JAARVERSLAG 2022
VERSLAGEN VAN 2022
DOOR DE MEDEZEGGENSCHAPSRADEN
VAN DE REGENBOOG GROEP
MEDEZEGGENSCHAPSRADEN
Dit is een separaat jaarverslag van de medezeggenschapsraden van De Regenboog Groep. De raden stellen zich voor en vertellen voor wie ze de belangen behartigen binnen de organisatie. In deze verslagen staat hoe het jaar 2022 voor de raden is geweest, en wat ze op de agenda hebben staan voor de toekomst. Het verslag van de Deelnemersraad ontbreekt omdat er nog geen nieuwe raad operationeel was.
2
Bezoekersraad 4 Centrale Raad 8 Ondernemingsraad 12 Vrijwilligersraad 16 3
JAARVERSLAG BEZOEKERSRAAD 2022
4
De Bezoekersraad (BR) bestaat uit een afvaardiging van alle inloophuizen van De Regenboog Groep: iedere locatieraad van een inloophuis vaardigt twee leden af, waardoor de BR uit zestien leden bestaat. Er is een dagelijks bestuur (voorzitter, secretaris, penningmeester en twee algemene leden). Elke laatste maandag van de maand is er een raadsvergadering.
De BR heeft als taak om de belangen van alle daklozen, thuislozen en andere bezoekers van de inloophuizen te behartigen. Daarnaast wordt er opgeschaald naar de BR als een locatieraad een kwestie niet zelf kan oplossen.
In januari 2022 is er een nieuwe BR-voorzitter gekozen en is er een jaarplan opgesteld, waarin dit de top 5 was:
1. Zorgen over de kwaliteit van de medezeggenschap
2. Openingstijden van de inloop
3. Toegankelijkheid van de inloop
4. Vrouwen in de raden
5. Zelfbeheer
In 2022 heeft de BR het laatste jaar van zijn zittingstermijn gehad. Aan het einde van het jaar werden de BR-verkiezingen voorbereid, die in december zijn gehouden. Vervolgens is de zittende BR afgetreden.
Zorgen over de kwaliteit van de medezeggenschap
De zorgen over de kwaliteit van de medezeggenschap kwamen onder andere voort uit het feit dat drie locatiehoofden die zich met de medezeggenschap bezighielden zich gingen richten op de zorg aan Oekraïense vluchtelingen en weinig tot geen tijd hadden voor de medezeggenschap.
Openingstijden van de inloop
Bij een instemmingsaanvraag over welke groepen wel of geen toegang tot de inloop zouden moeten houden, stemde de BR niet in met het niet meer toelaten van thuislozen die vóór de corona-uitbraak al wel ingeschreven stonden bij een inloophuis. Dat waren de zo geheten 600 ‘verlorenen’ (inmiddels 400). De BR is van mening dat deze mensen nog steeds moeten worden opgespoord en terug de inloop in moeten kunnen, zolang er nog geen beter alternatief voor hen is. De BR wil voor deze eenzame thuislozen een lans breken omdat de BR van mening is dat eenzame mensen niet zomaar op een andere plek aansluiting zullen vinden. De BR denkt dat mensen niet voor niets eenzaam zijn, vaardigheden missen, bijvoorbeeld vaardigheden om sociale contacten te leggen. Deze groep heeft wel aansluiting bij het inloophuis opgebouwd.
Nadat de coronamaatregelen overal in Nederland vervielen, verviel ook de extra betaling voor extra openingstijden bij de inloop die tijdens de coronaperiode hebben bestaan. Vanaf 1 april 2022 werden de openingstijden weer teruggebracht naar zoals ze waren voor de coronacrisis. De Werkgroep Ope-
5
ningstijden van de BR heeft geprobeerd om zoveel mogelijk dagen open te zijn en het goed te spreiden. In plaats van jaarlijks minder zomerinlooptijden te hebben en meer winterinlooptijden, is er nu een schema dat het hele jaar doorgaat. Dat heeft goed gewerkt.
Toegankelijkheid van de inloop
Ondanks de nieuwe regeling voor de openingstijden, bleek de capaciteit niet (overal) teruggebracht te zijn naar de situatie van voor corona. Reden hiervoor zou zijn dat er vóór deze tijd meer bezoekers werden toegelaten dan in de vergunning was gesteld en dat de brandweer opnieuw aan het onderzoeken was hoeveel mensen er toegelaten kunnen worden. Het opvragen van alle omgevingsvergunningen leverde één vergunning van de acht op. Reden was onder andere dat de brandweer lang over het onderzoek deed.
