Ed 010_Ago Set 19_Conteúdo Compartilhado by ConsulPaz CGP Associates

COMO ESTÁ O CSC DA AESC APÓS A IMPLEMENTAÇÃO? Entrevista exclusiva com Fernando Barreto, Superintendente Geral, e Jean Rosales, PMO

PESSOAS

Gestão da Mudança: Qual a importância para a sua empresa?

CSC e AUTOMAÇÃO Tendências do CSC com os impactos da tecnologia

PROCESSOS A importância do PMO no Gerenciamento de Projetos

O GO LIVE DO

PROJETO HERC 4.0 EDIÇÃO #10 / AGO SET / 2019

ÁREAS DE NEGÓCIO Consultoria focada em Gestão Empresarial, especializada na identificação de cenários e relações nas empresas, com soluções e serviços inteligentes, práticas inovadoras e que entregam valor ao cliente.

PRODUTOS SERVIÇOS Diagnóstico e Análise de Cenários ▫ Advisory ▫

Negócios

▫ ▫

Serviços Compartilhados

Priorizamos a busca de oportunidades e ganhos para nossos clientes, Gerando Valor, Reduzindo Custos e implantando Melhorias Eficientes e Contínuas.

▫ ▫ ▫ ▫

Gestão de Projetos (PMO) Projeto, revisão e implantação de serviços compartilhados (CSC) Modelos de governança, gestão e atendimento Arquitetura organizacional Gestão da mudança e impactos organizacionais Programa de Excelência Operacional (PEO)

Redesenho e implantação de processos Soluções integradas e automação de processos ▫ Matriz de Avaliação da Maturidade dos Processos ▫

Processos

▫

PORTO ALEGRE / RS

SÃO PAULO / SP

RIBEIRÃO PRETO / SP

ITAJAÍ / SC

Rua Tobias da Silva, 120 6° andar – Cj 603 Moinhos de Vento CEP 905570-020 (51) 3026 0070

Rua George Ohm, 206 – Torre B 10° andar – Cj 1018 Cidade Monções CEP 04576-020 (11) 2348 5395

Avenida Presidente Vargas, 1527 Jardim Irajá CEP 14020-277 (16) 3505 0804

Rua Samuel Heusi, 190 10° andar Centro CEP 88301-320 (47) 3349 7280

@ConsulPaz (51) 9 9767 0709 | 0800 000 11 12 | contato@consulpaz.com

ALGUNS CLIENTES

www.consulpaz.com

EDIÇÃO #10 / AGO SET / 2019

EDITORIAL

Ouvir, aprender, aplicar e entregar! Hoje, quero iniciar falando da nossa revista. Fomos ouvir alguns de nossos clientes e decidimos fazer uma repaginação completa em nossa revista, particularmente, eu gostei muito deste novo formato e espero que agrade a vocês também. Segundo, como abri o editorial em nossa última edição, “Não há volta! Estamos, de fato, na era exponencial do conhecimento e junto vem todas as possibilidades de evolução, oriundas de inovação e tecnologia. Bem-vindos ao presente!” buscamos, mais uma vez, trazer temas que estejam conectados a esta realidade, dentre eles, destacamos a importância da GESTÃO DA MUDANÇA e do PMO na realização dos projetos. Não temos dúvida da grande contribuição que estes dois componentes dos projetos são fundamentais para o SUCESSO. Também não podemos deixar de abordar temas ligados à tecnologia e como estão atrelados aos modelos de gestão, dentre eles, Serviços Compartilhados (CSC). Cada vez mais, CSCs tem se utilizado desta importante solução para acelerar seus processos, aumentar sua produtividade e mitigar riscos, o que, já justifica a sua imediata aplicação! Para encerrar, compartilhamos os resultados e as experiências relatadas por um importante cliente, em que o mesmo deixa clara a importância na escolha da consultoria para o sucesso do projeto, além disso, traz experiências sobre a gestão da mudança, aprendizados, melhoria contínua e constante evolução do modelo, vale ler com atenção! Em um ambiente onde inovar é tarefa diária, esperamos que esta edição possa contribuir para o dia-a-dia dos nossos leitores assim como nos gerou aprendizados e reflexões. Lembramos que este espaço também é seu, portanto, participe da campanha de temas para artigos e newsletter da ConsulPaz.

CEO e Sócio Fundador da ConsulPaz CGP Associates Membro do Conselho da ABSC – Associação Brasileira de Serviços Compartilhados

NESTA EDIÇÃO

ARTIGO

Tendências do CSC com os impactos da tecnologia

ARTIGO

Gestão da Mudança: Qual a importância para a sua empresa?

ENTREVISTA

Como está o CSC AESC após a implementação?

ARTIGO

A importância no PMO no gerenciamento de projetos

A CONSULPAZ

NOTÍCIAS

Eden Paz no #CacoCast

Novidades no Projeto FSFX

Consultoria focada em Gestão Empresarial, especializada na identificação de cenários e relações nas empresas, com soluções e serviços inteligentes, práticas inovadoras e que entregam valor ao cliente. Priorizamos a busca de oportunidades e ganhos para nossos clientes, Gerando Valor, Reduzindo Custos e implantando Melhorias Eficientes e Contínuas.

Go Live do 1º sprint do Projeto Simplifica

Implantação da 1º fase do CSC Central Ailos

MATÉRIA DE CAPA Go Live do Projeto HERC 4.0

VOCÊ SABIA?

