9789170276637

LENNART ROSELL

dig som arbetar med inköp. ­Oavsett om du jobbar i ett stort eller litet ­företag är boken en hjälp att utveckla och ­förbättra dina inköpsrutiner.

Boken tar upp allt från planering och ­förhandling till leverans och uppföljning. Du får också reda på hur du gör för att lyckas som ­förhandlare och vilka regler som finns för hur avtal ska se ut. Boken tar även upp frågor om etik, miljö mm som en modern inköpare måste ta hänsyn till.

UR INNEHÅLLET

Inköpsteknik, vad är det? • Inköp­ arens roll • Inköpsetik • Inköpsanalys • Hur du hittar leverantörer • Val av leverantör • Import • Tullar och licenser • Prisförhandling • Förhandlingsteknik • Logi­ stik • Kvalitets­kontroll • Lagerhantering • ­Leverans- och betalnings­villkor • Reklamationer och tvister • Lagen om avtal • Miljö- och samhällsansvar • Kvalitets- och miljöcertifiering.

FÖRFATTAREN Lennart Rosell arbetar med kompe­ tensutveckling för företagare och företagsledare. Han medverkar i ett flertal tidningar som artikelförfattare i ämnen som förhandling, ledarskap och marknadsföring.

Han driver också ett företag, LinC Sourcing, som hjälper svenska företag att köpa in varor från Kina.

– KUNSKAPSFÖRETAGET FÖR FÖRETAGSKUNSKAP –

blinfo.se

Inköpsteknik

INKÖPSTEKNIK är en praktiskt inriktad handbok för

LENNART ROSELL

Inköps teknik PRAKTISK HANDBOK FÖR EFFEKTIVARE INKÖP Fjärde upplagan

Inköpsteknik Praktisk handbok för effektivare köp av Lennart Rosell

Fjärde upplagan

Björn Lundén Information AB Box 84, 820 64 Näsviken tel: 0650-54 14 00, fax: 0650-54 14 01. info@blinfo.se www.blinfo.se Copyright författaren och Björn Lundén Information AB 2010.

Omslag och sättning av Anki Wallner, Björn Lundén Information AB. Teckensnitten är New Century Schoolbook och Franklin Gothic.

Bröd­texten är tryckt i 10 punkters teckengrad med 12 punkters kägel.

Denna upplaga av boken är tryckt i 1 000 exemplar hos Elanders AB i Vällingby.

Fjärde upplagan, september 2010

ISBN 978-91-7027-663-7

Innehåll Om boken.......................................................................................... 7 Inköpsteknik – vad är det?.................................................................. 8 Utveckla din personliga ­inköpsteknik................................................. 18 Val av leverantör.............................................................................. 33 Inköpsprocessen.............................................................................. 51 Förhandlingsteknik........................................................................... 60 Logistik........................................................................................... 81 Kvalitet.......................................................................................... 102 Miljö- och ­samhällsansvar............................................................... 114 Import........................................................................................... 128 Vad säger lagen?........................................................................... 152 Sökordsregister.............................................................................. 165

Om boken Trots att näringslivet förvandlats drastiskt under de senaste tio åren och allt fler företag säljer kunskap/tjänster är inköpsfunktionen fortfarande mycket viktig i de flesta företag och organisationer.

För att bli framgångsrik som inköpare krävs en hel del kunskaper.

Syftet med den här boken är att hjälpa dig att få dessa kunskaper.

Jag önskar dig trevlig läsning och hoppas att innehållet i boken ska hjälpa dig att nå framgång i ditt jobb som inköpare och att dina leverantörer och kunder ska uppskatta ditt sätt att hjälpa dem.

Boken bygger ursprungligen på en ljudbok om inköps­teknik som jag gjort. I arbetet med den här boken har förlaget redigerat materialet.

Boken ingår i en serie där de andra böckerna är: FÖRSÄLJNINGSTEKNIK PRESENTATIONS­TEKNIK PERSONLIG EFFEKTIVITET ­ FÖRHANDLINGS­TEKNIK

Detta är fjärde upplagan av boken. Förlaget tar tacksamt emot synpunkter inför kommande upplagor.

Alingsås i september 2010 Lennart Rosell

| 7

Inköpsteknik – vad är det?

En inköpares uppgift kan sammanfattas i att köpa varor av rätt ­kvalitet vid rätt tidpunkt i rätt kvantitet från rätt källa och till rätt pris. En diger uppgift som innebär ett stort ansvar.

Alla funktioner i ett företag är viktiga, men inköpsfunktionen kanske är den där man har snabbast och mest effektiv direkt inverkan på resultatet i företaget. 100 kronor i minskade inköps­kostnader inne­bär, allt annat lika, också 100 kr i ökad vinst. Men 100 kronor i ökad försäljning, däremot, innebär kanske bara 5, 10 eller 15 kronor i ökad vinst. Inköpsavdelningens arbete visar sig direkt längst ner på resultaträkningen. Därför är det viktigt att inköparna och inköpsavdelningen också får den uppmärksamhet de förtjänar.

Genomtänkt strategi Ett förhållande som också vittnar om inköpsavdelningens betydelse är att svenska företags inköpsandel i förhållande till deras omsättning har ökat stadigt under de senaste åren. I såväl verkstadsindustrin, som livsmedels-, byggnads-, kemi- och textil­industrin, ligger inköpsandelen på ca 50% av företagens omsättning. Men även om det är relativt lätt att identifiera och konstatera en ökande roll för inköpen, behövs det i många företag en mer genomtänkt inköpsstrategi och en mer välutvecklad inköpsorganisation.

Skapar förvirring En dåligt genomtänkt inköpsstrategi innebär förvirring och frustration. Du måste som inköpare veta vart du strävar och ha en väl genomtänkt plan för hur du ska arbeta.

Satsa på inköpsfunktionen I många företag satsas det ofta omfattande resurser på att utveckla försäljningen. Man skickar säljarna på säljkurser och man investerar i ny personal och nya redskap som ska öka försäljningen.

Av någon anledning är det inte lika vanligt att man gör motsvar­ande satsningar på inköpsfunktionen. Om så är fallet även i ditt företag, är det viktigt att du försöker förändra den attityden. Inköpsfunk­tionen är företagets livsnerv och måste också behandlas som sådan.

8 |

Inköpsteknik – vad är det?

Medlande länk Inköparna ansvarar för att produkterna framställs på det bästa ­sättet, på det effektivaste stället, till det bästa priset och med den högsta kvaliteten. Det är ett stort ansvar att förvalta. Dessutom sitter inköparen ofta som en kommunikativ länk mellan de bakre och främre leden i produktkedjan; mellan leverantörerna å ena sidan, samt säljarna och kunderna å andra sidan. Det arbetet kan många gånger kännas både frustrerande och hopplöst.

På toppen av detta sitter företagsledningen som ständigt kommer med krav på en effektivare inköpsorganisation med lägre inköpskostnader, ökad lagerom­sättningshastighet, kortare ledtider och färre produktenheter.

Kan vara stimulerande Det är inte alltid en dans på rosor att vara inköpare, men det kan samtidigt vara väldigt stimulerande när man lyckas väl i sitt arbete.

Ett litet problem i sammanhanget är just det här med stimulansen.

Stimulans och motivation är de krafter som driver människor och företag framåt.

Alla arbeten kräver stimulans och motivation för goda prestationer.

Säljarna i ett företag får ofta en bekräftelse på resultatet av sitt arbete genom att t ex studera försäljningssiffrornas utveckling.

Deras ersättning kan också vara kopplad till hur mycket de säljer.

Svårt att analysera Inköparnas bekräftelse på sitt arbete är däremot inte lika ”greppvänligt”. Det kan vara lite komplicerat att analysera inköparnas arbete och deras effekt på företagets resultat. Men av den anledningen är det desto viktigare att man gör just en sådan analys. Dels för att ge feedback till inköparna på deras arbete, dels för att lära sig hur man ska kunna effektivisera inköpsarbetet ytterligare.

