Provázání firem v MTX Group usnadňuje digitalizace

Namísto štosů papíru digitální tok dat, který navíc probíhá ve značné míře automatizovaně. Taková je představa ideálního fungování jakékoli kanceláře současnosti nebo blízké budoucnosti. A tohoto trendu se zhostila i skupina MTX Group. „Naším cílem je zavést v blízké budoucnosti prakticky bezpapírovou kancelář,“ říká Jiří Vítek, šéf skupiny pro informační systémy. Digitální oběh i archivace dokumentů šetří nejen životní prostředí, ale zároveň přináší řadu výhod a úspor v mnoha často nečekaných oblastech. V MTX Group to platí obzvlášť, protože skupina provázaných firem je doslova závislá na vzájemné intenzivní a detailní komunikaci.

„Vzhledem k tomu, že pro naše dodavatele i zákazníky je obvykle jejich obchodním partnerem společnost METALIMEX, která obchodování pro firmy ze skupiny zajišťuje, je většina transakcí vlastně záležitostí tří stran,“ vysvětluje Jiří Vítek specifikum fungování skupiny. To znamená, že třeba veškeré „papírování“, jako je vystavování faktur, objednávek a dalších dokumentů, probíhá nejen mezi METALIMEXEM a koncovým zákazníkem, ale také uvnitř skupiny jako takové. To už samo o sobě představuje velmi zajímavý potenciál k digitalizaci a automatizaci některých procesů a METALIMEX se ho snaží využít na maximum.

Skupina v zásadě využívá tři informační systémy, které svou podstatou vyhovují jednotlivým podnikům a povaze jejich produkce. Tyto systémy jsou vzájemně propojeny tak, aby maximum výměny informací probíhalo automatizovaně. Když zákazník zadá METALIMEXU poptávku, ten ji propíše do systému dané firmy a automaticky tak vznikne kalkulace třeba s odhady termínů dodání či cen, což zase automaticky putuje do METALIMEXU. Po potvrzení zákazníkem vznikne objednávka, když výrobek opouští brány daného podniku a míří k zákazníkovi, vzniknou automaticky výdejové listy pro METALIMEX, objednávka od METALIMEXU, generují se faktury, u nichž se mimo jiné počítá s kurzem vydávaným ČNB, a vzniká celá řada dalších dokladů a dokumentace.

Skupina také pro zahraniční obchody využívá automatické měnové zajištění. „V případě kurzu měn nespekulujeme, zajišťujeme měnový kurz a tím i částku na datum transakce,“ vysvětluje Vítek.

IT systémy skupiny umí automaticky kontrolovat třeba i přijaté faktury nebo řeší evidenci a logistiku skladových zásob. „V tomto ohledu je vlastně jedno, jestli jde o zásoby surovin, náhradních dílů, nebo třeba režijního materiálu, jako jsou ochranné pomůcky, balená voda, obaly a další,“ říká šéf pro informační systémy. Pokud se například skladové zásoby blíží nějaké určené mezní hranici, umí systémy v mnoha případech samy na tuto situaci upozornit vedoucího nákupu a nabídnout mu řešení pomocí poptávky. „Buď přímo vysoutěženému dodavateli, pokud existuje platný dodavatelský ceník, nebo se nabídne možnost vypsání aukce do systému elektronických aukcí,“ říká Vítek.

Automatizace dále umožňuje se zákazníky přes takzvanou EDI komunikaci řešit dlouhodobé objednávky a následně odvolávky na daný časový úsek, což usnadňuje plánování výroby zejména pro automotive prostředí. „Automatizované máme i HR procesy při nástupu zaměstnanců, pomocí interních dotazníků sledujeme spokojenost a možnosti uplatnění stávajících zaměstnanců. V digitálním prostředí probíhá řada školení a kurzů,“ popisuje Vítek další funkce. V budoucnu se chtějí v MTX Group soustředit na digitalizaci nejen standardních činností, jako jsou pravidelná školení bezpečnosti práce nebo řidičů, ale rovněž plánují usnadnění certifikace pro přístup externích dodavatelů do některých provozů. „Zaměstnance také učíme pracovat s IT helpdeskem. Díky tomu, že v něm máme evidovány všechny požadavky, můžeme lépe plánovat naši práci a máme přehled o vytížení našich kapacit,“ uzavírá Vítek téma.

Na poli informačních systémů má Jiří Vítek více než 25 let zkušeností, ve skupině MTX Group momentálně pracuje sedmým rokem. Se skupinou přišel ale z pozice zástupce dodavatelské firmy do styku již předtím, měl na starosti implementaci některých informačních systémů do skupiny. V MTX Group začínal jako programátor a analytik, později dostal za úkol vést celou oblast ICT. „Časem jsme zjistili, že toho ta práce obsahuje tolik, že jsme tuto pozici rozdělili na dvě role (Group IS Director a Group IT Director), ve kterých se můžeme firmám ve skupině věnovat koncepčně,“ říká Jiří Vítek.