Tip: maak goede afspraken “Zorg altijd voor het goed omschrijven van de werkzaamheden in de offerte. Voeg ook altijd de leveringsvoorwaarden van FOSAG toe aan de offerte. Grote kans – zeker in deze tijd – dat het tot onderhandelen over de uiteindelijke prijs komt. Gebruik dat onderhandelingsmoment om goede betalingsafspraken te maken. Stel bijvoorbeeld voor dat de factuur al binnen veertien dagen wordt betaald. Of dat er bij lang durige projecten eerst 10 procent wordt aanbetaald, 50 procent halverwege de rit wordt overgemaakt en de rest bij de oplevering. Zet alles zwart op wit en zorg ervoor dat zowel de handtekening van u als die van de opdrachtgever eronder komt te staan.”
‘Hebt u zelf alles goed georganiseerd in uw bedrijf, dan kunt u er op rekenen dat 80 procent van alle facturen ook wordt betaald’
Tip: leg meerwerk altijd vast “Mocht u eenmaal bezig zijn en er blijkt sprake te zijn van meer werk dan wat u beide overeen bent gekomen, zorg er dan voor dat u het meerwerk eerst voorlegt aan uw opdrachtgever. Vraag vervolgens om een schriftelijke bevestiging waarvoor de opdrachtgever tekent. Dat kan ook via het versturen van een e-mailbericht waarna de opdrachtbevestiging wordt gegeven. Het is cruciaal dat meerwerk wordt vastgelegd, in welke vorm dan ook. Daarmee ontloopt u het risico om later een discussie te hebben over wat u wel en niet geacht werd uit te voeren. Een discussie leidt er in de regel toe dat een factuur niet – of pas veel later – wordt betaald.”
Tip: verstuur de factuur snel “Het is zaak dat u de interne organisatie zo optuigt dat alle werk bonnen en materiaaluitgaven op tijd binnen zijn om de factuur ook op tijd te kunnen versturen. U maakt het zich al een stuk makkelijker als de factuur binnen één à twee dagen na de oplevering bij de opdrachtgever op de deurmat ligt. Veel particulieren willen graag gelijk betalen mits het beloofde werk is uitgevoerd en er netjes is gewerkt. Dan wordt zo’n 80 procent van alle facturen tijdig betaald. Helaas – en dan heb ik het over ieder denkbare sector – worden de facturen vaak pas een maand later verzonden. Daarmee krijgt u uw geld veel later binnen. Zo snijdt u zich dus echt onnodig in de vingers.”
Tip: doe aan debiteurenbeheer
‘Houdt u vast aan twee uur debiteurenbeheer per week voor de resterende 20 procent, dan sluit u bijna alle debiteurenrisico’s uit’
“Investeer consequent twee uur per week in de circa 20 procent facturen die nog openstaan. Brieven belanden bij de debiteuren in het ronde archief: de prullenbak. Bel bij voorkeur. Dat levert zeven keer zoveel resultaat op. Zorg nog wel voor een schriftelijke herinnering of aanmaning. Dat is belangrijk voor uw dossieropbouw. Houd u vast aan die wekelijkse twee uur debiteurenbeheer. Dan sluit u nagenoeg alle risico’s van onbetaalde facturen uit. Het probleem is dat debiteurenbeheer veelal een sluitpost is. Zonde als u liever doorwerkt en af en toe eens de schoenendoos met openstaande bedragen doorneemt. Dan ligt de schuld van uitstaand geld bij uzelf.”
FOSAG MAGAZINE
|
nummer 15-2012
|
19