ANTECEDENTES
El Código de Gestión de Seguridad fue adoptado mediante la resolución A.741(18), de la Organización Marítima Internacional, en noviembre de 1993. Entró en vigor internacional, como parte del Capítulo IX (Gestión para la operación segura de los buques) del Convenio Solas, a partir del 1 de julio de 1988.
Este código provee una norma internacional para la gestión y la operación segura de los buques y, para la prevención de la contaminación del medio marino.
Evolución histórica.
La introducción del concepto de gestión para la operación de los buques, inició su debate, durante la década de los años 80, ya que desde el inicio de esta década los datos estadísticos existentes, indicaban que un gran porcentaje (entre el 80% a 90%) de los accidentes marítimos, podían ser atribuido a errores humanos.
Los resultados de las investigación de acciones e incidentes abordo, resaltaban le existencia de debilidades de la gestión que llevaba a bordo como en tierra.
En el mes de marzo del 1987, sucedió un accidente que de alguna manera, terminaría convirtiéndose en el catalizador de este tema: muerte de 193 personas, entre pasajeros y tripulantes, a bordo del Herald of Free Enterprise, poco después del zarpe del puerto de Zeebrugge (Bélgica), como consecuencia de su hundimiento.
Como reacción a este accidente, y en ocasión de la reunión de la Asamblea de la Organización Marítima Internacional (OMI) en el mes de noviembre del mismo año, se aprobó la resolución A. 596(15), en la cual se reconocía que la “gran mayoría de los accidentes marítimos se debían a errores humano 1”, y le entregaba un mandato al Comité de Seguridad Marítima (Maritime Safety Committe) para que, de manera urgente, desarrollase directrices sobre los procedimientos de gestión a bordo y en tierra para garantizar la operación segura de los transbordadores de transbordo rodado de pasajeros.
Para el año siguiente, 1988 el Reino Unido implantó de unas disposiciones (Merchant Shipping (Operations Book) Regulations 1988), para ser aplicadas a los buques de su registro, entre ese año y el siguiente.
1 Resolución A.496(215) de la Asamblea de OMI, “Seguridad de los transbordadores de transbordo rodado de pasajeros (Safety of passenger ro-ro ferries) adoptada el 13 de noviembre de 1987.Estas disposiciones se desarrollaron a partir de dos principios:
- Los buques a los cuales les aplicaban esta disposiciones, debían llevar un libro, denominado Libro de Operaciones, el cual debía contener instrucciones e información para desarrollar la operación segura y eficiente del buque,
- Los propietarios de buques debían designar a una persona (conocida como la persona designada en tierra (DPA), con la función y responsabilidad para supervisar la operación de sus buques y garantizar que se tomen las medidas necesarias para que se cumplan los requisitos determinados en el Libro de Operaciones.
Estas disposiciones se convirtieron, posteriormente, en requisitos fundamentales del Código IGS, el cual fue adoptado por la Asamblea de la OMI, mediante la resolución A.741(18), del el 3 de noviembre de 1993.
La Conferencia Diplomática de las Partes de las Partes del Convenio Internacional para la seguridad de la vida humana en el, 1974, Solas, desarrollada en mayo de 1994, aprobó la enmienda al Convenio que introdujo el Capítulo IX “Gestión para la operación segura de buques”, el cual, mediante la regla 3, prescribe la obligatoriedad para que buques y compañías cumplan con los requerimientos del Código IGS. Esta disposición entró en vigor el 1 de julio de 1998.
El Código IGS ha estado sujeto a enmiendas promulgadas en los años 2006, 2009, 2010, 2015 and 2018.
Entonces, y de manera general el siguiente es la evolución de la normatividad expedida por OMI, que culmina con la adopción del Código IGS:
• Resolución A.596, Seguridad de Ferries RORO de pasajeros, adoptada en 1987.
• Resolución A.647, Guías de OMI sobre la gestión de la operación segura de buques y prevención de contaminación, adoptada en 1989.
• Resolución A.680, Guías de OMI sobre la gestión de la operación segura de buques y prevención de contaminación, adoptada en 1991 revocando la resolución A.647.
• Resolución A.741, Código Internacional de Gestión de la Seguridad Operacional del Buque y para la Prevención de la Contaminación, Código IGS, que fue adoptado en 1993.
CONVENIOS INTERNACIONALES
El sistema de gestión que debe ser implementado en los buques de manera articulada con las empresas, tiene como propósito entre otros, el garantizar el cumplimiento de la y reglas de obligatorio cumplimiento derivadas de los convenios, códigos, instrucciones y recomendaciones emanadas de la Organización Marítima Internacional
CONVENIO INTERNACIONAL PARA LA SEGURIDAD DE LA VIDA HUMANA EN EL MAR 1974, ENMENDADO -
Este instrumento internacional, cuya versión vigente data de 1974 y entró en vigor el 25 de mayo de 1980, tiene como principal objetivo, el especificar los mínimos estándares para la construcción, de equipamiento y de la operación de buques.
La actual versión del Convenio SOLAS, es la 5a versión, siendo la primera la que se aprobó como consecuencia del desastre del Titanic, la segunda fue adoptado en 1929 y entró en vigor en 1933, la tercera se adoptó en 1948 y entró en vigor en 1952; el cuarto fue adoptada en 1960 y entró en vigor en 1965; mientras que la versión actual se aprobó en 1974.
Colombia es Parte de este convenio, mediante la ley 8 de 1980.
En la actualidad está compuesto de 14 capítulos, que tratan de diferentes materias y aspectos conteniendo reglas de seguridad para la operación de los buques
Capítulo I Disposiciones generales
- A Ámbito de aplicación
- B Reconocimientos y Certificados Armonizados
- B Reconocimientos y Certificados No Armonizados
- C Siniestros
Capitulo II-1 Construcción - compartimentado y estabilidad, instalaciones de máquinas e instalaciones eléctricas
- A Generalidades
- A1 Estructura de buques
- B Estabilidad. Compartimentado.
- B1 Estabilidad
- B2 Compartimentado integralidad
- B3 Compartimentado Asignación LL Pasaje
- B4 Gestión de estabilidad
- C Instalaciones de máquinas
- D Instalaciones eléctricas
- E Requerimientos adicionales Maquinas sin dotación permanente
- F Diseños Alternativos
Capítulo II-2 Construcción - prevención, detección y extinción de incendios.
- A Generalidades
- B Prevención de incendio y explosiones
- C Supresión de incendios
- D Evacuación
- E Prescripciones operacionales
- F Otros tipos de proyecto
- G Prescripciones especiales
Capitulo III Dispositivos y medios de salvamento.
- A Generalidades
- B Requerimientos para buques y dispositivos de salvamento
o Sec I Buques de carga y de pasaje
o Sec II Buques de pasaje requerimientos adicionales
o Sec III Buques de carga requerimientos adicionales
o Sec IV Requerimientos dispositivos
o Sec V Temas varios
- C. Diseños alternativos
Capítulo IV Radio comunicaciones.
- A Generalidades
- B Compromisos de los Gobiernos
- C Requerimientos a los buques
Capítulo V Seguridad de la navegación
Capítulo VI Transporte de carga
- A Generalidades
- B Requerimientos especiales para graneles sólidos
- C Transporte de grano
Capítulo VII Transporte de mercancías peligrosas
- A Transporte de mercancías peligrosas en bultos
- A1 Transporte de mercancías peligrosas sólidas a granel
- B Construcción equipos de buques para el transporte de químicos líquidos a granel
- C Construcción equipos de buques para el transporte de gases licuados a granel
- D Requerimientos especiales para el transporte de combustible nuclear irradiado en bultos, plutonio y residuos altamente radioactivos a bordo de buques
Capítulo VIII Buque nucleares
Capítulo IX Gestión de la seguridad operacional de los buques
Capítulo X Medidas de seguridad aplicable a las naves de gran velocidad.
Capítulo XI-1 - Medidas especiales para incrementar la seguridad marítima.
Capítulo XI-2 - Medidas especiales para incrementar la protección marítima.
Capítulo XII - Medidas de seguridad adicionales para los buques graneleros
Capítulo XIII Verificación de Cumplimiento
Capítulo XIV Medidas de seguridad para los buques que operen en aguas polares
CONVENIO INTERNACIONAL PARA LA PREVENCIÓN DE CONTAMINACIÓN POR BUQUES, 73/78
Desde mediados del siglo pasado el tema de la contaminación del medio marino se empezó a debatirse en diferentes Conferencias de las Naciones Unidas relativas al Derecho del Mar.
A fin de enfrentar los aspectos perjudiciales de la contaminación que empezaba a generar el transporte de hidrocarburos, en 1954 se convocó una Conferencia diplomática al respecto, la cual adoptó el Convenio Internacional para la prevención de contaminación por hidrocarburosOILPOL 1954., el cual fue enmendado por primera vez en 1962, no obstante el mundo no había
dimensionado las consecuencias ambientales que podría tener un accidente durante el transporte de hidrocarburos, transporte cada vez más necesario debido a la continua industrialización del mundo.
