Formgivning inlaga: Helen Miller Crafoord/Cosmos Art
Sättning: Integra Software Services, Indien
Omslag: Anna Hild
Produktion: Helene Ågren
Första upplagan 1
Repro: Integra Software Services, Indien
Tryck: Drukarnia Interak, Polen 2025
KOPIERINGSFÖRBUD
Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Kopiering utöver lärares och elevers begränsade rätt att kopiera för undervisningsbruk enligt BONUS-avtal är förbjuden. BONUS-avtal tecknas mellan upphovsrättsorganisationer och huvudman för utbildningssamordnare, t.ex. kommuner och universitet.
Intrång i upphovsrättshavarens rättigheter och upphovsrättslagen kan medföra straff (böter eller fängelse), skadestånd och beslag/förstöring av olovligt framställt material. Såväl analog som digital kopiering regleras i BONUS-avtalet. Läs mer på www.bonuscopyright.se
Liber AB, 113 98 Stockholm www.liber.se/kundservice www.liber.se
Förord
Detta läromedel är anpassat efter Gy25. Läromedlet ger dig stöd för att effektivt kunna producera informationsmaterial och genomföra muntlig och skriftlig kommunikation.
I denna version har vi valt att skriva instruktioner till övningarna både till Microsofts och Googles programvara. Du väljer det alternativ som din skola erbjuder.
Läromedlets innehåll
Läromedlet inleds med att förklara begreppen information och kommunikation, verbal och icke-verbal kommunikation, retorik och planerad kommunikation samt visuell kommunikation.
Nästa kapitel handlar om att använda onlinetjänster professionellt. Detta avsnitt tar upp internets uppkomst och betydelsen av källkritik samt informationssökning med hjälp av internet. Kapitlet avslutas med hur du kan använda sociala medier i yrkeslivet.
Kapitel 3 handlar om dokumenthantering och behandlar filhantering och informationsstruktur med programmen Microsoft OneDrive eller Google Drive.
Kapitel 4 visar hur du utformar funktionellt informationsmaterial och skapar underlag för effektiv affärskommunikation enligt gällande skrivregler. Här ingår även enklare layouttips och grundläggande bildbehandling. Kapitlet innehåller också mötesteknik och sammanträdesdokumentation.
Kapitel 5 behandlar presentationsteknik. Här går vi igenom muntlig kommunikation och ger tips på hur du förbereder dig inför en muntlig presentation. Kapitel 6 innehåller ett relaterat avsnitt som handlar om hur du skapar presentationsmaterial för användning under dessa framföranden.
Kapitel 7 handlar om kalkylering och grundläggande beräkningar samt presentation av data med hjälp av diagram. Kapitlet behandlar också databaser och registerhantering.
Kapitel 8 tar upp lagar som berör kommunikativt arbete, några olika policyer, normer, etik och moral. Det tar också upp yrkesetiskt samarbete och kommunikation inom team- eller grupparbete, informationssäkerhet och vikten av att skydda information. Därefter berörs datorn och arbetsmiljön.
Sist i läromedlet, i kapitel 9, finns en längre självständig uppgift.
De olika kapitlen kan studeras i valfri ordning. Facit till övningarna liksom inskrivna texter utan formatering finns i lärarhandledningen.
Pedagogisk tanke
Läromedlet utgår från en inlärningssituation där du aktivt arbetar med vår etablerade pedagogik. Varje avsnitt inleds med en beskrivning av viktiga moment och funktioner. Därefter följer i de fall då det är relevant instruktioner som beskriver hur du praktiskt tillämpar de olika momenten och funktionerna.
Övningar
Varje övning är en uppgift som du självständigt ska lösa. Övningarna börjar med det enkla för att gradvis, i takt med din inlärning, öka till mer avancerade tillämpningar. Samtidigt tillgodoses även ditt behov av repetition.
Efter en genomgång av läromedlet kan du känna dig nöjd med att ha ökat dina kunskaper och färdigheter i informationsteknik och administrativa rutiner med datorn som arbetsredskap.
