Jaarverslag interne dienst

Jaarverslag interne dienst opmaken tegen 1 april

Model?

Er is een modeldocument opgemaakt van het plan. Maar je bent niet verplicht dit model te gebruiken. Stel je zelf je plan op? Dan moet dit ten minste de volgende vermeldingen bevatten:

• Gegevens van de onderneming; • Datum waarop het plan is afgesloten; • Geldigheidsduur van het plan; • Doelstelling(en); • Gekozen actiegebied(en) en beschrijving van de concrete maatregelen; • Betrokken functies of werkplekken; • Persoon verantwoordelijk voor de uitvoering; • Evaluatie van het vorige plan.

Alle info en het modeldocument kan je vinden op www.werk.belgie.be. Ook op de website van het SFTL kan je praktische tips en tricks vinden. Jaarlijks, voor 1 april, moet iedere onderneming een jaarverslag van de Interne dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk opmaken. Dit jaarverslag moet niet meer worden opgestuurd. Maar je moet het wel nog opmaken en bij controle kunnen voorleggen aan de bevoegde inspecteur.

evy@tlv.be

Iedere werkgever beschikt over een Interne dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk. In ondernemingen zonder Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk en met minder dan 20 werknemers, wordt deze dienst meestal belichaamd door de werkgever zelf. In ondernemingen zonder dit comité en met meer dan 20 werknemers, is de preventie-adviseur meestal een werknemer. De preventie-adviseur wordt in zijn taak meestal bijgestaan door een preventie-adviseur van de externe dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk.

Doel van het jaarverslag?

Het jaarverslag heeft enerzijds tot doel een samenvatting te geven van de preventiemaatregelen die het afgelopen jaar in de onderneming werden getroffen. Anderzijds heeft het tot doel een statistisch beeld te geven van alles wat er het afgelopen jaar is gebeurd in de onderneming op het vlak van welzijn op het werk, meer bepaald in het domein van de psychosociale belasting veroorzaakt door het werk.

Hoe het jaarverslag invullen?

De gegevens in het jaarverslag hebben voornamelijk betrekking op: • de structuur van de interne dienst; • de arbeidsongevallen; • de psychosociale belasting op het werk.

Er bestaan drie formulieren voor het opmaken van het jaarverslag: • Het formulier A is bestemd voor een werkgever met een Interne dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk zonder afdelingen. • Het formulier B is bestemd voor een werkgever met een Interne dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk met afdelingen. • Het formulier C is bestemd voor een groep van werkgevers die gemeenschappelijk een dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk organiseren.

Deze formulieren zijn te vinden op de site van de FOD Werkgelegenheid (www.werk.belgie.be), samen met een verklarende nota voor het invullen van de formulieren.

OVER BEDRAG

KOSTENVERGOEDING

Telewerk een blijver?

Kostenvergoedingen verduidelijkt door RSZ en fiscus

Telewerk is momenteel nog steeds verplicht voor iedere functie waarin dit mogelijk is. Her en der worden ook al projecten gelanceerd om telewerk te bestendigen na de coronapandemie. Ook werkgevers denken al voorbij de pandemie en maken nieuwe regels op. En daarbij mogen de kosten niet uit het oog worden verloren.

evy@tlv.be

Telewerk veroorzaakt inderdaad ook kosten. Als werkgever kan je daar op twee manieren mee omgaan: 1. Je kan zelf al het nodige materiaal zoals laptop, printer, kantoormeubilair… ter beschikking stellen. 2. Of je kan voor de werknemer een terugbetaling voorzien van de kosten die de werknemer maakte in het kader van zijn thuiswerk. De meeste werkgevers kiezen ervoor om een kostenvergoeding toe te kennen aan werknemers die structureel thuiswerken. De fiscus en de RSZ verduidelijken nu welk bedrag wordt aanvaard als vergoeding. De fiscus publiceerde een nieuwe fiscale circulaire. De RSZ bevestigde korte tijd nadien dat zij de principes uit deze fiscale circulaire ook zal toepassen.

Geen COVID-regeling!

De nieuwe fiscale circulaire heeft niets met het verplichte coronatelewerk te maken. De regeling geldt voor alle werknemers die structureel en op regelmatige basis thuiswerken.

Thuiswerk

De fiscus bepaalt dat structureel en regelmatig thuiswerk betekent dat een werknemer het equivalent van minstens één werkdag per week moet thuiswerken. Dit moet geen volledige dag zijn. Als een werknemer bijvoorbeeld iedere ochtend eerst twee uur van thuis uit werkt om na de ochtendspits naar het werk te vertrekken, dan kan dat ook beschouwd worden als ‘het equivalent van één werkdag per week’. Dit criterium wordt per maand bekeken.

Thuiswerk betekent ook dat de werknemer zijn normale werkzaamheden, die hij ook op de werkvloer kan verrichten nu thuis (in private lokalen) uitvoert. De regeling kan dus niet worden toegepast voor werknemers die werken vanuit satellietkantoren of coworking places.

Bedrag

Zowel de RSZ als de fiscus aanvaarden vanaf 1 maart 2021 een maximumbedrag van 129,48 euro/maand. Proratisering voor deeltijdse werknemers moet niet. Een onderscheid tussen verschillende categorieën werknemers is mogelijk.

Deze vergoeding is cumuleerbaar met de extra vergoeding van: - 20 euro voor het professioneel gebruik van de privé-internetaansluiting van de werknemer; - 20 euro voor het professioneel gebruik van de eigen pc en randapparatuur van de werknemer. Enkel voor de maanden april, mei en juni 2021 heeft de regering beslist dat het bedrag van 129,48 euro verhoogd wordt tot 144,31 euro.

Bedrijfsleiders kunnen zich niet op deze circulaire beroepen! Had je al een ruling met de fiscus over de vergoedingen voor telewerk? Die rulings blijven ongewijzigd.