#EventosConsulPaz

Método de Gestão à Vista e Kanban

PORTO ALEGRE / RS (51) 3026 0070 SÃO PAULO / SP (11) 2348 5395 RIBEIRIÃO PRETO / SP (16) 3505 0804 ITAJAÍ / SC (47) 3349 7280

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CSC E AUTOMAÇÃO

Tendências do csc

com os impactos da tecnologia 6

TENDÊNCIAS DO CSC COM OS IMPACTOS DA TECNOLOGIA

esde D década

os primeiros CSCs na de 90, o modelo de implementação e operacção vem evoluindo acompanhando as necessidades das empresas em cada momento. Mas nos últimos anos com a chegada de novas tecnologias alcançáveis, para todos os tipos e tamanhos de CSCs, a famosa transformação digital, a estratégia e o propósito dos CSCs estão mudando rapidamente. Do modelo “jeitinho/artesanal” ao modelo industrializado Inspirados na eficiência e excelência operacional do mundo industrial, principalmente nas linhas de

montagens automotivas, os CSCs replicaram os objetivos de estandardização de processos, aumento de produtividade, eliminação de desperdícios e redução de erros e, para isto, se apoiaram em ferramentas como Lean, Six Sigma, PDCA, etc., com exposição de indicadores operacionais, tácticos e de resultado com gestão visual e muita transparência para animação e motivação da equipe. Assim, se passou de um modelo “jeitinho/artesanal” ao modelo industrializado. Por isso falamos que o CSC é a Industrialização de tarefas administrativas.

TENDÊNCIAS DO CSC COM OS IMPACTOS DA TECNOLOGIA

Em relação a automação e robotização, mais uma vez o mundo industrial está na frente. Já faz anos que as linhas de montagens automatizaram processo manuais e repetitivos, reduzindo erros e lesões dos humanos, porém, no mundo de administração estamos apenas começando.

Evolução na implementação, estratégia e proposito do CSC Até pouco tempo atrás, se falava que a evolução de um CSC era: 1 – Centralizar, 2 – Otimizar e 3 – Automatizar. Hoje essa ordem se inverteu. Na implementação temos que pensar primeiro em automatizar a maior parte das atividades manuais e repetitivas, isto é possível com a chegada de novas tecnologias com custos acessíveis que permitem reduzir custos, eliminar erros humanos e seus impactos derivando as exceções e erros para análise de uma pessoa e consequentemente,

dignificando o capital humano para tarefas analíticas com maior valor agregado e, por consequência, mais motivadoras. Com esta mudança, a estratégia e proposito do CSC deve se adaptar a esta nova realidade, desde o perfil de pessoas à contratar, onde é necessário maior competência de analise e engajamento com o negocio, como também a oferta para seus clientes fazendo não só atividades transacionais, mas também tarefas com maior valor agregado como: 8

TENDÊNCIAS DO CSC COM OS IMPACTOS DA TECNOLOGIA

explorar os dados gerados no CSC para criar KPIs que ajudem a tomar decisões estratégicas ao negocio, difundir os modelos de governança do CSC para o resto da empresa e ser um protagonista da transformação digital e de negócios contribuindo com as melhores práticas para desenhar novos processos aproveitando a nova base tecnológica como um verdadeiro CoE Center of Excelence.

Impacto das novas tecnologias para o CSC Originalmente falávamos que o básico para um CSC era um BPMS e um BI Business Intelligence para gestão de indicadores. Hoje para continuar reduzindo custos e aumentando a qualidade operacional, contamos con tecnologias como Robotic Process Automation (RPA), Chatbot, Optical Character Reader (OCR), e Artificial Intelligence (AI). Com tudo isso, é imprescindível ter

sempre a visão crítica de custo benefício do que implementar e qual processo priorizar para ter retorno mais rápido do investimento. Por isso é importante fazer uma boa análise na identificação de oportunidades para otimizar/automatizar processos com potencial ganho para a empresa. O ideal é começar automatizando os processos manuais e repetitivos com RPA para liberar carga de trabalho que pode/deve ser transformada em perfis mais analíticos que vão tratar só as exceções e erros que o robô 9

TENDÊNCIAS DO CSC COM OS IMPACTOS DA TECNOLOGIA

direcionará BPMS.

automaticamente

via

Exemplo: Robô recupera NFS de uma prefeitura, processa no ERP e as divergências as encaminha para cada responsável analisar, seja de Compras, Fiscal, etc. Com OCR podemos capturar, digitalizar e estruturar dados dos documentos que posteriormente serão processados por robôs. Exemplo: Recepção de materiais e NF, validação de documentos em geral. Chatbot vai nos reduzir o tempo de atendimento e uma vez identificado a necessidade do cliente, será enviada uma tarefa a um robô executará e retornará o resultado para o cliente. Com AI vamos aumentar mais as automações cognitivas, com algoritmos que em geral serão utilizados para gerar mais negócios, está visto que esta tecnologia ajuda mais no front-office do que no backoffice.

Exemplo: a partir de dados de faturamento gerados no CSC, um

algoritmo poderá prever com maior assertividade as melhores oportunidades de novas vendas. Hoje as plataformas de RPA, como UiPath, são realmente um orquestrador de automações, onde podemos lançar um robô clássico que vai entrar em uma tela de usuário, mas também executar as API das outras tecnologias mencionadas acima.

René Fantini CEO & Founder

NOTÍCIAS

EDEN PAZ NO #CACOCAST

Nosso CEO Eden Paz foi entrevistado pelo jornalista Caco da Motta, para seu PodCast #CacoCast. Na ocasião, Eden explicou a importância dos Serviços Compartilhados, deu dicas para empreendedores e ainda falou sobre os desafios das empresas na Era Digital com a quarta Revolução Industrial 4.0. Perdeu? O Podcast está disponível no SoundCloud, Spotify e Apple Podcasts. Saiba mais detalhes em nossas redes sociais e também pelo site cacodamotta.com.br. 11

NOTÍCIAS O Projeto CSC Fundação São Francisco Xavier tem alcançado excelentes resultados e isso é, com certeza, um sinal de que com os profissionais certos e o time dedicado do cliente os resultados são cada vez mais aparentes. Os times de Compras e Recebimento de Mercadorias já avançaram no mapeamento de seus processos.