Nybro och Kalmar, maj 2025
Marianne Petersson
Mats Wahlberg
Innehåll
INTRODUKTION TILL KOMMUNIKATION
Grundbegrepp inom kommunikation 9
Den grundläggande kommunikationsmodellen 11
Varför kommunicerar vi? 13
Sociala och kulturella förhållanden som påverkar kommunikationen 14
Verbal och icke-verbal kommunikation 17
Retorik och planerad kommunikation 21
Visuell kommunikation 38
ATT ANVÄNDA ONLINETJÄNSTER PROFESSIONELLT
Internets uppkomst 44 Källkritik och dess betydelse
Informationssökning med hjälp av internet 48 Använda sociala medier i yrkeslivet
DOKUMENTHANTERING – ONEDRIVE ELLER GOOGLE DRIVE
Vårt minne och strukturskapande åtgärder 70 Effektiv dokumenthantering 71
PROGRAM FÖR TEXTBEHANDLING
Arbeta i textbehandlingsprogram 80
Grundläggande skrivregler 83
Arbeta effektivt med malldokument 102 Skapa tabeller 105
Arbeta med bilder 112
Utformning av affärsdokument 116
Mötesteknik och sammanträdesdokument 121
PRESENTATIONSTEKNIK OCH MUNTLIGT FRAMFÖRANDE
Struktur: skapa tankekartor 130
Planering: anpassningar och förberedelser 133
Genomförande: bemästra nervositeten och fånga publiken 140
PROGRAM FÖR PRESENTATIONEN
Att arbeta i presentationsprogram
Använda mallar
Olika presentationsvyer
Skapa en ny presentation
Infoga tabeller
Bilder och bildhantering
Lägga till anteckningar
Bildspel med effekter
Skriva ut presentationen
PROGRAM FÖR KALKYLERING
Att arbeta i kalkylprogram
Grundläggande beräkningar
Formatering av celler
Förhandsgranska och skriva ut
Infoga kolumner, rader och kalkylblad
Relativ och absolut referens
Presentera data med hjälp av diagram
Arbeta med databas och register
LAGAR, ETIK OCH ARBETSMILJÖ
Lagar som berör kommunikativt arbete
Några exempel på policyer
Normer, etik och moral
Yrkesetiskt samarbete och kommunikation
Informationssäkerhet och vikten av att skydda information
Datorn och arbetsmiljön
SLUTÖVNING – PRESENTATION AV EN YRKESPERSON
Gör en grovplanering
Förbered samtal och boka tid
Förbered intervjufrågor
Intervjun och framförandet
Utvärdering av din insats
KAPITEL 1
Introduktion till kommunikation
I dagens samhälle har kommunikation och tillgång till information oerhört stor betydelse. Den som har tillgång till den snabbaste och mest tillförlitliga informationen har ofta en betydande konkurrensfördel. Exempelvis kan den nätbutik som har mest information om kundernas köpbeteende vinna stora fördelar av detta. Den reklambyrå som snabbast anammar de hetaste trenderna kan på motsvarande sätt nå stor framgång.
Detta kapitel behandlar grunderna för kommunikation, varför vi kommunicerar och hur detta går till i professionella sammanhang. Kapitlet är indelat i följande avsnitt:
• Grundbegrepp inom kommunikation
• Den grundläggande kommunikationsmodellen
• Varför kommunicerar vi?
• Sociala och kulturella förhållanden som påverkar kommunikationen
• Verbal och icke-verbal kommunikation
• Retorik och planerad kommunikation
• Visuell kommunikation
Information eller kommunikation
Lika viktigt som det är att kunna kommunicera är det i dag att få ut sina budskap snabbt och effektivt. Detta kan exemplifieras med att olika journalistiska redaktioner tävlar mot varandra om att vara först ut med att presentera de senaste nyheterna eller att företag vill vara först med att lansera nya produkter. Men vad betyder då orden information och kommunikation?
Information
Ordet information härstammar från latinets informare, som betyder ”att utforma” eller ”ge form åt” något. Information utgör innehållet i olika typer av meddelanden, till exempel i en bok eller databas, och kan finnas i olika former – exempelvis tal, skrift, symboler, bilder, video och kodad data.
Kommunikation
Ordet kommunikation kommer från de latinska orden communis (gemensam) samt communicare, som betyder ”göra gemensamt”. Tillsammans med information kan ordet kommu nikation beskrivas så här: kommunikation används för att förmedla information mellan två eller flera personer. Vi tar ett exempel. Du skickar ett meddelande till din kompis: ”Hej! Ring mig när du kan.” Texten du skrivit är information till mottagaren. När din kompis har läst meddelandet och ringer upp dig har hen mottagit informationen, det har då uppstått kommunikation mellan er.
Grundbegrepp inom kommunikation
Meddelande (budskap)
Ordet meddelande betyder i detta sammanhang den information som ska förmedlas. Det kan exempelvis vara en samling fakta, åsikter eller känslor.
