9789170274763

UR INNEHÅLLET

BJÖRN LUNDÉN

• • • • • • • • •

Målsättning Prioritering Delegering Din arbetsplats Utnyttja din kapacitet och kreativitet Planera privatlivet Effektivare läsning och skrivning Minimera oönskade avbrott Effektivare möten

Författarna

LENNART ROSELL

Björn Lundén på Björn Lundén Information AB är författare till ett stort antal böcker om företag och företagande. Han anlitas ofta som föredragshållare vid företagarutbild­ningar.

Lennart Rosell på Marillo Information AB ­arbetar med kompetensutveckling för före­ tagare och ­företagsledare. Han medverkar också i ett flertal ­tidningar som artikelför­ fattare i ämnen som förhandling, ledarskap och marknadsföring.

– KUNSKAPSFÖRETAGET FÖR FÖRETAGSKUNSKAP –

www.blinfo.se

Björn Lundén och Lennart Rosell PERSONLIG EFFEKTIVITET

PERSONLIG EFFEKTIVITET handlar om att styra sitt liv så att livsglädjen och livskvalitén blir så hög som möjligt. Den här boken ger dig många tips för att du ska kunna uppnå detta, både i arbetet och privat.

BJÖRN LUNDÉN & LENNART ROSELL

Personlig effektivitet TREDJE UPPLAGAN

Personlig effektivitet av BjĂśrn LundĂŠn och Lennart Rosell

Du som har köpt boken på annat sätt än direkt genom oss, hör av dig till förlaget så får du vår kundtidning KundBLadet utan kostnad.

Björn Lundén Information AB Box 84, 820 64 Näsviken.

Tel: 0650-54 14 00. Fax: 0650-54 14 01 E-post: info@blinfo.se. Hemsida: www.blinfo.se.

Copyright författarna och Björn Lundén Information AB 2006.

Omslag och sättning av Anki Wallner, Björn Lundén Information AB. Teckensnitten är New Century Schoolbook och Franklin Gothic.

Brödtexten är tryckt i 10 punkters teckengrad med 12 punkters kägel.

Denna upplaga av boken är tryckt i 1 500 exemplar hos MediaPrint i Uddevalla. Tidigare upplagor är tryckta i sammanlagt ca 3 300 exemplar.

Tredje upplagan, januari 2006.

ISBN 91-7027-476-2 ISBN 978-91-7027-476-3

Innehåll Om boken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7

Inledning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8

Målsättning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15

Prioritering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22

Minimera oönskade avbrott . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Förhalning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40

Din arbetsplats. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48

Utnyttja din kapacitet och kreativitet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

Effektivare läsning och skrivning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

Effektivare möten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .76

Effektivare delegering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .85

Planera privatlivet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .94

Praktiska tips. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .98

Om boken Vi på Björn Lundén Information är glada att ha dig som läsare, och hoppas att du ska bli nöjd med den här boken som handlar om personlig effektivitet.

Varje människas liv är som ett pussel. Man kan passa ihop pusselbitarna på många olika sätt, men för att skapa den rätta bilden gäller det att varje pusselbit hamnar på rätt plats. Syftet med den här boken är att hjälpa dig att lägga de olika pusselbitarna i ditt liv på rätt plats.

Personlig effektivitet handlar om att styra sitt liv så att livsglädjen och livskvalitén blir så hög som möjligt. Tiden går inte att styra – den tickar alltid iväg med samma hastighet, vad du än gör och var du än befinner dig. Däremot kan du styra dina egna aktiviteter.

Du kan styra dem så att du får ut mesta möjliga värde av ditt liv.

Personlig effektivitet handlar om att välja vad man ska göra – både i privatlivet och i arbetslivet. Det handlar om att sätta upp mål, om att prioritera sina mål och om att få kontroll över sitt eget liv. Personlig effektivitet handlar om att planera varje enskild aktivitet så att den medför högsta möjliga värde för dig och så att du uppnår dina mål på ett så effektivt sätt som möjligt. Det handlar också om att prioritera och inte minst att kunna säga nej.

Vi önskar dig en trevlig läsning och hoppas att innehållet i boken ska hjälpa dig att lägga de olika pusselbitarna i ditt liv på rätt plats.

Boken bygger ursprungligen på ett kassettprogram om personlig effektivitet som Lennart Rosell skrivit. I arbetet med boken har Björn Lundén kompletterat materialet. Den här boken ingår i en serie där de andra böckerna är PRESENTATIONSTEKNIK, FÖRHANDLINGSTEKNIK, INKÖPSTEKNIK och FÖRSÄLJNINGSTEKNIK. Detta är den tredje upplagan av boken. Vi tar tacksamt emot förslag till förbättringar och kompletteringar till nästa upplaga.

7

Inledning För bara ett par minuter sedan beslutade du dig för att börja läsa den här boken. Anledningen till att du tog det beslutet är troligtvis att det finns ett eller flera områden i ditt liv som du på något sätt vill ändra på. Du kanske känner att du vill ha mer fritid och mer tid för din familj. Eller du kanske är karriärist och känner att du vill öka din kapacitet i arbetet så att du kan vandra vidare på karriärstegen. Kanske är det så att du aldrig riktigt känner att du har kontroll över ditt eget liv – andra människors krav och önskemål gör att du inte har tid att leva ditt liv som du egentligen skulle vilja.