En 1967, ocurrió del desastre del Torrey Canyon, un buque tanquero que encalló en el Canal de la Mancha, derramando 120.000 toneladas de crudo en el mar, evento frente al cual no había mayor preparación para su atención, lo que obligó no solamente a revisar las medidas, en ese momento vigentes respecto al transporte de hidrocarburos, sino también desveló las debilidades en los esquemas de indemnización resultantes de este de accidentes.
En 1971, se modificó nuevamente el OILPOL, no obstante el concepto general existente era que la contaminación del mar por buques requería un documento más completo para atender la contaminación por buques.
En este sentido en 1973, se convocó la Conferencia Internacional para la contaminación marina con este propósito y su resultado fue el Convenio Internacional para prevenir la contaminación por buques, conocido actualmente como Convenio MARPOL, cuya novedad radicaba en que era de mayor comprensión e incluía la contaminación por químicos, basuras, sustancias perjudiciales y aguas sucias.
En el año 1978, se desarrolló la Conferencia sobre seguridad y prevención de contaminación por tanqueros, en la cual se adoptó el Protocolo de 1978, ante la necesidad que el convenio fuese adoptado por los estados y permitir su entrada en vigor.
El Anexo I que trata de la contaminación por hidrocarburos, entró en vigor en 1983, posteriormente el Anexo II en 1987, el cual trata de las sustancias nocivas liquidas que se transportan a granel. Por su lado el Anexo III, que determina las reglas de prevención de contaminación por sustancias perjudiciales que se transportan en bultos, entró en vigor en el año 1992.
Los siguientes 2 anexos que entraron en vigor, fueron el Anexo IV (contaminación por aguas sucias) y el Anexo V (contaminación por basuras), en los años 2003 y 1998, respectivamente.
Posteriormente, en el año 1997, se adopta el Protocolo de 1997, el cual adicionó al Convenio, el Anexo VI, que trata la contaminación atmosférica, el cual entró en vigor en el 2005.
Colombia es Parte de este convenio, mediante la ley 12 de 1981
En la actualidad está compuesto de 6 anexos, cada uno de los cuales trata de tipos de substancia o desechos que pueden contaminar el medio ambiente marino.
Anexo I Reglas para prevenir la contaminación por hidrocarburos
• Capítulo 1 Generalidades
• Capítulo 2 Inspecciones y Certificación
• Capítulo 3 Requerimientos espacios de máquinas todos los buques
• Capítulo 4 Requerimientos espacios de carga en los buque tanque petrolero
• Capítulo 5 Prevención de contaminación de incidentes con HC
• Capítulo 6 Facilidades de recepción
• Capítulo 7 Requerimientos especiales para plataformas fijas o flotantes
• Capítulo 8 Prevención de contaminación durante operaciones de transferencias de Hidrocarburos.
• Capítulo 9 Requerimientos especiales para el uso o transporte de Hidrocarburos en la Antártida
Anexo II Reglas para prevenir la contaminación por Substancias Nocivas Líquidas
• Capítulo 1 Generalidades
• Capítulo 2 Categorización de substancias líquidas nocivas
• Capítulo 3 Inspecciones y certificaciones
• Capítulo 4 Diseño construcción y equipos
• Capítulo 5 Descargas operacionales de residuos de SNL
• Capítulo 6 Medidas de control por el Estado rector de puerto
• Capítulo 7 Prevención de contaminación derivada de incidentes con Substancias Nocivas Líquidas
• Capítulo 8 Facilidades de recepción
Anexo II Reglas para prevenir la contaminación por substancias perjudiciales
• Aplicación
• Empaquetado
• Marcas y etiquetados
• Documentación
• Estiba
• Cantidades limitadas
• Exenciones
• Control por el Estado rector de puerto
Anexo IV Reglas para prevenir la Contaminación por Aguas sucias
• Capítulo 1 Generalidades
• Capítulo 2 Inspecciones y Certificación
• Capítulo 3 Equipos y control de descargue
• Capítulo 4 Facilidades de recepción
• Capítulo 5 Control por el Estado rector de puerto
Anexo V Reglas para prevenir la contaminación por basuras
• Definiciones
• Aplicación
• Descarga de basura fuera de las áreas especiales
• Requerimientos especiales para descarga de basuras
• Exenciones
• Control de Estado rector de puerto
• Avisos, planes de gestión de basuras y registros
Anexo VI reglas para prevenir la contaminación atmosférica por buques
• Capítulo 1 Generalidades
• Capítulo 2 Inspecciones y Certificación
• Capítulo 3 Requerimientos para el control de emisiones de buques
CONVENIO INTERNACIONAL DE LÍNEAS DE CARGA DE 1966
En 1930, se adoptó lo que hoy es el primer Convenio internacional sobre líneas de carga se adoptó adoptado en 1930, se basaba en el principio de la flotabilidad de reserva, aunque se reconoció entonces que el francobordo también debería asegurar una estabilidad adecuada y evitar esfuerzos excesivos sobre el casco del buque como resultado de la interacción con el medio acuático.
El 5 de abril de 1966, se abrió a para la firma de los Estado el Convenio Internacional sobre Líneas de Carga, el cual entro en vigor en julio de 1968, con 3 Anexos.
Colombia es Parte de este convenio, mediante la ley 3 de 1987.
Reglas para la determinación de las Líneas de Carga
Anexo I
• Capítulo I Generalidades
• Capítulo II Condiciones para la asignación del francobordo
• Capítulo III Francobordos
• Capítulo IV Requerimientos especiales para buques con francobordo para madera
Anexo II
• Zonas, áreas y periodos estacionales
Anexo III
• Certificados
CONVENIO INTERNACIONAL SOBRE LA FORMACIÓN, TITULACIÓN Y GUARDIA DE LA GENTE DE MAR, 1978
En Londres, el 7 de julio de 1978, se adoptó el Convenio STCW, En razón del impacto que puede tener las actuaciones y decisiones a bordo en la comunidad en general, por os accidentes, en este instrumento se determinan los criterios para la formación y certificación que debe cumplir la gente de mar, a fin de atestar que ha adquirido y mantenido las debidas competencia para desempeñarse en los diferentes cargos y funciones abordo, de manera segura, para sí mismo, para el buque y para el medio ambiente marino.
Colombia es Parte de este convenio, mediante la ley 35 de 1981
Anexo
Capítulo I Generalidades
Capítulo II Capitán y el departamento de cubierta
Capítulo III Departamento de máquinas
Capítulo IV Radiocomunicaciones y radiopoeradores
Capítulo V Requerimientos de formación especial para personal en ciertos tipos de buques
Capítulo VI Funciones de emergencia, seguridad ocupacional, protección, cuidados médicos, y de supervivencia
Capítulo VII Certificación alternativa
Capítulo VIII Guardias
CONVENIO SOBRE EL REGLAMENTO INTERNACIONAL PARA PREVENIR ABORDAJES EN EL MAR
En este convenio que data del año 1972, trata sobre las reglas de tráfico entre buques, en las diferentes condiciones acuerdo a las actividades que esté desarrollando en la mar. Así mismo, determina los criterios de los elementos, tales como las luces y los dispositivos acústicos que se utilizan para este fin, así como las señales de emergencia a ser utilizadas en le mar.
Entró en vigor, 5 años después de su adopción, el 5 de julio de 1977.
Colombia es Parte de este convenio, mediante la ley 13 de 1981
Está compuesto de 37 reglas y cuatro anexos, así
Reglas internacionales para prevenir los abordajes
Anexo I Posición y detalles técnicos de las luces y marcas
Anexo II Señales adicionales para embarcaciones de pesca en operaciones de pesca
Anexo III Detalles técnicos para dispositivos de señales acústicas
Anexo IV Señales de emergencia
CONVENIO INTERNACIONAL DE ARQUEO, 1969
Este convenio vino a estandarizar a nivel global, el cálculo que hace para determinar el arqueo, o capacidad volumétrica de los espacios cerrados de los buques.
Con este cálculo se obtiene el arqueo bruto y el arqueo neto son aceptados como parámetros pertinentes cada vez que se usen esos términos en convenios, leyes y reglamentos y también como datos estadísticos relacionados con el volumen total o capacidad utilizable de los buques mercantes.
Por otro lado, los gobiernos, las autoridades portuarias y otros organismos usan el arqueo como base para el cálculo de derechos, tasas y tarifas.
Se adoptó en el año 19609 y entró en vigor en julio de 1982, y en Colombia se adoptó mediante la ley 5 de 1974.
Está compuesto por dos anexos
Anexo 1 Reglas para determinar el arqueo bruto y arqueo neto de los buques
Anexo 2 Formato del Certificado
CÓDIGOS MARÍTIMOS
Adicionalmente a los convenios, el sistema normativo para la seguridad marítima, tiene otra serie de instrumentos de obligatorio cumplimiento, así como serie de documentos recomendatorios.
