WORK FROM HOME Bekerja Dinamis dan Fleksibel di Masa Pandemi

WORK FROM HOME

Bekerja Dinamis dan Fleksibel di Masa Pandemi

Pemicu utama munculnya suatu inisiatif dan inovasi adalah adanya perubahan. Dalam kondisi mendesak ataupun tidak, adanya perubahan yang terjadi dalam lingkungan dimana kita hidup, akan membawa konsekuensi bagi seluruh elemen yang ada di dalamnya untuk menyesuaikan diri terhadap tantangan dan tuntutan perubahan.

Begitu pula dengan munculnya pandemi Covid-19 yang meluas di berbagai negara sejak awal 2020, dampaknya terasa sampai ke Indonesia. Hal ini mengakibatkan banyak negara menerapkan kondisi darurat kesehatan dimana seluruh aktivitas pergerakan manusia dibatasi, mulai dari mobilitas transportasi, pekerjaan, perniagaan, hingga pendidikan dan layanan masyarakat.

Menanggapi masifnya penyebaran Covid-19 di Indonesia, pemerintah pusat telah menetapkan serangkaian aturan dalam rangka pencegahan penyebaran Covid-19, salah satunya adalah adanya penyesuaian sistem kerja baik instansi swasta maupun pemerintah. Khusus bagi instansi pemerintah, Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara & Reformasi Birokrasi (PAN &RB) mengeluarkan Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara & Reformasi Birokrasi Nomor 19 Tahun 2020 Tentang Penyesuaian Sistem Kerja Aparatur Sipil Negara Dalam Upaya Pencegahan Penyebaran COVID-19 Di Lingkungan Instansi Pemerintah. Melalui aturan tersebut, Menpan RB menginstruksikan kepada seluruh instansi pemerintah untuk mengatur sistem kerja baru yang akuntabel dan menyesuaikan pembagian pola kerja melalui sistem Work From Home (WFH) dan Work From Office (WFO) secara selektif sesuai dengan urgensi tugas pokok dan fungsi masingmasing instansi serta optimalisasi pola pertemuan/ rapat kedinasan menggunakan sarana video conference dengan memanfaatkan sistem informasi dan komunikasi elektronik.

Instruksi untuk memanfaatkan media informasi dan komunikasi digital bagi pelayanan publik juga ditegaskan oleh Kepala BKN Bima Haria Wibisana dalam Rapat Dengar Pendapat (RDP) antara BKN dengan Komisi II DPR terkait Evaluasi Kinerja BKN 2019-2020. Dalam rapat yang juga dihadiri oleh jajaran JPT Madya dan JPT Pratama tersebut, Kepala BKN menyampaikan urgensi penerapan Teknologi Informasi (TI) di berbagai layanan birokrasi untuk mendorong secara penuh kinerja para ASN khususnya pada penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat di masa pandemi Covid-19, salah satunya dengan mengoptimalkan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik bagi instansi pemerintahan.

Kantor Regional X BKN pun turut bertransformasi dalam rangka penyesuaian sistem kerja baru. Menindaklanjuti instruksi tersebut, Kanreg X BKN mulai melaksanakan penyesuaian sistem kerja pada Mei 2020 yaitu melakukan pembagian jadwal kerja WFH dan WFO,

serta penerapan protokol kesehatan penanggulangan Covid-19 dalam setiap aktivitas di lingkungan Kantor Regional X BKN.

Konsekuensi dari penyesuaian sistem kerja yang dilakukan di Kantor Regional X BKN bukan hanya pengaturan pada pola kerja WFH dan WFO, melainkan juga pada terbukanya peluang untuk berinovasi dalam rangka meningkatkan produktivitas kinerja ASN di Kantor Regional X BKN selama penyesuaian sistem kerja dilakukan. Pola layanan kepegawaian di Kantor Regional X BKN turut berbenah menyesuaikan dengan tuntutan sistem kerja yang baru. Pola layanan tatap muka diminimalkan, dan berganti dengan pemanfaatan media informasi dan komunikasi digital sebagai sarana pelaksanaan layanan kepegawaian yang lebih dinamis dan fleksibel.