Er was sprake van een wisselende beeldvorming over de drukte in de inloop, zowel vanuit de organisatie als vanuit de BR. De ene keer werd gezegd dat het druk was, de andere keer dat het niet druk was. Er is wel overeenstemming dat de drukte zich voornamelijk afspeelt tijdens de periode net na de opening van een inloophuis en tijdens het eten. Al met al is de capaciteit van de inloophuizen met 16% gedaald. Dat is volgens de BR fors en roept direct oude pijn en bezorgdheid op: er gaan mensen buiten de boot vallen en uit zicht raken, net als tijdens de coronaperiode.
Aan het einde van het jaar liepen de schorsingen weer op, hoewel dat per inloophuis verschilde. Het bleek lastig om de oorzaken daarvan boven tafel te krijgen. De anderhalvemetermaatregel tijdens de coronaperiode bracht ook meer ruimte, rust en aandacht in de inloop en daardoor ook minder schorsingen. Sommige bezoekers (met name van AMOC) lijken er erg slecht aan toe te zijn en een zware problematiek te hebben.
Vrouwen in de raden
Verder werd in 2022 besproken dat vrouwen niet of nauwelijks deelnemen in de locatieraden, terwijl er wel thema’s voor vrouwen kunnen spelen, zoals vrouwonvriendelijkheid of grensoverschrijdend gedrag. Er is een vrouwelijke bezoeker betrokken om uit te vinden wat vrouwen tegenhoudt om in de locatieraden deel te gaan nemen. Hieruit kwam dat vrouwelijke bezoekers over het algemeen niet van vergaderen houden en huiverig zijn voor mogelijk gedrag van de mannelijke raadsleden. Het voorstel aan het management om een aparte vrouwenraad op te stellen, is niet gehonoreerd. Het management was van mening dat vrouwen in de bestaande raden deel moeten kunnen nemen. Pogingen daartoe zijn gestaakt nadat de vrouwelijke bezoeker wegens andere werkzaamheden haar rol en taak neerlegde.
Zelfbeheer
In 2022 is gestart met een pilot zelfbeheer in inloophuis Oud-West, waarin bezoekers zelf (zonder personeel) aan een beperkt aantal buitenslapers op
6
gesloten dagen een dagdeel verzorgden met een douche en wat te eten. Deze pilot verliep succesvol, waardoor deze aanpak mogelijk in 2023 verder wordt uitgebreid.
Heidagen
Ten slotte hebben de BR en het management twee heidagen gehouden, één georganiseerd door de BR en één door het management. De eerste heidag had een lage opkomst. De bestuurder van De Regenboog Groep gaf aan mensen te missen in de medezeggenschap. Er is al zo weinig kans om elkaar in de medezeggenschap te ontmoeten, dit was een kans daarvoor. Er is echter veel geleerd, en de aangeboden deskundigheidsbevordering werd door iedereen gewaardeerd. Bij de tweede heidag was de opkomst beter en is er onder andere meegedacht over het opstellen van de afdelingsplannen en meerjarenplannen 2023/2024.
7
JAARVERSLAG CENTRALE RAAD 2022
8
De Centrale Raad (CR) bestaat uit maximaal tien afgevaardigden, vijf vanuit de Deelnemersraad (DR) en vijf vanuit de Bezoekersraad (BR) en behartigt de belangen van alle cliënten, bezoekers en deelnemers van De Regenboog Groep. De CR vergadert elke maand en heeft één keer per kwartaal overleg met de bestuurder van De Regenboog Groep. Eenmaal per jaar spreekt de CR ook met de raad van toezicht. Het idee is om de medezeggenschap zich zo laag mogelijk in de organisatie te laten afspelen. Als dat goed gaat, dan is er in de CR nog weinig te bespreken. De CR monitort dan ook de kwaliteit van de medezeggenschap binnen De Regenboog Groep.