Entre los códigos de obligatorio cumplimiento, se encuentran:
Código internacional de gestión de la seguridad operacional del buque y la prevención de la contaminación
Código internacional para la protección de los buques y de las instalaciones portuarias
Código marítimo internacional de mercancías peligrosas
Código internacional de dispositivos de salvamento
Código internacional de señales
Código Internacional sobre normas de formación, titulación y guardia para la gente de mar
Código de normas internacionales y prácticas recomendadas para la investigación de los aspectos de seguridad de siniestros y sucesos marítimos
Código internacional de estabilidad sin avería
Código marítimo internacional de cargas sólidas a granel
Código para la construcción y el equipo de buques que transporten productos químicos peligrosos a granel
Código de prácticas de seguridad para buques que transporten cubertadas de madera
Código para la construcción y el equipo de unidades móviles de perforación mar adentro
Código sobre niveles de ruido a bordo de los buques
Código de seguridad aplicable a los buques para fines especiales
Código internacional para la construcción y el equipo de buques que transporten gases licuados a granel
Código internacional para la construcción y el equipo de buques que transporten químicos peligrosos a granel
Código internacional para el transporte sin riesgos de grano a granel
Código internacional de sistemas de seguridad contra incendios
Código internacional para la aplicación de procedimientos de ensayo de exposición al fuego
Código técnico relativo al control de las emisiones de óxidos de nitrógeno de los motores diésel marinos
Código para la práctica segura de la carga y descarga de los graneleros
Código de prácticas de seguridad para el transporte de cargas y personas en buques de suministro mar adentro
RESPONSABILIDADES
RESPONSABILIDAD DE LOS ESTADOS
La Convención de las Naciones Unidas sobre el Derecho del Mar, aprobada en Montego Bay – Jamaica, en el año 1982, determina los derechos y deberes de los Estados en su relación con el mar y las actividades que se desarrollan en él.
En este sentido, en este convenio quedaron identificados y consignados estos deberes y derechos bajo tres figuras o jurisdicciones: Estado bandera, Estado rector de puerto y Estado costero.
ESTADO DE BANDERA
En este Convenio se explicitan los asuntos donde el Estado debe ejercer su jurisdicción y en este sentido se prescribe que cada estado debe ejercer efectivamente su jurisdicción y control, en concordancia con su propia normatividad, sobre los aspectos administrativos, técnicos y sociales en los buques que enarbolan su pabellón o bandera.
En tal sentido, el Estado está en la obligación de asegurar el cumplimiento de estándares y normas de seguridad y protección del medio marino con respecto a la construcción, equipos y navegabilidad de los buques.
Así mismo con respecto a las calificación de las tripulaciones y, el mantenimiento de las comunicaciones, así como debe asegurase que los buques no puedan zarpar hasta tanto no cumplan con estos requerimientos determinados en las reglas y estándares internacionales, concernientes al diseño, construcción y equipamiento de los buques.
Por otro lado, se determina el deber de los requerimientos respecto a la generación y manteniendo del registro de los buques con derecho a enarbolar su pabellón, y la expedición de un documento que atestigüe esta condición.
En este sentido y dentro del contexto de la aplicación del Código IGS, los buques con derecho a enarbolar el pabellón, quedan sujetos a la verificación y certificación por parte del Estado Bandera.
ESTADO RECTOR DE PUERTO
En este respecto, la Convención determina que en los puertos e instalaciones costa afuera Estado donde se encuentre un buque extranjeros, estará sujeto a la verificación del cumplimiento de la normatividad internacional, por parte de funciones del estado- Oficiales supervisores de Estado rector de puerto.
En este sentido y dentro del contexto de la aplicación del Código IGS, los buques quedan sujetos a la verificación, por parte de los funcionarios nominados por el Estado rector de puerto, del cumplimiento de las prescripciones del Código.
En primer lugar que porte el certificado y que este se encuentre válido, hay “claros indicios” que el buque no cumple con las prescripciones del Código, éste podrá desarrollar una supervisión más detallada, cuyos resultados deberán ser informados< al Estado bandera correspondiente.
OTRAS RESPONSABILIDADES
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD DE LA COMPAÑÍA.
De manera general los dueños de las embarcaciones son los primeros responsables por que sus embarcaciones cumplan con los requerimientos y prescripciones concernientes a la seguridad, protección del medio marino y protección marítimas.
Dentro del contexto del sistema de gestión de la seguridad-SGS, que debe ser implantado en la compañía y buques, en la Cláusula 3 Responsabilidad y Autoridad de la Compañía, queda determinado que:
1. “Si la entidad responsable de la explotación del buque no es el propietario, éste habrá de comunicar a la administración el nombre y demás datos de aquélla.
2. La compañía determinará y documentará la responsabilidad, autoridad e interdependencia de todo el personal que dirija, ejecute y verifique las actividades relacionadas con la seguridad y la prevención de la contaminación.
3. La compañía será responsable de garantizar que se habilitan los recursos y el apoyo necesario en tierra para permitir a la persona o personas designadas ejercer sus funciones.”
PERSONA DESIGNADA EN TIERRA
Para la implantación del SGS por parte de una Compañía, ésta deberá nominar a un(as) persona(s), como Personad Designada, cuyas responsabilidades se encuentran determinadas en la cláusula 4 del Código IGS:
“A fin de garantizar la seguridad operacional del buque y proporcionar el enlace entre la compañía y el personal de a bordo, cada compañía designará, en la forma que estime oportuna, a una o varias personas en tierra directamente ligadas a la dirección, cuya responsabilidad y autoridad les permita supervisar los aspectos operacionales del buque que afecten a la seguridad y la prevención de la contaminación, así como garantizar que se habilitan recursos suficientes y el debido apoyo en tierra.”
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD DEL CAPITÁN. RECURSOS Y PERSONAL
Igualmente, el Código IGS, determina las responsabilidades que tiene el Capitán dentro del SGS, tal y como se determina en la cláusula 5, clarificando que la compañía, deberá hacer una declaración documentada, en la cual reconoce la autoridad del capitán, en lo que respecta a la seguridad y prevención de la contaminación.
1. “La compañía determinará y documentará las atribuciones del capitán en el ejercicio de las funciones siguientes:
- implantar los principios de la compañía sobre seguridad y protección ambiental;
- fomentar entre la tripulación la aplicación de dichos principios;
- impartir las órdenes e instrucciones pertinentes de manera clara y simple;
- verificar que se cumplen las medidas prescritas, y
- revisar el SGS e informar de sus deficiencias a la dirección en tierra.
2. La compañía hará que en el SGS que se aplique a bordo figure una declaración recalcando de manera inequívoca la autoridad del capitán. La compañía hará constar en el SGS que compete primordialmente a éste tomar las decisiones que sean precisas en relación con la seguridad y la prevención de la contaminación, así como pedir ayuda a la compañía en caso necesario.”
SEGURIDAD MARÍTIMA
PRINCIPIOS DE LA SEGURIDAD MARÍTIMA Y LA PROTECCIÓN DEL MEDIO MARINO
BREVE RESEÑA
Se puede aseverar que la preocupación por la seguridad marítima inicia en el mismo momento que la humanidad inicia su aventura por el mar, la cual fue impulsada, desde la épocas antiguas, especialmente por el interés comercial y desarrollada bajo esa visión de aventura, ya que por obvias razones existían muchas incertidumbres. Y bajo esta visión de aventura, muchas de las pérdidas de embarcaciones y de vidas humanas siempre se consideraron como una cuestión natural y unida a los designios de los dioses.
En la Edad Media, se empiezan a aplicar algunas reglas, que tenían como propósito preservar el interés comercial y resarcir las pérdidas económicas derivadas de la pérdida de buques y en este sentido, siempre se procuraba determinar responsables y pagos por esas pérdidas.
Esta visión empieza me mantuvo hasta el siglo XIX, en el Reino Unido, en el entorno de comisiones creadas por el Parlamento para el análisis de los accidentes que sufrían los buques de que soportaban el comercio del Imperio Británico, en las cuales, se empezó a enfocar los resultados de estos análisis hacia una visión enfocada a evitar que los accidentes volviesen a ocurrir.
A partir de ese momento y en especial a partir del accidente del HMS Titanic, cuya consecuencia fue la promulgación del primer SOLAS, de ahí en adelante el enfoque de la normatividad se centró en una visión reactiva.
En este sentido, y a medida que el desarrollo de la tecnología lo permitía las reglas estaban enfocadas a planear soluciones en términos de la dotación de sistemas y equipos a bordo, con el fin de reducir los accidentes marítimos, no obstante estos continuaban
Hasta los años 70, se involucra el tema de las competencias de las tripulaciones, cuando se promulga el Convenio STCW en el año 1978, el cual está orientado a asegurar que se adquieran y mantengan las debidas competencias para todo el personal que conforman las tripulaciones de los buques.
En este sentido, en la evolución de la normatividad se continuó determinando y actualizando los requerimientos técnicos y de competencias, con el fin de fortalecer los esquemas y niveles de seguridad y protección del medio marino a bordo.
No es hasta la década de los 90, que OMI empieza a introducir cambios en el proceso de generación de normas, de un enfoque reactivo a un enfoque preventivo, siendo la promulgación del Código IGS una evidencia de este cambio de enfoque.
Accidente
Según el diccionario de la RAE, accidente es: Suceso eventual que altera el orden regular de las cosas
El Código de Siniestros marítimos define el accidente o suceso marítimo, como “un acaecimiento, o serie de acaecimientos, distinto de un siniestro marítimo, que haya ocurrido habiendo una relación directa con las operaciones de un buque, que haya puesto en peligro o que, de no ser corregido, pondría en peligro la seguridad del buque, la de sus ocupantes o la de cualquier otra persona, o la del medio ambiente.”