Oavsett orsaken till varför du nyss började att läsa boken, så har du i alla fall tagit det viktigaste steget mot att bli mer effektiv i ditt liv – du har beslutat dig för att du vill bli mer effektiv och du har dessutom beslutat dig för att göra någonting åt den nuvarande situationen.

Det handlar om ditt liv Personlig effektivitet är ett brett område som omfattar alla olika aktiviteter i ditt liv. Och det är just ditt liv som den här boken handlar om. Vi ska försöka visa dig hur du kan få ut mer av ditt liv genom att öka din personliga effektivitet.

Vi har alla olika värderingar. Vad som ökar glädjen i ditt liv, är inte samma saker som ökar glädjen i någon annans liv. Faktum är att de flesta människor faktiskt inte har klart för sig vad som ökar värdet av deras eget liv. De har inte satt sig ner och funderat över vad som egentligen gör att de känner lycka. Av den anledningen kommer vi att i nästa kapitel försöka hjälpa dig med att klargöra vad du egentligen har – eller borde ha – för målsättningar och hur du prioriterar dem.

Varje dag är fylld av tusentals olika aktiviteter. Hela ditt liv är fyllt av miljontals, ja till och med miljardtals aktiviteter. När du väl har klart för dig vad du vill här i livet, så gäller det att du målmedvetet fokuserar på de uppgifter som hjälper dig att uppnå dina mål.

Prioritering Alla människor har lika mycket tid till sitt förfogande. Det går inte att få mer tid än den som finns. Tiden är inte påverkbar. Den tickar iväg med 60 sekunder varje minut. Vad som är påverkbart är hur du utnyttjar tiden. Personlig effektivitet handlar om att välja vad man 8

Inledning ska göra. Det handlar om att prioritera det som är viktigt för dig.

Den här boken handlar om hur du planerar alla dina aktiviteter så att du uppfyller dina mål och så att livet känns meningsfullt.

Personlig effektivitet handlar om att känna glädje i livet, att göra meningsfulla uppgifter, att känna sig älskad och att älska andra, att hinna umgås med familjen, att göra karriär, att tjäna pengar, att hinna utöva sin fritidsintressen och att kunna förverkliga sig själv.

Personlig effektivitet handlar om ditt liv.

Låt oss anta att du har 40 år kvar av ditt liv. 40 år innebär att du har 350 000 timmar kvar att leva. Om vi räknar bort en tredjedel av de här timmarna för sömn, så har du ungefär 235 000 timmar kvar att leva i vaket tillstånd. Är det mycket eller lite? Ja, det beror på hur man ser det. Men en sak är säker – de här timmarna kommer aldrig igen. Du får aldrig en andra chans att leva ditt liv. Därför är det viktigt att du redan nu bestämmer dig för att göra det bästa av ditt liv och få ut det mesta av varje timme.

Plocka ut det som passar dig bäst Alla råd i den här boken kommer inte att passa just dig, men råden är så många att du kan plocka ut dem som passar dig bäst. Se boken som ett smörgåsbord. Välj ut de bitar som faller dig bäst i smaken och ta med dig dem på vägen mot ett effektivare och bättre liv.

Birgitta är ensam ägare och verkställande direktör på ett medelstort företag. De tillverkar olika plastprodukter och har ca 200 personer anställda.

Problemet är att hon aldrig hinner med vad hon ska. Hon måste ofta jobba övertid. Familjen får lida och dessutom hinner Birgitta numera aldrig med att spela tennis. Det är hennes favoritsport, men hon har ju inte ens tid över för sin familj, så någon tennis blir det aldrig nu för tiden. Birgitta har man och två barn hemma och ett helt hushåll som ska skötas. Hon har helt enkelt inte kontroll över sitt eget liv längre. Det känns som om hennes liv kontrolleras av andra, inte av henne själv.

Vi kanske ska börja med att fråga Birgitta inom vilka områden som hon känner att hon vill bli mer effektiv.

– Ja, egentligen vill jag bli bättre inom alla områden. Jag är ju bättre på vissa saker och sämre på andra, men helst vill jag bli lite bättre på allt. Jag skulle t ex vilja veta hur jag får mer tid över för min familj och till att spela tennis.

Det här med att förena en karriär med ett bra liv utanför yrket, är nog det jag helst av allt vill lära mig.

– Dessutom har jag ju en mängd önskemål om förbättringar i mitt yrkesliv.

Jag har t ex svårt att nå upp till mina mål. Jag avslutar sällan vad jag har tänkt mig att uträtta under en dag. Det innebär att jag ofta får ta med mig arbete hem och göra det när barnen har gått och lagt sig. Anledningen till att jag sällan hinner färdigt på jobbet är att det blir avbrott hela tiden som jag inte har räknat med på förhand – medarbetare som kommer in på mitt kontor och pratar om sina sociala problem, vänner som ringer och vill prata

9

Inledning rent allmänt – ja alla vet väl hur det är. Jag skulle vilja veta hur man hanterar och påverkar avbrott i arbetet.

– Jag har också stora problem att komma igång med tråkiga arbetsuppgifter.