AS NOVIDADES DO PROJETO CSC FSFX

Time de Compras representado por Cristiane, Carlos, Anderson e Junior Rosa e o time do Projeto FSFX Brenda, Shara, Erika e Felipe.

NOTÍCIAS

O time, formado por Alex, Diego, Mariana, Camila, Anderson, Atos, Ana Paula e Anderson, vem abraçando a causa e emprenhando-se na construção de um futuro cheio de ganhos.

Parabéns às equipes de Compras e Recebimento de Mercadorias e também ao time ConsulPaz por mais um passo dado em direção ao sucesso do projeto.

NOTĂ?CIAS Camila Bordon (Gerente do Projeto) e Mariana Zanoni (Consultora)

NOTÍCIAS

GO LIVE DO PRIMEIRO SPRINT DO PROJETO SIMPLIFICA

Parabenizamos a equipe do Projeto, o novo Diretor de Operações e CSC Daniel Gross, o time da Qualitor e o time ConsulPaz, formado pela Gerente do Projeto Isabel e os consultores Andreia e Ronaldo.

O GO LIVE do primeiro sprint do Projeto Simplifica, da Auxiliadora Predial já aconteceu. Mas, você sabe o que é um sprint e como ele funciona em um projeto? O sprint é o foco principal de um projeto desenvolvido em metodologia ágil. Ok, mas o que é a metodologia ágil? Ela é uma excelente estratégia para eliminar e minimizar falhas e impactos durante o projeto, facilitando a correção de erros, e potencializando assertividade da entrega. Ela tem o objetivo de acelerar as entregas durante o percurso de um projeto, dividindo a entrega total em pequenas fases chamadas sprints, entregando resultados e proporcionando ao cliente a visibilidade do andamento até a entrega total do projeto.

NOTÍCIAS

PROJETO DE IMPLEMENTAÇÃO DA FASE I DO CSC CENTRAL AILOS

Um dos maiores ganhos que a ConsulPaz pode conquistar após a conclusão de um projeto, é quando um cliente procura novamente nossos serviços para dar continuidade às melhorias já conquistadas. 16

NOTÍCIAS Assim não foi diferente com a Cooperativa Central Ailos, unidade Central do Sistema Ailos de Santa Catarina. No último ano, obtivemos excelentes resultados com o Projeto de Business Case da Central, o qual pudemos auxiliar o time a rever processos e contrsuit construir um caminho com mais eficiência, eficácia e efetividade.

No dia 23 de Setembro, com liderança do nosso Diretor Executivo e líder de projetos Ari Pellicioli, e a presença do nosso CEO Eden Paz, iniciamos a primeira fase do Projeto de Implementação do Centro de Serviços Compartilhados na unidade e passaremos os próximos meses, junto com o time da Central Ailos, construindo um método de trabalho para melhorar ainda mais o dia-a-dia de todos os funcionários. Agradecemos ao cliente Central Ailos pela confiança. Acompanhe mais novidades nos próximos meses. 17

VENHA TRABALHAR CONOSCO! Buscamos profissionais empreendedores, que gostem de trabalhar em projetos e tenham mobilidade para desempenharem funções de Analistas e Consultores de Processos com regime de contratação PJ, atuando em nossos projetos nas regiões de São Paulo/Região Metropolitana e Porto Alegre/RS, com experiência em: ✅ Desenho e redesenho de processos; ✅ Serviços Compartilhados; ✅ Procedimentos operacionais; ✅ Indicadores; ✅ Lean Office, e ✅ Ferramentas da qualidade. Consultores com certificações serão um diferencial. Se você se encaixa nesse perfil, cadastre seu currículo no banco de talentos do nosso site www.consulpaz.com.

PESSOAS

Gestão da Mudança

Qual a importância para a sua empresa? 19

GESTÃO DA MUDANÇA | QUAL A IMPORTÂNCIA PARA A SUA EMPRESA?

s pessoas mudam, cada uma ao A seu tempo”, todos já ouvimos essa

“

frase em algum momento da vida para explicar que as pessoas reagem de maneira diferente e, portanto, precisam de estímulos e velocidades diferentes para assimilarem algo novo. No entanto, o cenário atual, volátil, incerto, complexo e ambíguo, exige que as organizações estejam cada vez mais preparadas para responder rapidamente às mudanças do seu ambiente, sejam elas: a adoção de uma nova cultura, novos processos, novas diretrizes, novos procedimentos, novas ferramentas ou novos aprendizados.

Planejar, gerenciar e dar ritmo ao processo de assimilação pode significar uma economia muito inteligente de tempo e recursos financeiros para a empresa, pois a velocidade de resposta é sempre determinada pela capacidade que as pessoas têm de incorporar as mudanças. É fundamental um processo estruturado que permita engajar, comunicar e capacitar as pessoas para adoção do novo, minimizando resistências e incrementando os seus desempenhos.

GESTÃO DA MUDANÇA | QUAL A IMPORTÂNCIA PARA A SUA EMPRESA?

Para garantir que as mudanças aconteçam de forma orquestrada, e que os resultados esperados pelo Negócio sejam alcançados, a Gestão da Mudança Organizacional oferece um conjunto de processos, técnicas e ferramentas que permitem controlar os aspectos que impactam diretamente as pessoas e, como consequência, afetam a sua cultura. A construção de um plano efetivo para gestão da mudança deve contemplar os seguintes elementos: 1.

