali, per la prevenzione dei rischi e per il miglioramento continuo delle condizioni di lavoro. Questo nella convinzione che la gestione dei rischi legati alla salute e alla sicurezza dei lavoratori abbia effetti positivi sulle attività, sui servizi offerti e sui risultati economici della Fondazione. I benefici derivanti dall’applicazione di un sistema di gestione OHSAS, infatti, sono molteplici: • verifica della conformità legislativa; • diff usione della cultura della sicurezza all’interno della Fondazione; • maggiore soddisfazione e motivazione nei dipendenti; • puntuale controllo dei rischi e riduzione dei pericoli mediante la definizione di obiettivi e responsabilità; • miglioramento dell’immagine; • più efficace protezione del personale, dei beni e delle strutture. La norma OHSAS 18001 ha, inoltre, il vantaggio di essere pienamente compatibile con il sistema di gestione qualità (ISO 9001) e il sistema di gestione ambientale (ISO 14001). Risulta, quindi, più agevole alla Fondazione far fronte in modo efficiente ai propri obblighi in materia di sicurezza e protezione ambientale. La certificazione OHSAS 18001:2007 è stata conseguita grazie alla collaborazione di tutto il personale, che ha recepito e implementato principi e criteri prescritti dal disciplinare OHSAS. In particolare, la Fondazione si è impegnata a: • operare in modo conforme a tutte le disposizioni normative e regolamentari in materia di salute e sicurezza, nonché a rispettare altri requisiti volontariamente sottoscritti dall’Istituzione; • individuare, aggiornare e valutare periodicamente i pericoli e i rischi connessi all’ambiente e all’attività lavorativa; • prevenire i potenziali incidenti sul posto di lavoro e le malattie professionali, anche tramite la responsabilizzazione e il coinvolgimento dei propri dipendenti e fornitori. La Fondazione rende pubblica la politica di sicurezza assunta, comunicandone e diffondendone i contenuti tra tutto il personale dipendente e le altre parti interessate. Inoltre, richiede ai propri dipendenti il massimo impegno nell’attuazione e nel rispetto di tutte le procedure stabilite, affinché il Sistema di Gestione per la Salute e la Sicurezza risulti efficace.
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Risultato I2: Relazione con gli organi statutari L’area Amministrazione offre un continuo supporto alle attività degli organi statutari. In particolare: • al Presidente, per l’espletamento del ruolo politico-istituzionale; • al Consiglio di Amministrazione, fornendo sia assistenza giuridico-amministrativa che supporto nelle attività di programmazione strategica; • al Collegio Sindacale nell’adempimento degli obblighi statutari e di legge.
Risultato I3: Organizzazione del lavoro, rapporti con il personale e i collaboratori L’Area Amministrazione, nella persona del Direttore d’Area, elabora le informazioni a supporto delle scelte inerenti il personale, con particolare riferimento: • alla pianificazione dell’organico; • all’analisi organizzativa; • alla verifica; • al dimensionamento dei carichi di lavoro. Oltre a ciò, progetta e propone le attività di aggiornamento professionale dei dipendenti e pone in essere gli interventi necessari per migliorare l’efficienza e l’efficacia dei servizi amministrativi e tecnici. Particolare cura viene inoltre riservata agli adempimenti inerenti il personale e i collaboratori. Il personale dipendente La Fondazione da sempre valorizza il ruolo dei propri dipendenti. Pur essendo una piccola realtà, ha posto in essere un contratto integrativo aziendale. Inoltre, sin dal 2000 ha introdotto la previdenza integrativa mediante l’adesione a un fondo pensione aperto al quale hanno aderito tutti i dipendenti. All’area Amministrazione sono delegate le relazioni sindacali e la redazione dei contratti integrativi. Si segnala, infine, l’adozione di un sistema premiante di incentivazione sulla base di due parametri di valutazione dell’operato dei dipendenti. I collaboratori Per progetti specifici, la Fondazione si avvale anche di alcuni collaboratori. Per questi ultimi, l’Area Amministrazione redige i contratti, si occupa della gestione dei rapporti giuridico/amministrativi e svolge tutte le pratiche di rilevanza tributaria. L’area gestisce internamente gli adempimenti previdenziali e assicurativi di dipendenti e collaboratori. Nel dettaglio, si occupa di: • predisposizione mensile/annuale, controllo e gestione dei versamenti fiscali previdenziali ed assistenziali del personale dipendente e assimilati; • redazione mensile dei “cedolini”; • redazione dei CUD e dei Modelli DM 10; • elaborazione ed invio delle denunce telematiche mensili ad enti previdenziali ed assicurativi; • adempimenti fiscali, in qualità di sostituto di imposta, per i redditi erogati ai dipendenti ed assimilati: mod. 770 (in relazione a: dipendenti, CoCoPro, borsisti, prestatori occasionali, liberi professionisti e percipienti diritti di autore) e dichiarazione Irap.