Se därför till att det finns ett mätsystem i ditt företag som mäter hur väl du och den övriga inköpsfunktionen lyckas i ert arbete.

Viktigt att analysera På marknads- och försäljningssidan är det vanligt med marknadsundersökningar, attitydanalyser hos kunder, säljkampanjer och massiva marknadsföringsåtgärder. Men är det lika vanligt att man på inköpssidan genomför inköpsanalyser, attitydanalyser hos sina leverantörer, eller massiva inköpsåtgärder? Nej, det är ju faktiskt inte det, även om utvecklingen så sakteliga går åt rätt håll.

Om du som är inköpare vill vara med och påverka utvecklingen i ditt företag ska du se till att sakta men säkert börja arbeta för att | 9

Inköpsteknik – vad är det? det i den organisation du arbetar genomförs just inköpsanalyser, attityd­analyser hos dina leverantörer och planlagda inköpsplaner för effektivare inköp.

Allt hårdare konkurrens För ett antal år sedan gick det att vinna en guldmedalj på herrarnas 100-meterslöpning i VM i friidrott på tider som låg en bra bit över 10 sekunder. Det går inte längre. Nuförtiden måste man ner på tider under 10 sekunder. Tidskraven har ständigt och obevekligt blivit hårdare och hårdare för dem som vill ställa sig högst upp på pallen.

Detsamma gäller i företagens värld. Konkurrenskraven ökar ständigt och snaran dras åt allt hårdare kring de företag som inte hänger med i utvecklingen. Lägre inköpskostnader och högre lönsamhet är ständigt återkommande krav.

Det går inte för dig som inköpare att sitta på din stol och tro att allt ordnar sig om du bara fortsätter arbeta på samma sätt som du alltid gjort. Du måste hänga med i utvecklingen och se till att både du själv och företaget ständigt utvecklar inköpsfunktionen på ett sätt som leder företaget mot nya och högre mål. Du måste vara dynamisk och inte statisk i ditt arbete. Du måste våga ta nya steg. Om du tänker för länge på nästa steg, kommer du att få tillbringa restan av livet på ett ben.

Inköpsanalys Att göra en inventering av inköpssituationen på ditt företag, en inköpsanalys, kan vara ett bra sätt att starta det här arbetet på.

Det är förstås inte gjort i en handvändning och det är heller inte ­g ratis. Börja med att gå till företagsledningen och försök få gehör för dina idéer.

Först av allt måste du försäkra dig om att företagsledningen är villig att satsa resurser på en sådan här analys. Använd dig gärna av de argument i det här kapitlet som du anser vara slagkraftiga och tilllämpliga för just ditt företag. Passa samtidigt på att lägga fram ett färdigt förslag för hur du anser att en inköps­analys bör genomföras och hur den ska se ut. På nästa sida finns ett förslag på vilka delar som bör ingå.

Produktanalys • Vilka produkter ska köpas in? Kan vissa uteslutas?

• Ska kvalitetskraven höjas, sänkas eller bibehållas?

10 |

Inköpsteknik – vad är det?

Leverantörsanalys • Vilka leverantörer är de mest lönsamma? Ska någon eller några bytas?

• Är vi alltför beroende av någon eller några leverantörer?

• Har våra leverantörer tillräckliga resurser och tillräcklig ­kapacitet?

• Ska inköpsmarknaderna breddas?

• Bör vi själva styra över produktanskaffningen i högre grad?

Lönsamhetsanalys • Beräkna nyckeltal med avseende på inköpen. Är nyckeltalen tillfredsställande?

Logistikanalys • Vilka metoder används för att genomföra inköpen?

• Ska man lägga mer tonvikt på datorisering?

• Hur sker transporterna?

• Analysera leveranssäkerheten hos såväl era leverantörer som er själva.

Personalanalys • Behövs ytterligare resurser?

• Har personalen tillräckliga kunskaper?

Analys av inköpsavdelningens roll i företaget • Behövs ytterligare befogenheter eller ökat ansvar?

• Behöver vi göra en hårdare styrning av produkterna genom hela produktkedjan?

• Behöver inköpsavdelningen samverka mer med andra avdelningar i företaget?

Attitydanalys av leverantörer När du väl har blivit varm i kläderna efter att ha argumenterat för företagsledningen att ni ska genomföra en inköpsanalys, kan du lika väl fortsätta att argumentera för att ni också ska genomföra en attitydanalys av era leverantörer. Den bör helst göras fristående från inköpsanalysen.

En attitydanalys av era leverantörer innebär ungefär detsamma som att göra en attitydanalys av era kunder. Den största skillnaden är att det är mer sällsynt att undersöka hur nöjda leverantörer man har.

| 11

Inköpsteknik – vad är det?

Man ska inte tro att man har en bättre och effektivare inköpsorganisation i ett företag bara för att man ständigt lyckas pressa sina leverantörer allt hårdare och för att man lyckas pressa priserna till lägre och lägre nivåer. Låga priser är viktigt, men det handlar inte bara om det.

Tjäna på varandra Ett företag lever i symbios med sina leverantörer. Man är beroende av varandras framgång och lycka. Alla parter måste vara ­nöjda för att en förhandling eller en affär ska kunna anses vara framgångsrik. Alla måste tjäna pengar och ingen ska behöva känna sig förfördelad. Att pressa sina leverantörer för hårt kan innebära att de inte har råd att investera i kvalitetsförbättrande åtgärder, att de pressas till löften om leveranser eller annat som de sedan inte kan hålla, att de börjar pratar illa om ert företag och sprider illvilliga rykten, eller att de i värsta fall tvingas avveckla hela sin verksamhet.

Det finns inget annat sätt att få reda på hur leverantörerna ser på er som kund, än att ge sig ut och fråga dem. Det finns alltför många exempel på företag som har misslyckats med sina inköp bara för att inköparna har suttit bakom sina skrivbord och enbart gissat sig till varför de tror att leverantörerna säljer till just dem.

Bäst att ha råd att välja Självklart är den vanligaste gissningen att leverantören helt enkelt är glad över varje kund han kan få. Men det är inte alltid hela sanningen. De bästa leverantörerna har nämligen råd att välja sina kunder. De behöver inte stå med mössan i hand och be kunderna att köpa. Situationen är faktiskt ibland den omvända, dvs att kunderna får stå med mössan i hand och be de bästa leverantörerna att leve­rera. Syssla därför inte med någon gissningslek utan ge dig istället ut och prata med dina leverantörer och fråga vad de anser vara bra eller dåligt med att ha ditt företag som kund.

Anledningen till en sådan här analys av leverantörernas attityd är som sagt inte enbart att ni ska få möjlighet att köpa från de bästa leverantörerna. Anledningen är till ännu större del att ­värna om ett gott förhållande med era leverantörer som i sin tur leder till bättre och effektivare affärer för samtliga inblandade parter.

Ta själv kontakt Det finns flera professionella analysföretag som kan hjälpa dig med en attitydanalys om du vill. Men först och främst ska du som inköpare se till att alltid själv tala med leverantörerna. Det finns inga attitydundersökningar som kan ersätta den information du får genom att själv ge dig ut och prata med dina leverantörer. Ta t ex 12 |

Inköpsteknik – vad är det? som vana att regelbundet, en gång i kvartalet eller så, ringa upp några av dina leverantörer och fråga om de är nöjda med dig som kund.

Ställ frågor som: • Vad är den egentliga anledningen till att ni vill ha oss som kund?

• Finns det något hos oss eller vårt arbetssätt som ni skulle vilja ändra på?

• Hur upplever ni att vi uppträder mot er i förhandlingar?

• Hur ser er finansiella situation ut? Är prisbilden gentemot oss ett hot mot er framtida utveckling eller överlevnad?

• Vilken sorts hjälpande kommunikation eller vilket sorts stöd får ni hos andra kunder som ni inte får hos oss?

• Vad kan vi göra för att hjälpa er att bli en ännu bättre ­leverantör?

Svaren på de här frågorna kan ge dig oerhört värdefull information som du sedan kan använda dig av i ditt arbete som inköpare.

