AtoB Magazine 12.2020 - Alles over douane

Magazine voor supply chain management, internationale handel en IT. December.2020

TO

Brexit

DMS: alles over het ­nieuwe douanesysteem

Nog meer Brexit: Van CE-markering tot ­retouren

IT-strategie: futureproof software

AEB Media ▪ www.aeb.com/nl

Wat gaat u dat kosten?

Voorwoord

Munt én kop Het jaar 2020 verliep totaal anders dan verwacht. De

zullen hun competenties in beide vakgebieden moeten

uitbraak van het coronavirus heeft ons half maart

versterken om hun internationale supply chains klaar

allemaal in crisisstand gezet. Veel bedrijven die

te maken voor het post-corona- en post-brexit-tijdperk.

gewend waren geraakt aan groei, moesten opeens

Digitalisering is daarbij het toverwoord. Digitalisering

alle middelen inzetten om te overleven. Voor enkele

levert niet alleen meer efficiëntie op, maar ook het

sectoren, waaronder de e-commerce-sector, heeft de

vermogen om snel te schakelen. Dat zullen we volop

crisis juist een positieve impact. De stroom pakketten

nodig hebben.

blijft groeien – ook de stroom over de grenzen van de

Dat douane management en trade compliance

Europese Unie.

onlosmakelijk met elkaar zijn verbonden, maken we

Door de coronacrisis had in het voorjaar van 2020

duidelijk met dit magazine – u ziet het als u het blad

vrijwel niemand meer aandacht voor de ontwikkeling

omdraait. Douane management en trade compliance

van

Management

zijn als de twee zijden van hetzelfde muntstuk. Wie

Systeem. Na enkele maanden onderbreking heeft de

wil exporteren, zal moeten inzetten op beide zijden,

douane dit project afgelopen zomer weer opgestart. De

munt én kop.

het

nieuwe

Douaneaangiften

softwareontwikkelaars van AEB zijn druk bezig met het aanpassen van onze oplossingen voor import- en exportaangiften, maar ook met de ontwikkeling van nieuwe douaneoplossingen voor onder meer douaneentrepots.

Douaneaangiften

worden

voor

internationaal

opererende e-commerce-bedrijven nog belangrijker.

De afschaffing van de BTW-vrijstelling voor online aankopen met een waarde tot 22 euro betekent dat bedrijven ook voor laagwaardige pakketten invoeraangifte moeten doen. AEB is gestart met de ontwikkeling van een nieuwe oplossing voor aangifte van e-commerce-zendingen: DECO. De belangrijkste uitdaging op korte termijn is de Brexit. De tijd van afwachten is vrijwel voorbij. Nu nog douanesoftware implementeren is onbegonnen werk, maar wij gaan graag met u in gesprek over de vraag hoe u op lange termijn het beste het aangifteproces kunt inrichten.

Dit magazine gaat echter niet alleen over douane, maar ook over trade compliance: twee vakgebieden die onlosmakelijk met elkaar zijn verbonden. Bedrijven

Richard Groenendijk, General Manager AEB Nederland

A TO B

4

December.2020

A TO B

December.2020

5

Inhoud

Vanaf 1 januari moeten we alle zendingen van of naar het Verenigd Koninkrijk aangeven bij de Douane. Uitbesteding aan een douaneagent of logistiek dienstverlener heeft zijn voordelen voor de korte termijn, maar op lange termijn levert zelf aangifte doen voor veel bedrijven meer voordelen op. Pag 06

Wat is de impact van de Brexit op de Nederlandse Douane? Hoeveel extra aangiften kunnen we verwachten?

Deze en andere feiten en cijfers vindt u in deze rubriek. Pag 20

03

Brexit Export naar het VK: zelf aangifte doen of niet?

06

Douane-systeemwijzigingen 12 Blik in de toekomst: van AGS naar DMS

De nieuwe aangifteprocedures van het nieuwe Douaneaangiften Management Systeem (DMS) zijn onlangs vrijgegeven. De gevolgen voor het bedrijfsleven zijn groot en voor vergunninghouders voor maandaangifte nog groter.

AEB zet de veranderingen op een rij.

Pag 12

Pijl

Hoe verlopen de douaneaangiften bij handel met het Verenigd Koninkrijk vanaf januari 2021? Welke bijzonderheden zijn er als het gaat om preferenties, retouren en carnet ATA als de overgangsperiode is afgelopen? En hoe zit het met CE-markering en BTW? Het grote Brexit-overzicht geeft antwoord op deze en andere vragen. Pag 16

Voorwoord Munt en kop

Ruit

Het bedrijfsleven is continu in ontwikkeling. De software die we in onze bedrijven gebruiken, moet die ontwikkelingen op de voet kunnen volgen. En softwareleveranciers moeten daarin mee. AEB ontvouwt haar strategie voor softwareontwikkeling.

Pag 22

Brexit en douane Het grote overzicht

16

De feiten op tafel Douane ontwikkelingen in cijfers

20

Software-strategie Software voor vandaag en morgen

22

Colofon

21

Brexit

Export naar het VK: zelf aangifte doen of niet?

Vanaf 1 januari 2021 moeten we zendingen vanuit of naar het Verenigd Koninkrijk aangeven bij de Douane. Uitbesteding aan een douaneagent of logistiek dienstverlener klinkt slim. Die zijn het best uitgerust om de hete kastanjes uit het vuur te halen. Maar op lange termijn is zelf doen wellicht beter.

A TO B

8

Op 31 december 2020 eindigt de

te

overgangsperiode van de Brexit.

het bedrijf bij de douane zijn

mogen

uitwisselen,

moet

December.2020

Eerst uitbesteden

A TO B

December.2020

9

beter, een logistiek dienstverlener

extra activiteit die hen in staat

doorlooptijd.

of een douaneagent?

stelt om verladers een compleet

alleen al vanwege de relatief hoge

En

extra

kosten,

Een verlenging zit er niet meer

geregistreerd en daarvoor een

Voor bedrijven zonder ervaring in

dienstenpakket

bieden.

tarieven die douaneagenten voor

in. De Europese Unie (EU) en het

aanvraag

douaneaangiften blijven er twee

De vraag is hoever de kennis

hun diensten in rekening brengen.

Verenigd Koninkrijk (VK) hadden

Registratie elektronisch berichten-

opties over: uitbesteden aan een

van de logistiek dienstverlener

Op lange termijn is uitbesteding aan

tot 1 juli 2020 van dit jaar de tijd om

verkeer).

douaneagent of uitbesteden aan

over

een douaneagent daarom meestal

daarover iets af te spreken, maar

Daarnaast heeft het bedrijf een

een logistiek dienstverlener. In

Uitbesteden

de regering van Boris Johnson wil

douanesoftwarepakket nodig. Het

beide gevallen geldt dat het bedrijf

dienstverlener kan interessant zijn

geen verlenging meer. Dat betekent

selecteren en implementeren van

nog steeds een EORI-nummer

als het bedrijf al een dienstverlener

dat alle bedrijven die handeldrijven

de juiste douanesoftware kost tijd,

moet

zelf

heeft ingeschakeld voor opslag

indienen

(Aanvraag

aanvragen,

maar

Alles-in-één-tarief aan

een

logistiek

aan

te

douaneformaliteiten

en

niet lonend. Een rekenvoorbeeld

douanetarieven reikt.

