BENCHMARKING “Invertir en conocimientos produce siempre los mejores beneficios”. -Benjamín Franklin
1.INTRODUCCIÓN Actualmente las empresas se enfrentan a mercados cada vez más globalizados y competitivos, lo que produce una dependencia constante de información sobre el desarrollo de nuevas metodologías de organización que les permitan absorber y adaptar rápidamente los cambios tecnológicos y estratégicos que se van produciendo en el mercado y en la economía mundial. En este entorno, las organizaciones deben ir superando sus puntos críticos y lograr una posición delante de su competencia. El problema que se plantea es cómo poder localizar con mayor eficacia esos fallos, sus respectivas soluciones y sobre todo buscar la mejor forma de optimizar los recursos con los que se cuenta. En este contexto es donde aparece el benchmarking, convirtiéndose en una herramienta fundamental que permite detectar y aplicar los mejores procesos para obtener una mejor calidad y una mayor productividad, basándose en las experiencias por las cuales atravesaron las empresas líderes del mercado. Un tipo de benchmarking en sentido estricto, se ha venido aplicando a lo largo de toda la vida en la gestión empresarial. Sistemáticamente los distintos departamentos de las empresas son comparados, puestos en relación con otros homólogos. Así una unidad comercial es medida en función de lo que hacen otras de la misma empresa, pero también del crecimiento de su mercado, del de la competencia, etc. Sin embargo no es en este tipo de benchmarking en el que nos vamos a centrar, nos hemos enfocado en una visión mucho más moderna y a la vez mucho más antigua, y es que se reduce a tomar como referencia a los mejores, y adaptar sus métodos, sus estrategias, copiar (dentro de lo legal) lo que se pueda copiar. Las compañías de clase Mundial que avanzan a grandes pasos han utilizado este tipo de prácticas exitosas. Y ha habido un desarrollo acelerado pues en la actualidad cada vez son más las empresas que hacen uso de esta herramienta. En este proyecto se presentará primeramente una breve descripción
histórica sobre el concepto, para tener una idea clara sobre cuáles han sido los pasos o la evolución del mismo que lo han llevado a convertirse en una herramienta tan usada y valiosa para la mejora de las empresas que la utilizan. Continuaremos con la presentación de los distintos tipos de definiciones sobre Benchmarking, los cuales nacen de los estudios, experiencias e investigaciones que han llevado a cabo varios autores. Seguidamente haremos un breve análisis sobre los diferentes tipos de benchmarking que podemos llevar a cabo en nuestra compañía, así como las fases que debemos seguir para su correcta implantación. Por otra parte descubriremos cuáles son sus riesgos y beneficios, así como los factores claves de éxito. Para culminar expondremos un caso práctico sobre la comparación de dos comercios de ventas de cosméticos y accesorios para llegar a la conclusión de que el Benchmarking es una fórmula aplicable en cualquier tipo de empresas y no sólo en las grandes organizaciones. Dando a conocer cómo la implantación de una estrategia de Benchmarking, puede contribuir a aumentar el margen de competitividad de su empresa.1 1.1 ORIGEN Y CONCEPTUALIZACIÓN DEL BENCHMARKING El concepto Benchmarking era empleado en topografía para establecer un punto de referencia para que a raíz de él realizar trabajos de medición de terrenos en una zona. Este concepto, como tal, se atribuye a una publicación “Benchmarking: The Search for industry Best Practics which Lead to Superior Performance”, escrita por Robert C. Camp en 1989. En ella narra el resurgimiento de una compañía que atravesó