Definição da Estratégia da Mudança - Para definição de um processo de mudança de sucesso é imprescindível que haja uma coesão de propósito e expectativas com relação ao futuro desejado. Assim, um claro entendimento do cenário da mudança e das motivações daqueles que a sustentam tornase pré-requisito para um plano de sucesso. Gestão das Partes Interessadas – É fundamental desenvolver estratégias apropriadas para o engajamento eficaz de todas as partes envolvidas no processo de mudança.

Assim, é necessário identificar todos os públicos que podem impactar ou serem impactados pela mudança para entender e tratar as suas expectativas e interesses. 3.

Prontidão Organizacional - O grau de maturidade para lidar com mudanças difere de pessoa para pessoa e, como consequência, para as organizações. Dessa forma, é necessário identificar, tratar e monitorar os impactos que a mudança acarretará no dia-a-dia da empresa para antecipar e minimizar problemas potenciais

Comunicação - A comunicação permeia todas as fases de um processo de mudança e garante que as informações relativas sejam entregues corretamente para o público adequado. Pela comunicação promove-se o entendimento e o envolvimento com a proposta de mudança, resultando no aumento da cooperação e na aceitação do processo.

GESTÃO DA MUDANÇA | QUAL A IMPORTÂNCIA PARA A SUA EMPRESA?

Capacitação - Todo processo de mudança exige novos aprendizados, por isso é importante a construção de um plano de capacitação que potencialize a confiança dos colaboradores com relação a sua performance após a mudança.

Sustentação da Mudança – É necessário garantir a perpetuação dos novos comportamentos/modelos na organização, através de um plano estruturado que celebre os resultados alcançados, reforce os aprendizados e insira-os na rotina.

Quando tomamos consciência que as pessoas são os verdadeiros protagonistas nas organizações e são as responsáveis por realizar a transformação, fica claro que um processo estruturado de gestão da mudança aumenta significativamente a probabilidade de um projeto alcançar seus objetivos. Portanto, é sim, importante para qualquer empresa!

A VM Consultoria é uma empresa de desenvolvimento organizacional com foco na capacitação e mentoria em processos de mudanças com impacto nas pessoas.

Maria Cristina Waechter Sócia Vanda Morem Sócia

CAPA

O GO LIVE DO

PROJETO HERC 4.0

CAPA

O dia 05 de Agosto foi marcado por um momento muito importante para o Projeto HERC 4.0.

CAPA

Após dias de intenso trabalho, mas com grandes ganhos já obtidos, realizamos o GO LIVE do projeto. Ainda há muito a fazer, mas parabenizamos as equipes e pessoas pela dedicação e comprometimento.

ENTREVISTA No ano de 2017, a ConsulPaz teve a satisfação em iniciar um projeto de Centro de Serviços Compartilhados na AESC – Associação Educadora São Carlos, uma das maiores empresas do ramo educacional e da saúde, do Rio Grande do Sul. Conversamos com Fernando Barreto, Superintendente Geral da Associação e, também, com Jean Rosales, PMO, e gostaríamos de compartilhar alguns resultados obtidos após a finalização do projeto, em 2018.

processos, e posteriormente poder inovar os processos e as relações de trabalho alavancando tecnologias disponíveis.” Quais foram os primeiros passos na decisão? O que foi pensado? Como decidiram quais serviços seriam compartilhados?

Como a empresa conheceu o modelo de Centro de Serviços? “Há 3 anos atrás, o conceito já era amplamente difundido no mercado, e após conhecer algumas operações bem-sucedidas no setor de saúde, decidimos por avançar com o projeto na AESC”. O que levou a empresa a decidir pela implantação do modelo? “A necessidade, em um primeiro momento, de se obter ganhos de eficiência e de padronização de

Fernando Barreto Superintendente Geral AESC

“O primeiro passo foi identificar um ambiente propicio para a implantação do CSC, o segundo, definir um parceiro com experiência para nos ajudar a implantar o CSC, o terceiro, elaborar um projeto do que deveria 26

acontecer pré, durante e pós a implantação. Decidimos primeiramente trazer para o CSC todas as funções consideradas corporativas: Controladoria, RH, TI, Finanças, Contabilidade e Patrimônio, e as funções de apoio institucional: Assessoria Jurídica, GRC, Filantropia, Controladoria Operacional, Comunicação

“Identificamos empresas que tivessem know-how e experiência CSC. Fizemos um processo seletivo e escolhemos a ConsulPaz. Montamos um time para o projeto, que não existia, e um Comitê de acompanhamento do projeto integrado pela Alta Administração da AESC. Ao final de quase um ano de trabalho, nasceu o nosso CSC, que além de já ser um sucesso, mudou o curso da história da AESC. Como consequência do projeto, criamos uma Coordenação Executiva que acompanha o desempenho do nosso CSC, propõe ondas de melhorias e faz a interface com todos os nossos clientes internos.”

Como foi o início do processo de implementação? Jean Rosales PMO AESC

Corporativa e Gestão de Projetos.” Como foi a decisão pelos parceiros e como chegaram até a ConsulPaz? Como foi decidido o time que trabalharia no projeto?

“Iniciamos o processo de implementação com a capacitação do time de especialistas no que tange o modelo de CSC – governança, gestão e atendimento. Devido complexidade do projeto faseamos as entregas em três etapas, onde as áreas menos complexas foram entregues na 27

ENTREVISTA primeira onda, assim, criamos uma expertise no desenvolvimento dos processos. Posteriormente nas demais fases desenvolvemos as áreas mais complexas. Toda implementação era acompanhada de reuniões semanais onde verificávamos o andamento do projeto e a calibragem, se necessário, de algum ponto não conforme.”

