Time Blocking, estrategia para incrementar la productividad

Por Jazmín Rodríguez

La gestión del tiempo y la productividad son grandes aliados tanto en los entornos personales como profesionales, ya que permiten el logro de metas y objetivos de manera eficiente, y de esta manera alejar la idea de que pasar más horas en el trabajo o en algún proyecto, es sinónimo de productividad.

Una vez que se logra gestionar el tiempo, se mejora la capacidad de concentración y la toma de decisiones positivas que impulsan el cumplimiento de un objetivo. Además de que se reducen los niveles de estrés gracias a la organización y las habilidades que se desarrollan durante la realización de una actividad.

La gestión del tiempo es muy importante en el Centro de Servicio Llantero, ya que permite la planificación de procesos, identificación de prioridades y cumplimiento de metas. Para lograr una gestión eficaz del tiempo, es recomendable ser una persona organizada tanto de las actividades que se tienen que cumplir como de materiales y documentos. De manera que esta organización ayude con el ahorro de tiempo.

Existen estrategias que ayudan a la gestión del tiempo y una de ellas es el Time Blocking, o bien Bloques de Tiempo, un método de organización de actividades enfocado en dividir el día en intervalos de tiempo, y en cada uno, busca dedicar toda la atención a una sola tarea, evitando distracciones o combinaciones de actividades simultáneas.

• Los principales beneficios de usar Time Blocking son:

• Evitar la procrastinación.

• Controlar las actividades durante el día y medir su progreso.

• Lograr una mayor concentración.

• Ser más eficiente día a día.

• Impulsa la satisfacción personal.

Una vez que se trabaja en bloques de tiempo, resulta más fácil marcarse objetivos y evitar los elementos distractores del entorno, esto no significa que no aparecerán, sino que se gestionan de tal manera, que no interrumpen la atención de la tarea en curso, y así se evita el multitasking o multitareas.

Una teoría relacionada con la efectividad del método Time Blocking, es la de la motivación temporal, propuesta por Piers Steel, un investigador de la Universidad de Caligary, en la que a través de una fórmula explica que la motivación es igual a la expectativa de conseguir un objetivo + el valor atribuido a ese objetivo. Es decir, que cuando más creemos que podemos conseguir algo, mayor es el valor que le atribuimos a los que pretendemos, por tanto, la motivación es mayor.

La motivación temporal indica que el tiempo es un factor motivador central y que la utilidad aumenta exponencialmente a medida que se acerca la fecha límite. En resumen, nuestra atención aumenta en relación con el valor que le damos a cierto objetivo, y está totalmente relacionado el período de tiempo del que disponemos para llevarlo a cabo.

La aplicación de Time Blocking, es de mucha utilidad cuando se tiene una larga lista de tareas por realizar, ya que, en muchas ocasiones, esto genera estrés y a su vez, la procrastinación para evitar asumir tantos pendientes.

Para comenzar a aplicar Time Blocking, sigue estos pasos:

1Establece un día de la semana para planificar tus actividades, puede ser los domingos o al finalizar la jornada para planear el siguiente día.

2Identifica las prioridades por cumplir y asigna su realización antes que otras tareas.

3Divide los pendientes de tu día en intervalos de tiempo realistas, considerando que la mayoría de las actividades suelen tardar un poco más de lo previsto. Pero si procura establecer horarios concretos de inicio de actividades. Es muy importante que seas honesto con tu capacidad de trabajo, así como con las actividades que no sólo dependan de ti, sino que se involucre un equipo u otras áreas de negocio.

4Genera lotes de tareas, es decir que si tienes ciertas actividades que se relacionen, puedes agruparlas en el mismo intervalo. Por ejemplo, trabajar en la facturación para varios clientes, optimizando el tiempo en el sistema sin necesidad de ingresar varias veces en un día.

5Establece tiempos de descanso y recreación, ya que la gestión del tiempo no quiere decir trabajo continuo extenuante, sino trabajo eficientemente planificado. El descanso te ayudará a renovar ideas y energía para continuar. Añade actividades como el ejercicio y la meditación.

En tus bloques de tiempo, es muy importante que también incluyas las actividades relacionadas a tu formación y desarrollo personal, como son cursos, diplomados, maestrías o tiempos de lectura. Como se mencionó anteriormente, la gestión del tiempo y la aplicación de Time Blocking, no evitará que se presenten distracciones, pero si ayudará a gestionarlas. Lo mismo sucederá con los imprevistos, por lo que dejar tiempo libre entre actividades puede ayudar para resolver temas que no estaban planeados.

La tecnología es un gran aliado para el organizador de actividades, ya sea desde tu teléfono celular o computadora, por ejemplo, Google Calendar, permite sincronizar información con Gmail, y de esta manera tener registro de eventos, reuniones, juntas o citas con clientes. También puedes generar los intervalos de tiempo y asignar códigos de colores de acuerdo con el segmento que pertenezca dada tarea.

Una forma de tener presente toda la información, son las aplicaciones de recordatorios, que al programar por horario cada pendiente, hará sonar una alarma para que no olvides realizarlo.

Si comienzas a trabajar Time Blocking junto con tu equipo de trabajo, lograrán organizar de manera eficaz las actividades en las que todos tienen que participar, y tener un mayor control de los tiempos de los que disponen para lograr sus objetivos.

Probablemente al iniciar el método descubrirás que no logras cumplir con los tiempos de manera exacta, sin embargo, podrás realizar los ajustes que se adapten a tus necesidades, de manera que en pocas semanas lograrás un sistema eficiente que te ayudará a gestionar tu tiempo de mejor manera.

Recuerda que optimizar tu tiempo no significa trabajar más horas, sino encontrar las herramientas que te funcionen para sacar el máximo partido, e llegar incluso lograr reducirlas.