Inköpsplan för effektivare inköp När ni väl har genomfört inköpsanalysen och attitydundersökningen av era leverantörer är det dags att sammanställa resultaten och utarbeta en plan för hur ni ska kunna förbättra er inköpsorganisation. De flesta har hört talas om marknadsplaner. Men inköpsplan…? Behövs det? Ja, har du läst boken så här långt så har du nog redan insett att det kan behövas, i minst lika hög grad som en marknads­plan.

Nedan finns ett förslag på vilka delar som kan ingå i en inköpsplan.

1. Produktspecifikation • Specificera exakt vilka produkter som ska köpas in respektive tillverkas av er själva, hur de ska se ut och vilka kvalitetskrav som ska ställas.

2. Leverantörspecifikation • Specificera vilka leverantörer som ska användas, vilka som ska gynnas och vilka regler som gäller för byte av leverantör.

• Ange i vilka länder leverantörerna för de olika produkterna ska finnas.

• Ange vilka krav ni ska ställa på era leverantörer och hur ofta ni ska besöka dem.

| 13

Inköpsteknik – vad är det?

3. Anbuds- och offertförfarande Ange vilka rutiner ni ska ha vid ert anbuds- och offerförfarande. ­Specificera exakt hur era offertförfrågningar ska se ut. De krav ni ställer på era leverantörers offerter kan t ex vara att de ska innehålla uppgifter om: • Pris (samt eventuellt hur priset ska anges).

• Leveranstid.

• Leveransvillkor.

• Betalningsvillkor.

• Hur snart offerten bör vara er tillhanda.

• Hur information från er som ligger till grund för offerten ska behandlas av leverantören. (Exempel på text som en del använder: Alla uppgifter, både skriftliga och muntliga som lämnats Er i samband med vår förfrågan och vid eventuell beställning, är av sådan natur att de aldrig av någon hos Er får delges ­tredje man.

Skulle detta inträffa står Ni ensamma till svars för följderna av detta.

I samband med Er offert/avböjande ska samtliga med vår förfrågan översända handlingar återsändas till oss.)

• Huruvida ni ska ställa krav på att leverantören eller dennes underleverantörer är certifierade eller avser certifiera sig enligt någon kvalitets- eller miljöstandard som t ex ISO 9000 eller 14001.

4. Etikregler • Upprätta etiska ramar för hur inköparna ska agera i sitt arbete.

Fundera över frågor som: Ska mutor eller gåvor accepteras i någon form? Är det tillåtet att infordra anbud hos leverantörer i syfte att enbart använda dessa som jämförelsematerial? Är det tillåtet att göra glädjekalkyler för årsvolymerna i anbudsförfarandet för att på så sätt försöka få lägre priser?

5. Miljö- och samhällsansvar Det är inte alla företag som anser sig vara tillräckligt stora eller av någon annan anledning inte anser sig behöva ta ett uttalat miljöoch samhällsansvar i sitt inköpsarbete. Men även om du arbetar på ett litet företag, bör de här frågorna tas upp i en inköpsplan.

• Ange t ex hur ni kan hjälpa till att skona miljön genom att välja transportsätt.

• Ange vilken samhällsgrupp ni helst vill gynna med era inköp.

Ska ni gynna människorna i ert lokalområde eller de som bor i utvecklingsländer?

• Ange hur ni ska agera om ni upptäcker att någon av era leverantörer anlitar barnarbetare.

14 |

Inköpsteknik – vad är det?

6. Nyckeltalsmål • Ange mål för de nyckeltal som inköpsorganisationen kan påverka.

(Se till att ekonomifunktionen deltar i de här besluten.)

• Ange hur målen ska uppnås.

7. Leveransinstruktioner • Specificera vilka instruktioner ni ska ange till era leverantörer i samband med att de levererar varor till er.

• Ange hur varorna ska förpackas, om de ska märkas med artikelnummer, vilka etiketter som eventuellt ska finnas påsydda eller påklistrade på varorna, hur följesedlar ska se ut, till vilken adress leverans ska ske, mm, mm.

8. Logistikplan • Ange hur inköpen ska genomföras; vilka rutiner som ska följas, hur transporterna ska ske, ­vilka transportbolag och vilka speditörer som ska användas.

• Ange vilka åtgärder som ska vidtas för att öka leveranssäkerheten.

• Specificera vilken kontroll ni ska ha över produkterna genom hela produktkedjan.

9. Personalprogram • Utarbeta ett program för att förstärka inköpspersonalens ­kompetens.

• Klarlägg varje inköpares befogenheter och ansvar.

• Gör upp en plan för eventuell nyrekrytering.

10. Leverantörsserviceprogram • Utarbeta ett program för att bibehålla era leverantörer och för att hålla dem nöjda.

Förankring viktig När du har kommit så långt som till en färdig inköpsplan gäller det att implementera den i företaget. Det gäller att du förankrar de olika delarna i alla leden och att någon handlingskraftig människa, som kanske är du själv, är ansvarig för att planen genomförs som det är tänkt. Att sätta upp mål kan vara enkelt. Det är när du ska förverkliga dem som svårigheterna börjar.

I några av de övriga kapitlen kommer jag att diskutera lite mer i detalj vad du ska tänka på beträffande de olika delarna i inköpsplanen, t ex när du väljer leverantörer, när du bestämmer dig för ­vilket land du ska köpa från och när du gör din logistik­planering.

| 15

Inköpsteknik – vad är det?

Inköparens roll i företaget Men inköpsteknik är inte bara att göra en inköpsplan och följa den.

Inköpsplanen handlar mest om inköpsteknik för företaget. Den andra delen av inköpsteknik består av hur du som inköpare agerar, förhandlar och utvecklar dig själv i syfte att ständigt förbättra situa­tionen både för dig och ditt företag. Det handlar också om samspelet mellan dig och andra funktioner i företaget.

Din roll som inköpare bestäms självfallet till stor del av vilka arbetsuppgifter du har fått dig tilldelade i din befattningsbeskrivning.

Inte bara inköp En duktig inköpare inser att inköp inte bara handlar om just inköp.

Det handlar också om att integrera övrig personal i inköpsbesluten.

Vad säger t ex personalen på verkstadsgolvet när de får en ny produktenhet att montera? Passar den in i deras arbete? En ny produkt­enhet kanske innebär att någon måste byta arbetsverktyg eller arbetsställning. I så fall måste du som inköpare ha penetrerat de ­frågeställningarna innan den nya produkten finns på plats.

Inför varje inköpsbeslut bör du tänka igenom vem eller vad som kan komma att påverkas av ditt beslut. Se sedan till att förbereda och förankra dina beslut så att de accepteras av de andra i organisationen.

Som inköpare ska du också alltid försöka ta ansvar för produkten hela vägen, ända från råmaterial till det att kunden använder varan.

Ansvar för kvaliteten i hela kedjan Det är ditt ansvar att kvaliteten på produkterna är god, och kvaliteten bestäms inte bara i inköpsögonblicket.

Kvaliteten bestäms av vilket råmaterial som används, hur produkten framställs och behandlas av dina leverantörer, på vilket sätt den transporteras, hur den behandlas av lagerpersonal, hur länge den i vissa fall lagerhålls, hur ni i företaget behandlar produkten, och inte minst hur kunderna uppfattar produkten i förhållande till deras förväntningar. Se till att ta ditt ansvar under hela produktkedjan.

Enorm stimulans Inköparens roll är inte alltid den lättaste. Ibland slits du mellan ­olika viljor och orimliga krav. Men inköparens roll kan också vara enormt stimulerande. Du sitter mitt i navet i företagets maskin­eri och du har möjlighet att påverka hela organisationens vinstutveckling.

16 |

Inköpsteknik – vad är det?

Ett yrke att vårda Att vara inköpare innebär spännande möten med nya människor, och intressanta förhandlingar. Arbetet kommer säkert också att ständigt föra dig till nya och fascinerande resmål. Att vara inköpare är ett jobb som du har anledning att vara stolt över och som du ska vårda väl.