Sändare
I kommunikationssammanhang betyder ordet sändare den part som förmedlar ett meddelande. Vid tvåvägskommunikation agerar båda parterna sändare.
Mottagare
Ordet mottagare betyder här den part som meddelandet är riktat till. Vid tvåvägskommunikation agerar båda parterna mottagare.
Målgrupp
När ett meddelande är avsett för fler än en mottagare blir begreppet målgrupp relevant. Med målgrupp avses personer som har något eller några gemensamma attribut (utmärkande egenskaper), såsom ålder, kön, intresse, politisk eller religiös uppfattning, livssituation, yrke, språktillhörighet eller geografisk placering.
Brus
Ordet brus avser olika typer av svårigheter som kan hindra eller störa kommunikationen. Brus kan vara av många olika slag. Ett vanligt exempel på brus är överföringsproblem, exempelvis dålig mottagning. En annan typ av brus är när ett meddelande når fram till mottagaren men denne inte uppfattar informationen. Orsaker till denna typ av brus kan vara exempelvis språkliga problem, bristande koncentration från mottagarens sida eller missförstånd.
Det går även att dela upp begreppet brus i inre respektive yttre störningar. Med inre störningar menas till exempel kulturella eller åldersrelaterade tolkningar, som kan skapa missförstånd och hindra meddelandet från att uppfattas på det sätt som sändaren avsett. Det kan även vara attityder, åsikter eller känslomässiga relationer förknippade med meddelandet. Yttre störningar inkluderar förutom rena överföringsproblem även buller, fysiska handikapp i tal- eller hörselorganen, dålig handstil och dialektala uttalsskillnader, för att nämna några exempel.
Feedback
Feedback innebär i just detta sammanhang att mottagaren bekräftar för sändaren att meddelandet är uppfattat. Denna detalj är viktig, eftersom den ger sändaren ett kvitto på att kommunikationen har fungerat. Tänk på att feedbacken bör innehålla någon typ av återberättande av det viktigaste i meddelandet för att vara fullständig. Annars är risken att mottagaren bekräftar utan att till fullo ha uppfattat meddelandet.
Medium (kanal)
Kommunikation kan ske via olika medier. Vissa medier såsom exempelvis radio, tv, tidningar och film möjliggör enbart envägskommunikation. Andra medier såsom telefon, personliga samtal och videokonferens möjliggör tvåvägskommunikation.
Internet kan vara både ett envägs- och tvåvägsmedium. Det förstnämnda gäller exempelvis för vanliga webbsidor, medan det i till exempel en livechatt finns möjlighet till tvåvägskommunikation.
Effekt
Med effekt menas det sändaren vill uppnå genom att förmedla meddelandet till mottagaren. Om sändaren exempelvis säger till mottagaren ”köp en liter mjölk på vägen hem”, så är den avsedda effekten i detta fall att mottagaren har en liter mjölk med sig hem.
Sammanhang (kontext)
Kontext innebär det sammanhang eller den situation i vilket meddelandet överförs. Ett och samma meddelande kan få helt olika effekt beroende på vilken kontext det handlar om. Ett exempel på detta är följande mening: ”Vad stor du har blivit!” Om kontexten är ett barnkalas och mottagaren är en treåring så uppfattas meddelandet med all sannolikhet som positivt. Men om samma meddelande framförs då kontexten är ett möte mellan två vuxna personer lär tolkningen bli en helt annan.
Den grundläggande kommunikationsmodellen
Med hjälp av begreppen nedan kan vi nu skapa en visuell bild av den grundläggande kommunikationsmodellen.
Kommunikationsforskaren Harold Lasswell har verbaliserat modellen med hjälp av följande kända fras: ”Who? Says what? In which channel? To whom? With what effect?” En försvenskning av frasen som ofta används inom masskommunikation är följande: ”Någon säger något på ett visst sätt till någon med en viss effekt.”
En bra grundregel att tänka på i all kommunikation är: ”All kommunikation sker på mottagarens villkor.” Det innebär i praktiken att det är sändarens skyldighet att anpassa meddelandet och valet av medium efter mottagarens eller målgruppens förutsättningar. Att exempelvis presentera en engelskspråkig text för en målgrupp som inte förstår detta språk är meningslöst och kan aldrig ge avsedd effekt. På motsvarande sätt är det meningslöst att försöka nå målgruppen via Instagram om mottagarna inte använder den sociala medieplattformen. Ett annat konkret exempel är att även om sändaren avser att ett meddelande ska vara ett skämt, så är det inte skämtsamt om mottagaren uppfattar det som sårande eller kränkande.