(zie kader op de volgende pagina) leert dat bij 2000 invoeraangiften

Professioneel en adequaat

en 2000 uitvoeraangiften per jaar

Een

niets

die aangiften te verzorgen. De

douaneprocessen

extra kosten voor het inhuren van

met het VK vanaf 1 januari 2021

meestal meer tijd dan rest tot het

investeren in douanesoftware en

en/of vervoer naar het VK. Die

eraan moeten geloven: ze zullen

einde van de overgangsperiode.

douanespecialisten is niet langer

partij

hun invoer- en uitvoerzendingen

Bovendien is de douane nu bezig met

nodig. De douaneagent of logistiek

integreren met de andere logistieke

anders

dienstverlener heeft alles al

diensten, wat de minste kans

beheren namens verladers. Hij

douanespecialisten

klaar staan om op 1 januari

geeft

de

zal

de

van douanesoftware wegen in dat

2021 van start te kunnen

goederenstromen. Voor bedrijven

en

adequaat

moeten

aangeven

bij

de

douaneautoriteiten. Of er nu een handelsakkoord ligt of niet.

De Brexit heeft grote gevolgen, met name voor bedrijven die nog geen ervaring hebben met douaneaangiften. Opeens zijn

zij

gedwongen

“In het ergste scenario heeft 40 tot 70 procent van de vrachtwagens niet de juiste papieren.”

op

de

douaneaangifte

vertragingen

in

het kostenefficiënter is om zelf douaneagent dan

aangiften

doet

professioneel

afhandelen,

ook

de

met tijdkritische zendingen kan

als die wat complexer worden.

eerste maanden van 2021 is

dat van doorslaggevend belang

Denk aan zendingen die extra

gaan.

om

kan

Met

name

in

uitbesteding helemaal niet

zijn.

zo’n gek idee. Natuurlijk

De

en

gebruik

geval op tegen de hoge tarieven die een douaneagent berekent.

handelingen vergen, bijvoorbeeld logistiek

omdat ze accijnsgoederen, dual-use

bestaat de kans dat de

dienstverlener heeft nog andere

goederen of bloemen en/of planten

douaneautoriteiten in de

voordelen: het bedrijf hoeft maar

bevatten.

keuze

voor

een

Het verschil tussen wel of niet

de voorbereidingen van een nieuw

EU en VK geen enkel probleem

één externe partner in te schakelen

Van

te halen. Doen ze dat niet? Dan

systeem

ondervinden, maar die kans is heel

voor de volledige afhandeling van

douaneagent mag verwacht worden

kunnen ze hun bestaande handel

DMS. Wie nu investeert in een

klein. Eind september publiceerde

de goederenstromen naar het VK.

dat hij de ontwikkelingen rondom

geldt met name voor bedrijven die

met leveranciers of klanten in het

softwarepakket met aansluiting op

de Britse overheid een document

Dat betekent één aanspreekpunt,

de Brexit op de voet volgt en kan

vanuit verschillende landen in de

één

alles-in-

meedenken over de keuzes op dat

EU opereren. Elk land heeft vaak

één-prijs en ook maar één partij

gebied. Als een aangifte problemen

zijn eigen douaneteam met zijn eigen

douaneaangiften:

VK niet voortzetten. Wat zijn de

het bestaande AGS-systeem, moet

waarin

opties voor deze bedrijven?

goed nagaan of de overgang naar

voor problemen aan de grens.

DMS bij de prijs is inbegrepen.

In het ergste scenario beschikt

Dan hebben we het nog niet gehad

straks 40 tot 70 procent van

Kansloze optie De

eerste

optie

is

zelf

wordt

gewaarschuwd

over de werving en training van

de vrachtwagens die vanuit het

douanespecialisten.

VK richting de EU vertrekken

Die

zijn

de

momenteel erg schaars. Dat was al

niet

douaneaangiften verzorgen, maar

zo voor de Brexit en dat is bepaald

Bij uitbesteding is de logistiek

over

de

juiste

dat is gemakkelijker gezegd dan

niet verbeterd sinds de Brexit een

dienstverlener of de douaneagent

feit is.

ervoor

verantwoordelijk

dat

met

een

zoals

een

gebruikte

douanesoftware.

Dat

douanesoftware dat geïntegreerd is

“Op lange termijn is uitbesteding aan een douaneagent daarom meestal niet lonend”

papieren.

gedaan. Een bedrijf dat over de

factuur

specialist

uitbesteden zit ‘m vaak in de

competenties op dit vlak in huis

voor

een

Geïntegreerd systeem

met de nationale douaneautoriteiten.

Die

douaneautoriteiten

hebben

allemaal hun eigen aangiftensysteem.

In Nederland staan we aan de vooravond van de overstap van AGS naar DMS, maar in het VK

die toegang krijgt tot gevoelige

oplevert, kan hij die dankzij de

gebruikt de douane CHIEF/CDS, in

grens zaken wil doen, heeft daarvoor

Om een lang verhaal kort te maken:

de papieren wel in orde zijn,

bedrijfsgegevens over zendingen

aanwezige kennis en ervaring vaak

Duitsland ATLAS en in Zwitserland

allereerst een EORI-nummer nodig

er is te weinig tijd om nog voor 1

linksom of rechtsom. Ook als

en klanten.

zelfstandig oplossen.

e-dec.

(Economic Operators Registration

januari 2021 een douaneoplossing

douaneprocedures om wat voor

Daartegenover staat dat een logistiek

De keuze voor een douaneagent

tot een gebrek aan transparantie,

& Identification). Daarnaast moet

te selecteren en implementeren

reden dan ook veranderen, is de

dienstverlener

betekent echter wel een extra

gebrek aan uniforme processen

een douaneaangifte in Nederland

waarmee u zelf aangifte kunt doen.

externe partij verantwoordelijk

heeft van logistiek. De afhandeling

schakel in de logistieke keten.

en

digitaal worden ingediend. Om

Zeker als u nog moet beginnen met

voor

van douaneformaliteiten is niet

Een extra schakel betekent extra

verhoogde risico’s.

digitaal berichten met de Douane

de voorbereidingen.

daarvan. Maar welke keuze is

hun

gegevensuitwisseling

Met

de

correcte

opvolging

vooral

kernactiviteit,

verstand

maar

een

en

extra

Deze

fragmentatie

uiteindelijk één

inefficiëntie

centraal,

leidt

en

geïntegreerd

A TO B

10

December.2020

Is de situatie aan de grens na verloop van tijd genormaliseerd? Neem dan de tijd om de bestaande aanpak te evalueren.

douanesysteem is het mogelijk om

Evalueren

bij het vinden van een oplossing

te

Wat is het advies aan bedrijven

harmoniseren. Dat leidt tot efficiëntere,

die vanaf 1 januari 2021 voor het

gestroomlijnde

eerst

de

verschillende

landen

douaneprocessen.

