2. Kwaliteitsbeleid

Jaarlijks onderneemt Vormingplus Gent-Eeklo acties om de kwaliteit van haar werking op punt te stellen in verschillende domeinen: deelnemersbeleid, personeelsbeleid, vrijwilligersbeleid, freelancersbeleid, communicatie, processen, kennis en ICT en infrastructuur en ecologie. Financieel beleid is hieronder beschreven in punt 3; goed bestuur in punt 4. We werken in de verschillende onderdelen volgens de PDCA-cirkel. De mensen die Vormingplus Gent-Eeklo maken (personeel, freelancers, vrijwilligers en deelnemers) betrekken we nauw bij onze werking.

2 .1 . Personeelsbeleid

STRUCTUUR EN BEZETTING VAN HET TEAM

We passen de structuur van het team aan met de volgende aandachtspunten: Specifieke expertise en talent breed inzetbaar houden voor de verschillende teams. Mogelijkheid tot meer focus voor de verschillende medewerkers, zonder het overzicht te verliezen. Iedereen blijven betrekken bij de verschillende vernieuwingen.

Algemene coördinatie 1 VTE Communicatie 0,8 VTE Coördinator Stafmedewerker communicatie Bestuursorgaan 1 VTE 0,8 VTE

Financiën en personeel 0,8 VTE Medewerker financiën en personeel 0,8 VTE

Educatief team A: Stafmedewerkers programmatie open aanbod

Educatief team B: Stafmedewerkers aanbodontwikkeling, coaching en projectbegeleiding

Totaal VTE inhoudelijk team: 8,55 VTE Organisatorische planning open aanbod 1 VTE Regiodetectie co-creatieve projecten + subsidie- en projectbeheer + trajecten op vraag 1 VTE

Regiodetectie en spreiding 0,4 VTE Aanbodontwikkeling – projecten realiseren 4,25 VTE

Aanbodontwikkeling en programmatie 1,7 VTE Interne vrijwilligerswerking 0,2 VTE

Totaal VTE administratie: 2,7 VTE

Team administratie

Administratie 1,9 VTE

ICT-verantwoordelijke Logistiek 0,5 VTE 0,3 VTE

VERDUIDELIJKING VAN HET MODEL

VTE komen niet overeen met afzonderlijke personeelsleden. Verschillende personeelsleden kunnen meerdere rollen opnemen. Voor verdere verfijning van de jobtime en een overzicht van de personeelsleden gekoppeld aan de functie(s) verwijzen we graag naar de bijlage (p.118). Het inhoudelijke team is opgesplitst maar er is een grote synergie tussen beide teams:  Team A werkt op het ritme van de programmatie van het open aanbod (strategie 1): • Ze plannen en bewaken de agenda en ontwikkelen een deel van het aanbod in Gent en de 7 structurele gemeenten (detecteren noden, contacteren lesgevers, etc.). • Ze leggen opportuniteiten om nieuw co-creatief aanbod te ontwikkelen voor aan team B.  Team B krijgt de ruimte om: • grotere aanbodprojecten onder strategie 1 (mee) te ontwikkelen die tijd, organisatie, speciale begeleiding etc. vereisen. • participatieve trajecten in (co-)regie en op vraag op te zetten en te begeleiden onder strategie 2. • Alle educatieve medewerkers uit team B werken met vrijwilligers, 1 medewerker zal een overkoepelend beleid uitwerken (strategie 3). Daarvoor is 0,2 VTE voorzien.  In beide teams krijgt iemand de taakverantwoordelijkheid voor de detectie van nieuwe noden in Gent en de regio (in team B ook projectbeheer).  Medewerkers uit team B kunnen occasioneel activiteiten begeleiden in het open aanbod.  Beide teams inspireren elkaar. Team A staat in voor inspiratiedagen voor team en partners.  We voorzien een groei van 0,8 VTE inhoudelijke werktijd. Het administratieve team biedt ondersteuning in de 3 strategieën. Totale jobtime team Vormingplus Gent-Eeklo in 2021: 13,85 VTE (t.a.v. reële jobtime eind 2019: 12,85 VTE)

VTO-BELEID

In overleg met het personeel tekenen we een Vormings-, Trainings- en Opleidingsbeleid uit dat de personeelsleden in staat stelt om de nodige competenties te ontwikkelen om het nieuwe beleidsplan te realiseren. Voor elk team voorzien we een aantal specifieke vormingen en begeleidingen. Daarnaast kunnen individuele teamleden ook persoonlijke vormingsnoden voorleggen. De input die ze daarbij krijgen, delen ze altijd met de rest van het team.

