AUDITORÍAS

DEFINICIÓN DE AUDITORÍA

Es un examen sistemático e independiente para determinar si las actividades y los resultados relacionados satisfacen las disposiciones preestablecidas y estas disposiciones son aplicadas en forma efectiva y son apropiadas para alcanzar los objetivos.

TIPO DE AUDITORIAS

AUDITORÍAS EXTERNAS E INTERNAS

- Auditorías Externas:

Son aquellas auditorías efectuadas por un organismo externo e independiente de la Compañía.

Cuando se trate de la llevada a cabos con el propósito de certificación, ha de referirse a la Administración, (en nuestro caso la Dirección General Marítima), una Organización reconocida por la Administración.

- Auditorías internas

Son aquellas auditorías programadas, efectuadas por el personal de la Compañía, que se encuentran reguladas por los procedimientos que componen el Sist ema de Gestión de Seguridad -SGS.

CLASIFICACION DE ACUERDO AL PROPOSITO

- Primera parte (o Interna)

Son aquellas auditorias llevadas a cabo por la misma Compañía.

- Segunda parte (o Externa)

Son aquellas auditorías llevadas a cabo por una organización en su propio beneficio. En algunos casos la Compañía es auditada por otra por motivos diversos, como por ejemplo: al establecer un contrato de fletamento, aceptación de utilización de muelle, etc.

Una Compañía, por propia decisión o por definirse así en sus procedimientos, podrá requerir para sus auditorías internas la participación de un organismo externo a la Compañía, para mantener la independencia del sector que está siendo auditado.

- Tercera parte (o externa)

Son aquellas auditorías llevadas a cabo por la Administración, con el fin de certificar la Compañía y sus buques.

Las Sociedades de Clasificación reconocidas pueden efectuarlas por delegación de las Administraciones

Auditorias Para Ceritificacion

Con el propósito de determinar y estandarizar los lineamientos que deben observase en el desarrollo de las verificaciones por parte de las Administraciones, OMI expidió, complementariamente, a la expedición del Código IGS, directrices enfocadas con el propósito mencionado.

La última versión enmendada de estas directrices es la Resolución A.1071(28) “Directrices revisadas para la implantación del Código Internacional de Gestión de la Seguridad (Código IGS) por las Administraciones”, de diciembre de 2013.

Dichas directrices están divididas de la siguiente manera:

1. Introducción

2. Alcance y aplicación

3. Verificación del cumplimiento del Código IGS

4. Proceso de certificación y verificación Apéndice. Normas relativas a las disposiciones sobre certificación del Código IGS

- Proceso de certificación y verificación

El proceso de certificación y verificación, está compuesto de una serie de verificaciones secuenciales, que se inician con la solicitud de la compañía, la cual debe repetirse en cada etapa de verificación, ya sea para la certificación y manteniendo de ésta, ya sea para el buque o la compañía, acuerdo lo dispuesto en las directrices.

- Revisión de documentos (Examen Preliminar)

Es la auditoría que se efectúa a todos los documentos que componen el SGS de una Compañía, que así lo haya solicitado, previamente y en las oficinas de la organización sometida a verificación.

El objetivo de esta auditoría es verificar que el “Manual de Gestión” de esa Compañía cumple los requisitos del Código o de la Norma, según corresponda, y que los documentos se ajustan a lo que se ha establecido en el manual presentado, sujeto a revisión.

No se debe dejar de lado que la lectura del manual sea clara y concisa, de fácil entendimiento, no solo para el auditor, sino para el personal que deba utilizarlo. El auditor analizará esta condición teniendo especial atención a la capacidad de comprensión del personal que deba leerlo.

Si como resultado de este examen, el manual no cumple con lo prescrito en el Código o Norma, la auditoria será aplazada hasta que la Compañía no haya implementado las medidas correctivas pertinentes.

- Auditoría inicial (verificación inicial)

Es la auditoría que se efectúa a las oficinas de la Compañía donde se lleva a cabo la Gestión, y para el caso que tenga, sucursales, subsidiarias, etc., que estén involucradas en el SGS y tengan relación con la seguridad y la prevención de la contaminación, con el objeto de verificar el cumplimiento de lo establecido en el Manual de Gestión de la Seguridad, conjuntamente con los responsables y correspondientes funciones en el especificadas.