una grave crisis y que gracias a la implantación del benchmarking llegó ese mismo año a ganar el Premio Nacional de Calidad Malcolm Baldrige. La empresa Xerox, en el año 1979, inició un proceso que posteriormente se denominaría benchmarking competitivo. Xerox examinó sus costos de producción unitarios para poder compararlos con sus competidores japoneses, los cuales vendían sus productos al precio que a esta compañía les costaba producirlas. Gracias a que examinaron exhaustivamente la composición de las máquinas de la competencia, encontraron nuevos elementos que abaratarían la fabricación de las máquinas. Podemos dividir el Benchmarking en dos épocas. La primera hace un uso del concepto como una herramienta que mejore la competitividad de la empresa, diferenciándola de imitadores. Se trata de un proceso continuo, el cual compara los objetivos empresariales con las mejores prácticas de las empresas que se consideran excelentes y líderes en su sector. Camp nos lo define como: “Benchmarking es la búsqueda de las prácticas de la industria que conducen a un desempeño excelente” En la segunda época, el Benchmarking nos plantea estudiar el cómo la empresa ha logrado establecerse como líder en el sector. Los autores
insisten que el benchmarking, no se basa fundamentalmente en saber cuáles son las mejores prácticas, sino que mide la capacidad de comprender cómo hacer las cosas de manera más eficiente y eficaz. Silvia Coldling, en su libro titulado ‘Benchmarking’ editado en el año 2000, afirma que dicho concepto se está convirtiendo en una forma eficaz de transmisión de conocimiento y nuevas ideas a raíz de las vivencias de otras empresas. La autora lo describe como una forma de desarrollar mejores prácticas, de aprender de otras entidades, organizaciones y culturas. El proceso no termina con el aprendizaje organizativo, sino con la creación de un plan de acción que consiga convertir el conocimiento en mejoras para le empresa. 7 Por último comentaremos lo que señala Garvin Chow, en su publicación ‘Building a Learning Organización’ en 1993, el Benchmarking como: “El Benchmarking es un proceso formal que comienza con la exhaustiva búsqueda e identificación de las organizaciones con las mejores prácticas, continúa con un estudio detallado de las prácticas y la performance de la propia organización, progresa a través de visitas y entrevistas sistematizadas a las empresas identificadas, y concluye con el análisis de resultados, desarrollo de recomendaciones e implantación del conocimiento adquirido.” 1 2. DESARROLLO OBJETIVOS DEL BENCHMARKING El fin del benchmarking nace con la necesidad de definir objetivos que sean razonables y alcanzables, para ello es necesario que se centren en el entorno externo de la empresa, dejando a un lado el entorno interno y las tendencias pasadas de la compañía. El beneficio que podemos obtener del benchmarking es la ayuda que nos presta para poder ampliar las expectativas y la confianza de nuestros clientes. Para poder llegar hasta ese punto las empresas competitivas deben estar continuamente cambiando y adaptándose al mercado. Por ello es necesario motivar al personal para que confíen en una organización y por lo tanto conseguir los nuevos objetivos trazados: - Primero, el personal debe identificar una necesidad de cambio. - Segundo, deben identificar qué quieren cambiar y el porqué. - Tercero, diseñar un plan que les ayude a ejecutar el cambio. Existen dos tipos de objetivos: el general y el específico. Los objetivos generales de cualquier proyecto de benchmarking son: - Analizar los resultados de otras compañías que han tenido éxito en nuestro sector. - Definir cómo poder obtener esos resultados.
