Hoofdstuk 10 | Intern risicobeheersings- en controlesyste

10. Intern risicobeheersings- en controlesysteem

Ons interne risicobeheersings- en controlesysteem is gebaseerd op het COSO-ERM-model en opgebouwd uit verschillende elementen. In de eerste plaats hanteert het College van Bestuur een set van planning- en control instrumenten in het licht van financial control, zoals begroting, jaarrekening en tussentijdse rapportages per kwartaal. Daarnaast is een inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgesteld dat door elke medewerker die op deze terreinen verantwoordelijkheid draagt, gevolgd dient te worden. Contracten hebben we centraal geregistreerd in een contractenregister en er is een proces rond prestatielevering vastgesteld. Interne controlewerkzaamheden worden zo volledig mogelijk gedocumenteerd. Periodiek vindt een frauderisicoanalyse plaats.

Basis voor de interne sturing en externe verantwoording is de planning- en controlcyclus. Deze cyclus is ingericht volgens de plan-do-check-act structuur. Het Instellingsplan vormt het kader waarbinnen de begroting wordt vastgesteld als financiële doorvertaling van de beleidsvoornemens voor het daarop betrekking hebbende begrotingsjaar. Tussentijds worden financiële rapportages opgesteld, uitlopend op de 12-maandenrapportage in de vorm van de jaarrekening en het bestuurlijk jaarverslag. Deze worden door ons College van Bestuur vastgesteld na advisering door de Universiteitsraad en ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Toezicht.

Voor het doorlopen van de planning- en controlcyclus beschikt onze universiteit over interne administratieve systemen en procedures. De kwaliteit van deze systemen en procedures wordt jaarlijks getoetst met behulp van interne evaluaties van processen en op grond van de jaarlijkse interim controle door de externe accountant. Hiervan wordt verslag gedaan in de managementletter.

De planning- en controlcyclus op het niveau van de administratieve organisatie staat ten dienste van de primaire processen, die zelf zijn ingebed in een cyclus van kwaliteitszorg. Zowel onderwijs als onderzoek en valorisatie kennen een zesjarige cyclus.

Op basis van een risico-inventarisatie zijn de belangrijkste risico’s hieronder opgenomen.

Strategisch risico

Op strategisch niveau vormt de overgangsfase tussen de in 2021 afgesloten beleidsperiode enerzijds en het in het Instellingsplan 2022-2026 voorgenomen beleid een risico voor het operationaliseren van dit instellingsplan. Dit risico wordt beheerst door de vernieuwde inrichting van de interne organisatie en de managementstructuur voor de aansturing van de primaire processen.

Financieel risico

Onze huidige bekostiging is enerzijds gebaseerd op integratie van de systematiek van bekostiging in het bekostigingsstelsel zoals dit voor het hoger onderwijs in Nederland is vastgesteld. Anderzijds is voor de vaststelling van de hoogte van de onderdelen in de toe te kennen financiering, een aantal specifiek op onze situatie bij introductie in het stelsel toegesneden parameters vastgesteld. Dit heeft bijvoorbeeld geleid tot een relatief hoge vaste voetpercentage in de bekostiging. Een herziening van het bekostigingsstelsel voor het hoger onderwijs is in voorbereiding. Voor zover het relatieve aandeel van het vaste voetpercentage daarbij betrokken wordt, vormt dit voor ons een risico. Dit risico beheersen we door in te zetten op normalisatie van onze exploitatie. Dat wil zeggen dat we, op basis van scenario’s omtrent de ontwikkeling van de hoogte van de bekostiging, de lasten voor onderzoek, onderwijs, valorisatie en bedrijfsvoering stapsgewijs meer in verhouding brengen met wat aan andere universiteiten gebruikelijk is.

Compliance risico

Het onterecht verstrekken van diploma’s als gevolg van een niet passende onderwijskwaliteit is een risico. Onze universiteit loopt met een relatief grote instroom van studenten die al een opleiding geheel of gedeeltelijk elders (in binnen- of buitenland) hebben gevolgd, een extra risico op dit punt. Dit risico beheersen we door monitoring van de kwaliteit van instroom, de onderwijskwaliteit en de vastgestelde kaders op basis van een Onderwijs- en Examenregeling, en door zorg te dragen voor een goed functionerende Examencommissie.

Op het terrein van IT vormt informatiebeveiliging in toenemende mate een risico. We beheersen dit risico door, op grond van onze samenwerkingsovereen-

komst, aan te sluiten bij het preventie en security-beleid van de VU; een daarop aansluitend datamanagementbeleid; en het aantrekken van een functioneel- en applicatiebeheerder.

Operationeel risico

Een belangrijk risico is het studentenaantal in de initiële opleidingen. Er zijn verschillende factoren aanwijsbaar die het risico op een negatieve trend in zich dragen:

1. De driejarige masteropleidingen zijn predikantsmasters. Het is een gegeven dat de PKN zich in een krimpscenario bevindt. Dit brengt met zich mee dat het beroepenveld krimpt. Een verslechterende arbeidsmarktpositie heeft gevolgen voor de aantrekkingskracht van de opleiding. 2. De focus van de driejarige masteropleidingen op het predikantschap vormt een mogelijke belemmering voor potentiële studenten die theologie willen studeren, maar bij aanvang van hun studie nog niet hebben besloten predikant te willen worden. 3. Deeltijdstudenten die studie en werk wensen te combineren, kunnen vanwege de huidige programmering van de masteropleidingen onvoldoende bediend worden, aangezien de opzet van doorlopende leerlijnen het modulair aanbieden van het onderwijs belemmert. Dit leidt er toe dat we maar in beperkte zin maatwerk kunnen leveren voor studenten die in deeltijd willen studeren.

Dit risico beheersen we met behulp van het per 1 september 2021 vernieuwde curriculum van de masteropleiding, dat aansluit op: het veranderende werkveld op basis van uiteenlopende beroepscontexten; de verandering van het disciplinaire naar het intradisciplinaire karakter van de theologie; en de verandering van een meer schools ingericht programma naar een meer zelfstandig leerconcept. Met deze veranderingen beogen we de aantrekkelijkheid van de theologische opleiding te vergroten, ook voor studenten die niet van meet af aan theologie studeren om predikant te worden. Met het oog op het vergroten van de studeerbaarheid van de opleidingen en daarmee het verhogen van de aantrekkingskracht voor studenten die in deeltijd willen studeren, werken we toe naar een specifiek op deeltijdstudenten toegesneden onderwijsprogrammering.