DOSSIER

Studiebureau Jonckheere vermijdt overprikkeling

Bedrijf beschermt zo zijn medewerkers

Het nieuwe werken is niet zó nieuw bij Studiebureau Jonckheere in Brugge. Al vele jaren worden mails gecentraliseerd en gegroepeerd aan de juiste afzender bezorgd. Ook ‘bibliotheekuren’ zorgen voor ongestoord werken. “We hebben dit niet speciaal ingevoerd om burn-outs te vermijden, maar een Nederlandse professor vertelde me wel dat het perfect overeenkomt met de conclusies uit wetenschappelijk onderzoek naar burn-outpreventie”, vertelt Koen Jonckheere.

“De mails komen toe op ons centraal adres en worden door mijn secretaresse of indien nodig ikzelf enkel om 10 en 14.30 uur doorgestuurd naar de medewerker die met dat specifieke project bezig is. Het voordeel van die tussenstap is dat wanneer er rare mails tussen zitten, ik onmiddellijk kan reageren. Als een dossier bijvoorbeeld moeilijk loopt en de medewerker die het opvolgt niet zo ervaren is, kan een leidinggevende suggesties geven om de mail te beantwoorden of het dossier eerst verder te bespreken. Het is enerzijds een controlefunctie, maar het geeft ook de mogelijkheid om terug te schakelen en medewerkers te ondersteunen.”

De e-maildruk verminderen begint natuurlijk bij minder mails sturen en ontvangen. “Spam en onnodige nieuwsbrieven houden we centraal tegen. Het gebeurt ook dat aannemers op de werfvergadering geen opmerkingen maken maar achteraf 4 mails sturen. Als we hen daarop aanspreken, schrikken ze eerst, maar snel beseffen ze dat iedereen gek wordt van al die mails en dan respecteren ze dat. Nu bekijkt onze medewerker alle mails over het project 2 uur voor de werfvergadering. Zo krijg je een duidelijk tijdsblok in plaats van de klassieke aanpak waarbij je op de duur niet meer weet waar je hoofd staat.”

Grens werk-privé bewaken

“Het centraal mailbeheer zorgt er onder meer voor dat onze medewerkers geen privémails sturen van op het werk, maar om 16.30 uur kan iedereen naar huis en begint de privétijd. Door geen gsm-nummers van onze medewerkers door te geven aan klanten, worden ze buiten de kantooruren ook niet gestoord. Ik wil geen politieagent zijn, maar zo houden onze medewerkers tijdens de werkuren de rust in hun hoofd en kunnen we de scheiding werk-privé goed houden.”

En daar stopt het niet, want tussen 8 en 10 uur ‘s morgens mogen de medewerkers elkaar intern niet storen. “Dat stimuleert hen om hun vragen te bundelen en zo kan iedereen doorwerken. Vooral onze mensen met veel ervaring waren overbevraagd. Nu vragen we dat jonge mensen eerst bij andere jongeren te rade gaan. Zo groeit hun zelfvertrouwen en ontlasten we de ervaren persoon.”

Hij besluit: “Pas toen we de Liantis-award wonnen en dit ruimer bekend werd, bleek dat wat wij normaal zijn gaan vinden het eigenlijk niet is. Van verschillende mensen kreeg ik al te horen dat als ze bij ons hadden gewerkt, ze nooit die burn-out zouden gehad hebben.”(SD - Foto MVN)

WWW.STUDIEBUREAUJONCKHEERE.BE

40 medewerkers

Studiebureau Jonckheere groeide van 27 medewerkers in 2015 naar een team van 40 vandaag in kantoren in Brugge en Leuven. “In 2022 verhuizen we terug naar de plek waar het in 1958 allemaal begon: het ouderlijk huis langs de Torhoutsesteenweg. Hier begint het te klein te worden, en zo is de cirkel ook weer rond.”