Quais foram os desafios encontrados dentro da empresa durante a implementação?

“Toda mudança de cultura gera um desconforto natural e quando pensamos em implementação de CSC falamos muito na mudança de mindset das equipes, pois trazemos o foco na excelência da prestação de serviços com qualidade e atendimento aos clientes internos da AESC no prazo adequado, buscando padronização dos processos e produtividade. Assim, originando de forma contínua a maximização dos recursos através de controles de eficiência, eficácia e efetividade.

Registro do início do trabalho da ConsulPaz.

Fernando Barreto Superintendente Geral AESC

28 Muriã Ferri Consultora Associada ConsulPaz

Eden Paz CEO ConsulPaz

Esses pontos mesmo pós implementação necessitam ser trabalhados diariamente pelos nossos líderes e suas equipes.” Quais ações a empresa julga que foram essenciais na implantação do modelo e na sensibilização dos participantes? “Envolvimento dos integrantes da Alta Administração e envolvimento dos times operacionais para criação dos processos foram os fatores chaves para implantação do projeto.” Como está funcionando o período pós-implementação? Quais foram os resultados já observados pela empresa e quais são os aprendizados? Jean Rosales PMO AESC

“Após a implementação criamos um

modelo de governança robusto onde acompanhamos semanalmente com nossos times internos a evolução dos SLAs e performance do CSC. Em paralelo, possuímos reuniões táticas mensais com nossos líderes e prestamos contas em duas oportunidades ao ano para nossas unidades. Até o momento efetuamos o atendimento de mais de 260 mil chamados. Agora pensamos, como atendíamos esse volume de solicitações e como verificávamos se as solicitações eram atendidas no prazo. O CSC trouxe muita transparência através dos controles, padrão de atendimento, padronização de processos e democratização do acesso.”

ENTREVISTA Qual o feedback deixado pelas lideranças após o período de implementação do modelo? Quais os pontos positivos enxergados? “Nossos líderes relatam que ao realizar a definição e padronização dos nossos processos com o envolvimento e contribuição da equipe interna operacional, gerou um engajamento e um olhar do time para melhoria contínua e foco nos resultados. Esse modelo de gestão também auxilia por ter informações concretas, uma gestão de processos centralizada e um melhor acesso às informações relevantes para tomadas de decisão. Atender as unidades de negócios de maneira homogênea traz a todos um sentimento de equidade, de que todas engrenagens são importantes,

esse modelo promove o aumento da produtividade, uma vez que nosso cliente possui um acordo de nível de serviço e tem previsibilidade do atendimento de sua demanda.” Qual é o feedback deixado pelos clientes? O que já observam como pontos de melhoria? “Trabalhávamos em um modelo distributivo em Unidades de negócio, onde cada estabelecimento possuía seu serviço de BackOffice o que acarretava uma falsa impressão de eficiência no atendimento. Atualmente possuímos feedbacks dos nossos clientes que a instituição ‘subiu de patamar’ (se tornou ainda mais profissional), pois com o CSC possuímos processos definidos, padrão de atendimento e transparência.”

“Compreendemos que para o sucesso de qualquer CSC a melhoria contínua é essencial para evolução da maturidade do modelo. Com isso, após 10 meses da implantação criamos um projeto que rotulamos de CSC 2.0 – Revisão dos Processos. Através dessa iniciava buscamos a otimização dos processos, ganhos de performance e uma melhor interação com nossos clientes internos.”

VOCÊ CONHECE A AESC? A Associação Educadora São Carlos (AESC) é uma instituição focada na saúde e na educação. Por meio dos seus estabelecimentos hospitalares e ambulatoriais e seus colégios, promove ações educativas de prevenção e busca assegurar os direitos socioassistenciais para melhorar a qualidade de vida da população. Fundada em 1962, sua sede fica em Caxias do Sul e suas unidades em seis municípios do Rio Grande do Sul. Sua origem se deve à Congregação das Irmãs Missionárias de São Carlos Borromeo-Scalabrinianas, que, presentes no Rio Grande do Sul desde 1915, vieram com a finalidade de atender, de modo particular, pessoas migrantes fragilizadas na sua condição sócio-econômica e cultural desde suas localidades de origem. •

Saiba mais em http://www.aesc.org.br/ 31

Você Sabia? Projeto FSFX – Fundação São Francisco Xavier

Você sabe quais informações são relevantes para discussão em uma reunião de status? Para que uma reunião de status de projeto seja produtiva, é importante apresentarmos o monitoramento da evolução dos processos, discutirmos oportunidades de melhoria, correção de falhas e divulgarmos os próximos passos. E a melhor forma de apresentar essas informações é utilizando o método de Gestão da Vista. Mas o que significa isso? Gestão à vista é a prática de colocar a disposição de todos os interessados, as informações pertinentes ao tema tratado, como indicadores, metas, resultados, dados de performance, timeline de um projeto, evolução de processos e qualquer outra informação que auxilie na condução de um projeto ou uma empresa. É uma técnica comumente utilizada em nossos projetos e recomendada por nossos profissionais, além de ser muito utilizada pela gestão dos Centros de Serviços. Normalmente, ao término da implantação, os indicadores são automatizados para garantir ainda mais a qualidade e prazo das entregas, performance de cada departamento e da empresa, como um todo.

Você conhece o método KANBAN? O método está baseado em referências visuais, apresentadas por meio de cartões (geralmente post-its), com o objetivo de definir e descrever as tarefas concluídas e a serem realizadas, ou no caso de um projeto, os processos como estão (AS IS) e como ficarão (TO BE).