Educatief team (inhouden en methodiek)

Particpatieve begeleiding Coachen van (kwetbare) groepen & gemeenschappen Deep democracy (fundamentele grondhouding werking) Co-creatie Methodieken Maatschappelijke uitdagingen Praktijkbeschrijvingen …

ICT en sociale media

Sharepoint (in functie van tool Event 360) SF community Gebruik en versterking werking sociale media …

Interne werking

Timemanagement / breinvriendelijk werken (kwaliteitszorg) Projectbeheer (deel team) Fonsdenwerving (deel team)

Individugerichte bijscholing (zie kwaliteitsbeleid)

COACHING EN OPVOLGING VAN MEDEWERKERS

De nieuwe structuur zal meer dan ooit vragen voor een nauwe individuele opvolging en coaching van de verschillende personeelsleden en teams. Daarvoor voorzien we de volgende acties: Jaarlijkse taakverdelingsgesprekken Jaarlijkse functioneringsgesprekken Jaarlijkse bespreking van individuele bijscholing Teamevaluaties Zorgbeleid rond verbindende communicatie, zorgmomenten Teamversterkende momenten Jaarlijks doen we een tevredenheidsevaluatie met het team rond medewerkersbeleid, werkinhoud en werkbelasting.

2 .2 . Vrijwilligersbeleid

In de toelichting bij strategie 3 (p.49) gingen we al uitgebreid in op de visie van Vormingplus Gent-Eeklo op vrijwilligerswerk, de rollen die vrijwilligers krijgen in de werking en de ondersteuning die we hen bieden. Organisatorisch voorzien we het volgende voor de vrijwilligerswerking: Om de ondersteuning van de vrijwilligers binnen alle praktijken te stroomlijnen en te versterken, voorzien we 0,2 VTE specifieke jobtime. We zorgen met de vrijwilligers voor een jaarlijkse evaluatie, bijsturing en opmaak van nieuwe acties voor jaaractieplannen.

2 .3 . Freelancersbeleid

Voor de educatieve praktijken in ons open aanbod, doen we vaak beroep op de professionele expertise van freelance lesgevers. De keuze voor freelancers is ingegeven door onze wens om kwaliteit en expertise te brengen in elke actviteit. We besteden dan ook de nodige aandacht aan ons freelancersbeleid: We willen graag een duurzamere samenwerking uitbouwen met onze freelancers. We onderzoeken op welke manier we dat kunnen doen. We zijn ons ervan bewust dat de tarieven die we freelancers bieden, op dit moment erg bescheiden zijn. We onderzoeken op welke manier we deze tarieven kunnen verbeteren zonder de betaalbaarheid van de werking in het gedrang te brengen. We blijven werken op de inhoudelijke kwaliteit van de lesgevers: elke freelancer krijgt een intakegesprek, begeleiding en coaching tijdens de eerste activiteit en een evaluatie. We bekijken op welke manier we vaste freelancers kunnen ondersteunen met bijscholing. We voorzien naast freelancers in de vormingsuren ook uitbesteed werk binnen communicatie, financiën (boekhouding) en ICT.

2 .4 . Deelnemersbeleid

Zowel het bereik als de tevredenheid van deelnemers volgen we nauw op om onze transversale doelstelling rond een ‘breed en divers publiek’ (zie toelichting doelenkader p.43) zo goed mogelijk te bereiken.

