No. 8 J U L I O
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11 de julio Día Mundial de la Población
ACÉRCATE SUBDIRECCIÓN DE COORDINACIÓN CON SISTEMAS INSTITUCIONALES DE ARCHIVOS Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS OBJETIVO:
Pedro Ortega García
Sonia Rodríguez Chávez
Ingresó a la DGI 04 / 03 / 2019
Ingresó a la DGI 01 / 08 / 2019
Araceli Valdez Molina Ingresó a la DGI 16 / 06 / 1992
Javier Alejandro Santos Iglesias
Vázquez Montes de Oca
Ingresó a la DGI 16 / 11 / 2018
Brenda Jacqueline Ingresó a la DGI 16 / 01 / 2018
Coordinar el diseño y establecimiento de normas, políticas, programas y procesos que propicien el funcionamiento integral, homogéneo y estandarizado de los Sistemas Institucionales de Archivos que favorezcan la interacción eficaz de las áreas de correspondencia y de los archivos de trámite, de concentración e históricos, así como a la generación y actualización permanente de la normatividad e instrumentos en materia de valoración y disposición documental.
SERVICIOS: • Asesoría técnica en administración de documentos, gestión documental y administración de archivos. • Diagnóstico integral de archivos. Felix Ramos Joven
Diana Cuero Flores
Angélica Alejandra Sánchez Pérez
Efraín Bonifacio Alva
Ingresó a la DGI 18 / 02 / 2019
Ingresó a la DGI 01 / 10 / 2019
Ingresó a la DGI 01 / 08 / 2019
Ingresó a la DGI 01 / 05 / 2017
• Estudio de viabilidad para la creación de unidades documentales y auxiliares de la documentación. • Acuerdo de autorización de baja documental. • Dictamen de valoración documental.
FUNCIONES: • Diseñar procesos técnicos y programas de normalización para mejorar la calidad en los servicios archivísticos, documentales e informativos.
• Establecer mecanismos para garantizar la correcta administración y conservación del patrimonio documental del Gobierno del Estado de México. • Desarrollar y actualizar los lineamientos para la organización y conservación de los archivos.
• Fomentar el aprovechamiento institucional y social de los acervos documentales en el Estado de México.
• Coordinar a las instancias organizativas del Sistema Estatal de Documentación y órganos colegiados en la materia. • Contribuir en la emisión de políticas, procedimientos y normas técnicas para el adecuado funcionamiento de los Sistemas Institucionales de Archivos.
• Asesorar en materia archivística y administración de documentos a las y los titulares de las unidades administrativas de los Poderes del Estado y de los municipios.
• Elaborar criterios para la transferencia e incorporación de la documentación de trámite concluido e histórico.
• Estudiar, analizar y evaluar las condiciones en las que operan los servicios archivísticos de los gobiernos estatal y municipales. • Integrar y operar el Registro Estatal de Archivos.
• Atender a las dependencias y entidades de los Poderes del Estado y de los municipios para constituir unidades documentales y auxiliares de la documentación.
• Participar en la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos. • Integrar el proyecto de Catálogo de Disposición Documental.
• Desarrollar disposiciones administrativas relacionadas con la conservación y custodia de los documentos históricos. • Coordinar la atención de las solicitudes de valoración y de baja documental presentadas por las unidades administrativas.
• Registrar y conservar las copias de los inventarios de documentación correspondiente a las entidades de la Administración Pública Estatal (APE) en proceso de liquidación o extinción. • Registrar y atender las directrices y criterios emitidos por el Consejo Nacional de Archivos y el Sistema Estatal de Documentación del Estado de México.
• Supervisar el diseño, aplicación de políticas y procedimientos para la administración, preservación y conservación de la documentación generada por las dependencias y organismos auxiliares de la APE.
