Rapport

krav til klarhet i kommunikasjonen. Deretter bør vi velge en kommunikasjonskanal som er best mulig egnet til å formidle vårt budskap. Tale er ofte en foretrukket kommunikasjonskanal. Det skaper en helhetlig kommunikasjon ved at man har ordene som sies, tonefall, intonasjon samt fleksibilitet til å bytte intonasjon og valg av ord fortløpende. I andre sammenhenger er kanskje brev, e-post, SMS eller annen skriftlig kommunikasjon bedre egnet. Det gjelder spesielt hvor valg av ord og uttrykk er veldig viktig, for eksempel hvis budskapet skal forstås av andre enn den som mottar budskapet.

Av og til er det slik at kvaliteten på kommunikasjonen mellom mennesker er avhengig av andre faktorer enn det som vi hittil har diskutert. Det kan være viktig, kanskje helt avgjørende, at kommunikasjonen skjer i en kontekst preget av åpenhet, tillit og gjensidighet. For eksempel hvis man ønsker å komme til enighet med noen om vanskelige spørsmål eller problemer, eller hvis man ønsker å forstå hva som betyr noe, hva som er viktig, i andre menneskers liv. Selv om man er flink med utforming av budskap og valg av kommunikasjonskanal, vil man ikke alltid kunne forstå et annet menneske. God kommunikasjon kan føre til at vi forstår hva budskapet er. Men det trenger ikke føre til at vi forstår hvorfor budskapet er som det er. Til det trenger vi andre verktøy.

Har du noen gang snakket med noen og opplevd at det ene ordet eller temaet bare tok det andre, at praten gikk naturlig og fløt av gårde? Har du tenkt på hvorfor det noen ganger bare er en kommunikasjonsmessig «match», mens andre ganger er det nesten umulig å holde en samtale gående? Det ender opp med enstavelsesord, «ja, nei, kanskje», litt om været og deretter «… tror jeg må videre, gitt …». Hvis du hadde tenkt på dette og undersøkt den gode samtalen litt nærmere, hadde du kanskje funnet at den du snakket med

• lyttet til det du sa, gjentok og virket nysgjerrig på det du snakket om, kom gjerne med oppfølgingsspørsmål som igjen utløste nye samtaler • så på deg med interesse og fulgte med på hva du sa med andre sanser enn hørselen

• hadde et noenlunde lignende kroppsspråk som deg – preget av åpenhet og interesse • viste respekt for deg og dine meninger uten nødvendigvis å alltid være enig med deg, viste respekt for deg ved å ikke bare jatte med deg, men turte å være saklig og ærlig uenig med deg

I de samtalene som ikke gikk så bra, opplevde du kanskje at den du snakket til

• i liten grad registrerte det du sa, og responderte lite på din samtale • stilte få eller ingen oppfølgingsspørsmål og kom heller ikke med andre tilbakemeldinger som indikerte at han eller hun engasjerte seg • hadde et lukket og til dels avvisende kroppsspråk, samt liten eller ingen blikkontakt • jattet med for å unngå å ta stilling til det du snakket om

Dette er symptomer som går igjen hvor kommunikasjonen er henholdsvis god eller dårlig. Det som er spesielt, er at dette ikke bare er symptomer. Dette er også virkemidler for å oppnå en god kommunikasjon. I kommunikasjonsteorien kalles dette for rapport. Som nevnt ovenfor beskrives rapport som et nært og harmonisk forhold der de berørte personene eller gruppene er synkronisert med hverandre, forstår hverandres følelser eller ideer, og kommuniserer jevnt. I den forstand at folk forholder seg til hverandre betyr det at den ene personen sender ut, den andre sender tilbake. De kan for eksempel innse at de deler verdier, tro, kunnskap eller adferd rundt politikk, musikk eller sport. Det kan også bety at deltakerne engasjerer seg i gjensidig adferd som speiling eller økt koordinering i deres verbale og nonverbale interaksjoner.

Det er en rekke teknikker som vi kan benytte for å skape rapport. Vi kommer til å gå gjennom de to mest sentrale nedenfor: aktiv lytting og speiling. Søkelyset på rapport som forklaring på menneskelig kommunikasjon har vist seg å ha fordeler for blant annet psykoterapi, medisin, forhandlinger og utdanning. I hvert av disse tilfellene gjør rapporten mellom samtalepartene dem i stand til å koordinere sine handlinger og etablere et gjensidig fordelaktig arbeidsforhold, eller det som ofte kalles en arbeidsallianse.