Sändare och mottagare
Identifiera sändare och mottagare i exemplen nedan. Ge också exempel på olika tänkbara typer av brus i respektive fall. Övningen kan göras enskilt eller i grupp med två till tre personer.
A. En nyhetssändning på tv.
B. En artikel i en dagstidning.
C. En annons presenterad på Instagram (eller motsvarande social medieplattform).
D. Ett samtal mellan en läkare och en patient.
E. Ett fotografi publicerat på Instagram (eller motsvarande social medieplattform).
F. Ett inlägg (meddelande) på Snapchat (eller motsvarande social medieplattform).
Omformulerade budskap
Dela in er i två lika stora grupper. Den första personen i varje grupp får ett meddelande viskat till sig av läraren. Vederbörande ska sedan viska meddelandet till nästa person i gruppen. Detta upprepas tills den sista deltagaren i gruppen fått meddelandet. Denna person skriver sedan ner vad den hört. Vinner gör den grupp vars nedskrivna meddelande överensstämmer mest med originalmeddelandet. PU P G IFT
Meningsskapare
Modern kommunikationsforskning har visat att den grundläggande kommunikationsmodell som presenteras ovan inte är en helt komplett beskrivning av en kommunikationsprocess. Rent konkret handlar det bland annat om att de ingående parterna ofta agerar både sändare och mottagare samtidigt, varför de i stället båda skulle kunna benämnas meningsskapare. Ett exempel på detta är att när två personer samtalar med varandra så kommer den som talar (sändaren) att kontinuerligt ta emot signaler från lyssnaren i form av kroppsspråk och eventuella andra reaktioner på det vederbörande säger. På motsvarande sätt kommer lyssnaren (mottagaren) att tolka om talarens (sändarens) budskap (meddelande) baserat på sina egna erfarenheter och preferenser, och därmed vara delaktig i skapandet av det slutliga budskap som förmedlas.
Varför kommunicerar vi?
Inom medie- och kommunikationsvetenskap anges ett antal orsaker till att individer och grupper kommunicerar med varandra. Dessa kan sammanfattas i följande punkter:
• Få våra sociala behov tillgodosedda
• Förmedla eller erhålla information
• Ge utlopp för vår personlighet
• Generera ekonomisk eller materiell vinst
– Maktutövande
– Relationsskapande
– Samarbete
• Skapa sammanhållning inom en grupp eller organisation
• Verksamhetsplanering
• Önskan om att få hjälp
– Överlevnad
– Övertalning
Att förstå skälen till att en person kommunicerar är ofta viktigt för att kunna sätta de budskap hen förmedlar i ett korrekt sammanhang. Utan detta sammanhang är det lätt att budskapet blir missförstått eller feltolkat.
Varför kommunicerar de?
Analysera följande kommunikationssituationer och dra slutsatser kring vilka bakomliggande skäl som finns för dessa.
A. En artist som just släppt ett nytt album är gäst i en pratshow på tv.
B. En villaägare som vill bygga ett garage kontaktar kommunen.
C. En person läser nyhetssidorna i en dagstidning.
D. En person skriver ett debattinlägg till insändarsidorna i en dagstidning.
E. En arbetsledare förmedlar skriftliga arbetsscheman till sina anställda.
F. En person med ryggont kontaktar vårdcentralen.
G. En person i sjönöd kontaktar SOS Alarm.
H. En mormor skickar en inbjudan till släktmiddag.
I. Två kompisar diskuterar instruktionerna för hur en bokhylla monteras.
J. En telefonförsäljare ringer och vill veta vad du har för mobilabonnemang.
K. Två särboende diskuterar om de ska flytta ihop eller inte.
L. Ett läkemedelsbolag sponsrar och genomför en annonskampanj för ett nytt rökavvänjningspreparat.
M. Kommunen informerar om nya sopsorteringsregler.
N. En politiker som ertappats med att ha tagit emot mutor meddelar under en presskonferens att hen kommer att ”ta time out” från sitt uppdrag.
O. En gymnasieelev skriver ett nedlåtande inlägg på Snapchat om en elev i samma klass.
Sociala och kulturella förhållanden som påverkar kommunikationen
I samband med kommunikation är det viktigt att tänka på att både kulturella och sociala faktorer påverkar hur vi tolkar och förstår varandra. Det är exempelvis skillnad om en chef säger ”Det är viktigt att jobbet blir klart snart” till en anställd än om samma sak uttalas mellan två kollegor. I det förstnämnda fallet är det lätt att budskapet uppfattas som en order, medan det kanske snarare uppfattas som ett tips när en kollega säger det.
