Management Support Magazine

18

business hospitality Als jij medeverantwoordelijk bent voor het organiseren van evenementen of zakenreizen, dan draag je in je contacten met relaties de stijl van de organisatie uit. Wil jij de spil zijn in een onderscheidende ontvangst van bezoekers? Dan zijn dit de ‘gouden’ stappen.

34

Projectmatig werken Het werken in projecten is niet meer weg te denken uit organisaties. Ook secretaressen en managementassistenten zijn vaak betrokken bij één of meer projecten. Dat vraagt kennis van zaken en een dosis flexibiliteit. Tips om te werken naar het gewenste resultaat.

april 2012 | nummer 4 | jaargang 30

38

Een mindmap maken Een mindmap is een handige manier om informatie goed op te slaan en makkelijk te onthouden. Als je het mindmappen eenmaal onder de knie hebt, levert het je meer gemak op dan je denkt. Wij vertellen je hoe je van een tekst een mindmap maakt.

Vakblad voor de professionele secretaresse

Zakenreizen Wat te doen bij grote en kleine problemen

Zelf zakenreizen boeken is dankzij internet tegenwoordig een peulenschil en lijkt vaak ook voordeliger dan het boeken via een reisagent. Heel veel kan tegenwoordig online worden geboekt. Een prima oplossing, mits alles gaat zoals gepland. Toch is het handig eens verder te kijken dan je neus lang is. Goedkoop zou immers ook wel eens erg duur kunnen worden... in geval van nood!

Er zijn heel veel kleine en grote voorbeelden te noemen van zakenreizen die niet helemaal, of helemaal niet liepen zoals ze gepland waren. Denk nu niet meteen aan onvoorspelbare natuurrampen; ook veel minder omvangrijke voorvallen kunnen tot grote problemen leiden. En bijsturen is vaak maar tot op zekere hoogte mogelijk. Lees de ervaringen van collega’s op de Manage-

001-001_MSM04_CVR.indd 1

ment Support Groep op LinkedIn er maar op na. Nu zijn sommige problemen wel te voorspellen. Een staking op luchthavens wordt in de regel wel van tevoren aangekondigd, maar een aswolk boven IJsland laat zich niet sturen. Ook reizen we steeds verder waardoor calamiteiten ingewikkelder dus lastiger op te lossen zijn. En dát is nou juist geen peulenschil.

PAGina 9

Alweer ruim een jaar powersecretaresse!

Eind 2010 introduceerde Management Support de training POWERsecretaresse! waarin je in één dag een karrenvracht aan tips, tools en technieken krijgt aangereikt om je werk sneller, efficiënter en met meer plezier uit te voeren.

Minder ad hoc en meer volgens plan.

Duizenden managementondersteuners gingen je al voor en kregen in sessies van anderhalf uur een complete makeover van hun huidige manier van werken. Wil jij dat ook? Zie PAGina 28

23-03-12 08:03

Zelf boeken of uitbesteden?

Online zakenreizen boeken tegen de laagste kosten

› Lage transactiefee › Optie- en wachtlijstboekingen › Boeken lowcost carriers › Geconsolideerde rapportages › Eén overzicht voor alle treinreserveringen, vliegtickets, hotels en auto’s

VCK Travel biedt een selfbooking tool die met één zoekopdracht een helder overzicht geeft van vliegtarieven, waaronder Easyjet en Transavia. Een groot voordeel is dat u ook opties kunt boeken en op rekening kunt betalen. Zoekresultaten zijn bovendien af te stemmen op het reisbeleid van een bedrijf.

Maximale controle bij elke boeking Uniek is de wijze waarop deze web-based booking tool is aangepast aan onze Full Service dienstverlening. Wanneer u elders online boekt bent u zelf verantwoordelijk voor uw vlucht-, hotel- en autoreserveringen. Als u tijdens een boeking niet verder kunt of u wilt ondersteuning in geval van stakingen, annuleringen of calamiteiten, kan VCK Travel de boeking direct van u overnemen.

Vrijblijvend advies Op basis van onze ervaring en expertise kunnen wij u snel doelgerichte boekings- en besparingsmogelijkheden adviseren. Maak een afspraak voor een online demo.

Bel 020 - 6 800 802, stuur een e-mail naar contact@vcktravel.nl of ga naar

www.vcktravel.nl/airgo Member of the vckgroup 002-048_MSM04_ADV.indd 2

23-03-12 08:05

inhoud WIN-WINSITUATIE ‘Kijk jij ‘even’ goed naar de uitnodiging?’ ‘Koop jij een cadeau?’ ‘Wil je de notulen van de projectgroep vandaag nog ‘even’ afronden?’ ‘Tweet nog ‘even’ een update.’ ‘Organiseer jij de bijeenkomst?’ ‘Neem jij ‘even’ contact op met onze reisagent?’ Evenementen organiseren, een zakenreis regelen, bijeenkomsten plannen… voor managementondersteuners is organiseren hun middle name. Daarom ook nu weer een nummer dat (bijna) volledig in het teken staat van evenementen en zakenreizen. Let trouwens ook op het gebruik van het woordje ‘even’. Een geniepig, klein woordje dat kwistig wordt gebruikt en dat, alles bij elkaar, staat voor ont-zet-tend veel tijd. Want als je ‘even’ iets tussendoor doet, betekent dat automatisch dat iets anders blijft liggen. Kwestie van plannen, zou je denken, maar er komt genoeg ad-hocwerk bij. Je kunt nóg zoveel plannen en strak organiseren; er kan van alles misgaan of anders lopen, ook tijdens zakenreizen: een overstroming, rellen, vulkaanuitbarsting of een lading sneeuw. En hoe regel je het omboeken van vluchten, locaties en afspraken? Op sommige zaken heb je nu eenmaal geen invloed. Maar wát je eraan kunt doen lees je op pagina 9. Combineer het plannen dan ook ‘even’ met een handige dosis improviseren en je hebt een gouden combinatie. Deze twee sluiten elkaar dus niet uit, maar gaan hand in hand.

Nog een mooi duo: de mogelijkheden om tijd én kosten te besparen: op internet vind je gratis tools waarmee je bijvoorbeeld je hele evenementenadministratie kunt bijhouden. Michiel Heemskerk heeft ze voor je getest. En wil je bijvoorbeeld deelnemerslijsten, planningen en to do-lists gewoon bijhouden in Excel, dan hebben we een één-tweetje voor je van Lenny Kaarsgaren en Erik van der Sluis. Zij geven je tips hoe je Excel en Word met elkaar combineert.

Waar je ook voor kiest, je hebt de organisatie zelf in de hand.

En heb je nog ‘even’? Kijk dan eens kritisch naar editie 4 van dit jaar.

Begin 2011 zijn we immers een andere koers gaan varen: minder ‘glossy’ zéker wat de cover aangaat - minder lange artikelen, nóg praktischer en direct toepasbaar op jouw werksituatie. Ervaar jij dat ook zo? Wij willen graag weten wat jij ervan vindt. Schroom niet en stuur een e-mail naar de redactie: mbloemheuvel@kluwer.nl en vbot@kluwer.nl. Of post je commentaar in de LinkedIngroep van Management Support. Heb je ideeën voor artikelen? Tips?

Vind je een rubriek echt heel goed, of kun je er een missen als een lastige adhocklus? Zeg het maar. Want als jíj tevreden bent met je vakblad, zijn wij het ook. Win-win dus!

De redactie: Vera Bot en Mieke Bloemheuvel

PRAKTISCH 4

Signaal

34 Projectmatig werken Spannend en afwisselend 36 Informatiemanagement Het nut van een e-mailprotocol 38 Notuleren Samenvatten? Maak een mindmap 40 Spelling- en Taaltips Lees ze!

41 Softwaretips Slim gebruikmaken van Outlook 43 Digitale veiligheid De dark side van social media 44 Informatiemanagement Appladder

PROFESSIONEEL EVENEMENTEN EN ZAKENREIZEN 9

Zakenreizen / Wat te doen bij grote en kleine problemen

12 Evenementen / De eventadministratie 14 De eventadministratie (2) / Deelnemerslijsten in Excel 18 Business Hospitality 20 Het heeft de directie behaagd... maar het mag niets kosten 24 Social media / Voor, tijdens en na je evenement 25 Improviseren / Wat doe je als het anders loopt?

27 Werk & Recht / Bedrijfsuitje zonder gevaren?

PERSOONLIJK 30 Het enneagram (2) De baas, de bemiddelaar en de perfectionist

SERVICE 28 Community 45 Productnieuws 46 Column Huub van Mackelenbergh 46 Colofon

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012

003-003_MSM04_INH.indd 3

APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT 3

23-03-12 08:14

signaal

Privileges Passagiers van Etihad Airways die business class of first class vliegen, genieten naast een comfortabele ‘zit’ het voordeel dat zij tien kilo extra bagage mee mogen nemen.

Pearl Business class passagiers mogen zelfs veertig kilo bagage inchecken. Maar het kan nog gekker want hoe hoger de status hoe hoger de limiet: voor leden met een Gold-status in het loyaliteitsprogramma Etihad Guest die first class vliegen, ligt de limiet zelfs bij 65 kilo!

Etihad vliegt onder andere vanaf Brussel en Düsseldorf maar heeft Abu Dhabi in de Verenigde Arabische Emiraten als thuisbasis van waaruit de maatschappij veel doorverbindingen biedt. Blijft natuurlijk de vraag of het nou zo lekker is om 65 kilo bagage mee te sjouwen! <

Fluistercoach De Britse Telegraph meldde ook iets leuks: het cabinepersoneel van luchtvaartmaatschappij Virgin Atlantic moet zachtjes leren praten tegen passagiers in de Upper Class.

Om deze vaardigheid onder de knie te krijgen, krijgen de stewards en stewardessen een ‘fluistercoach’. Logisch... als passagier in de Upper Class Dream Suite wil je niet gestoord worden als je net een lekker tukkie doet. De decibellen van het cabinepersoneel overschreden waarschijnlijk de norm. Die ligt namelijk tussen de twintig en dertig decibel.

En dat gaan ze nu leren... van de fluistercoach. Maar ja, als je bedenkt dat een retourtje Londen - New York ruim 7000 euro kost, mag je best wat noten op je zang hebben en in stilte wegdromen op de meest comfortabele bedden in de lucht. <

App berekent vergaderkosten Vergaderen kost geld, en we vergaderen in Nederland heel wat af dus vergaderen kost veel geld. Inzicht in wat dan precies die kosten zijn hebben we meestal niet. Dat gaat veranderen. Er is namelijk een speciale app waarmee je berekent hoeveel geld er aan vergaderen ‘doorheen’ gaat. Deze Cost of Meeting App (COMA) is gratis te downloaden in de App Store van Apple. Het werkt heel simpel: je voert het aantal personen in dat deelneemt aan de vergadering en hun gemiddelde kosten per uur. Als de vergadering begint zet je de app aan die vervolgens de tijd van vergaderen omrekent in ‘klinkende munt’. De app is te downloaden in de App Store: www.appstore.com. <

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012 4

004-007_MSM04_SIG.indd 4

Zorgeloos internetten in het buitenland Iedere dag gaan duizenden zakenreizigers met hun laptop, notebook en /of smartphone de grens over. En we weten allemaal dat gebruik van internet via deze apparatuur, in het buitenland ongemerkt behoorlijk in de papieren kan lopen. Met de prepaid MyPrivateHotspot echter weet je van tevoren precies waar je aan toe bent. Zakenreizigers (en vakantiegangers) kunnen via MyPrivateHotspot.com onbezorgd internetten in 73 landen waaronder heel Europa, USA, Canada, Zuid-Afrika, Egypte, Turkije, Maleisië, Hong Kong, China, Singapore, Taiwan, Indonesië, India, Australië, Nieuw Zeeland, Japan, Philippijnen en Ghana.

MyPrivateHotspot.com werkt niet met abonnementen maar met een kleine 3G router met het formaat van een hotelzeepje, inclusief prepaid simkaart. Zo heb je altijd je eigen privé WiFi signaal bij de hand dat binnen enkele seconden een snelle internetverbinding tot stand brengt. De software is voorgeprogrammeerd, dus iedereen kan ermee werken. Eén druk op de knop en 30 seconden later heb je al verbinding.

Meer informatie over deze service op reis vind je via www.myprivatehotspot.com. <

86 procent van de hotels biedt gratis WiFi Uit onderzoek van een hotelprijzenvergelijkingssite blijkt dat 86 procent van alle hotels gratis draadloos internet voor hun gasten beschikbaar heeft. Dat dat door de gasten wordt gewaardeerd blijkt uit de European Hotel Guest Satisfaction Index van 2011 waarin naar voren komt dat hotelgasten een draadloze internetverbinding tot de belangrijkste hotelfaciliteiten rekenen. Zo wordt gratis WiFi zelfs belangrijker gevonden dan een complementair ontbijt.

Maar het is niet alles goud dat er blinkt: zo melden de hotels van Fletcher op hun website over gratis draadloos internet te beschikken terwijl gasten in de praktijk slechts vier maal een halfuur per dag via de HotSpots van KPN kosteloos kunnen surfen. Voor wie langer online wil gaat de kassa rinkelen. Het merendeel van de hotels van Van der Valk hanteert hetzelfde systeem. NH Hoteles, Stayokay en Ibis hanteren weer een ander systeem: deze accommodaties rekenen in de gastenkamers een bedrag voor het gebruik van het draadloze netwerk terwijl die service in de publieke ruimtes van die hotels wél gratis is. In bijna 9 procent van de 2300 onderzochte accommodaties moet sowieso worden betaald. <

In memoriam Carien van Dijk Op 8 maart jongstleden werden wij opgeschrikt door het bericht van het overlijden van Carien van Dijk. Carien heeft 16 jaar lang deel uitgemaakt van ons team freelance journalisten.

Zij interviewde vele secretaressen en maakte voor ons mooie reportages en artikelen. Haar ideeën voor onderwerpen en haar enthousiaste instelling zorgden bij ons steeds voor de nodige inspiratie. Wij gaan haar absoluut missen maar onze gedachten gaan op de eerste plaats uit naar haar man en kinderen. De redactie van Management Support wenst de familie heel veel sterkte bij het verwerken van dit enorme verlies.

APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT

23-03-12 08:15

signaal

Parijs meest bezochte zakenreisbestemming

‘Ancillary fees’ rijzen de pan uit

Parijs blijft ten opzichte van 2010 de meest bezochte zakenreisbestemming van zakenreizigers uit de Benelux, gevolgd door Londen met München op de derde plaats. De rest van de rangschikking is in vergelijkig met vorig jaar behoorlijk gewijzigd met Berlijn als nieuwkomer op de vijfde plaats terwijl Kopenhagen en Wenen uit de lijst verdwenen zijn.

Buiten Europa is New York nog steeds het populairst.

De top tien binnen Europa ziet er als volgt uit:

De diensten waar luchtvaartmaatschappijen en hotels aparte kosten ofwel ‘ancillary fees’ voor rekenen, worden steeds talrijker. Dit wordt gedaan om onder andere de hoge brandstofprijzen te compenseren, maar de frequente zakenreiziger en zijn werkgever zijn er de dupe van.

1. Parijs 6. Madrid 2. Londen 7. Rome 3. München 8. Frankfurt 4. Zürich 9. Stockholm 5. Berlijn 10. Genève (Bron: BCD Travel) <

Zakelijk gebruik social media neemt toe Twitter en Facebook worden door veel werkgevers nog steeds gezien als websites die weinig met werk van doen hebben. Uit onderzoek van Projectplace blijkt echter een ander verhaal. Projectplace voerde onderzoek uit onder 1200 projectmanagers en -medewerkers in Duitsland, Frankrijk, Groot-Brittannië, Nederland en Scandinavië. In ons land gebruikt zo’n 45 procent social media ook zakelijk. In de overige landen ligt dat percentage op 40.

Binnen Het Nieuwe Werken zijn social media biij uitstek geschikt om online samen te werken. In dit opzicht valt op dat Nederlandse werknemers social media het liefst gebruiken om te communiceren met collega’s. Overige redenen zijn: delen van informatie (42 procent), monitoren van nieuws (21 procent) en het onderhouden van contacten met klanten (18 procent). <

Smartphone bijna volwassen Bijna de helft van alle toeristische en drie op de vier zakenreizigers is in het bezit van een smartphone. Dit meldt onderzoeksbureau PhoCusWright. Nu de slimme gsm’s niet langer trendy, maar gemeengoed zijn geworden, wordt het steeds moeilijker voor de reisindustrie om de gebruikers daarvan te bereiken. Verder ontdekte PhoCusWright dat het gedrag van de gebruiker samenhangt met het soort telefoon. Zo ondernemen BlackBerry-gebruikers gemiddeld 4,5 reisgerelateerde mobiele activiteiten per jaar, terwijl iPhone-gebruikers op 5,7 zitten. Volgens PhoCusWright is de smartphone een medium op weg naar volwassenheid, met verschillende reizigers die er op verschillende manieren mee bezig zijn om verschillende redenen, maar dat wisten we al!

(Bron: zakenreis.nl) <

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012

004-007_MSM04_SIG.indd 5

Stijging van 775 procent In 2011 hebben luchtvaartmaatschappijen 44 procent meer inkomsten gehaald uit ancillary fees dan het jaar ervoor. In drie jaar tijd is er een stijging geweest van maar liefst 775 procent!

Zakenreizigers worden van vertrek tot aankomst geconfronteerd met ancillary fees. Zo zijn er bij vele luchtvaartmaatschappijen extra kosten verbonden aan het gebruik van luchthavenlounges, prioritaire check-ins, bagage fees, voorkeursplaatsen, internet en maaltijden aan boord en ticketwijzigingen. Tegenwoordig is er zelfs al een creditcard payment fee waar reizigers rekening mee zullen moeten houden: een fee die inhoudt dat je extra moet betalen voor transacties met een creditcard.

Hotels steeds creatiever Ook hotels beginnen de trend van de ancillary fees te volgen.

De meeste kosten worden gerekend voor het gebruik van internet, parkeerruimte, ontbijt en taxen. En ook de hotels worden steeds creatiever bij het bedenken van ancillary fees. Enkele nieuwe trends zijn het verkopen van schoonmaak- en beveiligingsdiensten, kranten en tijdschriften. Ook voor het bewaren van bagage vóór het inchecken of ná het uitchecken wordt steeds vaker een vaste prijs gerekend.

Tips van BCD Travel Gezien het feit dat luchtvaartmaatschappijen en hotels geconfronteerd blijven met hoge kosten, ziet het ernaar uit dat de ancillary fees niet direct uit beeld zullen verdwijnen.

Hieronder enkele praktische tips van BCD Travel die helpen de kosten te drukken.

•• Vertrek in het midden van de week, dan zijn de vluchtprijzen het laagst.

•• Koppel een weekendje aan je verblijf in het buitenland: terugvluchten op vrijdag zijn namelijk heel populair en dus duurder.

•• Bijkomend voordeel van een weekendje weg is dat je na de reis weer ontspannen aan de slag gaat.

•• Pak licht. De kosten voor bagage kunnen zowel bij de luchtvaartmaatschappijen als de hotels hoog oplopen.

•• Eet iets voor je naar de luchthaven vertrekt en neem een snack mee voor onderweg. Zo weersta je de verleiding om op de luchthaven of in het vliegtuig iets te eten te kopen.

•• Bekijk of er geen pakketdeals te verkrijgen zijn waarin de vlucht, het hotel en eventueel een huurwagen inbegrepen zijn.

Vaak zijn die pakketten goedkoper, maar vergelijken is een must.

•• Kijk ook of vertrek vanaf een andere luchthaven niet goedkoper is. <

APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT 5

23-03-12 08:15

signaal

‘Social Seating’ Passagiers die reizen met vliegtuigmaatschappij KLM kunnen vanaf begin volgend jaar via social media kiezen naast wie ze in het vliegtuig komen te zitten: ‘social seating’ heet dat. Aan de hand van profielen op Facebook of LinkedIn kunnen naaste passagiers bij online inchecken worden uitgekozen. De nieuwe service is voor alle passagiers toegankelijk.

‘Mits ze natuurlijk in het ‘bezit’ zijn van een online profiel’, aldus KLM.

Disneyland Parijs doet het goed in de zakelijke markt Voor de zakelijke afdeling van Disneyland Parijs, Business Solutions, was 2011 het beste jaar sinds 2007. Volgens een van de grootste MICE-locaties van Europa is het succesvolle jaar in moeilijke economische tijden mede te danken aan het feit dat de evenementenlocatie/attractiepark zich heeft weten aan te passen aan de trends in de markt. Ook de uitbreiding van het pakket aan persoonlijke services voor haar klanten gaf de cijfers een boost.

Dit resulteerde in het volgende: •• •• •• •• •• ••

Het aanbieden van package offers leidde tot 15 procent meer aanvragen.

32 procent van de aanvragen was afkomstig van bureaus.

58 procent van de aanvragen was afkomstig van corporates.

10 procent van de aanvragen was afkomstig van overheidsinstellingen.

Stijging van het aantal retail- en franchise-evenementen.

15 procent van de Business Solutions events was voor groepen van 500+. <

Klein maar fijn Park Plaza heet nu PPHE Hotel Group Hotelgroep Park Plaza Hotels Limited heet voortaan PPHE Hotel Group Limited.

De nieuwe naam moet de positie als ‘multibrand’ operator versterken. PPHE Hotel Group is gedeeltelijk eigenaar van, of opereert onder licentie de merknamen Park Plaza Hotels & Resorts, art’otel en Arenaturist.

PPHE Hotel Group Limited heeft een aantal nieuwe vestigingen aangekondigd waaronder een mixed-use ontwikkelingsproject in Pattaya Bay, Thailand. Het bedrijf staat tevens klaar voor de opening van de eerste drie nieuwe Park Plaza resorthotels in Istrië, Kroatië in de zomer van 2012. <

Etentje?

Restaurant reserveringssite Couverts.nl lanceerde onlangs de Couverts app waarmee je 24 uur per dag gratis een reservering kunt maken bij restaurants in heel Nederland. Of je nu op zoek bent naar een tafeltje voor twee of naar een leuk adres om met je collega’s of je team te gaan eten; Couverts zet in een paar stappen de leukste restaurants voor je op een rij. Spontaan uit eten? De Couverts app laat direct zien bij welke restaurants in de buurt een tafel vrij is. De Couverts app biedt reserveringsinformatie van restaurants in heel Nederland inclusief actuele menu-informatie, prijzen, sfeerfoto’s en een video-impressie.