En niet onbelangrijk: het wordt

December.2020

11

Optie 1: Zelf doen met het AEBdouaneplatform

Optie 2: Uitbesteden aan een douane-agent

Personeel

€ 150.000,00 (2 FTE)

€ 37.500,00 (1/2 FTE)

AEB Export Filing: AGS – Business

€ 7.171,00

AEB Import Filing: AGS-Business

€ 12.491,00

Implementatie & training

€ 3.120,00

Douaneagent tarief export

€ 50.000,00 (€ 25/aangifte)

Douaneagent tarief import

€ 160.000,00 (€ 80/aangifte)

Totale kosten per jaar

€ 172.782,00

€ 247.500,00

Totale kosten per aangifte

€ 43,19

€ 61,88

antwoorden op deze vragen helpen

de uiteenlopende douaneprocessen in

A TO B

douaneaangiften

die ook op lange termijn voldoet.

moeten

indienen? Vergeet voorlopig de

gemakkelijker om veranderingen in

mogelijkheid om daarvoor zelf

douaneformaliteiten door te voeren.

een afdeling op te zetten. Dat gaat

Denk aan de veranderingen als gevolg

niet meer lukken voor het eind van

van een handelsakkoord tussen het

2020. Bovendien is het verstandig

VK en de EU.

om juist in de eerste maanden na

Een geïntegreerd douanesysteem

afloop van de overgangsperiode

Rekenvoorbeeld

De kosten daarvan lopen al gauw op tot € 75.000 per medewerker per jaar. Daar komen nog extra kosten bij

is juist iets wat in de samenwerking

de douaneformaliteiten onder te

Of zelf doen goedkoper is dan uitbesteden aan een

voor gebruik van douanesoftware. Als die software niet

met douaneagenten of logistiek

brengen bij een ervaren douaneagent

douaneagent, hangt af van het aantal en de aard van

is geïntegreerd met het ERP-systeem, gaat veel tijd van

dienstverleners

ontbreekt.

of logistiek dienstverlener. Die is met

de zendingen. Een douaneagent vraagt gemiddeld € 18

de medewerker verloren aan handmatige verwerking

Doorgaans stuurt het bedrijf zijn

zijn kennis en ervaring in staat om

tot € 35 voor een exportzending en € 65 tot € 90 voor

van data. Vergeet echter niet dat bij uitbesteding ook

vaak

snel in te spelen op onvoorziene

een importzending. De hoogte van het bedrag bepaalt

personeel nodig is voor de uitwisseling van data met de

een email met instructies en de

omstandigheden.

de agent op basis van het totaal aantal aangiften en

agent.

het aantal regels per aangifte. Ook is relevant of voor de

Welke optie geniet nu de voorkeur? Neem een bedrijf dat

aangifte extra handelingen verricht moeten worden, denk

per jaar 2.000 exportaangiften en 2.000 importaangiften

douaneagent

of

dienstverlener

noodzakelijke documenten zoals

Is na een half jaar of een jaar de

een pro forma factuur. De meeste

situatie aan de grens met het

René Wijnants heeft meer dan 500

douaneagenten beschikken over

VK genormaliseerd? Neem dan

software implementaties op zijn naam.

aan accijnsgoederen, groente/fruit of dual use-goederen.

indient. Een bedrijf dat besluit dit in eigen hand te

een klein leger van administratieve

de tijd om de bestaande aanpak

Met ruim 15 jaar ervaring is deze sales

Wat de kosten zijn voor uitbesteding aan een logistiek

houden, heeft 2 medewerkers nodig. Die kosten opgeteld

krachten die de noodzakelijke data

te evalueren. Hoe verloopt de

manager van AEB Nederland expert te

dienstverlener, is lastig in kaart te brengen. De meeste

€ 150.000, waar per jaar nog eens € 19.662 bijkomt

handmatig in hun eigen systeem

samenwerking met de douaneagent

noemen op het gebied van douane en

logistiek dienstverleners verdisconteren de kosten voor

voor software. Uitbesteding aan een agent leidt tot een

invoeren. Het resultaat: onnodig

of dienstverlener? Wat zijn de

logistiek. Hij begrijpt als geen ander de

douaneaangiftes in een alles-in-één-tarief.

aanmerkelijk hogere kostenpost van € 247.500. Dit

hoge kosten en een verhoogde

interne en externe kosten die

kansen en risico's die komen kijken bij

Bedrijven die de douaneaangiften in eigen beheer houden,

bedrijf doet er dus beter aan om zelf een douaneafdeling

kans op fouten.

daarmee

grensoverschrijdende handel.

zullen zelf moeten investeren in deskundige medewerkers.

op te zetten.

zijn

gemoeid?

De

De auteur:

Proces en IT-systeemwijzigingen

Blik in de toekomst: van AGS naar DMS Het nieuwe Douaneaangiften Management Systeem (DMS) is al jaren geleden aangekondigd. Nu pas wordt echt duidelijk wat de gevolgen van dit systeem zijn voor het bedrijfsleven. Met name voor bedrijven met een vergunning voor maandaangifte zijn de consequenties groot. AEB zet de veranderingen op een rij.

De aanleiding voor een compleet nieuw aangiftesysteem

Uitstel tot 1 juli 2022

is het Douanewetboek van de Unie, dat al sinds 1 mei 2016 van kracht is. Hierin is onder meer vastgelegd hoe

Tot zover het ‘slechte’ nieuws. Het goede nieuws

alle aangiftedata binnen de Europese Douane-unie

is dat de Douane rekening houdt met de wensen

in de toekomst digitaal moeten worden uitgewisseld

van het bedrijfsleven. Ruim een jaar geleden

met de Douaneautoriteiten en de instanties in Brussel.

introduceerde

Dat betekent onder meer dat alle bedrijven rekening

aangaf hoe vergunninghouders in de toekomst hun

moeten houden met een nieuwe dataset, die is

aangifteprocessen

deze

instantie konden

al

een

inrichten.

plan

dat

Bedrijven

gebaseerd op het EU Customs Data Model.

met een vergunning voor Geautomatiseerde of

Maar dat is lang niet de enige verandering. De Douane

Schriftelijke Periodieke Aangifte (GPA/SPA) en

maakt van de gelegenheid gebruik om het bestaande

voor plaatsing Douane-entrepot, Actieve Veredeling

Aangiftesysteem (AGS 3.1) en alle andere systemen

en Tijdelijke Invoer kregen de keuze uit meerdere

te vervangen door het nieuwe Douaneaangiften

procedures. Maar het bedrijfsleven toonde zich

Management Systeem (DMS). Bedrijven zullen hun

niet tevreden over de geboden mogelijkheden. Voor

bestaande processen en systemen flink moeten

vergunninghouders bleek implementatie van één van

aanpassen om de voordelen van hun Douanevergunning

deze procedures hun processen eerder complexer dan

te behouden.

eenvoudiger te maken. De Douane heeft zich de

A TO B

14

December.2020

A TO B

December.2020

15

kritiek aangetrokken en het oorspronkelijke plan

de berichten met controleresultaten te verwerken

die nodig zijn voor aangifte. Op het moment dat de

ingetrokken. Gedurende enkele maanden is in overleg

en gecorrigeerde aangiftes te versturen. Goederen

goederen het douane-entrepot binnenkomen, wordt

Ontheffing bij aanbrengen

met het bedrijfsleven gewerkt aan een nieuw plan met

worden pas vrijgegeven als de gecorrigeerde aangifte

een aanbrengbericht verstuurd via DMS. Uiterlijk tien

Ook bedrijven met IIAA-vergunning voor Plaatsing

nieuwe aangifteprocedures. In juli van dit jaar is dit

volledig is verwerkt door de douane.

dagen na dit aanbrengbericht moeten bedrijven een

in Douane-entrepots en Actieve Veredeling/Tijdelijke

nieuwe plan wereldkundig gemaakt.