Du ska se till att sköta arbetet på ett sätt som gör att du kan slå dig för bröstet och visa vad du har åstadkommit. Se till att arbeta med väl genomtänkta planer, att inte handla på måfå och att ständigt utveckla din egen personliga inköpsteknik.

| 17

Utveckla din personliga ­inköpsteknik Ärlighet, pålitlighet och ödmjukhet! Det är tre ord som skulle kunna vara nyckelord i en bok om försäljningsteknik (eller vilken annan bok som helst för den delen). En försäljare förväntas alltid vara pålitlig och ödmjuk, medan inköparna anser sig ha råd att vara lite oförsiktigare med de här egenskaperna. Kanske inte när det gäller ärligheten, men åtminstone med de andra två egenskaperna. Varför det? Jo, därför att det i de flesta fall råder köparens marknad. Det är försäljarna som kommer med mössan i handen och snällt ber inköparna att köpa deras produkter.

Ödmjukhet skadar inte Inköparna tycker att de sitter säkert i kungatronen och många tror att de uppnår samma goda resultat hur de än beter sig. Men så är det givetvis inte. Det är minst lika viktigt för en inköpare som för en försäljare att uppvisa högsta tänkbara ambitionsnivå när det gäller ärlighet, pålitlighet och ödmjukhet. Annars försvinner de bästa leverantörerna till någon annan.

Det kanske till och med är så att det är viktigare för en inköpare att vara mån om sina leverantörer än det är för en försäljare att vara mån om sina kunder, eftersom en inköpares arbete har en större direkt påverkan på företagets resultat än vad säljarens har.

Ärlighet Ärlighet är det ord som kommer först. Det finns ett ryskt ordspråk som lyder: Med lögner kan du kanske ta dig framåt i livet, men du kan aldrig vända åter. Tänk på det. Tumma aldrig på sanningen.

Att ärlighet alltid varar längst kan låta som en sliten klyscha, men det är heller inte utan anledning.

Var alltid ärlig – i stort som smått, mot dina anhöriga, mot dina vänner, mot dina arbetskamrater och mot dina leverantörer. Ett förtroendefullt förhållande kan ta lång tid att bygga upp, men kan dessvärre raseras på ett ögonblick. Om man märker att någon far 18 |

Utveckla din personliga ­inköpsteknik med osanning, om än för en ganska liten och kanske obetydlig detalj, kommer man alltid att misstänka personen för att ljuga eller undra om han eller hon har något att dölja.

Vita lögner lika solkiga Det kan vara lockande att rättfärdiga små lögner med att kalla dem vita lögner eller att avfärda dem genom att säga: Äsch, det var ändå ingen som kom till skada av den lilla lögnen. Men den som kommer till skada är du själv. Tyvärr finns det en del människor som inte alltid håller sig till sanningen. Vore lögn latin, ­skulle det finnas många lärda.

Personer som småljuger från och till vet ofta inte själva hur stor skada de åsamkar sig själva. Personerna som får ta emot lögnerna vågar ofta inte konfrontera smålögnarna. Istället ser de sig i tysthet om efter andra alternativ till vänner, eller kunder.

Se till att du alltid är ärlig. Och med alltid menas också alltid, inte oftast. Det är det första du ska tänka på om du har ambitionen att vara en duktig inköpare och om du vill arbeta med de bästa leverantörerna.

Pålitlighet Pålitlighet kommer som ord nummer två. Det är nästan lika viktigt att vara pålitlig, som det är att vara ärlig. Pålitlighet är detsamma som att alltid göra det man lovar, såväl i stort som smått.

Det är lätt att glömma något, men det är ännu lättare att utarbeta rutiner för att se till att man inte glömmer något. Om du vet med dig att du lätt glömmer vissa saker, se då till att utarbeta ett system med kom ihåg-lappar och anteckningar i din kalender eller med påminnelser och alarm i din planerare eller mobiltelefon som gör att du inte glömmer.

Lova inte att du ska utföra något som du inte är absolut säker på att du klarar av eller hinner med.

I det här sammanhanget är det också viktigt att komma ihåg att det ofta är de små och ibland privata detaljerna som blir ihågkomna.

Om du t ex lovar en leverantör att komma tillbaka med ett tips på en bra bok eller restaurang men inte infriar det löftet, kommer leverantörens förtroende för dig som en pålitlig kund och person genast att minska. Ofta är det pålitligheten beträffande sådana här detaljer som är avgörande för hur du uppfattas i andras ögon.

| 19

Utveckla din personliga ­inköpsteknik Om du vill bli en duktig inköpare måste du alltid se till att vara hundraprocentigt pålitlig. Infria alltid dina löften, såväl privata som affärsmässiga, såväl stora som små.

Ödmjukhet Vad världen behöver är fler ödmjuka genier. Det finns så få av oss.

(Oscar Levant).

Det är lätt att bli kaxig när man är inköpare. Anledningen är att det nästan alltid råder köparens marknad och inte säljarens. Men den kaxige och nonchalante inköparen gräver sin egen grav. Visst finns det många leverantörer på marknaden, men de bästa nöjer sig inte med att arbeta med inköpare där personkemin inte stämmer.

Ett förhållande mellan inköpare och försäljare är inte lika betydelsefullt som ett äktenskap, men de är besläktade. Ett affärs­f örhållande mellan inköpare och leverantör måste bygga på ömsesidig respekt.

Det är viktigt att du som inköpare visar ödmjukhet och respekt för de leverantörer du arbetar med. Du kanske i vissa lägen måste ha en vass tunga och du kanske heller inte av affärsmässiga skäl ska bli för god vän med dina motparter i dina inköpsförhandlingar, men det betyder inte att du ska försumma ordet ödmjukhet.

Ödmjukhet ett vasst vapen Ödmjukhet låter kanske för många som ett svagt ord som inte hör hemma i svåra och ibland tuffa affärsförhandlingar. Men verkligheten är den motsatta. Att vara ödmjuk är ett oerhört vasst vapen som kan ge dig stora fördelar i ditt arbete som inköpare.

Den ödmjuke vinner oftast bättre gehör för sina villkor än den som inte är ödmjuk. Han eller hon lämnar dessutom efter sig en motpart som känner sig mer nöjd, oberoende av vilka villkor man kommit överens om, än den som har en tuff, frän och omedgörlig attityd.

Lojalitet Det är omtvistat bland inköpare hur lojal man ska vara mot sina leverantörer. En del säger att man alltid ska låta leverantörerna veta att de kan bli utbytta när som helst om de inte sköter sig och om de inte har de allra lägsta priserna, och att man också ska demonstrera det genom att då och då göra leverantörsbyten som ibland kanske är opåkallade. Andra inköpare menar att det alltid lönar sig att vara lojal mot sina leverantörer, att hjälpa dem i utvecklingen och att inte sätta för hård press på dem.

20 |

Utveckla din personliga ­inköpsteknik Vad som är rätt och riktigt avgörs till viss del av omständigheterna, men huvudregeln bör ändå vara att visa lojalitet mot sina leverantörer. Det ger parterna en lugnare atmosfär att arbeta i.

Vågar satsa Om ett leverantörsföretag känner att du som kund kommer att vara lojal mot dem i dina affärer, ökar det chansen att de vågar investera i kvalitetshöjande åtgärder och effektivare produktionsmetoder.

Ett lojalt förhållande kräver en rak och öppen kommunikation.

Ju närmare samarbete du ingår med en leverantör, desto viktigare är det att du också talar om för honom vilka krav du har, så att han har möjlighet att i god tid anpassa sig därefter. För en öppen dialog med din leverantör och se till att han också är öppen mot dig. Öppenhet och lojalitet är två grundstenar för långsiktiga relationer mellan köpare och säljare.

Etik En annan del av ditt och ditt företags agerande som är viktig att ta hänsyn till och att ha en genomtänkt strategi för, är ert etiska och moraliska handlande. I det långsiktiga perspektivet är det bara företag som visar en god moral och som tar fullt ansvar för sina handlingar gentemot sina leverantörer, men också gentemot de anställda, ägarna, kunderna och inte minst mot samhället och miljön, som överlever och förblir vinstrika. Det gäller att skapa förtroende hos företagets olika intressenter.