Så fort det är någon uppgift som känns ointressant, kan jag inte låta bli att förhala och förhala. Tyvärr är det ju så att de tråkiga arbetsuppgifterna ofta är de viktigaste. Detta innebär att hela företaget får lida bara för att jag inte kommer igång med vissa saker.

– I och med att jag har så mycket att göra, så blir det också lätt rörigt inne på mitt kontor. Finns det någon metod för hur jag ska få ordning inne på kontoret, är jag oerhört tacksam.

– Som vd leder jag också en massa möten och sammanträden. De tenderar ofta att bli ineffektiva. Jag vill gärna lära mig lite om sammanträdesteknik.

– Delegering är ett annat område som jag vet att jag kan bli bättre på. Jag vet att jag har rätt att delegera arbete eftersom jag är vd, men det är inte så lätt alla gånger att veta vilka arbetsuppgifter jag ska delegera och hur jag ska bära mig åt när jag delegerar.

Praktiska tips Ja, det låter som om den här boken skulle passa Birgitta perfekt. Vi kommer att gå igenom alla de områden som hon nämner att hon vill bli bättre på. Dessutom ska vi ge många andra tips som vi tror att hon och människor i liknande situationer kan ha nytta av.

Fyra krav För att lyckas med att bli mer effektiv krävs fyra saker av dig:

• • • •

vilja förändringsbenägenhet beslutsamhet självdisciplin.

För det första måste du vilja bli mer effektiv. Det kravet är inte så svårt att uppfylla. De flesta människor vill bli mer effektiva.

Det andra kravet är svårare att uppfylla – nämligen att vara förändringsbenägen, dvs att besluta sig för att göra något åt situationen.

Du som just nu läser den här boken har tagit det beslutet och kommit en bra bit på väg.

Det tredje kravet är beslutsamhet. Det räcker inte med att du har beslutat dig för att läsa boken; du måste också vara beslutsam att läsa koncentrerat och att ta åt dig så mycket av informationen som möjligt. Hur många människor är det inte som går och pratar om sina drömmar och som säger att de t ex har bestämt sig för att resa jorden runt. De kanske har viljan och dessutom har tagit ett beslut att genomföra sin dröm. Men om inte beslutsamheten finns där kommer drömmen aldrig att gå i uppfyllelse.

10

Inledning Det fjärde och sista kravet som du måste uppfylla är självdisciplin.

Låt oss säga att du har satt upp ett mål och har viljan att nå dit. Du har beslutat dig för att nå upp till målet och du är dessutom beslutsam att du ska lyckas – ja då är det egentligen ingenting som stoppar dig annat än din egen självdisciplin. Självdisciplin innebär att du arbetar målinriktat mot det du vill uppnå. Förväxla inte självdisciplin med självplågeri. Det är två skilda saker.

Din egen fiende Om du uppfyller de här fyra kraven: vilja, beslut, beslutsamhet och självdisciplin, så kan du uppnå nästan vad du vill här i livet. Det låter kanske enkelt, men faktum är att 99% av alla drömmar och mål raseras på vägen därför att beslutsamheten eller självdisciplinen saknas. Det största hindret mot att lyckas är alltså du själv – du är själv din värsta fiende.

Myten om hårt arbete En myt kring personlig effektivitet är att ju hårdare man arbetar, desto mer får man uträttat. Detta är ingenting annat än just en myt.

Det finns inget direkt samband mellan hårt arbete och goda prestationer. För att uppnå sina mål gäller det inte att vara aktivitetsinriktad, utan målinriktad. Med aktivitetsinriktad menar vi att man jobbar för arbetets egen skull, oavsett om det är något värde med arbetsinsatsen i sig.

Men det krävs mod att vara målinriktad istället för aktivitetsinriktad.

Tänk dig två personer som arbetar i var sitt kontorsrum bredvid varandra.

Den ena personen arbetar hårt och ihärdigt med att skriva en rapport. Han kommer tidigt till jobbet och lämnar kontoret sent – allt för att han ska hinna bli färdig med rapporten. Den andra personen i rummet intill tycks inte vara lika ihärdig. Han kommer klockan nio och går halv fem. Dessutom sitter han ofta med fötterna på skrivbordet och ser ut att inte göra någonting.

Vem av de här två personerna skulle du vilja ha som medarbetare?

Många svarar utan tvekan han som jobbar hårdast förstås. Han som kommer tidigt och går sent. Han måste ju vara den som presterar bäst resultat.

Målinriktad, inte aktivitetsinriktad Det är just den myten som vi ska försöka avliva i den här boken.

Om vi tar en närmare titt på de personerna i exemplet, så visar det sig faktiskt i det här speciella fallet att han som såg ut att jobba hårt, inte presterade något annat än en rapport som ingen hade någon nytta av att läsa. Personen med fötterna på skrivbordet däremot, lyckades genom sitt tänkande och sin kreativitet lösa flera problem 11

Inledning som drastiskt ökade företagets vinst. Mot den bakgrunden antar vi att du istället hade valt att anställa den personen som inte såg ut att jobba så hårt?

