No. 11 O C T U B R E
2 0 2 0
Octubre Mes de la lucha contra el cáncer de mama
ACÉRCATE SUBDIRECCIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN
OBJETIVO: Coordinar y supervisar las acciones para la revisión, dictaminación, autorización y publicación de los manuales de organización de las dependencias, órganos administrativos desconcentrados y organismos auxiliares de la Administración Pública Estatal, así como verificar que cumplan con la normatividad vigente en la materia.
SERVICIOS: Gerardo José Osorio Mendoza
Catalina Hernández Fabela
Jessica Pérez Quijada
Ingresó a la DGI 01 / 02 / 1988
Ingresó a la DGI 01 / 11 / 2003
Ingresó a la DGI 18 / 01 / 2010
• Formulación de proyectos de manuales de organización, en coordinación con las dependencias, órganos administrativos desconcentrados y organismos auxiliares de la Administración Pública Estatal. • Asesoría técnica a personas servidoras públicas para la elaboración o actualización de los manuales de organización concernientes a las dependencias y organismos auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal.
Adrián Martínez Maximiano
• Capacitación y/o asesoría técnica a las personas servidoras públicas de los órganos autónomos, poderes Legislativo y Judicial, así como de los ayuntamientos, sobre proyectos de manuales de organización u otros manuales administrativos.
Ingresó a la DGI 16 / 05 / 1994 Reyna González Torres
Edgar Pedro Flores Albarrán
Itzel Palma Pérez
Ingresó a la DGI 04 / 03 / 2019
Ingresó a la DGI 16 / 11 / 1996
Ingresó a la DGI 01 / 08 / 2019
• Revisión, análisis y dictaminación de los proyectos de manuales de organización de las dependencias y organismos auxiliares del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado de México, a fin de garantizar las atribuciones asignadas.
FUNCIONES: • Elaborar y actualizar la Guía Técnica y tutoriales para la Elaboración de Manuales de Organización de las dependencias, órganos administrativos desconcentrados y organismos auxiliares.
• Revisar los proyectos de manuales de organización y dictámenes técnicos, de conformidad con la normatividad establecida.
• Proponer y promover indicadores que garanticen la implementación y ejecución de las funciones autorizadas.
• Vigilar que se proporcionen a las dependencias, órganos administrativos desconcentrados y organismos auxiliares de la APE, los elementos técnicos necesarios para la elaboración o actualización de manuales de organización.
• Programar y difundir asesorías técnicas y capacitación en materia de elaboración o actualización de manuales de organización.
• Coordinar la revisión, dictaminación y validación de los manuales de organización de la APE.
• Turnar al Departamento de Manuales de Organización los proyectos de manuales de organización para su revisión y dictaminación técnica.
• Mantener comunicación con los enlaces responsables de la elaboración y/o actualización de los proyectos de manuales de organización.
• Diseñar e implementar los lineamientos para la impartición de cursos de capacitación en materia de manuales de organización.
• Mantener relación con la Subdirección de Estructuras Organizacionales a fin de formular o actualizar los manuales de organización.
• Asesoría técnica para la formulación o actualización de manuales de organización.
• Coordinación permanente con la Unidad de Normatividad y Legislación Administrativa de la Dirección General de Innovación (DGI) en materia de reglamentos interiores y marco jurídico-administrativo, para consolidar esta información en los manuales de organización.
• Verificar que los manuales de organización u otro tipo de manuales administrativos que regulen la organización y funcionamiento de las dependencias, se integren de conformidad con la Guía Técnica en la materia. • Verificar que los manuales de organización de la Administración Pública Estatal (APE) se encuentren vigentes, en su caso, proponer su actualización. • Verificar que los objetivos y funciones incluidas en los manuales de organización proporcionen información básica de modernización administrativa. • Revisar y analizar periódicamente los cambios en las atribuciones, a fin de propiciar que las dependencias, entidades o unidades administrativas actualicen sus manuales de organización.