Tyvärr finns det en hel del fall där företagen kortsiktigt försöker sko sig på bekostnad av andra. Men i det långsiktiga perspektivet är det alltid de företag som med ett genomtänkt och konsekvent etiskt förfarande inte bara får välmående medarbetare, utan ­också visar de högsta vinsterna.

Klokast att vara långsiktig Som inköpare ställs du dagligen inför olika situationer där etik och moral spelar en avgörande roll. Det kan gälla situationer i prisförhandlingar där det kan kännas lockande att göra en kortsiktig vinst tack vare att du har tillgång till viss information som någon annan inte känner till. Det kan gälla situationer där du måste väga in det moraliska ansvar du har gentemot miljön eller samhället.

Det kan också uppstå andra situationer där du har två alternativ att välja mellan varav det ena är etiskt mest riktigt medan det andra ger en, åtminstone på kort sikt, större ekonomisk återbäring. Det är alltid en balansgång när man ska göra den här typen av val. | 21

Utveckla din personliga ­inköpsteknik Om du har svårt att bestämma dig, ställ dig då frågan vilket handlande du tror ger det långsiktigt bästa resultatet för både dig och ditt företag. Det är lockande att vara kortsiktig, men det är klokare att tänka långsiktigt. Som inköpare är det av största vikt att du alltid visar gott omdöme vad det gäller etik och moral. Ett gott samvete är alltid den bästa huvudkudden. Kom också ihåg att det är aldrig rätt att göra orätt, även om alla andra gör det.

Etik och moral betalar sig De etiska frågorna kommer att bli allt mer betydelsefulla i framtiden. Ett företags moraliska anseende kommer förr eller senare alltid att visa sig i bokslutet. Se därför till att alltid handla på ett etiskt riktigt sätt och att ha de högsta tänkbara målsättningarna för din etik och moral. Det kommer att betala sig i det långsiktiga perspektivet.

För att stärka det etiska tänkandet på ditt företag eller på din avdelning, bör ni då och då sätta er ner och tillsammans diskutera etik och moral. Diskutera olika situationer som har uppstått eller som kan komma att uppstå och diskutera över hur ni bör handla, vilka effekter ert handlande kommer att få i framtiden och om ni kunde ha handlat på ett annorlunda sätt i vissa situationer.

Här är några exempel på frågeställningar som ni kan diskutera: • Om vi upptäcker att en leverantör har gjort ett rent räknefel till vår fördel i sin offert eller i sin faktura, ska vi då meddela honom det?

• Är det tillåtet att göra en glädjebudget över beräknad årsvolym för att få leverantören att tro att vi kommer köpa stora mängder i hopp om att han då också offererar ett lägre pris?

• Är det oetiskt att infordra anbud från leverantörer som man vet att man troligtvis inte kommer att lägga någon order hos, där syftet enbart är att använda dessa offerter som jämförelsematerial mot de leverantörer som man har störst intresse att köpa från?

• Ska man öppet redovisa andra leverantörers offerter i syfte att pressa ner priset hos den leverantör man helst vill köpa av?

• Vilken form av mutor eller gåvor är det tillåtet för oss att acceptera?

Företagets praktiska etik grundas på individens värderingar som i sin tur relateras till gruppens värderingar. I gruppdiskussioner kan du därför se till att försöka påverka individernas värderingar till ett moraliskt och ärligt uppträdande. I vissa lägen kan det kännas lättare att välja en väg som är oärlig. En del mår dåligt för att de inte vågar göra vad som är rätt. Men om den berörda personen i ett sådant läge känner att han eller hon har omgivningens stöd för att handla på ett etiskt riktigt sätt, ökar chansen för ett riktigt beslut.

22 |

Utveckla din personliga ­inköpsteknik

Ordning och reda, pengar på fredag En av förutsättningarna för att du ska kunna sköta ditt inköpsarbete på ett effektivt sätt är att du har ordning och reda på din arbetsplats.

En inköpare kan ha väldigt många uppgifter att hålla ordning på: inkommande offerter från leverantörer och utgående offerter till kunder, leveranstider, betalningar, artikelnummer, kvalitetskrav, produktspecifikationer, mm, mm. En inköpares vardag består med andra ord av en mängd fakta som ska lagras och hanteras på ett effektivt sätt. Om du inte utarbetar ett bra system för detta kommer du heller inte att kunna fungera effektivt.

Många inköpare är mentalt plågade av att dagligen behöva se sina skrivbord överfyllda med pappershögar. Ett papper, en blankett, eller något dokument, representerar vanligtvis något som måste utföras. För att vi inte ska glömma av att göra det som måste göras, lägger vi ofta det aktuella papperet eller dokumentet på skrivbordet, mitt framför näsan. Den taktiken fungerar bra så länge det rör sig om ett begränsat antal papper. Men när p ­ apperen blir så många att de ­börjar bilda högar på skrivbordet, blir effekten istället negativ.

Pappershögar kan stressa Det är stressande att arbeta med en speciell uppgift och samtidigt bli påmind om hur mycket annat arbete man har som väntar. Givetvis är det också störande och irriterande att behöva leta i­ genom de olika högarna varje gång man ska ha ett visst papper.

De flesta som har ett skrivbord med stora högar av papper, brukar slå ut med armarna och säga: Men jag vet precis var jag har allting.

Och ofta stämmer det påståendet. Systemet med alla ­papper i olika högar brukar fungera, om man med fungerar menar att personen verkligen hittar det aktuella papperet förr eller senare. Men problemet är att ju fler papper som samlas i högarna, desto svårare blir det att hitta bland papperen. Och ­varje gång blicken glider över skrivbordet, störs koncentrationen av att se alla andra uppgifter som ligger och väntar på att bli u ­ tförda.

Viktigt med god ordning Att ha god ordning på sina papper (och på sina röstmeddelanden, e-post och fax) är en av grundreglerna inom personlig effektivitet.

Det är lika viktigt att ha ordning och reda på sina papper, som det är att ha en välorganiserad bokföring i företaget. Utan ordning och reda på de egna papperen uppstår det så småningom kaos och borttapp­andet av ett enda papper kan i vissa lägen få allvarliga konsekvenser. | 23

Utveckla din personliga ­inköpsteknik Om du inte redan har en felfri ordning på dina papper bör du nu med en gång bestämma dig för att hädanefter hantera dina papper lika ordningsamt som bokföringen i företaget sköts. Men att lägga upp ett bra system för dina papper kräver en viss arbetsinsats och kan ta några timmar eller rent av dagar att genomföra. Du måste därför avsätta en speciell tid för det här och prioritera det som din viktigaste arbetsuppgift inom de närmaste dagarna.

Människor som tidigare har haft oordning på sina papper men som bestämt sig för att göra något åt det, berättar ofta i lyriska ordalag om sina positiva upplevelser av att ha full kontroll över sina papper.

Det är inte fråga om att ha ett skinande blankt skrivbord. Men du måste lära dig att ta emot, behandla och ­f örvara papper på ett effektivt sätt.

Bli inte papperslyftare!

Målsättningen är att du aldrig ska behöva ta i ett papper mer än en gång. Så fort du får ett papper på ditt skrivbord ska du genast bestämma dig för vad du ska göra med det och därefter vidta den åtgärden med en gång. När du har ett papper i handen eller ett mail i din inkorg har du tre alternativ att välja mellan: du kan antingen utföra uppgiften som papperet eller mailet kräver (det kan t ex vara att skriva ett svar), du kan arkivera det, eller du kan välja att slänga det i papperskorgen. Det sämsta du kan göra är att lägga det åt sidan för att titta på det en gång till lite senare.

Konsten att arkivera papper i papperskorgen betecknas faktiskt som en av de viktigaste talangerna inom personlig effektivitet. Papperskorgen kallas ibland för världens bästa förvaringsplats. Kasta så mycket som möjligt. Det går att kasta mer än du tror. Detta gäller även e-post.