Una vez finalizada con resultado satisfactorio se podrá expedir el Documento de Cumplimiento y se planificará la auditoría inicial al buque o buques.

Cuando la Compañía y el buque o buques hayan cumplido satisfactoriamente las auditorias se expedirá el correspondiente Certificado de Gestión de Seguridad, cada buque.

El cumplimiento satisfactorio implica que:

• El SGS cumple con las prescripciones del Código o Norma;y

• Que se garantiza el cumplimiento de los objetivos en el descrito.

- Auditoría de verificación anual (Verificación periódica del Documento de Cumplimiento y del Certificado de Gestión se Seguridad

Es la auditoría necesaria para mantener la validez del DC. El objetivo es evaluar la eficacia del SGS, si se ha modificado en cualquiera de sus aspectos, y que siga cumpliendo con las prescripciones del Código o Norma. Para aquellos casos que la Compañía cuente con otras dependencias, y que no se pudieron evaluar en la auditoria inicial se deberán verificar, en la medida que sea posible en esta oportunidad.

El plazo para efectuar esta verificación periódica será entre tres meses antes y tres meses después de la fecha aniversario.

En este caso las medidas correctivas que se hubieran generado, deberán cumplirse en un plazo no superior a los tres meses, con el fin de cumplir con las fechas preestablecidas.

- Auditoría Intermedia (Verificación intermedia del CGS)

Es la auditoría que tiene lugar entre el segundo y tercer vencimiento anual, y se efectúa con el fin de verificar a bordo que el SGS continúa funcionando eficazmente y que cualquier modificación cumple con lo prescripto en el Código o Norma.

- Auditoría Adicional (Verificación Adicional)

Es la auditoría que se debe realizar por alguna razón en particular siempre que se vea afectada la Seguridad y la prevención de la contaminación, como consecuencia de incidentes, o de acuerdo al resultado de la auditoria anual, seguimiento, modificaciones al SGS, etc.

- Auditoría de Renovación (verificación de Renovación)

Es la que se efectúa antes de caducar la validez del DC o del CGS. El alcance de esta verificación será de todos los documentos, elementos que involucren el SGS de la Compañía, y todas las actividades en él involucradas y descritas, y que estén comprendidas en el Código o Norma.

Se podrá iniciar la auditoria de renovación con seis meses de anterioridad a la fecha de vencimiento de los correspondientes certificados.

- Auditoría de Seguimiento

Cuando como resultado de una auditoría se debe implementar una medida correctiva, ésta situación da lugar a las auditorías de seguimiento, y básicamente es verificar que la medida correctiva es eficaz y se ajusta a lo prescripto en el Código/ Norma y el Manual. Se tendrá en cuenta lo siguiente:

• El Manual de Gestión de la Seguridad y los procedimientos involucrados en la modificación.

• Reglas, códigos, directrices e instrucciones que puedan aplicarse.

• Incumplimiento u observación detectada en la última auditoría y cualquier listado de control pertinente.

• Registro de análisis de las medidas correctivas implementadas y su eficacia.

El análisis del Manual de Gestión y sus procedimientos, es en esta etapa, una revisión en general y no con profundidad, está destinado a verificar si está de acuerdo con los requerimientos del Código/Norma y a la preparación del listado de control (preparación de la auditoría).

En esta etapa el auditor debe buscar la evidencia que demuestre que la Persona Designada, se ha involucrado en la modificación y el seguimiento, verificando la eficacia del sistema.

No obstante el auditor debe hacer una nueva revisión con el fin de garantizar la comprensión de los requerimientos y poder así identificar los cambios.

Todos los tipos de auditorías antes mencionados, son considerados Auditorías de Gestión de la Seguridad, todas deberán efectuarse sobre la base de un mismo principio: el de verificar que se cumplan los requerimientos prescritos en el Código o Norma y que el SGS sea eficaz, aunque su alcance (de cada una de ellas), sea diferente.

