Op weg naar het nieuwe ECD

Het is je vast niet ontgaan. Vanaf 1 juni gaan we werken in het nieuwe ECD-ONS en het bijbehorende cliëntenportaal caren. Om de overstap zo goed mogelijk te laten verlopen zijn veel ‘spelers’ aan zet. In het eerste kwartaal van dit jaar werkte een projectgroep met vertegenwoordigers uit de hele organisatie intensief samen aan de inrichting van het nieuwe ECD. Drie spelers, met elk hun eigen rol, vertellen hoe ze de weg naar het nieuwe ECD tot nu toe hebben beleefd.

De beslissing voor een nieuw ECD is niet van de een op de andere dag genomen. ‘Ons huidige ECD is best ingewikkeld om mee te werken. Omdat het ECD heel belangrijk is in de dagelijkse ondersteuning van cliënten is dat onwenselijk. Daarom gingen we op zoek naar een nieuw ECD. Belangrijk uitgangspunt naast gebruiksvriendelijkheid is dat het optimaal bijdraagt aan een leven vol betekenis voor onze cliënten’, vertelt manager Wilma Elfrink. Wilma is als lid van de ECD-commissie ook projecteigenaar van de implementatie van het nieuwe ECD. ‘De keuze voor een nieuw ECD hebben we grondig aangepakt. Door meerdere ECD’s te testen en met elkaar te vergelijken en daarbij ook verwanten, cliënten en ervaringsdeskundigen van Team SAM te betrekken kwamen we tot een breed gedragen keuze. Eén ECD kwam als best passend uit de bus: ONS van Nedap, met bijbehorend cliëntenportaal caren.’

Projectdagen

Inmiddels zijn maar liefst negen projectdagen waarbij de inrichting centraal stond achter de rug. In de verschillende projectteams is keihard gewerkt. Uitgangspunt vormden daarbij de visie van Aveleijn (hoe draagt het ECD bij aan een leven vol betekenis), de drie kernwaarden Ontmoeten, Ontwikkelen en Ondersteunen en de kwaliteitskaders waar we aan moeten voldoen.

Lizan Exterkate, gedragswetenschapper, zat in een van de projectteams. Ze vertelt: ‘Tijdens de projectdagen hadden we mooie gesprekken met elkaar over gebruik van het ECD en hoe we dit zo veel mogelijk kunnen optimaliseren. Vanuit verschillende ideeën kom je met elkaar tot een besluit.’ Daarnaast is inspiratie opgehaald bij andere zorginstellingen die al werken met ONS, zoals De Twentse Zorgcentra en collega’s van Aveleijn die elders met ONS werkten.

Eenvoud

‘Wat zo mooi is aan het ECD-ONS is de eenvoud. Het is erg gebruiksvriendelijk. Je hoeft straks niet meer te zoeken naar de juiste informatie, zoals in het huidige ECD vaak het geval is’, vertelt Lizan. ‘Bij Aveleijn werken we multidisciplinair. Samen komen we tot de beste ondersteuning voor de cliënt. Het is daarom fijn dat de documenten van alle betrokkenen in het dossier op één plek terug te lezen zijn en op elkaar aansluiten. Dat is dan ook een ontzettend mooie verbetering. Als gedragswetenschappers zijn we er heel enthousiast over.’

‘Wat zo mooi is aan het ECDONS is de eenvoud. Het is erg gebruiksvriendelijk. ’

Wilma gaat verder: ‘Eenvoud betekent ook dat je iets niet meer doet. Net zoals je bij een verhuizing kijkt wat je wel en niet wil bewaren, kijken we wat we vanuit het oude ECD meenemen naar ONS. Opruimen dus. Maar daardoor wordt de informatie wel veel compacter en beter vindbaar.’

Transparant

Voor cliënten biedt het nieuwe ECD met bijbehorend cliëntenportaal caren veel voordelen. Natasja van Team SAM is enthousiast: ‘Het nieuwe ECD is veel begrijpelijker dan het oude. Het geeft veel overzicht en er staan geen moeilijke woorden in.’ Caren geeft daarnaast cliënten die wilsbekwaam ter zake zijn straks de mogelijkheid om zelf hun rapportages in te zien en zelf hierop te reageren. Het gaat immers over de cliënt. Lizan geeft aan: ‘Het is een belangrijk uitgangspunt om transparant te werken. Eigenlijk zou niks geheim moeten zijn voor de cliënt’. Voor sommige cliënten kan deze transparante manier van werken lastig zijn. Natasja vertelt dan ook: ‘Ik vind het best confronterend om zelf mijn dossier te lezen en kan hier soms van schrikken’. Wilma adviseert dan ook om samen met de cliënt te rapporteren en de rapportages te bekijken. ‘Zo kun je de inhoud samen bespreken en eventuele vragen en onduidelijkheden verhelderen. Transparantie is ook belangrijk voor de samenwerking en communicatie in de driehoek.’

Lizan benoemt het belang van een goed gesprek voorafgaand aan het gebruik van het cliëntportaal caren. ‘Bespreek de mogelijkheden en de voordelen en op welke manier cliënten er gebruik van kunnen en willen maken. Denk daarbij in mogelijkheden. Uiteraard zorgen we ook vanuit het project voor een duidelijke uitleg.’

‘D e implementatie van ONS is een mooi moment om samen met de cliënt te kijken wat bijdraagt aan een leven vol betekenis en welke stappen daarin moeten worden gezet’, vult Wilma aan. Die stappen moeten haalbaar zijn en helder beschreven worden in het dossier.

1 juni is het zover

Nu de projectdagen zijn afgerond, wordt er achter de schermen nog flink gewerkt aan de inrichting. Ook zijn de trainingen gestart waarbij medewerkers en cliënten leren om met ONS en caren te werken. Op 1 juni stappen we definitief over. ‘Dat is een feestelijk moment. Het is dan aan ons allemaal om er samen op de juiste manier mee te gaan werken’, sluit Wilma af.