Visie Bestuur en Raad van Commissarissen op besturen en toezicht houden bij Stek
VISIE BESTUUR EN RAAD VAN COMMISSARISSEN OP BESTUREN
EN TOEZICHT HOUDEN BIJ STEK
Aangepast na zelfevaluatiebijeenkomst d.d. 16 januari 2024, vastgesteld in de RvC-vergadering d.d. 22 april 2024
1. Gezamenlijke visie: het samenspel tussen bestuur en toezicht
De Raad van Commissarissen (RvC) van Stek beschouwt het als zijn belangrijkste verantwoordelijkheid om te bewaken en stimuleren dat de organisatie haar maatschappelijke opdracht zo goed mogelijk duurzaam kan vervullen. De raad ziet er op toe, dat middelen optimaal worden ingezet, waarbij geen onnodige risico’s worden genomen en dat de bestuurder handelt naar de met belanghouders gedeelde volkshuisvestelijke doelstellingen.
De toegevoegde waarde van de RvC voor het bestuur is dat door zijn goede functioneren er vertrouwen gegeven wordt, zowel naar belanghebbenden buiten de organisatie, als naar het bestuur en medewerkers binnen de organisatie. De raad geeft door zijn functioneren legitimiteit aan het bestuurlijk handelen. Een tweede belangrijke toegevoegde waarde van de RvC is ervoor zorg te dragen dat Stek een goede bestuurder heeft
Door het inbrengen van kennis en ervaring draagt de Raad van Commissarissen bij aan zorgvuldige, doordachte besluitvorming. De basis van het samenspel tussen bestuur en toezicht is ‘het goede gesprek’ tussen RvC en bestuur. Daarbij geldt steeds een helder onderscheid in de rollen van bestuur en toezicht: de bestuurder weegt af en besluit; het intern toezicht toetst
De RvC van Stek hanteert de volgende uitgangspunten voor de uitoefening van zijn functie:
• Gedeelde risicobereidheid
• Wederzijds vertrouwen
• Openheid (transparantie)
• Scherpte
• Dienstbaarheid
• Integriteit
• Op afstand maar in verbinding
Leden van de RvC van Stek zijn daarnaast aanspreekbaar op de volgende aspecten van hun gedrag en houding:
Kenmerk van houding of gedrag: Dat is als volgt merkbaar of waarneembaar:
Constructief-kritisch Luisteren, samenvatten, doorvragen Bewust ‘tegenhangen’: wat als… (liever dan ‘ik vind’)
Openstellen en luisteren
Vragen stellen, niet oordelen
Reflecteren
Gerichtheid op waarden van Stek Goede voorbereiding, scholing, geen stokpaardjes
Rolbewustheid
Voorspelbaarheid
Navolgbaarheid
Teamwork
Continu verbeteren
Deskundigheid
Intern toezicht legt niet eigen mening op aan bestuurder Volkshuisvestelijk belang voorop, niet uitgaan van eigen voorkeuren
Zeggen wat je doet en doen wat je zegt; afspraken nakomen Voorkomen van verrassingen voor elkaar; tijdig informeren
Respect voor elkaar en elkaars mening Met een mond spreken nadat besluit is genomen
Zelfreflectie, eigen functioneren bevragen, aanspreekbaar zijn
Vragen stellen die uit eigen werkveld komen, los van de tekst van het document
2. Werkwijze van het intern toezicht
Aan de taak van de RvC kunnen vier rollen onderscheiden worden: goedkeuring, toezicht, advisering en werkgeverschap.
Diversiteit en eenduidigheid
Naast de visie op Toezicht is het van belang een visie op de RvC zelf te hebben. De toegevoegde waarde daarvan bestaat uit diversiteit, met name in de zin van het aanwezig zijn van een scala aan verschillende persoonlijkheden, deskundigheden en competenties. Deze diversiteit zorgt voor een zo breed mogelijke Beeldvorming, een rijkere Oordeelsvorming en objectievere Besluitvorming (BOB model).