De kulturella faktorerna baseras främst på normer och värderingar medan de sociala främst handlar om strukturer och roller.
Kulturella faktorer
Bland de kulturella faktorerna ryms bland annat språk och dialekt. Sändarens dialekt påverkar hur mottagaren tolkar budskapet. Om sändare och mottagare har samma dialekt kan det indikera kulturell samhörighet och därmed stärka trovärdigheten i budskapet. Är dialekterna olika kan det i stället indikera kulturell distans, vilket kan minska eller öka budskapets trovärdighet. Om trovärdigheten ökar eller minskar beror framför allt på vilken social status sändarens dialekt har inom den dialektala grupp som mottagaren tillhör. Dessutom kan dialektala skillnader ge upphov till brus i form av att mottagaren kanske inte uppfattar budskapet korrekt.
En effekt av detta är att det förr i tiden ansågs viktigt att exempelvis nyhetsuppläsare i tv och radio pratade rikssvenska. Denna strategi visade sig dock vara kontraproduktiv då den bidrog till att skapa uppfattningen av att vissa svenska dialekter var ”finare” än andra. Detta ökade i sin tur klyftorna mellan individer i olika samhällsgrupper. I dag prioriteras därför mångfald även i detta sammanhang, och alla dialekter ska numera vara lika välkomna.
En annan kulturell aspekt som påverkar kommunikationen handlar om uppfattningen om tid. Inom vissa kulturer ses tiden som en linjär och ändlig resurs som det finns en begränsad mängd av. Det kan indikeras av uttalanden såsom ”det var en timme av mitt liv som jag aldrig får tillbaka” eller ”tiden håller på att rinna ut, så vi måste skynda oss”. Inom andra kulturer ses tiden som en cirkulärt återkommande och oändlig resurs, vilket kan höras via uttalanden av typen ”det kommer alltid en ny dag i morgon” och ”hinner jag inte i dag, så gör jag klart jobbet i morgon”.
Några andra exempel på vad som ryms inom kulturella normer och värderingar är:
• kroppsspråk och gester
• färgsymbolik
• symbolers betydelse
• klädkoder
• användande av titlar och personliga tilltal
• storleken på den personliga sfären (det vill säga hur långt ifrån varandra två personer står under ett samtal)
• mängden ögonkontakt under ett samtal.
Även dessa aspekter kan bidra till kommunikativa missförstånd om de inblandades normer eller värderingar är olika.
Sociala faktorer
Sociala strukturer och roller spelar också stor roll när vi kommunicerar och interagerar med varandra. Hierarkiska strukturer såsom ålder, kön, yrke eller social status inom en grupp kan ha stor betydelse för en individs auktoritet och trovärdighet. En person kan samtidigt ha hög trovärdighet i ett visst sammanhang och låg trovärdighet i ett annat. En partiledare kan exempelvis uppfattas som väldigt trovärdig när vederbörande talar till de egna väljarna, medan väljare som sympatiserar med ett annat parti eller som misstror alla politiker kan uppfatta trovärdigheten som låg.
Denna effekt innebär också att personer som identifierar sig med någon typ av grupp sannolikt kommer att kommunicera olika beroende på om motparten tillhör samma grupp eller inte. Inom gruppen präglas kommunikationen ofta av en känsla av gemenskap och förståelse, medan kommunikationen mellan olika grupper kan vara präglad av konflikt och fördomar. Den självbild som gruppen bidrar med till individen benämns ofta som gruppidentitet.
Om en grupps möjligheter att kommunicera på likvärdiga villkor som andra i samhället begränsas så uppstår negativ särbehandling. En speciellt allvarlig form av negativ särbehandling är diskriminering, något som Sverige har förbjudit via diskrimineringslagen. Denna lag omfattar negativ särbehandling baserat på kön, etnisk tillhörighet, religion/trosuppfattning, sexuell läggning, könsöverskridande identitet eller uttryck, funktionsnedsättning samt ålder.
Kulturella skillnader
Tänk igenom ditt eget beteende och försök komma på en situation där du tolkade en persons budskap negativt på grund av personens dialekt, klädsel, utseende eller motsvarande. Varför blev det så och vad kan du göra för att inte upprepa detta beteende? Diskutera detta i gruppen.