De Couverts app is er voor iPhone, Android en Black­Berry. Zie www.couverts.nl. <

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012 6

004-007_MSM04_SIG.indd 6

Utrecht is niet alleen de meest aantrekkelijkste provincie voor zakelijke bijeenkomsten, de stad staat ook op nummer 1 als het gaat om een- of meerdaagse zakelijke bijeenkomsten in eigen land. Dat blijkt uit het ContinuZakenreisOnderzoek 20102011, uitgevoerd door onderzoeksbureau NBTC-Nipo. Vooral de goede bereikbaarheid en het uitgebreide aanbod aan vergaderlocaties en congresfaciliteiten in Utrecht scoren goed.

Het onderzoek geeft verder aan dat de provincie Utrecht een van de kleinste provincies van ons land - een groot deel van de jaarlijkse meerdaagse binnenlandse zakenreizen voor haar rekening neemt: in totaal worden jaarlijks 1.038.000 zakelijke overnachtingen geboekt. De helft hiervan komt uit het MICE-segment (Meetings, Incentives, Conventions & Exhibitions), terwijl de overige 50 procent bestaat uit individuele zakelijke overnachtingen. <

Hoe heet je ook alweer Het is een veelvoorkomende maar pijnlijke situatie: iemand spreekt je aan op een evenement met je voornaam, maar jij moet zijn/haar naam schuldig blijven. ‘Ik ben slecht met namen’ luidt dan meestal je excuus. Heb jij daar ook zo’n last van?

Met (onder andere) de volgende tips onthoud je ze wél!

•• Bepaal welke fysieke karakteristieken kenmerkend zijn voor de persoon die je leert kennen en probeer die in je hoofd te associëren met zijn naam.

•• Kies uit de persoon in kwestie een kenmerk dat hem onderscheidt van anderen. Zijn baan bijvoorbeeld, of de manier waarop ‘ie praat. Of maak mentale notities van de vorm van zijn gezicht, zijn manieren of de geur van haar parfum. Door op die details te letten en ze te linken aan een naam, geef je meer associaties door aan je hersenen en versterk je de herinnering.

•• Als iemand zich aan jou voorstelt, herhaal dan z’n naam.

•• Als je een visitiekaartje krijgt, stop dat dan niet meteen in je tas maar kijk er even naar en probeer het met de persoon in kwestie te associëren. <

APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT

23-03-12 08:15

signaal

Vies toilet... vieze keuken Bijna 80 procent van de Nederlanders concludeert bij het zien van een minder schoon toilet in een restaurant dat de hygiëne in de keuken ook niet veel goeds belooft. Meer dan de helft van de Nederlandse horecabezoekers heeft wel eens besloten ergens niet te gaan eten omdat het er niet schoon ‘leek’. Dit blijkt uit de Toiletbarometer van Tork, een jaarlijks onderzoek onder 4000 Europeanen naar toiletgewoonten en hygiëne.

Zo blijkt dat Nederlandse horecabezoekers weinig vertrouwen hebben in de hygiëne van koks en keukenpersoneel. Bijna een kwart (23 procent) denkt dat zij zelden of nooit de handen wassen voor het koken. Een derde van de ondervraagden meent daarnaast dat koks het eten dat op de grond is gevallen oprapen en gewoon weer gebruiken (32 procent).

Het meest sceptisch zijn we over de hygiëne in de lokale kroeg (43 procent). Restaurants en de bar in hotels doen het beter, vinden wij. Europeanen daarentegen zijn nóg kritischer.

Die maken rechtsomkeer als de hygiëne niet bevalt. <

Meest populaire zakenhotels 2011 Zakenreizigers vormen een belangrijke doelgroep voor hoteliers: zij brengen niet zelden meerdere dagen per week door in een hotel. Maar waar overnachten zij het vaakst? hotel.info, de gratis online hotelreserveringsservice nam het boekingsgedrag van haar zakenreizigers in 2011 onder de loep en keek welke zakenhotels in Nederland en Europa de meeste boekingen hadden. Onderstaande hotels kun je met een gerust hart boeken voor je baas.

6. Van der Valk Rotterdam Blijdorp 1. Hotel Duiven bij Arnhem 2. Van der Valk Amersfoort A1 7. NH Den Haag 3. Dorint Hotel Amsterdam Airport 8. West Cord Fashion Hotel Amsterdam 4. Hotel Kasteel Bloemendaal, Vaals 9. NH Musica, Amsterdam 5. Golden Tulip Jagershorst, Leende 10. Citizen Hotel Amsterdam, (Bron: Congreswereld.nl) Amsterdam - Schiphol <

Sterren zeggen niets over kwaliteit hotel Zakenreizigers mogen zich bij de keuze van een hotel niet blind staren op de sterrenclassificatie. Dat zegt Carlson Wagonlit Travel (CWT) op basis van eigen onderzoek.

Hoewel veel reizigers het aantal sterren vaak te hoog vinden in vergelijking met de geboden service, is de conclusie van CWT dat vaak het omgekeerde waar is. ‘Uit de praktijk blijkt dat de service in 2-sterren hotels in veel gevallen niet onderdoet voor de faciliteiten en services in 3-sterren hotels. En weet je hoe dat komt? Hotels gunnen zichzelf graag een ster minder zodat ze in aanmerking blijven komen voor wereldwijde contractafspraken met multinationals. Bij een ster te veel lopen ze het risico te worden gepasseerd omdat ze dan als ‘te duur’ worden beschouwd, aldus de zakenreisorganisatie. Daarnaast is het ook zo dat de hotelkwalificaties ook per land nogal verschillen. Dat maakt het vergelijken van hotels er niet gemakkelijker op. <

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012

004-007_MSM04_SIG.indd 7

Handige links Ook zo blij dat de koude winterdagen achter de rug zijn? Mooie tijd om samen met je collega’s of team de aanloop naar de zomer te vieren. Onderneem nú actie en bekijk het actuele aanbod van Het Evenementen Team dat weer paraat staat om jou en je collega’s sportief te laten genieten aan de kust. Zee op de achtergrond, zonnetje in je rug... zie je het voor je? Kijk voor de mogelijkheden op www.beachparty-strandfeest.nl. < Organiseer je een evenement, dan kun je eigenlijk niet meer aankomen met een papieren programma. Vrijwel iedereen heeft tegenwoordig immers wel een iPhone of een smartphone. Alle relevante informatie zet je dus in een app. Fluitje van een cent via www.twoppy.com. < Op zoek naar een leuk thema voor het bedrijfsfeest dat jij mag organiseren?

Moet je eens kijken op www.levensgenieters.nl als je daar geen inspiratie opdoet weten wij het ook niet meer. < Als je van plan bent een stedentrip te maken moet je eens kijken op www.cityzapper.nl. Op deze stedensite vind je honderden tips van expats, airline crew, cityreporters en andere stedenreizigers over de beste en leukste restaurants, hipste winkels, hotspots, clubs, museums, hotels et cetera. Absoluut het bekijken waard. < Heb je een bedrijfsuitje of evenement georganseerd en wil je weten of het dan ‘weer’ of ‘geen weer’ is? www.weerplaza.nl geeft een 14-daagse weersverwachting. Nooit weg als je weet wat voor weer het dan is. < Wie op (zaken)reis gaat, gaat gezond weg en wil gezond weer thuiskomen. Heb je zo je twijfels over bijvoorbeeld het wel of niet vaccineren voor een bepaald land? Bezoek dan de KLM Travel Clinic voor een persoonlijk reisadvies, vaccinaties en reisartikelen: www.klmtravelclinic.nl. <

APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT 7

23-03-12 08:16

IETS TE VIEREN?

K I J K VO O R I N S P I R AT I E E N V E L E C R E AT I E V E M O G E L I J K H E D E N OP ONZE VERNIEUWDE SITE W W W. C E R E M O N I E M E E ST E R . C O M

B I J N A 2 0 JA A R E RVA R I N G .

WIJ makEN gRaag E E N S u c c E S Va N ú W :

personeelsfeest relatie-ontvangst productpresentatie jubileumfeest galadiner openingsfeest familiedag kick-off incentive bedrijfsuitje congres

Bel voor meer informatie met één van onze vestigingen: Amsterdam 020 - 799 77 94, Rotterdam 010 - 282 16 79, Utrecht 030 - 691 99 99, Zwolle 038 - 420 98 68 Referenties: Achmea, BAM, Deerns, Eneco, ING Bank, Quaker, Rabobank, Rijkswaterstaat, Thuiszorg Amsterdam, Timing uitzendteam.

002-048_MSM04_ADV.indd 8

23-03-12 08:05

evenementen en zakenreizen

Zakenreizen

Wat te doen bij grote en kleine problemen Zelf zakenreizen boeken is dankzij internet tegenwoordig een peulenschil, en lijkt vaak ook voordeliger dan boeken via een reisagent. Het kan zich echter lonen verder te kijken dan je neus lang is. Want wat doe je als het reisschema onverwacht verandert door vertraging of annulering? Of erger nog: als jouw mensen onderweg beroofd worden, ziek raken of te maken krijgen met een natuurramp of politieke onrust?

Tekst Ghislaine Brongers

Iedereen weet het nog, de aswolk die na een vulkaanuitbarsting op IJsland het internationale reisverkeer wekenlang verstoorde.

In de wijde omtrek konden mensen niet per vliegtuig vertrekken, terugkeren of doorreizen. Of zij kregen ingrijpende aanpassingen van hun reisschema voor de kiezen, inclusief fikse vertragingen. Onder de gedupeerden bevonden zich ontelbare zakenreizigers.

‘Soms zijn problemen wel te voorspellen, zoals met grote stormen of stakingsacties’, zegt Jeanine Klein Schiphorst, accountmanager bij VCK Travel. ‘Dan bekijken wij al in een vroeg stadium hoe we de reisplannen voor onze klanten kunnen wijzigen. Maar

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012

009-011_MSM04_ART_THE01.indd 9

niet alles zie je van tevoren aankomen.’

En ook veel minder omvangrijke voorvallen kunnen tot grote problemen leiden. ‘Je denkt bij reisveiligheid en risico’s al snel aan extremen als een natuurramp of een aanslag’, zegt Diederik Banken, Vice President Commercial Belgium, The Netherlands & Luxemburg bij BCD Travel. ‘Maar ook een meter sneeuw, zoals onlangs in Amerika, kan tot gevolg hebben dat je niet weg kunt. Terwijl het hotel je toch verzoekt te vertrekken omdat je kamer nodig is voor de volgende gast. En wat als je door het oponthoud belangrijke medicijnen tekortkomt? Of extra uitgaven moet doen en je creditcard niet blijkt te werken?’

Communicatie is key En zo zijn er veel meer kleine en grote voorbeelden te noemen van zakenreizen die niet helemaal, of helemaal niet liepen zoals ze gepland waren. De opvattingen hierover in de Management Support Groep op LinkedIn zijn eenduidig: je hebt te accepteren wat er gebeurt, want bijsturen is vaak maar tot op zekere hoogte mogelijk. Wat je wel kunt doen is je reizigers blijven informeren en meedenken over oplossingen. ‘Communicatie is key’, zoals Jeannette van Orsouw het zegt.

Na 12 jaar als zakenreismedewerkster te hebben gewerkt, werkte zij 3,5 jaar als secretaresse bij een internationale chocoladefabri-

APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT 9

23-03-12 08:20

evenementen en zakenreizen

kant. Tegenwoordig is ze secretaresse bij Cauberg-Huygen Raadgevende Ingenieurs BV. Al met al boekte zij de laatste jaren heel wat internationale reizen voor haar collega’s.

‘Komt bagage niet tijdig aan, dan zoek je uit wanneer die wel aankomt en houd je je mensen daarvan op de hoogte. Is een vlucht geannuleerd, dan kun je ook denken aan een huurauto, de trein of een veerboot. Zijn de afstanden te groot en zijn ook andere airlines geen oplossing, dan kun je denken aan een oplossing als videoconferencing.’

Van Orsouw werkt in de regel samen met een reisagent. ‘Heel veel kan tegenwoordig

rechtstreeks online geboekt worden. Zolang alles loopt zoals gepland, zul je daar geen spijt van krijgen. Maar wat doe je als er iets misgaat? Wie kun je bellen, wat kun je dan nog voor elkaar krijgen? Samenwerken met een reisagent betekent dat je de hele servicevraag bij hem kunt neerleggen.’ Zo denkt ook Monique de Voogd erover, die na een jarenlang dienstverband bij een luchtvaarmaatschappij onlangs voor zichzelf begon als travel management consultant voor de kleinzakelijke markt. ‘Veel bedrijven boeken alles los: de reis, het hotel en zelfs de taxi of de huurauto ter plekke. Maar als er ergens in

tips bij het boeken van zakenreizen •• Maak gebruik van één boekingskanaal, dat je in geval van calamiteiten 24 uur per dag, 7 dagen per week kunt bereiken.

•• Controleer of de bestaande reisverzekering de belangrijkste risico’s dekt.

Check ook altijd of de reisbestemming binnen de dekking valt.

•• Mobiel telefoonverkeer valt bij catastrofes vaak als eerste uit. Zorg voor afspraken over alternatieven.

•• Ga bij het boeken van flexibele tickets altijd na of de meerkosten daarvan in verhouding staan tot de alternatieven. Soms is het goedkoper een ticket te laten vervallen en een nieuw ticket te boeken, dan meteen bij aanvang een flexibel ticket te kopen.

•• Boeken via een reisbureau heeft als voordeel dat je tickets soms voor enkele dagen in optie kunt zetten. Dit scheelt annuleringskosten als de reis onverhoopt toch niet doorgaat.

•• Zorg dat je reisbureau op de hoogte is van je reisbeleid en de authorisatieprotocollen.

•• Verblijven je mensen in een buitengebied, vraag dan aan je relaties ter plekke naar aanbevelingen voor het regelen van overnachtingen en vervoer.

•• Zorg dat je mensen in hun handbagage de meest essentiële verzorgingsproducten bij zich hebben, en bijvoorbeeld een schoon shirt.

•• Houd op kantoor een kleine voorraad verzorgingsproducten en shirts aan voor reizigers die onverhoopt zonder bagage terugkeren en meteen een belangrijke meeting in moeten.

•• Zorg dat mensen meerdere creditcards op zak hebben. Werkt VISA niet, dan doet American Express het wel en andersom.

•• Frequente reizigers kunnen een tweede paspoort aanvragen. Handig als er regelmatig visa-aanvragen worden gedaan en er tussentijds toch gereisd moet worden.

•• Bekijk het gewenste reisschema iets ruimer. Een uur eerder of later vertrekken kan soms een flinke besparing op de kosten opleveren.

•• Houd rekening met transfertijden op luchthavens. Sommige luchthavens zijn zo groot dat het drie kwartier kan duren om van de ene gate naar de andere te komen.

•• Bewaak de geldigheid van paspoorten en visa van medewerkers die veel reizen.

•• Boek zo vroeg mogelijk, dit levert vaak een aantrekkelijk prijsvoordeel op, zelfs in de business class.

•• Bespaar je reizigers tijd door voor hen de online incheck te verzorgen.

•• Zorg dat je een overzicht hebt van de creditcardgegevens van je medewerkers.

Autoverhuurmaatschappijen accepteren bijvoorbeeld vaak alleen de persoonlijke creditcard bij het afhalen van de huurauto.

•• Verblijven je reizigers vaak langere tijd in het Europese buitenland, onderzoek dan de mogelijkheden voor het terugvragen van de daar afgedragen btw.

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012 10

009-011_MSM04_ART_THE01.indd 10

de keten iets misgaat, moet je dus al die partijen bellen om zaken opnieuw te regelen. Ik ben ervan overtuigd dat je beter af bent als de cirkel rond is en je het hele pakket door je reisagent laat samenstellen. Je bespaart jezelf er een hoop tijd mee, en een reisagent kan je ook nog eens informeren over mogelijkheden om kosten te besparen.’

Bedrijfsbreed bewustzijn Ook Jeanine Klein Schiphorst van VCK Travel noemt het belang van het gebruik van één kanaal als het gaat om het boeken van zakenreizen. ‘Zeker in noodsituaties’, zegt ze.

‘Als zich ergens in de wereld calamiteiten voordoen, weten wij dankzij ons Track and Trace systeem met één druk op de knop welke reizigers daardoor geraakt worden.’ Track and Trace maakt onderdeel uit van het bredere Security Risk Management systeem van VCK Travel, legt Klein Schiphorst uit. ‘Daarmee bieden wij bedrijven meerwaarde als het om zakenreizen gaat, want het bewustzijn omtrent het welzijn en de veiligheid van reizende medewerkers groeit. Zo kunnen wij bijvoorbeeld veiligheidsrisico’s vooraf al inschatten, zodat reizigers weten welk risico zij lopen als zij naar een bepaalde bestemming reizen. En wij hebben altijd een calamiteitenteam paraat, dat de getroffen klanten traceert en proactief contact met hen opneemt.’

Ook BCD Travel werkt met een dergelijk systeem: Travel Risk Management. ‘We reizen steeds verder en hebben doorlopend en op mondiale schaal te maken met nieuwe ontwikkelingen. Dat vereist van werkgevers dat zij nadenken over de veiligheid en gezondheid van hun reizende medewerkers’, schetst Diederik Banken. Dat daar in de praktijk nog wel wat te winnen valt, blijkt uit de ervaringscijfers die hij noemt. ‘Twee derde van de bedrijven weet niet of niet precies waar hun mensen zich bevinden. En nog veel basaler: de helft van de bedrijven en instellingen met reizende medewerkers heeft niet eens een reisverzekering afgesloten.’ Onwil is het niet, stelt Banken, ‘maar veel is niet bekend of er worden te gemakkelijk aannames over gedaan. Met ons Travel Risk Management sturen wij aan op een bedrijfsbreed besef van de consequenties van internationaal reizen.’ Dat reikt van het benoemen van veiligheid als specifiek thema in het reisbeleid tot hele praktische tips. Maar, de reiziger heeft zelf ook een verantwoordelijkheid. En die mag daarin best een beetje opgevoed worden, zo blijkt uit de reacties in de Management Sup-

APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT

23-03-12 08:20

E

P B ee ar

bro_pt129

evenementen en zakenreizen

port Groep op LinkedIn. Marlies Overbeek bijvoorbeeld, die al meer dan tien jaar de zakenreizen boekt voor het ingenieursbureau waar zij werkt, gelooft in de eigen verantwoordelijkheid van reizende medewerkers en dringt er zelfs op aan te vertrouwen op hun zelfreddende vermogen. ‘Tijdens de aswolk zat een aantal van onze mensen in Engeland.

Toen hun vluchten werden geannuleerd, hebben zij zelf alle veerboten gebeld om de overtocht naar Nederland te regelen. Dit speelde allemaal in een weekend en ze móesten op een bepaald tijdstip terug zijn. Als het echt belangrijk is, kunnen mensen heel veel zelf regelen, is haar ervaring. En soms is dat zelfs

de beste manier, merkte ze later. ‘Vorig jaar hadden we in Amerika die storm aan de oostkust. Onze mensen moesten geëvacueerd worden en dat gaf allerlei toestanden die wij vanuit Nederland probeerden te begeleiden, maar dat lukte gewoon niet. Onze mensen hebben het zelf wel voor elkaar gekregen. Dan blijkt maar weer eens hoe belangrijk het is dat je mensen hun talen spreken en netjes weten te blijven in hun manier van communiceren.’

Verwachtingsmanagement Gelukkig verloopt het leeuwendeel van de zakenreizen als gepland. Maar voor die ge-

handige Links Terugvragen btw binnen Europa? Veel hierover is te vinden op de site van de Belastingdienst: www.belastingdienst.nl. Verder vind je veel informatie via: Zakenreis.nl: www.zakenreis.nl VCK Travel: www.vcktravel.nl BCD Travel: www.bcdtravel.nl Kijk voor ervaringen van collega’s op de Management Support Groep op LinkedIn: www.linkedin.com/groups?gid=2732395&trk=myg_ugrp_ovr.

vallen waarin er toch iets scheef schiet, is het erg prettig als de volledige reis via één kanaal geboekt is en er teruggevallen kan worden op de kennis, ervaring en contacten van het reisbureau. Dat dit per se duurder is, wordt tegengesproken door zowel de reisbureaus als de secretaressen die we voor dit artikel spraken. Speuren naar de beste en voordeligste oplossingen kost erg veel tijd, en tijd is geld, ook voor een secretaresse of managementassistente. Bovendien kunnen reisorganisaties door hun inkoopkracht vaak interessante tarieven aanbieden en kennen zij alternatieven die in de standaard bookingstools niet worden aangeboden, maar die wel veel tijd en geld kunnen besparen.

Verwachtingsmanagement is een laatste schakel in dit verhaal. Zorg enerzijds dat jij weet wat jouw mensen van jou verwachten en wat zij van jou mogen verwachten, maar zorg ook dat je reisagent precies weet wat voor jou belangrijk is en stuur strak aan op de kwaliteit en de service die je verwacht. Als iedereen weet waar hij aan toe is, wordt er des te soepeler en sneller geschakeld en zijn eventuele obstakels snel verholpen of zelfs al omzeild voordat ze een probleem worden. <

Advertentie

labels maken Eenvoudig professionele P-touch 1290VP beletteringsysteem: Beleef meer plezier aan het ordenen van uw werkomgeving. Creëer snel en eenvoudig kleurrijke en slijtvaste labels voor verschillende items zoals ordners, archiefdozen, bewegwijzering en naamplaatjes. www.brother.nl bro_pt1290vp_koffer_210x145.indd 1 009-011_MSM04_ART_THE01.indd 11

06-10-11 10:11 23-03-12 08:20

EVENEMENTEN EN ZAKENREIZEN

De eventadministratie

Een geplaveide weg naar een succesvol evenement Elk evenement is uniek en eenmalig van karakter en kan dus maar één keer tot een onvergetelijk succes worden gebracht. Dat is de uitdaging, maar ook precies hetgeen dat het slagen zo enorm kwetsbaar maakt. Een foutje is zo gemaakt. Een nauwkeurige event­administratie is de basis voor een degelijke, projectmatige voorbereiding en zorgt dat de weg naar het evenement vlot en vloeiend verloopt.

Tekst Lenny Kaarsgaren

Een geordend en overzichtelijk dossier helpt je zaken terug te vinden. Een continu bijge­ werkte actielijst zorgt ervoor dat je niets ver­ geet en dat iedereen weet wat er van hem wordt verwacht. Een weekplanning helpt je de tijdsplanning van het evenement als pro­ ject realistisch op te zetten, en de begroting zorgt voor een financieel gezond evene­ ment. Maar hoe pak je dat nu allemaal aan?

menstelling van de tabjes of mapjes kan per evenement wat verschillen, maar de basis kan bij bijna elk evenement hetzelfde zijn.