We doen een digitale evaluatie van elke activiteit en telefonische bevragingen via steekproeven. Tweemaal per beleidsperiode doen we een uitgebreid publieksonderzoek. We bereiken deelnemers via sleutelfiguren. We bewaken de toegankelijkheid van onze praktijken (prijs, locatie, format). We peilen naar de impact van onze praktijken via narratieve feedback na de activiteiten.

2 .5 . Communicatie

We bieden een heldere externe communicatie, waarbij we alle doelgroepen op een gepaste wijze bereiken. We houden rekening met volgende aandachtspunten: Uit de stakeholderbevraging bleek dat de totale werking van Vormingplus Gent-

Eeklo te weinig gekend is bij partners. We moeten een aangepaste communicatiestrategie uitrollen om de ‘coaching op vraag’ bekend te maken bij de juiste stakeholders.

We voorzien volgende strategieën en acties: We communiceren via eigen communicatiekanalen:  Tijdschrift (4x per jaar, 8000 exemplaren) + digitale versie  Projecten via flyers en affiches  Algemene website en projectwebsites (bv. Dzjambo, Dag van de filosofie, De Krook…)  2-wekelijkse nieuwsbrief (10 000 exemplaren)  Sociale media: • Facebookpagina, Instagram en Twitter van Vormingplus Gent-Eeklo • Facebookpagina’s projecten: SamenLezen, Kerk in het Midden, Dag van de filosofie, Dzjambo…) We communiceren via communicatiekanalen van partners:  Structurele partners in de 7 gemeenten  Krookkrant en Gentmagazine  Vrijwilligerspunt  Uit in Vlaanderen  Konektvzw (mensen met beperking) / Gentse Gevangenis en Forensisch Psychiatrisch Centrum / InGent… We brengen de 3 strategieën duidelijk naar voren in onze algemene communicatiekanalen:  Via restyling website en brochure.  Onderzoek naar gebruik aanstekelijke filmpjes.  We willen de werking op vraag (onderdeel in strategie 2) stimuleren.  We beschrijven succesvolle praktijken op de website.  We geven duiding in inspiratiegids voor partners. Intern willen we de communicatie rond de verschillende werkingen versterken, en zorgen voor een heldere communicatie rond beslissingen. De herstructurering van het team (zie boven) en de processen hieronder beschreven moeten dit voor een groot stuk opvangen.

2.6. Processen optimaliseren

In 2019-2020 (met verdere verfijning in de volgende beleidsperiode) werkt het team volgende procedures uit: Aanpassen en bijsturen van de vergader- en beslissingscultuur:  Vier beleidsdagen per jaar (evalueren en bijsturen van de werking, opstellen jaaractieplannen, taakverdeling …).  Maandelijkse teamvergadering (uitwisseling en informatiedoorstroming, opvolging kwaliteitsbeleid).  14-daagse vergadering team educatie (strategieën uitwisselen, projectopties en trajecten op vraag bespreken, beslissen en inplannen).  14-daags operationeel administratief team.  Uitwisselingsmomenten tussen de werkingen (inspiratiedagen).  Ad hoc operationele vergaderingen waar nodig.  Uitwisselmomenten met bestuursorgaan: teamleden dialogeren met bestuurders over beleidskwesties, projecten, …  De coördinator stroomlijnt de verschillende werkingen en staat in voor de onderlinge afstemming. De taakverantwoordelijken houden voor hun deelwerking het overzicht. We implementeren een verfijnd timemanagementtool om binnen team ST1B-

ST2-ST3 te komen tot  Inzetbaarheid, haalbaarheid, inplanbaarheid van projecten en coaching  Een goede planning met de nodige evenwichten wat betreft spreiding, financiën, volume, inzet personeel, … We scherpen en verfijnen naar aanleiding van het nieuwe plan de criteria aan om projecten al dan niet op te starten:  We ontwikkelen een nieuwe procedure en instrumenten om projecten beter te kunnen beheren (van aanvraag tot opvolging).  We zetten ons beleid rond fondsenwerving verder en versterken dat met behulp van het CRM-systeem (Event 360). We volgen de vereisten van de privacywetgeving en het Ubo-register op. We verbeteren voortdurend onze systemen voor monitoring en evaluatie van de resultaten en impact van onze praktijken.