Projeto FSFX – Fundação São Francisco Xavier 33

PMO E PROJETOS

A importĂ˘ncia do PMO

no gerenciamento de Projetos 34

A IMPORTÂNCIA DO PMO NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS

s organizações A avaliam formas de

constantemente adaptar-se aos cenários do mercado, através de reestruturação de processos, implantações de modelos de governança, inovações tecnológicas, enfim todas alternativas viáveis, em busca basicamente de ganho de produtividade, redução de custos e fortalecimento de controles internos, para tornarem-se mais competitivas e contribuir para a própria sustentabilidade da empresa. A partir de então as lideranças identificam oportunidades, idealizam objetivos e metas, alinhados ao planejamento estratégico da empresa

e selecionam dentro de todas as iniciativas, os projetos que serão priorizados nas organizações. Dentre as preocupações iniciais, surgem, como por exemplo os seguintes questionamentos: a)

Como garantir que os referidos projetos, atendam aos requisitos de escopo, prazo, custo e qualidade desejada na entrega?

Qual a forma ou metodologia de gestão de projetos mais adequada para condução e implementação da iniciativa na organização? 35

A IMPORTÂNCIA DO PMO NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Quais os principais desafios que surgirão durante a jornada da implementação do projeto e como podemos mitigar e nos anteciparmos a todos os eventos prováveis, barreiras, ou até mesmo situações eventuais e desconhecidas que farão parte dessa jornada?

Para respondermos essas questões reforçaremos alguns conceitos e compartilharemos práticas, que contribuíram para o sucesso de projetos e pontos de atenção, que devem ficar constantemente no radar das atividades de Gerenciamento de Projetos.

a) consultivo e de apoio aos projetos, geralmente os Gerentes de Projetos buscam quando necessário, b) Controle do desempenho dos projetos e estabelecimento de normas, diretrizes e metodologias a serem utilizadas pelos Gerentes de Projetos, c) Controle direto sobre o projeto, inclusive dos recursos compartilhados, fornecedores e envolvidos nas entregas

O PMO é responsável pelo gerenciamento de projeto ao longo da organização, ou seja, além das fronteiras do time do projeto. Dentre suas responsabilidades podemos destacar:

Escritório de Projetos ou Project Management Office - PMO

•

Geralmente existem em organizações, com estrutura matricial e recursos definidos, onde possuem como papel fundamental apoiar as demais áreas da empresa no planejamento, execução e controle dos projetos.

• •

O PMO nas organizações pode exercer os seguintes papéis:

•

Apoio nas etapas de planejamento, execução e implantação de projetos; Definição de metodologia a ser utilizada; Assegurar a qualidade dos Recursos Humanos no time do projeto; Orientar e facilitar a comunicação e negociação; Informar a administração sobre o desempenho do projeto; Apoiar na definição das prioridades 36

A IMPORTÂNCIA DO PMO NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS

•

e identificação de riscos; Garantir a integração das áreas e processos aos objetivos do projeto; Identificar os impactos organizacionais.

Perceber-se o importante papel do PMO no gerenciamento de projetos, no sentido de orientar, coordenar, integrar e apoiar na condução das atividades de um projeto, através de metodologia e fornecer dados consistentes, decorrentes da padronização e centralização de informações do projeto, necessários para a tomada de decisões .

aprovado pelo patrocinador do projeto, ou seja, quem aprovou o investimento na empresa, que poderá ser recurso da própria empresa ou recurso externo, para gerenciar e atingir os objetivos do projeto. Cabe destacar que para contribuir para o bom desempenho do projeto, faz-se necessárias como pré-requisito, algumas habilidades para a seleção de um Gerente do Projeto, tais como: a)

b) c)

Gerente de Projeto

Habilidade pessoal para liderança da equipe e construção de relacionamentos significativos para o projeto entre diferentes partes interessadas; Facilidade de comunicação, influência e negociação; Capacidade Organizacional para resolução de conflitos e resolução de problemas.

As vezes os papéis e responsabilidades do PMO e Gerente de Projeto se confundem, mas isso é normal, pois ambos buscam garantir a execução e implantação de projetos, e um nível da qualidade de entrega alinhado ou superior as expectativas da organização.

O Gerente de Projeto é o representante 37

A IMPORTÂNCIA DO PMO NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS

O gerente de projetos concentra-se nos objetivos especificados do projeto, enquanto o PMO gerencia as principais mudanças e impactos, que podem ser vistas como oportunidades, riscos ou pontos de atenção decorrentes do projeto.

aos novos processos, modelos de gestão, governança, tecnologias ou sistemas. decorrentes da entrega do projeto.

O gerente de projetos controla diretamente os recursos do time do projeto , e o PMO otimiza o uso de todos os recursos organizacionais necessários para o andamento do projeto.

A busca contínua nas organizações pela velocidade e cronogramas menores de implantação de projetos, torna-se um desafio constante para os Gerentes de Projeto, garantir o escopo, prazo, qualidade e aderência dos envolvidos na nova solução e/ou mudança do processo que será implementado em tempo de projeto.

Quanto maior forem as habilidades do Gerente de Projeto, tais como: liderança de equipe, negociação, comunicação e resolução de conflitos, aliadas ao apoio e utilização de metodologia do PMO, menor será o risco de não atendimento dos entregáveis do projeto, dentro do escopo, prazo, custo e qualidade esperadas.

Consequentemente, torna-se necessário métodos ou formas para acelerar o desapego da cultura e modelos mentais passados, que na oportunidade contribuíram para o sucesso da empresa, porém agora tornaram-se obsoletos, para a busca contínua de eficiência, eficácia, produtividade e excelência na prestação de serviços.

