A N N O N S
HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN SMART MEDIA
ANNONS
10
F ÖR DJUPNING
KONFERENS
I höstas valde Polar Music Prize att arrangera Polar Music Talks i en biosalong i centrala Stockholm. Flera faktorer påverkade valet av eventlokal.
Låt innovativa tankar flöda i annorlunda miljöer Ett av de främsta syftena med en konferens är ofta att inspirera till nya tankegångar och att generera innovativa idéer som ska bidra till att utveckla verksamheten. Genom att konferera på en oväntad plats som kan bidra med nya intryck kan konferensdeltagarna inspireras till nytänkande. TEXT ANNIKA WIHLBORG
Utgå från syfte och mål när du bokar konferens. Många faktorer ska stämma och många pusselbitar ska falla på plats för att konferensen ska flyta på. Rätt anläggning, rätt tidpunkt, en fungerande agenda med realistiska tidsmarginaler, bra mat och smidiga transporter till och från mötet är några av framgångsfaktorerna. Det viktigaste är dock att ha ett tydligt mål och syfte med konferensen. Gör hemläxan ordentligt, var klara över konferensens syfte, vem som bör delta och vad ni hoppas att deltagarna tar med sig hem när konferensen är slut.
Fundera över gruppens prioriteringar Att åka till värmen eller på fjällkonferens med kollegorna kan bli ett roligt äventyr som kombinerar nytta med nöje. – En fördel med att konferera i ett nytt land, ute i naturen, ombord på en båt, på ett slott eller kanske
»En fördel med att konferera i ett nytt
land, ute i naturen, ombord på en båt, på ett slott eller kanske i en biosalong är att hela gruppen hamnar i ett nytt sammanhang och en miljö som skiljer sig från den vardagliga miljön på kontoret. Pernilla Andrén
i en biosalong är att hela gruppen hamnar i ett nytt sammanhang och en miljö som helt skiljer sig från den vardagliga miljön på kontoret, säger Pernilla Andrén, chef för meetings & events på affärsresebyrån Carlson Wagonlit Travel. Hon rekommenderar företag att fundera över sina prioriteringar, om man vill lägga pengar på ett lyxigt hotell och bra mat eller heller spenderar konferensbudgeten på upplevelser och aktiviteter på plats. Om gruppen inte kommer att vistas särskilt mycket på hotellet kan det exempelvis vara en god idé att välja ett tre- eller fyrstjärnigt hotell snarare än en femstjärnig motsvarighet.
att undvika att konferera i april, maj, september eller oktober, då det är högsäsong på konferensanläggningar i såväl Sverige som utomlands, säger Pernilla Andrén. En destination som ökat i popularitet på senare år är Kanarieöarna, som är relativt solsäkert, ett par timmars flygresa bort och som dessutom har ett stort utbud av konferenshotell. Pernilla Andrén tipsar också om destinationerna längs med den tyska och polska Östersjökusten, ett område som inte ligger särskilt långt bort men ändå kan erbjuda kulturoch naturupplevelser av rang. I Polen är dessutom prisnivåerna generellt sett lägre än i Sverige.
Lås dig inte vid någon specifik destination – Var ute i god tid, lås dig inte vid någon specifik destination, utgå istället från konferensens syfte. Grupper som vill ha maximal valuta för sina konferenspengar gör klokt i
Skidkonferenser med brett aktivitetsutbud Företag som överväger att dra till fjälls eller åka ner till Alperna på konferensen kan numera åka på skidkonferens även om alla deltagare inte åker utför. Numera erbjuder
Rånäs Slott – i mötet mellan förnuft och känsla
de flesta fjälldestinationer ett brett aktivitetsutbud, även för den som inte drömmer om att susa nerför pisterna. Bland annat kan man hitta skreddarsydda paket hos SkiStar Grupp & Konferens med till exempel matlagningsaktiviteter, hundspann, skytte och isfiske. Detta är bara några exempel på fartfyllda aktiviteter att umgås kring mellan konferenspassen. – En trend på uppåtgående är att allt fler konferensgrupper som åker utomlands väljer att åka på storstadskonferens, ofta till någon av våra europeiska storstäder med ett stort utbud av upplevelser och aktiviteter. Paris har exempelvis fått ett uppsving på sistone, sedan Paris Saint Germain värvade Zlatan Ibrahimovic, säger Pernilla Andrén. En trend är att allt fler företag väljer att konferera i Sverige, men det finns som bekant gott om oväntade miljöer och tillgång på nya intryck även i vårt avlånga land. Polar Music Prize är en organisation som är mest
känd för att varje år dela ut ett prestigefullt musikpris. I augusti varje år arrangerar stiftelsen även en heldag, Polar Music Talk, då livemusik varvas med paneldebatter och andra typer av scenframträdanden. Polar Music Talk fungerar bland annat som en uppskattad mötesplats för musikbranschen.
Polar Music Talk valde biosalongen som möteslokal I höstas valde Polar Music Prize att arrangera Polar Music Talks i en biosalong i centrala Stockholm. Flera faktorer påverkade valet av eventlokal, bland annat tillgången till mingelytor i den rymliga foajén. – Biosalongen är stor och rymmer drygt 600 deltagare, vilket matchade antalet anmälningar till vårt evenemang. Det centrala läget mitt i Stockholm city var förstås också en fördel, inte minst eftersom vi samlar deltagare från olika delar av Sverige och världen. Bekväma fåtöljer och tillgången till en stor bioduk i salongen samt skärmar i foajén, där vi kunder visa upp delar av vårt program, bidrog också till att vi arrangerade Polar Music Talks i en biosalong, säger Hannah Grocher Schildt, koordinator för Polar Music Talks.
Smart fakta Konferenser som sträcker sig över flera dagar kräver minutiös planering. Ta gärna hjälp av en arrangör med lång erfarenhet av konferensresor.
ranasslott.se 08-22 36 00