Ledelse og koordinering af det daglige arbejde/den daglige drift

Frivillige ledes af frivillige og forskellige aktiviteter inden for samme indsatsområde vil ofte være ledet af forskellige frivillige. Det anbefales, at hver aktivitet har en aktivitetsleder; og at aktivitetslederne i et indsatsområde fx Motion og Sundhed udpeger en kontaktperson, som refererer til lokalbestyrelsen.

Kontaktperson Kontaktpersonen for et indsatsområde er bindeled til lokalbestyrelsen og skal sammen med aktivitetslederne på området sikre, at ƒ der er andre frivillige til at tage over i tilfælde af forfald ƒ de frivillige får tilbudt relevante kurser ƒ de frivillige på området trives, fx ved afholdelse af trivselsmøder.

Aktivitetsleder (driftsansvarlig) Aktivitetslederen er den daglige, koordinerende leder af og driftsansvarlig for en aktivitet fx stolemotion. Aktivitetslederen skal: ƒ koordinere og administrere aktiviteten, så de frivillige kan koncentrere sig om selve aktiviteten ƒ motivere, vejlede og støtte de frivillige, der er tilknyttet aktiviteten ƒ sikre, at nye frivillige sættes ind i og underskriver Aftale om frivillig indsats i Ældre

Sagen ƒ sikre, at alle frivillige i aktiviteten er korrekt registreret hos FrivilligService ƒ sikre, at en ny aktivitetsleder sættes godt ind i opgaverne og får overdraget det nødvendige materiale.

Det sker ofte, at frivillige skifter funktion. Derfor er det vigtigt, at alle relevante oplysninger og informationer om funktionen overgives fra den afgående til den nye aktivitetsleder/kontaktperson.

Procedure ved formandsskifte Den afgående formand er ansvarlig for, at den nyvalgte får overdraget lokalafdelingens fysiske og digitale arkiver samt evt. pc, printer, telefon og andet udstyr, som tilhører Ældre Sagen. Husk også at få overdraget brugernavne og passwords til fx aeldresagen.dk-mailadressen. Det er også vigtigt, at den nye formand modtager en á jour ført liste over afdelingens frivillige, en liste over kontakter i koordinationsudvalg, distrikt og i lokalsamfundet (kommunale politikere, ledere i forvaltningen, pressekontakter o. lign.)

Oftest sker et formandsskifte efter årsmødet i marts måned, men det kan også ske, at der i løbet af året må foretages en ny konstituering/omkonstituering.

Valget meddeles straks til FrivilligService i Ældre Sagens sekretariat (§10.3). FrivilligService registrerer og videregiver straks oplysningerne med navn, mailadresse, telefonnummer mv. til foreningskonsulenten.

FrivilligService skriver til den nye formand og informerer om mulighederne for bl.a. aeldresagen.dk-mail, om Listeværktøjet på Frivilligportalen og om aftaler med den afgående formand fx levering af medlemsblade til uddeling i lokalområdet. Desuden inviteres den nye formand til at deltage i et målrettet kursus for nye formænd for lokalafdelinger.

Den nye formand får også tilsendt en pakke med aktuelle publikationer.