Jaarverslagen medezeggenschapsraden 2023

JAARVERSLAGEN 2023

MEDEZEGGENSCHAPSRADEN

Dit is een separaat jaarverslag van de medezeggenschapsraden van De Regenboog Groep. De raden stellen zich voor en vertellen voor wie ze de belangen behartigen binnen de organisatie. In deze verslagen staat hoe het jaar 2023 voor de raden is geweest, en wat ze op de agenda hebben staan voor de toekomst.

JAARVERSLAG BEZOEKERSRAAD 2023

De Bezoekersraad (BR) bestaat uit een afvaardiging van alle inloophuizen van De Regenboog Groep: iedere locatieraad van een inloophuis vaardigt twee leden af, waardoor de BR uit zestien leden bestaat. Er is een dagelijks bestuur (voorzitter, secretaris, penningmeester en twee algemene leden). Elke laatste maandag van de maand is er een raadsvergadering.

De BR heeft als taak om de belangen van alle daklozen, thuislozen en andere bezoekers van de inloophuizen te behartigen. Daarnaast wordt er opgeschaald naar de BR als een locatieraad een kwestie niet zelf kan oplossen.

In het jaar 2023 is de BR gestart met een nieuwe zittingstermijn. Eind juli heeft er een definitieve stemming plaatsgevonden voor het dagelijks bestuur.

Een belangrijk onderwerp van onderzoek was de mogelijkheid tot uitbreiding van zelfbeheer. Hierbij is gekeken naar het openhouden van locaties door bezoekers buiten vaste openingstijden. Uit het onderzoek bleek dat het maximale op dit gebied lijkt te zijn bereikt.

De BR heeft twee aandachtspunten aangedragen met betrekking tot het meerjarenplan van de organisatie: voeding en duurzaamheid. Met name is er discussie over vegetarisch eten. Bezoekers moeten niet verplicht worden om vlees te eten, maar dat is ook andersom: bezoekers moeten niet verplicht worden om vegetarisch te eten. Daarnaast moet vegetarisch eten ook voedzaam zijn (vitamine B12, ijzer, et cetera); het moet meer zijn dan het weglaten van het vlees. Duurzaam en bewust eten wordt als belangrijk gezien, maar het budget en de afhankelijkheid van voedingsdonaties vormen uitdagingen.

In 2023 zijn er twee nieuwe inloophuizen gestart: Villa Westerweide in Zaandam en AMOC-West in Amsterdam west. In Zaandam is snel een locatieraad gestart, terwijl dit in AMOC-West en AMOC-Zuid moeilijk is vanwege taalbarrières en onbekendheid met medezeggenschap. De BR neemt de formele medezeggenschap (advies- en instemmingsrecht) waar voor de locaties AMOC-West en AMOC-Zuid. De medezeggenschap heeft advies- en instemmingsrecht. Er is in 2023 geen advies- of instemmingsaanvraag bij de BR binnengekomen van deze locaties. Om dit te monitoren heeft de BR de Werkgroep Achterban Raadpleging (WAR) opgericht. Hierin zitten leden die regelmatig deze locaties bezoeken om de achterban daar te raadplegen.

De bestuurder/directeur van De Regenboog Groep vroeg in mei 2023 om mee te denken over het verminderen van discriminatie en uitsluiting binnen de inloop. Het betreft discriminatie en uitsluiting van bezoekers

onderling, maar ook het personeel krijgt hiermee te maken. Doordat er veel verschillende groepen in de inloop komen, ontstaan er ook allerlei cultuurverschillen. Te denken valt aan links/rechts, oud/jong, et cetera. Hoe kun je de acceptatie van diversiteit stimuleren? De BR komt tot de conclusie dat je discriminatie en uitsluiting niet kunt voorkomen of uitbannen in de inloop, zolang de bezoekers een dakloos bestaan hebben en geen vaste slaapplaats. Deze situatie geeft immers chronische stress en slaaptekort. Hierdoor werkt dat deel in je hersenen wat onder andere te maken heeft met empathie en met controle over je impulsen slecht. Ook door gebruik van alcohol en drugs wordt dat gebied in de hersenen flink aangetast. Aan de andere kant word je van stress niet homofoob of racistisch. De BR is van mening dat je het schorsingsprotocol wel scherp moet handhaven als het gaat over discriminatie en uitsluiting. Maar dat lost niet de chronische stress of verslavingsproblemen op. Als bezoekers geen vaste slaapplaats hebben, hoe kunnen ze dan verantwoordelijkheid dragen voor de gevolgen daarvan? Het zal ook lastig blijven dat wat de een als discriminerend ervaart, voor de ander niet zo hoeft te zijn. Bovendien benadrukt de BR het belang van het registreren van schorsingen in verband met discriminatie en uitsluiting, om een duidelijk beeld te krijgen van waar dit zich voordoet en mogelijk ook waarom. Dit kan helpen bij het ontwikkelen en uitvoeren van gerichter beleid. Ook zijn er op verzoek van de BR vragen over discriminatie en uitsluiting toegevoegd aan het klanttevredenheidsonderzoek. Ten slotte adviseerde de BR bewustwordingscampagnes, herstelgesprekken en conflictbemiddeling en een actieplan bij elk inloophuis in samenwerking met de locatieraden.