Quanto aos desafios ou barreiras que surgirão no transcorrer do projeto, esses na sua grande maioria estarão relacionados ao nível de aderência das organizações

A maioria das empresas, buscam a implementação de novas soluções e garantir seu investimento na melhor solução tecnologia e nas melhores práticas de mercado. Poucas,

A IMPORTÂNCIA DO PMO NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS

simultaneamente, investem esforço, ou buscam expertise para apoio na condução da jornada de transformação de seus colaboradores, decorrentes de possível mudanças no jeito de ser e fazer dos processos. Os fatores ambientais da empresa, tais como cultura, habilidades dos recursos humanos disponíveis, infraestrutura e experiências anteriores negativas de implementações de projetos, influenciam diretamente no desempenho do projeto e devem ser

de forma exaustiva acompanhados e tratados. A partir de então surge o importante papel da Gestão da Mudança na condução de projetos que deverá estar conectada com as demais ações do plano de implementação do projeto e alinhadas com o Gerente de Projeto e/ou PMO. De forma macro as principais ações dos projetos estão contempladas em 03 etapas: Planejamento, Execução/Implantação e Sustentação conforme figura abaixo:

Planejamento Etapa de extrema importância, tendo em vista que o investimento e esforço no planejamento do projeto, contribuirá positivamente para mitigação de possíveis e potenciais

ofensores ao projeto. Podemos definir como ofensores do projeto as ocorrências recorrentes ou eventuais, que prejudicam a entrega e o objetivo do projeto. 39

A IMPORTÂNCIA DO PMO NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS

e compartilhamento das informações de todas as decisões tomadas, são fundamentas para o alinhamento e envolvimento do Time do projeto. Alguns____comportamentos “esperados” do Time do Projeto

Um dos pontos importantes que não podemos deixar de destacar, quando da definição do time do projeto, é a seleção de recursos que além de possuírem habilidades técnicas referentes a suas atividades ou processo, tenham no seus perfis os seguintes comportamentos: facilidade de trabalho em equipe, capacidade de adaptação as mudanças e preferencialmente atitudes de “protagonismo”, elementos essenciais e facilitadores para o desempenho das atividades de um projeto. A definição clara dos papéis, responsabilidades e entregáveis de cada um dos recursos do time do projeto, o objetivo e as justificativas do projeto, bem como a transparência

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Respeitar as diferentes opiniões; Ouvir sem preconceitos; Suspender pré-julgamentos; Não ter receio de dar ideias; Ter o pensamento flexível (deixar fluir o pensamento); Ousar nas sugestões de melhoria; Ter rapidez na resposta; Dedicação integral na priorização para a execução das atividades do Projeto Pontualidade e disciplina nos horários acordados; Respeitar as opiniões; Ser objetivo, focado; Compartilhar conhecimento com a equipe do Projeto; Apoiar os participantes nas dificuldades independente do processo.

Frases que devem ser evitadas

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Vamos adiar isso por enquanto; Quem vai fazer isso? Tenho algo melhor; Isso não é problema do meu processo; Já tentamos isso antes; Não vai se ajustar à nossa operação; Acho que o retorno não compensaria o investimento; Alguém já deve ter experimentado isso; Já pensei nisto antes; Não podemos nos permitir esse luxo; Isso nunca será aprovado; Você está no caminho errado; O mercado ainda não está preparado.

Na etapa de planejamento deverá ser definido o time responsável pela Gestão da Mudança que poderá ser interno ou externo (consultoria) e todas as ações propostas de engajamento, pertencimento, comunicação e treinamentos que deverão ser validadas com a área de Recursos Humanos da empresa, que contribuirá com informações e referências da cultura da empresa.

Deverá ser apresentada e validada com a empresa a metodologia de gerenciamento do projeto, as formas e periodicidade dos reportes do andamento do projeto e o público envolvido. O cronograma inicial e a forma de acompanhamento deverão ser elaborados, em conjunto com os formulários de apresentação para registro do gerenciamento de riscos e pendências da equipe, comunicados das próximas fases do projeto, com todo o time de trabalho, parceiros e demais envolvidos.

A seguir, confira alguns exemplos de formulários de acompanhamento da evolução do projeto, registro de pendências e Riscos/Pontos de Atenção que poderão ser utilizados no gerenciamento de projetos: Evolução status do Projeto

97,8%

99,6%

100,0%

93,7% 86,7% 78,1% 70,4% 62,6% 55,9% 51,1% 45,9% 35,2% 25,4% 16,5% 12,3% 7,7% 0,0%

1,7%

1,9%

0,3%

0,0%

1,3%

1,4%

-0,7%

0,2%

0,5%

0,4%

0,0%

12 a 16/11 19 a 23/11 26 a 30/11 03 a 07/12 10 a 14/12 17 a 21/12 26 a 28/12 02 a 04/01 07 a 11/01 14 a 18/01 21 a 25/01 28 a 01/02 04 a 08/02 11 a 15/02 18 a 22/02 25 a 01/03

Planejado

Executado

Gap

Linear (Executado)

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PAINEL GERAL

Impactos Organizacionais

Infraestrutura

Comunicação

Centros de Treinamento

Capacitação

Cutover de Negócio

Atual

l l l

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l l l

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CONTABILIDADE

l l l l

l l l

SUPRIMENTOS TI

Execução / Implantação

Nessa etapa o PMO ou gerente de projetos, dentre outras atribuições, tem como principais responsabilidades: acompanhar o andamento e qualidade das ações das etapas do projeto, apontar riscos ou pontos de atenção, mediar conflitos e propor alternativas e/ou soluções, solicitar ao time do projeto ações de contramedidas para correção de curso de atividades não concluídas no prazo planejado,

reforçar quando necessário as definições, objetivos do projeto e responsabilidades e quando necessário solicitar apoio aos Patrocinadores do projeto. Qualquer desvio constatado no prazo, das ações planejadas do projeto, deverá ser compartilhado com o Time e Sponsor do Projeto, juntamente com o FCA Fato, Causa, Ação de recuperação e prazo de conclusão. Exemplo:

