9789147116980

SÄTT ATT VISUALISERA DITT BUDSKAP E N SN A B B G U I D E ✱ K E V I N D U N C A N

50 sätt att visualisera ditt budskap ISBN 978-91-47-11698-0 Originaltitel: The Diagrams Book, 50 ways to solve any problem visually © Kevin Duncan 2013, 2014 © LID Publishing Limited 2013, 2014 Svensk copyright © 2015 Kevin Duncan och Liber AB Förläggare: Anders Abrahamsson Översättare: Karin Ashing Projektledare: Maria Emtell Produktion: Lars Wallin Grafisk design och omslag: Nette Lövgren Första upplagan 1 Repro: Integra Software Services Tryck: People Printing, Kina, 2015

Kopieringsförbud Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Intrång i upphovsmannens rättigheter enligt upphovsrättslagen kan medföra straff (böter eller fängelse), skadestånd och beslag/förstöring av olovligt framställt material.

Liber AB, 113 98 Stockholm tfn 08-690 90 00 www.liber.se kundservice tfn 08-690 93 30, fax 08-690 93 01 e-post: kundservice.liber@liber.se

4711698 _50 satt att visualisera ditt budskap_Korr4.indd 4

13/03/15 11:27 AM

INNEHÅLL

FÖRORD: Tracy De Groose, vd, Carat UK . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 INLEDNING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Del ett: TRIANGLAR OCH PYRAMIDER 1. Pyramiden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 2. Försäljningspyramiden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 3. Erfarenhetskonen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 4. Den avsmalnande kilen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 5. Den växande kilen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 6. Den sammankopplade kilen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 7. Om-triangeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 8. F-triangeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 9. Triangeln för affärsnöjdhet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 10. Triangeln för personlig motivation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Del två: KVADRATER OCH AXLAR 11. Bra/dåligt-rutan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 12. Prioriteringsmatrisen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 13. Marknadskartan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 14. Förhandlingsområdet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 15. Djärvhetsskalan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 16. Axeln för inköpshinder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 17. Boxprocessen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 18. Den långa svansen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 19. Histogrammet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 20. Gottschaldt-figuren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

5

4711698 _50 satt att visualisera ditt budskap_Korr4.indd 5

13/03/15 11:27 AM

Del tre: CIRKLAR OCH TÅRTBITAR 21. Måltavla, stekt ägg eller lök . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 22. Tårtdiagrammet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 23. Venndiagrammet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 24. Satellitsystem kring en huvudidé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 25. Molekylstrukturen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 26. Diagrammet över balans mellan arbete och privatliv . . . . . . . 70 27. Cirkeln över gruppledarens föränderliga roll . . . . . . . . . . . . . . 72 28. Konen eller megafonen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 29. Cirkeln med ”Än sen då?”-frågor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 30. Cirkeln ”Från ditt huvud till världen” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Del fyra: TIDSLINJER OCH ÅRSÖVERSIKTER 31. Livslinjen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 32. Personlig deadline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 33. Kulturell deadline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 34. Årsöversikt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 35. Tertial- respektive kvartalsöversikt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 36. År med färre än tolv månader . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 37. Årsöversikt över strategi och taktik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 38. Energilinjen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 39. Motivationssvackan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 40. Motivationstoppar och svackor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

6

4711698 _50 satt att visualisera ditt budskap_Korr4.indd 6

13/03/15 11:27 AM

Del fem: FLÖDEN OCH KONCEPT 41. Organisationsplanen: hur man ska göra . . . . . . . . . . . . . . . . 104 42. Organisationsplanen: hur man inte ska göra . . . . . . . . . . . . . 106 43. De tre hinkarna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 44. Tratten, matartratten eller den läckande hinken . . . . . . . . . 110 45. Timglaset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 46. Rosetten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 47. Beslutsträdet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 48. Flod- och dammkonceptet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 49. Servicestödpunkten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120 50. Avpersonifiering av problem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 DIAGRAMKÄLLOR OCH FLER LÄSTIPS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124 OM FÖRFATTAREN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

7

4711698 _50 satt att visualisera ditt budskap_Korr4.indd 7

13/03/15 11:27 AM

Förord

Jag är verkligen glad över att Kevin har skrivit den här boken. Jag älskar att uttrycka tankar och idéer som former eller figurer – det är så min hjärna fungerar. Jag tänker visuellt. Diagram hjälper mig att tänka klart och enkelt och jag tror mycket på att hålla saker och ting på en enkel nivå.

