Afdeling uitgelicht Financieel, inkoop en control

FINANCIEEL, INKOOP EN CONTROL VERANTWOORDELIJK VOOR BIJNA ALLE CONTRACTEN

Birgitte Delhez-Teuns Manager Inkoop:

“Wij zetten ons in voor de beste kwaliteit voor de patiënt voor de beste prijs”

Birgitte is al ruim twee jaar werkzaam op de afdeling Financieel, Inkoop en Control (FI&C) als manager van een groot inkoopteam, dat bestaat uit strategische en tactische inkopers en een supportafdeling. Naast de werkzaamheden voor het Maasstad Ziekenhuis en het Albert Schweitzer ziekenhuis, is Birgitte actief als voorzitter Inkoopportefeuille van de zeven Santeon ziekenhuizen.

Er komt veel bij kijken voordat een dienst of product voor zowel het Maasstad Ziekenhuis als het Albert Schweitzer ziekenhuis voorradig is. “Wij zijn verantwoordelijk voor bijna alle contracten die afgesloten worden voor de inkoop van een dienst of product. Wij nemen de beheersing van de risico’s, de aansprakelijkheid, de kwaliteit van het product en de kostenbeheersing/-besparing mee in de overweging om wel of geen contract aan te gaan.”

Van laptops tot trainingen “In principe is het zo dat alles wat er in het ziekenhuis te vinden is, door ons is ingekocht. De naalden die gebuikt worden, de bedden, de beademingsapparatuur, pennen, kladblokken, laptops en trainingen die via de Maasstad Academie worden aangeboden. Maar ook huisvesting is een onderdeel van de inkoopwerkzaamheden. Als er een verbouwing moet plaatsvinden, gaan wij, altijd in samenspraak met onze interne collega van de betreffende afdeling, op zoek naar een geschikte aannemer.”

Samenwerking Voordat een product of dienst wordt ingekocht, is er veel afstemming met de verschillende afdelingen. “Inkopen gebeurt altijd in teamverband. Wij zijn adviseurs met kennis van de markt en investeren veel in de relaties met onze collega’s van de afdelingen. Daarnaast zijn we een spil in de organisatie en wordt er samengewerkt met (staf)afdelingen, zorgmanagers en artsen voor het realiseren van een inkooptraject. We zijn actief binnen een aantal commissies, zoals de Materiaal Advies Commissie (MAC). Omdat vaak meerdere afdelingen betrokken zijn bij de investeringen, worden alle aanvragen behandeld in de commissie MAAT, een multidisciplinair overleg, waar je als aanvrager alle betrokkenen bij elkaar aantreft.”

“Inkoop is een onderdeel van de keten. Wij verkennen de markt, onderhandelen over de voorwaarden en als het contract is overeengekomen, wordt het orderproces door een andere afdeling binnen FI &C ingeregeld. De afdeling Logistiek zorgt voor de beschikbaarheid en de afdeling Crediteuren betaalt de factuur van de leverancier. Dit gebeurt allemaal in samenspraak met de betrokken afdelingen.” Als voorbeeld noemt Birgitte de aanschaf van glijzeilen voor het tillen van patiënten. Het inkoopteam bestond uit verpleegkundigen, Arbo, infectiepreventie, Maasstad Academie en een inkoper.

Toegevoegde waarde patiënt “Het inkoopteam kan een bijdrage leveren aan Value Based health Care door waardegericht in te kopen. De professionele benaming hiervoor is Value Based Procurement. Het uitgangspunt is de mate waarin een product of dienst waarde toevoegt voor de patiënt. Hierbij worden niet alleen de kosten in overweging genomen, maar ook bijvoorbeeld het effect van een product of dienst op het aantal ligdagen. Dit is continue onze mooiste uitdaging, de juiste combinatie vinden tussen de beste kwaliteit voor de patiënt voor de beste prijs, daar zetten wij ons iedere dag weer voor in.”