De heidag (op 7 september 2023 georganiseerd door de BR en Centrale (cliënten)raad) had als thema 'De achterban betrekken'. De BR concludeerde dat het betrekken van de achterban van de locatieraad een cruciale stap is in het bevorderen van participatie en inspraak in het besluitvormingsproces. Het is echter geen eenvoudige taak en vereist aandacht, inspanning en coördinatie. Het vinden van nieuwe leden voor de locatieraden blijkt soms lastig te zijn. Bovendien hebben sommige raadsleden moeite met effectieve communicatie met hun achterban, wat een belangrijk onderdeel van hun rol is. Er lijkt onduidelijkheid te bestaan over de ondersteuning die de organisatie biedt bij het werven van nieuwe raadsleden en het faciliteren van betere communicatie tussen de raadsleden en hun achterban. Het is belangrijk om hier meer duidelijkheid te bereiken en samenwerking te realiseren, omdat het de bezoekers de kans geeft om mee te denken en invloed uit te oefenen op beslissingen die hun eigen leven beïnvloeden. Het onderhouden van goed contact met de achterban levert waardevolle informatie, nieuwe ideeën en kennis op. Dit heeft als resultaat een verbeterde besluitvorming en een efficiënter functionerende organisatie. Een goede relatie met de achterban kan tevens bijdragen aan een breder draagvlak voor voorgestelde besluiten. Een medezeggenschapsraad die

in nauw contact staat met de achterban en hun steun geniet, heeft een sterkere positie in onderhandelingen.

Wellicht de grootste uitdaging in het betrekken van de achterban is de taalbarrière: er worden veel verschillende talen gesproken en veel bezoekers spreken alleen hun moedertaal. De bestuurder/directeur geeft aan dat daardoor een grote groep buiten de medezeggenschap valt. Daarnaast wordt niet iedere groep (goed) vertegenwoordigd, bijvoorbeeld LHBTIQ+personen, ongedocumenteerden, vrouwen, ouderen, jongeren, et cetera. De achterban is vaak niet geïnteresseerd in raadswerk of heeft het idee dat je als bezoeker toch niet iets kunt veranderen of verbeteren.

De BR heeft talloze adviezen gegeven over hoe dit aan te pakken en te verbeteren, van informatiemiddagen-met-pizza tot het oprichten van een specialistische raad (bijvoorbeeld een vrouwenraad of LHBTIQ+-raad) of het afnemen van enquêtes.

Duidelijk is wel dat de BR zich actiever gaat inzetten om de achterban te betrekken. Daarvoor is een rol weggelegd voor de Werkgroep Achterban Raadpleging (WAR). Deze maakt bijvoorbeeld enquêtes en heeft contact gelegd met de afdeling Communicatie om de enquêtes te vertalen in de meest voorkomende talen. In 2024 zal bij de achterban een eerste enquête worden gehouden over het thema voeding. Deze inspanningen kunnen resulteren in een meer inclusieve en participatieve locatieraad, die in staat is om de belangen en behoeften van de achterban effectiever te vertegenwoordigen.

JAARVERSLAG CENTRALE (CLIËNTEN)RAAD 2023

De Centrale (cliënten)raad (CR) bestaat uit maximaal tien afgevaardigden, vijf vanuit de Deelnemersraad (DR) en vijf vanuit de Bezoekersraad (BR) en behartigt de belangen van alle cliënten, bezoekers en deelnemers van De Regenboog Groep.

De CR vergadert elke maand en heeft één keer per kwartaal overleg met de bestuurder/directeur van De Regenboog Groep. Eenmaal per jaar spreekt de CR ook met de raad van toezicht. Het idee is om de medezeggenschap zich zo laag mogelijk in de organisatie te laten afspelen. Als dat goed gaat, dan is er in de CR nog weinig te bespreken. De CR monitort dan ook de kwaliteit van de medezeggenschap binnen De Regenboog Groep.

