In dienst van Defensie - Martine Hofstede Werkdruk in het Maasstad Ziekenhuis

Werkdruk in het Maasstad Ziekenhuis

HR&O manager Tanja Satoor de Rootas

“Je hebt best lef nodig om een dialoogsessie te houden”

Medewerkers gaven in het medewerkerstevredenheidsonderzoek van 2016 aan dat ze een hoge werkdruk ervaren. De raad van bestuur besloot hier aandacht aan te besteden. De afdeling HR (Human Resources) is gevraagd mee te helpen de werkdruk te verlagen. De Maasstadter interviewde HR&O manager Tanja Satoor de Rootas over de stand van zaken.

Tanja legt uit dat werkdruk voor iedereen anders is. “Dat maakt het lastig om te bepalen welke middelen je inzet. Wij hebben als HR gezegd dat dialoogsessies met de teams de beste eerste actie zouden zijn. Bij zo’n bijeenkomst zijn de leidinggevende en de medewerkers aanwezig onder begeleiding van een adviseur van HR en vaak ook van een organisatieadviseur. Je gaat met elkaar in gesprek over hoe het loopt en probeert de knelpunten te benoemen, te filteren waar de werkdruk vandaan komt, waar de kern zit. Daarna volgt zo nodig een actieplan.”

Dialoogsessies helpen enorm Het was een uitdaging om de dialoogsessies – die vanaf afgelopen najaar zijn gehouden - voor elkaar te krijgen. De mensen hadden geen tijd, er werd ook geen tijd voor gemaakt, weet Tanja. De afdelingen die wel de dialoogsessies hebben gehouden, hebben profijt van deze sessies, ze leveren veel op. Werkdruk blijkt namelijk met verschillende zaken te maken te hebben: tijd voor elkaar, begrip, weten waar de ander last van heeft. Het gaat meestal om zaken die medewerkers niet van elkaar weten, maar die wel bepalend zijn voor het ervaren van werkdruk. Samenwerking speelt een belangrijke rol. Samenwerking bijvoorbeeld tussen artsen en verpleegkundigen, en tussen verpleegkundigen onderling. Medewerkers geven ook aan dat ze door de zorgprocessen extra stappen zetten ‘omdat het moet vanuit JCI’. Een voorbeeld is de evaluatie van een patiënt na een dienst. Moet dat vier keer of twee keer per dag? Bij sommige afdelingen speelt de toename van complexe patiënten een rol. Verpleegkundigen hebben hierdoor meer tijd en aandacht nodig voor patiënten dan een paar jaar geleden.

Processen vanuit HR, ICT en Finance blijken veel te vragen van de afdelingen, vooral van de teamleiders. Die ervaren deze als ballast. “We zijn samen bezig te bekijken hoe we processen simpeler kunnen maken. Een voorbeeld daarvan is de afschaffing van de personele wijziging waarbij teamleiders allerlei formulieren in moesten invullen.”

Ze roept afdelingen op een dialoogsessie te houden en brengt ze graag in verbinding met afdelingen

waar het goed heeft uitgepakt. De Ondernemingsraad heeft ook vijf afdelingen benoemd voor sessies. De raad van bestuur gaat met deze afdelingen in gesprek. “Je hebt best lef nodig om het gesprek aan te gaan met je directe collega’s en je leidinggevende. Het aanspreken van elkaar ligt gevoelig. We omzeilen het of doen het snoeihard, terwijl dit op een respectvolle manier kan. Daar kunnen we ons als organisatie op ontwikkelen. Bij een dialoogsessie krijg je de begeleiding om kritiek respectvol te houden.”

Van links naar rechts: HR teamleiders Peter van Harten, Odette Heeren, HR&O manager Tanja Satoor de Rootas

Positieve ontwikkeling Tanja is verheugd over de positieve ontwikkeling die ze zag bij de laatste ontbijtsessie met de raad van bestuur, teamleiders, medisch managers en zorgmanagers. “Een gesprek over wat wij zelf kunnen doen en veranderen. We willen van elkaar leren. Een jaar geleden werd nog met de vinger naar elkaar gewezen. Daar hebben verschillende initiatieven een rol in gespeeld, zoals de bijeenkomsten in het kader van Aandacht voor Aandacht met Niek van den Adel. Wat hij vertelt over positief zijn, heeft invloed.” Ter illustratie pakt ze een A4tje met de cirkel van invloed en de cirkel van betrokkenheid van organisatiedeskundige Stephen Covey. “Mensen kunnen zich heel druk maken over een beslissing die geen direct effect heeft op hun werk. Daar kan stress door ontstaan. De vraag is hoe je ervoor kunt zorgen dat je binnen de cirkel blijft waar je zelf invloed op hebt. Wat ik mooi vind, is dat er zoveel initiatieven worden genomen, ook op de afdelingen die eigen sessies houden. Als voorbeeld de afdeling Verloskunde. Daar hebben de artsen en verpleegkundigen elkaar weten te vinden bij een sessie. De artsen hebben daardoor bijvoorbeeld een en ander aangepast waardoor de verpleegkundigen minder druk ervaren.”

Santeon ziekenhuizen Bij alle Santeonhuizen is er sprake van werkdruk en staat het op de agenda. Het initiatief van dialoogsessies delen we met elkaar, zodat de andere huizen hier ook mee aan de slag kunnen. “In het Maasstad Ziekenhuis steken we in vanuit knelpunten, of vanuit energievreters en energiegevers. Daarbij sluit het programma Sterk in je Werk met aandacht voor weerbaarheid, communicatie en assertiviteit zo goed aan. Leuk om te vertellen, is dat we daarin samen met de andere Santeon ziekenhuizen optrekken.”

“De dialoogsessies die we houden op afdelingen leveren veel op.”