In 2022 is de CR het laatste jaar ingegaan van zijn zittingstermijn. De afvaardiging vanuit de DR is zo goed als niet tot stand gekomen. Dit is een terugkerend en hardnekkig probleem. De afvaardiging vanuit de BR is goed geweest. De CR heeft onder andere de volgende onderwerpen besproken:
Vaccinaties en QR-codes
Slechts een derde van de bezoekers van de inloophuizen is gevaccineerd. Er was in de achterban een groep mensen die wel gevaccineerd wilden worden, maar die geen adres, bsn of smartphone hadden, en daardoor geen QR-code konden laten zien. Er is een signaal naar de gemeenteraad afgegeven, waarna bleek dat het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport toestemming moest geven aan het RIVM. Die organisatie moest vervolgens opdracht geven aan de GGD, waardoor voor mensen zonder DigiD nu wel een QR-code kon worden aangemaakt. Zij hadden dan wel een identiteitsbewijs nodig, zoals een rijbewijs, paspoort, buitenlands identiteitsbewijs of vreemdelingenpaspoort. En ze moesten een e-mailadres hebben en een smartphone. Voor de groep zonder legitimatiebewijs bleef het lastig. Zij kregen wel de vaccinatieregistratiekaart, en die kon geplastificeerd worden bij De Regenboog Groep. Maar deze werd mogelijk niet op alle plekken geaccepteerd voor toegang.
Los van deze kwestie heeft De Regenboog Groep een actie opgestart om smartphones te regelen voor de achterban, mede omdat digitaal bereikbaar zijn tegenwoordig zo belangrijk is. Beltegoed werd via deze actie overigens niet verstrekt, omdat dat te duur zou worden. Wifi is op veel locaties beschikbaar, zodat bezoekers kunnen mailen en bellen.
Vrijwillige ondersteuners en notulisten
Er zijn regelingen gemaakt voor vrijwilligers die de cliëntenraden willen ondersteunen of willen notuleren bij de raden. Het is echter lastig gebleken om vrijwilligers te vinden én te behouden, waardoor de meeste cliëntenraden geen ondersteuning hadden.
Aanpassen Samenwerkingsovereenkomst, intentieovereenkomst, verkiezingsreglement en Huishoudelijk Reglement
Veel formele afspraken bestaan inmiddels langer dan vijf jaar en moeten geëvalueerd en eventueel aangepast worden. Eigenlijk zou er conform de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen (WMCZ) uit 2018 een
9
‘medezeggenschapsregeling’ moeten komen. Die is er nog niet. Dit proces blijkt stroperig en traag te zijn, omdat veel groepen binnen De Regenboog Groep verschillende belangen hierbij hebben en er daardoor ook veel verschillen zijn ontstaan in de visie op de beoogde regeling. De CR kan dit niet zelfstandig op zich nemen. Er is er afgesproken dat alle cliëntenraden (de geest van) instemmingsrecht hebben op aanpassingen in de formele afspraken. Hoe dat instemmingsrecht er dan uit moet zien, is nog niet bepaald.
Instemmingsaanvraag reglement van de klachtencommissie POA
Het Platform Opvanginstellingen Amsterdam (POA) behandelt klachten van cliënten die er met hun klacht niet uitkwamen bij een van de zes aangesloten organisaties. Ook De Regenboog Groep is aangesloten bij het POA. Het reglement van het POA was aan herziening toe. De bestuurder heeft een nieuw concept ter instemming voorgelegd aan de CR. Deze adviseerde onder andere om de leesbaarheid van formele stukken te vergemakkelijken, zodat het POA daadwerkelijk laagdrempelig wordt en blijft.
Ongevraagd advies ‘Papier-en-werkelijkheid’
Dit ongevraagd advies van de CR schetst een beeld van de wijze waarop in diverse onderdelen van De Regenboog Groep vorm en inhoud werd gegeven aan medezeggenschap van cliënten, bezoekers en deelnemers in de zittingsperiode 2020-2022. De hamvraag: ‘Hoe was de kwaliteit van de cliëntmedezeggenschap in zittingstermijn 2020-2022 bij De Regenboog Groep?’ Er is op papier veel afgesproken, maar in het opgevraagde advies worden verschillende voorbeelden gegeven van zaken die niet gingen zoals afgesproken. De raadsleden hebben de beleving dat de verantwoordelijkheid voor een kwalitatief goede cliëntmedezeggenschap bij hen ligt, de liefde komt van één kant, de organisatie neemt haar deel van die verantwoordelijk niet of onvoldoende op. Met de verwoording van hun beleving geven de raadsleden aan dat daarmee de medezeggenschap niet serieus genomen wordt en vervolgens ook de achterban niet. De bestuurder heeft aangegeven sommige dingen in het advies te herkennen en andere niet. Het zou helpend zijn om een gezamenlijk beeld vast te stellen. Afgesproken is om onderzoeksbureau ‘Meetellen’ te betrekken voor adviezen ter verbetering.