In 2023 is de CR begonnen aan een nieuw zittingstermijn. De afvaardiging vanuit de DR is zo goed als niet tot stand gekomen.

De CR heeft onder andere de volgende onderwerpen besproken:

Aanpassen Samenwerkingsovereenkomst, intentieovereenkomst, verkiezingsreglement en huishoudelijk reglement: Veel formele afspraken bestaan al meer dan vijf jaar en moeten worden geëvalueerd en mogelijk aangepast. Volgens de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen (Wmcz) 2018 zou er een medezeggenschapsregeling moeten zijn, maar die ontbreekt nog. Het proces verloopt traag vanwege verschillende belangen en visies. De CR kan en wil dit niet zelfstandig aanpakken, want in de visie van de CR hebben alle medezeggenschapsraden van De Regenboog Groep (de geest van) instemmingsrecht op aanpassingen in formele afspraken. Er is een protocol hiervoor ontwikkeld, dat in 2024 wordt geïmplementeerd.

Klachtenprocedure: De CR heeft samen met de patiëntenvertrouwenspersoon (pvp) diens jaarverslag doorgenomen. Er is een tweede pvp beschikbaar zodat bezoekers, deelnemers en cliënten een keuze kunnen maken bij wie ze terecht willen. Deze keuzemogelijkheid kwam echter onvoldoende uit de verf in de communicatie. Aan het einde van 2023 bleek dat deze tweede pvp’er met pensioen gaat en er dus gezocht moet worden naar een vervanger. Ook bleek dat posters en folders van de vertrouwenspersoon op verschillende locaties regelmatig verdwijnen.

Het is essentieel om de bereikbaarheid van de pvp laagdrempelig te waarborgen. Daarom moeten de folders op een goed bereikbare plek liggen en niet achterin het kantoor waar personeel aan het werk is.

Ongevraagd advies ‘Papier- en- werkelijkheid’: Dit advies geeft inzicht in de medezeggenschap van cliënten, bezoekers en deelnemers bij De Regenboog Groep in de periode 2020-2022; de covid-periode. De centrale vraag is hoe de kwaliteit van de cliëntmedezeggenschap in deze periode

was. Ondanks schriftelijke afspraken waren er zaken die niet volgens afspraak verliepen. Daarvan worden in het advies voorbeelden gegeven. De covid-periode heeft hier een grote rol in gespeeld, maar deze verklaart niet alles. De bestuurder/directeur heeft naar eigen zeggen geleerd dat het een jaar duurde om uit de crisismodus te komen. Bij een langdurige crisis moet een apart team nadenken over langetermijnstrategieën, inclusief de impact op medezeggenschap. Onderzoeksbureau ‘Meetellen’ is bezig om een advies te ontwikkelen.

Ongevraagd advies vergoeding raadswerk: Op verzoek van de CR zijn de vergoedingen voor de BR, DR en CR verhoogd, maar de bestuurder/ directeur wil de vergoeding voor locatieraden niet verhogen, vanwege vermeend minder werk. De CR stelt dan een vergoeding per uur voor, maar dat wordt door de bestuurder/directeur als ingewikkeld beschouwd door verschillen in snelheid tussen raden. De locatieraden hebben de CR opgedragen hier niet mee in te stemmen. De bestuurder/directeur legt de kwestie voor aan de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden. De CR heeft twee vragen:

1. Is het redelijk om de vergoeding voor locatieraadsleden niet te verhogen, terwijl dit wel is gebeurd voor andere raden?

2. Hoe moeten de taken van cliëntenraden worden geïnterpreteerd: als vrijwilligerswerk, dagbesteding, arbeid met een (minimum)loon, of anderszins?

Deelnemersraad: De DR, met minder dan het vereiste aantal leden, functioneert al jaren niet. De bestuurder/directeur overwoog opheffing en overdracht naar de CR, maar deze wil de DR behouden vanwege zijn grote achterban in informele zorg en dagbesteding. De CR heeft tijdelijk de taken van de DR op zich genomen en twee werkgroepen opgericht: Informele Zorg en Werk en Activering.

De intentie is om de werkgroep Werk en Activering permanent onder de CR te plaatsen en op termijn de werkgroep Informele Zorg terug te brengen tot de DR.

Ten slotte heeft de CR de raad van toezicht gesproken in het kader van elkaar wederzijds informeren.