Wat blijft, is de mogelijkheid tot voorafaangifte.

aanvullende aangifte met de ontbrekende data indienen.

Invoer zullen hun processen en systemen moeten

De wijziging in de aangifteprocedures via DMS heeft

Bedrijven kunnen tot dertig dagen voordat de

Bedrijven die van deze optie gebruik willen maken,

aanpassen. Zij zullen uiterlijk 1 januari 2023 hun

consequenties voor de planning. Naar verwachting

goederen daadwerkelijk worden aangebracht alvast

moeten bij de Douane tijdig een IIAA-vergunning

aanbrengberichten en aanvullende aangiften moeten

worden de eerste technische specificaties voor

een aangifte indienen. Dat biedt met name voordelen

aanvragen. Op dit moment is nog onduidelijk aan

indienen via DMS.

softwareontwikkelaars zoals AEB pas eind dit

voor bedrijven met een AEO-certificaat (Authorised

welke eisen ze moeten voldoen om in aanmerking te

Ook

jaar vrijgegeven. Dat is voor hen te laat om hun

Economic Operator). Zij worden bij voorafaangiften

komen voor een IIAA-vergunning. Ook is onduidelijk

VENUE-systeem

douanesoftware voor de oorspronkelijke deadline

tijdig geïnformeerd over mogelijke controles van de

of bedrijven die nu al een IIAA-vergunning hebben,

van

(1 juli 2021) aan te passen en bij hun klanten te

Douane. Dat biedt deze bedrijven de gelegenheid om

straks opnieuw een vergunning moeten aanvragen.

geconfronteerd met wijzigingen. Hoe deze procedures

bedrijven

die

gebruik

voor

maken

vereenvoudigde

e-commerce-zendingen,

zullen

van

het

aangifte worden

implementeren. Daarom is invoering van DMS

hun logistieke planning daarop aan te passen, zodat

met DMS er exact uit gaan zien, is op dit moment nog

met een jaar uitgesteld tot 1 juli 2022. Bedrijven

vertraging in leveringen worden voorkomen.

niet bekend.

Consequenties voor cashflow

die gebruik maken van de GPA/SPA-procedures,

Eén ding is wel duidelijk: bedrijven die gebruik maken van

moeten op die datum hun processen en systemen hebben aangepast. Bedrijven met een vergunning voor Plaatsing in Douane-entrepots en Actieve Veredeling/Tijdelijke Invoer krijgen iets langer de tijd: tot 1 januari 2023. Wie niet op tijd klaar is, loopt extra risico op problemen in de supply chain.

Zelf corrigeren Voor bedrijven zonder douanevergunning verandert

De overstap naar DMS dwingt bedrijven met een GPA/ SPA-vergunning tot kritisch nadenken over hun aangifteproces.

meerdere,

opeenvolgende

IIAA-regelingen,

Wat zijn de praktische consequenties voor bedrijven

hoeven niet telkens weer een aanbrengbericht te

met een GPA/SPA-vergunning? Allereerst dat ze direct

versturen. Denk aan goederen die het douane-

invoerrechten moeten afdragen op het moment dat de

entrepot verlaten om bewerkt te worden en daarvoor

aanvullende aangifte is ingediend. In situaties waarin

direct onder Actieve Veredeling/Tijdelijke Invoer

goederen dagelijks het douane-entrepot verlaten, zal

worden geplaatst. Normaal zou het bedrijf een

een dagelijkse aangiftestroom en daarmee ook een

aanbrengbericht moeten versturen op het moment

dagelijkse betalingsverplichting ontstaan. Dat kan

dat de goederen het douane-entrepot verlaten, maar

ingrijpende consequenties hebben voor de cashflow

daarvoor kunnen ze ontheffing aanvragen bij de

van bedrijven. Bij de huidige GPA/SPA-procedure

Douane. Voorwaarde is dat de goederen in dezelfde

worden de invoerrechten voor een hele maand immers

bedrijfssoftware geboekt blijven. Met deze ontheffing

er relatief weinig. De wijze waarop zij straks aangiftes

pas tien dagen na de maandaangifte geïnd.

komt de Douane tegemoet aan de vrees van bedrijven

moeten indienen via DMS, verloopt in hoofdlijnen op

De overstap naar DMS dwingt bedrijven met een

dat elk nieuw aanbrengbericht kan leiden tot een

dezelfde wijze als nu via AGS 3.1. Wel moeten deze

Geen maandaangifte meer

bedrijven bij de uitwisseling van data met de Douane

GPA/SPA-vergunning tot kritisch nadenken over hun

fysieke controle. Het laat zien dat de douane openstaat

aangifteproces. Wat zijn de kosten voor het aanvragen

voor de wens vanuit het bedrijfsleven om procedures

rekening houden met de nieuwe eisen die voortkomen

Ingrijpend zijn gevolgen voor de circa 250 tot 300

of omzetten van een IIAA-vergunning? Wat zijn de

zo eenvoudig mogelijk te maken en de impact op de

uit het EU Customs Data Model. Dat kan betekenen

bedrijven met een vergunning voor Geautomatiseerde

kosten voor het aanpassen van processen en systemen?

praktijk te minimaliseren.

dat bedrijven andere data moeten verstrekken. Of

of Schriftelijke Periodieke Aangifte (GPA/SPA). Dat zijn

Wat is de impact op de cashflow? Wegen de baten op

dat ze bestaande data in een andere vorm moeten

bedrijven – meestal met een douane-entrepot – die

tegen de kosten? Zo nee, zijn er alternatieven?

aanleveren aan DMS.

hun aangiftes opsparen om ze vervolgens één keer per

Daarnaast moet de aangever voortaan zelf de

maand tegelijk te versturen. Die mogelijkheid verdwijnt

fouten in de aangifte aanpassen. Tot nu toe

op 1 juli 2022. Er komt ook geen nieuwe vorm van

‘corrigeerde’ de douane de aangifte, maar die

maandaangifte voor in de plaats.

legt deze verantwoordelijkheid weer terug bij de

Wat is het alternatief? Dat is het aanvragen van een

aangever. Die ontvangt daarover een bericht met

vergunning voor Inschrijving in de Administratie

de controleresultaten van de douane. Bedrijven

van de Aangever (IIAA). Bedrijven met een IIAA-

die voor het aangifteproces gebruik maken van

vergunning moeten bij het inboeken van goederen in

douanesoftware, moeten straks dus in staat zijn om

hun bedrijfssoftware zo veel mogelijk data meenemen

De auteur: Richard Groenendijk is General Manager AEB Nederland. Als voorzitter van de Alliantie Douane Software zit hij regelmatig met de douane aan tafel om verbeteringen aan douaneprocessen en IT-systemen te bespreken.