Dentro de este contexto, los accidentes a bordo pueden ocurrir por las siguientes causas:
• Factores humanos
• Causas técnicas
• Condiciones de mar y tiempo severas
Factores humanos
De acuerdo con las estadísticas de la Organización Marítima Internacional (OMI), el 75% los accidentes marítimos, tiene como causa el error humano. Derrames, colisiones, encallamientos y aun el hundimiento de embarcaciones tiene involucrados errores cometidos durante la navegación o en operaciones en puerto.
Entre estos errores podemos identificar, entre otros:
• Falta de vigilancia durante las guardias
• Falta de disciplina en el puente
• Violación de las reglas de navegación
• Falta de entrenamiento apropiado
• Falta de trincado en la carga
• Inadecuado mantenimiento de la maquinaria
• Salir a navegar con equipos deficientes o no funcionales
• Salir a navegar sin prestar atención a las previsiones meteorológicas.
No obstante, que en la actualidad los buques están dotados de sistemas, equipos y dispositivos que se reconocen como tecnológicamente avanzados y altamente fiables, porque siguen ocurriendo accidentes?
Esto en razón que los buques y sus equipos son solo una parte de la ecuación, lo que se existe es un sistema que integra al buque y sus equipos, con personas, es decir dentro de esta ecuación, se encuentran las personas en sí mismas y su organización abordo, dentro de este sistema el error humano impacta de manera preminente en la ocurrencia de accidentes.
En este sentido, si se elimina le error humano deben, conceptualmente hablando, eliminarse los accidentes marítimos.
En este contexto, el cambio de enfoque reactivo, es decir frente a accidentes determinar nuevas prescripciones técnicas y de competencias, no ha impacto realmente en la reducción drástica de accidentes y como consecuencia, se han abierto líneas de desarrollo más enfocado a mitigar el error humano de manera, en un enfoque preventivo, surgiendo concepto como el de cultura de la seguridad, entre otras líneas de acciones, como por ejemplo darle un trato más científico al error humano
CULTURA DE LA SEGURIDAD
Este concepto está orientado a atender a las personas y su organización, como medio de mitigar la ocurrencia de accidentes, sabiendo que estadísticamente, que son factores que influyen directamente en la ocurrencia de los accidentes.
De acuerdo a lo que se encuentra en la página de OMI, Cultura de la Seguridad es:
“Una organización con una 'cultura de seguridad' es aquella que le da la prioridad apropiada a la seguridad y se da cuenta de que la seguridad debe gestionarse como otras áreas del negocio. “
La clave para lograr esa cultura de seguridad se centra en:
• Reconociendo que los accidentes se pueden prevenir siguiendo el procedimiento correcto y las mejores prácticas establecidas,
• pensando constantemente en la seguridad y
• buscando una mejora continua”.
Pero también la cultura de la seguridad puede ser definida como una cultura en la cual hay un considerable esfuerzo informado y documentado para reducir los
riesgos de las personas, del buque y del medio marino a un nivel “tan bajo como sea razonablemente practicable”.
Además, para una organización que logre alcanzar este propósito, muy probablemente va lograr beneficios económicos y sociales, logrado un balance ente los aspectos de seguridad y comerciales.
Elementos de la cultura de seguridad
Existen unos elementos claves para lograr una cultura de seguridad marítima proactiva
- Participación de todos los interesados
Frente a la identificación, evaluación y gestión de los riesgos a la seguridad, todos los interesados participen y tengan voz en la determinación de las medidas a ser aplicadas para la gestión de estos riesgos.
- Percepción compartida
Es primordial que la percepción que se tenga sobre los riesgos a la seguridad, sea compartida tanto por las personas que los gestionan, como por las personas que se exponen a ellos.
- Comunicación
La buena disposición e intenciones para identificar, analizar y obtener observaciones frente a las seguridad o no de las prácticas y actividades que se desarrollan, debe ser complementada con esquemas que faciliten que éstas, sean compartidas y explicitadas.
- Aprendizaje organizacional
La columna de la cultura de seguridad es la habilidad organizacional, para convertir los errores en aprendizajes, ya que es el insumo para mejorar a las personas a los sistemas que soportan sus actividades.
En este sentido, este logro se alcanza donde no existe la cultura de la culpa. Es decir, lograr este escenario, requiere el apoyo visible de la alta dirección para ganarse la confianza de la gente de mar, que ese esquema si existe, donde no se castiga por llamar la atención de sobre cualquier riesgo de la seguridad.
- Recursos para la seguridad
Los recursos para implementar, soportar, desarrollar y mantener cualquier cultura de la seguridad son parte primordial para alcanzar los logros propuestos. Los aspectos de la seguridad deben ser el centro de la toma de decisiones, no solamente como necesidades adicionales que se consideran, una vez se hayan tomado el resto de decisiones.
- Relación entre productividad y seguridad
Las organizaciones que hay involucrado los principios de la cultura de la seguridad en su quehacer, reconocen que con el fortalecimiento de la seguridad han obtenido mejoras en su productividad, lo que ha redundado en su rentabilidad.
- Relaciones industriales y satisfacción laboral
El estado de las relaciones entre las organizaciones y sus empleados, son claves para alcanzar los logros esperados de la implantación de una cultura de la seguridad. Las buenas relaciones tienen como resultado mayor proactividad por parte del empleado para entender y adoptar cualquier medida de seguridad que se proponga.
- Entrenamiento
Es primordial tener claridad y comprender la relación que existe entre entrenamiento, competencia y procedimientos. El entrenamiento a cualquier persona para que pueda hacer cualquier actividad, no la va a convertir, de manera automática, en competente. En muchas situaciones se formulan procedimientos con el propósito de cubrir brechas con la formación y competencia, pero un procedimiento nunca va a reemplazar la comprensión y conciencia, requeridas en las competencias para desarrollar una actividad.
Etapas implantación cultura de seguridad
Dentro del concepto de la implantación de la cultura de seguridad, en la industria nuclear, se ha reconocido que en la evolución de la implantación pasa por tres etapas:
- Etapa 1: Seguridad basada únicamente en regulaciones y normas
Al visualizar la seguridad, en especial en la dirección de la organización, como un tema técnico, esta percepción tiene como consecuencia que ésta se logra con el cumplimiento de las regulaciones y normas.
- Etapa 2: El desempeño en seguridad empieza a verse como algo importante
En esta etapa se empieza a percibir que el desempeño en seguridad es importante, aun sin la presión normativa y sancionatoria. Sin embargo, aún son evidente problemas en la gestión de seguridad, que siguen considerando soluciones técnicas y de procedimientos.
- Etapa 3: El desempeño en seguridad siempre puede ser mejorado
En esta etapa la organización ha adoptado plenamente el concepto de mejora continua y se aplica en la mejora del desempeño en seguridad. Las comunicaciones el entrenamiento m, la formación, el estilo de gestión, y el mejoramiento de la eficiencia y efectividad, siempre están en primer plano. Los empleados y las directivas entienden plenamente el impacto de su comportamiento frente a los aspectos de seguridad.
PLANEAMIENTO DE LA SEGURIDAD INFO DE LA DIAPOSITIVA
1º La seguridad empieza por la Dirección
Sólo si la dirección esta comprometida, y no únicamente con palabras, sino con hechos, se logrará el éxito. La clave de la eficacia es la fijación de responsabilidades para cada nivel jerárquico.
2º La seguridad es un proyecto permanente
Las metas no pueden ser estáticas. El sistema debe estar inmerso en un proceso de innovación y mejora continua ante la dinámica de los procesos y la aparición de nuevas situaciones de riesgo.
3º La seguridad se aplica en todo momento.
Es necesario prevenir fallos en todas las etapas, durante el diseño, el montaje, el mantenimiento y la modificación. Esta prevención es necesaria tanto en las condiciones normales como en las anormales.
4º La seguridad se basa en la actuación preventiva.
Es prioritario actuar antes de que los accidentes se produzcan, en lugar de controlar sus resultados, aunque estos también deben ser considerados
5º La seguridad es tarea de todos.
Sólo con su integración en la estructura de la compañía será alcanzable.
6º La seguridad se logra mediante la formación.
La formación ayuda a lograr aptitudes y actitudes que garanticen comportamientos seguros y aceptables para el sistema. Sólo con su integración a la estructura de la Compañía, ambas serán alcanzables
AUDITORÍAS
DEFINICIÓN DE AUDITORÍA
Es un examen sistemático e independiente para determinar si las actividades y los resultados relacionados satisfacen las disposiciones preestablecidas y estas disposiciones son aplicadas en forma efectiva y son apropiadas para alcanzar los objetivos.
TIPO DE AUDITORIAS
AUDITORÍAS EXTERNAS E INTERNAS
- Auditorías Externas:
Son aquellas auditorías efectuadas por un organismo externo e independiente de la Compañía.
Cuando se trate de la llevada a cabos con el propósito de certificación, ha de referirse a la Administración, (en nuestro caso la Dirección General Marítima), una Organización reconocida por la Administración.