När du ska bedöma dig själv eller när du bedömer andra, ska du inte gå efter hur mycket tid som förbrukas till arbetsuppgiften, utan vilket resultat som uppnås. Det gäller att vara målinriktad istället för aktivitetsinriktad.

Tänk och var kreativ Det är viktigt att du kommer ihåg det här när du planerar dina aktiviteter. En människa som är aktivitetsinriktad upplever nämligen mer stress än den som är målinriktad. Och ju mer stressad du är, desto svårare har du för att tänka klart och att vara kreativ. Teorin om att man uppnår bättre resultat ju hårdare man jobbar, visar sig alltså ofta bara vara en myt. I många fall är det tvärtom – du uppnår bättre resultat om du skär ner på dina aktiviteter och ger dig själv tid att tänka och att vara kreativ.

Positiv och negativ stress Ett av syftena med den här boken är att minska känslan av stress.

Det finns två olika sorters stress – positiv och negativ stress.

Positiv stress är stress på låg nivå. Den behövs för att vi ska få saker och ting uträttade. När du upplever stress mobiliseras kroppens krafter och du känner energi och lust att ta itu med olika arbetsuppgifter.

Men när stressen ökar till en påfallande hög nivå, övergår den till att bli negativ stress. Och det är den negativa stressen som du ska undvika. Om du under en längre tid upplever för mycket stress i ditt arbete kan följden bli att du får huvudvärk, magbesvär, hjärtbesvär eller psykiska besvär.

Stressen kostar Ett företag där de anställda lider av stress kan inte ge riktig service åt sina kunder. I ett företag med mycket stress förekommer ofta felaktiga beslut, olycksfall, samarbetsproblem, drogmissbruk, allmänt missnöje och hög sjukfrånvaro.

Tänk efter hur mycket stressen kan kosta ditt eget företag. Åtgärder för att göra personalen medveten om sin egen effektivitet och för att minska stressen är alltid lönsamma.

Kropp och själ Kroppen och själen hänger ihop. En sund själ leder till en sund kropp och tvärtom. Ju mer negativ stress du upplever, desto sämre blir ditt immunförsvar, vilket kan leda till sjukdom, som i sin tur 12

Inledning leder till att du får mindre tid över till dina arbetsuppgifter. Vi har här med andra ord ytterligare ett skäl till att inte jobba för hårt och för mycket. Gör du det hamnar du lätt i en ond cirkel som minskar din personliga effektivitet.

Stress är en reaktion som uppstår när vi hotas på något sätt. Den här reaktionen är ett arv från stenåldersmänniskorna som behövde den för att överleva. När våra förfäder, tusentals år tillbaks i tiden, var ute och jagade i skogen, kunde det hända att de blev överraskade av något vilt djur. Stressen eller rädslan var då en reaktion som fick blodet att strömma till musklerna och svettningen att tillta.

Jägaren behövde den här ögonblickliga omställningen av kroppen för att antingen kunna ta upp en strid eller för att fly. I våra dagar har vi inte längre så stor nytta av den här fysiska reaktionen, men vi måste ändå acceptera att den finns där.

Reducera stressen Vad du kan göra för att minska stressen, är att bli mer medveten om vad det är som gör att du känner dig stressad. Därefter gäller det att du undviker situationer som gör dig stressad, helt enkelt genom att vara mer effektiv. Ett av syftena med den här boken är att hjälpa dig att reducera så mycket onödig stress som möjligt.

Onödig stress kan t ex vara att du har så dålig ordning på dina saker att du har svårt för att hitta ett visst papper. Eller att du i onödan kommer för sent till ett viktigt möte, eller att du i onödan blir avbruten i ditt arbete av andra människor. Personlig effektivitet är en form av långsiktig planering för att minska stressframkallande faktorer.

Analysera din situation Innan du går vidare i den här boken föreslår vi att du tänker efter och försöker analysera i vilka situationer du känner dig stressad eller otillfredsställd. Ofta handlar det om situationer där du känner krav. Krav från dig själv eller från andra att prestera bra. Krav på dig själv som: ”jag måste, jag borde eller jag skulle”, framkallar onödig stress. Säg istället till dig själv: ”jag vill, jag kan, jag törs…”.

En sak i taget Stress uppstår också när du uppfattar att flera saker måste göras samtidigt. Lär dig att arbeta med en sak i taget och koncentrera dig helt på den. Kom ihåg att det är inte det du gör som framkallar stress, utan tankarna på det du inte gör.

13

Inledning Inre faror På stenåldern framkallades stress oftast av yttre faror som vilda djur och fiender. Nuförtiden är det inre faror – dvs psykologiska faktorer – som framkallar den mesta stressen. Det är känslor som oro, ängslan och ilska som framkallar stress.

Men eftersom känslor påverkas av tankar, kan du också påverka de stressframkallande faktorerna genom att välja dina tankar. Om du är positiv och glad, så kommer dina tankar att domineras av saker som inte framkallar stress. Försök därför att se positivt på saker och ting. Ta fram fördelarna med en situation istället för nackdelarna.

Ta inte allt så allvarligt utan se på tråkiga händelser med lite perspektiv. Fråga dig vad som är det värsta som kan hända om du inte lyckas till 100%. Kommer du att dö? Kommer du att förlora arbetet?