• Vigilar que las actividades de organización, descripción, valoración, selección, transferencia y administración de documentos se efectúen conforme a los principios archivísticos y a las normas nacionales y estatales aplicables. • Dar seguimiento a la investigación de fondos y archivos de interés público que se encuentren en peligro de destrucción, desaparición o pérdida. • Vigilar que las unidades archivísticas de la entidad cumplan con las normas y técnicas establecidas respecto a la valoración y selección de los documentos oficiales.
Originaria de Santa Cruz Atizapán, Estado de México, es licenciada en Ciencias de la Información Documental, egresada de la Universidad Autónoma del Estado de México.
PARA SERVIR
Cursó los diplomados en Administración de Documentos; Informática; y Sistemas de Gestión de la Calidad. Durante 2018 fue profesora en la Universidad Autónoma del Estado de México y ha sido facilitadora del diplomado “Organización y Administración de Archivos”.
ENTREVISTA CON ARACELI VALDEZ MOLINA ¿Cuántos años lleva laborando en la Administración Pública? Tengo 28 años como servidora pública del Gobierno del Estado de México; inicié mi actividad laboral en la Dirección General de Innovación, participando en diferentes áreas como el Centro General de Información y Documentación de la Gestión Gubernamental, en la Unidad de Normatividad y Desarrollo Técnico, en el Departamento de Dictaminación y Depuración de Documentos y en la Subdirección de Patrimonio Documental, siempre adscrita a la actual Dirección de Administración y Servicios Documentales. En julio de 2016, fui designada Jefa del Archivo General del Poder Ejecutivo y de marzo de 2019 a la fecha soy titular de la Subdirección de Coordinación con Sistemas Institucionales de Archivos y Administración de Documentos. ¿En qué proyectos está trabajando actualmente? Los proyectos en los que me encuentro colaborando están relacionados con el diseño y elaboración del Registro Estatal de Archivos 2020; con la formulación de normas administrativas y técnicas en materia de administración de documentos, gestión documental y administración de archivos; con la implementación de los Sistemas Institucionales de Archivos y con la disposición y baja documental. ¿Cuáles son las tres cualidades que debe tener un servidor público de la APE? La vocación de servicio; es decir, debe estar convencido y tener la pasión de servir, de mantener siempre una actitud de buen trato a la población usuaria. El compromiso a “entender, atender y resolver” las necesidades de aquellos a los que servimos y nos debemos, orientando nuestros esfuerzos a su satisfacción y a la superación de sus expectativas.
La lealtad, principalmente a la institución en la que nos desarrollamos, al equipo de trabajo y a nosotros mismos, en nuestros principios y valores. ¿Qué consejo aportaría al personal del servicio público para mejorar la calidad de los servicios que se brindan en la APE? Realizar el trabajo con pasión, apropiarse de él, buscando dar la mejor atención y calidad en los servicios que ofrecemos en todo momento, y mostrar empatía hacia los demás. ¿Qué características distinguen al personal del servicio público de la DGI? La gran vocación de servicio, la lealtad, el compromiso a la institución y el gusto por desarrollar las actividades encomendadas. ¿Cuál es su mayor reto como titular de la Subdirección? Consolidar la implementación, instalación y funcionamiento de los Sistemas Institucionales de Archivos en la APE. De manera personal, si no trabajara en lo que actualmente labora, ¿a qué le hubiera gustado dedicarse? El diseño de sistemas computacionales es un tema que me encanta, me atrae mucho el saber que mediante la creatividad se pueden desarrollar sistemas para facilitar el quehacer cotidiano de la sociedad ante una nueva cultura digital.
DGI EN NÚMEROS El RETyS es una plataforma que permite el acceso público al catálogo de trámites y servicios que brindan las dependencias y organismos auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal, para conocer, entre otros datos, los requisitos, plazos y cargas tributarias vía internet, con la finalidad de que las y los usuarios cuenten con información para iniciar la gestión de un trámite o servicio. Este catálogo es administrado por la Comisión Estatal de Mejora Regulatoria, conforme a lo establecido en los artículos 35, 37 y 38 de la Ley para la Mejora Regulatoria del Estado de México y Municipios. Actualmente la Secretaría de Finanzas tiene un registro total de 138 trámites o servicios, de los cuales 19 corresponden a la Dirección General de Innovación, que representan el 14% del total.