Of je nu met een papieren of een digitaal dossier werkt, of met allebei; de opzet dient in beide gevallen hetzelfde zijn. In een papie­ ren dossier kun je werken met tabjes, in bij­ voorbeeld Outlook of in je digitale documen­ ten kun je werken met mappen (folders).

Opbouw van een dossier Zodra je begint met de organisatie van een evenement, stapelt alles zich op: aanteke­ ningen, actielijsten, offertes van derden, be­ grotingen... Om een goed overzicht te kun­ nen houden is het dan ook belangrijk om vanaf het begin met een dossier te werken, waarin je alles overzichtelijk bewaart. Maak van alle onderdelen en leveranciers aparte tabjes of mapjes binnen het dossier. De sa­

Vaste onderdelen

Dit zijn bij veel evenementen vaste onderdelen: •• Communicatie/overleg met de werk­ groep of opdrachtgever •• Locatie •• Inrichting en decoratie •• Entertainment en sprekers •• Audiovisuele voorzieningen •• Catering •• Vervoer, parkeren en routes •• Communicatie met de doelgroep •• Begroting/financiën

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012 12

012-013_MSM04_ART_THE04.indd 12

Door het (digitale en papieren) dossier bij al je evenementen steeds op eenzelfde manier in te richten, geeft de administratie je over­ zicht en daarmee rust.

Als je je aan deze werkwijze houdt, kun je bovendien niet alleen zelf altijd terugvallen op je aantekeningen wanneer je iets niet meer uit je hoofd weet of als er discussie ontstaat, ook collega’s kunnen dan altijd in het dossier terugvinden wat je hebt afge­ sproken. De situatie kan zich namelijk altijd voordoen dat je onverwacht afwezig bent.

Een ander kan dan eenvoudig jouw zaken waarnemen.

TIP: heb je meerdere projecten en evenemen­ ten naast elkaar lopen? Gebruik dan voor elk project een apart schrijfblok op je bureau.

De actielijst Of je het evenement nu alleen organiseert of met meerdere personen, maak zo snel mo­ gelijk een actielijst met daarop gedetailleerd alle acties die je moet gaan ondernemen.

Belangrijk hierbij is om vanaf de datum van het evenement terug te rekenen hoeveel tijd je hebt. Zo kun je bepalen wanneer welke actie gereed moet zijn en wanneer welke beslissing genomen moet zijn. Vermeld in een actielijst de actie die moet worden ge­ nomen, wie deze moet uitvoeren en wanneer de actie uiterlijk gedaan moet zijn.

Hoe de actielijst eruitziet is een moment­ opname; deze verandert immers continu, afhankelijk van de status van het evene­ ment. In het begin moet je bijvoorbeeld lo­ caties bezoeken. Na de keuze voor een lo­ catie ga je vervolgens afspraken over de invulling maken. Naarmate het evenement dichterbij komt, zullen de afspraken steeds gedetailleerder worden. Door bij elke verga­ dering de actielijst te bespreken, voltooide acties van de lijst te verwijderen en nieuwe actiepunten toe te voegen, is de actielijst al­ tijd up-to-date. Daardoor vormt deze een houvast voor alle teamleden en is het een continu controlemiddel voor de voortgang.

Weekplanning Bij een complex evenement is het aan te raden om naast de actielijst ook een weekplanning te

APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT

23-03-12 08:27

EVENEMENTEN EN ZAKENREIZEN

maken. In deze planning, een schema op één A4’tje, vertegenwoordigt elke kolom een week.

In elke week ofwel kolom staan de acties kort genoemd die in die week moeten zijn afgerond. Er staan dus geen andere of nieuwe acties in ten opzichte van de actielijst; dezelfde acties staan echter in een samengevatte vorm in een soort agendaformat opgesomd. Hierdoor krijg je een heel goed overzicht van de haalbaarheid van je planning en de pijnpunten daarin. Je ziet dan namelijk precies wat in elke week gedaan moet zijn om later niet in de problemen te komen. Je einddoel, het evenement, is immers een keiharde deadline.

Deelnemersregistratie Vanaf het moment dat de uitnodigingen de deur uit zijn, komen de aanmeldingen binnen. Het bijhouden van de aanmeldingen is vanaf dit moment een continu onderdeel van de administratie rondom het evenement.

De aanmelders krijgen een bevestiging en de lijst met deelnemers moet worden bijgehouden. Hierop moeten alle relevante details vermeld worden. Naast de naam, bedrijfsnaam en contactinformatie kun je informatie kwijt

als: keuzes voor eventuele parallelsessies, wijze van vervoer, dieetwensen of betaalwijze. > Voor het handig bijhouden van een dergelijke administratie kun je meer lezen in het artikel van Erik van der Sluis op pagina 14.

Kosten begroten en behe(e)r(s)en Het opstellen en bijstellen van de begroting is een continuproces. Zodra je doelstelling en doelgroep in beeld hebt en de eerste (globale) ideeën hebt bedacht (dus nog voordat je offertes bij leveranciers aanvraagt) is het belangrijk een eerste globale begroting te maken. Zo weet je binnen welk budget je de diverse onderdelen moet uitvragen bij leveranciers. Wanneer je de offertes van leveranciers hebt ontvangen, kun je deze eerste inschatting bijstellen. Voor kostenposten die eigenlijk nog geheel onduidelijk zijn, is het toch belangrijk om hiervan zo spoedig mogelijk een inschatting te maken. Vraag eventueel telefonisch om richtprijzen. Op die manier kun je toch een zogenaamde stelpost voor die voorziening opnemen om een totaalbegroting te kunnen maken.

In dit stadium kun je de plannen nog aanpassen op je budget. Maak de kosten en de kostenbegroting bij elke vergadering bespreekbaar.

Hiermee houd je goed overzicht, kun je waar nodig tijdig bijsturen en voorkom je dat je het budget in een later stadium overschrijdt. Want inzicht in de kosten maakt ze beheersbaar.

Eenduidige structuur, minder fouten Tot slot: zorg ervoor dat de indeling van je dossier, actielijst en begroting hetzelfde is wat betreft de verschillende onderwerpen (zoals het lijstje met de tabs bij het dossier). Dit geeft structuur aan je eventadministratie en helpt je geen zaken over het hoofd te zien. <

BONUS: op www.management­ support.nl vind je onder bonuscode 0412.1 een uitgebreid voorbeeld van een actielijst.

Advertentie

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012

012-013_MSM04_ART_THE04.indd 13

APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT 13

23-03-12 08:27

evenementen en zakenreizen

De eventadministratie (vervolg)

Deelnemerslijsten in Excel Je organiseert een evenement en om het overzicht te bewaren houd je een lijst bij met deelnemers. In dit artikel een voorbeeld van een Excelsheet, een instructie hoe je snel en makkelijk een deelnemerslijst kunt beheren en hoe je verschillende brieven koppelt.

Tekst Erik van der Sluis

Lijst en kolommen De deelnemerslijst is het centrale vertrekpunt. Hierin staan de gegevens van de deelnemers en ook de verschillende statussen. Geef in de eerste rij de kolomnamen op. Denk naast de naam- en adresvelden aan aparte velden voor aanhef, status en aanwezig.

TIP: voeg bij lange lijsten van meer dan 50 deelnemers een kolom met een nummer toe. Dit nummer wordt dan toegevoegd aan een mailing. Bij reacties vind je dan direct de juiste deelnemers terug.

•• Kies >> Sorteren en filteren >> Filter •• De kolomkoppen hebben nu een filter

•• Door op de pulldown (driehoek naast de kop) te klikken, verschijnt een keuzelijst •• Kies hier welke regels getoond moeten worden •• Herhaal dit eventueel voor een andere kolom •• Voor het verwijderen van de filters klik je op >> tab Start >> groep Bewerken >> Sorteren en filteren >> Wissen

Geef de werkbladen namen Standaard maakt Excel werkbladen aan met de namen ‘Blad1’, ‘Blad2’ enzovoort. Door deze bladen te voorzien van namen wordt een formule veel beter leesbaar en zie je bij het maken van de brieven direct welk werkblad je nodig hebt.

•• Dubbelklik op de naam van een werkblad •• De naam wordt >> gemarkeerd •• Type de gewenste naam en geeft >> ENTER

Keuzelijst voor kolommen Gefilterde lijsten en totaaloverzichten moeten wel betrouwbaar zijn.

De ingevoerde waarden bij bijvoorbeeld ‘aanwezig’, moet je wel consequent invullen. In onderstaand voorbeeld is zowel ‘Weet nog niet’ en ‘Misschien’ ingevoerd. Dat gaat fout bij filteren op één van de namen.

Filters toevoegen Op het moment dat een lijst langer wordt, verdwijnt het overzicht.

Door filters toe te voegen aan de kolomkoppen kun je op ieder moment de lijst op één of meer kolommen filteren en ontstaat er een compacte lijst. Je wilt natuurlijk wel weten wie al hebben aangegeven op het evenement aanwezig te zijn.

•• Selecteer de laatste kolomkop •• Ga naar tab Start >> groep Bewerken

Excel kan ervoor zorgen dat gegevens die je invoert zijn beperkt tot vastgestelde waarden.

•• Selecteer de cellen die een beperking moeten krijgen •• Selecteer >> tab Gegevens >> groep Hulpmiddelen voor gegevens •• Kies >> Gegevensvalidatie >> Gegevensvalidatie •• Kies bij toestaan voor >> Lijst •• Geef bij Bron de toegestane waarden in met een ; tussen de waarden

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012 14

014-017_MSM04_ART_2K03.indd 14

APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT

23-03-12 08:28

evenementen en zakenreizen

Bovenste rij vastzetten In ons voorbeeld staan alleen in rij 1 gegevens die in beeld moeten blijven, wanneer in de lijst naar beneden wordt gescrold.

•• Selecteer in dit geval cel A2 •• Kies voor >> tab Beeld >> groep Venster >> Deelvensters blokkeren >> Titels blokkeren

•• Druk op >> OK Controleren bestaande cellen •• Om het hele werkblad te controleren op ongeldige gegevens druk je op >> tab Gegevens >> groep Hulpmiddelen voor gegevens >> Gegevensvalidatie >> Ongeldige gegevens omcirkelen

•• De cellen die niet voldoen aan de gestelde voorwaarden worden omcirkeld

•• Rij 1 blijft nu zichtbaar, terwijl de rest van de lijst doorschuift •• Wanneer in bovenstaand voorbeeld in plaats van A2 cel C2 wordt geselecteerd en je kiest voor >> Titels blokkeren, blijven de eerste 2 kolommen (A en B) in beeld en de bovenste rij •• De rest van de gegevens schuift er als het ware achterlangs Deelnemerslijst printen De lijst staat nu netjes op het scherm en alle gegevens zijn bijgewerkt. Wanneer je de lijst print, staat niet de eerste rij(en) op iedere pagina. Dat moet je nog instellen. Hoe krijg je netjes alle kolommen op één pagina?

•• Ga naar >> tab Pagina-indeling >> groep Pagina-instelling >> Titels afdrukken

•• Selecteer de omcirkelde cel en kies de juiste optie Het totaaloverzicht Met de Excelformule ‘AANTAL.ALS’ wordt het aantal keren geteld dat een bepaalde waarde voorkomt. Zo is altijd te zien hoe je er qua deelnemers voorstaat!

•• Klik bij >> Rijen bovenaan op elke pagina op de afbeelding van de matrix (rechts van het invoerveld) •• Selecteer de rij(en) die op elke pagina moet(en) worden geprint •• Geef >> ENTER

•• Selecteer vervolgens in dit scherm de tab >> Pagina

Netjes op het scherm Voorkom dat de kolomkoppen van het scherm verdwijnen op het moment dat de lijst langer wordt. Met de optie >> Titels blokkeren blijft de bovenste rij(en) in beeld.

•• Bij het onderdeel >> Schaal wordt ingesteld hoe een afdruk moet worden bijgesteld •• Door bij >> Aanpassen aan in het eerste vakje 1 in te vullen wordt de print maximaal 1 pagina breed

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012

014-017_MSM04_ART_2K03.indd 15

APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT 15

23-03-12 08:28

Hoe live entertainment uw business kan versterken!

Live entertainment is puur en staat voor passie, emotie, prestatie en creativiteit.

Deze waarden zetten wij ook in als uitgangspunt voor uw relatie evenement of bedrijfsuitje. Met meer dan 20 jaar ervaring verzorgen wij arrangementen & evenementen voor groepen vanaf 10 personen.

Passend bij verschillende doelgroepen bieden wij de juiste voorstelling en creĂŤren wij samen met u een evenement dat bij uw bedrijf past.

Wij versterken graag uw business met behulp van live entertainment!

Bel voor meer informatie met 020-3052 655 of kijk op www.theaterarrangementen.nl.

Jeta_Adv_A4_mrt2012.indd 116 002-048_MSM04_ADV.indd

18-03-12 08:05 11:31 23-03-12

evenementen en zakenreizen

•• Maak vervolgens het veld tussen bij en pagina’s leeg Dit zorgt ervoor dat de afdruk in de lengte niet wordt aangepast •• Druk op >> OK Brieven sturen met Word en Excel In dit voorbeeld gaan we ervan uit dat je reeds beschikt over een goed briefsjabloon. Deze acties bespreek ik: •• •• •• ••

Maak een kopie van het standaard briefsjabloon van het bedrijf Koppel het Excelbestand Voorzie de brief van samenvoegvelden Voeg de inhoud aan de brief toe en print de brieven

Koppelen Word met Excelbestand •• Zorg ervoor dat het Excelbestand met de deelnemers gesloten is •• Open het briefsjabloon •• Kies >> tab Verzendlijsten >> groep Afdruk samenvoegen starten >> Adressen selecteren >> Bestaande lijst gebruiken •• Selecteer het bestand met de deelnemers en klik op >> Openen •• Geef bij een eventuele melding over koppeling >> OK •• Kies bij de bron voor het werkblad waar de deelnemers zijn ingevoerd. In ons voorbeeld is dat >> Deelnemers$ en druk op >> OK •• De brief en de deelnemerslijst zijn nu gekoppeld Invoegen samenvoegvelden •• Ga naar de positie waar een samenvoegveld moet komen •• In dit voorbeeld voegen we de naam van het bedrijf van de geadresseerde in •• Kies >> tab Verzendlijsten >> groep Velden beschrijven en invoegen

•• Een lijst met velden (kolommen uit het Excelsheet) wordt getoond •• Kies voor >> Bedrijf >> Invoegen

•• Sla het document op. Je hebt nu een Wordbrief zonder inhoudelijk tekst, maar die wel is voorzien van de (samenvoeg)velden uit de deelnemerslijst •• Deze brief dient als basis voor de afzonderlijke brieven die moeten worden gemaakt •• Sla deze brief weer op •• Gebruik een bestandsnaam bij het opslaan waaruit blijkt dat dit een brief is met een koppeling naar de deelnemerslijst (Brief deelnemers leeg.docx) Inhoud brief toevoegen en verzenden •• Open de opgeslagen brief •• Een melding verschijnt m.b.t. een gekoppeld bestand

•• Bevestig dit met >> Ja •• De brief is nu geopend •• Sla de brief op onder een nieuwe naam, bijvoorbeeld >> brief bevestiging •• Vul de brief aan met de inhoudelijk tekst van de brief, zoals hierbij bevestigen wij dat ... etc.

•• Kies voor >> tab Verzendlijsten >> groep Afdruk samenvoegen starten >> Adressenlijst bewerken •• Selecteer de regels die moeten worden verzonden, bijvoorbeeld waarbij de status Bevestigd is

•• Door in de >> groep Voorbeeld van het resultaat te klikken op >> Voorbeeld van het resultaat wordt op het scherm getoond hoe de brief eruit zal komen te zien

•• Klik op >> Voltooien en samenvoegen •• Herhaal deze actie voor alle gegevens uit de Excelsheet die in de brief moeten komen •• Voor de adressering ziet dat er als volgt uit:

•• Kies voor >> Documenten afdrukken •• Sla de brief op, zodat ook de laatste wijzigingen (tekst en selectie) worden opgeslagen. <

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012

014-017_MSM04_ART_2K03.indd 17

APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT 17

23-03-12 08:28

evenementen en zakenreizen

Business Hospitality

Onderscheidend zijn is ­ gewone dingen bijzonder doen Als jij medeverantwoordelijk bent voor het organiseren van evenementen of zakenreizen, dan betekent dat waarschijnlijk ook dat je in je contacten met relaties de stijl van de ­organisatie uitdraagt. De manier waarop een relatie benaderd, behandeld en begeleid wordt tijdens de eerste paar minuten, bepaalt in belangrijke mate de uiteindelijke indruk die men opdoet van jouw organisatie. Kortom, kennis van business hospitality, zakelijke gastvrijheid, bepaalt in hoeverre relaties zich als gast behandeld voelen.

Tekst Cecil Penso

Lifestyle, mode- en kookprogramma’s, home en fysieke make-overs en programma’s als Hoe heurt het en dergelijke, zijn ­razend populair. Net zoals Meisjes in de ­jungle, Van del tot dame en Oh, oh cherso.

Het hele scala van hoe hoort het tot aan hoe hoort het zéker niet, staat volop in de belangstelling. Misschien vraag je je nu af wat dat nu met zakelijke gastvrijheid en evenementorganisatie te maken heeft. Wel... de lijn tussen wat wel en wat net niet kan, is dun geworden en zeker bij het organiseren van evenementen is het een kwestie van: de juiste keuzes maken. Stijl en klasse hangen namelijk niet zozeer af van het prijskaartje, maar uiten zich vooral in de manier waarop de uitvoering is gedaan.

Momenten van de waarheid Veel bedrijven en organisaties hebben de mond vol van klantgerichtheid, de klant ­centraal stellen, enzovoort. Maar waar het uiteindelijk allemaal op neerkomt is: in hoeverre ben je als organisatie in staat klanten te laten ervaren dat ze een gewaardeerde relatie zijn? Het antwoord op deze vraag is: beleid maken, met oog voor detail: eerste contact, eerste bezoek, ontvangst enzovoort. Iedere medewerker binnen een bedrijf zou zich bewust moeten zijn dat hij/zij ook een rol speelt als het om het ontvangen van klanten/bezoekers gaat. Niet alleen de ­receptioniste aan de balie en de secretaresse die de afspraak maakt.

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012 18

018-019_MSM04_ART_THE02.indd 18

Ook de accountmanager, de monteur of de magazijnmedewerker bij de afhaalbalie ­hebben klantcontactmomenten waarop een relatie kan aan- of afhaken, dat zijn de ­Momenten van de Waarheid.

Duurzame loyaliteit Omdat de kwaliteit van de concurrentie ook hoog ligt en relaties een keuze uit veel aanbieders hebben, baseren zij hun keuze voor een aanbieder op de manier waarop zij zich behandeld voelen. Vanaf het eerste contact tot aan de after sales of follow-up.

Hoe meer (persoonlijke) aandacht men ervaart hoe eerder de keuze op die aanbieder zal (blijven) vallen. Dus hoe meer je in staat bent klanten te boeien en te binden, hoe groter de kans op duurzame loyaliteit.

Wat jij daaraan kunt doen Jij kunt de spil zijn in het (mede)bepalen van hoe bezoekers een onderscheidende ontvangst ervaren bij jouw organisatie, zowel tijdens telefonisch contact, een bedrijfsbezoek als tijdens een relatie-evenement.

Als jou wordt gevraagd het voortouw te nemen bij de opzet van bijvoorbeeld een relatie-evenement, kun jij het verschil maken.

Dat doe je zo: •• Zorg voor een verrassende uitnodiging waarin de gelegenheid en stijl van de ontvangst duidelijk is en geef aan welke dresscode er wordt verwacht. Van Smart

••

••

•• ••

••

••

•• ••

••

(business) casual??? wordt men heel nerveus.

Maak concrete afspraken als je gebruikmaakt van een cateraar over wat je bedrijf onder gastvrijheid verstaat en wat hun rol daarin is. Wissel mobiele nummers uit met de partyleider/-manager voor tijdens de ontvangst.

Houd met de sleutelmedewerkers een korte briefing vóór aanvang van de ontvangst en zet iedereen op scherp.

Zorg dat gastheer en gastvrouw gereed staan om gasten te verwelkomen.

Welkomstcocktail met verrassende actie (gepast en in geest en stijl van organisatie) doet het altijd goed.

Geef enkele key-medewerkers de ‘deeltaak gastheer/gastvrouw’ met instructies HOE proactief genodigden te ontvangen.

Geef juist de partners van de zakenrelaties extra aandacht.

Jij ontvangt ook zelf gasten, brengt ze met anderen in contact, breekt uit en heet weer welkom.

Bij een officieel gedeelte zorg je voor een duidelijke start en een concreet einde.

Een gepaste, ‘flitsende’ actie blijft langer in de herinnering hangen dan een goed georganiseerde ontvangst zonder aandachttrekker. Voorzichtig met het ‘flitsende’!

Zorg voor een concreet, verrassend en echt einde, laat het event niet langzaam wegebben.

APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT

23-03-12 08:30

evenementen en zakenreizen

•• Goed idee bij bijvoorbeeld een diner zonder partners: laat vlak voor aanvang van het diner of kort daarna een presentje bij de partners thuisbezorgen als bedankje.

•• Bedank je deeltaak gastheren en gastvrouwen aan het einde van de ontvangst en complimenteer ze met hun inzet. ­Vertel ook wat het effect daarvan op de gasten was.

Inbreken en uitbreken Begeef jij je tijdens het evenement op de ‘vloer’ dan kan het soms nodig zijn dat je even moet ­‘inbreken’ bij een gezelschap dat in een geanimeerd gesprek is verwikkeld. Hoe geanimeerd zo’n gesprek ook lijkt, het is niet de bedoeling dat je plompverloren ‘inbreekt’ en met de deur in huis komt vallen. Je tikt ook niemand op de schouder. ‘Inbreken’ bij een gezelschap kan op een hele nette manier. Er zijn geen gouden regels voor, wel gouden stappen.

En dat zijn de volgende: 1. Benader in het zicht en maak oogcontact.

2. Spreek duidelijk aan: ‘Goedemiddag, mag ik u even onderbreken?

3. Omdat je gastvrouw bent kun je meteen na het inbreken met de vraag of de mededeling komen.

Uitbreken Als gastvrouw tijdens een evenement is het zaak dat je het ‘uitbreken’ ook beheerst.