Sociala strukturer
Jämför hur du själv kommunicerar med personer inom en grupp du identifierar dig med jämfört med en grupp som du inte tillhör. Vilka likheter och skillnader hittar du i ditt eget beteendemönster? Diskutera med dina klasskamrater.
Verbal och icke-verbal kommunikation
All direkt kommunikation mellan människor består av både verbala och icke-verbala delar. Med verbal kommunikation menas det som sägs eller skrivs. Verbal kommunikation kräver användning av ett språk. Icke-verbal kommunikation är allt annat som är av vikt för kommunikationen. Exempel på icke-verbala aspekter vid kommunikation är:
• Hur något sägs, exempelvis tonfall, röstläge, volym, betoning, pauser och talhastighet. Detta kallas även paraspråk.
• Kroppsspråk, minspel, ögonkontakt, hållning, hand-, arm- och benrörelser samt gester.
• Klädsel, frisyr, utseende och andra attribut.
• Avstånd till övriga parter, kallas även rumsbeteende.
• Uppträdande och personlig framtoning.
• Punktlighet, kallas även tidsbeteende.
En del av den icke-verbala kommunikationen kallas omedveten kommunikation och består av handlingar som sändaren är omedveten om eller åtminstone har svårt att kontrollera. Det rör främst känsloyttringar såsom glädje/sorg, skam/stolthet, irritation/trivsel, gillande/ogillande, engagemang/ointresse eller förvirring/förståelse/rädsla.
Paraspråk Begreppet paraspråk infattar alla de ljud som en talare ger ifrån sig förutom själva orden som uttalas. Det kan exempelvis röra sig om tonfall, hur orden betonas, pauser eller talarens ljudstyrka. Även tilläggsljud såsom suckar, visslingar, hummande och andra liknande ljud ingår i detta begrepp.
Paraspråket har stor betydelse vid talad kommunikation då det bidrar till att ge en mer nyanserad bild av den information som förmedlas. Tonfall kan exempelvis indikera att en talare är ironisk och suckar kan betyda att den du kommunicerar med inte håller med om det du säger. Ett konkret exempel på detta kan vara meningen ”Vad menar du?” Om dessa ord uttalas lugnt och sakligt kommer de sannolikt att tolkas som att den som säger orden inte har förstått. Om de i stället uttalas högljutt och aggressivt är det troligt att vederbörande inte håller med. Dock är det inte fullt så enkelt som att en viss typ av ljud alltid betyder något specifikt, utan paraspråket är ofta beroende av sammanhang och individuella förutsättningar.
Bristen på paraspråk inom skriftlig kommunikation leder ofta till missförstånd eller andra typer av problem. Detta märks inte minst på nätet, där olika typer av skriftliga meddelanden ofta blir missförstådda eller feltolkade. Dessa tolkningsproblem har bland annat lett till att många numera använder emojier och andra symboler som ett sätt att försöka visa känslomässiga nyanser i skriftlig onlinekommunikation.
Kroppsspråk
Kroppsspråket är ett samlingsnamn för all information som förmedlas via rörelser, kroppshållning, sittställning, armställning, ansiktsuttryck, ögonrörelser, handtryckning, sätt att gå med mera. Också helt små och allmänna gester och signaler som vi kanske inte ens är medvetna om kan ha stor betydelse för hur budskapet tolkas.
Alla människor du kommunicerar med: säljare, lärare, familjemedlemmar, chefer och medarbetare med flera, använder kroppsspråket i samband med all talad kommunikation där deltagarna även kan se varandra. Detta språk säger ofta mer om vad vi verkligen menar än de ord vi uttalar. Det beror på att de flesta har svårt att kontrollera sitt kroppsspråk. Ord kan ljuga, men kroppen ljuger sällan!
Den som kan tolka kroppsspråket kan därmed ta reda på om andra människor ljuger eller talar sanning, har tråkigt, är otåliga, känner sympati eller motsatsen antipati, håller med eller inte, är öppna, nervösa, värderande, misstänksamma, arga, bekymrade eller osäkra. Lika stor nytta har den som själv behärskar sitt kroppsspråk. Vederbörande kan då effektivt förmedla önskade meddelanden samt undvika att sända ut oönskade signaler. Detta kan i sin tur ha avgörande betydelse för om en kommunikationsinsats får önskad effekt eller inte.
Kroppsspråket avslöjar även dolda sociala, känslomässiga, sexuella eller andra avsikter som ligger bakom de gester som människor gör i samband med att de konverserar.