A TO B

December.2020

17

Brexit en douane

Het grote overzicht Hoe verlopen de douaneaangiften bij handel met het Verenigd Koninkrijk vanaf januari 2021? Welke bijzonderheden zijn er als het gaat om preferenties, retouren en carnet ATA als de overgangsperiode is afgelopen? En hoe zit het met CE-markering en BTW? Dit grote Brexit-overzicht geeft antwoord op deze en andere vragen.

Tijdens de overgangsperiode gold het Verenigd Koninkrijk

niet op orde. Als die klanten toch naar de terminals komen,

nog als onderdeel van de interne markt van de Europese

leidt dat tot lange files. Daarom is het zaak om voor vertrek

Unie. Maar vanaf 1 januari 2021 gelden voor de handel met

naar de haven te controleren of de douanedocumenten

het Verenigd Koninkrijk de reguliere douaneprocedures. De

daadwerkelijk zijn ontvangen. Is dat het geval? Dan staat

voorbereidingen daarvoor zijn bij de haven van Rotterdam,

het sein op groen en kan de vrachtwagen vertrekken.

de Eurotunnel en vele andere havens in volle gang.

De Nederlandse havens

Via de Franse grens: smart border Op de kortste verbindingen over Het Kanaal (rondom Calais)

Door de Rotterdamse haven rijden elke dag circa 3000

en bij de Eurotunnel worden zogenoemde ‘smart borders’

vrachtwagens op en van de ferryterminals. Daarom heeft de

opgezet. Die bestaan uit systemen die voor versnelling in de

haven zich samen met Portbase, Douane, Rijkswaterstaat en

afhandeling van douaneprocedures aan de grens moeten zorgen.

de ferry terminals zo goed mogelijk voorbereid op de Brexit.

Hier moeten transporteurs na de Brexit de douaneaangiften

Bedrijven die goederen uitvoeren naar of invoeren uit het

(uitvoer, invoer, douanevervoer/transit) indienen.

Verenigd Koninkrijk, moeten hun douanedocumenten vooraf

Per voertuig worden de douaneaangiften dan onder een nieuw

aanmelden. Bedrijven kunnen daarvoor gebruik maken

of extra registratienummer gebundeld. Bij aankomst in de

van de Portbase-services Melding Import Documentatie en

haven of bij de tunnel hoeft alleen dit registratienummer te

Melding Export Documentatie en het registratienummer dat

worden geverifieerd. Dat voorkomt wachttijden die ontstaan

ze ontvangen bij de boeking. Dat zijn de services die al langer

als ter plekke aangiften opgesteld en ingediend moeten

bestaan voor deepsea-zendingen en nu verplicht zijn voor

worden. De bestaande controle op ‘logistieke’ papieren bij

alle ferryterminals en de meeste shortsea-terminals. Zonder

de ferryterminals blijft voor zover bekend gewoon bestaan.

vooraanmelding krijgt de vracht geen toegang tot de terminal.

Tijdens de overtocht kan het land van invoer al besluiten of

De vooraanmelding is belangrijk omdat niet iedereen op de

in de aankomsthaven een douanecontrole noodzakelijk is.

terminals Brexit-ready is. Eind oktober had 20 procent van

Voor vrachtwagens die niet worden gecontroleerd, ontstaan

de klanten van de ferry-terminals de douaneprocessen nog

op die manier geen wachttijden.

A TO B

18

Voorbeeld: van Nederland naar VK

December.2020

uit het Noord-Ierland-protocol worden daarom voor het

A TO B

December.2020

Bedrijven doen er goed aan om geen leveranciersverklaringen

19

Instrastat- en Extrastat-meldingen

eerst in 2024 en daarna elke vier jaar nog eens goed tegen

meer op te vragen bij leveranciers uit het Verenigd Koninkrijk

Bij een exportzending van Nederland naar het Verenigd

het licht gehouden.

en geen leveranciersverklaringen meer af te geven aan

Koninkrijk moet in Nederland een exportaangifte en in het

Bij zendingen naar de Ierse Republiek moet in voorkomende

klanten in het Verenigd Koninkrijk. Het is nu al mogelijk

toepassing. Pas op het moment dat het Verenigd Koninkrijk

Verenigd Koninkrijk een invoeraangifte worden ingediend.

gevallen worden aangegeven dat de goederen uit het vrije verkeer

om grondstoffen uit het Verenigd Koninkrijk te behandelen

als derde land wordt aangemerkt, vervallen de Instrastat-

Afhankelijk van de leveringsvoorwaarden is de leverancier

binnen de EU komen. Daarvoor kan gebruik worden gemaakt

alsof ze niet in aanmerking komen voor preferentie. Daarmee

verplichtingen voor bedrijven die vanuit de EU goederen naar

of zijn klant verplicht om de uitvoer- en/of invoerprocedures

van het gebruikelijke herkomstdocument, bijvoorbeeld met

kunnen bedrijven het aantal veranderingen tijdens de

het Verenigd Koninkrijk vervoeren. Die goederen moeten

af te handelen en de kosten daarvoor te dragen. Het is dus

het T2L-document voor goederen die over zee zijn vervoerd.

jaarwisseling beperken.

wel net als alle andere exportzendingen worden aangemeld

belangrijker dan ooit om goede afspraken te maken over de

Bij transport over de weg door het Verenigd Koninkrijk kan

leveringsvoorwaarden.

de zending worden aangemerkt als douanevervoer conform

Bij een zending van het Verenigd Koninkrijk naar Nederland met

de NCTS-T2-procedure.

bij het Centraal Bureau voor Statistiek (CBS), waarvoor het

Retouren na de overgangsperiode

moet verplicht worden ingediend in Frankrijk, waarna een

AGS-systeem kan worden gebruikt.

Let op: de Britse douane stelt na 1 januari 2021 nog zes maanden lang verplicht om goederen die vanuit de EU het

een overtocht naar Frankrijk moet in het Verenigd Koninkrijk een exportaangifte worden ingediend. De invoeraangifte

Tijdens de overgangsperiode blijven Intrastat-aangiften van

CE-markering na de Brexit

intracommunautaire verplaatsing plaatsvindt (procedure 4200).

Voor goederen die na het eind van de overgangsperiode uit

Verenigd Koninkrijk binnenkomen, in dat land aan te melden

het Verenigd Koninkrijk terugkomen, bijvoorbeeld omdat ze

bij Instrastat. Voor de ontvangende bedrijven in het Verenigd

door Britse ontvanger zijn afgekeurd, hanteert de Douane de

Koninkrijk blijven de Instrat-verplichtingen dus nog van kracht tot 1 juli 2021.