- Hacer una base de datos para establecer objetivos y estrategias, para posteriormente ejecutarlos en la compañía. Los objetivos específicos, evidentemente, depende de qué tipo de proyecto se está elaborando y en qué sector. Pero en la mayoría coinciden estos: - Establecer la fase de planificación estratégico. - Descubrir cuáles son las mejores prácticas para alcanzar los resultados deseados. - Analizar la situación económica y en qué posición en el mercado está nuestra compañía de estudio. - Aplicar herramientas novedosas y de última generación del sector en la compañía. - Entablar relación con aquellas empresas que deseamos analizar, para facilitar el intercambio de información. No es objetivo de un proyecto la comparación de una compañía con respecto a otras para establecer unas clasificaciones, ya que, si lo hacemos así, este procedimiento no nos aportará ningún instrumento de valor. TIPOS DE BENCHMARKING A. BENCHMARKING COMPETITIVO: Es una forma un tanto complicada ya que las compañías, empresas o productos a analizar no están generalmente interesadas en ayudar al estudio. La recopilación de datos, que es la labor en la que se emplean más recursos, se hace más difícil puesto que no es una colaboración, sino una competencia en el completo sentido de la palabra. El benchmarking competitivo implica medir las funciones, procesos, actividades, productos o servicios comparándolos con los de los competidores y busca mejorar los propios para que sean los mejores en su clase, o por lo menos mejores que los de sus competidores. Recoger y analizar los datos sobre los competidores permitirán conocer, como es la competencia y se podrá valorar con precisión el resto de la información. B. BENCHMARKING COOPERATIVO O COLABORADOR: El benchmarking cooperativo o colaborador es el más utilizado ya que es el más fácil de practicar. La empresa u organización que desea mejorar su actividad contacta a las mejores empresas de su clase y busca compartir conocimientos para beneficio propio. Un factor clave es asegurar la cooperación para que las compañías objetivo puedan dar lo suficiente a las empresas que están desarrollando el benchmarking. C. BENCHMARKING INTERNO: Este cosiste en que algunas empresas identifican las prácticas del mejor, y extienden el conocimiento sobre estas a otros grupos de la organización. El benchmarking interno es utilizado como el primer paso a lo que será
un estudio dirigido hacia el exterior. Este permite al equipo de benchmarking realizar un óptimo aprendizaje, desarrollar o aumentar los conocimientos básicos sobre el tema estudiado y tendrán menos reservas para compartir información con los colegas de otras compañías. Facilita al equipo brindar más a los directivos de las compañías objetivos cuando se busca que cooperen o colaboren con estudio. Las tres clases de benchmarking buscan impulsar a los directivos para que miren hacia fuera de sus organizaciones, hacia sus competidores o a otras compañías que sean las mejores en su clase, y usar el conocimiento colectivo para fortalecer la propia organización.3 ETAPAS DEL BENCHMARKING
PLANIFICAR ¿Qué procesos deseo medir? ¿Con qué empresa quiero compararme? ¿Cómo vamos a medir las diferencias? PLANIFICAR PLAN DE ACCIÓN SEGUIMIENTO Y ACCIONES DE MEJORA RECOGIDA DE DATOS ANÁLISIS DE DATOS BENCHMARKING • Habrá que formar un equipo de Benchmarking. Parece aconsejable que cualquier empresa que esté iniciando su andadura en el campo del BM, cuente con un conjunto de recursos humanos y materiales que hagan posible la realización de proyectos de BM. Estos proyectos, además de servir para que se conozca la actividad de BM en la empresa, también pueden facilitar la difusión de la visión de la misma a través de sus procesos (en el caso de que no exista dicha visión). Están constituidos normalmente por: - Gerente del proyecto: planifica, organiza, dirige y controla el proyecto de benchmarking. Además, eslabona los resultados con otras unidades organizacionales.
- Recopiladores de datos/analistas: desarrollan y emplean técnicas de benchmarking para recopilar, analizar y presentar datos. - Grupos de apoyo de benchmarking: proporcionan apoyo a los equipos de benchmarking RECOGIDA DE DATOS Procedentes del socio de benchmarking o generales siempre que sean fiables y coherentes con la actividad propia de la empresa para su posterior análisis. ANÁLISIS DE LOS DATOS Una vez recopilada la información del socio de BM y comprobada su fiabilidad y coherencia con las preguntas que se formularon, es preciso evaluar sus resultados y elementos causales, compararlos con, los propios e identificar diferencias y oportunidades de aplicar mejoras. PLAN DE ACCIÓN a) Estudio de alternativas de acción para corregir las diferencias. Una vez identificadas las causas de las diferencias, el equipo de BM deberá estudiar los cambios que es necesario introducir en el proceso actual, así como en los planes de futuro existentes para el mismo (por ejemplo: un plan de inversiones). b) Establecer diferentes objetivos de mejora para eliminar las diferencias entre los elementos causales actuales y aquellos ideales que convertirían a la empresa en una de "primera clase". Estos objetivos se elegirán de acuerdo con su importancia para los clientes. c) Identificar diferentes alternativas de acción que tiendan a lograr el conjunto de objetivos de mejora anteriores, mediante la adaptación de los procesos propios, incorporando nuevas ideas o sustituyéndolos completamente, a través de un cambio, controlado realizado en el menor tiempo posible. Conviene destacar que al estudiar en profundidad dichas alternativas, puede detectarse la posibilidad de obtener resultados mejores o peores de los inicialmente establecidos como objetivo. Siempre que se presente esta situación, habrá que tenerla en cuenta a la hora de seleccionar los objetivos; y las alternativas de acción. d) Seleccionar las alternativas de acción que se consideren mas apropiadas para alcanzar los objetivos establecidos, teniendo en cuenta: • La importancia de dichos objetivos para los clientes. • Las repercusiones que los cambios originados por la futura. puesta en practica de las referidas acciones puedan tener en otras áreas de la empresa. • El costo y el tiempo que implican tales acciones.