• Coordinación con las unidades administrativas involucradas en la elaboración, actualización, aprobación y publicación de los manuales de organización. • Coordinar y supervisar el registro y control de los manuales de organización de la APE y lograr que estos documentos se encuentren permanentemente actualizados.
PARA SERVIR
ENTREVISTA CON
ADRIÁN MARTÍNEZ MAXIMIANO
¿Cuántos años lleva laborando en la Administración Pública? Han sido 30 años participando en la Administración Pública, de los cuales cuatro fueron en el Ayuntamiento de Toluca en el Departamento de Organización y Métodos, como analista, cuyas funciones estaban orientadas a la elaboración de procedimientos, formatos y manuales de organización. De mayo de 1994 a la fecha he colaborado en la actual Dirección General de Innovación, antes Dirección General de Organización y Documentación; siempre he desempeñado funciones de desarrollo institucional, tales como elaboración de manuales de procedimientos, formulación y actualización de manuales de organización, organigramas y reestructuraciones administrativas. ¿En qué proyectos está trabajando actualmente? Los proyectos en los que me encuentro trabajando están relacionados con la formulación, actualización, revisión y dictaminación de los manuales generales de organización de las dependencias, órganos administrativos desconcentrados y organismos auxiliares de la Administración Pública Estatal.
Originario de Sultepec, Estado de México, nació el 8 de julio de 1966, es licenciado en Administración de Empresas, egresado de la Facultad de Contaduría y Administración de la Universidad Autónoma del Estado de México. Cuenta con un Diplomado en Gestión Pública de Alta Calidad, actualmente es el titular de la Subdirección de Manuales de Organización, en la Dirección General de Innovación.
¿Cuáles son las tres cualidades que debe tener una persona servidora pública de la APE? Considero de gran importancia tres aspectos fundamentales: Responsabilidad: debe cumplir con las obligaciones que tiene encomendadas y estar comprometida con las actividades que le asignen, realizándolas en tiempo y forma. Iniciativa: debe cumplir con sus funciones, proponer acciones para mejorar su trabajo, plantear nuevos proyectos y, sobre todo, generar resultados de valor, que contribuyan a los objetivos de la organización. Lealtad: tener respeto y fidelidad a su trabajo y hacia la institución donde colabora, así como compromiso para cumplir y hacer que se cumplan los principios de la organización, contribuyendo a que se valore la función del servicio público.
¿Qué consejo aportaría a las personas servidoras públicas para mejorar la calidad de los servicios que se brindan en la APE? Que desempeñen con responsabilidad y compromiso las tareas que les han sido confiadas, que sean asertivas y empáticas con las y los usuarios, además de manifestar calidad humana a la ciudadanía. Mantener siempre una actitud positiva y de servicio público, mostrando en todo momento sentido de pertenencia laboral hacia el Gobierno del Estado de México; que tengan presente que trabajar en el gobierno representa la oportunidad y el privilegio de servir a la sociedad. ¿Qué características distinguen al personal del servicio público de la DGI? El equipo de la DGI y específicamente el personal de la Dirección de Organización y Desarrollo Institucional se ha caracterizado por ser responsable, solidario, leal y con iniciativa, siempre ha tratado de dar lo mejor de si en cada una de las actividades que desempeña. ¿Cuál es su mayor reto como titular de la Subdirección? Mi mayor reto es contribuir en el cumplimiento de los objetivos de la Dirección General de Innovación y, en particular, en los de la Dirección de Desarrollo Institucional, impulsando acciones para mantener actualizados los manuales generales de organización de las dependencias, órganos administrativos desconcentrados y organismos auxiliares de la Administración Pública Estatal. De manera personal, si no trabajara en lo que actualmente labora, ¿a qué le hubiera gustado dedicarse? Me apasiona mi trabajo, he participado en muchos proyectos importantes a lo largo de mi carrera profesional en el Gobierno del Estado de México y eso me hace sentir un servidor público que contribuye en las expectativas de la ciudadanía. Aunque mi perfil profesional se enfoca a la administración privada, siempre me ha interesado la Administración Pública, por abarcar aspectos sociales de mayor alcance.
