EXPERT IBP (Integrated Business Planning) voor supply-chainstrategie op lange termijn

SOUFIANE ACHNINE EN NIEK WATTEL

Consultants Supply Chain & Operations bij Supply Value

STRATEGIC FIT ESSENTIEEL ALS BASIS VOOR INTEGRATED BUSINESS PLANNING

Integrated Business Planning (IBP) helpt een organisatie door middel van een multidisciplinaire benadering om één integraal plan- en besluitvormingsproces te realiseren. Een bedrijf komt tot een goede IBP met de juiste ‘strategic fit’, schrijven Soufiane Achnine en Niek Wattel van Supply Value. Maar hoe komt een logistieke organisatie tot die strategic fit?

Hoe zorg je er als logistieke organisatie voor dat de supply chain concurrentievoordeel biedt en invulling geeft aan de organisatiestrategie? Om dat te bereiken is het belangrijk om te weten hoe je beslissingen kunt nemen op (logistieke) drivers in de supply chain en hoe die zich verhouden tot de bedrijfsstrategie. Het framework for supply chain decision making (Figuur 1, Chopra & Meindl, 2016) geeft hier houvast aan. Eerst wordt uitgelegd hoe de strategie van de organisatie aan de supply-chainstrategie gekoppeld wordt. Vervolgens wordt ingezoomd op de link tussen de supply-chainstrategie en de supply-chainstructuur, die voornamelijk gekenmerkt wordt door de balans tussen effi- ciëntie en responsiviteit. Ieder bedrijf wil immers zowel efficiënt als responsief zijn, maar om beide tegelijkertijd te zijn is vaak praktisch onmogelijk. Vaak betekent responsief zijn dat je producten of diensten zoveel mogelijk wilt aanpassen aan de behoefte van de klant. Wanneer de behoefte van de klant verandert, dient het productieproces ook te worden aangepast. Dit kan leiden tot een inefficiënt productieproces waarbij machines vaker dienen te worden omgesteld, medewerkers met specifieke kennis nodig zijn met daarbij behorende tools en middelen om tot het gewenste resultaat te komen. Goed op elkaar afgestemde strategieën en een integrale benadering van de verschillende drivers biedt houvast in de besluitvorming.

STRATEGIE VOOR LANGE TERMIJN

Een strategie is een totaalplan voor de lange termijn waarmee doelstellingen worden gerealiseerd. Van deze organisatiestrategie worden onderliggende strategieën afgeleid, zoals de supply-chainstrategie. De harmonisatie tussen deze strategieën wordt ook wel strategic fit t genoemd. Deze harmonisatie is nodig om de bedrijfsprocessen met elkaar af te stemmen, maar ook de verschillende organisatieniveaus. Van strategisch tot operationeel niveau, waarbij een helder gedefinieerde strategie ervoor zorgt dat de organisatie doelgerichte resultaten kan behalen.

STRATEGIC FIT

Strategic fit helpt bij het halen van doelstellingen, maar ook bij het vergroten van de geloof-f waardigheid. Uiteraard heb je hierbij als organisatie wel te maken met bepaalde (on)mogelijkheden in je supply chain. De supply-chainstrategie van een organisatie wordt bepaald door drie elementen:

• De organisatiestrategie; • De (on)mogelijkheden binnen de supply chain van de organisatie; • De mate van onzekerheid van de klantvraag.

Het is dus belangrijk dat je als organisatie je omgeving goed kent: welke wensen/eisen hebben je klanten, welke wensen/eisen hebben je leveranciers? Welke mogelijkheden heb je als organisatie om aan die eisen/wensen te voldoen en welke van die mogelijkheden kies je dan en waarom?

INTEGRATED BUSINESS PLANNING

Strategic fit is de basis voor een gerichte besturing en besluitvorming om Integrated Business Planning (IBP) vorm te geven. IBP helpt een organisatie door middel van een multidisciplinaire benadering om één integraal plan- en besluitvormingsproces te realiseren. De zes drivers binnen dit framework, maar ook de strategie en supply-chainstructuur, zijn elementen die terugkomen in een integraal businessplan.

SUPPLY-CHAINSTRUCTUUR

De eerste stap voor het behalen van een strategic fit tussen de bedrijfsstrategie en de supply- chainstrategie is het kunnen begrijpen van de klanten en de mogelijke supply-chain(on)mogelijkheden. Wanneer deze in kaart zijn gebracht, is de volgende vraag namelijk: hoe kan mijn bedrijf het beste voldoen aan de klantvraag in een veranderende omgeving? Een stabiele en dus voorspelbare vraag geeft je de mogelijkheid om maximaal in te zetten op efficiëntie, en dan toch responsief te zijn op de vraag van de klant. Dit komt in de praktijk echter zelden voor: de vraag fluctueert vrijwel altijd, en dan wordt de vraag interessant waar je op in gaat zetten: responsiviteit, of efficiëntie?

RESPONSIEVE SUPPLY CHAIN

Een responsieve supply chain heeft de volgende kenmerken: • Reageert op een breed scala aan vraaghoeveelheid; • Behaalt korte levertijden; • Behandelt een grote variëteit aan producten; • Zorgt voor de bewerkstelliging van hoogwaardig innovatieve producten; • Voldoet aan hoge servicegraden; • Heeft grip op wisselvallige leveringen. Hoe meer een supply chain deze kenmerken heeft, des te responsiever deze is. Maar ook responsief zijn heeft een aantal beperkingen. Om te kunnen voldoen aan een breed scala van klantvragen zal de capaciteit toenemen, en de kosten navenant. • Supply-chainefficiëntie is daarmee de inverse van het maken van kosten om de klant te kunnen beleveren. Voor elke beslissing die er genomen wordt, is er een trade-off tussen responsiviteit en efficiëntie. • De supply chain performance in termen van responsiviteit en efficiëntie is gebaseerd op de interactie tussen verschillende drivers.