Dirección de Administración y Servicios Documentales
Cantidad de trámites o servicios Gestión interna Gestión ciudadana 10
2
Subdirección de Vinculación Ciudadana
-
3
Subdirección de Calidad y Normalización
3
-
Subdirección de Mejores Prácticas
1
-
14
5
TOTAL
Consulta los trámites o servicios en: http://edomex.gob.mx/tramites_servicios?busqueda=1
PERSONAL QUE CAUSÓ BAJA Celia Gabriela de la Colina Alva Lic. en Psicología Directora de Gestión de la Calidad y Vinculación Ciudadana
David Rodríguez Reyes Asistente Telefónico
Jaqueline Frausto Manjarrez
Valeria Orozco Mercado
Marcos César Leocadio Hernández
Diana Laura Julio Antonio
Lic. en Ciencias de la Información Documental Departamento de Profesionalización Archivística Ing. en Tecnologías de la Información y Comunicación Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística
REGISTRO ESTATAL DE TRÁMITES Y SERVICIOS (RETyS)
Unidad administrativa
PERSONAL DE NUEVO INGRESO A LA DGI 2020
Omar Enríquez Álvarez P. de Lic. en Pedagogía CATGEM
Lic. en Ciencias de la Comunicación CATGEM Lic. en Ciencias de la Información Documental AGPE
Claudia Guadalupe Lizárraga Rivera
Mtra. en Dirección de Proyectos Dirección de Organización y Desarrollo Institucional
RECONOCIMIENTO AL SERVIDOR PÚBLICO
Fermín Trinidad San Juan Técnico en Administración
Responsable del área de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Delegación Administrativa en la Dirección General de Innovación. Es un servidor público honesto y comprometido con sus labores, ingresó a la DGI el 16 de enero de 2005, mediante la modalidad de contrato por tiempo determinado; sin embargo, por su calidad de servicio, y su buen desempeño laboral y profesional fue promovido, gradualmente, hasta alcanzar funciones de confianza. El alto compromiso con el que desempeña sus funciones en el área de Recursos Materiales y Servicios Generales, así como su actitud de servicio, lo han llevado a ser un elemento fundamental para la Delegación Administrativa, destacando su contribución en el seguimiento de los procesos adquistivos de la DGI. En 2019 fue Acreedor al “Estímulo al Desempeño”.
EN LA OFICINA HOME OFFICE
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ESTABLECE UNA RUTINA • Programa tu alarma a la misma hora de siempre y sigue con tu rutina matutina de todos los días.
VÍSTETE
Recomendaciones para trabajar desde un lugar diferente a la oficina
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TOMA DESCANSOS
• Parte de esta nueva rutina incluye vestirte, no caigas en el mal hábito de quedarte en pijama todo el día.
5
APRENDE CUÁNDO DEJAR DE TRABAJAR
• Busca ser disciplinado o disciplinada en las actividades que planeaste.
• Establece tiempos de trabajo, seguidos por un descanso para promover la concentración.
USA LA TECNOLOGÍA • Gracias a la tecnología puedes estar conectado o conectada como siempre con tus compañeros o compañeras de trabajo, las aplicaciones de videoconferencia como FaceTime o Zoom facilitan hablar “cara a cara” sobre temas importantes.