Elk lid vervult zijn/haar rol onafhankelijk, dus zonder last of ruggenspraak, en is tegelijkertijd verantwoordelijk voor het collectief. Na een genomen besluit door de RvC wordt eenduidig (d.w.z. met één mond) gecommuniceerd met de bestuurder en naar anderen. Individuele leden kunnen geen besluiten nemen, goedkeuren of afkeuren. Voor de besluitvorming van de RvC gelden de betreffende statutaire bepalingen (art. 21 – 23).
De RvC functioneert als een collectief en werkt vanuit het beginsel dat alle relevante, ook vertrouwelijke, informatie in de gehele raad gedeeld wordt, om zo de verantwoordelijkheid voor het collectief te kunnen dragen. Informatie van commissies, werkoverleg of functioneringsgesprekken met de bestuurder dient toegankelijk te zijn. Uiteraard wordt met persoonlijke informatie zeer terughoudend omgegaan.
De raad kent geen hiërarchie, elk lid is verantwoordelijk voor het geheel. Er is wel een taakverdeling, die deels wettelijk is voorgeschreven (financiën en volkshuisvesting). Ook de samenstelling is niet vrij: de huurders hebben recht op voordracht van één of meerdere commissarissen, afhankelijk van de omvang van de raad, zoals beschreven in de statuten.
De RvC richt zich voor de informatievergaring primair op de bestuurder, maar kan waar nodig onafhankelijk inzicht vergaren en contacten onderhouden met de belangrijkste belanghouders.
Vergaderingen
Besluitvorming vindt zo mogelijk in de voltallige raad plaats. Deze komt bij voorkeur fysiek op het kantoor van Stek bij elkaar, maar indien nodig zijn beeldbelbijeenkomsten legitiem en kunnen bijdragen aan de flexibiliteit en snelheid van het werk.
De vergaderingen worden geleid door de voorzitter. Hij is de eerstverantwoordelijke voor een goede sfeer, het ruimte geven aan de leden en tegelijk waar nodig deze af te kappen. Hij bewaakt de agenda en het niveau en geeft waar nodig samenvattingen per agendapunt en formuleert de besluiten.
De RvC neemt besluiten in principe op basis van consensus. Alleen in uitzonderlijke gevallen vindt stemming plaats.
De agenda van de vergaderingen wordt afgeleid van een jaarkalender, waarbij eens per jaar ruimte gemaakt wordt voor een informele sessie zonder agenda. Naast deze informele bijeenkomst vindt er tenminste jaarlijks een (zelf)evaluatie plaats (tenminste om het jaar met externe begeleiding). Het bestuur wordt betrokken in deze zelfevaluatie. De RvC doet verslag van de zelfevaluatie in het jaarverslag van de organisatie.
De RvC-vergaderingen vinden in de regel plaats in aanwezigheid van het bestuur eventueel aangevuld met deskundigen en/of leden van het MT De formele verantwoordingslijnen blijven hierbij voor alle betrokkenen steeds duidelijk.
De RvC kan besluiten tot vooroverleg over interne aangelegenheden en afstemming over de agenda. In het vooroverleg wordt inhoudelijke uitwisseling zoveel mogelijk vermeden, om hierin de bestuurder zo veel mogelijk mee te nemen.
De vier (formele) rollen van het intern toezicht Zoals in de inleiding is aangeven heeft de RvC een viertal voorgeschreven rollen, die meestal als drie rollen worden beschreven. Deze notitie gaat uit van een viertal verplichte rollen.
ad Goedkeuringsrol: Dit betreft toezicht achteraf. Het gaat hier om het vaststellen van het jaarverslag en de jaarrekening, op te stellen door de bestuurder. Deze rol wordt vervuld op basis van afspraken vooraf wat betreft procedure, informatiebronnen en criteria van toetsing door het intern toezicht.
De inhoudelijke verwachtingen over het beleid (zie volgende paragraaf) vormen het kader op basis waarvan de RvC toetst. Wat betreft informatiebronnen wordt ten minste gebruik gemaakt van de documenten, die genoemd worden in de bijlage.