- Auditorías internas
Son aquellas auditorías programadas, efectuadas por el personal de la Compañía, que se encuentran reguladas por los procedimientos que componen el Sist ema de Gestión de Seguridad -SGS.
CLASIFICACION DE ACUERDO AL PROPOSITO
- Primera parte (o Interna)
Son aquellas auditorias llevadas a cabo por la misma Compañía.
- Segunda parte (o Externa)
Son aquellas auditorías llevadas a cabo por una organización en su propio beneficio. En algunos casos la Compañía es auditada por otra por motivos
diversos, como por ejemplo: al establecer un contrato de fletamento, aceptación de utilización de muelle, etc.
Una Compañía, por propia decisión o por definirse así en sus procedimientos, podrá requerir para sus auditorías internas la participación de un organismo externo a la Compañía, para mantener la independencia del sector que está siendo auditado.
- Tercera parte (o externa)
Son aquellas auditorías llevadas a cabo por la Administración, con el fin de certificar la Compañía y sus buques.
Las Sociedades de Clasificación reconocidas pueden efectuarlas por delegación de las Administraciones
AUDITORIAS PARA CERITIFICACION
Con el propósito de determinar y estandarizar los lineamientos que deben observase en el desarrollo de las verificaciones por parte de las Administraciones, OMI expidió, complementariamente, a la expedición del Código IGS, directrices enfocadas con el propósito mencionado.
La última versión enmendada de estas directrices es la Resolución A.1071(28) “Directrices revisadas para la implantación del Código Internacional de Gestión de la Seguridad (Código IGS) por las Administraciones”, de diciembre de 2013.
Dichas directrices están divididas de la siguiente manera:
1. Introducción
2. Alcance y aplicación
3. Verificación del cumplimiento del Código IGS
4. Proceso de certificación y verificación Apéndice. Normas relativas a las disposiciones sobre certificación del Código IGS
- Proceso de certificación y verificación
El proceso de certificación y verificación, está compuesto de una serie de verificaciones secuenciales, que se inician con la solicitud de la compañía, la cual debe repetirse en cada etapa de verificación, ya sea para la certificación y manteniendo de ésta, ya sea para el buque o la compañía, acuerdo lo dispuesto en las directrices.
- Revisión de documentos (Examen Preliminar)
Es la auditoría que se efectúa a todos los documentos que componen el SGS de una Compañía, que así lo haya solicitado, previamente y en las oficinas de la organización sometida a verificación.
El objetivo de esta auditoría es verificar que el “Manual de Gestión” de esa Compañía cumple los requisitos del Código o de la Norma, según corresponda, y que los documentos se ajustan a lo que se ha establecido en el manual presentado, sujeto a revisión.
No se debe dejar de lado que la lectura del manual sea clara y concisa, de fácil entendimiento, no solo para el auditor, sino para el personal que deba utilizarlo. El auditor analizará esta condición teniendo especial atención a la capacidad de comprensión del personal que deba leerlo.
Si como resultado de este examen, el manual no cumple con lo prescrito en el Código o Norma, la auditoria será aplazada hasta que la Compañía no haya implementado las medidas correctivas pertinentes.
- Auditoría inicial (verificación inicial)
Es la auditoría que se efectúa a las oficinas de la Compañía donde se lleva a cabo la Gestión, y para el caso que tenga, sucursales, subsidiarias, etc., que estén involucradas en el SGS y tengan relación con la seguridad y la prevención de la contaminación, con el objeto de verificar el cumplimiento de lo establecido en el Manual de Gestión de la Seguridad, conjuntamente con los responsables y correspondientes funciones en el especificadas.
Una vez finalizada con resultado satisfactorio se podrá expedir el Documento de Cumplimiento y se planificará la auditoría inicial al buque o buques.
Cuando la Compañía y el buque o buques hayan cumplido satisfactoriamente las auditorias se expedirá el correspondiente Certificado de Gestión de Seguridad, cada buque.
El cumplimiento satisfactorio implica que:
• El SGS cumple con las prescripciones del Código o Norma;y
• Que se garantiza el cumplimiento de los objetivos en el descrito.
- Auditoría de verificación anual (Verificación periódica del Documento de Cumplimiento y del Certificado de Gestión se Seguridad
Es la auditoría necesaria para mantener la validez del DC. El objetivo es evaluar la eficacia del SGS, si se ha modificado en cualquiera de sus aspectos, y que siga cumpliendo con las prescripciones del Código o Norma. Para aquellos casos que la Compañía cuente con otras dependencias, y que no se pudieron evaluar en la auditoria inicial se deberán verificar, en la medida que sea posible en esta oportunidad.
El plazo para efectuar esta verificación periódica será entre tres meses antes y tres meses después de la fecha aniversario.
En este caso las medidas correctivas que se hubieran generado, deberán cumplirse en un plazo no superior a los tres meses, con el fin de cumplir con las fechas preestablecidas.
- Auditoría Intermedia (Verificación intermedia del CGS)
Es la auditoría que tiene lugar entre el segundo y tercer vencimiento anual, y se efectúa con el fin de verificar a bordo que el SGS continúa funcionando eficazmente y que cualquier modificación cumple con lo prescripto en el Código o Norma.
- Auditoría Adicional (Verificación Adicional)
Es la auditoría que se debe realizar por alguna razón en particular siempre que se vea afectada la Seguridad y la prevención de la contaminación, como consecuencia de incidentes, o de acuerdo al resultado de la auditoria anual, seguimiento, modificaciones al SGS, etc.
- Auditoría de Renovación (verificación de Renovación)
Es la que se efectúa antes de caducar la validez del DC o del CGS. El alcance de esta verificación será de todos los documentos, elementos que involucren el SGS de la Compañía, y todas las actividades en él involucradas y descritas, y que estén comprendidas en el Código o Norma.
Se podrá iniciar la auditoria de renovación con seis meses de anterioridad a la fecha de vencimiento de los correspondientes certificados.
- Auditoría de Seguimiento
Cuando como resultado de una auditoría se debe implementar una medida correctiva, ésta situación da lugar a las auditorías de seguimiento, y básicamente
es verificar que la medida correctiva es eficaz y se ajusta a lo prescripto en el Código/ Norma y el Manual. Se tendrá en cuenta lo siguiente:
• El Manual de Gestión de la Seguridad y los procedimientos involucrados en la modificación.
• Reglas, códigos, directrices e instrucciones que puedan aplicarse.
• Incumplimiento u observación detectada en la última auditoría y cualquier listado de control pertinente.
• Registro de análisis de las medidas correctivas implementadas y su eficacia.
El análisis del Manual de Gestión y sus procedimientos, es en esta etapa, una revisión en general y no con profundidad, está destinado a verificar si está de acuerdo con los requerimientos del Código/Norma y a la preparación del listado de control (preparación de la auditoría).
En esta etapa el auditor debe buscar la evidencia que demuestre que la Persona Designada, se ha involucrado en la modificación y el seguimiento, verificando la eficacia del sistema.
No obstante el auditor debe hacer una nueva revisión con el fin de garantizar la comprensión de los requerimientos y poder así identificar los cambios.
Todos los tipos de auditorías antes mencionados, son considerados Auditorías de Gestión de la Seguridad, todas deberán efectuarse sobre la base de un mismo principio: el de verificar que se cumplan los requerimientos prescritos en el Código o Norma y que el SGS sea eficaz, aunque su alcance (de cada una de ellas), sea diferente.
DESARROLLO DE LA AUDITORIA DEL SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD
Fases de una auditoría
- Solicitud de la auditoría
La Compañía deberá presentar la solicitud ante la autoridad designada para que se expida el DC y CGS correspondiente a su nombre y definiendo los mismos y a qué tipo de buque estará orientado. Presentará todos los documentos con la antelación que corresponda para cada caso en particular.
- Preparación de la auditoría
El auditor debería ponerse en pondrá en contacto con la Compañía y elaborará el plan para desarrollar la misma.
Para preparar el plan tendrá en cuenta los siguientes detalles:
1. Cantidad de trabajo y tiempo requerido, que dependerá del tamaño y de la ubicación de la Compañía, si tiene dependencias, sucursales, etc., cantidad, tipo, dimensión, del buque o buques, puerto donde se realizará la auditoria.
2. Equipo de auditores, teniendo en cuenta la cantidad de acuerdo a las dimensiones de Compañía / buque y tipo de buque. (Habilidad, conocimientos especializados, desarrollo profesional, virtud de trabajo en equipo, aceptación por el auditado, idioma del personal a auditar).
3. Lugares donde se deberán realizar las auditorías, con el fin de coordinar el medio de transporte, alojamiento, etc.
4. Fechas y horarios.
5. Reunión con el equipo auditor, con el fin de informar el alcance de la auditoría, objetivo, tipo de documento solicitado, método, etc.
6. Listado de verificación o listas de chequeo.
- Realización de la Auditoría
Reunión d e Apertura
Para dar inicio a cualquier auditoría se debe realizar una “Reunión de Apertura”, en la que participarán: el presidente de la Compañía (máxima autoridad), los gerentes de las áreas a ser auditadas, la/s persona/s designada/s, y los guías.
