Budskap og kommunikasjonskanal

Læringsmål • Kunnskap om hvorfor kommunikasjon er viktig • Kunnskap om kommunikasjonsprosessen og grunnelementene budskap, kommunikasjonskanal, avsender og mottaker • Kunnskap om hva som kjennetegner god kommunikasjon • God forståelse av sentrale begreper som rapport, aktiv lytting og speiling • Kunnskap om betydningen av et system for sortering og analyse av informasjon i en kommunikasjonsprosess

Kommunikasjon består av to grunnleggende elementer: budskapet vi ønsker å kommunisere, og vårt valg av en kommunikasjonskanal til å formidle dette budskapet. Begge deler er viktige, og vår mulighet til å bli hørt og forstått avhenger av at budskapet og kommunikasjonskanalen evner å gi uttrykk for det vi ønsker å kommunisere.

Selve kommunikasjonsprosessen inneholder fire grunnleggende elementer. For det første en person som sender informasjon og en annen person som mottar informasjon, altså en avsender og en mottaker. Formålet er å overbringe et budskap eller en mening om noe. For det andre har vi selve informasjonen som sendes. Denne informasjonen har til hensikt å uttrykke det vi ønsker å kommunisere. For det tredje vil informasjonen vi sender ha en bakenforliggende hensikt, en intensjon, som skal gi mottakeren kunnskap eller forståelse om noe. Hvilken form eller innhold informasjonen har spiller ingen rolle så lenge mottakeren av informasjonen tolker informasjonen på den måten vi ønsker. For det fjerde må vi ta hensyn til at informasjonen skal formidles. Vi trenger altså en kommunikasjonskanal.

Dette kan skape mange feilkilder. Kanalen som brukes til å uttrykke et budskap kan være lite hensiktsmessig, noe som kan føre til misforståelser og feiltolkninger. Vi kan sammenligne dette med å sende en pakke med posten. Målet med pakken er å sende et innhold til en mottaker. Da må vi bruke en pakke og en pakkemetode som sikrer at innholdet er intakt når det når frem, og ikke ødelegges på veien. Mennesker har ulike informasjonskanaler som vi bruker når vi sender og mottar informasjon. Det som kan være en utfordring er at vi foretrekker forskjellige informasjonskanaler når vi

skal sende eller motta et budskap. De alminnelige informasjonskanalene vi bruker er syn, hørsel, følelse, smak og lukt. For å forebygge feiltolkning eller misforståelse av et budskap kan det være hensiktsmessig at den som sender informasjon forstår hva slags sanser den andre personen foretrekker. Det er viktig å huske på at hvilken sans man foretrekker ikke er et resultat av et bevisst valg hos vedkommende. Dette er preferanser som ligger i oss fra før, og som vi ubevisst benytter i egen kommunikasjon.

Den andre faktoren er selve budskapet. Selv om vi sender på rett kommunikasjonskanal er det ikke sikkert at intensjonen vår oppfylles. Det kan skyldes flere forhold. Ordene våre kan være uklare. Et eksempel er når vi skriver et brev eller en e-post og bruker ord og uttrykk som er tvetydige eller at vi tar i bruk negasjoner – for eksempel kan vi skrive at det «ikke har vært vår intensjon å ikke kunne bidra til at målet kan oppfylles, og samtidig er vi trygge på at målet oppnås med mindre en ikke uvesentlig hindring medfører parallelle prosesser som skaper uklarheter med hensyn til premissene for måloppnåelse». Det er ikke lett å tolke meningen i en slik setning. Klarspråk bidrar til at budskapet lettere kan forstås.

Budskapet kan også være skjult eller på annen måte kamuflert av ordene vi bruker. Det kan være grunner til at vi ikke ønsker å uttrykke oss direkte og åpent. Hvis vi vet at et brev eller en e-post skal leses av noen andre, kan det være nødvendig å skjule det underliggende budskapet. Det samme gjelder hvis vi har en mening om noe, men vet at det er sensitivt å si det rett ut. For eksempel ved at vi har en relasjon til mottakeren av budskapet. Hvordan et budskap er ment å forstå og hvordan det faktisk forstås er to forskjellige ting. Dette kjenner vi til, og spesielt i nære relasjoner er det viktig at kommunikasjonen er relasjonsbevarende. Jo viktigere relasjonen er for oss, jo viktigere er det å uttrykke seg på en slik måte at budskapet blir oppfattet og forstått på den måten vi ønsker at det skal forstås.

Kommunikasjonen kan også skje i en kontekst som er egnet til å påvirke budskapet. For eksempel vil kommunikasjon i en sammenheng hvor det er sterke følelser involvert være sårbar for feiltolkninger. Parforhold er kanskje den relasjonen som står mest utsatt til for feiltolkninger og misforståelser. Årsaken til dette er at kommunikasjonen er direkte uten særlig mulighet for avledninger. Det er en avsender, en mottaker, et budskap og en informasjonspakke. Relasjonen er viktig, og begge parter er følelsesmessig