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Nomina electrónica: aprovechando la tecnología
ACTUALIDAD EMPRESARIAL
Rafael Manosalva, contador público, especialista en Ciencias Tributarias, pedagogía y docencia universitaria
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Albert Einstein
Parece que la frase anterior hubiera puesto a reflexionar a los funcionarios y es por ello que la está aplicando la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, usando la tecnología de forma eficiente para lograr uno de sus mayores objetivos: combatir la evasión tributaria con un mayor control sobre las operaciones realizadas por los contribuyentes.
La tarea se hizo efectiva recientemente con la factura electrónica, iniciada formalmente en 2015 con la publicación del Decreto 2242, reglamentado por la Resolución 000072 de diciembre de 2017. La norma obliga a todas las empresas que emitan facturas bajo el Decreto 1929 de 2007 a migrar a la factura electrónica.
La factura electrónica es la evolución de la factura tradicional. Para efectos legales, tiene la misma validez que el papel. Sin embargo, se genera, valida, expide, recibe, rechaza y conserva electrónicamente, lo que representa mayores ventajas. Tributariamente, brinda soporte a las transacciones de venta de bienes y servicios.
Como complemento se generan otros documentos electrónicos que permiten hacer cambios, ajustes y correcciones a las facturas electrónicas, como notas débito y crédito, también electrónicas, que se transmiten a la DIAN para su validación.
Luego fue expedido el Decreto 358 de 2020, que en los parágrafos 6 y transitorio 2 del considerando, indica que el sistema electrónico es aplicable a otras operaciones como los pagos de nómina, exportaciones, importaciones y pagos a favor de no responsables del impuesto sobre las ventas. Y precisa que la DIAN establecerá los calendarios y los sujetos obligados.
Es así que las resoluciones 000013 y 000037 de 2021 desarrollan la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y adoptan el anexo técnico para este documento.
Todo contribuyente que vincule personal mediante contrato de trabajo está en la obligación de adoptar la nómina electrónica, según el calendario fijado en la Resolución 0013 de 2021.
¿De qué se trata la nómina electrónica? De un documento digital equivalente a la tradicional nómina de empleados. Se diferencia de ella por presentarse bajo un archivo electrónico que se puede enviar a los empleados en formato y por correo electrónico.
La DIAN señaló que a más tardar el 1° de agosto de 2021 quedarían disponibles el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste, las dos herramientas preestablecidas de registro, diligenciamiento o reporte de información. El pasado 5 de mayo de 2021, con la Resolución 000037, la DIAN amplió los plazos para que los contribuyentes implementen el pago electrónico de nómina.
La nueva Resolución modificó los numerales 1 y 2 del artículo 6 de la Resolución 000013 expedida el 11 de febrero de 2021, ampliando así los plazos otorgados inicialmente para quienes se encuentren obligados a adoptar el sistema de pago electrónico de la siguiente manera:
La DIAN estableció dos meses como plazo máximo de implementación permanente, contados a partir de la realización de los pagos o abonos en cuenta por concepto de pago de nómina o pensión. Es el término para llevar a cabo el procedimiento de habilitación y proceder con la transmisión del documento soporte de pago de nómina y sus notas de ajuste.
La Resolución define algunos conceptos para facilitar el entendimiento del proceso. Veamos algunos de los más importantes:
Anexo Técnico del documento soporte de pago de nómina electrónica: es el documento proferido por la Unidad Administrativa. Describe las características, condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos para generar, transmitir, validar y ultimar la disposición del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste.
Así mismo las demás funcionalidades, mejoras y conceptos adicionales que se implementen utilizando para ello el modelo y la plataforma informática del documento soporte de pago de nómina electrónica y que hace parte integral de esta Resolución, en lo sucesivo, Anexo Técnico.
Acceso al software: es la facultad otorgada a la Unidad Administrativa Especial de la DIAN para solicitar información cifrada a los sujetos que van a generar y transmitir el documento de nómina electrónica, como también a los proveedores de soluciones tecnológicas.
Será una información cifrada con métodos distintos al de claves públicas, autenticación de ingreso al software, códigos fuente, especificaciones funcionales, interfaces o interoperabilidad con otros sistemas de información, con sus licencias, proveedores, identificación de fabricantes y, en general, con toda aquella información que permita el conocimiento, el acceso al contenido y el funcionamiento de las tecnologías utilizadas para los sistemas de facturación a cargo propio o de su proveedor o fabricante.
Ambiente de producción en habilitación: es un escenario del sistema de facturación electrónica en el que opera la funcionalidad de producción en habilitación. Impone a los emisores del documento de nómina electrónica y las notas de ajuste un conjunto de actividades, consistentes en probar los componentes que hacen parte del software para el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste, a fin de ser evaluados en el proceso de habilitación por la Unidad Administrativa Especial de la DIAN.
El trámite se hará una vez superadas las pruebas sobre el cumplimiento de las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión y validación, de conformidad con lo indicado en el Anexo Técnico, las funcionalidades, reglas de validación y demás componentes del citado anexo, previo al ambiente de producción en operación.
Ambiente de producción en operación: opera la funcionalidad de producción en operación y desarrolla un conjunto de actividades por parte de los emisores del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste, consistentes en hacer uso del documento soporte de pago de nómina electrónica para cumplir su generación, transmisión y validación y las notas de ajuste. Calendario: indica los plazos en los que se debe cumplir con el procedimiento de habilitación y comenzar a transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica y sus notas de ajuste.
Campos obligatorios del documento soporte de pago de nómina electrónica: corresponde a los campos informáticos obligatorios que debe contener el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste, al momento de ser generada y transmitida a la Unidad Administrativa Especial. Están definidos en el Anexo Técnico.
Código Único de Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, CUNE: es un requisito del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste, constituido por un valor alfanumérico que permite identificarlos de manera inequívoca.
Contenedor Electrónico: es un instrumento electrónico obligatorio que se utiliza para incluir la información de cada uno de los documentos soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste. Deberá ser emitido por cada uno de los beneficiarios del pago a cargo del sujeto que realiza la generación y transmisión del mismo, así como la información adicional derivada de los mismos, junto con la validación realizada por la Unidad Administrativa Especial, cuando fuere el caso.
Documento soporte de pago de nómina electrónica: es el documento electrónico que soporta los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas, IVA, cuando aplique. Se deriva de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria. Y está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos.
Para poder ser validado por la Unidad Administrativa Especial, el sujeto obligado lo deberá generar y transmitir de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados.
Notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica: son documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, bien sea por errores aritméticos o de contenido. El sujeto obligado deberá hacer los ajustes o correcciones cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la DIAN.
Novedades reportadas dentro del periodo: permiten informar aquellos eventos que se presentan dentro del periodo de pago y que afectan la liquidación de los valores devengados de nómina y los valores deducidos de nómina. Este elemento deberá informarse en la manera prevista según se define en el Anexo Técnico.
Sujetos obligados a generar y transmitir para validar el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste: son aquellos contribuyentes que realizan pagos o abonos en cuenta derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria y pagos a los pensionados a su cargo, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el IVA, cuando aplique.
Validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste: la DIAN emite un documento electrónico que verifica las reglas de validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste, cumpliendo con los requisitos, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto se establezcan.
De tal forma y, como lo he ido exponiendo a través de este artículo, la DIAN está aprovechando los avances tecnológicos para beneficio de su objetivo de fiscalización y esto va a continuar.
Consulte el artículo completo con gráficas e infografías en:
https://issuu.com/acopibogotacundinamarca/docs/pyme-ed17_-digital/s/13889980