Está destinada a que los auditados conozcan al auditor(es) y aclarar cualquier duda que pueda presentarse.
La reunión es dirigida por el auditor principal detallando lo siguiente:
1. Dará una explicación del objetivo y el alcance de la auditoría.
2. Presentará al equipo auditor.
3. Que es el Código/ Norma, y los beneficios que trae la aplicación de los mismos, no solo para la Compañía, para la autoridad y para la comunidad en general.
4. Los niveles de incumplimiento cómo serán evaluados y bajo que parámetros.
5. Explicar que la auditoría se hará basándose en un muestreo y que pueden haber otras observaciones en el sistema, pero que puede no se detecten en esta oportunidad.
6. Una revisión del programa, por si acaso deba efectuarse algún cambio de horarios o debido a las ocupaciones de las personas, coordinando la reunión final, informando lo que ocurrirá en ese momento.
7. Confirmar quienes son los guías y acompañantes para cada auditor.
8. Asegurar con el fin de dar confianza el grado de confidencialidad.
9. Dar la oportunidad a que se efectúen preguntas de cualquier tipo.
Reunión de Cierre
Está destinada a que el auditor principal pueda informar en una forma sencilla y breve los resultados de la auditoría
La reunión es dirigida por él detallando lo siguiente:
1. Agradecer a los auditados la asistencia y cooperación.
2. Volver a presentar al equipo auditor por si se ha sumado una nueva persona.
3. Volver a explicar que la auditoría ha sido sólo un muestreo y que podrían existir otras observaciones en el sistema que no se han podido detectar en esta oportunidad.
4. Solicitar que cualquier pregunta se efectúe una vez informado de todas observaciones.
5. Volver a explicar los niveles de incumplimiento bajo que parámetros se han tomado y que ya se habían aclarado en la reunión de apertura.
6. Presentar las observaciones e incumplimientos.
7. Acordar las fechas para el seguimiento de las medidas correctivas.
8. Dar lugar para responder todas las preguntas que puedan plantearse.
9. Firmar la notificación de las observaciones e incumplimientos.
10. Concluir la reunión.
MÉTODOS PARA EL DESARROLLO DE UNA AUDITORIA
En la planeación de una auditoria se puede aplicar diversos métodos para su desarrollo, de manera general cada uno de ellos conlleva ventajas y desventajas, y por lo tanto su utilización debe estar enfocada a lograr la mayor efectividad en la verificación sobre el estado y desarrollo del sistema.
- Por Área
Con este método se buscar verificar todas las actividades, relativas al sistema en una oficina o departamento, o en un buque, verificando estas actividades contra todos los procedimientos donde está involucrada o tiene injerencia.
En compañías con varias sedes, se puede aplicar por área geográfica.
Este método presenta una desventaja, ya que se pierde la interacción de que exista entre las diferentes áreas o departamentos.
- Por procedimiento
A diferencia del anterior, se hace la verificación, a la totalidad de los pasos, responsables y fases identificadas en un procedimiento, de tal manera que se verifican al mismo tiempo las actuaciones de las diferentes áreas o departamentos de la compañía y del buque.
Es decir la verificación sigue el flujo del procedimiento o por la responsabilidad de las personas relevantes a los largo de la compañía.
Ejemplos:
• Verificación del Procedimiento de tratamiento de un incidente.
• Verificación del Procedimiento de pedido de materiales, repuestos y reparaciones
- Por cláusula del Código
En este caso, se hace el seguimiento y verificación de todos las actividades a lo largo de la compañía y del buque, que cualquier tipo de relación con la cláusula a ser verificada.
La desventaja de este método, es que puede consumir mucho tiempo, y se descuida la articulación que debe existir entre las diferentes clausulas.
Ejemplos:
Mantenimiento del buque y equipo Control de Documentos
Niveles de Incumplimiento
- Incumplimiento Grave:
Es la discrepancia que constituye una amenaza grave para el personal o para la Seguridad del buque o entraña un riesgo grave para el medio ambiente marino y que exige medidas correctivas inmediatas. La ausencia de aplicación efectiva y sistemática de una prescripción del Código IGS también significa incumplimiento grave.
- Incumplimiento
Es una situación en la que hay pruebas objetivas que no se ha cumplido una determinada prescripción o procedimiento.
- Observación
Es la exposición de un hecho formulado durante una auditoría donde se puede dudar de la eficacia del procedimiento o del hecho en sí.
Los incumplimientos antes citados deben ser producto de una Evidencia Objetiva (Prueba Objetiva). No puede ni debe soportarse en presunciones sobre un hecho en sí.
Evidencia Objetiva
Son las informaciones obtenidas de los registros o exposiciones de hechos relativos a la Seguridad o prevención de la contaminación, basados en observaciones, medidas o ensayos que puedan verificarse.
TÉCNICAS A UTILIZAR DURANTE LAS AUDITORÍAS
- Comunicación
La importancia de escuchar
Escuchar es esencial para la actividad del auditor y lograr el objetivo con éxito. Se debe fomentar y facilitar que los auditados sean los que hablen y expresen sus inquietudes, observaciones, problemas y percepciones.
Escuchar es recibir información, enterarse de problemas, establecer contacto con otra persona, definir necesidades.
No hay que dejar de tener en cuenta que la gente invierte entre el 40 y 60% de su tiempo escuchando. Las personas no gastan tiempo en hablar con quien no escucha, no tiene sentido preguntar si no se presta atención o se está ocupado cuando se recibe una respuesta.
En conclusión un auditor será beneficiado con lo siguiente:
• Poder definir sobre una base sólida de información más completa y precisa.
• Los desacuerdos se resuelven más rápido y fácil.
• Mejor relación, entendimiento y en definitiva demostrar al auditado que todo lo que está diciendo es importante.
- Cómo escuchar efectivamente
Eliminar distracciones
Ruidos de fondo, disturbios, entorno poco confortable, falta de tiempo, palabras poco familiares, y todo lo que pueda crear barreras para escuchar y atender. Siempre se debe hacer de este punto algo positivo.
Escuchar el contenido
Concentrarse en el contenido de lo que se está tratando. Si el mensaje es pobre, tratar de compensarlo escuchando mejor, y que este detalle no pase a ser distracción.
Tratar de extraer las ideas fundamentales de lo que se está diciendo y encontrar el vínculo con el propio conocimiento y experiencia.
No emitir sonidos
Se debe esperar hasta haber recibido y entendido antes de evaluar, no tomar decisiones antes de tiempo. En todo momento se debe mantener la mente abierta.
Buscar claridad
Si no se ha entendido pedir que le repitan o le expliquen. Resumir lo dicho ayuda a mantener la concentración y da lugar a aclarar malos entendidos.
Malos hábitos que se deben evitar
- Fingir atención.
- Ocuparse de otros asuntos.
- Reacción a palabras molestas, interrupciones.
- Escuchar sin mirar.
- Interrumpir al auditado.
- Escuchar a medias Las cosas que queremos oír, mientras no se presta atención a las cosas que se desean.
- Usar el tiempo para pensar y preparar la próxima oportunidad de hablar.
Como comunicarse efectivamente
La comunicación debe servir para el entendimiento mutuo. La función es obtener respuesta y producir una acción. Par poder lograrlo se debe tener en cuenta lo siguiente:
- Definir el objetivo (cuál es el propósito).
- Considerar al entrevistado (auditado).
- Organizar y estructurar la idea.
- Busque el medio efectivo de entrega (transmisión).
- Con la pregunta generar siempre una respuesta.
Considerar al entrevistado (auditado)
Una buena comunicación comienza conociendo al oyente, al responder las siguientes preguntas podrá evaluarse:
- ¿Está el auditado esperando el mensaje del auditor?
- ¿El mensaje está a nivel del auditado?
- ¿Está el mensaje organizado?
- ¿Son ellos subordinados?
- ¿El mensaje afecta la responsabilidad?
Se debe tener en cuenta que dentro de la comunicación se encuentra:
La comunicación se realiza:
- Ojos 85%
- Oídos 10%
- Otros sentidos 5%
- El auditor debe hablar, siempre que sea posible, solamente un 25 %, dejando el 75% al auditado.
- Explicar el objetivo.
- Motivar sinceridad y confianza.
- Hacer que el entrevistado sea la "figura central"
- Evitar decir "en mi opinión......"
- Escuchar para entender
- Sensible a actitudes
- Mantener los ojos abiertos y la actitud positiva
Usar las preguntas clave
- ¿Qué?
- ¿Por qué?
- ¿Cuándo?
- ¿Dónde?
- ¿Cómo?
- ¿Quién?
- ¿Qué ocurriría si....?
- ¿Cuándo más....?
- ¿Dónde más....?
- ¿Puede mostrarme o indicarme......?
Virtudes del auditor
Se logra teniendo las siguientes habilidades:
-
Percepción: Captar rápidamente, sin tomar decisiones apresuradas.
- Persistencia: Sobreponerse a inconvenientes y mantener el curso del objetivo.
- Disciplina: mantener el curso sistemáticamente y las responsabilidades.
- Social: Poder tratar con personas de diferentes niveles.
