L’animation et l’événementiel, tout un programme ! Events and shows, An all-star line-up!

Il se passe toujours quelque chose dans le Vercors ! Ce presque slogan pourrait être celui des responsables de l’animation des offices de tourisme que nous avons rencontrés afin de mieux cerner l’essence de leurs différentes missions. Something is always happening in Vercors! This could almost be the slogan for the tourist office events managers we met recently, who told us more about their different jobs and responsibilities.

PAR MURIEL GAUTHIER

S’il est une qualité requise pour exercer les fonctions de responsable de l’animation au sein des offices du tourisme, c’est bien la polyvalence. Doublée d’une facilité d’adaptation à toute épreuve, comme nous l’expliquent Noémie Romancant, Emeline Dhien, Sandrine Garboud-Billot et Bastien Peltier, dont la fonction consiste à offrir tout au long de l’année depuis leur office de tourisme respectif d’Autrans-Méaudre en Vercors, Corrençon en Vercors et Villard de Lans, des animations et évènements pour tout public. Pour Vercors Inside, chacun aborde ici l’un des aspects de ce métier multicompétences, fait d’échanges, de partages et d’expériences. Imaginez que nos quatre protagonistes effectuent tous à peu près les mêmes tâches et vous aurez une idée complète de leur métier.

Depuis son bureau de Méaudre, Emeline Dhien, titulaire d’un DEUST animation de l’Université de Lyon, imagine des évènements et animations aussi diversifiés que la Foire bio, la fête du village, Les Z’elles Blanches (événement 100% féminin-sport et bien-être), une chasse au trésor, des parcours patrimoine ou encore le marché de Noël… et les prépare « de A à Z », comme elle le relève avec malice. Pour cet inventaire à la Prévert, le déroulé est sensiblement le même. Recherche de prestataires, inscriptions, estimation des besoins logistiques en lien avec les services techniques, mise en place de la sono et parfois prise du micro, coordination des bénévoles, nombreux à venir aider… Il faut penser à tout ! « Ma plus grande satisfaction est de voir les sourires sur les visages des participants lors des évènements » confie-t-elle. Nouvelle recrue très proche du milieu artistique, Sandrine Garboud-Billot est responsable de la programmation à Corrençon en Vercors. Diplômée d’un BTS Tourisme et Loisirs, elle s’est fait une spécialité des spectacles et concerts, proposés une fois par semaine durant l’été. Elle programme aussi des spectacles destinés aux enfants, souvent interactifs et avant tout ludiques. Sa sélection est le fruit de recherches constantes, entre visionnages des nombreuses vidéos d’artistes reçues et premières de spectacles auxquelles elle n’hésite pas à se rendre. « Je privilégie les concerts et spectacles dynamiques et festifs, souvent intergénérationnels » précise-t-elle.

If there was just one quality required for working as an events manager at any of the local tourism offices, versatility would be it. An ability to adapt under any circumstances also certainly helps, as we learned from Noémie Romancant, Emeline Dhien, Sandrine GarboudBillot and Bastien Peltier. They work at their respective tourist offices in Autrans-Méaudre en Vercors, Corrençon en Vercors and Villard de Lans, organizing activities and events for the public all year round. For Vercors Inside, each of them talked about one of the aspects of this multi-talented profession defined by sharing, dialogue, and experiences. If you imagine that our four interviewees essentially all carry out the same tasks, you will have an idea of the full scope of their professions.

From her office in Méaudre, Emeline Dhien, who graduated from the University of Lyon with a qualification in Events and Management, organizes a vast range of activities and events including organic fairs, village fetes, Les Z’elles Blanches (a women’s sports and wellness event), a treasure hunt, heritage walks, and the Christmas market. She prepares them “from A to Z,” as she likes to say. The process is the same for each of these highly varied events, including identifying service providers, registrations, evaluating logistical needs alongside the technical departments, installing sound systems and often microphones, and coordinating the many volunteers who come to help. Nothing can be left to chance! “My greatest satisfaction is seeing the smiles on people’s faces when they come to the events,” she says. Sandrine Garboud-Billot is a new recruit with close ties to the arts scene, and works as head of programming in Corrençon en Vercors. Having graduated with a Tourism and Leisure qualification, she specializes in shows and concerts, which are offered once a week during the summer. She also organises shows for children, which are often interactive and always lots of fun. Her selection is the result of constant research, which includes watching countless videos sent in by artists and attending premiers for a host of different productions. “I focus on dynamic, festive shows and concerts, which often appeal to different generations,” she says.

Emeline Dhien

FOCUS OUTDOOR

DR

Bastien Peltier Sandrine Garboud-Billot

DR Noémie Romancant

Une fois les évènements choisis et la programmation établie reste leur diffusion auprès du plus grand nombre afin d’assurer leur succès. Noémie Romancant, titulaire d’un Master Loisirs, Environnement, Sport et Tourisme de l’Université de Grenoble, nous raconte sa quête d’informations auprès des associations et organisateurs selon un rétro-planning très strict, la relecture minutieuse puis l’enregistrement sur le site de l’Office du Tourisme et enfin la mise en page de la version papier - 12 à 24 pages, maquettées, relues et corrigées en 2 jours ! - ouverte depuis peu à la publicité et éditée toutes les deux semaines durant la haute saison. Ainsi, entre 13 000 et 18 000 exemplaires des programmes sont imprimés et distribués auprès des commerçants et autres lieux fréquentés par le public, au rythme de quatre publications en hiver et six en été. Soutenue par une promotion auprès des médias locaux, la programmation des activités, spectacles et évènements proposés par les communes remporte toujours un franc succès.

