Tsekkaa dokumentit kuntoon

JANNE KARTTUNEN, ERIKOISTUTKIJA, TTS TYÖTEHOSEURA

Maatilan johtaminen vaatii työtä ja osaamista. Menestyvät maatalousyrittäjät hyödyntävät kirjallisia suunnitelmia, tarkistuslistoja ja sopimuksia tilan johtamisessa. Tärkeitä asioita ei kannata jättää pelkästään muistin tai suullisten sopimusten varaan.

Myös menestyvillä maatalousyrittäjillä on petrattavaa esimerkiksi riskienhallintaa koskevien suunnitelmien sekä tilayhteistyötä ja urakointia koskevien sopimusten teossa. TTS Työtehoseuran Digitsekki-hankkeessa kerätään helposti saataville ja tarvittaessa muokataan nykyisiä sekä rakennetaan uusia sähköisiä tarkistuslistoja ja sopimuspohjia käyttö- ja sovellusohjeineen.

Kirjalliset dokumentit tärkeitä

Menestyminen voidaan määritellä hyväksi yrittäjän työkyvyksi ja tilan taloustilanteeksi. Peltoalaltaan keskikokoista suuremmilla kasvi- ja eläintiloilla menestyvät yrittäjät käyttävät tilan johtamisen tukena selvästi yleisemmin useita erilaisia kirjallisia suunnitelmia ja sopimuksia kuin heikosti menestyvät kollegansa. Myös peltoalaltaan korkeintaan keskikokoisilla kasvi- ja eläintiloilla tilanne on samansuuntainen, mutta ei yhtä selvä.

Johtamista tukevien dokumenttien runsas käyttö on maamme maatiloilla kuitenkin edelleen verraten harvinaista, mutta se on yleisempää eläin- kuin kasvitiloilla. Yleisimpiä ovat sopimukset tuotteiden ostajien ja vastuuvakuutettujen tukihakemusten tarkastajien kanssa. Enemmistöltä sen sijaan puuttuvat kirjalliset suunnitelmat henkilö- ja tuotantoriskien hallintaan. Kirjalliset sopimukset yhteistyötilojen tai urakoitsijoiden kanssa ovat myös yllättävän harvinaisia tilayhteistyön ja töiden ulkoistamisen yleisyydestä huolimatta.

Kirjalliset ja suulliset sopimukset

Toivoa sopii, että edellä mainittuja asioita pohditaan kunnolla ja niistä sovitaan edes suullisesti. Kirjalliset sopimuspohjat tuovat esiin seikkoja, jotka on syytä käydä läpi myös asioista suullisesti sovittaessa. Suulliset sopimukset ovat sopimusoikeudellisesti yhtä sitovia ja päteviä siinä missä kirjalliset pois lukien tietyt määrämuotoiset sopimustilanteet, kuten kiinteistökaupat. Vuosien saatossa ”kättä päälle” sopimuksien yksityiskohdat saattavat kuitenkin osapuolilta unohtua, jos niistä on alun alkaenkaan sovittu. Ristiriitatilanteissa sopimukset todella punnitaan.

Esimerkiksi urakointisopimuksia on ollut saatavana TTS Työtehoseurasta jo pitkään, ja ne on nyt linkitetty myös Digitsekki-hankkeen kotisivuille. Urakointisopimuksissa työ määritellään ja hinnoitellaan tyypillisesti joko työvaiheittain tai kokonaisurakkana. Sopimuksia löytyy kasvinsuojeluun ja lannanlevitykseen sekä sadonkorjuuseen noukinvaunua, paalainta, silppuria ja puimuria käyttäen. Lisäksi löytyy yleinen sopimuspohja, jota voi soveltaa kaikkiin maataloustöihin, ja koneurakoinnin yleiset sopimusehdot. Työn alla on yleinen tilayhteistyötä koskeva sopimuspohja.

Tarkistuslistoja työvoiman johtamiseen

Uusimman maatalouslaskennan (2020) mukaan noin viidesosalla kaikista maamme maa- ja puutarhatiloista on palkkatyövoimaa. Ulkomaisen palkkatyövoiman lukumäärä ja suhteellinen osuus alan kokonaistyövoimasta ja palkkatyövoimasta on nousussa. Digitsekki-hankkeen kotisivuilta löytyy viisi työvoiman johtamista koskevaa tarkistuslistaa. Kuten edellä mainitut urakointisopimukset, myös nämä tarkistuslistat ovat täydennettäviä, tallennettavia ja tulostettavia pdf-lomakkeita. Tarkistuslistat koskevat seuraavia aiheita:

• suositeltavat tavat/keinot työvoiman perehdyttämisessä ja työnopastuksessa,

• suositeltavaan perehdyttämiseen ja työnopastukseen sisältyvät seikat,

• tilanteita, joissa työnopastusta suositellaan annettavan,

• erilaisia keinoja viestintään työyhteisössä, sekä

• motivaatiota ja muuta työhyvinvointia tukevat seikat.

Useilla alan työnantajilla on kehitettävää työntekijöiden perehdyttämisessä ja työnopastuksessa sekä muussa päivittäisjohtamisessa, kuten viestinnässä ja työhyvinvoinnin edistämisessä. Perehdyttäminen ja siihen kuuluva opetus ja ohjaus – työnopastus – on lakisääteistä työntekijöiden työsuhteen laadusta ja kestosta riippumatta. Tilanne on edellä mainittujen seikkojen suhteen parempi puutarhatiloilla kuin maatiloilla.

Riskit parempaan hallintaan

Digitsekki-hankkeen kotisivuille tullaan laatimaan käytännönläheisiä ja napakoita tarkistuslistoja myös henkilö- ja tuotantoriskien hallintaan. Henkilöriskejä ovat esimerkiksi tapaturmat, sairaudet ja avioerot. Tuotantoriskejä ovat muun muassa tulipalot, eläin- ja kasvitaudit, tietoturva(ttomuus) sekä sähkö- ja vesikatkot. Tällä hetkellä vasta joka neljänneltä tai viidenneltä tilalta löytyy kirjallisia suunnitelmia edellä mainittujen riskien varalle. Sitä ei tiedetä, missä määrin näitä asioita on tiloilla ylipäätään pohdittu.

Lisätietoja

Digitaaliset tarkistuslistat ja sopimukset maatalousyrittäjän apuna – Digitsekki

• Toteuttaja TTS Työtehoseura

• Toteutus 1/2022–10/2023

• Päärahoitus MMM

Kotisivut www.tts.fi/tutkimus_ja_ kehitys/tutkimushankkeet/maatalous/ digitsekki

Smart Farmers -hankkeen (toteuttajat PTT, Luke ja TTS, päärahoittaja MMM) eri tutkimusosien yhteenvetojulkaisu: https://www.ptt.fi/ wp-content/uploads/media/julkaisut/ smartfarmers_brieff.pdf

Työvoima-hankkeen (toteuttaja TTS, päärahoittaja MMM) tutkimusjulkaisu: https://www.tts.fi/files/5579/ Tyoyhteison_johtaminen_maa-_ja_ puutarhatiloilla_467.pdf