Want je kent het vast wel: van de persoon met wie je staat te praten kom je niet meer af. De ‘rugzak’ noemen we die. Een oeverloze conversatie is je deel. Bij het type ‘rugzak’ moet het ‘uitbreken’ snel gebeuren.

Zaak dus dat je deze vaardigheid beheerst.

Daartoe neem je de volgende stappen: 1. Onderbreek / spreek aan bij naam: ‘... mag ik je even onderbreken?’

2. Maak oogcontact.

3. Vervolg met bijvoorbeeld: ‘Ik zie nog een paar gasten binnenkomen die ik ook graag wil verwelkomen’, of als je door wilt gaan naar een ander groepje: ‘Ik zie … , die wil ik nog even spreken.’

4. Geef eventueel een hand en wens hem/ haar nog een fijne middag, avond, receptie, feest whatever. <

Advertentie

MB 185x85mm advert wk12 TIFF.indd 1

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012

018-019_MSM04_ART_THE02.indd 19

15-03-12 08:59

APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT 19

23-03-12 08:30

evenementen en zakenreizen

Het heeft de directie behaagd...

... maar het mag ‘niets’ ­kosten Het heeft de directie behaagd een evenement te organiseren - workshopsessies, trainingsweekend, congres… Iets waarvoor van alles geregeld moet worden, en drie keer raden wie dat mag doen, want mag het niets kosten, nou... zo min mogelijk natuurlijk.

Crisis, snap je wel. Wat nu?

Tekst MIchiel Heemskerk

Je mag veronderstellen dat een multinational of andersoortig groot bedrijf (250+ werknemers) faciliteiten heeft om elke denkbare bijeenkomst - van een tête-à-tête tot een symposium met duizend inschrijvers - te organiseren. Faciliteiten variëren dan van een rustige koffiehoek tot een leegstaande fabriekshal. Je mag ook veronderstellen dat een groot bedrijf personeel in dienst heeft dat is gespecialiseerd in het organiseren van evenementen, of in elk geval budget heeft om hiervoor gespecialiseerde externe bureaus in te huren. Dat is in het MKB vaak zo niet altijd - anders. Luidt aldus de opdracht: ‘Organiseer dit even tussendoor’, dan kun je aan de bak.

We verkennen drie aanbieders van eventtools.

De opdrachtgevende manager zal vermoedelijk (hopelijk) al hebben bedacht wat er georganiseerd moet worden, wie daarbij aanwezig moeten zijn, wanneer het moet plaatsvinden en waar. Het zijn de basisvragen die voorafgaan aan elke opdracht: wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe.

Het wie, wat, waar en wanneer is duidelijk, het waarom is niet jouw zorg. Maar het hoe… dat mag jij dus gaan invullen.

Raadselachtig. Maar men belooft ‘Automatisering voor registratie, beheer en follow-up van onder andere.: bijeenkomsten, evenementen, studiedagen, workshops, vragenlijsten, verkoopacties, contactformulieren.’

Just what the doctor ordered!

We klikken op ‘naar de website’ (daar waren we toch al?), want we zijn nog geen klant en kunnen dus niet inloggen.

Inschrijfbalie.nl Te beginnen met Inschrijfbalie.nl. Dat opent met een scherm van Easydus, een handelsnaam van Balieservice.

de wervende tekst: ‘Easydus geeft u een krachtig gereedschap om in een mum van tijd zonder technische (ICT) kennis webformulieren te maken om digitaal te communiceren met uw klant via geautomatiseerde beeldschermberichten, e-mails, een factuur of (deelname)bewijs.’

Oké, maar dan: ‘Ook maakt u hiermee uw eigen ‘backoffice’ aan door voor een formulier beheervelden te definiëren die zijn gekoppeld aan de inschrijvingen en waarmee legio gerelateerde informatie is te genereren om te gebruiken in uw communicatie naar de klant.’

Tja en hm... als dit de manier is waarop Inschrijfbalie.nl denkt te kunnen communiceren met wie dan ook, vrezen we het ergste.

We klikken op ‘hier’ voor ‘gebruikte toepassingen door onze klanten’. Geen idee wat men daar wil vertellen. We zien onder ‘Functionaliteit’ een eindeloze hoeveelheid functionaliteit, die alles belooft. Een klik op ‘Handleiding’ wordt echter beloond met ‘Kan de server niet vinden’ en onder ‘Demo’ staat

In het volgende venster De ondernemer zelf zal aanwezig willen zijn, een deel van zijn personeel, aandeelhouders (?), (aankomende?) leveranciers/klanten.

Het aantal mogelijke deelnemers kan aardig oplopen en die ga je niet allemaal afzonderlijk bellen. Een mailing dus, en liefst eentje waarop ook dusdanig gereageerd kan worden dat alles overzichtelijk blijft. Dat is uiteraard op internet te vinden, al dan niet gratis.

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012 20

020-023_MSM04_ART_3K03.indd 20

geen demo. ‘Tarieven’ maakt duidelijk dat het hier geen gratis service betreft. Bij de

APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT

23-03-12 08:43

evenementen en zakenreizen

eerste aanmelding wordt een bedrag van € 150,- verwacht, en vervolgens een licentiebedrag van € 50,- per maand met een minimum van drie maanden en een staffelprijs aflopend vanaf € 3,50 per deelnemer.

Inschrijfbalie.nl zet het zelf al onder op de pagina:

Gmail of een Excelbestand. Handig!

ving via Google Maps wordt automatisch bijgevoegd), fotootje erbij, eventueel nog een extra tekstblok…

Bij Vragenformulier voegen we onze vraag (Komt u ja of nee?) toe, want het was de bedoeling dat we enig idee kregen van wie er kwam.

Geen Gmail of adressen in Excel-bestand?

Tuurlijk wel. Vrijwel alle mailprogramma’s kunnen adresbestanden exporteren naar Excel) en mogen we opmerken dat het hoe Tot slot Uitnodiging. Daar verschijnt de uitnodiging zoals die straks via e-mail bij de ontvangers in de e-bus zal vallen. Hier bestaat de mogelijkheid deze nog verder aan te scherpen. Netjes! Onder Genodigden zijn eventueel nog gasten toe te voegen.

We krijgen een melding dat alles is gedaan om de uitnodiging te versturen,

‘U doet het niet voor niets.’ Dat is in elk geval duidelijk!

Easyorganizer.nl Easyorganizer.nl opent met de tekst ‘Met EasyOrganizer organiseer je bijeenkomsten, bedrijfsuitjes en evenementen snel en dan ook geen slecht idee is om alle zakelijke contactgegevens zo nu en dan te importeren in Gmail? Altijd nuttig als je ooit van werkgever verandert.

Stap 3: alhier landen we in het zogenaamde Dashboard.

en drukken dus op ‘Verstuur uitnodigingen’. Tellen later stromen de uitnodigingen bij de genodigden in de bus, met een link om direct te reageren. Deze beantwoorden, en de organisator ziet via de link naar het evenement die hij eerder kreeg wie er heeft

professioneel.’Dat blijkt wel, want nog op diezelfde plek begin je een evenement.

Bij Stap 1 vullen we meteen de titel van het evenement, de datum, het programma,

We hebben de keuze tussen Programma, Uitnodigen, Vragenformulier en Uitnodiging.

In Programma wordt de achtergrond van de uitnodiging aangepast, de tekst aangescherpt, de locatie ingevuld (routebeschrij-

naam en gegevens van de contactpersoon en eventueel een vouchercode in. Klaar?

Stap 2. De genodigden: voornaam, achternaam, e-mailadres, mobiel nummer, m/v, eventueel te importeren vanuit

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012

020-023_MSM04_ART_3K03.indd 21

gereageerd en hoe. Deze gegevens zijn bovendien in een Excel-bestand te downloaden en dus makkelijk te bewaren voor later gebruik.

APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT 21

23-03-12 08:43

“ Mijn gasten waren hun water vergeten.

Maar ik niet!”

De dynamiek van een zakelijke bijeenkomst.

Vergaderen is topsport. Het lukt lang niet iedereen om de hele tijd scherp te zijn. Bij Bilderberg begrijpen we dat een zakelijke bijeenkomst geen energie moet kosten, maar juist energie moet opleveren. Als Maître B’ help ik daarbij.

Door het organiseren van activiteiten om de zinnen even te verzetten. Dit kan een inspannende loopclinic of Zumba sessie zijn, of juist ontspannende Yoga of Pilates. Ik garandeer u dat zo’n verandering van setting wonderen doet voor het vervolg van uw meeting. Frank van Wijk, Maître B’ bij Bilderberg.

Maak vast kennis met uw Maître B’ op www.bilderberg.nl/business

18800051 Adv Business Hardlopen A4.indd 1 002-048_MSM04_ADV.indd 22

09-09-11 10:40 23-03-12 08:05

evenementen en zakenreizen

Klaar? Nee, want EasyOrganiser doet ook aan nazorg. Als het evenement voorbij is, bestaat de mogelijkheid te evalueren. Er verschijnt weer een dashboard; Foto’s, Uitnodigen, Evaluatieformulier, Uitnodiging. Uitnodiging en Uitnodigen zijn niet anders dan eerst. Nu kunnen er echter foto’s worden geüpload van het voorbije evenement en kan er eventueel een evaluatieformulier worden samengesteld, met een zelf op te stellen vragenlijst.

Niet nodig? Dan kan het evenement geslaagd worden afgesloten.

Aanmelder.nl De sectie FAQ (veelgestelde vragen) op Aanmelder.nl telt 5341 woorden. Dat is ruwweg 3,8 keer zo veel dan het aantal woorden dat dit artikel telt.

Dat maakt Aanmelder.nl geen onoverzichtelijke, maar wel zeer uitgebreide tool voor het organiseren van kleine tot zeer grote evenementen. De antwoorden in de FAQ zijn dan ook steeds bevestigend. Kan dit en kan dat? Ja, dat kan. Waarbij natuurlijk wel begrepen mag worden dat met het gratis pak-

ket niet alles kan. Registratie is echter wel gratis en met het gratis pakket ben je ook een aardig eind op weg. Denk daarbij aan: •• Uitnodigingen maken en versturen.

•• Communiceren met de deelnemers via mededelingen, herinneringen en follow up.

•• Aanmeldformulieren aanmaken zodat deelnemers zich kunnen registreren.

•• Een deelnemerswebsite samenstellen met informatie over het evenement.

•• Overzichten en statistieken opvragen en uitprinten.

•• Badges maken en printen.

Het gratis pakket voegt een banner toe aan de uitnodigingen (per e-mail), maar dat is dus te omzeilen: door te betalen voor een zakelijk pakket (vanaf € 4,50 per deelnemer).

Vanaf dat moment wil Aanmelder.nl ook inschrijfgeld innen en worden uitgebreide assistentiemogelijkheden beschikbaar.

Aanmelder.nl werkt niet - zoals EasyOrganiser - met een stappenplan, maar zet alle opties op één pagina. Dat klinkt misschien chaotisch, maar de rubricering is logisch en

overzichtelijk. De werking van Aanmelder.nl (tevens exploitant van Datumprikker.nl, dat in een vorige editie van Management Support goed uit de bus kwam) is ronduit simpel. Een prima demonstratievideo maakt al snel duidelijk wat er van de gebruiker wordt verwacht en alles wijst eigenlijk zichzelf, zeker na het verkennen van de eveneens heldere FAQ. Betrouwbaar?

Zowel Balieservice (Inschrijfbalie.nl), Webbeat (Easyorganizer.nl) en Zirolab (Aanmelder.nl, opererend vanuit de Technische Uni-

versiteit Delft) duiken na een zoektocht van je ‘webdetective’ nergens op als malafide instellingen en zijn KvK-geregistreerd, dus we mogen hopen dat het allemaal snor zit.

De ontwikkelaars lijken stuk voor stuk van de categorie handige jongen/nerd en hoewel contact niet verloopt via (beveiligde) https-websites, lijkt de kans dat er atoomgeheimen op straat komen te liggen klein.

Een bekende uitspraak in de wereld van de software en webservices is: ‘Wie niks betaalt, krijgt ook niks’. Dat lijkt bij EasyOrganiser en Aanmelder.nl niet het geval te zijn.

De software - die op internet draait en waarvoor dus niets hoeft te worden geïnstalleerd - doet wat het moet doen en kan ruim voldoende om op eigen houtje de uitnodigingen voor een fors evenement te regelen, compleet met routebeschrijvingen, badges voor de genodigden, eetvoorkeur, programma’s en agenda’s, Facebook- of Twittervermelding, QR-code en ga zo maar door, terwijl ook de privacy van de deelnemers gewaarborgd kan worden.

Inschrijfbalie.nl is de enige waarbij je hoe dan ook moet betalen (en niet te weinig), maar die de minst professionele indruk maakt, mede door veel taalfouten en geheimschrijverij. Jammer, want misschien is het een goed product. <

Advertentie

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012

020-023_MSM04_ART_3K03.indd 23

APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT 23

23-03-12 08:43

evenementen en zakenreizen

Social media

Voor, tijdens en na je ­evenement ‘Hé, interessant!’ Dacht ik toen ik onlangs een tweet las van een vriendin over een congres dat zij zal bijwonen. Ik heb het bericht geretweet (doorgestuurd naar mijn volgers op Twitter) en denk erover om me binnenkort ook aan te melden. Kijk, dat is nu precies hoe social media zoals Twitter, Facebook en LinkedIn kunnen werken voor jouw evenement.

En niet alleen voorafgaand aan je evenement, maar ook tijdens en erna.

Tekst Ellen Kleinlangevelsloo - Bindacademie

Organiseer jij een evenement en wil je mensen er via Twitter enthou­ siast over maken? Dan doe je er verstandig aan om al in een vroeg stadium een zogenaamde hashtag te gebruiken in je tweets. Grote kans dat andere mensen - sprekers, belangstellenden - de hashtag snel overnemen. Ga je sprekers bekendmaken, mensen informeren over de locatie, verwijzen naar nieuws op de website?

Vermeld altijd even de hashtag. Noem deze ook in andere communicatie-uitingen rondom het evenement: de uitnodiging, de website, nieuwsbrieven. Zo stimuleer je mensen om de hashtag te gebruiken en voorkom je dat er meerdere in omloop komen.

Een unieke hashtag In principe kun je elk woord of elke code gebruiken voor een hashtag voor je evenement. Maar kies er een die niet te lang is, zodat er voldoende tekens overblijven voor de inhoud van je tweet.

Zorg er ook voor dat je een unieke hashtag kiest. Het is jammer als de link naar alle tweets met de door jou gekozen hashtag wordt ‘vervuild’ door berichten over een compleet ander onderwerp.

Zoek daarom altijd even op Twitter of je hashtag nog niet in ­gebruik is voor een ander onderwerp. Een handige tool hierbij is ­tagdef.com.

Discussiëren via LinkedIn Niet alleen Twitter helpt je bij de communicatie rondom je evenement. Op LinkedIn kun je je evenement aanmelden. Door het vervolgens actief te delen, breng je het onder de aandacht van potentieel geïnteresseerden. Als zij zich aanmelden voor het evenement, kunnen ze ook op LinkedIn aangeven dat ze erbij zijn.

Wat is een hashtag?

Hashtag is het Engelse woord voor hekje. Zodra je een # voor een woord of afkorting zet - of een hele zin, mits je deze aan elkaar schrijft - wordt dat woord een link. Wanneer iemand op deze link klikt, verschijnen alle tweets waarin dezelfde hashtag is gebruikt. Ideaal dus om alle berichten rondom dat onderwerp te bundelen. Twitteraars op Lowlands vinden elkaar bijvoorbeeld met #LL12.

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012 24

024-024_MSM04_ART_2K02.indd 24

Like mijn event Ook op Facebook kun je je evenement (event) aanmelden. Deel daarbij alle relevante informatie, zoals tijden, locatie en bijzonderheden.

Vervolgens kun je gericht mensen uit jouw lijst met Facebookvrienden uitnodigen, of je voert e-mailadressen in. Mensen die (misschien) bij het evenement zijn, laten dit weten. Dit verschijnt op hun prikbord en zo worden hun vrienden weer ingelicht en begint het balletje te rollen.

En dan is het zover… de dag van het evenement is aangebroken en alle bezoekers komen binnen. Dan is het leuk als ze hun eigen tweets op een groot scherm zien. Daar zijn diverse fraaie, gratis tools voor, zoals Twitterfountain.com en visibletweets.com.

Twitterfountain, een Nederlands initiatief, is de meest bekende en tegelijk de meest uitgebreide. Op de website geef je je hashtag in en bepaal je het uiterlijk van het scherm. Op de achtergrond kun je bijvoorbeeld foto’s uit Flickr, Picasa of Twitpic rondom een bepaald zoekwoord tonen, terwijl de tweets voorbijkomen.

Trending topic!

De aanwezige Twitteraars laten met gebruik van de hashtag zien dat ze bij het evenement aanwezig zijn. En zelfs thuisblijvers die het evenement via Twitter volgen, twitteren mee. En zo kan het gebeuren dat jouw evenement trending topic wordt… Dat gebeurde ook tijdens het Management Support Event 2011 met de hashtag msevent11. De status van trending topic bereik je als een nieuw onderwerp in korte tijd heel erg populair is bij veel twitteraars. Wil je weten of jouw hashtag trending topic is? Je leest het op www.twirus.nl.

Voor in de archieven Ook na het evenement kunnen sociale media een rol blijven spelen bij je evenement. Zo kun je foto’s, video’s en presentaties delen via de diverse socialmediakanalen. Vraag deelnemers hoe ze het evenement hebben ervaren en reageer alert op mensen die tips of kritiek geven. En organiseer je volgend jaar het evenement opnieuw, dan is het handig een overzicht te hebben van alle tweets die jouw hashtag bevatten. De website tweetdoc.org is daarvoor een aanrader. Op die site vul je je hashtag in en geef je aan in welke periode deze zoekterm actief was. Het resultaat is een overzichtelijk document met alle tweets over jouw evenement. Handig om te zien wie aanwezig waren en wat de reacties waren.

Succes met de organisatie van je evenement! <

APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT

23-03-12 08:44

evenementen en zakenreizen

Improviseren (2)

Wat doe je als het anders loopt?

Stel je hebt een evenement tot in de puntjes geregeld. Alles staat waar het moet staan, iedereen weet wánneer wát moet gebeuren. Maar dan komt er een kink in de kabel: veel deelnemers staan in een niet voorziene file, ook de dagvoorzitter dreigt daardoor veel te laat te arriveren. De gasten die er wél zijn houden het op een gegeven moment voor gezien en willen niet blijven wachten tot iedereen er is. Daar sta je dan. Je móet iets doen om het evenement te redden. Dan wordt er een beroep gedaan op je improvisatietalent.

Tekst Gijs van Bilsen

Improviseren moeilijk? Nee hoor, je doet het eigenlijk de hele dag, want hoe vaak loopt een dag precies zoals je verwacht? Er gebeurt altijd wel iets waar je niet op gerekend hebt, of er gebeurt iets níet, wat normaal juist wél gebeurt. In de regel kun je daar goed mee omgaan. Door te improviseren los je dat op. Maar het filevoorbeeld zoals hierboven beschreven, is een ander verhaal.

Dat vereist een andere aanpak waar je andere technieken voor nodig hebt. De vier belangrijkste zijn: 1. ‘Ja en…’ zeggen 2. Durven falen 3. In het ‘hier & nu zijn’ 4. De ander laten ‘schitteren’ Gewapend met deze vier technieken en het geloof dat je kunt improviseren, kun je heel veel aan. En als je je nog niet veilig genoeg voelt om te improviseren, lees dan het artikel Minder plannen, meer gedaan in het maartnummer van dit blad nog maar eens of volg de training Wat doe je als het anders loopt?

Tijdens de Workshopdagen op 24, 25 en 26 april.

1. Ja en… in plaats van ja maar…

De eerste techniek is om ‘Ja en…’ te zeggen. ‘Ja en…’ is het tegenovergestelde van ‘Ja maar…’, een combinatie van woorden die je helaas maar al te vaak hoort. ‘Ja, maar daar is geen budget voor.’ ‘Ja, maar daar kom ik vandaag niet aan toe, hoor.’ Of Ja, maar wie zou dat dan moeten doen?’

Een ‘Ja maar…’ is eigenlijk gewoon een ‘Nee’. Het effect van een ‘Ja maar’ is vaak demotivatie; de ander voelt zich niet gehoord. En vaak klopt dat ook, want een ‘Ja

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012

025-025_MSM04_ART_THE03.indd 25

maar’ wordt vaak gebruikt als bruggetje om van het idee van een ander naar het eigen idee te komen. Ook gebruiken mensen ‘Ja maar’ om verantwoordelijkheid te ontlopen.

2. Durven falen Iedereen maakt fouten, fouten maken is tenslotte menselijk en heeft ook z’n positieve kanten; bij improvisatie is het zelfs van levensbelang. Van fouten leer je namelijk heel veel. Fouten maken is onderdeel van beter worden. Fouten zijn dus waardevol, hoewel... dat geldt niet voor alle fouten. Want... je hebt competente fouten en incompetente fouten.

Competente fouten zijn niet erg om te maken omdat ze ook waarde hebben. Incompetente fouten zijn fouten die je maakt tijdens routinetaken: je let niet op, of je bent slordig. Als je niet probeert te leren van een routinefout, is dit een incompetente fout. De fout levert dan immers niets positiefs op voor jou of de organisatie. Een competente fout is een fout die ontstaat doordat je iets nieuws probeert, maar dat mislukt. Nú kun je iets gaan doen met die fout. Want dat is een ander onderdeel van een competente fout: je bent bereid er iets mee te doen. Niets leren van een fout is veel erger dan een fout maken.

3. In het hier & nu zijn Mensen zijn in gesprekken vaak nog bezig met iets dat gisteren gebeurde, of met wat ze morgen gaan doen. Ook in een gesprek kun je ‘uit het hier en nu vallen’. Een voorbeeld: vaak hebben mensen - als reactie op wat iemand vertelt - een mooi verhaal dat ze ook willen vertellen. Als het dan nog even duurt voor de ander klaar is met z’n verhaal, of een derde zegt alweer iets, is

hetgeen de ander zou willen vertellen meestal niet meer relevant. Wordt het dan toch verteld dan is de aandacht ervoor allang verslapt. Dat komt je vast bekend voor. En díe afleiding is nou precies de vijand van in het hier en nu zijn. Belangrijk is om hier niet in mee te gaan maar je te blijven focussen op het gesprek waarin je zit.