- Presentación: Aspecto, expresarse claramente en forma oral y escrita.
- Técnica: Preparación previa, conocimientos, entrenamiento, estudios
- Imparcial, objetivo, racional, atinado.
Para lograr éxito deberá mantener lo siguiente:
- Ponerse en el lugar del auditado, mirando la tarea que está desempeñando
- Ser calmo y amable en todas las circunstancias
- Estar preparado, ser directo, preciso, decidido y seguro
- Realizar profesionalmente la tarea
- Utilizar un sano juicio y sentido común
- Interrogar sin intimidar ni ofender
Lo que el auditor no debe ser:
- Indisciplinado
- Inconstante
- Ansioso
- Obstinado
- Argumentador
- Discutidor
- Sarcástico
- Detallista
- Crédulo
- Desordenado
Durante la ejecución de la auditoría
Detalles a tener en cuenta:
1. Se debe seleccionar una operación común, procedimiento, plan o instrucción.
2. Seguirlos a través de los componentes del SGS.
3. Verificar y controlar registros y en primer lugar: si los hay.
4. Siempre tomar nota de la información que se esta recibiendo.
5. No confiar en la memoria.
6. Busque siempre evidencia de conformidad con el Código.
7. Controlar siempre el cumplimiento con los procedimientos.
8. Confirme la evidencia objetiva.
Al presentar el reporte de incumplimiento
1. Que sea siempre contrastado frente a una cláusula del Código/Norma o falta de cumplimiento total o parcial a un procedimiento.
2. Acordar fecha para el seguimiento de las medidas correctivas implementadas.
3. Los reportes deben ser claros y concisos.
4. Asegurarse que todos los involucrados lo han podido entender por todas.
5. Presentar la lista completa de todas las áreas auditadas.
PARA ESTUDIO UNICAMENTE
REPORTE DE INCUMPLIMIENTO
Auditoría de Oficina / Buque: Mat. / Nº OMI
Área Verificada Cláusula Código IGS/NGS: INC. Nº
Especificación del documento de la Compañía: Fecha:
Incumplimiento Grave Incumplimiento Observación Tiempo límite Acordado:
Medida Correctiva Verificada (Uso Exclusivo Autoridad
Cambio de graduación por: Nuevo Tiempo límite Acordado:
Medida Correctiva completada e implementada Satisfactoriamente
Firma Auditor: Fecha: Firma: Fecha:
Firma Notificado: Fecha: Firma: Fecha:
Distribución:
ORIGINAL Compañía / Buque
AUDITORES
Firma: Notificado Firma: 1
/
2 3
COPIA Autoridad COPIA Auditor
HALLAZGOS
Dentro del contexto del Código IGS, los incumplimientos susceptibles de evidenciar durante una auditoria (verificación), se refieren a los desvíos demostrables frente a las prescripciones del Código, y frente a lo planificado. Es decir, estos hallazgos se identifican frente a las cláusulas del Código y a lo determinado en el SGS auditado.
En este sentido, estos hallazgos de una auditoria, están clasificados en tres niveles:
- Observación:Exposición de hechos formulada durante la auditoría y justificada con evidencia objetiva.
Ejemplo: observación sobre la efectividad de un determinado procedimiento.
- Incumplimiento:Situación observada donde hay evidencia que no se ha cumplido una determinada prescripción.
Ejemplo: Incumplimiento de determinado procedimiento.
- Incumplimiento Grave:Discrepancia identificable que constituye una amenaza grave para la seguridad del personal o del buque, o riesgo grave para el medio ambiente, que exige acción correctiva inmediata o la ausencia efectiva y sistemática de la aplicación de una prescripción del Código.
Ejemplo: incumplimiento generalizado en la familiarización de los tripulantes nuevos.
Redacción de un hallazgo (incumplimiento)
En la redacción del hallazgo, es un elemento esencial que soporta la efectividad de una auditoria, y por lo tanto es de suma importancia que esta sea clara, sencilla y directa, que no se preste a inequívocos y que sea entendible para toda persona que la aborde, a fin de poder facilitar la identificación y magnitud del problema y, así de esta manera poder investigar y analizarlo, a fin de poner tomar la mejor medida correctiva.
Por otro lado, no debe contener o estar orientada a la determinación de responsabilidades o culpabilidades. Así mismos, no debe determinar soluciones.
No existe una forma o esquema taxativo para plasmar esta redacción, pero si debería conjugar varios elementos o bloques: magnitud, descripción, referencia y la evidencia objetiva que lo soporta.
- Magnitud
Se refiere a la determinación si es el hallazgo es derivado de un hecho casual o puntual, o por el contrario, si este es sistemático o generalizado.
También si el incumplimiento es total o parcial frente a un requisito de la norma o de lo planificado.
- Descripción
Es la redacción de los hechos que la evidencia demuestra lo que realmente no se cumple, y en este sentido, debe ser legible y usar la misma terminología que usa el código o reglas involucradas.
No puede dar lugar a interpretaciones, es debe ser clara y concreta, es decir debe transmitir la idea correcta de la situación evidenciada, de tal manera que se puedan, por parte del auditado, tomar las correctas decisiones.
Deben evitarse las expresiones complejas.
- Referencia
Se debe identificar plenamente si el hallazgo, es un incumplimiento a un requisito (clausula) de la norma (Código IGS), o lo es a un requisito de lo planificado o establecido en la documentación del SGS, implantado.
Esta referencia es concreta.
- Evidencia Objetiva
Es la identificación plena y concreta del lugar exacto donde fue detectado el hallazgo, y debe estar soportado por
Es la prueba objetiva que sustenta la descripción anterior, lugar exacto donde has detectado la NC con la identificación de las evidencias documentales recogidas durante la auditoria: registros, documentos del sistema, entrevistas, etc.
PROCESO DE CERTIFICACIÓN
Generales
Es responsabilidad de las Administraciones verificar el cumplimiento de las disposiciones del Código IGS, y de expedir los documentos de cumplimiento a las compañías y certificados de gestión de la seguridad a los buques.
En este sentido, las compañías deben formular, aplicar y mantener un Sistema de Gestión de la Seguridad-SGS, mediante el cual garantice la aplicación de sus principios de seguridad y protección del medio ambiente. Los principios de la compañía deben incluir los objetivos definidos en el Código IGS.
En este sentido, los resultados de la verificación por parte de las Administraciones, deben responder a los siguientes planteamientos:
- Si el SGS, es coherente y consecuente y ajustado a las prescripciones del Código IGS.
- Si el SGS, garantizar cumplir con los objetivos definido en el Código IGS (Cláusula 1.2.3)
En este sentido, la verificación (auditoria) debe estar enfocada a la evaluar la capacidad del Sistema de gestión de seguridad, de cada una de las compañías a ser certificadas, tengan la capacidad de lograr:
- alcanzar los objetivos de la gestión de seguridad que se encuentran definido en el Código IGS (Clausula 1.2.2)
- cumplir las normas y estándares específicos relativos la seguridad y protección del medio marino, como están definidos en la cláusula 1.2.3 del Código IGS
Actividades de Certificación
El proceso de certificación tendiente a la expedición de los documentos de cumplimiento a las compañías y certificados de gestión de la seguridad a los buques, comprende las siguientes etapas:
- Examen preliminar
- Verificación Inicial
- Verificación anual o intermedia
- Verificación de renovación
- Verificación adicional
El desarrollo de estas verificaciones, se soportan en la solicitud de la compañía, para la expedición o mantenimiento del documento de cumplimiento y del certificado de gestión de la seguridad a los buques.
- Examen preliminar
La planeación de la auditoría, se debe desarrollar el examen el manual de gestión de la seguridad con objeto de comprobar que el sistema de gestión de la seguridad es adecuado para cumplir las prescripciones del Código IGS.
Si el resultado de éste, indica que el sistema no es adecuado, las observaciones al respeto, deberán ser corregidas, antes de iniciar la planeación y ejecución de la verificación.
- Verificación Inicial
La evaluación del sistema de gestión en tierra que realice la Administración requerirá evaluar las oficinas donde se lleva a cabo la gestión y posiblemente otras dependencias, dependiendo de la organización de la compañía y de las funciones desempeñadas en las distintas dependencias.
Una vez concluida satisfactoriamente la evaluación del sistema de gestión de la seguridad en tierra, pueden comenzar las medidas o la planificación necesarias para evaluar los buques de la compañía
Una vez concluida la evaluación, si los resultados son satisfactorios, se expedirá un documento de cumplimiento a la compañía, del que se enviarán copias a cada una de las dependencias en tierra y a cada buque de la flota de la compañía.
Cada vez que se evalúe un buque y se le expida un certificado de gestión de la seguridad, también se enviará copia de tal certificado a la compañía.
Cuando los certificados sean expedidos por una organización reconocida, también se enviarán copias de todos los certificados a la Administración.
Las auditorías de gestión de la seguridad de las compañías y de los buques constarán de las mismas etapas básicas.