Eftersom stillastående inte längre är ett alternativ pressas vi alla ständigt att göra mer. Men världen har blivit mer komplicerad och att få saker och ting gjorda är en allt större utmaning. Jag pratar regelbundet med kunder om att ”hur” är en större utmaning än ”vad”.

Om vi vill få mer gjort måste vi förenkla, och i detta ligger värdet av ett bra diagram – en enkel visuell framställning av strategier, tankar eller idéer. Vi gör klokt i att ta till oss verktyg som kan hjälpa oss att får saker ur händerna, och den här boken vänder sig till alla som vill få något gjort.

Vi minns bara 10 procent av det vi läser, men 30 procent av det vi ser.

Former har en omedelbar fördel framför ord. Ändå brukar de flesta företag fokusera på det skrivna ordet. Missförstå mig inte – jag gillar ord lika mycket som andra, men ord kan missbrukas (vilket ofta sker). Det kan vara frestande att skriva för mycket, vilket kan göra saker komplicerade. Diagram kan också missbrukas, men inte i samma utsträckning. Jag tror att vi genom att tänka visuellt lättare kan komma åt enkelheten i en tanke.

Det gläder mig att Kevin har tagit med alla mina favoritdiagram – cirklar, den klassiska pyramiden, tratten och rosetten.

Jag använde cirklar (utmärkta för målgrupper) redan när jag bör­

8

4711698 _50 satt att visualisera ditt budskap_Korr4.indd 8

13/03/15 11:27 AM

jade arbeta med marknadsföring, och tårtdiagrammet är fortfarande ett enkelt sätt att snabbt få omsättningens fördelning klar för sig.

Koncentriska cirklar är alltid användbara, eftersom världen inte alltid passar in i snygga och separata enheter.

Pyramiden får mig genast att tänka på Maslows behovs hierarki. Den har jag använt många gånger för att förklara tankar och idéer. Jag var med i en grupp för några år sedan som använde Maslows behovs hierarki för att vinna en pitch hos en stor färgtillverkare. Vi förklarade hur kvinnor ser på färg och heminredning som ett sätt att förverkliga sig själva.

Rosetten är bra. I sin enklaste form står den för mycket input som förtätas till ett enkelt uttryck eller en enkel idé och sedan strålar ut i många olika former. Den är verkligen användbar för marknadsförare som behöver använda olika uppgiftskällor för att utveckla en idé som de sedan aktiverar på många olika sätt.

Former och diagram är universella, vilket är viktigt i en värd där globaliseringen påverkar många av oss. De av oss som är verksamma i internationella företag måste tänka gränsöverskridande, och här är visuella uttryck värdefulla.

Samhället håller på att bli mer visuellt. Allt fler av oss kommer att tänka visuellt framöver. Vi kommer att ta till oss former och diagram som ett sätt att tänka.

Om jag skulle avsluta med en sista figur som visar vad jag tycker om den här boken skulle det bli ❤.

Tracy De Groose, vd, Carat UK

9

4711698 _50 satt att visualisera ditt budskap_Korr4.indd 9

13/03/15 11:27 AM

Inledning

I mitt arbete, där jag utbildat tusentals människor, har jag märkt att många tycker det är svårt att uttrycka idéer och lösa problem enbart med ord.

De tycker det är lättare att använda diagram. Det är en form av visuellt tänkande.

Denna sammanställning av de mest populära och användbara formerna har jag byggt upp under trettio år.