4. De ander laten schitteren Vaak zijn mensen meer met zichzelf bezig dan met anderen. Logisch, want de belangrijkste persoon in je leven ben je uiteindelijk zelf. Toch kun je er veel aan hebben om aandacht te besteden aan collega’s. Door elkaar te laten schitteren, smeed je een team, met vertrouwen als basis. Vertrouwen in jezelf en vertrouwen op elkaar.

Terug naar je evenement Nu je weet dat het evenement anders loopt, spreek je met het team af elkaar te laten schitteren terwijl jij het oplost. Je kijkt in het hier en nu rond of er iemand aanwezig is die het probleem kan oplossen. Je herkent één van de gasten die ook een interessant verhaal kan vertellen over het thema van de dag. Een collega zegt ‘Ja en…’ tegen dit idee en gaat ook iemand zoeken met een interessant verhaal. Wanneer je deze mensen aankondigt, roem je hun moed om onvoorbereid te komen spreken. Zij zouden immers kunnen falen, maar nemen dat risico om jou uit de brand te helpen…! < Gijs van Bilsen geeft, vanuit zijn bedrijf ‘de Inspelers’, trainingen om organisaties en mensen in organisaties flexibeler en daadkrachtiger te leren reageren op verandering, kansen te grijpen en problemen snel aan te pakken.

APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT 25

23-03-12 08:44

Als secretaresse heb je duizenden vragen Ik zoek een nieuwe baan

Ik zoek handige planners

Hoe kan ik groeien in mijn werk?

Ik zoek vakliteratuur

Verdien ik wel genoeg?

Ik heb nog veel meer vragen

Ik zoek handige hulpmiddelen

Wat speelt er op mijn vakgebied?

www.managementsupport.nl 002-048_MSM04_ADV.indd 26 19644-1_ Adv. MSnl.indd 1

23-03-12 08:05 19-06-2007 12:24:26

werk & recht

Bedrijfsuitje niet zonder gevaren?

De Werelt, Lunteren T (0318) 48 46 41

Dennenheul, Ermelo T (0341) 56 86 00

15 zalen (tot 600 personen) • 127 hotelkamers

3 zalen (tot 90 personen) • 32 hotelkamers

Goed voor elkaar

Graag ontvangen wij u in Lunteren en/of Ermelo. En of u nu met 2 of met 600 personen bijeen wilt komen, wij hebben de geschikte accommodaties. De Werelt en Dennenheul; centraal in het land, goed bereikbaar en gratis parkeerruimte.

Samsom Formulieren en Opbergsystemen

Veel werkgevers organiseren eens in de zoveel tijd een bedrijfsuitje ter ontspanning of als teambuilding voor werknemers. Een bedrijfsuitje is voor een werkgever echter niet zonder risico’s.

Op grond van Nederlandse wetgeving zijn een werkgever en werknemer verplicht zich als goed werkgever en werknemer te gedragen. Voor een werkgever betekent dit dat hij een zorg- en preventieplicht heeft. Bij het organiseren van een bedrijfsuitje moet een werkgever dus de nodige maatregelen nemen.

Mocht het misgaan In de rechtspraak is onder andere uitgemaakt dat een werkgever aansprakelijk is voor de schadelijke gevolgen die een werknemer buiten de uitoefening van zijn werkzaamheden lijdt, als de schade (mede) is ontstaan doordat de werkgever zich niet heeft gedragen als een goed werkgever. Een werkgever die een bedrijfsuitje voor zijn werknemers organiseert of laat organiseren waaraan een bijzonder risico kleeft, moet dus de nodige voorzorgsmaatregelen nemen.

Het gaat er daarbij om dat een werkgever voldoende heeft gedaan om werknemers te beschermen tegen het gevaar van een bepaalde activiteit tijdens een bedrijfsuitje, bijvoorbeeld skiën, ‘survivallen’, karten enzovoort. En dat hij voldoende dekking biedt tegen de schade die een werknemer ‘mocht het misgaan’ mogelijk lijdt.

Snel en efficiënt uw informatie bij de hand: ■ Samsom HanGlij-mappen en binnenmappen ■ Samsom Superfile mappen, PZ-file, Medisch Dossier ■ Archiefdozen en -boxen ■ Personeelsformulieren ■ Vakantie- en absentieadministratie

‘Vrijwillig verplicht’ Nog niet zo heel lang geleden werd de aansprakelijkheid van de werkgever bepaald naar mate van vrijwilligheid van een werknemer aan een bedrijfsuitje. Recente rechtspraak heeft uitgemaakt dat het niet beslissend is of een werknemer zich verplicht voelt deel te nemen aan een bedrijfsuitje. Het is voldoende dat er een zekere sociale druk op werknemers ligt om dat te doen.

Direct bestellen zonder administratie- en verzendkosten via de shop:

Let er bij het organiseren van een bedrijfsuitje op dat er voor werknemers de noodzakelijke veiligheidsmaatregelen zijn getroffen. Denk hierbij bijvoorbeeld (afhankelijk van de activiteiten) aan helmen en pols- en kniebeschermers. Een gewaarschuwd mens telt voor twee! <

www.samsom.nl/formulieren

Samsom Formulieren en Opbergsystemen is een onderdeel van

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012

027-027_MSM04_CLM01.indd 27

Maarten van Buuren is advocaat en partner bij De Clercq, een gespecialiseerd kantoor van advocaten en notarissen met nationale en internationale cliënten en praktijk in Leiden. Het kantoor heeft een sterke focus op de zakelijke markt.

Informatie: www.declercq.com.

APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT 27

23-03-12 08:46

COMMUNITY

KWESTIE Op eigen kosten Wanneer mijn werkgever vanwege bezuinigingen weigert te investeren in opleiding en training, betaal ik de cursus zelf wel. Juist in deze tijd is het volgen van trainingen en cursussen een must.

Eens Oneens

53,5% 46,5%

Terugblik op ruim een jaar POWERsecretaresse Eind 2010 introduceerde Management Support de training POWERsecretaresse! waarin je in één dag een karrenvracht aan tips, tools en technieken krijgt aangereikt om je werk sneller, efficiënter en met meer plezier uit te voeren.

Al snel volgde POWER-secretaresse2, waarin je vooral leert om gemakkelijker en met meer effect te communiceren.

Inmiddels zijn we meer dan 20 trainingen en duizenden enthousiaste deelnemers verder. En het einde is nog niet in zicht...

(Totaal 589 stemmen)

Opleidingen 24, 25 en 26 april - Utrecht Management Support Workshopdagen 30 verschillende workshops over actuele onderwerpen. Je kunt zelf je programma samenstellen.

10 mei - Utrecht Digitaal archiveren Bij het managen van informatie vervul jij een centrale rol: dat betekent efficiënt omgaan met e-mail en een doordachte, digitale archiefstructuur.

21 mei - Utrecht Effectief Assertief Wil jij effectief assertief zijn? Leer dan je grenzen af te bakenen, voor je belangen op te komen en te staan voor wat jij belangrijk vindt.

A real eyeopener Bernadette Rosie werkt als secretaresse bij Zet (Centrum voor Maatschappelijke Ontwikkeling Brabant).

In deze functie is zij gekoppeld aan 7 adviseurs, voor verschillende projecten. Zij volgde vorig jaar de training POWERsecretaresse!

‘Toen ik binnenkwam op mijn werk, heb ik niet eens gewacht tot mijn andere collega’s gingen vragen hoe het ging. Ik heb de cursus/sprekers de hemel ingeprezen.

A real eyeopener. En iedereen die zich heeft aangemeld voor de volgende sessie heb ik aangeraden hun uiterste best te doen om dit bij te wonen.’

22 mei - Utrecht Evenementen organiseren Welk evenement past bij welke doelstelling? En hoe kun je met een klein budget toch iets groots neerzetten? Voorbeelden en ideeën genoeg; die krijg je tijdens deze training.

22 mei - Utrecht Notuleren op de laptop Notuleren kan sneller, gemakkelijker en overzichtelijker als je met de laptop werkt.

Meer informatie en inschrijven: www.managementsupport.nl/ opleidingen

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012 28

028-029_MSM04_COMM.indd 28

Wil jij ook met meer POWER aan de slag? Kijk dan op www.managementsupport.nl/ power voor het complete programma en actuele data.

APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT

23-03-12 08:47

COMMUNITY

COMMUNITY

Informatie-overload Peter Vos is vanaf het eerste uur als trainer en dagvoorzitter betrokken bij de POWERtrainingen. Hij verzorgt de sessie ‘Van chaos naar controle en rust’ en ‘Aanspreken en uitspreken’ en ziet het als zijn persoonlijke missie deelnemers te inspireren om inefficiënte en/of ineffectieve gewoontes te veranderen.

‘Aan het eind van de vijf workshops van POWER heb je talloze tips en technieken meegekregen. Ook weet je waar je al goed in bent, en waar je nog aan moet werken. En dat werken, daar kun je direct mee beginnen. Want je krijgt van ons een magneet mee van zo’n 10 × 15 cm, die je aan je koelkast kunt plakken, of boven je werkplek. En op die magneet heb je geschreven welke acties je gaat onder-

nemen. Neem het onderdeel timemanagement. Veel mensen willen minder ad hoc gaan werken en meer volgens plan.

En daarvoor is het dus nodig dat ze assertiever hun eigen tijd bewaken. Of neem Outlook. Het blijkt dat mensen maar een klein deel van de mogelijkheden benutten. Zo kun je veel efficiënter werken als je gebruikmaakt van sneltoetsen. Wees gewaarschuwd: je krijgt als deelnemer een informatie-overload, maar wel een waar je gelukkig van wordt.’

Make-over van je huidige manier van werken Marianne Smits geeft de minitraining Outlook tijdens de POWERtrainingen en is onverdeeld enthousiast.

‘Als trainer word ik getriggerd het beste uit mezelf te halen. Ik moet ontzettend gefocust zijn op het verhaal dat ik vertel, en dat merken de deelnemers ook. Elke sessie duurt zo’n ander half uur en

binnen dat korte tijdsbestek wil ik hen waardevolle tips meegeven, de tips waar ze echt iets aan hebben. Deze moeten dus praktisch toepasbaar zijn. Ook fijn is de samenhang in het programma.

De trainers zijn op elkaar ingespeeld en verwijzen naar elkaars leerstof. Dat de deelnemers dit waarderen, merk ik aan hun enthousiaste houding als ze in de pauze naar me toe komen, of aan de persoonlijke mails die ik na afloop krijg.

Kort samengevat krijg je een make-over van je huidige manier van werken: je gaat efficiënter en geïnspireerd aan de slag!’

POWER IN EEN NOTENDOP POWERsecretaresse: • slimmer keuzes maken • zeggen waar het op staat • meer zien in minder tijd • de 2-minuten regel bij Outlook • (nog) slimmer worden!

• meer dan 500 woorden per minuut lezen • informatie beter onthouden • gemiddelde tijdwinst van 1 uur per dag Bonus: POWERminitraining Outlook

POWERsecretaresse2: • kort en kernachtig formuleren • jezelf krachtiger presenteren • de LSD-methode bij aanspreken • de LEF-methode bij schrijven • meer vaart in je teksten • actief schrijven voor de passieve lezer • meer gedaan krijgen in minder tijd • zelfbewuster communiceren • je boodschap met meer overtuigingskracht brengen • flitsende presentaties maken Bonus: POWERminitraining Prezi

Join in! Ga naar www.linkedin.com, selecteer bij het zoekveld ‘groups’ en vul ‘Management Support Groep’ in.

Volg Management Support op Twitter! Ga naar http://twitter.com/ManagemSupport.

Bekijk verslagen van boeken en evenementen op www.managementsupport.nl/tv Meld je ook aan op onze Facebookpagina! Ga naar http://www.facebook.com/managemsupport

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012

028-029_MSM04_COMM.indd 29

APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT 29

23-03-12 08:47

psychologie

Het enneagram (2)

De baas, de bemiddelaar en de perfectionist Deze maand het tweede deel in de serie enneagram. Zoals beloofd gaan we in deze editie dieper in op de eerste drie typen, de buiktypen uit het motorisch centrum. We kijken naar de leidende 8, de bemiddelende 9 en de perfectionistische 1. Twee typen die onder secretaressen goed vertegenwoordigd zijn. Type 8 komt nogal eens voor onder bazen, dus ik ben benieuwd of jullie jezelf en je manager erin herkennen.

Tekst Roos Woltering

Zoals ik in deel 1 al aangaf richten de buiktypen, 8, 9 en 1, hun aandacht op hun fysieke lichaam. Zij doen hun indrukken voornamelijk op door te luisteren naar de signalen die zij van hun lichaam doorkrijgen.

Dit betekent concreet dat zij door bijvoorbeeld een ‘knoop in hun buik’ voelen hoe ze tegenover een situatie staan. Deze intuïtieve stijl bepaalt de gerichtheid van de aandacht

en dus ook wat de types als eerste (en het gemakkelijkst) waarnemen.

Type 8 - De Baas Dit type mens is behoorlijk aanwezig.

Alleen al door er te zijn neemt de 8 ruimte in.

De 8 wil de leiding hebben, wil volledig meester zijn van zijn eigen lot. Het ergste dat de 8 kan overkomen is overheerst wor-

den door een ander. Hierdoor bestaat het risico dat de 8 zelf gaat ‘heersen’ en dominerend overkomt. Echter... macht is meestal in goede handen bij hem, want hij zal dat door zijn behoefte aan een rechtvaardige wereld niet snel misbruiken.

Chris (33): ‘Ik ben iemand die ruimte inneemt, maar ik ben er ook om anderen te steunen. Ik

werken met type 8 •• De 8 houdt van sterke en onafhankelijke personen. Je afhankelijk opstellen kan ervoor zorgen dat de 8 te veel gaat domineren. De 8 houdt van een waardig tegenstander.

•• De 8 wil geïnformeerd worden en van alles op de hoogte zijn. Geef de 8 dus het gevoel dat je volledig open kaart met hem speelt.

Wees eerlijk over het standpunt dat je inneemt, vooral als je het niet met hem eens bent.

•• Slecht nieuws is beter dan geen nieuws, wees dus niet bang om de ‘Baas’ te vertellen dat iets mislukt is. Dit is altijd nog veel beter dan dat je het nieuws verzwijgt •• Bij twijfel altijd overleggen! Om vertrouwen te winnen is het belangrijk voortdurend verslag te doen.

•• De 8 houdt niet van het sluiten van compromissen, dit voelt voor hem als zwakheid.

•• De 8 waardeert het als je de verantwoordelijkheid op je neemt als iets niet goed gegaan is en zal bewonderend toekijken als je je staande houdt wanneer je onder vuur wordt genomen. Aan smoezen heeft hij een hekel.

•• De 8 haat strenge regels en controles. Daarnaast heeft de 8 een broertje dood aan alles wat hij MOET. Beter is het om de 8 op een andere manier te motiveren om voor je aan de slag te gaan.

Vleugels van de 8 Als de 8 zich veilig voelt kan hij diep geraakt worden door mensen die zich echt in hem interesseren en die laten zien dat ze om ‘de baas’ geven. Hij verschuift zich via de lijn in het enneagram dan naar de strategie van de gever, de 2. Let wel, hij wórdt geen 2, hij geeft op de manier van de 8 vorm aan de eigenschap van de 2. Dit doet ‘ie door anderen van dienst te willen zijn: hij kan anderen overladen met steun, aandacht, liefde en gunsten. Let wel, de 8 verliest, ondanks zijn vrijgevigheid, zichzelf nooit en zijn geven kan een tactische zet zijn om de controle over de ander te bewaren.

de leven (onm

Bij stress verschuift de 8 naar de teruggetrokken en afstandelijke houding van de 5, de waarnemer. Hij verdwijnt gedurende korte of lange termijn van het toneel en als hij zich weer aandient zal hij niet de verplichting voelen tekst en uitleg over zijn afwezigheid te geven.

Hij kan kil en gesloten overkomen als hij zich terugtrekt. De zelfbewuste 8 gebruikt deze tijd van afwezigheid als een moment van bezinning. Hij observeert zichzelf en de situatie en gaat op zoek naar de achtergrond van de gebeurtenis.

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012 30

030-033_MSM04_ART_3K02.indd 30

de loya

APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT

23-03-12 08:50

psychologie

zie mezelf graag als een rechtvaardig leider, direct als het moet, maar mensen kunnen ook veel terug verwachten van mij.’

De 8 heeft veel behoefte aan vrijheid en wil alles uit het leven halen. Die kan zich gemakkelijk overgeven aan zijn behoeften en zonder schaamte of schuldgevoelens zijn lusten bevredigen. Op de werkvloer heeft de 8 een aantal duidelijke kwaliteiten.

De 8 is actiegericht en vastberaden. Hij gaat recht op zijn doel af en heeft zijn zaken goed op orde. Het zijn vaak ambitieuze en succesvolle leiders.

In moeilijke tijden is de 8 voor mensen die hij lief vindt een rots in de branding. Hij kan z’n dierbaren ontzettend goed steunen op het moment dat zij hem nodig hebben. Bij de 8 is het alles of niets, dus ook dit doet ‘ie met volle overgave.

Valkuil van de 8 is echter dat hij graag wil controleren, maar zelf heel slecht tegen controle kan. Dit zal ervoor zorgen dat hij regels altijd zal uittesten om te kijken tot hoever hij kan gaan. Daarnaast kan hij zich heel slecht inleven in andere standpunten: ‘it’s my way or the high way’.

Hij ziet zijn waarheid als dé waarheid en zal als hij zich in het nauw gedreven voelt de aanval openen: ‘Ik doe niet dominant, jij doet dominant. Ik doe niet moeilijk, jij doet moeilijk.’

Chris: Vroeger ontkende ik het altijd, maar nu ik wat meer inzicht in mezelf heb durf ik het wel toe te geven. Ik wil altijd in control zijn. Van domme regeltjes word ik heel opstandig, ik probeer altijd de mazen van de wet te vinden. Wel ben ik altijd eerlijk, als ik iets niet helemaal gedaan heb zoals het moet en ik word daar op aangesproken, ga ik met liefde op de blaren zitten.

de baas 8 (lust)

de loyale scepticus 6 (angst) de waarnemer 5 (hebzucht)

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012

030-033_MSM04_ART_3K02.indd 31

•• De 9 gedijt het best als er een positieve sfeer op de afdeling heerst. Conflicten brengen hem in de war. Echter, als er een probleem is in een team, kan de 9 wel hulp bieden doordat hij goed in staat is aan te voelen welke punten van overeenstemming er tussen de verschillende partijen bestaan.

•• De 9 wil graag erkenning, maar zal hier niet snel om vragen. Geef deze positieve feedback dus ongevraagd.

•• De 9 werkt graag aan de hand van duidelijke regels en procedures en houdt niet van verrassingen. Zorg er dus voor dat hij weet waar hij aan toe is. Zorg voor deadlines en structuur.

•• De 9 houdt naast verrassingen ook niet van risico’s. Hij volgt liever het pad dat ‘ie al kent. Om de 9 uit te dagen een andere route te kiezen kan het helpen hem keuzes voor te leggen waaruit hij kan kiezen.

•• Een 9 ondersteunt waar hij kan, maar vindt het wel belangrijk dat je zijn ondersteuning waarneemt. Als je in je eentje met de eer gaat strijken, kan een 9 beledigd raken.

•• In een team kan de 9 zichzelf overtreffen, laat hem zijn kwaliteiten als teamplayer dus benutten.

•• Een 9 zal zijn frustratie eerder op een passieve manier uiten, wees dus gespitst op kleine hints en zoek uit waar de schoen wringt.

Vleugels van de 9 Als de 9 zich op zijn gemak voelt volgt hij de lijn naar de hardwerkende 3. Hij heeft dezelfde motivatie, erkenning voor de prestatie, maar wil daarnaast ook nog geliefd worden om wie hij is. Hij is in veilige omstandigheden beter in staat te kiezen hoe hij wil leven en gaat minder af op de wensen van een ander.

Stress zorgt ervoor dat er paniek bij de 9 ontstaat. Hij neemt dan karakteristieken van de loyale 6 over. De paniek kan ervoor zorgen dat hij niet meer in staat is om te handelen, hij is als het ware verlamd. Dit is overigens uiterlijk vaak niet te zien, hij lijkt ontspannen en op z’n gemak. De stress kan ervoor zorgen dat ‘ie gaan doemdenken en zichzelf als slachtoffer gaat zien. Stress kan ook iets positiefs teweegbrengen, het kan de 9 dichter bij zijn woede laten komen en als deze constructief wordt ingezet kan het hem dichter bij zijn doel brengen.

Uitdaging voor de 8 is: anderen de touwtjes af en toe in handen laten nemen.

TIP: laat de controle los, waardoor anderen het initiatief durven nemen. Wacht af en kijk wat er gebeurt als je niet direct het voortouw neemt.

Een compromis sluiten betekent niet dat je opgeeft. Durf je zwakte en onzekerheid te tonen en zie deze gevoelens als vooruitgang.

Type 9 - De Bemiddelaar De naam zegt het al: de Bemiddelaar is op 1 de perfectionist zoek naar harmonie met de mensen en de (woede) wereld om hem heen. Type 9 is kalm, vriendelijk en liefdevol. Het liefst sluit hij altijd een 2 de gever compromis, waarbij iedereen tevreden naar (trots) huis gaat. Aan partijdigheid heeft dit type een broertje dood. De behoefte om altijd de 3 de succesvolle lieve vrede te bewaren zorgt er aan de anwerker dere kant voor dat de Bemiddelaar zich (bedrog) conflictvermijdend opstelt en niet snel kleur 4 de romanticus (afgunst) zal bekennen. Hierdoor is er soms moeilijk vat op hem of haar te krijgen.

de bemiddelaar (luiheid) 9

de levensgenieter 7 (onmatigheid)

werken met type 9

Marieke (28): ‘Het is niet dat ik geen eigen mening heb, het is meer dat ik zaken gewoon zelden zo belangrijk vind dat ik er voor op mijn strepen wil gaan staan. Een mening is ook maar gewoon een mening en je kunt zaken altijd van meerdere kanten bekijken.’

Als de Bemiddelaar op zijn best is, komen zijn kwaliteiten duidelijk naar voren. Dan is hij geduldig, wijs en vriendelijk. Hij luistert naar de ideeën van een ander en probeert waar hij kan te ondersteunen. Hij accepteert de ander volledig en laat hem in zijn waarde.

