MiBAC – Istituto Centrale per gli Archivi
Si ricorda comunque che, a livello di server Web centrale di SIAS, le schede dei soggetti produttori elaborate dai singoli Archivi di Stato vanno a confluire in liste uniche, divise per tipologia. Sono naturalmente conservati i collegamenti ipertestuali alle schede dei complessi documentari, così come stabiliti. E’ particolarmente raccomandato per la redazione delle schede dei soggetti produttori di attenersi alle regole formali contenute in queste Linee guida, vista la mancata contestualizzata “gerarchica” delle informazioni, come invece avviene per le schede dei complessi documentari e degli strumenti di ricerca.
Per quanto riguarda il codice identificativo dei soggetti produttori, la struttura del codice, visualizzabile per ogni scheda dei soggetti produttori, in SIAS ha questa struttura: -
codice paese UNI EN 23166:1995 Codici per la rappresentazione dei nomi dei paesi, "IT" per Italia;
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codice Istituto archivistico autore della scheda selezionato dal menu a tendina del campo SIGLA
ISTITUTO
nella scheda ISTITUTO (sigla degli Archivi di Stato come
da elenco in allegato A)54; -
codice alfanumerico preceduto dalla sigla del tipo di dato (CP=Creator Persons; CF=Creator Families; CC=Creator Corporate Bodies), assegnato automaticamente dal programma e non modificabile. Esempio: IT-ASPA-CC10046 per il soggetto produttore-ente "Delegazione dei beni confiscati ai possessori esteri e nazionali residenti all'estero", scheda compilata dall'Archivio di Stato di Palermo.
Scopo del modulo “Produttori” del SIAS, è descrivere un ente, una persona, o una famiglia come entità autonome all’interno del sistema di descrizione archivistica, distinguendo dunque nettamente il contesto di produzione dei fondi dalla loro specifica descrizione (per cui vedi il modulo sui Complessi Documentari). Principio base di cui tener conto è la necessità di descrivere all’interno del sistema solo i soggetti che hanno prodotto complessi documentari presenti nel sistema stesso, avendo cura, una volta creata la scheda del soggetto, di stabilire il collegamento informatico al relativo complesso documentario. Si deve evitare
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Il codice identificativo del soggetto produttore farà sempre riferimento, tramite la sigla dell’istituto archivistico, all’Archivio di Stato e non alla Sezione di Archivio di Stato che, eventualmente, conserva i complessi documentari a cui sono collegati i soggetti produttori.
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