DESARROLLO DE LA AUDITORIA DEL SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD

Fases de una auditoría

- Solicitud de la auditoría

La Compañía deberá presentar la solicitud ante la autoridad designada para que se expida el DC y CGS correspondiente a su nombre y definiendo los mismos y a qué tipo de buque estará orientado. Presentará todos los documentos con la antelación que corresponda para cada caso en particular.

- Preparación de la auditoría

El auditor debería ponerse en pondrá en contacto con la Compañía y elaborará el plan para desarrollar la misma.

Para preparar el plan tendrá en cuenta los siguientes detalles:

1. Cantidad de trabajo y tiempo requerido, que dependerá del tamaño y de la ubicación de la Compañía, si tiene dependencias, sucursales, etc., cantidad, tipo, dimensión, del buque o buques, puerto donde se realizará la auditoria.

2. Equipo de auditores, teniendo en cuenta la cantidad de acuerdo a las dimensiones de Compañía / buque y tipo de buque. (Habilidad, conocimientos especializados, desarrollo profesional, virtud de trabajo en equipo, aceptación por el auditado, idioma del personal a auditar).

3. Lugares donde se deberán realizar las auditorías, con el fin de coordinar el medio de transporte, alojamiento, etc.

4. Fechas y horarios.

5. Reunión con el equipo auditor, con el fin de informar el alcance de la auditoría, objetivo, tipo de documento solicitado, método, etc.

6. Listado de verificación o listas de chequeo.

- Realización de la Auditoría

Reunión d e Apertura

Para dar inicio a cualquier auditoría se debe realizar una “Reunión de Apertura”, en la que participarán: el presidente de la Compañía (máxima autoridad), los gerentes de las áreas a ser auditadas, la/s persona/s designada/s, y los guías.

Está destinada a que los auditados conozcan al auditor(es) y aclarar cualquier duda que pueda presentarse.

La reunión es dirigida por el auditor principal detallando lo siguiente:

1. Dará una explicación del objetivo y el alcance de la auditoría.

2. Presentará al equipo auditor.

3. Que es el Código/ Norma, y los beneficios que trae la aplicación de los mismos, no solo para la Compañía, para la autoridad y para la comunidad en general.

4. Los niveles de incumplimiento cómo serán evaluados y bajo que parámetros.

5. Explicar que la auditoría se hará basándose en un muestreo y que pueden haber otras observaciones en el sistema, pero que puede no se detecten en esta oportunidad.

6. Una revisión del programa, por si acaso deba efectuarse algún cambio de horarios o debido a las ocupaciones de las personas, coordinando la reunión final, informando lo que ocurrirá en ese momento.

7. Confirmar quienes son los guías y acompañantes para cada auditor.

8. Asegurar con el fin de dar confianza el grado de confidencialidad.

9. Dar la oportunidad a que se efectúen preguntas de cualquier tipo.

Reunión de Cierre

Está destinada a que el auditor principal pueda informar en una forma sencilla y breve los resultados de la auditoría

La reunión es dirigida por él detallando lo siguiente:

1. Agradecer a los auditados la asistencia y cooperación.

2. Volver a presentar al equipo auditor por si se ha sumado una nueva persona.

3. Volver a explicar que la auditoría ha sido sólo un muestreo y que podrían existir otras observaciones en el sistema que no se han podido detectar en esta oportunidad.

4. Solicitar que cualquier pregunta se efectúe una vez informado de todas observaciones.

5. Volver a explicar los niveles de incumplimiento bajo que parámetros se han tomado y que ya se habían aclarado en la reunión de apertura.

6. Presentar las observaciones e incumplimientos.

7. Acordar las fechas para el seguimiento de las medidas correctivas.

8. Dar lugar para responder todas las preguntas que puedan plantearse.

9. Firmar la notificación de las observaciones e incumplimientos.

10. Concluir la reunión.

M Todos Para El Desarrollo De Una Auditoria

En la planeación de una auditoria se puede aplicar diversos métodos para su desarrollo, de manera general cada uno de ellos conlleva ventajas y desventajas, y por lo tanto su utilización debe estar enfocada a lograr la mayor efectividad en la verificación sobre el estado y desarrollo del sistema.

- Por Área

Con este método se buscar verificar todas las actividades, relativas al sistema en una oficina o departamento, o en un buque, verificando estas actividades contra todos los procedimientos donde está involucrada o tiene injerencia.