Het transport van Frankrijk naar Nederland moet in Frankrijk

Overeenkomstig de CE-markering van de EU heeft het

gebruikelijke voorwaarden voor retourzendingen. Voor die

als Intrastat-zending worden aangegeven. In Nederland volgt

Verenigd Koninkrijk een eigen UKCA-label ontwikkeld. De

goederen kan na 1 januari 2021 een wederinvoeraangifte

dan de aangifte in Intrastat als land van binnenkomst. Als

standaarden die ten grondslag liggen aan het UKCA-label

worden opgemaakt. Dat voorkomt dat bij terugkeer van die

alternatief kan de zending in het Verenigd Koninkrijk als

komen overeen met de CE-standaarden die vandaag de

goederen in de EU invoerrechten en BTW moeten worden

douanevervoer (transit) naar Nederland worden aangemerkt.

dag gelden in de EU. Dat betekent dat er vooralsnog geen

betaald. Voorwaarde is dat er een gesloten administratie

In dat geval moeten de douanetarieven en BTW in Nederland

verschillen bestaan wat betreft de productgroepen waarvoor

bestaat. Met andere woorden: de aangever moet kunnen

Voor transacties met het Verenigd Koninkrijk gelden andere

worden afgedragen.

“Noord-Ierland wordt, als het gaat om douane, BTW en accijnzen, beschouwd als een lidstaat van de EU.” Uitzondering: Noord-Ierland

een markering is vereist en de voorwaarden voor toekenning

aantonen dat de goederen op de wederinvoeraangifte exact

BTW-voorschriften en -procedures dan voor transacties

van het CE- of UKCA-label.

dezelfde zijn als de goederen die eerder naar het Verenigd

binnen de EU. Dat geldt voor zowel goederen als diensten.

Conform de afspraken mag de CE-markering nog tot 1 januari

Koninkrijk zijn uitgevoerd. Een wederinvoeraangifte is

Voor accijnsgoederen (alcoholische dranken, tabak, etc.) die

2022 in het Verenigd Koninkrijk worden toegepast. Bij

mogelijk tot maximaal drie jaar na de datum van uitvoer.

vanuit het Verenigd Koninkrijk in het BTW-gebied van de EU

goederen die voor 1 januari 2021 in het Verenigd Koninkrijk zijn

worden gebracht, moeten eveneens accijnzen worden voldaan.

ingevoerd, wordt de CE-markering zonder meer geaccepteerd.

In beginsel zijn bedrijven uit EU-landen BTW-plichtig op

Voor certificaten die door Britse certificeringsinstellingen

Carnet ATA en douanevervoer

certificeringsinstelling uit de EU worden gevraagd.

het moment dat ze goederen uit het Verenigd Koninkrijk invoeren. Als bedrijven goederen

zijn afgegeven, kan een conformiteitsverklaring van een De carnet ATA-documenten voor tijdelijke leveringen aan

uit de EU naar het Verenigd Koninkrijk

het Verenigd Koninkrijk kunnen pas vanaf 1 januari 2021

uitvoeren, zijn ze van die BTW-plicht

Preferenties vanaf 2021

worden opgesteld. Voor goederen die voor het einde van

verlost. Maar dan moeten ze wel

de overgangsperiode het Verenigd Koninkrijk worden

voldoen aan de BTW-voorschriften

binnengebracht en na de overgangsperiode weer naar

van het Verenigd Koninkrijk.

Grondstoffen uit het Verenigd Koninkrijk verliezen door de

Nederland teruggaan, bestaat de mogelijkheid om die als

Brexit vanaf 1 januari 2021 hun preferentiële EU-oorsprong.

retourgoederen te behandelen.

Dat geldt volgens documenten van de Europese Commissie ook

Het Verenigd Koninkrijk heeft zich al op 30 januari 2019

Noord-Ierland ook na de Brexit als het gaat om douane,

met terugwerkende kracht voor de al geleverde grondstoffen.

aangesloten bij de overeenkomst over gemeenschappelijk

BTW en accijnzen als een lidstaat van de EU beschouwd.

Hoe de regeling er precies uitziet, is afhankelijk van een

douanevervoer (Convention on a Common Transit Procedure,

Met andere woorden: leveringen aan Noord-Ierland blijven

eventueel vrijhandelsakkoord tussen de EU en het Verenigd

CTC). Dat betekent dat ook na de overgangsperiode

intracommunautaire leveringen. Dat betekent dat geen

Koninkrijk. Een dergelijk vrijhandelsakkoord geldt echter

douanevervoer conform de NCTS-procedures met het

exportaangifte ingediend hoeft te worden. Maar: het vraagstuk

alleen voor het goederenverkeer tussen het Verenigd Koninkrijk

Verenigd Koninkrijk mogelijk is.

met betrekking tot de controle op agrarische producten en

en de EU, maar heeft geen betrekking op de preferentie die

levensmiddelen is nog niet definitief beantwoord. De regels

verband houdt met alle andere overeenkomsten van de EU.

Volgens de afspraken in het uittredingsakkoord wordt

BTW en accijnzen

De auteur: Als redacteur die verantwoordelijk is voor de AEB Community, schrijft expert Kerstin Ullrich over praktische vragen en veranderingen met betrekking tot douane en internationale handel.

A TO B

20

December.2020

A TO B

December.2020

21

Colofon AtoB is een uitgave van AEB Nederland.

De feiten op tafel !

Uitgever: AEB Nederland Rivium Boulevard 301-320 2909 LK Capelle aan den IJssel Tel. (088) 3131700 www.aeb.com/nl

Werklast

ISSN 2363-6831

12 miljoen

Verantwoordelijk voor de inhoud: Richard Groenendijk

Dat is het aantal extra douaneaangiften dat de douane na de Brexit verwacht te verwerken.

Vormgeving: AEB SE

(Bron: Belastingdienst.nl)

Wat is de impact van de Brexit op de Nederlandse Douane? Hoeveel extra aangiften kunnen we verwachten?

Deze en andere feiten en cijfers vindt u in deze rubriek.

Eerste keer

72.000 bedrijven in Nederland krijgen door de Brexit voor het eerst met douaneformaliteiten te maken. Dat is een toename van 40 procent van het klantenbestand van de Douane.

(Bron: Belastingdienst.nl)

Aangiften

Van 160 naar 500 miljoen douaneaangiften. Het aantal douaneaangiften dat via de Nederlandse logistieke hubs de Europese Unie binnenkomt, stijgt de komende vijf jaar exponentieel. De reden: de afschaffing van de BTW-vrijstelling voor e-commerce-zendingen onder de 22 euro en de Brexit.

(Bron: TU Delft)

Gateway Mankracht

Zo’n 930 extra douanebeambten

Zo’n 30 procent van alle import aangiftes in de

zijn geworven en opgeleid om het grotere aantal

Europese Unie wordt verwerkt

douaneaangiften na de Brexit te kunnen verwerken.

door de Nederlandse Douane.

Dat betekent een capaciteitsuitbreiding van ongeveer 20 procent.