• La resistencia que pueda encontrarse a la introducción de los cambios. En base a este estudio se podrá decidir posteriormente la conveniencia o no de acometer acciones seleccionadas para lograr el nivel de actuación establecido por el equipo de BM. SEGUIMIENTO Y ACCIONES DE MEJORA Antes de pasar a la siguiente fase, el equipo de BM elaborará un informe sobre el trabajo realizado con el fin de facilitar las actividades de las fases posteriores, así como para dejar constancia de las conclusiones obtenidas y de los procedimientos y razonamientos empleados. Este informe consta de las siguientes partes: • Resumen. Incluye el detalle de los resultados clave, conclusiones, y recomendaciones. • Descripción del estudio. Incluye la descripción del proceso objeto de BM, las métricas utilizadas, la relación de socios potenciales considerada y la argumentación de las conclusiones.4 3. ASPECTOS DEL BENCHMARKING. Benchmarking ha sido presentado como una herramienta para la mejora de las prácticas dentro de los negocios y así llegar a ser más competitivos dentro de un mercado cada vez más difícil, sin embargo, hay aspectos que es importante revisar. Entre los aspectos tenemos la calidad, la productividad y el tiempo. CALIDAD: Cuando se decide aplicar una estrategia de calidad, se están involucrando actividades de planificación, organización y análisis que responden a objetivos específicos de aprendizaje, orientados a descubrir, emplear, adaptar nuevas estrategias para las diversas áreas de la organización. Es importante saber la forma en que las otras empresas forman y manejan sus sistemas de calidad, aparte de ser usado desde un punto de vista de calidad conforme a la calidad percibida por los clientes. También podemos hablar de calidad en relación a las normas para que se cumplan las especificaciones y estándares de calidad predefinidos. Por último dentro del aspecto de calidad se puede tratar el desarrollo de la organización, el enfoque, el desarrollo de los recursos humanos, el compromiso, así como el entrenamiento. PRODUCTIVIDAD: El benchmarking de productividad es la búsqueda de la excelencia en las áreas que controlan los recursos de entrada y la productividad puede ser expresada por el volumen de producción y el consumo de recursos los cuales pueden ser costos o capital. Ninguna herramienta de calidad y productividad se vale por sí misma para solucionar todo lo que una organización necesita a nivel competitivo, pues ellas
conducen al logro de objetivos específicos propios. En cambio, el benchmarking es una herramienta con un amplio foco debido a que se aplica desde el conocimiento y la comprensión de las necesidades de los clientes hasta el servicio de post venta. TIEMPO: El estudio del tiempo, simboliza la dirección del desarrollo industrial en los años recientes. El tiempo se ha convertido en un factor potenciador de ventas, administración, producción y distribución y con ello se ha conseguido una mayor productividad. El desarrollo de programas enfocados en el tiempo ha logrado recortar los tiempos de entrega y por este motivo se consigue una mayor competitividad.2 3.1 VENTAJAS E INCONVENIENTES Es un proceso que permite mejorar una actividad dentro de una empresa y organización, por lo tanto hay que tener presente todos sus beneficios: - Es una excelente herramienta de mejora continua, ya que permite conocer información importante para la organización. Exige el estudio continuo de los propios procesos de trabajo y el de otras empresas detectando continuamente oportunidades de mejora. - Es útil para hacer pronósticos del comportamiento del mercado, al estudiar los efectos de estrategias similares puestas en práctica por otras