CONOCE MÁS REINGENIERÍA DE PROCESOS Consiste en la revisión y rediseño radical de los procesos de trámites y servicios ciudadanos a cargo del Poder Ejecutivo Estatal, con el propósito de alcanzar mejoras en su rendimiento, a partir de criterios de calidad, oportunidad, rapidez, sencillez y reducción de costos. Los beneficios de la reingeniería son: sencillez para facilitar la administración y control del proceso; menores costos por reducción o eliminación de duplicidad de funciones, trabajos que no agregan valor, retrabajos y errores, reducción del ciclo del proceso; mayor satisfacción de la ciudadanía como resultado de un mejor desempeño administrativo; cambio en la percepción de la imagen de la organización y del gobierno; así como un mejor clima organizacional. La siguiente tabla resume con claridad aspectos que marcan el alcance de la reingeniería, respecto de temas de rediseño y mejora de procesos. CARACTERÍSTICA
Derivado de la contingencia sanitaria, en 2020 sólo habrá un periodo de verificación, por lo que los propietarios de automóviles que hayan obtenido una constancia de verificación vehicular durante el presente año, por única ocasión, será válida hasta el próximo periodo en el primer semestre 2021. La verificación vehicular 2020, sólo se realizará mediante cita, previamente programada, la cual se puede solicitar a través de la siguiente dirección electrónica: http://smahologramas.dsinet.com.mx/RegistroCitas La verificación vehicular única se deberá realizar antes del 31 de diciembre del 2020, conforme al último dígito de las placas de circulación, de acuerdo con lo siguiente:
Terminación de placa
Plazo a partir del reinicio de actividades de los CVECA
7u8
30 días naturales
3o4
60 días naturales
1o2
90 días naturales
9o0
120 días naturales
DIRECTORIO
Publicado en el Periódico Oficial, “Gaceta del Gobierno”, el 29 de abril de 2020. http://legislacion.edomex.gob.mx/sites/legislacion.edomex.gob.mx/files/files/pdf/gct/2020/may293.pdf
Elizabeth Pérez Quiroz Directora General Diana A. Archundia Esquivel Cynthia L. Aguirre Ugarte Karla D. Valverde Alvizu Heber Z. Castillo Almaraz Diseño Editorial
INNOVA INFORMA es un boletín de publicación mensual, editado por la Dirección General de Innovación, Toluca, Estado de México, año 2020. Envíanos artículos de interés y comentarios a: diana.archundia@edomex.gob.mx
MEJORA
Reestructuración
Mejora evolutiva
Punto de partida
Proceso existente
Proceso eficiente
Proceso existente
Objetivo de cambio
Cambio inicial satisfacción de la /del cliente
Rediseño de una parte del proceso
Actualización, eficiencia o satisfacción de la /del cliente
Tipo de cambio
Radical
Estructural
Incremento
Periodicidad de cambio
Descontinuado
Intervalos intermedios
Continuo
Organización de cambio
Proyecto
Proyecto o grupo de trabajo
Dentro de operaciones
Impulsor de cambio
Directora/or
Dueña/o del proceso
Cualquier actora /actor
Impacto de cambio
Transversal
Proceso, subproceso
Dentro de un subproceso
Cultural
Cultural
Cognitivo
Procesal
Procesal
Procedimiento, regla de negocio
Estructural
Estructural
RIESGO
Verificación vehicular única en 2020
REDISEÑO
Proceso nuevo
Fuente: https://mymodernmet.com/es/tips-como-trabajar-casa/
ENTÉRATE
REINGENIERÍA
Enfoque
ALTO
MEDIO
Costo calidad y tiempo BAJO
Cumpleaños 1 1 4 8 11 14 15 16 16 17 19 19 20 22 23 24 24 31
Leticia Romero de la Cruz Diana A. Archundia Esquivel Silvia Jaimes Ortiz Adrián Martínez Maximiano Mercedes Colín Pérez Fernando López Domínguez Socorro Pulido González Armando Sanabria Torres Berenice Guadarrama Carrillo Tania Guadalupe Carmona Jiménez Blanca Magdalena Ávila Espino Guadalupe Salgado Vázquez Maricela Estrada Rodríguez María Elena Arias Tapia Diana Laura Julio Antonio Rafael Alejandro Contreras Carmona Juan Manuel García Sánchez Ignacio Bernal Guerrero