En compañías con varias sedes, se puede aplicar por área geográfica.

Este método presenta una desventaja, ya que se pierde la interacción de que exista entre las diferentes áreas o departamentos.

- Por procedimiento

A diferencia del anterior, se hace la verificación, a la totalidad de los pasos, responsables y fases identificadas en un procedimiento, de tal manera que se verifican al mismo tiempo las actuaciones de las diferentes áreas o departamentos de la compañía y del buque.

Es decir la verificación sigue el flujo del procedimiento o por la responsabilidad de las personas relevantes a los largo de la compañía.

Ejemplos:

• Verificación del Procedimiento de tratamiento de un incidente.

• Verificación del Procedimiento de pedido de materiales, repuestos y reparaciones

- Por cláusula del Código

En este caso, se hace el seguimiento y verificación de todos las actividades a lo largo de la compañía y del buque, que cualquier tipo de relación con la cláusula a ser verificada.

La desventaja de este método, es que puede consumir mucho tiempo, y se descuida la articulación que debe existir entre las diferentes clausulas.

Ejemplos:

Mantenimiento del buque y equipo Control de Documentos

Niveles de Incumplimiento

- Incumplimiento Grave:

Es la discrepancia que constituye una amenaza grave para el personal o para la Seguridad del buque o entraña un riesgo grave para el medio ambiente marino y que exige medidas correctivas inmediatas. La ausencia de aplicación efectiva y sistemática de una prescripción del Código IGS también significa incumplimiento grave.

- Incumplimiento

Es una situación en la que hay pruebas objetivas que no se ha cumplido una determinada prescripción o procedimiento.

- Observación

Es la exposición de un hecho formulado durante una auditoría donde se puede dudar de la eficacia del procedimiento o del hecho en sí.

Los incumplimientos antes citados deben ser producto de una Evidencia Objetiva (Prueba Objetiva). No puede ni debe soportarse en presunciones sobre un hecho en sí.

Evidencia Objetiva

Son las informaciones obtenidas de los registros o exposiciones de hechos relativos a la Seguridad o prevención de la contaminación, basados en observaciones, medidas o ensayos que puedan verificarse.

T Cnicas A Utilizar Durante Las Auditor As

- Comunicación

La importancia de escuchar

Escuchar es esencial para la actividad del auditor y lograr el objetivo con éxito. Se debe fomentar y facilitar que los auditados sean los que hablen y expresen sus inquietudes, observaciones, problemas y percepciones.

Escuchar es recibir información, enterarse de problemas, establecer contacto con otra persona, definir necesidades.

No hay que dejar de tener en cuenta que la gente invierte entre el 40 y 60% de su tiempo escuchando. Las personas no gastan tiempo en hablar con quien no escucha, no tiene sentido preguntar si no se presta atención o se está ocupado cuando se recibe una respuesta.

En conclusión un auditor será beneficiado con lo siguiente:

• Poder definir sobre una base sólida de información más completa y precisa.

• Los desacuerdos se resuelven más rápido y fácil.

• Mejor relación, entendimiento y en definitiva demostrar al auditado que todo lo que está diciendo es importante.

- Cómo escuchar efectivamente

Eliminar distracciones 

Ruidos de fondo, disturbios, entorno poco confortable, falta de tiempo, palabras poco familiares, y todo lo que pueda crear barreras para escuchar y atender. Siempre se debe hacer de este punto algo positivo.

Escuchar el contenido 

Concentrarse en el contenido de lo que se está tratando. Si el mensaje es pobre, tratar de compensarlo escuchando mejor, y que este detalle no pase a ser distracción.

Tratar de extraer las ideas fundamentales de lo que se está diciendo y encontrar el vínculo con el propio conocimiento y experiencia.

No emitir sonidos 

Se debe esperar hasta haber recibido y entendido antes de evaluar, no tomar decisiones antes de tiempo. En todo momento se debe mantener la mente abierta.

Buscar claridad 

Si no se ha entendido pedir que le repitan o le expliquen. Resumir lo dicho ayuda a mantener la concentración y da lugar a aclarar malos entendidos.

Malos hábitos que se deben evitar

- Fingir atención.

