System for sortering og analyse av informasjon

på vårt bilde av verden, benyttes som avgjørelsesgrunnlag for andre menneskers mening. Dette kan selvsagt slå uheldig ut når det viser seg at man tok feil. Mange forhandlere legger liten eller ingen vekt på dette. Det er en stor feil. Hvis du klarer å forstå hvordan vedkommendes virkelighet ser ut, og bekrefter dette, har du alle muligheter til å kunne komme han eller hun i møte. Ikke minst blir det da nærmest umulig for vedkommende å ikke lytte til hvordan din verden ser ut. Hvilken kraft er det ikke i en slik kommunikasjon?

Enkeltpersoner speiler ofte personer med høyere status eller makt i en gitt situasjon. Speiling av individer med høyere makt kan skape en illusjon av høyere status, eller skape rapport med den enkelte, slik at personen kan oppnå en fordel med den enkelte som har høyere status eller mer makt. Denne mekanismen kan være nyttig for enkeltpersoner i situasjoner der de er i en posisjon for forhandlinger med en person som har mer makt. Rapporten som speiling skaper kan bidra til å overtale personer med høyere status til å hjelpe personen med lavere status. Disse situasjonene inkluderer jobbintervjuer eller andre arbeidssituasjoner som å be om mer lønn, foreldre–barn-interaksjoner eller hvis man ber om tjenester. Hver av disse situasjonene involverer en part som er i en mindre mektig posisjon og en annen part som har evnen til å oppfylle personen med lavere status behov, men kanskje ikke nødvendigvis ønsker å gjøre det. Dermed kan speiling være et nyttig verktøy for personer med lavere status for å overtale den andre parten til å gi privilegier for den med lavere status.

En mulig grunn til at vi ikke lykkes med vår egen kommunikasjon er at vi er lite flinke til å innhente informasjon på en slik måte at den kan sorteres og analyseres. Hovedformålet med vår kommunikasjon er å forstå den andre partens virkelighetsoppfatning, og deretter kunne benytte dette konstruktivt som grunnlag for god dialog og gode løsninger. For å få det til må vi være i stand til å analysere informasjonen som kommer, og sette den i et system som gir oss en god forståelse. Hvis man ikke har noen systematikk i dette vil informasjonen oppleves fragmentert og springende, og man blir mer opptatt av enkeltdetaljer.

Uten en slik helhetsforståelse vil man ikke kunne stille gode og avklarende spørsmål. Man vil heller ikke få en tilstrekkelig forståelse av de bakenforliggende grunnene til at vår samtalepart uttrykker seg som han eller hun gjør. Mangel på systematikk blir en feilkilde i din egen kommunikasjon. Hva slags system som benyttes er av mindre betydning så lenge det er egnet til å gi oversikt og forståelse.

Et mulig system, som er mye brukt innen coaching,2 er en figur utviklet av den anerkjente coachen Robert Dilts (figur 1.1). Dette er et utmerket verktøy til bruk i forhandlinger – både som kartleggingsverktøy når vi ønsker kunnskap om motparten, og til forståelse av adferd generelt (Dilts, 2018).

Visjon

Identitet

Verdier og overbevisninger

Evner og ressurser

Adferd og handling

Situasjon, omgivelser, økologi

Figur 1.1 Robert Dilts logiske nivåer

Figuren kan forklares slik:

Situasjon/omgivelser: Forklarer den situasjon eller det miljø hvor en viss adferd viser seg.

2 Innen coaching er det spesielt NLP, neuro-linguistic programming, som benytter seg av Robert Dilts figur over de logiske nivåer.

Adferd/handling: På dette nivået forklares den enkeltes adferd i det til enhver tid gjeldende miljø.

Evner/ressurser: På dette nivået forklares hvilke evner og ressurser den enkelte anvender for å kunne utøve en viss adferd i et visst miljø eller en viss situasjon. Alternativt kan en spørre hvilke evner og ressurser den enkelte ikke har, og må skaffe seg, for å utøve ønsket adferd.