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Sustentação Consiste em um período prédeterminado após a implantação do projeto, através de um plano de início controlado e sequenciado das operações da empresa, acompanhar os indicadores críticos da operação de forma diária e adotar rapidamente medidas de correção de curso, caso necessárias, nos desvios ou dificuldades identificadas pelo time e demais envolvidos/impactados nos processos da empresa.

De forma abrangente, esses são os principais pontos que recomendamos que devem fazer parte do planejamento dos projetos nas organizações, independente do método

Esses indicadores geralmente são obtidos através do planejamento realizado juntos aos processos envolvidos de volumes ou percentuais iniciais de atendimento de serviços, que deverão gradativamente evoluir até os patamares normais de operação. Abaixo exemplo de indicadores que poderão ser utilizados na operação de início controlado, após go-live do projeto:

de gerenciamento do projeto, que também poderá ser composto de forma híbrida, ou seja, parte do método tradicional, ágil, scrum, etc., de acordo com as necessidades da empresa. 43

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Nos próximos artigos, vamos falar um pouco mais sobre outros elementos chave, como o QA - Quality Assurance, na implantação de projetos. Entre em contato, teremos muito prazer em discutir nossas ideias e trocar experiências. Além dos serviços de consultoria, também temos como um dos nossos propósitos compartilhar nossos aprendizados. contato@consulpaz.com

Referências Bibliográficas Guia PMBOK Sexta edição. | Newtown Square, PA: Project Management Institute, 2017. Colaboração: Eden Paz (CEO e Sócio-Fundador ConsulPaz)

Ari Alexandre Pellicioli Diretor Executivo ConsulPaz

A ConsulPaz é uma empresa que busca estar sempre atenta às novidades do mundo dos negócios, Centros de Serviços, Projetos, Processos, imersa em discussões sobre tecnologia e antenada ao que há de novo no mundo digital. Para isso, procuramos participar de diversos eventos que nos proporcionem momentos para troca de experiências, compartilhar conhecimentos e fazer networking. Confira os últimos eventos os quais fizemos parte.

MESAS TI – SEPRORGS O evento, realizado no dia 30 de Agosto, em Caxias do Sul, foi promovido pelo SEPRORGS e teve como tema: “Neurobusiness: Transformando neurociência em resultado na Era Digital”. Na foto, nosso CEO Eden Paz e o sócio e Diretor Executivo Ari Pellicioli, estão juntamente com Fernando Failace (Gestor da TI do nosso cliente Auxiliadora Predial) e Aline Dotta, palestrante do evento.

REUNIÃO DA DIRETORIA DA ABSC – ABSC O evento, realizado no dia 11 de Agosto, pela ABSC – Associação Brasileira de Serviços Compartilhados, reuniu membros da diretoria executiva e do conselho da ABSC para a prestação de contas da associação, assim como definição dos próximos passos a serem seguidos para realização das ações definidas. Agradecemos novamente à Eletrobrás que abriu suas portas em São Paulo para receber todos os membros da ABSC.

SAP NOW - SAP O evento, realizado nos dias 11 e 12 de Setembro, na Transamérica em São Paulo, foi realizado pela SAP Brasil e contou com a presença de inúmeros palestrantes falando sobre o tema "Transforme emoções, transforme negócios, transforme o mundo. O futuro da Economia da Experiência é o SAP NOW!" A ConsulPaz não poderia deixar de prestigiar este evento, que nos reservou um momento muito especial: ao apresentar seu case, a ITS Group citou o projeto HERC 4.0 e ressaltou a importância e as contribuições da ConsulPaz na implantação do SAP S/4Hana.

SHARED SERVICES STARTERS - EBDI O evento, realizado nos dias 18 e 19 de Setembro, em São Paulo, foi promovido pelo EBDI - Enterprise Business Development & Information e teve como tema principal: “"Do Centro de Serviços Compartilhados ao Centro de Inteligência Operacional: de que forma?". Nosso Diretor Executivo, Ari Pellicioli compartilhou o palco com Eduardo Boff, Gerente Comercial do nosso parceiro Qualitor, para transmitirem a palestra: “O que é preciso fortalecer na estratégia para uma tomada de decisão assertiva na implantação de um CSC”. Agradecemos novamente ao EBDI e à nossa parceira Qualitor pela experiência.

II SEMINÁRIO EXECUTIVO - SUCESU / RS O evento, realizado entre os dias 26 e 29 de Setembro, em Gramado/RS, foi promovido pela Sucesu-Rs e teve como tema: "Transformação Digital – como as tecnologias disruptivas impactam na infraestrutura e na sociedade”. A ConsulPaz, como patrocinadora do evento foi representada por seu CEO Eden Paz e seu Diretor Executivo, Ari Pellicioli.

INTEGRAÇÃO DE ROBÔS, ESTUDOS DE APLICAÇÕES E INÚMERAS SOLUÇÕES PARA UMA AUTOMAÇÃO INDUSTRIAL EFICAZ. Uma empresa do Grupo

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A AMIT Robotics atua desenvolvendo projetos com soluções tecnológicas para automação industrial, beneficiando seus clientes com o aumento da agilidade garantindo qualidade na produção.