ENTÉRATE
CONOCE MÁS
Procesos Certificados en la Administración Pública Estatal Micrositio de Mejores Prácticas de la Administración Pública Estatal
La certificación de los diversos procesos sustantivos bajo normas internacionales de calidad, es una herramienta útil para mejorar la calidad de los trámites y servicios que se brindan a la ciudadanía, a través de las unidades administrativas que integran la Administración Pública Estatal.
La Dirección General de Innovación, a través de la Dirección de Gestión de la Calidad y Vinculación Ciudadana, en cumplimiento al compromiso de optimizar los procesos, trámites y servicios de la Administración Pública Estatal, así como con el propósito de generar vínculos de cooperación e intercambio de información entre instituciones y dependencias estatales y federales, que cuentan con experiencias exitosas, en materia de modernización e innovación administrativa; en septiembre del presente año implementó el Micrositio de Mejores Prácticas, el cual se estructuró con la prioridad de ofrecer una ventana para la difusión de las mejores prácticas del Poder Ejecutivo Estatal, con la finalidad de que cada vez más unidades administrativas, compartan aquellos procesos que les han permitido obtener resultados con eficiencia, para que éstos sean adoptados, adaptados y mejorados en otros ámbitos de la administración, y con ello contribuir de una forma activa a la modernización y simplificación administrativa.
Estas acciones han contribuido, entre otros beneficios, a disponer de información fundamental para la toma de decisiones y a la simplificación de los procesos de gestión interna.
En el micrositio encontrarás las prácticas que operan o han operado desde 2015 y que ahora conforman el Catálogo de Mejores Prácticas de la Administración Pública Estatal, asimismo podrás consultar los Estudios Comparativos realizados y publicaciones en esta materia, entre otros temas de interés general. La consulta y búsqueda de información es sencilla, con libre acceso al contenido, puedes encontrarla en la siguiente liga:
http://dgi.edomex.gob.mx/aplicaciones/mejores_practicas/
Actualmente se tienen certificados 188 procesos con la norma internacional ISO 9001-2015, correspondientes a 117 unidades administrativas de la Administración Pública Estatal, cifra de la cual el 83.5% de los procesos certificados se relacionan con áreas sustantivas y adjetivas del Sector Educación.
En la siguiente tabla se muestra la participación de los sectores que a la fecha han certificado procesos bajo esta Norma de calidad.
Sector
Número de procesos certificados
Gubernatura Finanzas Educación Comunicaciones Contraloría Medio Ambiente Justicia y Derechos Humanos
6 8 157 3 4 6 4
TOTAL
188
Unidades administrativas que cuentan con Sistema de Gestión de la Calidad
1 3 109 1 1 1 1 117
NUEVAS TECNOLOGÍAS
DGI EN NÚMEROS
Microsoft Teams, un espacio para trabajar en equipo
POA Resultados primer semestre 2020 Acción
Resultados
% de Participación
Registro de mejores prácticas propuestas en 2020
66
De las cuales el 77% fueron calificadas como mejor práctica
Elaboración de estudios de estructuración y reestructuración organizacional
28
El 37.7% pertenecen a estructuras del Sector Seguridad y Justicia
Revisión y actualización de manuales de procedimientos
626
El 30.4% corresponden a procedimientos del Sector Salud y el 26.8% a Educación
Revisión y actualización de manuales de organización
28
Significa que el 20% de las dependencias y organismos auxiliares mantiene actualizado su manual de organización
Revisión y actualización de reglamentos interiores
25
Procesos certificados en SGC en la Administración Pública Estatal
Representa de manera acumulada que el 29.2% de las dependencias mantiene actualizado su Reglamento Interior
188
El 83% corresponde al Sector Educación
Personas usuarias atendidas en CATGEM
473,921
En promedio 2,604 personas usuarias atendidas por día
Personas usuarias atendidas en módulos de orientación