Valkuil van type 9 is dat ‘ie zo gevoelig is voor de mening van anderen, dat ‘ie zichzelf en z’n eigen behoefte achterstelt. Hij is geneigd op alles ‘JA’ te zeggen. Hierdoor lijkt de 9 enkel onbaatzuchtig, maar ook de Bemiddelaar heeft een ego.

Als de Bemiddelaar te vaak voorbijgaat aan

APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT 31

23-03-12 08:50

Uit je bol met Golden Tulip voor uw BEDRIJFSFEEST

standards, International ours av fl al loc

Golden Tulip bestaat 50 jaar en dat vieren we graag met u.

Boekt u kamers of vergaderzalen in Golden Tulip hotels of Tulip Inns? En boekt u via Golden Tulip’s Central Meeting Line? Dan maakt u nu kans op een leuke prijs: een bedrijfsfeest t.w.v. € 4.000 voor u en uw collega’s. Dat vindt plaats in een van de Golden Tulip hotels of Tulip Inns in Nederland.

GoldenTulip.com/meetingplanners

Één nummer voor al uw reserveringen • Tijdbesparend • Één uniforme offerte • Kosteloze en professionele ondersteuning • Proactieve aanbevelingen en begeleiding • Budgetbewaking en periodieke rapportages Bij Golden Tulip haalt u meer uit uw meetings en events. In de Benelux hebben wij ruim 50 hotels, genoeg keus om u te laten inspireren. Boek nu een ruimte voor uw vergadering, training of cursus en maak kans op een bedrijfsfeest.

Bel 0900 202 9292 (€ 0,20 per minuut)

002-048_MSM04_ADV.indd 32

Spaar voor gratis hotelovernachtingen, e-vouchers, goede doelen en nog veel meer • Verander je punten in Frequent Flyer Miles • Geniet van extra voordelen tijdens uw verblijf Bij elke boeking van hotelovernachtingen of vergaderruimtes spaart u als Ambassador Club lid voor geweldige cadeaus.

Word dus nu lid!

Ga naar www.ambassadorclub.com

23-03-12 08:05

psychologie

Werken met type 1 •• De 1 houdt van specifieke rechtlijnen en schema’s en is erg praktisch ingesteld, dit heeft hij ook nodig om zijn werk goed te kunnen doen.

•• De 1 wil een duidelijke taakverdeling. Hij wil graag weten wie waar aan toe is en de verantwoordelijkheden duidelijk verdelen.

•• De 1 heeft het nodig beloond te worden voor zijn inspanning en deskundigheid, maar zal er zelf niet om vragen. Complimenteer de 1 dus uit jezelf.

•• De 1 vindt het lastig om taken te delegeren. Als je wilt dat de 1 de verantwoordelijkheid overdraagt, houd hem dan goed op de hoogte en neem geen onnodige risico’s.

•• De 1 kan het beste verantwoordelijk gesteld worden voor een klein invloedsgebied dat hij volledig onder controle kan houden. Zo kan hij alles volledig op z’n eigen manier doen.

•• De 1 wil kritisch zijn en problemen oplossen. Dit geeft hem het gevoel dat ‘ie slim en alert, en dus een competente medewerker is. Trek je de kritiek die de 1 levert dus niet te persoonlijk aan.

•• Heb oog voor detail. De 1 is hierop gericht. Hij waardeert kleine gebaren zeer, zoals op tijd zijn of persoonlijke informatie onthouden. Dit is een effectieve manier om te werken aan de relatie met de 1.

•• Een andere manier om een band op te bouwen met de 1 is door middel van humor.

Het gepijnigde, bozige karakter van de 1 wordt zachter als er wat te lachen valt.

Vleugels van de 1 In veilige omstandigheden neemt de 1 eigenschappen over van de levensgenieter, de 7. Hij is dan opeens beter in staat om te genieten en kan ontspannen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn op vakantie, omdat hij dan niet wordt afgeleid door de waan van de dag en al het werk dat gedaan moet worden. Ongedwongen plezier maken is dan opeens een mogelijkheid die niet bedreigend is. Ook gaat het hem gemakkelijker af om keuzes te maken.

Onder stress schiet de 1 naar de positie van de romanticus, de 4. Hij volhardt in z’n emotionele en mentale gewoontes, gaat dwangmatig hard werken en wordt steeds meer normerend en kritisch, voor hemzelf en z’n omgeving. Stress kan ook iets positiefs teweegbrengen, doordat hij gedwongen wordt z’n heftige emoties te onderzoeken en onderdrukte emotionele behoeftes een stem te geven. z’n eigen wensen, stapelen de innerlijke frustraties zich op en zullen uiteindelijk naar buiten komen. Dit gebeurt eerder op een passieve dan actieve manier, door met defensief tegengedrag te laten merken dat hij het er niet mee eens is. Voor de ander blijft het vaak zoeken waar de Bemiddelaar nou precies mee zit.

der ‘wat willen anderen?’

Heb meer aandacht voor je eigen gevoelens en gedachten. Ga op zoek naar je eigen interesses en identiteit. Als je merkt dat je passief wordt en weigert om in actie te komen, herken dit dan als onuitgesproken onvrede en probeer dit op een actieve manier te uiten.

Marieke: ‘Ik probeer het tegenwoordig meer te uiten als ik het ergens niet mee eens ben. Dat is beter voor mezelf, maar uiteindelijk ook voor mijn omgeving. Het blijft toch hangen en vervolgens ga ik over hele andere kleine dingen kribbig doen. Lastig vind ik het wel hoor, blijf toch bang dat ik de ander op zijn tenen trap.’

Type 1 - De perfectionist De 1 is altijd op zoek naar het beter maken van de wereld, het is een hervormer.

Hij laatzich verleiden door perfectie en probeert te allen tijde imperfectie te voorkomen. aak is het een echte mismatcher, die direct ziet wat niet klopt en daar obsessief mee bezig is.

De 1 is altijd eerlijk. Je kunt hem volledig vertrouwen en hij houdt altijd woord. De 1 is een gedreven en betrouwbare werker, dit zijn grote kwaliteiten van de 1.

Uitdaging voor de Bemiddelaar is dan ook zich meer uit te spreken en beter op te komen voor de eigen wensen.

TIP: vraag jezelf vaker af ‘wat wil ik’ en min-

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012

030-033_MSM04_ART_3K02.indd 33

Janneke (43): ‘Ik weet dat mijn collega’s het best irritant vinden dat ik het altijd direct zie als de huisstijl niet voor 100 procent is nageleefd, maar aan de andere kant zijn ze er ontzettend blij mee omdat ze weten dat een document nooit met fouten onder mijn handen vandaan komt.’

Vaak is de 1 een echte wereldverbeteraar. Hij heeft een duidelijk beeld over hoe de wereld eruit zou moeten zien. Hij kan hierdoor erg normatief zijn. Dit kan ervoor zorgen dat hij dwingend overkomt en in z’n kruistocht andere mensen verliest in. Dit is een valkuil van de 1; hij trekt vaak uit alle macht aan de kar, zonder door te hebben dat iedereen al is uitgestapt. Het is lastig om een discussie met de 1 te voeren, omdat ‘ie zó overtuigd is van z’n eigen gelijk dat er volgens hem maar één waarheid is, en dat is zíjn waarheid.

Janneke: ‘Ik ben behoorlijk fel op de bioindustrie, ik kan er niet bij met mijn hoofd hoe we dit in een beschaafd land als Nederland kunnen toestaan. Verschrikkelijk vind ik het om met mensen te praten die daar dan hun schouders over ophalen of het ‘niet zo boeiend’ vinden. Ik probeer beleefd te blijven, maar van binnen kook ik.’

De normen en waarden van de 1 spelen ook in zijn professionele leven een hele belangrijke rol. De lat ligt altijd hoog, voor zichzelf, maar ook voor anderen.

Janneke: ‘Ik weet dat mijn eisen hoog zijn, maar als ik het door iemand anders laat doen denk ik eigenlijk altijd daarna ‘ik doe het beter, netter en sneller.’

Deze hoge lat zorgt er wel voor dat de 1 zelden tevreden is over zijn eigen prestatie. Er zijn altijd dingen die beter hadden gekund.

Daarnaast is het goed voor de 1 zich te realiseren dat mensen geremd worden in hun ontwikkeling als ze niet de kans krijgen zelf ervaring op te doen.

Uitdaging voor de 1 is zich meer als een optimalist te gaan gedragen.

TIP: realiseer je dat goed echt goed genoeg is. Perfectie is vaak niet haalbaar en levert je zelden iets extra’s op. Je hebt eigenlijk maar twee opties: je leert om te falen of je zult falen om te leren.

(Volgende maand kijken we naar de ‘harten’, de gever (2), de succesvolle werker (3) en de romanticus (4).) <

APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT 33

23-03-12 08:50

projectmanagement

Projectmatig werken

Spannend en afwisselend Het werken in projecten is niet meer weg te denken uit organisaties. Dit komt vooral door de snelle wereld waarin we leven. In projecten zijn mensen flexibel inzetbaar en werken ze in een eigen, lossere, structuur. Voor ieder project formeren we een nieuw team of halen er iemand bij, afhankelijk van de deskundigheid en kwaliteiten die op dat moment nodig zijn. Zo werk je efficiënt naar het gewenste resultaat.

Tekst Els Frigge

Secretaressen en managementassistenten zijn vaak betrokken bij één of meer projecten in de rol van projectassistent. Om dit goed te doen zorg je dat je kennis hebt van de begrippen van projectmatig werken en dat je in een zo’n vroeg mogelijk stadium betrokken bent bij het project.

Van een projectassistent wordt veel flexibiliteit en assertiviteit gevraagd. Projectmanagers maken er nogal eens een gewoonte van om de taken van een projectassistent te onderschatten in hun planning. Zo kan het gebeuren dat al het PR-materiaal voor een evenement op vrijdag bij jou aangeleverd wordt en op maandag bij de drukker moet liggen. Iedereen gaat blij het weekend in omdat de deadline gehaald is… behalve jij. Het drukklaar maken kost je immers nog heel veel tijd. Dit soort fouten in de planning kun je voorkomen door in een zo vroeg mogelijk stadium van het project invloed uit te oefenen op de planning. Een vroegtijdige betrokkenheid verhoogt ook je werkplezier én de kwaliteit van je werk. Hoe meer je inhoudelijk weet van het project hoe leuker het wordt en des te beter je signaleert wanneer iets niet goed gaat; je bent de ogen en oren van de projectmanager.

Het hoe en waarom van projecten Projectmatig werken is zinvol voor unieke opdrachten met een helder begin en eind. Uniek wil zeggen: we hebben het nog nooit

Het idee

Het probleem

Projectopdracht We willen groeien.

Door een evenement te organiseren kunnen we onze klantenkring uitbreiden.

Deze factoren noemen we de beheers­­­as­pecten. Ook plannen we na iedere fase een beslismoment in. Dat zijn belangrijke go/no go-besluiten die door de opdrachtgever genomen worden. In dit artikel licht ik de projectfasering toe aan de hand van een praktijkcasus: het organiseren van een evenement.

1. Initiatieffase De start van een project begint bij een idee of een geconstateerd probleem. Iemand heeft bedacht dat er een evenement moet komen en het management heeft een van hun leden benoemd als opdrachtgever. Deze schrijft een projectopdracht en benoemt een pro-

Voorbeelden van te stellen vragen Zijn er voorbeelden van andere bedrijven dat dit werkte of juist niet werkte?

Waarom juist gekozen voor een evenement?

Hoeveel budget (tijd en geld) heeft de opdrachtgever voor dit project over?

Hoeveel klanten denkt de opdrachtgever hiermee te winnen/behouden?

Waar is dit op gebaseerd?

Wie is de doelgroep?

Over hoeveel klanten gaat het?

Onze klanten lonken naar de concurrent. Door een evenement te organiseren binden we ze weer aan ons.

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012 34

034-035_MSM04_ART_3K01.indd 34

gedaan. We weten dus vooraf niet hoe de weg naar het resultaat eruit zal zien. Die moeten we volledig zelf ontwerpen. Om te zorgen dat we toch op tijd het resultaat leveren en voorkomen dat we verdwalen in de onbekende projectweg, zijn hulpmiddelen bedacht om de projectweg beheersbaar te houden: het faseren van de projectweg en per fase de volgende factoren beschrijven (TGOIK): •• Tijd •• Geld •• Organisatie •• Informatie •• Kwaliteit

APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT

23-03-12 08:51

projectmanagement

Test: ❒ Geschikt ❒ ongeschikt ❒ Houd je van plannen, organiseren, communiceren, samenwerken, problemen oplossen, afwisseling én een kwalitatief goed resultaat? En ben je ook nog flexibel, assertief, energiek en creatief? Dan ben jij heel geschikt om in projecten te werken! ❒ Houd je van structuur, zekerheid, routinewerk en regelmaat? En ben je ook nog een solist, een stresskip, een 9-tot-5-type en een conflictvermijder? Maak je dan snel uit de voeten als je het woord ‘project’ hoort; daar word jij niet gelukkig van.

jectmanager. De projectmanager vormt een projectteam en vergeet hierbij de projectassistent niet!

Het projectteam komt bij elkaar en bespreekt de projectopdracht.

Vaak zijn hier nog veel vragen over te stellen aan de opdrachtgever en is nog onderzoek nodig om het idee of het probleem helder te krijgen. Hieronder voorbeelden van projectopdrachten en vragen die ze oproepen.

Deze eerste fase is heel belangrijk. Maken we hier een foute analyse, dan kan het hele project floppen omdat we al starten met verkeerde aannames of irreële verwachtingen van het resultaat.

De projectassistent kan met name in het onderzoeken van feiten en aannames in deze fase een grote rol spelen als Google-specialist.

Aan het eind van deze fase formuleert het projectteam opnieuw de projectopdracht op basis van onderzochte gegevens.

2. Definitiefase In deze fase formuleert het projectteam, in nauw overleg met de opdrachtgever, concreet wat het resultaat van dit project moet zijn.

Voorbeelden hiervan zijn: •• Het evenement zorgt ervoor dat 50 procent van onze klanten op de hoogte is van onze nieuwste producten (of levert 100 nieuwe klanten op).

•• Het evenement zorgt voor gratis PR in de landelijke dagbladen.

•• Het programma van het evenement is afwisselend en vernieuwend: ontspannende en inspannende activiteiten.

•• Deelnemers scoren minimaal een 8 bij de evaluatie.

Deze resultaten zijn de kwaliteitseisen van het project. Gedurende het hele project toetsen we alles wat we doen aan deze kwaliteitseisen.

3. Ontwerpfase Dit is de meest creatieve fase van het project. Hier brainstormt het projectteam over de diverse mogelijkheden om het resultaat te behalen. Gaan we voor het organiseren van een beurs of een conferentie? Of kiezen we voor een bijzonder uitje? Mogelijkheden genoeg. Uiteindelijk kiest het projectteam voor een vorm en programma waarvan de leden denken dat die het meest garant staan voor het behalen van de resultaten. In deze fase maakt het projectteam ook de projectplanning waarin staat wat er allemaal gedaan moet worden om het evenement te realiseren, wie wat gaat doen, hoeveel tijd elke actie kost, wanneer het klaar moet zijn en kosten per actie. Hier moet je als project­assistent zéker bij zijn om te zorgen dat jouw taken ook opgenomen worden in de planning.

4. Voorbereidingsfase In deze fase gaat het projectteam aan de slag met de voorbereidingen van het evenement: locatie zoeken, offertes aanvragen, spre-

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012

034-035_MSM04_ART_3K01.indd 35

kers uitnodigen, workshops regelen, PR-materiaal maken, mensen uitnodigen, draaiboek maken en ga zo maar door. De projectassistent bewaakt de tijdsplanning, zorgt voor een actueel projectarchief en de informatiestromen en werkt hard mee aan de voorbereidende activiteiten.

5. Uitvoeringsfase De spannende dag van het evenement is aangebroken. Reken erop dat er altijd iets gebeurt wat niet gepland was. Dat geeft niets als je goed tegen stress kan en kunt improviseren: een deelnemer wordt onwel, een spreker zit vast in de file, deelnemers klagen over de temperatuur in de ruimte of over het eten etc. Vergeet vooral niet te genieten van het resultaat van al jullie inspanningen en let ook op reacties van de deelnemers die je ziet en hoort. Die zijn belangrijk voor de evaluatie.

6. Nazorgfase Deze fase wordt onterecht nogal eens vergeten. Het evenement is toch klaar? Jazeker, maar het project nog niet. In deze fase evalueren we het hele project.

•• •• •• •• •• •• •• ••

Wat ging goed en wat niet?

Wat leren we daarvan?

Is het resultaat bereikt?

Klopte de projectplanning en hebben we ons daaraan gehouden?

Hoe heeft het projectteam samengewerkt?

Wat zouden we de volgende keer anders doen?

Zijn we binnen het budget gebleven?

Zijn er nog losse eindjes?

Je sluit het project af met een volledig projectarchief. Het is handig om op basis van de evaluatie een ideaal draaiboek te maken van de gehele voorbereiding voor een volgende keer. Trek deze taak gerust naar je toe als je dit leuk vindt. Je leert er zelf veel van en het maakt je tot een gewaardeerde ervaringsdeskundige!

Aanraders Leren: training Projectmanagement voor secretaressen en projectassistenten: opleidingen.managementsupport.nl.

Lezen: Werken in projecten - Secretaresse Assistent Wijzer > Organiseren Auteur: Alice Kuipers-Bos Uitgever: Kluwer. Zie voor bestellen: www.managementsupport.nl/shop.

Links: Draaiboeken en evenement organisatie: www.draaiboek.net.

Voorbeeld projectplan: www.tuxx.nl/projectplan/voorbeeld. <

APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT 35

23-03-12 08:51

informatiemanagement

E-mail is er niet voor de lol

Het nut van een e-mailprotocol Chipfabrikant Intel becijferde vorig jaar dat de gemiddelde werknemer wekelijks 350 mailtjes ontvangt. Aan het lezen van en het reageren op elke mail wordt 210 seconden besteed. De 100.000 werknemers van Intel waren zodoende 20 uur per week zoet met email. Als het nuttige en arbeidsrelevante mail betreft is er niet zo veel aan de hand. 30 procent van de berichten bleek echter inhoudsloos te zijn. Het betreft berichten in de trant van ‘doen we’ en ‘bedankt voor je bericht’.

Digitaal kwetsbaar: e-mail versturen is eenvoudig en snel. Soms verstuur je een bericht in een opwelling. Dit kan vervelende gevolgen hebben. Immers, wat de een doet glimlachen kan bij de ander in het verkeerde keelgat schieten. Soms zelfs kan dit leiden tot ontslag.

Screening door de werkgever, bijvoorbeeld van berichten op ongewenste inhoud, of het eindeloos chatten en urenlang e-mailen naar privérelaties, is geen uitzondering meer.

Tekst Marianne Smits

Dit stond te lezen in Carp van 19-2-08. En de e-mailstromen lijken nog lang niet op te drogen, sterker nog: ze nemen alleen maar toe.

E-mail beïnvloedt de productiviteit, dat ervaar je zelf iedere dag.

Snelheid, laagdrempeligheid en neutraliteit van e-mail heeft echter ook minder positieve kanten.

Er wordt onmiddellijk reactie verwacht Bij het versturen en ontvangen van e-mailberichten hoeven de betrokken personen niet tegelijkertijd online te zijn. Dit is een voordeel boven bijvoorbeeld het gebruik van de telefoon. In de praktijk echter blijkt dit anders te werken. Veel e-mailgebruikers verwachten onmiddellijk een reactie op hun verzonden bericht. Komt dit niet, dan pakken ze soms zelfs de telefoon.

Mail is laagdrempelig Beschikbaar: telefonisch ‘in gesprek zijn’, een deur met daarop een briefje ‘even niet storen’, of een bezoek naar een externe relatie zorgde er vroeger voor dat je even niet bereikbaar was.

Maar je e-mailbox ontvangt berichten 24/7. Dus ook als je niet aan het werk bent. Je beschikbaarheid bepaalt dus niet langer de werkstroom.

CC: het omgaan met CC’s verdient een aparte vermelding.

E-mail heeft ertoe bijgedragen dat we zonder extra moeite (alleen het e-mailadres in de CC vermelden is voldoende) eenzelfde bericht ter kennisgeving kunnen versturen. Dit tot grote ergernis van het management dat vaak ‘stapels’ van dit soort e-mails ontvangt.

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012 36

036-037_MSM04_ART_2K05.indd 36

Rechten & verplichtingen: een opdracht, verstrekt via e-mail, wordt net zo behandeld als een opdracht die per brief aan een organisatie is verzonden. Dit betekent dat uit dergelijke mails rechten en verplichtingen voortvloeien voor betrokken organisaties. Ontstaat er een conflict en wordt dit een rechtszaak, dan bepaalt de rechter of het geprinte e-mailbericht wettig en overtuigend bewijsmateriaal is.

Geen non-verbale feedback Ontbreken van directe weerstand: wanneer je naar een collega toeloopt met de intentie een klus te delegeren, besef je nadrukkelijk dat je tijd van een ander in beslag neemt. Een taak toewijzen per e-mail of een e-mail vullen met meerdere verzoeken tegelijk, is echter zó eenvoudig dat de schroom een ander te belasten, daarmee kan verdwijnen. Je wordt immers niet met directe weerstand geconfronteerd.

Irritatie oproepen: het (onbedoeld) verkeerd gebruik van kleuren, hoofdletters en formulering in e-mailberichten heeft invloed op de communicatie met collega’s en relaties.

Als duidelijk is wat er van de gebruikers van e-mail wordt verwacht, is het helder wat gewenst en ongewenst gebruikersgedrag is. Bovendien draagt het hebben van vuistregels of een protocol bij aan het voorkomen van de hiervoor genoemde onduidelijkheden. En ook niet onbelangrijk: met regels over het slimme gebruik van e-mail kan productiviteitsverhoging worden bereikt.

Vuistregels voor een protocol Het College Bescherming Persoonsgegevens heeft vuistregels opgesteld aan de hand waarvan een organisatie haar eigen beleid om-

APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT

23-03-12 08:52

informatiemanagement

Voorkomen is beter: vuistregels

In Nieuw-Zeeland is een vrouw ontslagen omdat haar e-mail te ‘schreeuwerig’ was door gebruik van hoofdletters, in kleur gemarkeerde teksten en het gebruik van vette letters. (Bron: Elsevier.nl) In de rechtszaak die de vrouw aanspande om haar ontslag aan te vechten, oordeelde de rechter dat het bedrijf haar niet had mogen ontslaan. Dit omdat de onderneming geen stijlboek hanteert waarin het schrijven in kapitalen verboden wordt.

trent controle op e-mail en internetgebruik kan toetsen. Dit is vastgelegd in het rapport Goed Werken in Netwerken. (www.cbpweb.nl/downloads_av/av21.pdf.)