Organiser des évènements c’est aussi respecter un cahier des charges extrêmement précis. Diplômé d’un Master et d’un SSIAP 3 (Service Sécurité Incendie et d’Assistance à Personnes) Bastien Peltier,

Once the events have been chosen and the final line-up has been confirmed, the teams have to send them to as many people as possible to ensure their success. Noémie Romancant, who has a Master’s in Leisure, Environment, Sports and Tourism from the University of Grenoble, told us that she collects information from groups and organisers based on an incredibly strict reverse schedule. She then carries out a painstaking proofread and uploads it to the tourism office’s website. This is followed by formatting the paper version – 1224 pages, formatted, proofread, and corrected in just 2 days! – which has recently opened up to advertisers, and is published once every two weeks during the high season. Between 13,000 and 18,000 line-ups are printed and distributed among local businesses and other public spaces, with four in the winter and six in the summer. Supported and promoted with coverage in the local media, the program of activities, shows, and events offered by the region’s towns is always a triumph.

Organising events also means respecting an extremely precise list of specifications. Bastien Peltier has a Master’s and a SSIAP 3 (Fire Security and First Aid) qualification, and remembers setting up the Vercors stage of the 2020 Tour de France and its arrival in Villard de Lans, where he works. “We had to meet specifications for signage and

se souvient par exemple de l’organisation du passage sur le Vercors du Tour de France en 2020 et de son arrivée à Villard de Lans où il officie. « Nous avons dû répondre aux demandes de signalisation, de barrières de sécurité, de fourniture d’électricité et d’eau, assurer l’accueil des nombreux journalistes, la livraison de 400 à 500 repas le jour J en respectant à la ligne près les exigences de la commission de sécurité ». Autant de règles appliquées aux évènements de moins grande ampleur organisés tout au long de l’année tels les trails, courses de vélo, de ski de fond et en chiens de traineaux qui nécessitent des compétences bien particulières et surtout du matériel adapté. L’accueil d’un événement exige de nombreuses réunions d’organisation avec l’ensemble des acteurs (Parc naturel régional, riverains, forestiers, alpagistes…). « Ce rôle de préparation et de coordination se poursuit évidemment lors de l’événement durant lequel nous sommes là pour parer à toute demande, à toute urgence », souligne Bastien Peltier. Forte de 4 permanents au plus fort de la saison, l’équipe de Villard de Lans met en place, co organise et sécurise près de 25 évènements par an avec l’aide précieuse des autres services de l’Office de tourisme mais aussi des services techniques de la ville « sans qui nous ne pourrions tout simplement pas y arriver ! » conclut Bastien.

safety barriers, provide electricity and water, welcome lots of journalists, deliver 400-500 meals on the day, and respect the regulations set out by the health and safety commission to the letter.” Similar rules are applied to smaller events organised throughout the year, including trails, bike races, cross-country skiing competitions, and dog-sledding events, which require a specific set of skills and adapted equipment. Hosting an event also requires holding many organisational meetings with all stakeholders (the Natural Regional Park, residents, woodsmen, farmers, etc.). “This preparation and coordination role obviously continues throughout the event, during which we are on-hand to deal with all requests and emergencies,” says Bastien Peltier. Joined by 4 full-time staff at the height of the season, the Villard de Lans team implements, co-organises and manages security, health and safety for almost 25 events per year, with the essential help of other tourist office departments and the town’s technical services – “without whom we just couldn’t do it!” says Bastien.

Aux côtés des offices de tourisme, Laurine Clauzier officie pour la Communauté de communes du massif du Vercors. En charge des nombreuses missions liées à l’événementiel, elle organise, soutient ou accompagne une quinzaine d’événements parmi une programmation ambitieuse et raisonnée, toujours respectueuse d’une démarche responsable et durable. Laurine Clauzier works for the Communauté de communes du massif du Vercors alongside the tourist offices. As the director of various events-based projects, she organizes, supports, and assists some 15 events within an ambitious realistic line-up which always adopts a responsible, sustainable approach.

• 9 000, c’est le nombre de festivaliers heureux réunis du 1er au 3 juillet 2022 par Le Vercors Music Festival. Cette manifestation s’appuie sur plus de 132 bénévoles tandis que plus de 2 998 heures sont nécessaires pour la mener à bien. • Pour animer l'Ultra Trail du Vercors, les speakers officiels, Laurine Clauzier et Nicolas Heldenbergh, parlent plus de 18 heures au micro à tour de rôle.

• La Foulée Blanche se met au vert ! En complément de la fameuse course de ski de fond qui se déroule le dernier week-end de janvier, l’association organise, en collaboration avec l'Office du Tourisme, depuis l’été 2022, un nouveau trail, le sentier des Ours. Ainsi, toute l'année La Foulée Blanche œuvre pour le sport

• Le Vercors Bike Festival, le rendez-vous de la grande famille du « vélo sous toutes ses formes », a réuni plus de 2 700 festivaliers pour sa première édition en juin 2022. Une vraie réussite. • 9,000, this was the number of happy festivalgoers at the Vercors Music Festival from 1 to 3 July, 2022. This event was made possible by 132 volunteers and required more than 2,998 hours of work to make it happen! • While presenting the Vercors Ultra Trail, official commentators Laurine Clauzier and Nicolas Heldenbergh took turns on the mic and spoke for more than 18 hours. • La Foulée Blanche is going green! Alongside the renowned cross-country skiing race held on the last weekend of January, the organization started hosting a new, annual trail in summer 2022: the Sentier des Ours. La Foulée Blanche is therefore

• The Vercors Bike Festival, a family-friendly event focused on bikes of all shapes and sizes, brought together more than 2,700 people for its first edition in June 2022. A storming success!