Ongevraagd advies budget en vergoeding De CR heeft aangegeven dat het budget voor de cliëntenraden te krap is en de vergoeding te laag, zeker nu de prijzen door onder meer inflatie omhoog zijn gegaan. Er zit ook iets in van te weinig erkenning krijgen. De raadsleden geven aan dat het medezeggenschapswerk veel meer werk is dan het budget doet denken. Ook levert het werk veel stress op. Er moet soms geld worden bijgelegd vanwege een kasverschil of door hoge reiskosten en belkosten. Besloten is dat de bestuurder met een voorstel komt dat bij de nieuwe CR wordt voorgelegd.
10
11
JAARVERSLAG ONDERNEMINGSRAAD 2022
12
De ondernemingsraad (OR) blijft kampen met een onderbezetting, maar eind 2022 zijn toch zes van de zeven zetels bezet.
De OR heeft in 2022 eenmaal een online OR-chat georganiseerd en tweemaal een digitale vragenlijst uitgezet.
Elke maand bespreekt het dagelijks bestuur van de OR met de bestuurder de agendapunten voor de overlegvergaderingen die eens per twee maanden worden gehouden.
In 2022 heeft de OR tweemaal overleg gevoerd met de raad van toezicht.
Dit zijn de onderwerpen die zijn besproken in 2022:
● Instemmingsaanvraag Opleidingsbeleid: De OR heeft hiermee ingestemd.
● Instemmingsaanvraag thuiswerkregeling: De OR had ingestemd met een alternatief voorstel, maar de Belastingdienst ging hier niet mee akkoord omdat deze regeling onder de reiskostenvergoedingsregeling valt. De thuiswerkvergoeding kan nu worden gedeclareerd en medewerkers krijgen korting op de reiskostenvergoeding.
● Instemmingsaanvraag Balansregeling: Afwijkend van de (administratief zeer bewerkelijke cao-regeling) heeft de OR ingestemd met de uitbetaling van € 500 bruto (op basis van een fulltime dienstverband) bij het salaris van oktober 2022. Voor 2023 wacht de OR het voorstel af.
● Aannamebeleid: Ook in 2022 bleef dit een terugkerend onderwerp van zorg. Veelvuldig is met de bestuurder gesproken over het gegeven dat iedereen binnen de organisatie zich aan de sollicitatieprocedure moet houden. Hier zal zeker in 2023 nog menige discussie over worden gevoerd.
● Interne audits:
Door een van de interne auditoren is toegelicht wat de werkwijze is van de auditgesprekken, hoe de terugkoppeling hiervan plaatsvindt in het MT en hoe de aanbevelingen en suggesties worden meegenomen in het organisatiebeleid.
● Resultaten MTO 2021:
De resultaten leverden voor de OR een aantal opvallende zaken op die met de bestuurder zijn besproken.
● Meerjarenplan:
De OR heeft in zijn advies vele zorgpunten benoemd en afgesproken deze halfjaarlijks met de bestuurder langs te lopen.
13
● Verzuimbeleid: De OR ontvangt regelmatig een schema kortdurend/langdurig verzuim.
● MT-agenda en actielijst: De OR stelt naar aanleiding hiervan verduidelijkingsvragen en zo nodig wordt een specifiek onderwerp geagendeerd voor de overlegvergadering.
● Nieuwe projecten: De OR laat zich elke overlegvergadering informeren en vraagt ook regelmatig de projectplannen en -evaluaties op om te zien of de geformuleerde doelstellingen realistisch zijn en/of zijn behaald.
● Vervanging eenpitters: Bij de bestuurder is een initiatiefvoorstel neergelegd voor een soort flexpool van medewerkers die voor vervanging en bij spoedvacatures inzetbaar zijn.