Genom att studera till exempel skådespelare och försäljare kan du få en god bild av kroppsspråkets betydelse. De ord som de uttalar är ofta likartade och inövade oberoende av vem det är som uppträder i den givna yrkessituationen. Skillnaden mellan om de är bra eller dåliga i utövandet av sina yrkesroller ligger därmed till stor del i deras förmåga att behärska kroppsspråket. Ett annat sätt att studera kroppsspråkets betydelse är att exempelvis titta på tv med ljudet avstängt.
Klädsel, frisyr, utseende och andra attribut
Vilka kläder vi bär, vilken typ av frisyr vi har, hur vi ser ut och vilka prylar vi använder påverkar hur andra personer uppfattar oss som individer. Speciellt gäller det vilket första intryck vi sänder till personer som vi inte känner. Vi visar på detta sätt vår personlighet, vår sociala ställning och vår kulturella grupptillhörighet. Däremot är det naturligtvis inte så att dessa signaler behöver ge en korrekt bild av vilka vi är som individer, men vi bör vara medvetna om att dessa aspekter påverkar hur vi uppfattas.
De signaler eller de meddelanden som vi sänder ut delas in i två kategorier: de vi kan påverka och de vi inte eller enbart i liten grad kan påverka. Den sistnämnda kategorin består av exempelvis längd, vikt och hudton, medan vi har större möjlighet att styra egenskaper såsom hårfärg, klädval, eventuella smycken och andra eventuella accessoarer såsom vilket typ av mobiltelefon eller bil vi använder.
Avstånd till andra – rumsbeteende
Vilket avstånd en person väljer att hålla till andra individer kan sända icke-verbala meddelanden om vilken typ av relation som råder mellan personerna i fråga. Detta kallas även rumsbeteende. Generellt gäller att ju närmare två individer självmant väljer att befinna sig varandra, desto intimare indikerar de att deras förhållande är. Detta avstånd kan delas in i fyra huvudsakliga kategorier: intimt, personligt, socialt eller publikt avstånd.
Uppträdande och personlig framtoning
En person som uppträder hotfullt sänder av naturliga skäl helt andra signaler till sin omgivning än vad en person som agerar vänligt gör. Den personliga framtoningen bidrar därmed i hög grad till den icke-verbala kommunikationen människor emellan.
Punktlighet – tidsbeteende
Hur en individ hanterar tid är också en typ av icke-verbal kommunikation. Ett exempel på detta är att personer som aldrig passar tider kan uppfattas som slarviga, oengagerade eller respektlösa. Punktliga personer kan på motsvarande sätt uppfattas som noggranna, intresserade och respektfulla.
Emojier och känslor
Se på nedanstående emojier. Beskriv under var och en av dem den känsla eller sinnesstämning du anser att respektive emoji förvmedlar.
Spela upp en scen
Spela upp en liten scen två och två inför övriga i gruppen. Ni kan till exempel diskutera en aktuell händelse. En av er ska enbart med kroppsspråket spela exempelvis uttråkad, avvisande eller intresserad. Hen kan till exempel sitta tillbakalutad med armarna i kors för att markera avståndstagande. Övriga i gruppen ska sedan försöka gissa vilken känsla som kroppsspråket indikerar.
PU P G IFT
Retorik och planerad kommunikation
En av många orsaker till kommunikation är att försöka få andra människor att tänka, tycka eller göra på ett visst sätt. Företag vill få oss att köpa produkter eller tjänster, opinionsbildare och politiker vill få oss att tycka på ett visst sätt och myndigheter vill få oss att följa lagar och regler. Själv vill du kanske bli vald till ordförande i din skolas elevorganisation och vill därför övertyga skolans övriga elever om att du är den bästa kandidaten till posten.
Gemensamt för alla dessa situationer är att det finns ett kommunikativt syfte, det vill säga ett mål som man vill uppnå via kommunikation. Det finns en lära som beskriver hur denna typ av planerad kommunikation går till. Denna lära kallas retorik, eller läran om att övertyga. Den som behärskar retorisk kommunikation har stora möjligheter att påverka andra människor, oberoende av om det kommunikativa syftet är gott eller ont. Det är därför viktigt att alltid beakta den etiska aspekten i samband med retorisk kommunikation och vilka effekter som kan uppstå på grund av kommunikationsinsatsen.
Det retoriska arbetet kan delas in i ett antal faser. Var och en är viktig för att sluteffekten ska bli den önskade.