Jag hoppas att du får användning för dem. Hör gärna av dig och berätta hur det går … thediagramsbook.com

10

4711698 _50 satt att visualisera ditt budskap_Korr4.indd 10

13/03/15 11:27 AM

4711698 _50 satt att visualisera ditt budskap_Korr4.indd 11

13/03/15 11:27 AM

1

Del ett

Trianglar och pyramider

12

4711698 _50 satt att visualisera ditt budskap_Korr4.indd 12

13/03/15 11:27 AM

Några ord om trianglar och pyramider Triangeln är en klassiker inom design.

Den fångar det väsentliga i alla sekvenser av 1, 2, 3 eller A, B, C som människor över hela världen är så förtjusta i.

Tre blinda möss. En engelsman, en irländare och en skotte går in på en bar. Den berömda trilogin Sagan om ringen. Alla älskar sådant som innehåller tre av något.

Så prova med en triangel om något tredelat problem behöver förklaras.

Men det är inte allt.

Kilar kan på ett dramatiskt sätt visa gradvisa ökningar eller minskningar – bygga upp en historia eller krympa tillgängliga alternativ.

Två sammankopplade trianglar kan visa en blandning av båda, en övergång från ett tillstånd till ett annat.

Pyramider kan förklara nyanser och delar i ett förlopp.

Dessutom erbjuder utrymmet i mitten av en triangel en fantastisk möjlighet att på ett effektivt sätt visa en fjärde komponent, kärnpunkten för problemet i fråga.

13

4711698 _50 satt att visualisera ditt budskap_Korr4.indd 13

13/03/15 11:27 AM

1

Pyramiden

FÖRSTÅR VÅRT ERBJUDANDE

KANSKE KAN FÖRSTÅ

KOMMER ALDRIG ATT FÖRSTÅ

14

4711698 _50 satt att visualisera ditt budskap_Korr4.indd 14

13/03/15 11:27 AM

Pyramiden är ett av de mest allsidiga diagram som finns.

Basen utgör en plattform, mitten ett övergångsområde och spetsen (eller krönet) en prestation, destination eller elitgrupp.

Den är mycket användbar för att kategorisera separata grupper utan att krångla till det för mycket.

I det här exemplet representerar den översta sektionen människor som förstår ett företags erbjudande, i mitten finns de som kanske kan göra det och i botten de som aldrig kommer att göra det.

Genom att fylla de olika sektionerna med namn på kundämnen eller kvantiteter får betraktaren genast klart fört sig vad den nya affärsstrategin bör gå ut på.

Traditionellt visas sådant som har hög volym eller avser en massmarknad längst ned, med alltmer koncentrerade insatser ju högre upp man kommer.

Toppen står vanligtvis för ett mål eller en ambition av något slag.

De striktaste versionerna är så noggrant utförda att varje nivå har försetts med siffror så att storleken på möjligheten, eller bristen på den, blir uppenbar.

Övning: Välj ett problem. Dela in det i minst tre och högst fem stadier, kategorier eller segment. Placera dem i ordning. Välj riktning uppifrån och ned eller omvänt i pyramiden. Lägg till kvantiteter på respektive lager om det är relevant.

15

4711698 _50 satt att visualisera ditt budskap_Korr4.indd 15

13/03/15 11:27 AM

2

Försäljningspyramiden

KOMPISAR HÖGRE OMVANDLING

SOCIALA KONTAKTER/ HOBBYER

LÄGRE OMVANDLING

AFFÄRSKONTAKTER

MASSPUBLIK

16

4711698 _50 satt att visualisera ditt budskap_Korr4.indd 16

13/03/15 11:27 AM

Pyramider kan innehålla många lager. För tydlighetens skull är det bäst att inte ha fler än fem lager, annars blir informationen för rörig.

Försäljningspyramiden är ett bra sätt att räkna ut var man ska placera sina säljinsatser.

I det här enkla exemplet utvidgas segmentens storlek nedåt, från att känna några få nära vänner längst upp till att växa i storlek via sociala kontakter och affärskontakter tills vi når en masspublik.

Att kvantifiera de olika nivåerna hjälper människor som driver egna företag att räkna ut vad man ska fokusera på, men är lika nyttigt för stora företag.

Möjlighetens riktning och beskaffenhet kan visas genom att lägga till en pil. I det här fallet är syftet att visa att sannolikheten för att omvandla en möjlighet till en försäljning ökar ju närmare anknytning den potentiella köparen har till företagets ägare.