organizaciones, permitiendo en un corto plazo de tiempo establecer objetivos alcanzables y concretos. - Se promueve el trabajo en equipo, lo que hace más llevadera la implantación de nuevas ideas para mejorar el rendimiento del equipo de trabajo. - Conocer con suficiente anterioridad nuevas tendencias y direcciones estratégicas y en función de estas gestionar adecuadamente el cambio. - Permite conocer también la posición relativa frente a empresas del propio sector o de otros, evitando el estancamiento y ofreciendo diferentes alternativas. - Es una buena herramienta para reunir información necesaria sobre el desempeño para cambiar los procesos vitales de la organización. Permite a las organizaciones invertir en un proceso de aprendizaje y aplicar lo que aprendieron directamente a los problemas de su negocio. Existen críticas habituales del benchmarking, en las cuales incurren muchas organizaciones al practicarlo de forma deficiente, haciendo probablemente más daño que bien: - Es un proceso difícil que necesita mucho compromiso para tener éxito. - No es un proceso que deba elegirse cuando se investigan cuestiones rutinarias o de baja o mediana importancia, debe reservarse a cuestiones de importancia vital.
- El miedo de las organizaciones a adoptar políticas de las cuales no tienen mayor conocimiento debido a que son originadas en otros lugares y de las cuales no se tiene certeza alguna. - El sentido de competitividad evita el flujo de libre información que el método requiere para el mismo.5 4.CONCLUSIONES Gracias al benchmarking conseguimos tener una actitud crítica con lo que estamos haciendo en nuestro negocio. Fomenta la auto evaluación o análisis interno, teniendo en cuenta el exterior; es decir, hace que la dirección y las personas implicadas en el proceso estén alerta de las posibles mejoras, en base a lo que ocurre en otras organizaciones externas. Como toda alternativa, y no iba ser menos el benchmarking, no siempre son eficaces y pueden dar el caso de fallar. 5.REFERENCIAS 1 C. Camp, Robert, Benchmarking, Editorial Panorama Editorial S.A., México. 2 J.Spendolini, Michael, Benchmarking, Grupo Editorial Normal, Colombia, 1994. 3 Ochoa Laburu, Carlos, “Una revisión teorica de la herramienta de benchmarking”, 12, mayo 2015 4 https://www.losrecursoshumanos.com/objetivos-y-fundamentos-del-benchmarking/ 5 http://www.losrecursoshumanos.com/objetivos-y-fundamentos-del-benchmarking/ 6 http://www.redfp.com/web/guest/objetivos 7https://translate.google.es/translate? hl=es&sl=en&u=https://hbr.org/1993/07/building-alearning-organization&prev=search
6. VIDEOS https://youtu.be/G5Nasb-Ag6M
El benchmarking qué significa esta palabra en inglés significa analizar las mejores prácticas de su industria esto es a través de vernos a nosotros mismos nuestras propias ideas no vamos a encontrar los grandes resultados tenemos que encontrar a alguien que esté en nuestro mismo negocio que esté haciendo algo extraordinario y que además genere riqueza de ello y eso es el benchmarking precisamente es tratar de buscar y entender las prácticas de marketing que hacen las empresas de su negocio en particular. https://youtu.be/qxytpDtTzyo El benchmarking es el proceso de comparación de un negocio con la competencia ya sea directa o indirecta, así como también otros negocios líderes en otras industrias o mercados el objetivo del benchmarking es encontrar estrategias ganadoras mediante las comparaciones y aplicarlas al negocio propio el benchmark busca comparar un producto o servicio con lo mejor del mercado para así generar ventajas fundamentales en diversos ámbitos como en la calidad y la productividad.
PREZI: https://prezi.com/1wmolf4qsbxr/benchmarking/