Om du anser att uppgiften som papperet kräver är den viktigaste att utföra just nu, så gör den då med en gång. Det är alltid bäst att ta tag i saker när de är aktuella och att göra dem omedelbart. Men om du anser att du har andra uppgifter som är viktigare att utföra just nu, kan du tillåta dig att arkivera papperet och att skriva ner på din att göra-lista att du ska ta dig an uppgiften senare. Försök undvika att förvara papperet på skrivbordet under tiden som du gör något annat, eftersom det stör koncentrationen.

Arkivera på ett bra sätt Papper som kräver åtgärder bör arkiveras i din närhet så att du snabbt kan få fram dem när det är dags att hantera dem. Men papper som ­sparas och som inte kräver någon direkt åtgärd, kan arkiveras på lite längre avstånd från ditt skrivbord. Det kan röra sig om juridiska dokument, avtal, offerter eller korrespondens som måste sparas.

24 |

Utveckla din personliga ­inköpsteknik Ett dåligt arkiveringssystem utgör ett konstant irritationsmoment och kan vara en mycket tidsödande faktor när informationen väl ska hämtas fram. Information som behöver användas måste ­alltid vara lättillgänglig.

I större företag är det viktigt att man utarbetar ett enhetligt ­system för hela företaget och att arkiven är lättöverskådliga. Det händer nämligen ofta att anställda behöver plocka fram information från någon annan avdelning än sin egen. Då är det viktigt att systemen är enhetliga.

Arbeta målinriktat Tala inte med mig om hur mycket du arbetar. Berätta istället hur mycket du får gjort.

Många tror att ju hårdare man arbetar, desto mer får man uträttat.

Men det finns faktiskt inget klart samband mellan hårt arbete och goda prestationer. I många fall är det precis tvärtom. Man uppnår ofta bättre resultat om man skär ner på sina aktiviteter och ger sig tid att tänka och att vara kreativ. En aktivitetsinriktad människa arbetar så mycket hon orkar utan att fundera över värdet på insatsen. En målinriktad människa, däremot, utför ­aldrig uppgifter som inte leder närmare de uppsatta målen.

Ha tydliga mätbara mål Vilka är då dina mål? Vet du det? Otaliga äro de som arbetar i blindo. Massor av människor gnetar vidare i sitt arbete utan att stanna till och reflektera över vart de egentligen är på väg. Gör inte det miss­taget!

Se till att det som en bas för ditt arbete finns en inköpsplan med tydliga mål som beskriver åt vilket håll du ska sträva i arbetet.

Se till att dina mål uppfyller följande kriterier: • Målen måste vara specifika och mätbara. Du måste veta exakt vad det är du strävar efter och du måste veta exakt när du har uppnått målet. Du bör kunna specificera dina mål i någon enhet som kronor, kilon, antal eller liknande.

• Målen måste vara realistiska och möjliga att upp­nå. Om du sätter för höga mål som du inte har möjlighet att uppnå, kommer du att bli besviken. Om du däremot sätter ­målen för lågt och därmed uppnår dem för snabbt, innebär det att du slappnar av i arbetet och sänker din ambitionsnivå.

• Du bör kunna jämföra de olika målen med varandra så att du kan värdera dina olika prestationer.

| 25

Utveckla din personliga ­inköpsteknik • Du måste ha en deadline. Du måste bestämma dig för vid vilket datum varje mål ska vara uppnått.

• Du måste skriva ner dina mål. Det räcker inte att du bestämmer dig i tankarna för vad du ska uppnå. Att skriva ner dina mål hjälper dig att vara specifik och understryker din vilja att verkligen genomföra vad du har föresatt dig. Men om du skriver ner dina mål och sedan lägger undan dem på något ställe där du aldrig ser dem, fyller de inte sin funktion. Du måste ha papperet med dina mål på ett ställe där du ständigt ser det.

Två kategorier av mål Dina mål delas lämpligen in i två kategorier: projektmål och dagsmål. Dina projektmål är de övergripande mål du har för den närmaste veckan, månaden eller året. Dina dagsmål är de lite mer detaljerade målen för den närmaste dagen eller de närmaste dagarna. Skriv ner dina projektmål och rangordna dem genom att sätta en etta för det viktigaste målet, en tvåa för det näst viktigaste, osv. Rangordningen ligger sedan till grund för hur du prioriterar bland dina dagsmål.

Dina dagsmål bör inte vara fler än att du kan skriva ner dem på ett enda papper. Identifiera sedan den arbetsuppgift som är viktigast för dig att utföra just nu, och koncentrera dig på den. När du är klar går du igenom listan med de resterande dagsmålen och tar återigen reda på vilken aktivitet som är den viktigaste för dig att utföra just nu, och fortsätter sedan att arbeta på det viset.

Kreativitet Albert Einstein har sagt att fantasi är viktigare än kunskap.

Det gjorde han kanske för att rättfärdiga sin egen person. Det sägs nämligen att han i skolan blev underkänd i matematik men att han var en duktig violinist och målare. Hans inspiration kom från hans högra hjärnhalva och hans förmåga att översätta ­idéerna till konkreta formler kom från hans vänstra hjärnhalva.

Att vara en duktig inköpare handlar i många delar om att vara kreativ. Att tänka i nya banor för att hitta de bästa leverantörerna och de bästa produkterna. Att vända på de normala begreppen och att se saker och ting från nya och kanske annorlunda vinklar. Det som skil­jer den vise från den envise, är förmågan att i dag tänka annorlunda än i går.

Det finns en mängd metoder för att utveckla sin kreativa förmåga och för att öka sin kapacitet att hitta nya lösningar till problem.

Det finns ingenting som stimulerar kreativitet så mycket som v ­ iljan att nå sina mål.

26 |

Utveckla din personliga ­inköpsteknik

Genomtänkt system För att kunna utnyttja din kreativitet måste du ha ett genomtänkt system för dina mål och prioriteringar. Ju mer angelägen du är om att uppnå dina mål, desto mer kreativ kommer du att vara för att nå dit. För att stimulera kreativiteten gäller det alltså att du identifierar dina mål och arbetar mot de mål som du helst vill uppnå. För att inte den kreativa energin ska riktas åt fel håll, bör du ställa dig frågan: Vilket är det största problemet just nu som hindrar mig från att nå mina mål så snabbt och effektivt som möjligt? Frågeställningar som du som inköpare kan komma att konfronteras med är till exempel: • Hur kan jag minska mina inköpskostnader nästa år med 5%?

• Hur kan jag hitta en leverantör som klarar av de speciella krav jag har på en viss produkt?

• Hur ska jag öka kvaliteten på de inköpa varorna?

• Hur ska jag genom mitt inköpsarbete verka för en bättre miljö inom och utom företaget?

När du väl har definierat problemet eller situationen som du vill ha en lösning på är det dags att systematiskt genomgå vissa steg i problemlösningsprocessen.

Skaffa information Börja med att skriva ner problemet på ett papper. Det hjälper dig att sortera tankarna och att vara mer precis i ditt tänkande. Se sedan till att skaffa information. Läs, forska i problemet och ­skaffa fakta.

De flesta problem behöver inte ens vara några problem om du bara ser till att först sätta dig in i situationen. Skaffa information så att du vet vad saken handlar om. Diskutera problemet med andra. Ställ frågor till människor som är kunniga inom ditt speciella problemområde och till de som har haft liknande problem tidigare.

Mark Twain har en gång sagt: Den ende som visste att ingen hade sagt något före honom när han kom på något bra, det var Adam.

Att vara kreativ innebär inte att vara unik, utan att hitta lösningar med hjälp av redan beprövade metoder och tekniker. Försök därför att hitta dina lösningar i arbetet genom att studera hur andra har gjort.

Våga tänka på ett nytt sätt Sätt dig sedan ner och försök att komma på en lösning till problemet. Överväg alla tänkbara alternativ. Vänd på frågeställningen, se den uppifrån, nerifrån, från sidan och bakifrån. Formulera om frågeställningen, eller för tankarna bort från den centrala frågan och fundera över om lösningen finns hos ett av delproblemen. Tänk i nya banor och var inte rädd för att våga lite extra. Orka ta initiativ till nya ­lösningar. | 27

Utveckla din personliga ­inköpsteknik Försiktighet och lathet är de största hindren mot kreativa lösningar.