Nej, knappast i någon situation. Det värsta som kan hända är nästan aldrig så allvarligt att det finns anledning till att känna stress.

Om du tänker igenom vilka situationer som framkallar stress hos dig, så vet du inom vilka områden som du behöver bli mer effektiv.

På så sätt kan du lättare tillgodogöra dig informationen i resten av boken. I nästa kapitel ska vi gå igenom grunden för all personlig effektivitet, nämligen målsättning och prioritering av arbetsuppgifter.

Hur du läser boken Vi tror inte att du ska läsa den här boken som en instruktionsbok utan mera som en inspirationskälla. Läs boken rakt igenom en gång, låt den sedan vila några månader innan du läser den en gång till.

Varje gång du läser boken får du säkert nya uppslag som passar dig.

14

Målsättning I det här kapitlet ska vi gå igenom vad som egentligen är grunden till all personlig effektivitet, nämligen målsättning.

Vi har tidigare tagit Birgitta som exempel på en person som har svårt för att hinna med allt hon vill. Hon sa att hon t ex gärna skulle vilja ha mer tid över för sin familj och till att spela tennis. Vi frågar Birgitta om hon egentligen funderat över varför det är på detta viset? Varför har du inte tid över för din familj och till tennisen?

– Därför att arbetet tar all min tid. Jag är tvungen att arbeta på kvällarna nästan varje dag. Dessutom händer det att jag ibland måste jobba på helgerna.

OK, men låt oss analysera din situation lite grann. Vad skulle hända om du sa till dig själv att från och med nu ska du aldrig jobba mer än mellan klockan nio och fem varje dag? Kvällar och helger är hädanefter vikta för familj och tennis.

– Vad som skulle hända? Jo, det som skulle hända är att jag inte skulle hinna sköta företaget.

– Kan du inte delegera en del av ditt arbete till andra då?

– Jo, det skulle jag kunna. Men de andra har också så mycket att göra att det inte håller i längden att delegera all min övertid.

– Vad händer om du anställer ytterligare en person i företaget? Skulle det inte lösa dina problem att hinna med vad du vill?

Jo, det skulle det. Men samtidigt innebär det ökade kostnader för företaget.

Vi är i och för sig ett lönsamt företag. Men jag vill ju hålla kostnaderna så låga som möjligt.

– Vi har alltså konstaterat att du vill arbeta mindre, att du skulle kunna delegera dina arbetsuppgifter till någon annan om ni nyanställer en person, men att det medför ökade kostnader. Kostnader som ni i och för sig har råd att betala utan att gå med förlust. Då är vår fråga till dig: Vad värdesätter du högst – företagets vinstnivå eller ditt familjeliv?

– Ja, det beror ju på vilka proportioner man pratar om. Men nu när ni har hjälpt mig att analysera min situation, så har jag redan bestämt mig för att nyanställa en person.

15

Målsättning Identifiera målen Tyvärr är det så att de flesta människor aldrig sätter sig ner och funderar över vad de verkligen vill få ut av livet. De sätter inte upp några identifierbara mål för sitt liv. Och när de inte har några mål, så vet de heller inte hur de ska prioritera olika saker i förhållande till varandra.

All personlig effektivitet börjar med att man sätter sig ner och analyserar sitt eget liv. Var är jag nu och vart vill jag komma? Vad är det som gör att jag känner lycka och vad är det som gör mitt liv meningsfullt? Först när de här övergripande frågorna har besvarats, kan man sedan planera sina mer detaljerade mål i privatlivet och i arbetslivet.

Känner du någon som är trött på livet? Fråga den personen vad han eller hon har för mål i livet, och du får troligen höra att de är vaga, oidentifierade, eller att de inte existerar över huvud taget.

Prioritera målen Under resten av det här kapitlet ska vi därför prata om målsättningar, dels i det långsiktiga perspektivet och dels i det kortsiktiga. När du väl har definierat dina mål, gäller det att prioritera alla aktiviteter så att det du gör hjälper dig att uppfylla målen. Därför ska vi också gå igenom vad du bör tänka på när du prioriterar olika arbetsuppgifter.

Livets mål Till att börja med ska vi prata om livsmål. För att livet ska kännas meningsfullt och för att du ska veta varför du gör det du gör varje dag, är det viktigt att du har tänkt igenom vad du vill med livet. För att du ska få ut mer av det som vi kommer att gå igenom i resten av det här kapitlet, föreslår vi att du lägger ifrån dig boken en liten stund och tänker efter vad du har för livsmål, dvs vilka dina syften är med att leva.

Nå, vad kom du fram till? Har du gjort så här förr? Har du funderat över vilka mål du har med ditt liv? Faktum är att det är förvånansvärt få människor som egentligen har tagit sig tid att analysera sitt eget liv och vilka långsiktiga mål de har.

Varför? Jo, bland annat därför att det är svårt. Det är många filosofer som har ägnat mycket tid till att fundera över livets mening, utan att komma fram till något enhetligt svar.

Men det finns ett svar för dig. Alla människor har olika svar och det gäller för dig att försöka definiera varför du lever och vart du strävar.

Om du gör det kan du ju mycket lättare planera så att varje enskild aktivitet hjälper dig att uppfylla de övergripande målen med ditt liv.