Algemene vuistregels 1. Behandel zaken online op dezelfde manier als offline.

2. Stel heldere regels op met de instemming van de ondernemingsraad.

3. Publiceer de regels op een voor de werknemer toegankelijk wijze.

4. Stel vast in hoeverre privégebruik van de faciliteiten is toegestaan.

5. Maak verboden gebruik zoveel mogelijk softwarematig onmogelijk.

6. Anonimiseer rapportages en gebruiksstatistieken.

7. Houd rekening met de back-ups van het systeem.

8. Garandeer de integriteit van de systeembeheerder.

9. Bespreek geconstateerd gedrag zo spoedig mogelijk met betrokkene.

10. Bied inzage in de gegevens.

11. Evalueer de regels periodiek.

Vuistregels voor e-mail en internet 1. Probeer zakelijke mail en privémail te scheiden en ontzie privémail zoveel mogelijk.

2. Beperk de controle tot het geformuleerde doel. Gebruik de juiste controlemechanismen.

3. Voer de controles op naleving zo beperkt mogelijk uit (maatwerk).

4. Beperk de logging tot de verkeersgegevens. Bewaar de logging gegevens niet langer dan noodzakelijk is.

5. Ontzie geprivilegieerde informatie van ondernemingsraadleden en bedrijfsartsen in elektronische berichten.

Zie voor de raamregeling voor het gebruik van e-mail en internet: www.cbpweb.nl/downloads_av_sv/av21_raamregeling.pdf.

Gebruiksgedrag Het effectieve (productiviteitsverhogende) gebruik van e-mail wordt in deze raamregeling echter niet expliciet behandeld.

Protocol gebruik social media De studenten die de komende periode de arbeidsmarkt gaan betreden, ook wel de generatie Y genoemd, zijn 24 uur per dag online.

Dit is voor hen een vanzelfsprekendheid. Daarbij maken zij niet alleen gebruik van e-mail maar van alle sociale media die via internet voorhanden is.

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012

036-037_MSM04_ART_2K05.indd 37

Denk aan LinkedIn, Twitter, Hyves, Facebook, Youtu be, Foursquare. En ze pingen, sms’en en What’sApp’en erop los!

Niet alleen voor de nieuwe generatie werknemers, maar ook voor jou als secretaresse biedt het gebruik van sociale media belangrijke voordelen: •• Externe vraagbaak: als je collega’s geen antwoord weten op jouw vraag, raadpleeg je je socialemedianetwerk door je vraag te stellen bij de groepen van LinkedIn of een tweet te verzenden.

Indien je de juiste organisaties en personen volgt of de vraag bij de relevante groepen stelt, ontvang je binnen enkele minuten antwoord!

•• Actueel geïnformeerd zijn: wil je meer weten over een actueel onderwerp gebruik dan op Twitter de hashtag (#) en het onderwerp en je vindt alle recente berichten over je onderwerp. Handig als je bijvoorbeeld een congres niet kunt bijwonen, maar toch wilt weten wat de topics zijn.

•• Relatiebeheer in optima forma: je volgt op Twitter de zakelijke relaties van je organisatie of je raadpleegt hun profiel op LinkedIn. Zo ben je actueel geïnformeerd over hun interesses en kun je direct reageren bij vragen. Dit versterkt de band en vergroot je dienstverlening.

Alleen deze voorbeelden al illustreren waarom het verbieden van het gebruik van sociale media geen optie is. Net als bij e-mail is het echter verstandig je collega’s te attenderen op het zorgvuldig gebruik ervan. Een heel kort socialmediaprotocol ziet er als volgt uit: Vertrouwen schenken is zorgvuldigheid tanken Bedenk echter dat het vrijwel onmogelijk is om alles wat maar mis kan gaan te voorkomen door het opstellen van protocollen en richtlijnen of vuistregels. Bovendien staat het gebruik van sociale media voor vrijheid en transparantie. En daar horen geen regels bij.

Uitgangspunt is dat je de reputatie van de organisatie waarvoor je werkt niet te grabbel gooit. Werkgevers die hun vertrouwen uitspreken in hun werknemers en hen voor ‘vol’ aanzien oogsten om die reden vaak zorgvuldigheid. Trek de parallel maar eens naar organisaties die Het Nieuwe Werken toepassen. Het Nieuwe Werken vraagt immers ook om zelfstandigheid en eigen verantwoordelijkheid. Om die reden zijn wellicht de beste én kortste protocollen, zoals Coca Cola en Google ze hanteren, nog het beste: Have fun, be smart! en Don’t be stupid!

Handige inspiratiebronnen Social media en uw privacy: www.trosradar.nl/artikel_detail/bericht/ uitgebreide-resultaten-enquete.

Een social media protocol in stripboekvorm: http://smg.adidasgroup.com/index.php. www.carrieretijger.nl/functioneren/communiceren/schriftelijk/ modellen/e-mail. www.cbpweb.nl/Pages/av_21_Goed_werken_in_netwerken.aspx. <

BONUS: De afspraken over het gebruiksgedrag vind je op www.managementsupport.nl onder bonuscode 0412.4.

APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT 37

23-03-12 08:52

notuleren

Samenvatten?

Maak een mindmap Je hebt volgende week een vergadering die je gaat notuleren. Ter voorbereiding moet je een paar stukken lezen. Dat doe je. Als je klaar bent, leg je ze tevreden weg. Een beetje bezorgd ben je wel: hoe zorg je ervoor dat je de informatie onthoudt tot volgende week? Maak een mindmap.

Dat is een handige manier om informatie goed op te slaan, makkelijk te onthouden en als basis te gebruiken voor je notulen.

Tekst Judith Winterkamp

Natuurlijk kun je van een tekst die je hebt gelezen een samenvatting maken. Dat is een goede methode om informatie te onthouden. Een andere manier van samenvatten is mindmappen. Een mindmap is letterlijk een kaart van de hersenen. Als je in de hersenen zou kijken, dan zie je daar niet een heleboel woorden in nette regels achter elkaar staan. Wel zie je allerlei gedachten, vaak in de vorm van beelden, door elkaar heen schieten. Ze staan in allerlei verbanden met elkaar en vaak komt uit de ene gedachte de andere voort. Een mindmap is een samenvatting die dat grillige gedachtepatroon in beeld brengt. Op een mindmap staan de woorden namelijk niet netjes achter elkaar, maar kriskras over de pagina verspreid. Door middel van pijlen en vertakkingen zijn de verbanden zichtbaar. En blijkt er nog iets te ontbreken, dan voeg je dat gemakkelijk toe.

Uiteindelijk kan de mindmap er dan zo uitzien:

Problemen

Oorzaken

slecht geven onvrienbereik- slechte delijk informatie baar

te weinig te weinig te weinig personeel opleiding begeleiding

Voordelen van een mindmap •• Doordat de mindmap aansluit bij je eigen gedachtepatroon, kun je de informatie makkelijker onthouden.

•• Mindmappen dwingt je om de kern en de structuur van de tekst te doorgronden. Hierdoor krijg je meer grip op de tekst en kun je de inhoud makkelijker in je geheugen opslaan.

•• Bij het mindmappen gebruik je je eigen woorden, beelden en logica. Dit is een belangrijke voorwaarde om een tekst eigen te maken.

•• Mindmappen is creatief en daarom vind je het waarschijnlijk leuk om te doen.

•• Een mindmap is flexibel. Ontdek je later nog iets belangrijks in de tekst, dan kun je dit heel eenvoudig toevoegen. Ook kun je meerdere teksten in één mindmap plaatsen.

•• Mindmappen gaat meestal sneller dan een samenvatting maken.

Je hebt immers veel minder woorden nodig.

•• In een mindmap staat de hele tekst samengevat op één handzaam en overzichtelijk A4’tje. Dit maakt het makkelijker om later nog eens iets op te zoeken.

•• Je kunt je mindmap gebruiken als notuleerblad. Tijdens de vergadering kun je makkelijk informatie aan je mindmap toevoegen.

Klantenservice Ontevreden klanten

Advices

Voorwaarden meer budget

beter personeelsbeleid

meer personeel aantrekken

goede opleiding vooraf

meer begeleiders aanstellen

Voorbeeld van een mindmap

Hoe een mindmap er precies uitziet, is persoonlijk. Ieder mens gebruikt andere woorden, legt andere verbanden en andere accenten.

Ook gebruiken sommige mensen veel meer tekeningetjes en symbolen dan anderen. Een mindmap is dan ook vaak alleen maar begrijpelijk voor jezelf en dat is ook precies de bedoeling. Een mindmap werkt namelijk alleen goed als deze je eigen hersenen weerspiegelt.

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012 38

038-039_MSM04_ART_2K04.indd 38

Hoe maak je een mindmap van een tekst?

Je kunt pas een mindmap maken als je de hele tekst gelezen hebt en de grote lijnen doorziet. Lees de tekst dus eerst helemaal door en neem dan de volgende stappen: 1. Bepaal het kernthema en zet dat in één woord in het midden van de pagina.

2. Zet daaromheen de verschillende subthema’s. Verbind het hoofdthema met de subthema’s door lijnen.

3. Zet rond de subthema’s de belangrijkste kernwoorden die erbij horen. Gebruik pijlen, accolades, opsommingstekens en dergelijke om de verbanden weer te geven.

4. Gebruik symbolen en kleuren om accenten te leggen.

5. Gebruik waar mogelijk tekeningetjes om een thema nog krachtiger samen te vatten.

APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT

23-03-12 08:54

notuleren

Ondanks al deze voordelen hebben sommige mensen toch twijfels bij de mindmap. Want hoe kun je nou met zo weinig woorden de hele tekst samenvatten? Toch zul je merken dat een paar woorden vaak genoeg zijn om de hele tekst in je geheugen te ontsluiten. Daarbij is het wel belangrijk dat je de woorden kiest die de tekst voor jezelf goed samenvatten. Soms moet je daar een tijdje over nadenken, maar juist dit denken zorgt ervoor dat je de informatie beter onthoudt.

Daarnaast is het natuurlijk zo dat je in één mindmap niet een heel studieboek kwijt kunt. Zeker niet als je dit boek gedetailleerd moet kennen. In dat geval kun je beter meerdere mindmaps maken of de mindmap combineren met bijvoorbeeld een samenvatting. Tot slot is mindmapping iets wat je moet liggen. De een loopt ermee weg, maar de ander vindt het niets. Maar het gemak dat het je kan opleveren, maakt het zeker de moeite waard om mindmappen uit te proberen.

TIP: Tony Buzan is de grondlegger van mindmappen.

Op www.symbio6.nl/mindmappen.php vertelt hij waar je mindmapping nog meer voor kunt gebruiken.

Bronnen: Mindmappen door Tony & Barry Buzan en de syllabus Snel en effectief lezen door Marlies Wopereis. <

Advertentie

nice to meet!

Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum in Zeist is centraal gelegen op een bosrijk eigen landgoed van 45 hectare. Tussen al dit groen bieden wij, in een sfeervolle accommodatie met 30 vergaderzalen en 140 hotelkamers, een compleet product met diverse faciliteiten en een helder prijsbeleid.

We zijn uitstekend geschikt voor één- en meerdaagse bijeenkomsten: zowel voor trainingen en congressen als voor onze weekendhotelgasten.

Woudenbergseweg 54 T 0343 - 492 492 3707 HX Zeist F 0343 - 492 444

E info@woudschoten.nl I www.woudschoten.nl

WS_adv_185x130_MSM.indd 1

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012

038-039_MSM04_ART_2K04.indd 39

10-10-11 11:37

APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT 39

23-03-12 08:55

spelling- en taaltips

Lees ze!

Je herkent het vast en zeker. Je leest iets en je vraagt je af: is dit juist? Dit overkomt veel secretaressen die natuurlijk een hoop teksten onder ogen krijgen. In deze Spelling- en Taaltips staan taalvragen uit de dagelijkse praktijk centraal.

Tekst Judith Winterkamp - Communicatief tekst & training - www.communicatief.info

Een tijd geleden heb ik de training Kei in taal gevolgd.

Daar leerde ik dat je functieaanduidingen met een kleine letter moet schrijven. Maar ik zie regelmatig de afkorting PA voor personal assistant. Kloppen deze hoofdletters dan wel?

In de naslagwerken zoals Van Dale en het Groene Boekje heb ik deze afkorting niet kunnen vinden. Wel staat hij in het Witte Boekje van 2012.

En inderdaad, PA wordt daarin met twee hoofdletters geschreven.

Voor de twee hoofdletters van PA is ongetwijfeld gekozen vanwege de herkenbaarheid. De zin Onze pa heeft dat goed geregeld zou anders tot verwarring kunnen leiden. En de schrijfwijze Pa is in onze taal heel ongebruikelijk.

Dat er in PA geen puntjes staan, is niet zo vreemd. Als je PA leest, dan lees je namelijk meestal de letters en niet het hele woord.

In een afkorting zetten we over het algemeen alleen punten als we de afkorting als woord lezen. Zo niet, dan laten we die puntjes achterwege. Een paar voorbeelden hiervan zijn: b.a., t.a.v. en bijv.

De makers van het Witte Boekje gaan er dus van uit dat we de letters PA lezen en niet het hele woord personal assistant.

(in 1940) en in de 50 jaren die volgden werd haar dochter Alicia, toen haar kleinzoon Eddie, later kleindochter Sydne en uiteindelijk ook nog haar kleinkind Mila geboren op precies dezelfde datum als haar. (volkskrant.nl van 17 februari 2012) Precies, (…) als haar is niet juist. Dit moet zijn (…) als zij. Je kunt dit controleren door de zin na als langer te maken, dus (…) als zij is.

Als haar is, is immers niet juist. Dit komt doordat als een voegwoord is en geen voorzetsel. Na een voorzetsel volgt wel haar: ik geef dat boek aan haar. Misschien denk je nu dat een redacteur van de volkskrant.nl zo’n grammaticale fout niet mag maken. Die gedachte is begrijpelijk. Waarom gebeurt dat dan toch? Misschien was er tijdsdruk. Maar het is ook mogelijk dat de auteur de weg kwijt was in z’n eigen zin. Voorkom liever zulke lange zinnen. Hierdoor verklein je de kans op een (grammaticale) fout. <

TAALTIP •• Gebruik in zakelijke teksten alleen afkortingen als die duidelijker zijn dan de voluit geschreven woorden.

•• Als je een afkorting leest als een woord, dan wordt die meestal geschreven met puntjes.

Overigens raad ik je aan zo min mogelijk afkortingen in zakelijke teksten als brieven, mails, notulen en nieuwsberichten te gebruiken.

Een afkorting is voor de lezer te vergelijken met een moeilijk woord.

Hij moet de afkorting in z’n hoofd als het ware vertalen.

Je maakt het je lezer dus gemakkelijker door hem geen onnodige afkortingen voor te schotelen.

TAALTEST

De ene keer krijg ik een berichtje met daarin werkse en de andere keer lees ik ergens werkze. Wat is juist, de s of de z?

De juiste schrijfwijze van deze uitdrukking is werk ze. Dus in twee woorden en met een z. Werk is de gebiedende wijs van het werkwoord werken en ze verwijst naar het persoonlijk voornaamwoord ze. Er zijn naslagwerken die beweren dat ze ooit een lijdend voorwerp is geweest. Maar volgens www.onzetaal.nl is dit onwaarschijnlijk. Andere voorbeelden zijn:

1. a. ICT b. ict 2. a. adhd b. ADHD 3. a. ISDN b. isdn 4. a. btw b. BTW 5. a. BV b. bv

•• •• •• •• ••

eet ze vergader ze slaap ze wandel ze speel ze

Weet jij wat de juiste afkorting is?

6. a. BMX b. bmx 7. a. PS b. P.s.

8. a. ICE b. I.C.E. 9. a. bn’er b. BN’er

BONUS: De antwoorden vind je op www.managementsupport.nl onder bonuscode 0412.2.

Wat is er mis met: De Marshall familie uit Amerika heeft vijf familieleden met dezelfde verjaardag: Anita Marshall werd geboren op 29 maart

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012 40

040-040_MSM04_RUB01.indd 40

APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT

23-03-12 08:56

softwaretips

Slim gebruikmaken van Outlook Dit artikel is ontstaan vanuit vragen die via de LinkedIn-group van Management Support werden gesteld. Vooral agenda’s en postvakken delen in Outlook zijn hot items. Daarom in dit artikel alles over Outlook in een exchange omgeving. Met andere woorden: samenwerken in een netwerk.

Tekst Roel Peeters

Als je verbonden bent met Microsoft Exchange zie je dat rechtsonder in je Outlookvenster. Daar staat dan ‘verbonden met Microsoft Exchange’ en bij ‘postvak’ staat je naam. Belangrijk is wel dat iedereen in dezelfde Outlookversie werkt.

Als je een bericht wilt verzenden alsof het door de manager is verzonden (‘verzenden als’ of ‘send as’) dan kan dit enkel geregeld worden na specifieke instellingen door systeembeheer. Dit wordt trouwens zelden toegepast. Een voorbeeld hiervan is een postbus die door verschillende personen van gelijke functie en taken beheerd word. ‘Verzenden namens’ (‘send on behalf’) komt vaak voor en wordt verderop besproken. Beide instellingen samen kan niet voor één account. Voor alle duidelijkheid: de instellingen die ik hier bespreek staan in chronologische volgorde. Verder hanteer ik in dit artikel de benamingen ‘assistent’ en ‘manager’.

je agenda kun je kiezen voor ‘machtigingen’. Dit kun je per gemachtigde specificeren. Als je niets instelt geldt de standaard.

Fase 2 De manager stelt specifieke machtigingen in Wil de assistent namens de manager vergaderverzoeken maken en beantwoorden, dan moet je een trapje hoger in Outlook. Tot en met Outlook 2007 doe je dit in menu extra >> opties >> gemachtigden >> toevoegen >> naam van gemachtigde ingeven. In Outlook 2010 via bestand >> info >> accountinstellingen >> gemachtigdentoegang >> toevoegen >> naam van gemachtigde ingeven.

Vul in het volgende kleurrijke venster het toegangsniveau voor de verschillende onderdelen in.

Fase 1 Alleen een agenda delen, ook zonder exhange-omgeving

Klik met je rechtermuis op de agenda die in de linkerkolom staat. Dit is de meest eenvoudige manier van samenwerken. Of je nu een Microsoft Exchange-, POP3-, IMAP- of Windows Livee-mailaccount gebruikt, je kunt agendagegevens delen met iedereen die toegang tot e-mail of internet heeft. Deze werkwijze staat toe dat een ander kan kijken, bewerken en/of schrijven in je agenda. In de rechtermuis op

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012

041-043_MSM04_RUB02.indd 41

Voor ‘agenda’ is dat minimaal redacteur (kan items lezen, maken en wijzigen). Gevolg is dat een afspraak die door de assistent wordt bevestigd meteen in de agenda van de manager komt te staan.

Standaard is het postvak niet gedeeld.

Als je de machtigingen hebt ingesteld, kun je aanvinken dat de gemachtigde hier een e-mailbericht over krijgt.

Opmerking: het vinkje ‘gemachtigde krijgt kopie van aan mij verzonden vergaderverzoeken’ staat standaard aan en is noodzakelijk. Echter, als de assistent ook toegang krijgt tot het postvak kun je deze uitzetten. Je begrijpt dat je dit ook moet uitzetten als je een agenda deelt met een rechtstreekse collega. Anders krijg je het straks druk met allemaal vergaderverzoeken die niet voor jou bestemd zijn. Dit wordt nogal eens vergeten!

Een assistent die op bovenstaande manier wordt gemachtigd, krijgt automatisch Verzenden namens-machtigingen. Dit wil zeggen:

APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT 41

23-03-12 08:59

softwaretips

•• Een vergaderverzoek opstellen namens de manager.

•• Antwoorden op vergaderverzoeken ontvangen die naar de manager zijn verstuurd.

•• Een vergaderverzoek beantwoorden dat naar de manager is verstuurd.

•• Een e-mailbericht opstellen en verzenden namens de manager door zijn naam in het vak ‘Van’ te zetten bij het opstellen van een nieuw bericht. De ontvanger ziet dan in het bericht: Verzonden door: <de naam van de gemachtigde assistent> namens <de manager>. Is het veld ‘Van’ er niet dan kun je het aanzetten door in de menubalk van het nieuwe bericht te klikken op Beeld >> Veld Van. Dat veld blijft vervolgens altijd beschikbaar.

De assistent voegt de gedeelde agenda toe In het makkelijkste geval krijg je een e-mailbericht waarin je op de gedeelde agenda kunt klikken.

Die wordt vervolgens toegevoegd. Heb je geen bericht of is deze zoekgeraakt, klik dan links in het navigatievenster op ‘ga naar’ en ‘gedeelde agenda openen’ (in 2010 rechtermuis op ‘gedeelde agenda’s’). Afhankelijk van verleend machtigings­niveau kun je hierin werken.

Postvak van de manager toevoegen

Ga via Extra >> E-mailaccounts >> E-mail: Bestaande e-mailaccounts weergeven of wijzigen >> volgende (in 2010 Bestand >>info >> accountinstellingen) >> Klik op je eigen exchange-account en vervolgens op ‘wijzigen’ >> Klik in het volgende venster op ‘Meer instellingen’ >> Tab ‘Geavanceerd’ >>Klik op ‘Toevoegen’ onder ‘Postvakken’ >> Vul de naam van de manager in. De volledige naam van de machtigingsverlener verschijnt onder Postvakken >> Klik OK >> Volgende >> Voltooien. In het navigatiedeelvenster is nu het Postvak van de machtigingsverlener zichtbaar.

Opmerking: extra postvakken zijn per computer ingesteld. Als je die extra postvakken op een andere computer wilt zien, moet je ze opnieuw instellen.

Fase 3 Het postvak van de manager wordt ook gedeeld Als de assistent ook berichten mag opstellen namens de manager, gaan we nog een stapje verder in Outlook. In dat geval moet de manager in het keuzemenu (zie bij ‘machtigingen instellen’) ook het postvak delen in het venster ‘toegangsniveau’. Het vinkje ‘gemachtigde krijgt kopie van aan mij verzonden vergaderverzoeken’ kan in dit geval uit. De assistent kan vergaderverzoeken vanuit het postvak van de manager beantwoorden. Dit is natuurlijk een vrije keuze.

