E-mail og lokale nyhedsbreve

Mange lokalafdelinger ønsker at kommunikere med medlemmerne via e-mail fx for at orientere om lokale aktiviteter og arrangementer. Et naturligt ønske i en tid, hvor brevforsendelser er blevet både dyrere og langsommere, og en større og større del af vores medlemmer bruger internettet.

Udsendelse af e-mail er imidlertid ikke et helt enkelt område af flere årsager:

For det første er der en meget streng lovgivning på området for at hindre det, der kaldes “spam”. Alt det, der sendes, skal den enkelte modtager have givet tilsagn om at ville modtage (”permissions”).

Desuden skal der i alle e-mails være mulighed for at framelde sig modtagelse, og håndteringen af e-mail adresser skal foregå på en sikker måde. Endelig er løbende opdateringer ift. ændringer af medlemsdata og nye medlemmer også en stor opgave.

I 2017 lancerede vi lokale nyhedsbreve, som gør det muligt for interesserede lokalafdelinger på en let og enkel måde at sende nyhedsbreve ud til medlemmerne via e-mail. Mere end 150 lokalafdelinger har taget værktøjet i brug, og tilbagemeldingerne har generelt været positive.

Alle forhold vedr. e-mail adresser håndteres af Ældre Sagens centrale medlemssystem. Værktøjet består af en skabelon i Frivilligportalen, hvor den nyhedsbrevsansvarlige i lokalafdelingen selv kan skrive en tekst, og få nyhedsbrevet sendt ud til alle de medlemmer i lokalafdelingen, som har sagt ja til at modtage lokale nyhedsbreve.

Det er muligt at indsætte links til eksempelvis den lokale hjemmeside, og man kan tilføje op til 10 aktiviteter og arrangementer direkte fra arrangements-og bookingsystemet til præsentation i nyhedsbrevet. Det kræver kun, at en (eller flere) i lokalbestyrelsen bliver oprettet som administrator af lokale nyhedsbreve i sekretariatets database. Det foregår ved henvendelse til FrivilligService.

Såfremt lokalafdelingen ønsker at benytte sig af denne mulighed, sørger sekretariatet for at få indhentet de nødvendige tilladelser. Vi inviterer alle medlemmer, vi i forvejen har en nyhedsbrev-dialog med, til at modtage nyhedsbreve fra den pågældende lokalafdeling. Alle nye medlemmer (med e-mail adresse) bliver desuden også inviteret til at modtage lokale nyhedsbreve. Endelig kan lokalafdelingen lægge et tilmeldingslink på den lokale hjemmeside.

Systemet er som nævnt meget enkelt og brugervenligt, og lige til at gå til. Senere lanceres yderligere faciliteter, eksempelvis muligheden for at udsende en åbent hus invitation til alle nye medlemmer, der er oprettet indenfor et nærmere angivet tidsrum.

Sådan kommer I i gang med lokale nyhedsbreve:

Send en mail til FrivilligService Per Jacobi pj@aeldresagen.dk Ole Peinow op@aeldresagen.dk