De RvC en bestuurder maken afspraken over de momenten waarop de RvC de voortgang van beleid kan toetsen. Deze momenten van toezicht worden ingepland in de jaarkalender. Over de benodigde informatie en de wijze waarop de RvC tot een oordeel in het kader van goedkeuring of toetsing komt, worden vooraf afspraken gemaakt.
Bij de beeldvorming en oordeelsvorming bevragen de individuele leden het bestuur en elkaar. Bij de besluitvorming (komen tot een oordeel i.v.m. toetsing of goedkeuring) treedt de RvC op als collectief.
ad Werkgeversrol: Dit bestaat zowel uit toezicht vooraf, als toezicht achteraf. Hierbij gaat het om de beoordeling van en de zorg als werkgever voor de bestuurder De beoordeling van de bestuurder is gebaseerd op de toetsing van het inhoudelijke beleid van het bestuur. Voor de toetsing van het inhoudelijke beleid zijn de inhoudelijke verwachtingen leidend (zie volgende paragraaf). Voor de beoordeling van de bestuurder worden jaarlijks aanvullende afspraken met de bestuurder gemaakt. Het maken van afspraken is toezicht vooraf, het toetsen en geven van een beoordeling is toezicht achteraf.
ad Adviserings- klankbordrol: het gaat hierbij om de dialoog met de bestuurder over thema's en onderwerpen die spelen. In onze visie kiezen we voor de dialoog aan de voorkant, dit helpt om later snelle en goede besluitvorming te krijgen. Dat vraagt veel vertrouwen van zowel RvC als bestuur.
De RvC gaat in op de vragen die er leven en bevraagt de bestuurder om de thematiek te exploreren en te verhelderen. Daarbij kunnen de inzichten en deskundigheden van de leden van dienst zijn. De inhoudelijke verantwoordelijkheid is en blijft bij het bestuur. Dit betreft toezicht vooraf.
ad Toezichtrol: deze rol is nauwkeurig beschreven in de wet- en regelgeving, statuten en reglementen, inclusief Meerjarenbegroting(MJB), Strategisch Voorraad Beleid (SVB) en het Ondernemingsplan Een besluit dat ter goedkeuring wordt voorgelegd wordt beoordeeld op de afgesproken kaders en getoetst aan wet- en regelgeving (toetsing op proces).
Samenspel in de praktijk
Het is niet altijd mogelijk en nodig dat de rollen tijdens de vergaderingen gescheiden worden. Er ontstaat derhalve een speelveld waarin de rollen voortdurend door elkaar heen lopen. Van belang is dat er enerzijds een continu bewustzijn op die rollen is en tegelijkertijd dat er over en weer (zowel binnen de RvC als tussen RvC en bestuur) vertrouwen is dat de rollen niet misbruikt worden. Op het moment dat er een vrije dialoog plaatsvindt over een belangrijk strategisch onderwerp kan het niet zo zijn dat de RvC de bestuurder bij de besluitvorming daarop afrekent.
Alle agendapunten die niet expliciet voor de toezichtrol geagendeerd zijn, worden automatisch opgevat als agendapunten die in de advies/klankbordrol besproken worden. Als de RvC in toetsende zin een uitspraak zou willen doen, dan wordt hiervoor eerst met de bestuurder een proces afgesproken.
3. Inhoudelijke verwachtingen bestuur en toezicht
De RvC houdt toezicht door met het bestuur in dialoog te zijn over zowel het realiseren van de maatschappelijke opdracht (volkshuisvestelijke doelen) als over het aanhouden van te stellen kaders aan de werkwijze van de organisatie. Bestuur en toezicht hanteren een gezamenlijk kader van toezichtcriteria, die op beide dimensies (resultaat en kaders) de inhoudelijke verwachtingen over het te realiseren beleid weergeven.
Toezicht op maatschappelijke opdracht (volkshuisvestelijke doelen)
De RvC ziet erop toe, dat de bestuurder ervoor zorgdraagt, dat:
• Mensen met een laag inkomen of een middeninkomen in de Bollenstreek (doelgroep)
• De beschikking hebben over een goede, betaalbare en duurzame woning (resultaat)
Dit houdt onder andere in, dat huurders tegen reële huurprijzen kunnen wonen, zij in energiezuinige huizen wonen, en dat er voldoende woningen beschikbaar zijn.