JAARVERSLAG DEELNEMERSRAAD 2023

De Deelnemersraad (DR) behartigt de belangen van deelnemers van de afdelingen Informele Zorg en Werk en Activering, en van deelnemers aan tal van projecten die De Regenboog Groep organiseert.

De DR vergadert iedere maand, waarbij er overleg is met de manager Informele Zorg of de manager Werk en Activering. Elk kwartaal is er een vergadering met de bestuurder/directeur. Het dagelijks bestuur (voorzitter, secretaris, penningmeester) bereidt de vergaderingen voor. Bij belangrijke zaken zijn er extra bijeenkomsten. De DR heeft plaats voor acht leden en kan vijf leden afvaardigen naar de Centrale Raad (CR).

De DR, met minder dan de minimaal vereiste vier leden, functioneert al jaren niet goed. De ondersteuner van de raad heeft zich in 2023 teruggetrokken. De bestuurder/directeur overwoog opheffing en overdracht naar de CR, maar deze wil de DR behouden vanwege zijn grote achterban in informele zorg en dagbesteding. De CR heeft tijdelijk de taken van de DR op zich genomen en twee werkgroepen opgericht: Informele Zorg en Werk en Activering.

De intentie is om de werkgroep Werk en Activering permanent onder de CR te plaatsen en zodra het kan de werkgroep Informele Zorg terug te brengen tot de DR.

JAARVERSLAG ONDERNEMINGSRAAD 2023

De Ondernemingsraad (OR) is in 2023 achttien keer bij elkaar geweest. Twaalf keer was dit een eigen vergadering en zes keer is overleg gevoerd met de bestuurder/directeur. Daarnaast is er maandelijks een digitaal overleg tussen de bestuurder/directeur en het dagelijks bestuur van de OR.

Eind 2022 bestond de OR uit zes van de op dat moment reglementair beoogde zeven leden.

Vanwege het aflopen van de zittingstermijn van de OR zijn in juli 2023 verkiezingen uitgeschreven. In augustus kwamen de nieuw gekozen ORleden voor het eerst bij elkaar. Eind 2023 kon worden afgesloten met een voltallige OR van negen leden: Willemijn (voorzitter), Charlotte (secretaris), Mirjam, Faysal, David, Lea, Irina, Saïd, Sander, en ambtelijk secretaris Els.

Gedurende het jaar zijn diverse onderwerpen centraal besproken of voorbereid door kleinere werkgroepen. Deze werkwijze bevalt goed en werkt gezien de beschikbare OR-tijd efficiënt.

De (betere) zichtbaarheid van de OR en hoe en met welke zaken medewerkers bij de OR terecht kunnen, was ook in 2023 een belangrijk aandachtspunt en zal dit in 2024 zeker blijven.

De OR zal ook de afdelingen (nog meer) persoonlijk benaderen, OR-chats en polls uitzetten en regelmatig belangrijke berichtgeving voor medewerkers op HONK plaatsen.

OR-trainingen:

Op 28 februari 2023 hebben de toen zittende OR-leden een training gevolgd over de bepalingen uit de Wet op de ondernemingsraden (WOR) en is specifiek aandacht besteed aan welke zaken in ieder geval met betrokkenheid van de OR plaats moeten vinden en welke aan de OR voorgelegd kunnen worden. Op 18 oktober 2023 is besloten met de nieuw gekozen OR opnieuw een training te volgen. Naast de WOR-bepalingen is een aantal binnen de organisatie op dat moment spelende kwesties inhoudelijk besproken.

Jaarplanning:

Het werken met een jaarplanning werkt goed. Per maand en per geplande vergadering staan de bespreekpunten van de OR en van de OR met de bestuurder/directeur in de planning, zodat onderwerpen onder de aandacht blijven en evaluaties niet worden vergeten.

Overleg met de raad van toezicht:

De OR heeft in 2023 eenmaal een gesprek gevoerd met een delegatie van de raad van toezicht. Daarbij zijn opnieuw zorgen geuit over de

sollicitatieprocedure en de smalle bezetting van het managementteam en de ondersteunende afdelingen in relatie tot de steeds verdere groei van de organisatie.

Advies- en instemmingsaanvragen:

• Instemmingsaanvraag Achterwacht:

De OR is na uitvoerig overleg en het inwinnen van informatie bij de betrokkenen akkoord gegaan met een pilot tot het einde van het jaar.

• Instemmingsaanvraag regeling woon-/werkverkeer:

Eind 2023 is een nieuwe regeling reiskosten woon-/werkverkeer ter instemming aan de OR voorgelegd. Hier zijn nog veel vragen en onduidelijkheden over. Dit krijgt een vervolg in januari 2024.