(Bron: Rijksoverheid)

Redactie: Richard Groenendijk, René Wijnants, Michiel Sengers, Marcel te Lindert, Stephanie Kollmann, Kerstin Ulrich

(Bron: TU Delft)

Beeldverantwoording: Fotos © AEB SE behalve: © photobyphotoboy – stock.adobe.com (Titel, P. 04, 06, 07) © YIUCHEUNG – shutterstock.com (P. 02) © Vera NewSib – stock.adobe.com (P. 10) © tinyakov – stock.adobe.com (P. 04, 12, 13) © PRILL mediendesign – stock.adobe.com (P. 16) © ellisia – stock.adobe.com (P. 04, 19) © Sergey Nivens – stock.adobe.com (Titel, P. 05, 06) © sakura – stock.adobe.com (P. 04, 14, 15) © Günter Menzl – stock.adobe.com ( P. 04, 18, 19) © Atotech Deutschland GmbH ( P. 4, 20, 21) Oplage: 350 stuks Drukkerij: print24 is een merk van unitedprint.com Nederland B.V. J.C. Geesinkweg 901-999 1114 AB Amsterdam © Alle rechten voorbehouden. Het is niet toegestaan om, zonder voorafgaande toestemming van AEB Nederland, artikelen uit dit magazine over te nemen, te (doen) publiceren of anderszins openbaar te maken of te verveelvoudigen.

A TO B

22

December.2020

A TO B

December.2020

Uniforme beeldtaal

Software-strategie

S

aangepast, kan die aanpassing met een paar klikken worden doorgevoerd zonder de softwareleverancier

Internationaal

oftware

23

voor vandaag én morgen

Het bedrijfsleven is continu in ontwikkeling. De software die we in onze bedrijven gebruiken, moet die ontwikkelingen op de voet kunnen volgen. En softwareleveranciers moeten daarin mee. AEB ontvouwt haar strategie voor softwareontwikkeling.

opererende

bedrijven

gebruiken

te hoeven bellen.

software om hun handelsprocessen te ondersteunen.

Een waarschuwing is op z’n plaats. Wie zijn processen

Als onduidelijk is hoe die processen op detailniveau

met BPMN zo gemakkelijk verandert, moet niet

eruit zien, wordt het lastig om implementatie van

vergeten de medewerkers daarin mee te nemen. Zij

die software tot een goed einde te brengen. Business

moeten de veranderingen snappen en weten hoe de

Process Modelling & Notation (BPMN) is ontwikkeld

workflow eruitziet. Daarnaast moet elke verandering

om duidelijkheid te krijgen over die processen. BPMN

kritisch worden bekeken. Is die echt noodzakelijk?

is niets anders dan een beeldtaal voor het beschrijven

Wat zijn de alternatieven? En wegen de voordelen op

van bedrijfsprocessen. Deze beeldtaal maakt het

tegen de kosten van de verandering? De verleiding is

mogelijk om processen in afzonderlijke stappen op te

groot om voortdurend veranderingen door te voeren

knippen en met een keur aan symbolen weer te geven.

ten gunste van de medewerkers, maar de vraag is

Het resultaat is een processchema dat laat zien hoe

of al die veranderingen een meerwaarde opleveren

besluitvormingsprocedures, informatiestromen en

voor de klant.

verantwoordelijkheden verlopen.

Het

grote

voordeel

van

BPMN:

niet

alleen

procesanalisten snappen deze beeldtaal, maar

Process Driven Development

ook de mensen die deze processen managen en de IT-specialisten die de daarvoor benodigde software

Gebruik van BPMN om nieuwe processen op te

bouwen. BPMN is de beeldtaal waarmee de kloof

stellen of bestaande processen aan te passen is alleen

Dat de wereld verandert, is niet nieuw. Maar het

schakelen. Dat vraagt om wendbare supply

tempo van verandering is ongekend, zeker sinds de

chains met flexibele, eenvoudig aanpasbare

tussen de business en de IT kan worden overbrugd.

zinvol als de software die veranderingen kan volgen.

uitbraak van het coronavirus. Tegelijkertijd neemt

processen. De software die het fundament

En het wordt nog beter: processen die met BPMN

Dat lukt niet met een groot, log en star systeem zoals

ook de complexiteit sterk toe. In de internationale

vormt van deze supply chains, moet dat

zijn beschreven, kunnen in XML worden opgeslagen.

de traditionele ERP-systemen die veel bedrijven

handel en logistiek zien we bijna elke dag de

kunnen faciliteren. AEB’s strategie voor

Daardoor

nog steeds gebruiken. Daarvoor is een systeem

bewijzen daarvan. Handelsovereenkomsten en

softwareontwikkeling is volledig daarop gericht.

processchema’s lezen en meteen uitvoeren. Een

nodig met een flexibele IT-architectuur waarmee

regelgeving wijzigen voortdurend. Denk aan de

Deze strategie rust op drie pijlers:

bedrijf als Zalando gebruikt daarom BPMN om

gebruikers oplossingen kunnen bouwen die de in

Brexit, de handelsvete tussen de Verenigde Staten

•

en China of aan het groeiende aantal internationale sancties, bijvoorbeeld tegen de mensen in de kring rondom de Wit-Russische president Loekasjenko.

•

zijn processen te digitaliseren en voortdurend te

BPMN beschreven processen volledig ondersteunen.

verbeteren: een voorwaarde om online voorop te

‘Process Driven Development’ heet dat.

gestandaardiseerde manier te beschrijven.

blijven lopen.

De huidige software van AEB is gebaseerd op

Flexibele IT-architectuur: een architectuur die het mogelijk maakt om wijzigingen in processen automatisch te vertalen in aanpassingen in de

Snel schakelen

•

deze

Business Process Modelling & Notation

ooit, al is het maar vanwege de voortdurend

•

softwareprogramma’s

(BPMN): een methode om processen op een

Ook het bedrijfsleven zelf verandert sneller dan verschuivende behoeftes van klanten.

kunnen

een

IT-architectuur.

Deze

software

bevat een verzameling kleine, taakgeoriënteerde

Verandering per klik

software.

User centered design: een aanpak om het

dergelijke

internetapplicaties die we apps noemen. Het achterliggende idee is dat elke processtap, vastgelegd

Zo eenvoudig als het is om processen te beschrijven,

in BPMN, in feite niets anders is dan een concrete

ontwerp van de software te vormen naar de

zo eenvoudig is het ook om veranderingen in die

taak die een gebruiker of een systeem op een bepaald

individuele gebruiker.

processen door te voeren. BPMN-tools maken het

moment moet uitvoeren. Voor elke processtap is

mogelijk om snel en eenvoudig nieuwe processtappen

een app beschikbaar waarmee die taak zo goed

te definiëren, implementeren, testen en ‘live’ te

mogelijk kan worden volbracht. Om een compleet

Eén ding is duidelijk: de kat uit de boom kijken

Charles Darwin had het ruim anderhalve eeuw

is geen optie. Wie denkt te kunnen afwachten

geleden al gezien: het is niet de sterkste of de

zetten. Gebruikers met enige ervaring in BPMN

bedrijfsproces te kunnen uitvoeren, hoeft de

hoe ontwikkelingen uitpakken, verliest de

slimste die overleeft, maar degene die zich het best

kunnen zonder hulp van programmeurs de complete

software niets anders te doen dan de daarvoor

concurrentiestrijd. Met andere woorden:

weet aan te passen.

bedrijven moeten in staat zijn om snel te

business-logica vastleggen en in software omzetten.

benodigde apps in de juiste volgorde achter elkaar te

Als de volgorde van processtappen moet worden

zetten.