Aan te houden kaders voor de uitvoering van het beleid
De RvC ziet erop toe, dat de bestuurder zorgdraagt voor het aanhouden van de volgende kaders.
Kernwaarden
• In houding en gedrag van bestuur en medewerkers zijn de kernwaarden van Stek wonen merkbaar (gewoon bijzonder – dichtbij – open – verantwoordelijk – nieuw)
Financiën
• Er is een verantwoorde omgang met het maatschappelijke vermogen van de organisatie.
• Een gezonde financiële positie is gewaarborgd
• Er is sprake van een sober functionerende en ingerichte organisatie.
• De financiële continuïteit is verzekerd.
Relatie belanghouders
• Er is een dialoog met de externe- en interne belanghebbenden.
Integriteit: goed bestuur en naleving van wetten en regels
• Er is een passende governancestructuur, die voldoet aan de bepalingen van de Governancecode Woningcorporaties en het naleven van de principes van goed bestuur.
• In- en externe regelgeving wordt nageleefd.
• Het bestuur borgt dat de organisatie legitiem, integer en transparant handelt en is het voorbeeld in de wijze waarop binnen de organisatie wordt omgegaan met mensen en middelen
Organisatie en werkgeverschap
• Er is sprake van een goed functionerende, professionele werkorganisatie, waarin de opgave gerealiseerd kan worden.
• Stek is een goede werkgever voor haar medewerkers en biedt de faciliteiten om goed te kunnen presteren.
Verantwoording en ondersteuning van het intern toezicht
• Het bestuur opereert open, controleerbaar en toetsbaar. Zij legt verantwoording af over haar handelen zowel aan haar belanghebbenden, de externe toezichthouders (de Autoriteit woningcorporaties en het Waarborgfonds Sociale Woningbouw), als aan haar interne toezichthouder, de RvC.
• Het bestuur schept voorwaarden voor adequaat en kritisch intern toezicht. Met name zorgt de bestuurder ervoor dat informatie tijdig, volledig en op het goede niveau is.
4. Contact met belanghebbenden
De samenleving moet erop kunnen vertrouwen dat de belangen van de belanghebbenden van Stek worden behartigd en dat we tegelijkertijd de voorwaarden scheppen om dat ook in de toekomst te blijven doen. Van Stek (bestuur en RvC) mag worden verwacht dat we naar hun wensen en behoeften luisteren en actief informatie opzoeken over de verwachtingen en behoeften van belanghebbenden en dat we al die inbreng en informatie serieus meenemen in de afwegingen.
Dat betekent niet dat de belanghouders bepalen welke keuzes er gemaakt worden. Dat is de verantwoordelijkheid van het bestuur van Stek met de RvC als toezichthouder. Het is aan het bestuur om zich over de gemaakte keuzes te verantwoorden (ook als dat lastig is) en meer in het algemeen om te blijven werken aan het vasthouden/vergroten van het vertrouwen en een goede reputatie. Als primaire belanghebbenden van de organisatie worden gezien:
• Gemeenten;
• Huurders en toekomstige huurders;
• Ondernemingsraad;
• Organisaties voor zorg en welzijn
De RvC heeft in zijn rol als verbinder een taak in het contact met belanghebbenden. De RvC heeft systematisch contact met belanghebbenden, met als doel om zich te laten voeden, te luisteren en een dialoog te voeren over de verwachtingen van de lokale omgeving over de maatschappelijke waarde op de korte en lange termijn van Stek. Daarnaast toetst de RvC of signalen over het beleid van intern en externe belanghebbenden overeenkomen met de verantwoording die de bestuurder geeft.
De RvC zal niet rechtstreeks oordelen uitspreken richting belanghebbenden, evenmin besluiten nemen of zich mengen in operationele kwesties. Alle relevante informatie die de RvC opdoet, wordt gedeeld met de bestuurder en volgens de gangbare werkwijze besproken (zie paragraaf 3).