16

Målsättning Kritiska upplevelser Ibland läser du i tidningarna om någon person som sett döden i vitögat och som sedan träder fram med en helt ny syn på livet. Det kan vara en jäktad affärsman som överlevt en hjärtattack eller en person som klarat sig oskadd från en svår olyckshändelse där han eller hon har varit bråkdelen av en sekund från att bli dödad.

När människor får upplevelser av det här slaget lägger de nästan alltid om sina liv. Den kritiska upplevelsen är vad som behövs för att de ska flytta över tyngdpunkten i tillvaron till en känsla av ändamål. Ändamål i livet Ingenting är viktigare än att ha en känsla av ändamål i livet. Utan en känsla av ändamål kommer ditt liv att kännas tomt. I dagens samhälle är det många som har fått för sig att meningen med livet är att försöka bräcka andra och ständigt jaga efter mål som alltid undflyr oss. Överallt finns det människor som kämpar och sliter för att skaffa sig ägodelar eller social status, utan att reflektera över om det verkligen är det som får dem att njuta av livet.

För många människor är känslan av ändamål oklar därför att de försöker följa levnadsregler som har tvingats på dem av andra. Den stora majoriteten av människor går ner sig i den dagliga rutinen av att försöka betala sina räkningar, försörja familjen, uppfostra barnen, pendla fram och tillbaka till arbetet, försöka spara några futtiga slantar för att köpa fler prylar och i största allmänhet leva ett liv som saknar ändamål och egentligt värde. Det ligger givetvis ett stort värde i att kunna försörja sig och betala sina räkningar, men det kommer att ligga massor med besvikelse i de här aktiviteterna om resultaten är meningslösa och om du känner att du förbrukar livets dyrbara ögonblick på beteenden som inte skapar lycka och glädje för dig.

Du ska trivas Kom ihåg att ändamålet med ditt liv är att du ska trivas. Det finns ingen mening med att jaga befordran, belöningar, pengar, bilar eller andra prylar för att tillfredsställa andra. Det är bra om du kan hjälpa andra med att trivas i livet, men du lever bara ditt eget liv. Du måste själv vara nöjd med livet för att kunna glädja andra.

Flera ben att stå på Många människor säger att det enda de lever för är sina barn, sin man eller sin hustru. Men kom ihåg att om du bygger ett hus som i sin grund bara har en stödpelare och den pelaren ger vika, så kommer hela huset att rasa samman. Samma sak gäller dig. Om du bygger

17

Målsättning upp hela ditt liv kring en enda person, en enda aktivitet, ett enda jobb eller en enda stödpelare av något slag och just det stödet försvinner, så kommer du att välta över ända, precis som huset.

När du funderar över dina livsmål, ska du därför inte försöka sätta någon enstaka person eller aktivitet som målet med ditt liv. Ju fler mål du kan hitta med ditt liv, desto bättre är det.

Se över dina livsmål Det är viktigt att du försöker identifiera vilka målen är. Det kan t ex vara att köpa en sommarstuga, att umgås så mycket som möjligt med familjen, att bli vd för ett företag, att bli en duktig golfspelare, att köpa en Ferrari, att tillbringa två veckor om året i en segelbåt, att resa jorden runt, att skaffa en egen villa osv.

Sätt dig ner och tänk efter vad du har för mål. Helst av allt ska du skriva ner dem på ett papper. Det hjälper dig att konkretisera och att komma ihåg dina mål. Om du inte alltid har dina personliga mål klara för dig, så kan du heller inte planera dina olika aktiviteter på ett effektivt sätt.

Personlig effektivitet är inget ändamål i sig. Personlig effektivitet är bara till nytta för den som vet varför han eller hon försöker att vara effektiv.

Tänk också på att regelbundet omvärdera dina mål. Bara för att du sätter ett visst mål idag, behöver det inte betyda att just det målet är viktigt för dig om en månad eller ett år. Ta för vana att regelbundet se över och tänka igenom dina livsmål.

Positiv attityd Det bästa livet är det som hela tiden är fyllt av olika aktiviteter som känns ändamålsenliga. Men för att kunna känna på det sättet, måste du ha en positiv attityd till det mesta här i livet. Ett meningsfullt liv kräver en positiv attityd, och det är du själv som väljer din egen attityd.

Låt oss säga att du har en stund över på kvällen för att umgås med dina barn. Om du vill, kan du använda den här stunden till att känna dig uttråkad, isolera dig, eller att vara deppig. Men du kan också välja att umgås med barnen, att kommunicera och att känna dig nöjd och belåten över att du har så fina barn.

Eller anta att du i arbetet blir kritiserad av någon för ett fel som du har begått. Du kan välja att bli förbannad på personen för att han eller hon kritiserar dig. Men du kan också välja att ta åt dig kritiken på ett positivt sätt och försöka tänka ut hur du kan utföra uppgiften bättre nästa gång.

18

Målsättning Du väljer själv Det är du själv som väljer vad det ska bli av ditt eget liv. Sätt upp dina mål, se till att de inte är för få, omvärdera målen regelbundet och tänk på att det är din attityd till saker och ting som i slutänden bestämmer vad du får ut av livet. Du lever bara en gång. Men om du lever riktigt, så räcker det.