• Instemmingsaanvraag richtlijnen cadeaus:

De OR heeft met de nieuwe (verbeterde) richtlijnen ingestemd.

• Adviesaanvraag overname Amsterdams Buurvrouwen Contact (ABC):

De OR heeft positief geadviseerd over de overname van ABC.

• Adviesaanvraag meerjarenplan 2023-2025:

Het plan is een vervolg op het meerjarenplan dat tot 2023 liep. De OR een flink aantal opmerkingen meegegeven. Met name de steeds groter wordende organisatie was een aandachtspunt.

• Instemmings-/adviesaanvraag Protocollen:

De OR heeft positief advies of instemming uitgebracht over de volgende protocollen:

• Regeling fietsenplan/formulier aanvraag deelname fietsenplan

• Protocol diefstal/verduistering/vernieling door bezoekers/cliënten

• Protocol vergoeding dienstreizen medewerkers

• Protocol beëindiging arbeidsovereenkomst

• Protocol indiensttreding

• Protocol sollicitatieprocedures: over dit protocol is een aantal aanvullende vragen gesteld. Deze zullen in januari 2024 aan de orde komen.

Bespreek- en overlegpunten:

• Sollicitatieprocedure en aannamebeleid

• Jaargesprekken

• Directiebeoordeling

• Resultaten tevredenheidsonderzoek medewerkers, vrijwilligers en stagiairs

• Verzuimbeleid en verzuimcijfers

• Agressieprotocol

• Nieuwe projecten

• Opleidingsbeleid/opleidingsplan

• Balansregeling

• Cao-regelingen

• P&O

• Correlation

• Reorganisatie Sociale Basis

• Financiën

• LHBTIQ+

Zie voor het uitgebreide OR-Jaarverslag onze OR-pagina op HONK!

JAARVERSLAG VRIJWILLIGERSRAAD 2023

De vrijwilligersraad (VR) behartigt de belangen van alle vrijwilligers en verstrekt het bestuur advies, zowel gevraagd als ongevraagd.

Samenstelling

De VR heeft aan het eind 2023 negen leden. Gedurende het jaar is één lid afgetreden en zijn er vier nieuwe leden geworven door te flyeren tijdens de vrijwilligersborrel en werving via Honk.

Zichtbaarheid en contact met de achterban

Een belangrijk speerpunt van de VR is om zichtbaar te zijn voor alle vrijwilligers van De Regenboog Groep, met hen in contact te komen en ze te betrekken bij vraagstukken, zodat de juiste thema’s geadresseerd kunnen worden tijdens de overleggen met de bestuurder/directeur. Om de VR meer te profileren is een pagina ingericht op Honk, waar informatie te vinden is over het werk van de VR en over actuele thema’s. Daarnaast heeft de VR zich gepresenteerd op de vrijwilligersborrels en is daar in gesprek gegaan met vrijwilligers.

Overleggen

De VR heeft vijf keer vergaderd met de bestuurder/directeur en aangeschoven leden van het managementteam. Daarnaast heeft de VR vier keer onderling overlegd, waarbij eenmaal een lid de raad van toezicht is aangeschoven. Twee leden van de VR zijn ook eenmaal aangeschoven bij een overleg van de raad van toezicht. Dit ten behoeve van de onderlinge kennisuitwisseling.

Onderwerpen die de VR in 2023 hebben beziggehouden

• De punten uit de reguliere beleidsplanningscyclus waarbij de focus ligt op tevredenheidsonderzoek, jaarverslag en meerjarenplan van De Regenboog Groep, met bijzondere aandacht voor de toetsing voor het keurmerk Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV) die in 2024 weer zal plaatsvinden.

• De mogelijke uitbreiding met nieuwe projecten of het integreren van reeds bestaande projecten van buiten de organisatie, om zodoende het dienstenaanbod uit te breiden.

• Advisering over de herziening van het vrijwilligersbeleid van De Regenboog Groep.

• De introductie van vrijwilligersbijeenkomsten in plaats van intervisies bij Informele Zorg.

• Meedenken over de communicatiestrategie van De Regenboog Groep ten behoeve van werving en behoud van vrijwilligers en een zo divers mogelijke samenstelling van de groep vrijwilligers.

• Meedenken over nieuwe vormen van aanbod van Informele Zorg, zoals groepsmaatjes.

• Beloning van jubilarissen.

• Communicatie met vrijwilligers die gestopt zijn.