Organisationsarbejde
Behandling af personoplysninger I Ældre Sagen behandler vi personoplysninger i mange forbindelser og skal behandle oplysningerne i henhold til databeskyttelseslovgivningen. Alene det at opbevare og have adgang til at se personoplysninger betragtes som behandling af personoplysninger. Har du spørgsmål om persondata kan du kontakte persondatakoordinator Berit Nordahl tlf. 33 96 86 37 eller skriv til persondata@aeldresagen.dk Landsforeningen er dataansvarlig I Ældre Sagen er det altid landsforeningen, der er dataansvarlig, da lokalafdelingerne ikke er selvstændige juridiske enheder jf. vores vedtægt. Den dataansvarlige skal instruere i, hvordan personoplysninger skal behandles, og lokalafdelingerne skal følge instruksen og behandle personoplysninger i overensstemmelse med vejledningerne på Frivilligportalen, kursusmaterialer, vores privatlivspolitik og kun benytte Ældre Sagens egne hjemmesider og værktøjer. Privatlivspolitik I vores nye privatlivspolitik fra 2021 kan man se, hvordan Ældre Sagen behandler personoplysninger alt afhængig af om, man er medlem, frivillig, deltager i en aktivitet m.v. Vejledninger om behandling af data På Frivilligportalen under området Organisationsarbejde > Persondata finder I generelle 36
vejledninger om behandling af personoplysninger: Pas på personoplysninger for at lære mere om personoplysninger, og hvordan vi passer på dem Brug af billeder Om databehandleraftaler. Under de forskellige fagområder ligger der vejledninger, skabeloner og instruktioner om behandling af personoplysninger for det pågældende område. Fx: Social indsats og Motion og sundhed: Samtykkeskabeloner til behandling af følsomme personoplysninger i forbindelse med aftale om besøgsværter og -venner hhv. motionsværter og -venner og samtykkeskabeloner til behandling af oplysninger om pårørende. It og teknologi: Vejledning om håndtering af personoplysninger. Generationsmøder: Vejledning til indhentelse af børneattester. Værktøjer: Instruktioner til bl.a. bookingløsningen og hjemmesider med beskrivelser af, hvordan vi skal behandle personoplysninger. Sikkerhed Brug vores fælles løsninger, som der er adgang til via Frivilligportalen > Værktøjer. Her opbevares oplysningerne sikkert og der er opsat sletteprocedurer, der hvor det er muligt. Husk at holde pc’er, tablets og telefoner opdateret og brug antivirusprogrammer.
ÆLDRE SAGENS HÅNDBOG FOR BESTYRELSER OG FRIVILLIGLEDERE 2022
Password Beskyt personoplysninger på jeres PC, tablet eller telefon med et login. Et stærkt password har gerne 14 tegn, består af små og store bogstaver (dog ikke æ, ø, å) tal og specialtegn. 9tag%medUd&fisk7 Fortrolighed Man må kun behandle nødvendige oplysninger og disse skal behandles fortroligt. Del kun oplysninger med relevante frivillige. Lad ikke lister og papirer med personoplysninger eller passwords ligge fremme eller hænge på væggen. Deling af deltageroplysninger Som noget nyt står der i tilmeldingskvitteringen på bookingløsningen, at vi deler deltageres kontaktoplysninger med deltagerne på holdet - medmindre man beder os lade være. Mailudsendelser til ikke-frivillige Brug bcc så mailadresserne ikke vises. Fx hvis I skal aflyse en aktivitet og ikke kan sende aflysningen via bookingløsningen. Personbilleder på hjemme sider, sociale medier og tryksager Inden I offentliggør billeder af personer på hjemmesiden, tryksager eller en Facebookgruppe, skal personerne have mulighed for at protestere og protester skal efterleves. Det samme gælder før offentliggørelse af billeder og kontaktoplysninger om frivillige. Undtagelser kan fx være billeder af større grupper, hvor ingen føler sig udstillet, udnyttet eller krænket.