5. Ontwikkeling en evaluatie
De RvC draagt zorg voor de systematische, planmatige verbetering door ontwikkeling en scholing van zowel de RvC als team, als van individuele leden.
Deze Visie wordt regelmatig (bijvoorbeeld jaarlijks bij de zelfevaluatie) geijkt, door zowel bestuur als RvC, of deze nog wel voldoet aan de eisen (doelstelling, wet- en regelgeving, Governancecode en bruikbaarheid).
Bijlage 1
Toezichts- en toetsingskader Raad van Commissarissen
Om goed toezicht te kunnen houden, is het belangrijk dat er duidelijke regels en kaders zijn waarbinnen dit gebeurt. Hierna staan deze regels en kaders omschreven.
Het toezichtskader omvat de (formele) regels van het toezichthouden; het bepaalt waarover besluiten worden genomen en hoe de besluitvorming moet verlopen. Het toetsingskader omvat de inhoudelijke kant van het toezichthouden om de corporatie op de juiste maatschappelijke koers te houden en de continuïteit van de organisatie te waarborgen.
De inhoudelijke verwachtingen als onderdeel van dit toetsingskader staan vermeld in paragraaf 3.
Toezichtkader
Het toezichtkader beschrijft op hoofdlijnen het speelveld en de taken van de corporatie en omvat het geheel van spelregels die de RvC bij het uitoefenen van zijn taken volgt. Het toezichtkader bestaat uit zowel een extern - als een intern toezichtkader.
Extern toezichtkader
• Algemene wetgeving
• Wet- en regelgeving van toepassing op de bedrijfsvoering, waaronder WNT, huurrecht, Uitvoeringswet huurprijzen woonruimte, overlegwet, huisvestingsverordeningen, AVG en WOR
• Woningwet
• Besluit Toegelaten Instellingen Volkshuisvesting
• Beleidsregels Waarborgfonds Sociale Woningbouw
• Beleidsregels Inspectie Leefomgeving en Transport, Autoriteit woningcorporaties
• Governance Code Woningcorporaties
• CAO woondiensten
• Beroepsregel honorering commissarissen
Intern toezichtkader
• Statuten Stichting
• Bestuursreglement
• Reglement RvC
• Profielschets RvC
• Reglement Selectie- en Remuneratiecommissie
• Reglement Audit- en projectcommissie
• Verbindingenstatuut
• Treasurystatuut
• Investeringsstatuut
• Reglement Financieel Beheer en Beleid
• Organogram Stek
• Meldregeling Vermoeden misstanden (voorheen Klokkenluidersregeling)
• Integriteitscode
• Klachtenreglement
Toetsingskader
Het toetsingskader is voor het bestuur kaderstellend om te besturen en voor de RvC richtinggevend om toezicht te houden. Het toetsingskader wordt gevormd door kaders die betrekking hebben op enerzijds de besturing en anderzijds op de beheersing van de organisatie.
Besturingskaders
• Ondernemingsplan
• Begroting en meerjarenbegroting
• Treasuryjaarplan
• Biedingen en woonvisies gemeenten
• Samenwerkingsafspraken met belanghouders zoals huurders, gemeenten, zorg- en welzijnsinstellingen en collega-corporaties
• Belanghebbendenmanagement (inclusief overzicht belanghebbenden)
Beheersingskader
• Strategisch voorraadbeleid
• Huurbeleid
• Verkoopbeleid
• Risicomanagement
• Kwaliteitszorg
• HR-beleid
Aanvullend op bovenstaande hanteert de RvC structureel de navolgende documenten/bronnen bij de invulling van haar taken:
• Tertiaalrapportage Stek
• Managementletter van de accountant
• Controlerapport jaarrekening van de accountant
• Gesprekken Audit- en Projectcommissie met controllers
• Belanghebbendenonderzoek
• Auditplan
• Visitatierapport
• Aedesbenchmark
• Rapportage klachtenmanagement