- Ocuparse de otros asuntos.

- Reacción a palabras molestas, interrupciones.

- Escuchar sin mirar.

- Interrumpir al auditado.

- Escuchar a medias Las cosas que queremos oír, mientras no se presta atención a las cosas que se desean.

- Usar el tiempo para pensar y preparar la próxima oportunidad de hablar.

Como comunicarse efectivamente

La comunicación debe servir para el entendimiento mutuo. La función es obtener respuesta y producir una acción. Par poder lograrlo se debe tener en cuenta lo siguiente:

- Definir el objetivo (cuál es el propósito).

- Considerar al entrevistado (auditado).

- Organizar y estructurar la idea.

- Busque el medio efectivo de entrega (transmisión).

- Con la pregunta generar siempre una respuesta.

Considerar al entrevistado (auditado)

Una buena comunicación comienza conociendo al oyente, al responder las siguientes preguntas podrá evaluarse:

- ¿Está el auditado esperando el mensaje del auditor?

- ¿El mensaje está a nivel del auditado?

- ¿Está el mensaje organizado?

- ¿Son ellos subordinados?

- ¿El mensaje afecta la responsabilidad?

Se debe tener en cuenta que dentro de la comunicación se encuentra:

La comunicación se realiza:

- Ojos 85%

- Oídos 10%

- Otros sentidos 5%

- El auditor debe hablar, siempre que sea posible, solamente un 25 %, dejando el 75% al auditado.

- Explicar el objetivo.

- Motivar sinceridad y confianza.

- Hacer que el entrevistado sea la "figura central"

- Evitar decir "en mi opinión......"

- Escuchar para entender

- Sensible a actitudes

- Mantener los ojos abiertos y la actitud positiva

Usar las preguntas clave

- ¿Qué?

- ¿Por qué?

- ¿Cuándo?

- ¿Dónde?

- ¿Cómo?

- ¿Quién?

- ¿Qué ocurriría si....?

- ¿Cuándo más....?

- ¿Dónde más....?

- ¿Puede mostrarme o indicarme......?

Virtudes del auditor

Se logra teniendo las siguientes habilidades:

-

Percepción: Captar rápidamente, sin tomar decisiones apresuradas.

- Persistencia: Sobreponerse a inconvenientes y mantener el curso del objetivo.

- Disciplina: mantener el curso sistemáticamente y las responsabilidades.

- Social: Poder tratar con personas de diferentes niveles.

- Presentación: Aspecto, expresarse claramente en forma oral y escrita.

- Técnica: Preparación previa, conocimientos, entrenamiento, estudios

- Imparcial, objetivo, racional, atinado.

Para lograr éxito deberá mantener lo siguiente:

- Ponerse en el lugar del auditado, mirando la tarea que está desempeñando

- Ser calmo y amable en todas las circunstancias

- Estar preparado, ser directo, preciso, decidido y seguro

- Realizar profesionalmente la tarea

- Utilizar un sano juicio y sentido común

- Interrogar sin intimidar ni ofender

Lo que el auditor no debe ser:

- Indisciplinado

- Inconstante

- Ansioso

- Obstinado

- Argumentador

- Discutidor

- Sarcástico

- Detallista

- Crédulo

- Desordenado

Durante la ejecución de la auditoría

Detalles a tener en cuenta:

1. Se debe seleccionar una operación común, procedimiento, plan o instrucción.

2. Seguirlos a través de los componentes del SGS.

3. Verificar y controlar registros y en primer lugar: si los hay.

4. Siempre tomar nota de la información que se esta recibiendo.

5. No confiar en la memoria.

6. Busque siempre evidencia de conformidad con el Código.

7. Controlar siempre el cumplimiento con los procedimientos.

8. Confirme la evidencia objetiva.

Al presentar el reporte de incumplimiento

1. Que sea siempre contrastado frente a una cláusula del Código/Norma o falta de cumplimiento total o parcial a un procedimiento.

2. Acordar fecha para el seguimiento de las medidas correctivas implementadas.

3. Los reportes deben ser claros y concisos.

4. Asegurarse que todos los involucrados lo han podido entender por todas.

5. Presentar la lista completa de todas las áreas auditadas.