Övning: Välj en produkt, ett varumärke eller en tjänst som du vill sälja.

Använd försäljningspyramiden till att definiera vem som kan tänkas köpa det du vill sälja. Placera i ordningsföljd, från liten till stor möjlighet. Lägg om möjligt till kvantiteter på respektive lager och välj därefter ditt enklaste eller mest lönsamma segment som utgångspunkt.

17

4711698 _50 satt att visualisera ditt budskap_Korr4.indd 17

13/03/15 11:27 AM

3

Erfarenhetskonen

Erfarenhetskonen uppfanns av Edgar Dale 1969.

Den använder pyramidens form för att i flera steg visa hur väl (eller dåligt) vi kan behålla kunskaper, i det här fallet två veckor efter att vi tillägnat oss dem.

Den lilla toppen på pyramiden visar att vi efter den tidsperioden bara kommer ihåg 10 procent av det vi läser.

Detta ökar till 20 procent av det vi hör, 30 procent av det vi ser, 50 procent av det vi både ser och hör och 70 procent av det vi säger.

Den stora breda basen visar den avgörande informationen – att vi efter två veckor minns 90 procent av det vi säger och gör.

Tomrummet i sektionerna används för att ge exempel på vilken inlärningsteknik som kan avses i respektive fall.

Systemet kan användas för att få fram rätt medium att använda beroende på hur viktigt ditt budskap är och utvecklas från litet längst upp till stort vid basen.

Sensmoralen är att du alltid kan öka din kommunikationseffektivitet genom att intensifiera mediet du använder. Om du vill att ditt budskap verkligen ska fastna ska du inte gömma dig bakom mejl. Om du hade tänkt skicka ett mejl, ring i stället. Om du hade tänkt ringa, träffas i stället. Om du inte kan träffas, använd modern teknik för att rekonstruera förutsättningarna med videosamtal eller webbinarier.

18

4711698 _50 satt att visualisera ditt budskap_Korr4.indd 18

13/03/15 11:27 AM

EFTER 2 VECKOR BRUKAR VI MINNAS …

10 % av det vi LÄSER

LÄSA HÖRA ORD SE TITTA PÅ FILM TITTA PÅ UTSTÄLLNING TITTA PÅ EN DEMONSTRATION SE DET UTFÖRT PÅ PLATS DELTA I EN DISKUSSION HÅLLA ETT FÖREDRAG

GÖRA EN DRAMATISK PRESENTATION SIMULERA DEN VERKLIGA ERFARENHETEN UTFÖRA DEN FAKTISKA UPPGIFTEN

P 20 % av det vi HÖR A S 30 % av det vi SER S I 50 % av det vi SER V och HÖR T 70 % av det A vi SÄGER K 90 % av T det vi SÄGER I och GÖR V T

Övning: Välj ett budskap som du verkligen behöver få fram på ett effektivt sätt. Använd erfarenhetskonen till att sätta upp som minimimål att mottagaren ska minnas 50 procent av ditt budskap efter två veckor (se och höra) och tänk ut bästa sättet att uppnå detta. Om du vill ha en mer ambitiös version kan du sätta upp ett 90-procentigt mål (säga och göra) för att uppnå bästa möjliga resultat.

19

4711698 _50 satt att visualisera ditt budskap_Korr4.indd 19

13/03/15 11:27 AM

4

Den avsmalnande kilen

Den avsmalnande kilen är fantastisk för att berätta en strategisk berättelse och krympa alternativen. Den gör det möjligt för presentatören att förklara alternativen, visa att man övervägt många av dem men till slut kommit fram till en tydlig, helst enda, rekommendation.

Man kan introducera flera alternativ med början från vänster och sedan systematiskt avfärda dem med hjälp av så mycket logiska förklaringar och detaljer som är lämpligt för ämnet.

Vid kilens mitt bör vi ha kommit ned till högst tre eller fyra möjligheter.

Dessa kan analyseras ännu mer noggrant eller till och med rekommenderas för detaljerad forskning.