El objetivo es verificar que la compañía o el buque cumplen las prescripciones del Código IGS, debiendo incluir:
La verificación de que el sistema de gestión de la seguridad de la compañía cumple las prescripciones del Código IGS, con pruebas objetivas que demuestren que el sistema de gestión de la seguridad de la compañía lleva en vigor tres meses como mínimo, y que desde hace por lo menos tres meses se aplica un
sistema de gestión de la seguridad a bordo de, como mínimo, un buque de cada tipo perteneciente a la compañía;
La verificación de que el sistema de gestión de la seguridad garantiza el cumplimiento de los objetivos definidos en el párrafo 1.2.3 del Código IGS. Esto incluye la verificación de que el documento de cumplimiento de la compañía responsable de la explotación del buque es aplicable a ese tipo determinado de buque, y una evaluación del sistema de gestión de la seguridad a bordo, a fin de verificar que éste cumple las prescripciones del Código IGS y se aplica.
Se deberá disponer de pruebas objetivas que demuestren que el sistema de gestión de la seguridad de la compañía se ha aplicado eficazmente durante tres meses como mínimo a bordo del buque, pruebas que incluirán, entre otras cosas, registros sobre la auditoría interna llevada a cabo por la compañía
- Verificación anual o intermedia
Verificación anual del documento de cumplimiento
Para mantener la validez del documento de cumplimiento, se harán auditorías anuales de la gestión de la seguridad, que deben incluir el examen de los registros obligatorios y de clasificación presentados por lo menos respecto de un buque de cada tipo a los cuales se aplica el documento de cumplimiento para verificar que están en regla.
El propósito de tales auditorías es comprobar la eficacia del funcionamiento del sistema de gestión de la seguridad y asegurarse de que cualquier modificación de dicho sistema cumple las prescripciones del Código IGS.
La verificación anual se efectuará dentro de los tres meses anteriores y posteriores a cada fecha de vencimiento anual del documento de cumplimiento.
Se convendrá un periodo de una duración no superior a tres meses para llevar a efecto las medidas correctivas necesarias.
Cuando la compañía cuente con más de una dependencia en tierra, y no se haya visitado cada una de ellas durante la evaluación inicial, se hará todo lo posible para visitarlas todas, en el marco de las evaluaciones anuales, durante el periodo de vigencia del documento de cumplimiento
Verificación anual del certificado de gestión de seguridad
Para mantener la validez del certificado de gestión de la seguridad, se harán auditorías intermedias de la gestión de la seguridad.
El propósito de éstas es comprobar la eficacia del funcionamiento del sistema de gestión de la seguridad, y cerciorarse de que cualquier modificación de dicho sistema cumple las prescripciones del Código IGS.
En ciertos casos, sobre todo durante el periodo inicial de funcionamiento del sistema de gestión de la seguridad, la Administración puede considerar necesario aumentar la frecuencia de estas auditorías.
Además, la naturaleza de los casos de incumplimiento que se detecten puede constituir una razón para aumentar la frecuencia de las auditorías intermedias.
Si sólo se realiza una verificación intermedia, ésta debe tener lugar entre el segundo vencimiento anual del certificado de gestión de la seguridad y el tercero.
- Verificación de renovación
Las verificaciones de renovación se efectuarán antes de caducar el documento de cumplimiento o el certificado de gestión de la seguridad.
La verificación de renovación incluirá todos los elementos del sistema de gestión de la seguridad y las actividades a las que se aplican las prescripciones del Código IGS.
La verificación de renovación se puede realizar desde tres meses antes de la fecha de caducidad del documento de cumplimiento o del certificado de gestión de la seguridad, y se concluirá antes de dicha fecha.
- Verificación adicional
Se podrá, exigir una verificación adicional para comprobar que el sistema de gestión de la seguridad sigue funcionando eficazmente.
Podrán llevarse a cabo tras situaciones que se salgan de los procedimientos rutinarios, por ejemplo:
• detenciones derivadas del control por el Estado rector del puerto
• la reactivación operacional del buque después de un periodo en que este fuera de servicio
• para verificar que se han adoptado medidas correctivas eficaces y/o se han implantado cabalmente.
•
Estas verificaciones pueden afectar a la organización en tierra y/o al sistema de gestión a bordo.
Se debe determinar el alcance y la profundidad de la verificación, desarrollándose dentro del plazo acordado. Debe realizarse el seguimiento a estos resultados y adoptar las medidas oportunas, acuerdo situación.
En síntesis el proceso de certificación responde al siguiente esquema
Todo este proceso de verificación y de certificación pueden ser delegadas en Organizaciones Reconocidas, por parte de las administraciones, no obstante el Estado mantendrá su responsabilidad, ejerciendo el debido control y verificación sobre estas organizaciones
Normas de Competencia procedimiento de verificación y certificación
En las Directrices a las administraciones para la implantación del Código IGS,resolución A.1071(28)- se determinan normas para las competencias dentro del entorno del proceso de certificación del Código, explicitando que el personal
Solicitud de auditoría Examen preliminar NO Medidas correctivas Auditoría Informe Auditoría SI NO SI Certificación
involucrado debe contar con conocimientos prácticos sobre las prácticas y procedimientos indicados en el código.
Complementariamente determina:
Competencia básica para la realización de la verificación
Las personas que vayan a participar en la verificación del cumplimiento de las disposiciones del Código IGS deberían poseer como mínimo la siguiente formación académica:
• Título expedido por un centro de enseñanza superior reconocido por la Administración o por la organización reconocida, en una rama pertinente de la ingeniería o de las ciencias físicas o
• Título de una institución marítima o náutica y experiencia adecuada a bordo de un buque en calidad de oficial titulado.
Adicionalmente, este personal debería recibir capacitaciones tendientes a adquirir conocimientos y competencias para verificar el cumplimiento del Código IGS, los cuales deben demostrarse mediante un examen oral o escrito. Dentro de los conocimientos y competencias a ser evaluados, se resaltan:
• El conocimiento y la comprensión del Código IGS;
• Las normas y reglas de obligado cumplimiento;
• Los parámetros que las compañías deben tener en cuenta, según las prescripciones del Código IGS;
• Las técnicas de valoración referentes a exámenes, cuestionarios, evaluaciones e informes;
• Los aspectos técnicos u operacionales de la gestión de la seguridad;
• Unos conocimientos básicos del buque y de las operaciones de a bordo; y
• La participación en, al menos, una auditoría de un sistema de gestión relacionado con el sector marítimo.
Competencia para la verificación inicial y de renovación
El personal que vaya a desarrollar las verificaciones iniciales y de renovación, ya sea de un documento de cumplimiento o y certificado de gestión de seguridad, debe poseer la competencia para:
• Determinar si los componentes del sistema de gestión de la seguridad cumplen o no las prescripciones del Código IGS;
• Determinar la eficacia del sistema de gestión de la seguridad de la compañía, o del buque, para garantizar el cumplimiento de las normas
y reglas, según demuestren los registros de los reconocimientos reglamentarios y de clasificación;
• Evaluar la eficacia con la que el sistema de gestión de la seguridad permite garantizar el cumplimiento de otras normas y reglas no comprendidas en los reconocimientos reglamentarios y de clasificación y verificar dicho cumplimiento; y
• Comprobar si se han tenido en cuenta las prácticas de seguridad recomendadas por la Organización, las Administraciones, las sociedades de clasificación y las organizaciones del sector marítimo.
Complementariamente se determina que este personal debería contar con una experiencia mínima:
• De cinco años en cuestiones relacionadas con los aspectos operacionales o técnicos de la gestión de la seguridad y
• Debería haber participado, al menos, en tres verificaciones iniciales o de renovación.
Competencia para la verificación anual, intermedia y provisional
El personal que vaya a realizar verificaciones anuales, intermedias y provisionales debería satisfacer los requisitos básicos aplicables, y debería haber participado, al menos, en dos verificaciones anuales, de renovación o iniciales.
También debería haber recibido las instrucciones especiales que lo capaciten para determinar la eficacia del sistema de gestión de la seguridad de la compañía.
• Disposiciones sobre titulación
Las entidades encargadas de la certificación prescrita por el Código IGS deberían haber establecido un sistema documentado para la titulación y la actualización continua del personal que vaya a verificar el cumplimiento del Código IGS sobre los conocimientos y la competencia necesaria para este fin.
Este sistema debería comprender cursos de formación teórica que abarquen todos los requisitos de competencia y los procedimientos apropiados relativos al proceso de certificación, así como formación práctica dirigida, y la generación de pruebas documentales de que el personal ha completado satisfactoriamente la formación.
• Procedimientos e instrucciones para la certificación
Las organizaciones encargadas de la certificación prescrita por el Código IGS deberían haber implantado un sistema documentado que garantice que el proceso de certificación se realiza de conformidad con esta norma.
Dicho sistema debería incluir, entre otras cosas, procedimientos e instrucciones para:
• Los acuerdos contractuales con las compañías;
• La planificación, la programación y la realización de la verificación;
• La notificación de los resultados de la verificación;
• La expedición de los documentos de cumplimiento y los certificados de gestión de la seguridad, así como la de los documentos provisionales de cumplimiento y los certificados provisionales de gestión de la seguridad; y
• Las medidas correctivas y el control posterior a las verificaciones, incluidas las medidas que haya que tomar en caso de incumplimiento grave.