Selama masa penyesuaian sistem kerja berbagai layanan kepegawaian di Kantor Regional X BKN telah bertransformasi. Proses pelaksanaan layanan kepegawaian di Bidang Pengangkatan dan Pensiun memanfaatkan aplikasi SI-MADE. Pada Bidang Mutasi dan Status Kepegawaian, selama penyesuaian sistem kerja proses penetapan pertimbangan teknis kenaikan pangkat PNS telah memanfaatkan aplikasi X-APPLE, dimana kedua aplikasi digital tersebut merupakan hasil karya dan inovasi dari Pegawai Kantor Regional X BKN. Pemanfaatan aplikasi tersebut mampu mempermudah proses layanan kepegawaian yang dilakukan dari rumah maupun luar kantor. Pengalaman bekerja dari rumah diungkapkan oleh Diah Ratih, Analis Kepegawaian Muda Kanreg X BKN. Sebagai seorang Analis Kepegawaian tentu memiliki pekerjaan yang sangat spesifik, dan untuk menerjakan tugas secara optimal ia mengapresiasi adanya aplikasi digital yang membantunya dalam melaksanakan tugas. “Dengan adanya berbagai aplikasi digital, terutama aplikasi pemrosesan kenaikan pangkat digital, bekerja dari rumah terasa lebih nyaman dan fokus, memang ada penyesuaian proses kerja, namun hal itu membuat pekerjaan lebih efektif dan efisien karena kondisi bekerja di rumah lebih leluasa dan bisa menghemat waktu” ungkapnya. Selain bertugas sebagai Analis Kepegawaian, Diah juga ditugaskan sebagai subkoordinator mutasi instansi kabupaten / kota. Tugas tambahan tersebut tentunya menambah kesibukan, terutama dalam hal mengkoordinasikan tugas kepada rekan kerja maupun pengelola kepegawaian di daerah. “Sebagai sub koordinator, jika ada permasalahan yang harus dikoordinasikan atau konsultasi yang harus saya layani, saya lakukan secara daring melalui Whatsapp chat maupun telepon, yang jelas semua pekerjaan harus diselesaikan tepat waktu”.

Kondisi bekerja dari rumah yang lebih fleksibel mampu diadaptasi dengan melakukan pengoperasian dokumen kerja secara jarak jauh. “Bekerja dari rumah dan luar kantor tetap bisa dilakukan secara efektif, saya memanfaatkan aplikasi untuk mengelola dan mengoperasikan pekerjaan dan tugas sehari-hari, sehingga dokumen digital yang tersimpan di komputer kantor tetap bisa saya akses dari rumah”, ucap Dinda Paramita, Pranata Komputer Pertama Kanreg X BKN. Adanya waktu yang lebih fleksibel juga dimanfaatkan oleh Dinda untuk melakukan pengembangan diri selama bekerja dari rumah dengan mengikuti pelatihan dan workshop secara virtual untuk meningkatkan pengetahuan dan kompetensi di bidang teknologi informasi dan komunikasi, bidang yang menjadi kegemarannya.

Sisi positif dari penyesuaian sistem kerja bukan hanya berpengaruh pada pembenahan layanan administrasi kepegawaian saja , kegiatan pengembangan kepegawaian pun secara bertahap telah bertransformasi. Untuk mengefektifkan kegiatan pengembangan kompetensi, sepanjang tahun 2020 Kanreg X BKN telah menggunakan media pertemuan virtual untuk menyelenggarakan kegiatan sosialisasi, bimbingan teknis kepegawaian, dan seminar secara virtual, dimana para peserta dapat mengikuti kegiatan tersebut secara langsung dari lokasi mereka berada. Salah satunya adalah penyelenggaraan Peningkatan Pelayanan Kepegawaian (P2K) secara virtual bagi daerah Tertinggal, Terluar, dan Terisolir (3T) yang berlokus di Kabupaten Malaka. Kegiatan ini disambut dan diapresiasi secara positif karena mampu menggerakan daerah tertinggal untuk memanfaatkan teknologi dalam rangka meningkatkan mutu serta mendekatkan layanan kepada para stakeholder kepegawaian di wilayah tersebut. (aw2)