Fas 0 – risker och möjligheter
Denna fas ingår egentligen inte i den retoriska kommunikationsprocessen, men den är viktig för att säkerställa att det är lämpligt att genomföra processen och att på bästa möjliga sätt försäkra sig om att den kan genomföras på avsett vis.
Är det en bra idé att genomföra den planerade kommunikationsinsatsen?
Det finns inga allmänna svar på denna fråga, utan det handlar om att försöka få en uppfattning av vad det går att vinna på att genomföra insatsen och vad insatsen kan tänkas kosta i form av arbetstid eller pengar. Om organisationen har genomfört liknande insatser tidigare finns det sannolikt stor möjlighet att hitta svar på denna fråga i utvärderingen av tidigare insatser. Annars kan SWOT-metoden bidra till att ge en viss uppfattning om detta.
Bildförteckning
7 Tom Werner/Getty Images
8 Lisa Wikstrand/Johnér
10 Sara Winsnes/Johnér
12 Plattform/Johnér
15 AscentXmedia/Getty Images
17 Luis Alvarez/Getty Images
19 Laura Olivas/Moment/ Getty Images
20 Shutterstock
22 Mike Harrington/Getty Images
28 Plattform/Johnér
30 Henrik Isaksson/TT
40 Shutterstock
41 Shuttterstock
43 Photo Alto/Ezequiel Sambresqui/Getty Images
45 Tero Vesalainen/iStock/ Getty Images
46 plainpicture/Johnér
49 Shutterstock
51 Michael Erichsen/ Bildbyrån
55 Peter Lydén/Johnér
60 Martin Grädler/Wikipedia
62 Oscar Wong/Getty Images
65 Shutterstock
66 Oscar Wong/Getty Images
67 Orkla
69 MoMO Productions/Getty Images
71 Shutterstock
79 Maskot/Folio
122 Plattform/Johnér
123 Plattform/Johnér
129 Morsa Images/Getty Images
131 Plattform/Johnér
132 Shutterstock
134 Lena Granefelt/Johnér 143 SDI Productions/Getty Images
147 Maskot/Folio
167 Maskot/Johnér
199 Maskot/Johnér
205 No_limit_pictures/Getty Images
207 Trons/TT
210 Kari Kohvakka/Johnér 212 JLGutierrez/Getty Images
verktygsfält 81, 150, 170 villkor för kommunikationsinsats 27 visa alla tecken 85 visningslägen 93 visuell kommunikation 38
välja karaktärer 29 vänsterställd text 87
W
whiteboard/blädderblock 138 Wikimedia Foundation 61
Y yrkesetik 216 yttrandefrihetsgrundlagen 206 Z
Å åhörarkopior 165 ångerrätt 213 åsikter och uppfattningar 26
Ä
ändamålsenligt 31 ärendemening 118
Ö ögonkontakt 141
zooma 93
INFORMATI ON OCH KOMMUNIKATION NIVÅ 1 är ett praktiskt läromedel anpassat och utvecklat för Gy25. Läromedlet ger en stabil grund i kommunikation, informationsteknik och administrativa arbetsuppgifter.
Läsaren får utveckla sina färdigheter i både skriftlig och muntlig kommunikation – en nyckelkompetens i dagens digitala informationssamhälle.
Läromedlet är främst framtaget för ämnet information och kommunikation, nivå 1, inom gymnasieskolan och komvux, men lämpar sig även väl för yrkeshögskola, företagsutbildningar och för dig som vill studera på egen hand.
Information och kommunikation nivå 1 innehåller följande kapitel:
1. Introduktion till kommunikation
2. Att använda onlinetjänster professionellt
3. Dokumenthantering – OneDrive eller Google Drive
4. Program för textbehandling
5. Presentationsteknik och muntligt framförande
6. Program för presentationen
7. Program för kalkylering
8. Lagar, etik och arbetsmiljö
9. Slutövning – presentation av en yrkesperson
Läromedlet, som är en kombinerad fakta- och övningsbok, finns i både tryckt och digitalt format. Serien kompletteras av en lärarhandledning med pedagogiska tips, facit till övningarna, förslag till kursuppläggning, provuppgifter med mera.
Marianne Petersson är utbildad gymnasielärare med mångårig erfarenhet av att undervisa på gymnasiet och i vuxenutbildningen. Hon har även lång erfarenhet av företagsutbildning inom IT och över 25 års erfarenhet av att författa läromedel i ämnet.
Mats Wahlberg är universitetsadjunkt och arbetar främst med visuell kommunikation. Han har tidigare varit entreprenör och företagsledare inom konsultbranschen.