– Vad säger du Birgitta? Fick du ut något av det här resonemanget om livsmål?

– Ja, absolut. Det stämmer ganska väl på mig när ni säger att folk i allmänhet sällan sätter sig ner och verkligen funderar över vad de egentligen har för mål i livet. Eller rättare sagt vad de borde ha för mål. Det är klart att jag har satt upp en del mål tidigare. Men ert resonemang har konkretiserat problematiken för mig. Det är lätt att sätta upp mål, men det svåra är att sätta upp de rätta målen för sitt liv. Jag tror som ni att man påverkas för mycket av andra människor när man sätter upp sina mål och att det innebär att man helt enkelt inte får riktigt klart för sig vilka ens egna värderingar egentligen är.

– Ett annat område som jag har stora problem med är den kortsiktiga planeringen. Jag har svårt att hinna med de mål jag sätter upp för mig själv varje dag. Jag är osäker på hur jag ska bära mig åt när jag planerar målen och när jag prioriterar mellan de olika målen. Ofta händer det att jag har planerat att slutföra en uppgift under dagen, t ex att gå igenom produktionsplaneringen i fabriken, men att jag blir avbruten av något som inte verkar lika viktigt men som däremot verkar brådskande. Det kan t ex vara ett telefonsamtal som under samtalets gång visar sig vara helt oviktigt. Hur ska man hantera alla sådana här situationer?

Projektmål och dagsmål Ja, den här konflikten mellan brådskande och viktiga mål är mycket vanlig. Vi kommer till den lite senare. Men först ska vi titta på vad du bör tänka på när du sätter upp dina projektmål och dagsmål.

Med dagsmål menar vi dina mål för den närmaste dagen. Med projektmål menar vi dina mål för den närmaste veckan, den närmaste månaden eller det närmaste året, beroende på vilken typ av arbete du har.

För det första ska du ha klart för dig att det är nödvändigt att sätta upp dagsmål och projektmål om du vill nå upp till dina livsmål. Att arbeta utan mål är som att skjuta pilbåge i tjock dimma. Om du inte vet vart du ska sikta, så har du heller ingen chans att träffa målet.

Svårt att vänja sig vid att planera Att planera mål är inget svårt. Det svåra är att vänja sig vid att planera. Största delen av vårt liv bestäms av vanor. Det gäller därför att utveckla vanor, som medför att du gör saker och ting på rätt sätt.

19

Målsättning Du har tusentals vanor som du varje dag följer omedvetet. Hur du tvättar dig, hur du borstar tänderna, hur du äter frukost, hur du hanterar dina arbetskamrater, hur du skriver brev, hur du svarar i telefon eller hur du sätter upp mål – allt sådant styrs av ditt vanemönster.

För att kunna förbättra din teknik i att sätta upp mål, gäller det därför att du vänjer dig vid att sätta upp mål. Om du under de närmaste veckorna regelbundet ägnar mellan 10 till 30 minuter i slutet av varje dag till att planera nästa dags arbete, så kommer du automatiskt att utveckla en vana att planera och sätta upp mål. Det kommer att bli en vardaglig rutin som du inte kan låta bli.

Kreativitet Människor som inte vänjer sig vid att planera, kommer aldrig att få riktig ordning på sina liv. De hävdar ofta att de är lyckliga med att inte planera och att planering hämmar kreativiteten. Inget kan vara mera fel – planering gynnar faktiskt kreativiteten.

Trettio minuters tids- och målplanering kan innebära två timmars intjänad tid. Ibland kan en enda god och välplanerad idé innebära flera månader eller t o m flera år av intjänad tid. Det är absolut nödvändigt att du dagligen planerar din tid och dina mål om du vill arbeta på ett effektivt sätt.

Fem kriterier för dina mål Dina mål bör ha följande kriterier:

• De måste vara specifika och mätbara. Du måste veta exakt vad det

•

• • •

är du strävar efter och du måste veta exakt när du har uppnått målet. Du bör kunna specificera målet i någon enhet som kronor, kilon, antal centimeter, timmar eller liknande.

Målen måste vara realistiska och möjliga att uppnå. Om du sätter för höga mål som du inte har möjlighet att uppnå, kommer du att bli besviken, vilket resulterar i att du känner dig stressad. Om du däremot sätter målen för lågt och uppnår dina mål för snabbt, innebär det att du slappnar av och sänker din ambitionsnivå.

Målen måste vara väl avvägda.

Du bör kunna jämföra de olika målen med varandra så att du kan värdera dina olika prestationer.

Du måste ha en deadline. Du måste bestämma dig för vilket datum målet ska vara uppnått.

Du måste skriva ner dina mål. Det räcker inte att du i tankarna bestämmer dig för vad du ska uppnå. Att skriva ner målen hjälper dig att vara specifik och understryker din vilja att verkligen genomföra vad du har föresatt dig.

20

Målsättning Skriv ner målen Om du skriver ner dina mål och sedan lägger undan dem på något ställe där du aldrig ser dem, så fyller de inte sin funktion. Du måste ha papperet med dina mål på ett ställe där du ständigt ser det. Du måste ständigt ha målen framför dig som en påminnelse om vartåt du strävar.