● Directiebeoordeling:
In het kader van ‘plan, do, check, act’ had de OR gevraagd om de op basis van de gemaakte opmerkingen aangepaste directiebeoordeling te ontvangen. De bestuurder heeft aangegeven de relevante punten mee te nemen in het nieuwe meerjarenplan.
● Jaargesprekken: Dit onderwerp staat al heel lang op de agenda tussen de OR en de bestuurder. Voor de jaargesprekken wordt een eenduidig, nieuw format ontwikkeld, mede op grond van de pilot die loopt bij de Informele Zorg.
● Diversiteitsbeleid/inclusiviteit: Dit is een belangrijk onderwerp voor de OR. De raad heeft geconstateerd dat hier bij de vacaturemeldingen al meer specifiek rekening mee wordt gehouden.
● Voortzetting dienstverband na pensionering: De OR had signalen ontvangen van medewerkers die na hun pensionering wilden blijven werken. De cao biedt op dit moment echter geen mogelijkheden om deze medewerkers in dienst te houden.
● Voorstel achterwacht: De bezwaren van de OR tegen het voorstel zijn aan de bestuurder doorgegeven. Deze heeft het voorstel ingetrokken met de melding de bezwaren in het MT te bespreken en met een nieuw voorstel te komen.
● Behoud, werving en beloningen: De OR is gevraagd mee te denken over wat er nog extra gedaan zou kunnen worden om aantrekkelijker te worden als werkgever. Bij de bestuurder is aangegeven dat met name gefocust zou moeten worden op het behoud van medewerkers.
14
● Steeds verder groeiende organisatie:
De OR maakt zich zorgen over de steeds groter wordende organisatie en het aangaan van activiteiten die eigenlijk niet tot de core business van DRG behoren.
● Cao-regelingen:
De OR brengt via het sociaal intranet HONK maandelijks een cao-regeling met een korte toelichting onder de aandacht van de medewerkers.
● Grensoverschrijdend gedrag
De OR heeft het beleid hieromtrent bekeken en er wordt uitgezocht hoe hier in de praktijk mee om wordt gegaan.
● Financiën en aanbestedingen:
De OR bespreekt meerdere malen per jaar de financiële cijfers en de aangevraagde projectsubsidies met de bestuurder.
15
JAARVERSLAG VRIJWILLIGERSRAAD 2022
16
De vrijwilligersraad (VR) behartigt de belangen van alle vrijwilligers en geeft het bestuur gevraagd en ongevraagd advies.
Samenstelling
De huidige VR bestaat uit zes leden van wie de afgelopen periode drie nieuwe leden zijn ingestroomd. Deze tussentijdse uitbreiding kwam mede door de mogelijkheden om tijdens een vrijwilligersborrel op de buurtboerderij te kunnen flyeren en vrijwilligers te kunnen aanspreken om actief te worden in de VR. We gaan het komend jaar door met het werven van nieuwe leden, omdat twee van de huidige leden in 2023 hun maximale termijn hebben bereikt. Zij zullen in de loop van het jaar terugtreden.
Overleggen
Nu we de coronaperikelen min of meer achter ons hebben gelaten, hebben de overleggen weer plaatsgevonden op een normale manier: aan het begin van de avond met een broodje erbij. De vrijwilligersraad vergaderde vijfmaal met de bestuurder en driemaal onderling.
Dit waren in 2022 de gespreksonderwerpen:
1. De vaste punten uit de reguliere beleidsplanningscyclus, waarbij het tevredenheidsonderzoek, het jaarverslag en de start van het traject naar een nieuw meerjarenplan de revue passeerden.
2. Belangrijke aandachtspunten – met gevraagd en ongevraagd advies –waren dit jaar:
a. het interne communicatieplatform Honk
b. het gebruik van de vrijwilligerstrainingen en vervolgtrainingen
c. mogelijke uitbreidingen van nieuwe vrijwilligerstrajecten.
3. Een belangrijk onderwerp was en blijft uiteraard de impact op de organisatie bij het inspelen op de stroom Oekraïense vluchtelingen, waar vrijwilligers zo mogelijk steun konden verlenen.
Contact met de achterban
Dit blijft een aandachtspunt voor de VR. Via het nieuwe communicatieplatform
Honk zal er het komende jaar de nodige aandacht aan worden gegeven om een frequenter contact en bereikbaarheid van de VR te realiseren.
17
