Behandling af personoplysninger

I Ældre Sagen behandler vi personoplysninger i mange forbindelser og skal behandle oplysningerne i henhold til databeskyttelseslovgivningen. Alene det at opbevare og have adgang til at se personoplysninger betragtes som behandling af personoplysninger.

Har du spørgsmål om persondata kan du kontakte persondatakoordinator Berit Nordahl tlf. 33 96 86 37 eller skriv til persondata@aeldresagen.dk

Landsforeningen er dataansvarlig

I Ældre Sagen er det altid landsforeningen, der er dataansvarlig, da lokalafdelingerne ikke er selvstændige juridiske enheder jf. vores vedtægt. Den dataansvarlige skal instruere i, hvordan personoplysninger skal behandles, og lokalafdelingerne skal følge instruksen og behandle personoplysninger i overensstemmelse med vejledningerne på Frivilligportalen, kursusmaterialer, vores privatlivspolitik og kun benytte Ældre Sagens egne hjemmesider og værktøjer.

Privatlivspolitik

I vores nye privatlivspolitik fra 2021 kan man se, hvordan Ældre Sagen behandler personoplysninger alt afhængig af om, man er medlem, frivillig, deltager i en aktivitet m.v.

Vejledninger om behandling af data

På Frivilligportalen under området Organisationsarbejde > Persondata finder I generelle vejledninger om behandling af personoplysninger:

ƒ Pas på personoplysninger for at lære mere om personoplysninger, og hvordan vi passer på dem ƒ Brug af billeder ƒ Om databehandleraftaler. Under de forskellige fagområder ligger der vejledninger, skabeloner og instruktioner om behandling af personoplysninger for det pågældende område. Fx: ƒ Social indsats og Motion og sundhed: Samtykkeskabeloner til behandling af følsomme personoplysninger i forbindelse med aftale om besøgsværter og -venner hhv. motionsværter og -venner og samtykkeskabeloner til behandling af oplysninger om pårørende. ƒ It og teknologi: Vejledning om håndtering af personoplysninger. ƒ Generationsmøder: Vejledning til indhentelse af børneattester. ƒ Værktøjer: Instruktioner til bl.a. bookingløsningen og hjemmesider med beskrivelser af, hvordan vi skal behandle personoplysninger.

Sikkerhed

Brug vores fælles løsninger, som der er adgang til via Frivilligportalen > Værktøjer. Her opbevares oplysningerne sikkert og der er opsat sletteprocedurer, der hvor det er muligt. Husk at holde pc’er, tablets og telefoner opdateret og brug antivirusprogrammer.

Password

Beskyt personoplysninger på jeres PC, tablet eller telefon med et login. Et stærkt password har gerne 14 tegn, består af små og store bogstaver (dog ikke æ, ø, å) tal og specialtegn. 9tag%medUd&fisk7

Fortrolighed

Man må kun behandle nødvendige oplysninger og disse skal behandles fortroligt. Del kun oplysninger med relevante frivillige. Lad ikke lister og papirer med personoplysninger eller passwords ligge fremme eller hænge på væggen.

Deling af deltageroplysninger

Som noget nyt står der i tilmeldingskvitteringen på bookingløsningen, at vi deler deltageres kontaktoplysninger med deltagerne på holdet - medmindre man beder os lade være.

Mailudsendelser til ikke-frivillige

Brug bcc så mailadresserne ikke vises. Fx hvis I skal aflyse en aktivitet og ikke kan sende aflysningen via bookingløsningen.

Personbilleder på hjemmesider, sociale medier og tryksager

Inden I offentliggør billeder af personer på hjemmesiden, tryksager eller en Facebookgruppe, skal personerne have mulighed for at protestere og protester skal efterleves. Det samme gælder før offentliggørelse af billeder og kontaktoplysninger om frivillige. Undtagelser kan fx være billeder af større grupper, hvor ingen føler sig udstillet, udnyttet eller krænket.

Sletning af personoplysninger

Vi skal overholde slettefristerne i vores privatlivspolitik. Her er de vigtigste sletteregler: Oplysninger om deltagere i aktiviteter, brugere af tilbud, pårørende til brugere af tilbud skal slettes senest 1½ år efter kalenderåret for aktivitetens ophør eller ophør af aftale om brug af tilbud.

Regnskabsoplysninger opbevares op til 5 år efter endt regnskabsår.

Hvis en person trækker sit samtykke tilbage, skal oplysningerne slettes med det samme.

I må gerne opbevare mails, referater og dokumenter med navn og mailadresser, når formålet er dokumentation af lokalafdelingens administration.

Behandling af personsager

Ved behandling af personsager skal I kontakte jeres foreningskonsulent.

Behandling af følsomme personoplysninger

fx helbredsoplysninger forudsætter, at personen selv eller dennes (dokumenterede) værge har givet udtrykkeligt samtykke til behandlingen.

Samtykke

Et samtykke skal være en klar tilkendegivelse. Vi skal oplyse et præcist formål med behandlingen af personoplysninger. Samtykket skal kunne dokumenteres fx på mail eller skrift eller, hvis flere har overhørt et mundtligt samtykke. Et samtykke skal altid være frivilligt at afgive og kan altid trækkes tilbage.

Oplysningspligt

Dataansvarlige har pligt til at oplyse personer, hvis personoplysninger man behandler, om behandlingen: Formålet med behandlingen, hvor kommer oplysningerne fra, retsgrundlag, opbevaringsperiode, evt. videregivelse og rettigheder. I vores fælles redskaber er der taget højde for oplysningspligten.

Skriver/mailer eller snakker I med en person om behandling af personoplysninger, kan I henvise til vores privatlivspolitik fx til punkt 3.3 hvis der er tale om deltagelse i aktiviteter og tilbud.

Databehandleraftaler med leverandører

Hvis en leverandør skal behandle personoplysninger på Ældre sagens vegne, skal den dataansvarlige have en databehandleraftale med leverandøren. Det kan fx være, hvis I har aftaler med en mailleverandør, serverleje eller skal have behandlet personoplysninger i forbindelse med trykning og uddeling af lokalblade.I kan også få gode råd om indgåelse af kontrakter.

Juridisk konsulent Peter Skov tlf. 33 96 87 50 ps@aeldresagen.dk

Eksempel på tekst der oplyses i forbindelse med tilmelding til aktivitet fx stolemotion

Tak for din tilmelding til stolemotion hos Ældre Sagen i Xkøbing. Vi behandler dine oplysninger til at administrere og følge op på aftalen om din deltagelse i stolemotion, der foregår på Vibevej 3, tirsdage kl. 10 – 10.30 med start 1. oktober og slut 19. december.

Dine oplysninger opbevares op til 1½ år efter kalenderåret for aktivitetens ophør. Bogføringspligtige oplysninger opbevares i fem år fra afslutningen af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører.

Du kan læse mere om, hvordan Ældre Sagen behandler dine oplysninger under punkt 3.3 på www.aeldresagen.dk/ privatlivspolitik. Du har ret til at få indsigt i, rettet, begrænset og slettet dine oplysninger og kan klage til Datatilsynet over Ældre Sagens behandling af dine oplysninger.

Kontakt: Landsforeningen Ældre Sagen, Snorresgade 17-19, 2300 København S, tlf. 33 96 86 86, e-mail: persondata@aeldresagen.dk