Om du inte vågar eller orkar tänka i nya banor, kommer du heller inte att hitta nya och smarta lösningar i ditt arbete. Kreativitet handlar om att vara flexibel och om att våga lite extra.

Kunskap Grunden för allt inköpsarbete är att du vet vad det är du köper.

Om du strävar efter att bli en riktigt duktig inköpare räcker det inte med att bara ytligt känna till lite allmän information om de produkter du köper. Du måste bli bäst och känna till mer än dina leverantörer om t ex materialspecifikationer, säkerhetsbestämmelser, kvalitetskrav, materialkostnader, tullavgifter och transportkostnader. Självklart är det här något du lär dig under resans gång, men du ska inte nöja dig med att bara lära dig i takt med att arbetet fortlöper.

För att bli riktigt duktig måste du hela tiden se till att ligga ­steget före. Du måste först och främst vilja skaffa dig de kunskaper som behövs – och lite till.

Därefter ser du till att skaffa dig dessa kunskaper så snabbt som möjligt genom att inhämta information från lämpliga källor. Det kan innebära att du måste gå på kurs, ringa myndigheter, läsa böcker, eller på annat sätt inhämta information.

Teknik och språk Ett område där du kan ha nytta av att vidareutveckla dig själv kan t ex vara de rent materialtekniska frågorna kring dina produkter.

Du måste känna till så mycket som möjligt om de tekniska frågorna kring din produkt eller de produkter du köper in. Leverantören är ofta expert på de produkter han säljer. Om du kan uppvisa lika goda eller bättre kunskaper som han, så har du avse­värt förbättrat dina chanser till ett bra förhandlingsresultat och du har markerat att leverantören inte kan försöka tumma på produktkvaliteten utan att du upptäcker det.

Ett annat område det kan finnas anledning att vidareutveckla sig själv inom, är språk. Företagens inköpsavdelningar blir alltmer internationella och inköpen sker mer och mer från andra länder än där man själv har sitt kontor. Det är nödvändigt att behärska åtminstone ett främmande språk relativt obehindrat. Ju fler språk du behärskar, desto fler utvecklingsmöjligheter har du som ­inköpare.

28 |

Utveckla din personliga ­inköpsteknik

Låt inte datorn bli ett hinder Ett annat område som kräver utbildning och träning, är datorkunskap. Det tillkommer ständigt nya program och nya funktioner när det gäller datorn i inköpsarbetet. Se till att du följer med i den här utvecklingen och kan tillgodogöra dig de fördelar den medför.

Juridik är också ett område som kräver färdigheter om du arbetar som inköpare. Du bör känna till grunderna inom avtalsjuridik och köprätt.

Det viktiga är att du arbetar med din egen kompetens­utveckling inom ditt arbetsområde. Den som har de största kunskaperna brukar få övertaget i de flesta situationer. Med goda kunskaper kommer du att kunna nå fram till dina mål snabbare, du kommer känna dig ­säkrare i förhandlingssituationer, du kommer att bli mer effektiv i ditt arbete och du kommer hjälpa ditt företag att sänka sina inköpskostnader.

Leverantörsservice Syftet med ett företags verksamhet är att se till att skaffa nöjda kunder och att få avsättning för sina produkter. Men för att nå dit är det din uppgift som inköpare att först och främst se till att leverantörerna är nöjda så att det uppstår en balans i hela produktkedjan.

En balans som omfattar kvalitet, leveranssäkerhet, ömsesidigt förtroende och pålitlighet.

Det kan ta flera år av ansträngningar att hitta till den optimala leverantören. Du måste kanske leta i flera länder innan du hittar rätt. När du väl har hittat rätt gäller det att vårda förhållandet, precis som man vårdar förhållandet till kunder.

Skapa ett förtroende De inköpare som lyckas bäst är de som istället för att enbart köpa, även försöker hjälpa leverantörerna att lösa deras problem. För att lyckas inom inköp måste du ha som målsättning att bygga upp ett förtroendefullt förhållande med varje leverantör så att de kan arbeta under trygga förhållanden. För att åstadkomma det måste du regelbundet besöka dina leverantörer, lyssna på dem och få en känsla för hur de utvecklas och hur du kan hjälpa dem i utvecklingen.

Inköpare som lyckas bra är inköpare som ser förhållandet med sina leverantörer ur ett långsiktigt perspektiv. Inköpare som bara är ute efter kortsiktigt bra affärer blir kanske tvungna att byta leverantörer ofta vilket leder till en orolig arbetssituation. Du ska helt enkelt försöka hantera dina leverantörer på samma sätt som du skulle hanterat dina kunder – med respekt och omvårdnad. | 29

Utveckla din personliga ­inköpsteknik Konsten är att behandla varje leverantör så att han känner att just han är den mest betydelsefulla av alla dina leverantörer. Det gör att han känner ansvar mot dig och ditt företag och att han alltid gör sitt yttersta för att hålla leveranstider och kvalitetskrav.

Attityd ett nyckelord Ett nyckelord när det gäller att göra leverantörerna nöjda är attityd.

Du måste lära dig att se på olika situationer med en öppenhjärtig och kreativ attityd. Ett problem får aldrig vara en återvändsgränd.

Om en leverantör kommer till dig med ett problem som han inte kan lösa – han kanske har fått problem med en underleverantör vilket i sin tur innebär att leveransen till dig kommer att bli försenad – ska du så långt det är möjligt försöka hjälpa leverantören att lösa problemet istället för att bara lasta över allt ansvar på honom. Du måste lära dig att bli en kreativ problemlösare. Ödmjuk men inte kravlös Naturligtvis är det leverantören som i första hand ska lösa problemet och du ska självklart inte vara så snäll att dina leverantörer tror att de kan peta ner dig ett pinnhål från sin lista över sina mest prioriterade kunder. Men du ska vara förstående och inte ställa orimliga krav. Var ödmjuk, men med inslag av en vass tunga.

Om man vill göra en grov indelning av människor kan man dela in dem i positiva och negativa människor. De negativa människorna säger ofta: Jag vill inte; jag kan inte; det går nog inte; jag hinner inte; det är ingen idé att försöka, medan de positiva människorna istället säger: Det här ska jag försöka hitta en lösning på; det här går nog att lösa om vi anstränger oss lite; jag har lite ont om tid, men jag ska ­försöka hinna med det här ändå.

Serviceinriktning skapar trivsel Att skaffa sig nöjda leverantörer handlar om vilken attityd du intar och hur du ser på olika situationer, om du ser på problem som återvändsgränder eller som möjligheter till lösningar. Att vara service­inriktad är egentligen ett sätt att leva. Och det viktiga i sammanhanget är att det går att lära sig att vara service­inriktad.

Du kan lära dig att se positivt på olika situationer och du kan lära dig att vara tillmötesgående mot dina leverantörer.

Det bästa med det här är att det inte bara är andra som får g ­ lädje av din positiva attityd och din goda leverantörsservice, utan du kommer själv i lika hög grad att uppleva ökad trivsel. Ju mer serviceinriktad du är mot andra, desto fler positiva reaktioner kommer du att få från dem du träffar, vilket i sin tur gör att du själv blir glad och mer positiv och får en känsla av ökad trivsel.

30 |

Utveckla din personliga ­inköpsteknik Men om du å andra sidan har en allmänt negativ attityd och ­känner dig besvärad och vresig när leverantörerna kommer med diverse problem som de vill ha lösta, hamnar du lätt i en ond cirkel. Om du inte är tillmötesgående mot dina leverantörer kommer dessa i sin tur att bli vresiga och arga, vilket resulterar i att du blir ännu mindre tillmötesgående, och du har på så sätt hamnat i en ond cirkel.