A TO B

24

December.2020

A TO B

December.2020

25

Oplossingen op maat

De gebruiker centraal

1. Discover:

3. Design:

Een voorbeeld is het verzenden van pakketten naar

Zelfs een oplossing die klantspecifieke processen

Het doel is om direct bij het begin de context van het

Op basis van de persona’s en use cases ontstaat

het buitenland. De medewerker in het warehouse

volledig ondersteunt, is in de praktijk niet

gebruik te leren kennen en te begrijpen. Op welke

een eerste beeld van de oplossing. Met het ontwerp

heeft daarvoor één of meerdere apps nodig waarmee

voldoende

manier werken de gebruikers en waarom? Werken

daarvan is het zaak voortdurend de volgende vragen

om

gebruikers

optimaal

te

laten

hij per zending de juiste pakbon en verzendlabel

presteren. Neem wederom het indienen van een

ze alleen op kantoor of ook thuis of onderweg?

te stellen: Hoe kunnen we aan de behoefte van

kan printen. De medewerker op het kantoor die de

douaneaangifte als voorbeeld. Hoe dat proces

Interviews vormen een belangrijk instrument om

gebruikers voldoen? Hoe kunnen we hun pijnpunten

douaneafhandeling verzorgt, heeft weer andere apps

verloopt, is voor vrijwel elk bedrijf gelijk. Maar

kennis te verzamelen, maar nog beter is het wellicht

wegnemen? Het resultaat is een prototype dat door

nodig. De software moet de juiste apps op de juiste

hoe gebruikers dat proces uitvoeren, verschilt van

om zelf de processen te observeren of zelfs uit te

gebruikers kan worden getest om zo vroeg mogelijk

momenten kunnen aansturen. Het heeft bijvoorbeeld

persoon tot persoon. Dat is onder meer afhankelijk

voeren.

in het ontwikkeltraject feedback te verzamelen.

geen zin om een douaneaangifte in te dienen als een

van het opleidingsniveau, de praktijkervaring, het 2. Define:

4.Develop:

order nog niet gepickt is.

takenpakket en de positie van de afdeling in de

Wat de IT-architectuur flexibel maakt, is de

organisatie. Dat is voor geen enkel bedrijf gelijk.

mogelijkheid om de processen tijdens de operatie

Ook een douanesysteem met misschien 80 procent

Op basis van de opgedane inzichten worden eisen

Tot slot is het zaak om het ontwerp uit te bouwen

aan te passen zonder het systeem te hoeven stilleggen.

standaard functionaliteit moet aan de gebruiker

geformuleerd waaraan de nieuwe oplossing moet

tot een werkende oplossing. Ook in deze fase is het

Gebruikers kunnen apps omwisselen, de volgorde

kunnen worden aangepast.

voldoen. Eisen met betrekking tot het gebruik

zaak om feedback van gebruikers te verzamelen.

veranderen en op die manier complete processen

Om dit mogelijk te maken, hanteert AEB het

van de oplossing. Het kan helpen om daarvoor

Bijvoorbeeld door een ‘minimum viable product’

toevoegen of schrappen. Ook het onderliggende

concept ‘User Centered Design’. Zoals de term al

persona’s te gebruiken: profielen van fictieve,

op te leveren: een oplossing die nog niet perfect is,

datamodel kan eenvoudig worden aangepast. Het

aangeeft, is het uitgangspunt dat de gebruiker bij

typische gebruikers inclusief hun taken, rollen,

maar wel in de belangrijkste behoeften voorziet.

is bijvoorbeeld mogelijk om nieuwe datavelden toe

het ontwerp van een nieuwe oplossing voortdurend

vaardigheden, ambities en motivatie. Met die

Door die oplossing in de praktijk te testen ontstaat

te voegen om ze in een nieuwe app of nieuw proces

centraal staat. Op die manier moet een oplossing

persona’s in het achterhoofd kunnen concrete

nieuwe feedback die kan worden gebruikt voor

te gebruiken. Op die manier is het mogelijk om zelfs

ontstaan die optimaal op de behoefte van het

scenario’s worden opgesteld voor het gebruik van

verdere doorontwikkeling.

voor unieke, klantspecifieke processen een oplossing

bedrijf en diens gebruikers is afgestemd. Het

de oplossing: use cases.

op maat te maken.

succes van de oplossing is immers afhankelijk van de mate waarin die voldoet aan de doelstellingen van de gebruiker en hoe goed die zich daarbij voelt.

Standaard services

Bij softwareontwikkeling geldt het Pareto-principe:

Bedrijven hebben in hun supply chains behoefte

80 procent van de tijd gaat op aan het perfectioneren

aan software die niet alleen vandaag voldoet, maar

van de laatste 20 procent. Door met een minimum

ook volgende week, volgende maand en volgend jaar.

viable Natuurlijk is niet elk proces uniek. Denk aan het

waardevolle

Software die doorlopend wordt vernieuwd, uitgebreid

Vier fases

functionaliteit veel eerder beschikbaar voor de

en verbeterd zonder tijdrovende upgrades te hoeven

markt. Verbetering of uitbreiding van de software

doorvoeren. Software die bedrijven én hun gebruikers

User Centered Design biedt meer voordelen. Het

volgt daarna. Op die manier ontstaat een oplossing

in hun kracht zet, ook als die bedrijven en gebruikers

indienen van een douaneaangifte. De berichten die met de Douane worden uitgewisseld, moeten aan

product

te

werken,

komt

vaste eisen voldoen. Voor dergelijke processen is

kost minder tijd om een oplossing te ontwikkelen,

die doorlopend wordt doorontwikkeld. Wie kiest

veranderen. Software die bedrijven in staat stelt om snel

het zinvoller en vaak ook kostenefficiënter om een

waardoor de ontwikkelkosten lager zijn. Bovendien

voor een oplossing uit de cloud, heeft direct toegang

te schakelen zonder te wachten op de beschikbaarheid

standaardoplossing in plaats van een klantspecifieke

bestaat het resultaat doorgaans uit een oplossing

tot de laatste innovaties.

van programmeurs. Die software bestaat.

oplossing in te zetten. Voor dergelijke toepassingen

die eenvoudiger te beheren, onderhouden en uit

heeft AEB zogenaamde ‘AEB Standard Business

te breiden is. En als de software volledig op de

Services’ ontwikkeld, die eenvoudig in het proces

gebruiker is afgestemd, kost het ook minder tijd

geïntegreerd kunnen worden en de benodigde

voor gebruikers om de software te leren gebruiken.

functionaliteit ter beschikking stellen. Bijkomend

Het proces bestaat uit een cyclus van vier stappen

voordeel is dat deze gestandaardiseerde services

die steeds weer opnieuw wordt doorlopen. Die vier

door AEB worden onderhouden. Als de eisen van

stappen zijn:

de Douane aan het berichtenverkeer veranderen, verwerkt AEB die in de software.

Cirkel

Ruit

Pijl