Om du inte redan har skrivit ner dina mål för den närmaste dagen, veckan, månaden eller året, så är det ett lämpligt tillfälle att göra det nu. Sätt inte bara upp mål för ditt arbete, utan även för ditt privatliv.

Var ska jag skriva upp målen?

Var ska man då skriva upp sina mål? Många människor har gått time manager-kurser där de har fått avancerade planeringskalendrar med komplicerade bruksanvisningar, medan andra säger att de planerar lika bra med en vanlig kalender eller på ett litet papper.

Det viktigaste är inte vilket system du använder. Det viktigaste är istället att du verkligen planerar dina mål. Som vi sa tidigare så handlar det mycket om vanor. Om du har vant dig vid att använda en riktig time manager-kalender, så är den säkert ett mycket användbart redskap. Men huvudsaken är att du följer de råd som vi ger dig, att du utarbetar ett system som passar dig bäst och att du vänjer dig vid att använda det.

21

Böcker från Björn Lundén Information AB AKTIEBOLAG ANSTÄLLDA ATT AVSLUTA EN ANSTÄLLNING AVDRAG AVTAL BOKFÖRING BOKFÖRING & FÖRENKLAT ÅRSBOKSLUT BOKSLUT & ÅRSREDOVISNING I MINDRE AKTIEBOLAG – K2 BOKSLUTSANALYS BOSTADSRÄTT BOUPPTECKNING & ARVSKIFTE BUDGET BYTE FRÅN ENSKILD FIRMA TILL­AKTIEBOLAG BYTE FRÅN HANDELSBOLAG TILL­AKTIEBOLAG DEKLARATIONSTEKNIK DET NYA SKATTEFÖRFARANDET EKONOMISK UPPSLAGSBOK EKONOMISKA FÖRENINGAR ENSKILD FIRMA FASTIGHETSBESKATTNING FASTIGHETSJURIDIK FEMTIO PLUS FINANSIERING FUSIONER & FISSIONER FÅMANSFÖRETAG FÄLLOR OCH FEL I PRAKTIKEN FÖRETAGETS EKONOMI FÖRETAGSKALKYLER FÖRETAGSJURIDISK UPPSLAGSBOK FÖRHANDLINGSTEKNIK FÖRMÅNER FÖRSÄLJNINGSTEKNIK GOD MAN & FÖRVALTARE GÅVA HANDELSBOLAG HÄSTVERKSAMHET IDEELLA FÖRENINGAR IDROTTSFÖRENINGAR INKÖPSTEKNIK KOMPANJONER

KOMPETENSFÖRSÄLJNING OCH PERSONLIG MARKNADSFÖRING KONCERNER KULTURARBETARBOKEN LANTBRUKARBOKEN LIKVIDATION LÖNEHANDBOKEN LÖNESÄTTNING MAKAR MALLAR & DOKUMENT MARKNADSFÖRING MOMS PENSIONSSTIFTELSER PERSONLIG EFFEKTIVITET PRESENTATIONSTEKNIK PRISSÄTTNING REDOVISNING I BOSTADSRÄTTS­ FÖRENINGAR REDOVISNING I IDEELLA FÖRENINGAR REDOVISNING I LANTBRUK REPRESENTATION REVISION I FÖRENINGAR SAMBOBOKEN ROT & RUT SAMFÄLLIGHETER SEMESTER & SJUKFRÅNVARO SKATTENYHETER SOLOFÖRETAG STARTA & DRIVA FÖRETAG START UP AND RUN A BUSINESS IN SWEDEN STIFTELSER STYRELSEARBETE I AKTIEBOLAG STYRELSEARBETE I FÖRENINGAR SÄLJA TJÄNSTER TESTAMENTSHANDBOKEN UTLANDSMOMS VARDAGSJURIDIK VD-BOKEN VÄRDEPAPPER VÄRDERING AV FÖRETAG ÄGARSKIFTE I FÖRETAG

www.blinfo.se

UR INNEHÅLLET

BJÖRN LUNDÉN

• • • • • • • • •

Målsättning Prioritering Delegering Din arbetsplats Utnyttja din kapacitet och kreativitet Planera privatlivet Effektivare läsning och skrivning Minimera oönskade avbrott Effektivare möten

Författarna

LENNART ROSELL

Björn Lundén på Björn Lundén Information AB är författare till ett stort antal böcker om företag och företagande. Han anlitas ofta som föredragshållare vid företagarutbild­ningar.

Lennart Rosell på Marillo Information AB ­arbetar med kompetensutveckling för före­ tagare och ­företagsledare. Han medverkar också i ett flertal ­tidningar som artikelför­ fattare i ämnen som förhandling, ledarskap och marknadsföring.

– KUNSKAPSFÖRETAGET FÖR FÖRETAGSKUNSKAP –

www.blinfo.se

Björn Lundén och Lennart Rosell PERSONLIG EFFEKTIVITET

PERSONLIG EFFEKTIVITET handlar om att styra sitt liv så att livsglädjen och livskvalitén blir så hög som möjligt. Den här boken ger dig många tips för att du ska kunna uppnå detta, både i arbetet och privat.

BJÖRN LUNDÉN & LENNART ROSELL

Personlig effektivitet TREDJE UPPLAGAN