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Gli uffici dell’Amministrazione
Risultato I4: Collegio Da sempre, l’Area Amministrazione offre un importante supporto all’attività del Collegio. Il Direttore d’Area si occupa in prima persona della redazione dei contratti di assegnazione e collabora con la direzione del Collegio nella redazione del Bando di concorso e dell’allegato regolamento. L’Area Amministrazione si occupa, inoltre, di tutte le pratiche amministrative obbligatorie per gli appartenenti alla rete dei Collegi di Eccellenza riconosciuti dal Ministero dell’Università. L’Area collabora, infine, alla gestione della tesoreria connessa alle caparre e rette degli allievi.
Risultato I5: Patrimonio L’Area Amministrazione raccoglie ed elabora periodicamente le informazioni necessarie per la gestione del patrimonio della Fondazione. Il supporto informativo in oggetto è stato fondamentale alla buona riuscita degli importanti interventi realizzati per la tutela e la valorizzazione del patrimonio storico-artistico durante quest’ultimo mandato. La Fondazione gestisce internamente le attività contrattuali sugli immobili, prendendosi cura delle relazioni con gli inquilini, redigendo i contratti, e occupandosi delle riscossioni.
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Risultato I6: Contabilità L’Area amministrativa svolge internamente tutte le attività di controllo di gestione, contabilità analitica, redazione del budget e analisi degli scostamenti. Viene inoltre predisposto il conto consuntivo, prestando particolare attenzione all’analisi dei connessi indicatori economico-finanziari. Anche il bilancio di previsione e quello di fine esercizio sono redatti a cura dell’Area Amministrazione. Inoltre, si attua l’attività di controllo di regolarità degli atti, sotto il profilo contabile e della copertura finanziaria. Il Direttore di Area si occupa degli adempimenti di carattere fiscale – quali la Dichiarazione IVA, la Dichiarazione dei redditi e la redazione del Modello 770 – e delle rendicontazioni richieste da alcuni Enti pubblici.
Risultato I7: Relazioni con professionisti Il Direttore d’Area, di norma, si occupa direttamente di tutte le attività contrattuali ed amministrative. Ciò nonostante, in relazione a particolari problematiche, si può avvalere della collaborazione di professionisti esterni. La struttura organizzativa dell’Area è stata progettata in modo da armonizzare le procedure interne con gli interventi di tali professionisti. Ad oggi, i processi interni si integrano adeguatamente con le fasi gestite dagli esterni di modo che i flussi informativi non registrino disarmonie o rallentamenti.
Risultato I8: Acquisti di beni e servizi La programmazione degli acquisti di beni e servizi è un’attività svolta dalla direzione amministrativa. In particolare, essa programma, attua e controlla la procedura legata alle licitazioni private relative agli appalti necessari all’Ente. A tale proposito, occorre occuparsi della formalizzazione della licitazione, della redazione del capitolato di gara, dell’aggiudicazione dell’appalto e della redazione contrattuale. Negli ultimi anni tali attività sono state particolarmente impegnative e complesse, soprattutto in relazione agli importanti interventi di ripristino e valorizzazione del patrimonio della Fondazione.
Risultato I9: Sicurezza e Privacy L’Amministrazione si occupa internamente delle procedure e degli adempimenti connessi alle norme in materia di privacy e di sicurezza sul lavoro.
Risultato I10: Gestione dei contenziosi Negli ultimi tempi è stato compiuto un costante lavoro volto a prevenire e a risolvere i contenziosi in cui è coinvolta la Fondazione, anche grazie alla fattiva e sinergica collaborazione con i professionisti esterni.
Sezione 4 Informazioni
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