Hitta den goda cirkeln Om du lär dig att vara serviceinriktad kan du se till att få både dig själv och ditt företag att hamna i en god cirkel som hela tiden för er mot nya framgångar. Om du har nöjda leverantörer kommer företagets lönsamhet och tillväxt att utvecklas positivt. Om företaget utvecklas positivt, kommer arbetsplatsen att kännas attraktiv och personalen kommer att vara positiv och glad, vilket medför att kvaliteten på personalens tjänster blir hög, vilket i sin tur resulterar i att kunderna blir nöjda och att företaget utvecklas ännu mer positivt.

God leverantörsservice ger med andra ord upphov till nöjda leverantörer, vilket i sin tur ger upphov till en effektiv organisation som i sin tur leder till nöjda kunder. Den goda cirkeln är d ­ ärmed sluten.

Testa din välvilja Fundera lite över om du själv anser att du alltid gör allt som står i din makt för att göra dina leverantörer nöjda. Fundera över hur du bör uppträda för att ge leverantörerna bästa möjliga service, och om det finns någon skillnad mellan hur du anser att du bör uppträda, och hur du i själva verket uppträder.

För att hjälpa dig på traven lite ska jag ge dig exempel på några ­frågeställningar som du kan försöka besvara så samvetsgrant som möjligt: • Är du alltid tillgänglig för dina leverantörer?

• Ger du alltid dina leverantörer din odelade uppmärksamhet när de hör av sig?

• Passar du alltid tiden när du har bokat möte med en leverantör?

• Berömmer du dina leverantörer? Får du dem att känna att du verkligen bryr dig om dem?

• Talar du alltid så att leverantörerna förstår vad du säger?

• Om du har lovat en leverantör något – t ex att komma med v ­ issa uppgifter före ett visst datum – gör du då allt som står i din makt för att utföra det?

• Gör du alltid en extra insats när situationen kräver det?

• Meddelar du dina leverantörer omgående om du upptäcker att något har blivit fel från din sida?

• Ställer du alltid upp för dina leverantörer och är du alltid fullt engagerad i de problem som de vill att du ska hjälpa dem att lösa? | 31

Utveckla din personliga ­inköpsteknik Fundera lite över de här frågeställningarna. Fundera över vad du själv anser vara god leverantörsservice, hur du anser att man bör uppträda för att ge leverantörerna bästa möjliga service, och om det finns någon skillnad mellan hur du anser att du bör uppträda, och hur du i själva verket uppträder.

Kan alltid bli bättre Kom ihåg att det alltid finns anledning att se över sin situation och att försöka bli ännu mer serviceinriktad. För utan en kontinuerlig översikt av ditt uppträdande gentemot dina leverantörer, riskerar du att effektiviteten i ditt arbete försämras.

Det går inte att säga: Jag är som jag är, och det tänker jag fortsätta med. Om leverantörerna inte accepterar mig som jag är, kan de försöka sälja till någon annan.

Det är ingen vinnande attityd. Gör därför allt som står i din makt för att göra dina leverantörer nöjda. Det kommer att löna sig.

Naturligtvis har också leverantören en skyldighet att vara serviceinriktad mot dig. Du är ju hans kund. Konsten är att hålla relationen på en sådan nivå att leverantören alltid är medveten om att kunden är på sin vakt. Du ska inte behöva be om ursäkt för att du kontrollerar leveranser eller för att du kritiskt granskar leverantörens offerter. Sådana åtgärder är bara ett sätt att hålla relationen på en hög nivå vilket i längden gynnar såväl köparen som säljaren.

32 |

Böcker från Björn Lundén Information AB AKTIEBOLAG ANSTÄLLDA ATT AVSLUTA EN ANSTÄLLNING AVDRAG AVTAL BOKFÖRING BOKFÖRING & FÖRENKLAT ÅRSBOKSLUT BOKSLUT & ÅRSREDOVISNING I MINDRE AKTIEBOLAG – K2 BOKSLUTSANALYS BOSTADSRÄTT BOUPPTECKNING & ARVSKIFTE BUDGET BYTE FRÅN ENSKILD FIRMA TILL­AKTIEBOLAG BYTE FRÅN HANDELSBOLAG TILL­AKTIEBOLAG DEKLARATIONSTEKNIK DET NYA SKATTEFÖRFARANDET EKONOMISK UPPSLAGSBOK EKONOMISKA FÖRENINGAR ENSKILD FIRMA FASTIGHETSBESKATTNING FASTIGHETSJURIDIK FEMTIO PLUS FINANSIERING FUSIONER & FISSIONER FÅMANSFÖRETAG FÄLLOR OCH FEL I PRAKTIKEN FÖRETAGETS EKONOMI FÖRETAGSKALKYLER FÖRETAGSJURIDISK UPPSLAGSBOK FÖRHANDLINGSTEKNIK FÖRMÅNER FÖRSÄLJNINGSTEKNIK GOD MAN & FÖRVALTARE GÅVA HANDELSBOLAG HÄSTVERKSAMHET IDEELLA FÖRENINGAR IDROTTSFÖRENINGAR INKÖPSTEKNIK KOMPANJONER

KOMPETENSFÖRSÄLJNING OCH PERSONLIG MARKNADSFÖRING KONCERNER KULTURARBETARBOKEN LANTBRUKARBOKEN LIKVIDATION LÖNEHANDBOKEN LÖNESÄTTNING MAKAR MALLAR & DOKUMENT MARKNADSFÖRING MOMS PENSIONSSTIFTELSER PERSONLIG EFFEKTIVITET PRESENTATIONSTEKNIK PRISSÄTTNING REDOVISNING I BOSTADSRÄTTS­ FÖRENINGAR REDOVISNING I IDEELLA FÖRENINGAR REDOVISNING I LANTBRUK REPRESENTATION REVISION I FÖRENINGAR SAMBOBOKEN ROT & RUT SAMFÄLLIGHETER SEMESTER & SJUKFRÅNVARO SKATTENYHETER SOLOFÖRETAG STARTA & DRIVA FÖRETAG START UP AND RUN A BUSINESS IN SWEDEN STIFTELSER STYRELSEARBETE I AKTIEBOLAG STYRELSEARBETE I FÖRENINGAR SÄLJA TJÄNSTER TESTAMENTSHANDBOKEN UTLANDSMOMS VARDAGSJURIDIK VD-BOKEN VÄRDEPAPPER VÄRDERING AV FÖRETAG ÄGARSKIFTE I FÖRETAG

www.blinfo.se

LENNART ROSELL

dig som arbetar med inköp. ­Oavsett om du jobbar i ett stort eller litet ­företag är boken en hjälp att utveckla och ­förbättra dina inköpsrutiner.

Boken tar upp allt från planering och ­förhandling till leverans och uppföljning. Du får också reda på hur du gör för att lyckas som ­förhandlare och vilka regler som finns för hur avtal ska se ut. Boken tar även upp frågor om etik, miljö mm som en modern inköpare måste ta hänsyn till.

UR INNEHÅLLET

Inköpsteknik, vad är det? • Inköp­ arens roll • Inköpsetik • Inköpsanalys • Hur du hittar leverantörer • Val av leverantör • Import • Tullar och licenser • Prisförhandling • Förhandlingsteknik • Logi­ stik • Kvalitets­kontroll • Lagerhantering • ­Leverans- och betalnings­villkor • Reklamationer och tvister • Lagen om avtal • Miljö- och samhällsansvar • Kvalitets- och miljöcertifiering.

FÖRFATTAREN Lennart Rosell arbetar med kompe­ tensutveckling för företagare och företagsledare. Han medverkar i ett flertal tidningar som artikelförfattare i ämnen som förhandling, ledarskap och marknadsföring.

Han driver också ett företag, LinC Sourcing, som hjälper svenska företag att köpa in varor från Kina.

– KUNSKAPSFÖRETAGET FÖR FÖRETAGSKUNSKAP –

blinfo.se

Inköpsteknik

INKÖPSTEKNIK är en praktiskt inriktad handbok för

LENNART ROSELL

Inköps teknik PRAKTISK HANDBOK FÖR EFFEKTIVARE INKÖP Fjärde upplagan