40,209
En promedio 759 personas usuarias atendidas por día
Recepción de documentos de trámite concluido para su conservación en el AGPE
3’500,295 documentos
Lo que ha permitido descongestionar 125 archivos de trámite en las dependencias del Poder Ejecutivo
Depuración de documentos concentrados en los archivos del Poder Ejecutivo
6 millones de documentos
Depuración que permite tener disponibles 600 metros lineales de estantería para archivar y conservar nuevos documentos
Documentos integrados al Patrimonio Documental (millones)
Sección “A” 145.57 Sección “B” 47.67 Sección “C” 218.74
Representa que 411.98 millones de documentos han pasado a conformar el Patrimonio Documental del Estado de México
Personas servidoras públicas capacitadas en Gestión Documental y Administración de Archivos
1,188
Actividad que ha permitido que el personal involucrado continúe con su profesionalización
ENTÉRATE
Una de las aplicaciones incluidas en las cuentas de correo electrónico oficial para el trabajo en equipo es Microsoft Teams. Teams es una herramienta de comunicación que permite realizar tareas de manera conjunta y en equipo de trabajo para alcanzar un objetivo en común, ayuda a conformar equipos y a generar intercambio de información entre los participantes a través del chat y reuniones de video, asimismo, se pueden ejecutar acciones de almacenamiento de archivos e integración de aplicaciones. Teams es un centro de trabajo donde se pueden editar archivos (Word, Excel, Power Point, etc.) de forma segura, visualizar likes, @menciones y respuestas con sólo un toque. Es un espacio que puede personalizarse como se quiera, añadiendo notas, sitios web y aplicaciones. Teams se encuentra disponible para Windows, MacOS, Linux, Android (compatible con teléfonos y tabletas android) e iOS: (compatible con iPhone, iPad y iPod Touch). Para iniciar sesión y comenzar a usar Teams, se deben seguir estos sencillos pasos: • Inicia Teams en Windows, da clic en Inicio > Microsoft Corporation > Microsoft Teams. En Mac, ve a la carpeta Aplicaciones y da clic en Microsoft Teams. En dispositivos móviles, pulsa el icono Teams.
• Inicia sesión con tu nombre de usuario y contraseña de tu cuenta de correo electrónico oficial.
1 1 2 4 4 5 6 9 13
Jaqueline Frausto Manjarrez Ricardo Rafael Jiménez Álvarez María de los Ángeles Ayala Rogel Carlos Osorio Estrada Fernando Héctor Alva López Francisco Ayala Lagunas Araceli Hernández Salinas José Jesús Velázquez Lira Gerardo Trujillo Díaz 19 21 22 23 23 28 28 30
Acciones relevantes DGI 2020 Unidad de Normatividad y Legislación Administrativa La Unidad de Normatividad y Legislación Administrativa ha participado en la revisión y elaboración de 44 proyectos de ordenamientos jurídicos reglamentarios durante el periodo comprendido de enero a septiembre del año 2020, de los cuales 20 han sido publicados en el Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, de esta forma se ha contribuido a que de manera acumulada el 37.8% de las dependencias y organismos auxiliares que integran la Administración Pública Estatal mantengan actualizado su Reglamento Interior.
Miguel Ángel Cruz Patiño Linda Esmeralda Somilleda Ventura Adriana Acosta Villagrán Miriam Lizeth Mosqueda Bastida María Araceli Sotelo Trujillo Rodrigo Javier Bernal Salazar Karina Aguirre Arellano José Cenobio Córdova Justo
DIRECTORIO
Estas acciones garantizan a las dependencias y organismos auxiliares contar con un marco jurídico actualizado, lo que posibilita el pleno desarrollo institucional, así como la correcta ejecución de sus atribuciones.
Elizabeth Pérez Quiroz Directora General Diana A. Archundia Esquivel Cynthia L. Aguirre Ugarte Karla D. Valverde Alvizu Diseño Editorial
INNOVA INFORMA es un boletín de publicación mensual, editado por la Dirección General de Innovación, Toluca, Estado de México, año 2020. Envíanos artículos de interés y comentarios a: diana.archundia@edomex.gob.mx