Dubbelop mag ook maar is onoverzichtelijk. Een andere manier om de machtigingen voor het postvak te bekijken is door een rechtermuisklik op je postvak en te klikken op machtigingen.

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012 42

041-043_MSM04_RUB02.indd 42

Fase 4: fine tunen Ik zie geen submappen?

Gemachtigde assistenten hebben geen toegang tot items in submappen. Als je dit wilt, moet je voor elke submap een Sharemachtiging toevoegen (rechtermuis op de submap). Heb je de machtiging gekregen om zelf nieuwe submappen te maken, dan zie je deze vanzelfsprekend meteen als je ze aanmaakt. Nieuwe submappen nemen de toegangsmachtigingen van de bovenliggende map over.

Je kunt bij het delen van mappen geen niveaus overslaan. Je kunt bijvoorbeeld geen submap in de map ‘sales’ delen zonder eerst de map ‘sales’ te delen.

Wie krijgt de herinneringen?

De gemachtigde assistent ontvangt geen herinneringen voor de afspraken van anderen. Zelfs niet als deze werkt vanuit een gedeeld postvak van de manager. Alleen de eigenaar van een agenda ontvangt deze.

Omgaan met verzonden items Een kopie van het verzonden bericht komt in de map Verzonden items van de gemachtigde assistent, en dus niet in de map Verzonden items van de manager. Om de map ‘verzonden items’ van je manager te kunnen zien, moet die eerst gedeeld zijn (rechtermuis op ‘verzonden items’ en sharemachtiging toevoegen). Er zijn meerdere mogelijkheden om met verzonden items om te gaan: •• De naam van de manager in het veld CC (Kopie naar) opnemen zodat hij op de hoogte is.

•• Als je machtigingen hebt op de mailbox van je manager kun je

APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT

23-03-12 08:59

softwaretips

het verzonden bericht kopiëren (verplaatsen zou ik niet doen) naar de map Verzonden items van de manager.

Dit kan handmatig op twee manieren:

- De assistent verplaatst of kopieert het bericht uit de eigen ‘verzonden items’ naar de map ‘verzonden items’ van de manager.

- Net voor het verzenden van het bericht vink je bij opties aan dat er een kopie geplaatst moet worden in de map ‘verzonden items’ van de manager.

Dit kan ook automatisch via een Outlookregel die je op deze manier opbouwt:

- Zorg er eerst voor dat je de handtekening van de manager gebruikt (die moet je één keer maken in je handtekeningenlijst).

- Vervolgens maak je een regel via extra >> regels en waarschuwingen >> nieuwe regel >> berichten controleren na het verzenden >> volgende.

- Vink aan ‘met specifieke tekst in de hoofdtekst >> klik op het onderstreepte ‘met specifieke tekst’ >> vul een stukje tekst in dat enkel in de handtekening van de manager voorkomt (bijvoorbeeld de functiebeschrijving) >> klik op ‘toevoegen’ >> klik op ‘ok’.

- Selecteer ‘verplaats een kopie van het bericht naar naam map’ >> klik op het blauw en onderstreepte ‘naam map’ >> selecteer de ‘verzonden items’ in de postbus van de manager >> klik op ‘volgende’.

- Verzin een logische naam voor de regel >> kies ‘schakel deze regel in’>> selecteer ‘voltooien’.

Opmerkingen Wie in een duobaan werkt, zal niet helemaal tevreden zijn als je elkaar enkel machtigt voor agenda’s en postvakken. In dit soort gevallen is het beter een apart postvak mét bijbehorend e-mailadres te maken bijvoorbeeld postvak ‘secretariaat’ met bijbehorend e-mailadres secretariaat@bedrijf.nl - en dat vervolgens door systeembeheer aan een tweede Outlookprofiel te koppelen. Vervolgens krijg je bij het opstarten van Outlook de keuze om met je eigen profiel of het andere te werken. Bedenk hierbij dat je niet meerdere profielen tegelijkertijd kunt openen. Wil je snel tussen beide kunnen schakelen dan moet je jezelf machtigen voor het postvak van het tweede profiel. In dit geval kun je bepalen of je wilt ‘verzenden namens’ of ‘verzenden als’.

Wat ook het machtigingsniveau is waarop gedeeld wordt: je kunt afspraken, berichten, taken en contactpersonen altijd als privé aanduiden waardoor niemand de inhoud kan zien. Maar werk je niet met gedeelde contactpersonen en taken, deel ze dan gewoon niet, dat is nog altijd veiliger dan wel delen en aanduiden als privé.

Wil je ook met gedeelde taken werken? Dat gaat hetzelfde als gedeelde agenda’s.

BONUS: Op www.managementsupport.nl staat onder bonuscode 0412.3 een lijst met handige tips bij vergaderverzoeken.

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012

041-043_MSM04_RUB02.indd 43

digitale veiligheid

De dark side van social media Communiceren via social media mag dan hot zijn, maar het biedt naast kansen ook valkuilen en gevaren. Het naïef of onzorgvuldig gebruik van sociale netwerken en social media is wereldwijd gevaar nummer één op het gebied van cyberaanvallen en -criminaliteit.

Tekst Wilfred van Roij

Bedrijven stellen steeds vaker gedragsregels op over gebruik van email en internet op het werk, maar een paragraaf over social media ontbreekt in de meeste gevallen. En juist dát is hard nodig.

Was het enkele jaren geleden nog voldoende om medewerkers in een bedrijf te informeren over het feit dat het internetverkeer gemonitord werd, en dat het bezoeken van bepaalde websites verboden was, tegenwoordig beschikken de meeste medewerkers over eigen mobiele apparaten met internettoegang waar uiteraard geen controle op is. In 2012 zullen we een toename zien naar meer dan duizend cyberaanvallen op smartphones en tablets. Werknemers die onder werktijd sites als Facebook en Twitter bezoeken, stellen de bedrijfsnetwerken mogelijk bloot aan virussen en andere gevaarlijke software. Cybercriminelen kunnen zo bedrijfs- en persoonsgegevens stelen. Verkeerde teksten of discussies op internet kunnen leiden tot imago- en reputatieschade voor je bedrijf.

Voor cybercriminelen wordt een socialmedia-identiteit van lieverlee interessanter dan de creditcard. Facebook heeft namelijk meer dan 800 miljoen actieve gebruikers en meer dan de helft van hen logt dagelijks in. Deze Facebookers hebben gemiddeld 130 vrienden.

Vertrouwen is de basis van alle sociale netwerken. Voor een crimineel is het nu heel lucratief om deze vrienden (vanuit jouw identiteit) gericht te gaan benaderen, bijvoorbeeld met de vraag om ergens in te loggen (bij de bank).

Vraag je dus af of er een protocol bestaat en of jij en je collega’s ermee bekend zijn. Een goed internet- en e-mailprotocol - inclusief een paragraaf gewijd aan social media - is maatwerk: speciaal toegesneden op jouw organisatie. Zo is een totaalverbod te simpel en onnodig. Maar géén aandacht besteden aan de gevaren van onze vrijpostigheid op internet is naïef in deze tijd. Ook hier geldt dus de spreekwoordelijke gulden middenweg: een weg tussen verbod en laat maar waaien. En mét praktische aanwijzingen! <

APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT 43

23-03-12 08:59

informatiemanagement

Appladder 1. Calendar Pad | Android (Gratis) De standaard Agenda-app van Google is niet heel overzichtelijk. Calendar Pad doet dit een stuk beter. De app maakt gebruik van afspraken die al op je toestel zijn opgeslagen en die je wellicht met je agenda bij Google synchroniseert.

Er is ook een iets uitgebreidere (betaalde) Pro-versie.

2. iTranslate | iPad (Gratis) Dit vertaalhulpje maakt handig gebruik van de prima vertaaldienst van Google en zet ingevoerde tekst om in bijna iedere mogelijke taal, al heb je wel een internetverbinding nodig. Tegen betaling kun je uitbreiden met spraakherkenning. Ook de advertenties kun je ‘afkopen’.

3. PDF Expert | iPad (€ 7,99) Met GoodReader kun je bestanden in talloze bestandsformaten bekijken, en ook voor pdf is het een prima app. PDF Expert is op enkele punten echter onderscheidend, vooral voor annotatie. Zo kun je formulieren in pdf-bestanden invullen of er snel een stempel (zoals ‘Vertrouwelijk’) op zetten.

4. benzine-Jip | iPhone (Gratis) De benzineprijzen schieten de lucht in, maar door de juiste tankstations op te zoeken kun je nog aardig besparen. De app benzine-Jip laat op een kaart of in een lijst zien waar je goedkoop kunt tanken en hoeveel je op een volle tank bespaart. Vaak hoef je maar een klein stukje om te rijden.

5. Google Goggles | Android (Gratis) Google Goggles laat je zoeken aan de hand van afbeeldingen, die je eventueel direct met de camera maakt. Dat kunnen naast streepjescodes of QR-codes ook bijvoorbeeld visitekaartjes, beroemde monumenten of dvd’s zijn. Niet perfect, maar wel met soms opzienbarende resultaten en zéker de moeite waard.

6. iTalk Recorder | iPhone (Gratis) Een losse spraakrecorder heb je als smartphonegebruiker natuurlijk niet meer nodig, al is de standaard app Dictafoon van Apple wel erg karig. iTalk Recorder (ook in Premium-uitvoering) werkt al een stuk prettiger, en geeft je onder meer de mogelijkheid opnames per e-mail te versturen.

Management Support Magazine Digitaal Management Support Magazine is nu ook digitaal te verkrijgen.

Je ontvangt exact hetzelfde papieren tijdschrift maar dan op je beeldscherm!

De voordelen op een rij: n Nu volledig geschikt voor je iPad en tablet n Direct beschikbaar bij verschijning n Scannen op interessant nieuws n Doorzoekbaar op trefwoord n Automatisch je eigen archief n Interactief bladeren Meer informatie of inschrijven?

7. Digits | iPhone, iPad (€ 1,59) Digits is een rekenmachine die prettiger werkt en uitgebreider is dan de standaard app. Zo kun je dankzij de slimme papierrol bijvoorbeeld een onkostendeclaratie maken, daarbij ieder item voorzien van een toelichting, en dit alles per e-mail doorsturen naar de boekhouder.

8. Restaurantgids Eet.nu Iens is waarschijnlijk de bekendste site om restaurants en recensies voor bijvoorbeeld een zakenlunch te vinden, maar de app laat wat steekjes vallen.

De app Eet.nu, van de gelijknamige website, is een prettig alternatief. <

Of ga naar: www.managementsupport.nl/ digitaalmagazine

Door Gertjan Groen

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012 44

044-044_MSM04_ART_2K01.indd 44

APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT

23-03-12 09:02

PRODUCTNIEUWS

HELLOFRESH Kookrevolutie Altijd maar druk en nooit voor zes uur ‘s avonds thuis? De vraag ‘wat eten we vandaag’ heb je jezelf dan misschien al tien keer gesteld maar nog steeds niet beantwoordt. Toch is het mogelijk om dagelijks een verse en gezonde maaltijd op tafel te zetten. Die service komt van HelloFresh. HelloFresh bezorgt door voedingsexperts ontwikkelde recepten en alle bijbehorende verse ingrediënten bij je thuis. Het enige dat je hoeft te doen is je te abonneren op deze service. De tassen met daarin de producten voor het aantal avonden per week dat je van de dienst gebruik wenst te maken worden tussen 17.30 en 22.30 uur bij je thuisbezorgd, ‘t is maar net hoe laat je aan tafel wilt. Prijzen liggen tussen de € 39,- en € 129,- per week. Dat hangt af van het aantal personen waar je voor moet koken en van de frequentie (drie of vijf keer per week bijvoorbeeld). Kijk op www.hellofresh. nl en probeer het maar eens.

LANDGOED HUIZE BERGEN Eerste conferentiehotel in Brabant met oplaadpunt voor elektrische auto Landgoed Huize Bergen heeft nog maar net de Gouden Green Key status behaald of de volgende duurzame stap is alweer gezet: het conferentiehotel maakt nu ook de bezitters van elektrische auto’s blij: de burgemeester van Vught onthulde namelijk op donderdag 8 maart het oplaadpunt voor elektrische auto’s.

Het landgoed in Vught is daarmee het allereerste conferentiehotel in Brabant met een dergelijk oplaadpunt.

Huize Bergen heeft gekozen voor een oplaadpunt van The New Motion, een zogenaamde Looloo. The New Motion heeft de ambitieuze doelstelling om iedereen in Nederland de kans te geven te kiezen voor een aantrekkelijke mobiliteit, gebaseerd op hernieuwbare energie.

Meer weten over de ‘groene’ gedachte van het landgoed? Zie www.huizebergen.nl.

EGOSTRIPPEN De kick van je eigen ik Het boek egostrippen gaat over de vraag waarom we zo vaak toneelspelen, wat de effecten hiervan zijn en waarom het niet werkt als je je zelfvertrouwen en authenticiteit wilt vergroten. Mooi voorbeeld van een ‘strippend ego’ is de legendarische uitspraak van Louis van Gaal tegen een interviewer: ‘Ben ik nou degene die zo slim is of ben jij zo dom?’ waarmee hij perfect zijn ‘strippend ego’ demonstreerde, maar ook een toneelstuk weggaf waarin hij niet de rol speelde die hem past. En dat is nou precies wat de doorsnee drukbezette Nederlander doet: toneelspelen in een rol die hem niet past. Daarom zit hij niet lekker in z’n vel. En dat leidt tot gevoelens van ontevredenheid en ruzie, thuis en op het werk. HIj wordt agressief in het verkeer, geïrriteerd tijdens de vergadering en ontevreden voor de spiegel. Kortom: hij gaat mopperend door het leven.

Herkenbaar? Lezen dan dat boek! Dan leer je handelen in overeenstemming met wat jou beweegt, waardoor je niet langer toneel hoeft te spelen! Wel zo makkelijk... toch?

Te koop bij de boekhandel onder ISBN 9789461260147. Prijs € 19,95. <

50 JAAR Congrescentrum De Werelt in Lunteren Dit jaar viert congrescentrum De Werelt in Lunteren haar 50-jarig bestaan. Een mijlpaal, al vonden er lang voor 1962 reeds zakelijke bijeenkomsten plaats. Maar de bouw van het huidige stenen pand markeert de start van een professioneel congrescentrum. De afgelopen jaren is De Werelt door diverse interne verbouwingen gemoderniseerd. De Europazaal is vernieuwd; deze congreszaal (tot 600 personen) beschikt over de modernste faciliteiten op het gebied van onder andere licht en geluid. Ook videoconferencing behoort tot de mogelijkheden. Daarnaast zijn De lounge en het restaurant voorzien van nieuw meubilair. De Werelt in Lunteren heeft het goed voor elkaar en is een bezoek meer dan waard! Informatie www.congrescentrum.com. <

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012

045-045_MSM04_PROD02.indd 45

APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT 45

23-03-12 09:05

EVENEMENTEN EN ZAKENREIZEN

colofon

Contact

Management Support Magazine is al achtentwintig jaar het vakblad voor de professionele secretaresse, de management­ assistent, de office- en bureaumanager en de directiesecreta­ resse. Het is een uitgave van Kluwer bv.

Er zijn in de zakenwereld evenementen waar je aanwezig moet zijn: congressen, borrels, lezingen, beurzen. Gewoon om je gezicht te laten zien. Of omdat de omgeving verwacht dat je er bent. Of omdat er iets voor je te halen is. Je aanwezigheid is noodzakelijk, de wereld moet zien dat je betrokken bent. Des te opvallender is het dat velen dit ‘aanwezig zijn’ als lastig ervaren. Vaak is ‘het aanwezig zijn’ namelijk op lastige tijden in onze agenda: we werken, willen thuis zijn, willen onze vrije tijd nuttig besteden. Daarnaast weten we ons geen raad met ons gedrag. Met wie knoop ik gesprekjes aan op een netwerkborrel?

Wie klamp ik aan op een beurs en hoe neem ik afscheid van plakkers die mijn tijd in beslag nemen en toch niets bij me kopen? Mag ik brutaal zijn en nieuwsgierig en zo maar op iemand afstappen?

Ik werk als trainer regelmatig met groepen en stoom ze klaar voor evenementen. We nemen het gedrag onder de loep dat het evenement succesvol maakt. Hoe kunnen we voorkomen dat we op netwerkborrels bij elkaar klitten en kansen laten liggen? Hoe kunnen we onszelf goed verkopen? Hoe kunnen we de omgeving prikkelen en nieuwsgierig maken voor onze organisatie?

Ik herken de last ook bij vrouwen en heren die dagelijks vanuit de ondersteuning werken: dienstbaar op de achtergrond. Ver weg van de spotlights. Die er eigenlijk niet aan moeten denken om op de voorgrond te treden en hun veilige positie op de achtergrond van de organisatie te verlaten. Het voortraject en de organisatie van het evenement op zich nemen, is geen enkel probleem. Het natraject oppakken: met liefde en plezier. Desnoods op het evenement de zaakjes keurig regelen in representatieve kleding: oké. Maar echt contact maken? ‘Dat kunnen anderen toch veel beter?’ hoor ik dan.

Dat is nog maar de vraag. Ik vind namelijk dat een dienstverlenende medewerker van een organisatie vaak beter in staat is dan wie ook om op gelijkwaardig niveau, zonder drang of dwang, authentiek en enthousiast contact te maken. (Huub van Mackelenbergh)

In zijn redactionele formule richt Management Support Magazine zich op de positionering en op de ontwikkeling van het vakgebied van de doelgroep. Tevens ondersteunt het de lezer in haar functie als sparringpartner van de manager.

Management Support Magazine verschijnt 10 keer per jaar Redactie Mieke Bloemheuvel - mbloemheuvel@kluwer.nl Vera Bot - vbot@kluwer.nl Redactieadres Postbus 4, 2400 MA Alphen aan den Rijn Telefoon: (0172) 46 66 07/46 66 17 Fax : (0172) 42 28 04 Aan dit nummer werkten mee Gijs van Bilsen, Ghislaine Brongers, Maarten van Buuren, Els Frigge, Gertjan Groen, Michiel Heemskerk, Lenny Kaarsgaren, Ellen Kleinlangevelsloo, Huub van Mackelenbergh, Roel Peeters, Cecil Penso, Wilfred van Roij, Erik van der Sluis, Marianne Smits, Judith Winterkamp, Roos Woltering, Jan Zandstra (illustratie) Vormgeving en opmaak colorscan bv, Voorhout - www.colorscan.nl De Handlangers - www.dehandlangers.nl Druk Senefelder Misset, Doetinchem Uitgever Cas Wegman Marketing Ceesjan de Vos - cdevos@kluwer.nl Advertentie-acquisitie Saskia Bosker Telefoon: (0172) 46 63 89 sbosker@kluwer.nl Irene Verhulst Telefoon: (0172) 46 64 78 iverhulst@kluwer.nl Advertentieplaatsingen worden uitgevoerd overeenkomstig de ‘Regelen voor het Advertentiewezen 1990 Abonnementen Jaarabonnement € 87,- (excl. 6% btw, incl. verzending).

Collectieve abonnementen op aanvraag. Abonnementen ­kunnen tot uiterlijk drie maanden voor aanvang van een nieuw abonnementsjaar worden opgezegd bij Kluwer, Customer ­Contact Center, Postbus 23, 7400 GA Deventer. Bij niet-tijdige opzegging wordt het abonnement automatisch verlengd.

Met vragen kunt u terecht op www.kluwer.nl/klantenservice Digitale abonnementen Dit magazine is ook digitaal verkrijgbaar.

Meer informatie: www.managementsupport.nl/digitaal Informatie over abonnementen Kluwer legt uw gegevens vast voor de uitvoering van de ­(abonnements-)overeenkomst. Uw gegevens kunnen door ­Kluwer, of zorgvuldig geselecteerde derden, worden gebruikt om u te informeren over relevante producten en diensten. ­Indien u hier bezwaar tegen heeft kunt u contact met ons ­opnemen. Op alle uitgaven van Kluwer zijn de algemene ­leveringsvoorwaarden van toepassing. Deze kunt u lezen op www.kluwer.nl.

Verzending en facturering Kluwer bv.

Partners Adecco Top Secretaries, Bilderberg Hotels & Restaurants, ­Conferentiecentrum Woudschoten, KPN, Schoevers, VCK Travel.

Auteursrecht voorbehouden Niets uit deze uitgave mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever openbaar worden gemaakt of verveelvuldigd. Op iedere inzending van een bijdrage of informatie zijn van toepassing de Standaard- publicatievoorwaarden van Wolters Kluwer Nederland bv, gedeponeerd ter griffie van de arrondissementsrechtbank te Amsterdam onder nummer 5/2000; een kopie kan kosteloos bij de uitgever worden opgevraagd. ISSN 1382-3590 - Copyright 2012 Management Support Magazine. Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, ­aanvaarden de auteur(s), redacteur(en) en uitgever(s) geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan.

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012 46

046-046_MSM04_WGZ-COL.indd 46

APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT

23-03-12 09:08

T N E M E G A N A M N E T N E T S ASSI P O N E N E K RE S R E V E O H SC VERS.NL E O H C S .

W W W

Managementassistenten, secretaresses en officemanagers kunnen rekenen op de opleidingen van Schoevers. Maar wist je dat Schoevers meer is dan een opleider?

Op welk punt van je loopbaan je ook staat, met het totaalpakket van opleidingen, advies en baanbemiddeling helpt Schoevers je de volgende carrièrestap te zetten.

Het is al 100 jaar een feit: met Schoevers ben je meer waard.

OPLEIDINGEN - ADVIES - BAANBEMIDDELING

MET SCHOEVERS BEN JE MEER WAARD SCH_120090_Adv_Management Support.indd 1 002-048_MSM04_ADV.indd 47

06-03-12 16:13 23-03-12 08:05

Met Co-Meeting introduceert Pullman een geheel nieuwe aanpak voor het organiseren van vergaderingen, conferenties en incentives. Met de ondersteuning van een team geleid door een Event Manager en een IT Solutions Manager omvat het CoMeeting concept innovatieve diensten, zoals ontspannende en leuke pauzes of presentaties door vooraanstaande deskundigen op diverse terreinen. Met Co-Meeting wordt elk evenement een onvergetelijk succes.

Pullman Eindhoven Cocagne

002-048_MSM04_ADV.indd 48 v3.indd 1 Pullman_Adv_vergader_210x297

pullmanhotels.com

23-03-12 14:35 08:05 09-03-12