Verdier/overbevisninger: På dette nivået identifiserer vi de verdiene og de overbevisningene som styrer vår adferd. Verdier og overbevisninger er ledestjerner som vi styrer etter når vi opptrer i samspill med andre mennesker.

Identitet: På dette nivået forklares hvem vi er som forhandler, som partner, som menneske, som kollega og så videre. Det er våre verdier og overbevisninger som støtter opp om vår identitet. Din identitet som forhandler blir definert gjennom dine verdier og overbevisninger som igjen vises gjennom din adferd.

Visjon: Dette er et nivå hvor vi ofte oppfatter oss som en liten del av noe større. For noen har dette en tilknytning til religion. For andre er det opplevelsen av å tilhøre en større helhet, kraft eller lignende.

Ved å benytte de logiske nivåer som verktøy ved informasjonsinnhenting kan vi få en dypere forståelse av vår motpart og derved kommunisere mer effektivt.

Når du lytter vil du få masse informasjon. Du kan sortere denne informasjonen og plassere den i de ulike kategoriene som figuren inneholder. Hvis din motpart beskriver en hendelse får du samtidig informasjon om hvilken situasjon, kontekst eller økologi som hendelsen skjer i. Selve hendelsen, det som skjer, er ofte en eller annen handling eller adferd. Noen gjør noe, sier noe, eller på annen måte utøver en adferd. Denne adferden plasserer du inn i adferdskategorien i figuren.

Så langt har du kartlagt hva som skjer, adferd, og hvor det skjer, konteksten. Det neste er hvilke evner eller ressurser som benyttes for å utøve akkurat denne adferden innenfor den gjeldende konteksten. Her kan du

innhente informasjon som gir kunnskap om hvilke evner eller ressurser motparten eventuelt hadde tilgjengelig, eller om man kom til kort på grunn av at man ikke hadde de evnene eller ressursene som trengtes. Ord og uttrykk som at man kjente på maktesløshet, at man kom til kort, at man hadde lyst til å gi opp, at ting ble vanskelige og så videre, er ord og uttrykk som du kan sortere inn under kategorien evner og ressurser.

Vi har negative verdier og positive verdier. Våre verdier er våre ledestjerner. De er grunnleggende i oss, og vi navigerer etter dem så godt vi kan. I tillegg har vi overbevisninger som hjelper oss når vi skal ta avgjørelser og valg. Overbevisninger kan endres, og vi endrer overbevisninger om både det ene og det andre som følge av kunnskap, erfaringer og andre påvirkninger i livet. Vår adferd styres av våre verdier og overbevisninger. Hvis du har en overbevisning om at ærlighet varer lengst, vil det stride mot din indre overbevisning å lyve. Det er derfor en klar sammenheng mellom den adferden vi har i en viss kontekst, og de bakenforliggende verdiene og overbevisningene som styrer denne adferden. Siden verdier og overbevisninger styrer adferden kan vi finne frem til de bakenforliggende verdiene og overbevisningene ved å spørre hvorfor en viss type adferd skjer.

Verdier og overbevisninger er ikke bare premissleverandører for adferd. Det gir oss også informasjon om hva som er viktig for mennesker eller organisasjoner. Verdier og overbevisninger støtter opp om menneskets eller organisasjonens identitet. Vi kjennetegnes ved våre verdier og overbevisninger. Personer som opptrer uetisk eller uærlig (adferd) i forhandlinger (kontekst), har en bakenforliggende tanke (overbevisning) om at det lønner seg å opptre på en slik måte. Andre mennesker som forhandler med vedkommende, opplever adferden som vanskelig og undres over hva det er som gjør at man opptrer på denne måten. Hvis dette er en type adferd som gjentar seg vil personen, eller bedriften som vedkommende hører til, bli ansett som uetisk, uærlig, vanskelig og så videre (identitet).

Uansett hvilket system du benytter for å analysere informasjonen er det viktig å stille spørsmål for å skaffe informasjon. Basert på innhentet informasjon kan du trekke noen hypoteser, som kan testes, om vedkommende, som setter deg i stand til bedre å forstå han eller hennes adferd. Hvilket verktøy du benytter til å systematisere innhentet informasjon er opp til deg.