Het doel is om deze drivers zo te structureren dat uiteindelijk de gewenste responsiviteit wordt behaald tegen zo laag mogelijke kosten.

SUPPLY CHAIN DRIVERS

Globaal zijn er zes drivers in de supply chain die invloed hebben op de prestatie van de supply chain: facilities, inventory, transport, information, sourcing en pricing. De eerste drie drivers zijn zuiver logistiek, de laatste drie zijn crossfunctioneel van aard. Omdat deze drivers elkaar beïnvloeden, is het van belang deze integraal te bekijken en daarin afwegingen te maken. Keuzes binnen de ene driver hebben consequenties voor een andere: lage prijzen vragen betekent bijvoorbeeld dat je efficiënter moet handelen en daardoor misschien je voorraden lager moet stellen, wat tot een lager service level leidt. Accepteert de klant dat, of betaalt hij liever wat meer voor een hoger service level? • Facilities: Facilities zijn de fysieke locaties in de supply chain. Twee typen facilities

Efficiency Competitive Strategy

Supply Chain Strategy

Supply Chain Structure Responsiveness

Logistical Drivers

Facilities Inventory Transportation

Information Sourcing Pricing

Cross-Functional Drivers Figuur 1: Framework for supply chain decision making (Chopra & Meindl, 2016)

kunnen onderscheiden worden: productie en opslag. In beide typen facilities moeten beslissingen genomen worden over de rol, locatie, capaciteit en flexibiliteit van de facility. Deze beslissingen hebben een directe impact op de efficiëntie en de responsiviteit van het bedrijf. • Inventory: Inventory behelst alle voorraad van ruwe materialen, (sub)componenten en afgewerkte producten in de supply chain.

Inventory wordt over het algemeen gebruikt om het verschil tussen aanbod en vraag naar een product op te vangen en daarmee een bepaalde beschikbaarheid te garanderen naar de klant.

Inventory kan ontstaan om aan de vraag te voldoen tussen twee aflevermomenten (cycle inventory), om een onzekerheid in verwachte vraag op te vangen (safety inventory) of om een grotere of kleinere verwachte vraag op te vangen die afhankelijk is van een bepaald seizoen (seasonal inventory). Bij al deze onderdelen speelt de extra vraag welke mate van beschikbaarheid je als bedrijf naar de klant wilt garanderen. Inventory heeft daarmee een directe impact op de responsiviteit van het bedrijf. • Transportation: Transportation draait om het vervoeren van voorraad binnen de supply chain. Dit kan op allerlei manieren, die elk een eigen efficiëntie en responsiviteit impliceren. Zo is verschepen een transportmo-

dus die een lage responsiviteit als gevolg heeft, maar gepaard gaat met lage kosten en daarmee een hoge efficiëntie. De beslissingen in transportation hebben niet alleen impact op de efficiëntie en responsiviteit, maar ook op inventory en facilities. • Information: Information is een van de drie crossfunctionele drivers en komt dan ook terug in alle andere drivers. Het omvat alle data en analyse die er binnen de andere vijf drivers beschikbaar zijn en/of uitgevoerd worden. Een van de huidige trends in de supply chain is om veel meer datagedreven te werk te gaan. Voldoende informatie en een gedegen analyse van bijvoorbeeld de verwachte vraag kan tot een substantiële vermindering van inventory leiden. Het gebruik van real life data in transportation kan dan weer tot een betere anticipatie in facilities leiden en daarmee een hogere efficiëntie. • Sourcing: Sourcing heeft te maken met de keuze welke partij welke activiteit in de supply chain zal uitvoeren. Deze keuze is vooral gebaseerd op de afweging tussen efficiëntie en responsiviteit. Zo zullen bedrijven die een hoge efficiëntie willen bereiken sneller outsourcen, wat kan leiden tot een lagere responsiviteit. Procurement is een onderdeel van sourcing, en is gericht op het verwerven van producten en services in de supply chain. • Pricing: Pricing bepaalt de prijs waarvoor een product uit de supply chain verkocht wordt. Hiermee kunnen de doelgroep en het gedrag van de klant beïnvloed worden, wat op zijn beurt gevolgen heeft voor de performance van de supply chain. Pricing kan bijvoorbeeld gebruikt worden om aanbod en vraag gelijk te krijgen, om seizoenspieken te verdelen over een langere periode of om een bepaalde groep klanten te trekken. Verschillende doelgroepen verwachten ook een bepaalde responsiviteit en een bijbehorende prijs.

BASIS VOOR INTEGRATED BUSINESS PLANNING

Een van de belangrijkste inzichten van dit framework is dat de strategic fit tussen de bedrijfsstrategie en de supply-chainstrategie richting geeft aan besluitvorming over de zes drivers, die allemaal invloed hebben op elkaar. De integrale benadering uit dit framework is dan ook nodig om de drivers met elkaar te laten samenwerken. Het optimaliseren van een driver zonder naar de andere vijf drivers te kijken is inefficiënt en kan zelfs tot een averechts effect leiden. Het doel is om deze zes drivers op een zodanige manier in balans te krijgen dat zij allemaal de bedrijfsdoelen dienen via de supply-chainstrategie. Uiteindelijk zorgt dit voor de basis van een succesvolle Integrated Business Planning.