2 .7 . Kennis- en informatiebeleid (ICT)

Vormingplus Gent-Eeklo verbetert haar kennis- en ICT-beleid dankzij de samenwerking met Parcours vzw. Deze organisatie werd opgericht samen met negen andere Vormingpluscentra en enkele andere sociaal-culturele organisaties (Wisper, PRH, CCV, Konekt, Kwadraet en Amarant) op 18 december 2018. Ze biedt ICT-ondersteuning voor social-profitorganisaties.

Parcours vzw ontwikkelde Event 360, een op het Salesforce-platform gebaseerd CRM-systeem dat organisatorische processen ondersteunt. Er is ook een link tussen dit CRM-platform en het boekhoudkundig programma Exact Online.

Vormingplus Gent-Eeklo brengt binnen dit platform de volgende processen en acties samen: Inventarisatie praktijkvoorstellen en –ideeën Uitwerken en opvolgen activiteiten en projecten  Overeenkomst begeleider  Budgetlijnen  Praktische informatie (deelnemers, data en uren, locatie, …)  Deelnemersevaluaties Communicatie (teksten voor brochure, automatisch uploaden naar website en

UiT in Vlaanderen) Facturatie en boekhouding (gelinkt aan Exact Online) Online betalingen (vanaf 2020) Interne communicatie over praktijken Inschrijvingen en deelnemersgegevens Rapportage (interne rapporten en voorbereiding SISCA-rapportage)

Event 360 biedt ons de mogelijkheden om een aantal processen efficiënter te organiseren, zoals de inschrijving voor de verschillende activiteiten. De tijd die dat vrijmaakt laat ons toe om meer te investeren in bijvoorbeeld projectbeheer onder strategie 2. Event 360 is dus een instrument dat rechtstreeks impact heeft op de realisatie van onze verschillende strategieën.

2 .8 . Infrastructuur en ecologie

Vanaf 2018 huurt Vormingplus Gent-Eeklo kantoor- en vergaderruimte aan de Visserij 106/01, 9000 Gent. Ook de statutaire zetel is daar gevestigd. We hebben geen eigen praktijkruimtes meer vanuit onze filosofie om te investeren in de werking en in personeel en niet in infrastructuur. Werken in ruimtes van partners past ook beter bij onze doelstellingen om in te zetten op spreiding in de regio en op co-creatie.

In onze kantoren werken we met flexbureaus en houden we rekening met de heersende wetgeving. We streven naar optimale werkomstandigheden voor het personeel (ergonomsiche stoelen, in hoogte verstelbare desks en schermen, geluids- dempende panelen, …). Jaarlijks tekenen we ook verbeteracties uit. De idewe-controle was positief over de werkplek. Een goede locatie is een belangrijke voorwaarde voor een geslaagde praktijk. Onze activiteiten en projecten vinden plaats in lokalen van de partners. In de gemeenten waar we een open aanbod uitwerken (strategie 1) vinden de activiteiten meestal plaats op een vaste locatie. Daarbij besteden we veel aandacht aan de bereikbaarheid en toegankelijkheid voor iedereen, met oog op kwetsbare deelnemers.

We stimuleren een duurzaam en ecologisch beleid, dat we jaarlijks evalueren en bijsturen: Kantoren:  Energiezuinig beleid (met evaluatie en bijsturing)  Onderzoek in samenspraak met eigenaar voor aankoop zonnepanelen  Aankoopbeleid van fairtrade producten (koffie e.a.)  Beperking van papiergebruik Locaties waar praktijken doorgaan  Samenwerking om zo ecologisch verantwoord mogelijk te werken.  Vormingplus Gent-Eeklo werkt mee aan de uitbreiding van Green Track (Gents opzet van het kunstenoverleg tussen culturele partners om zich in tekenen in een charter en daar ook naar te handelen) naar de sociaalculturele sector.