Slutligen kommer presentatören fram till höger med en väl underbyggd rekommendation där alla faktorer beaktats.

MÅNGA ALTERNATIV

FÄRRE ALTERNATIV

REKOMMENDATION

20

4711698 _50 satt att visualisera ditt budskap_Korr4.indd 20

13/03/15 11:27 AM

Övning: Välj en presentation eller berättelse som behöver förklaras, helst med ganska många olika alternativ eller ett omfattande innehåll. Använd den avsmalnande kilen för att starta brett och minska systematiskt antalet alternativ eller teman. Försök att komma fram till en tydlig rekommendation eller synpunkt på slutet.

21

4711698 _50 satt att visualisera ditt budskap_Korr4.indd 21

13/03/15 11:27 AM

5

Den växande kilen

Den växande kilen är idealisk för att bygga upp en berättelse, eller för att visa hur något utvecklas över tid.

Hur brant den lutar kan varieras för att visa hur hastigt något tilltar under en kortare tidsrymd.

Den kan också användas tillsammans med den avsmalnande kilen, genom att bredda och utvidga en berättelse. Efter att till exempel ha reducerat ett antal alternativ till kärnan i en rekommendation kan presentatören förklara hur idén kan användas i många olika format, med flera typer av åhörare, i olika regioner och så vidare.

Liksom med en pyramid är det rekommenderade högsta antalet underavdelningar fem, för att behålla tydligheten.

I det här exemplet undersöker vi den traditionella ordningsföljden för att ta till sig en ny produkt eller modefluga. De som först tar den till sig är de som först sätter i gång, följt av dem som kommer efter och dem som är sena med att ta den till sig, vilka till slut följs av eftersläntrarna.

Dessa sektioner är mest effektiva när de kompletteras med siffror.

Här ser vi att de flesta marknadsmöjligheter kommer senare, så det är klokt att ha tålamod när man lanserar ett varumärke.

Med uppgifter som dessa kan presentatören berätta en övertygande strategisk berättelse eller på ett övertygande sätt förklara var framtida insatser bör göras.

22

4711698 _50 satt att visualisera ditt budskap_Korr4.indd 22

13/03/15 11:27 AM

Övning: Välj en tidsperiod eller punkt som behöver utvecklas. Dela in den växande kilen i tider eller segment. Lägg till siffror om det är relevant. Öva på att utvidga berättelsen från vänster till höger.

50 % 30 % 5% TAR TILL SIG TIDIGT

15 %

TAR TILL SIG EFTER DE FÖRSTA

SENA MED ATT TA TILL SIG

EFTERSLÄNTRARE

TID

23

4711698 _50 satt att visualisera ditt budskap_Korr4.indd 23

13/03/15 11:27 AM

Jobba smartare med

SERA SÄTT ATT VISUALISERA DITT BUDSKAP ✱ EN SNABBGUIDE SÄG DET MED EN BILD – och du har mycket större chans att få saker att hända!

Vi kommer ihåg 10 procent av det vi läser men 30 procent av det vi ser. Ändå brukar de flesta lägga mest kraft på det skrivna ordet. Dessutom har vi en tendens att säga för mycket, att berätta allt istället för det viktiga.

Om du verkligen vill nå fram och påverka medarbetare, kunder och andra, då måste du både hitta kärnan i och visualisera ditt budskap. Den här boken ger dig verktygen för att kunna göra just detta, att presentera ditt budskap på ett tydligt, enkelt och effektivt sätt. Den innehåller en beskrivning av 50 mycket användbara och universella figurer och diagram, och tips om hur och i vilka sammanhang du kan använda dem.

KEVIN DUNCAN är affärsrådgivare, marknadsföringsexpert, motivationsföreläsare och författare. Efter 20 år i reklambranschen har han tillbringat de senaste 13 åren som oberoende problemlösare med fokus på hur företag kan förbättra sin verksamhet. Han har skrivit flera andra böcker som översatts till mer än 10 språk. Läs mer på www.expertadviceonline.com

Best.nr 47-11698-0 Tryck.nr 47-11698-0