Fortnox Magazine 1 - 2023

Page 1

ETT MAGASIN FÖR REDOVISNINGSBRANSCHEN NR 1–2023 Bokslut & skatt Vill skapa wow-känsla Möt vår nya produktchef. Sidan 12 Krönika ”Digital katalysator” Digg om obligatorisk e-faktura. Sidan 32 Tre redovisningsbyråer delar med sig av sina bästa tips! Sidan 20 Nyhet! Dags för e-signering Enklare hantering av dokument. Sidan 8
mer engagerade vi är, desto nöjdare blir kunden” Bahjat Mourad, vd LEBA Ekonomibyrå
nöjda kunder ”Ju

”Vi gick över till Real för att det var så smidigt”

Tommy Franklin är fastighetsägare i Lycksele, men häl en av beståndet finns i Umeå och Stockholm. När Franklins Fastigheter för ett halvår sedan bytte fastighetssystem, föll valet på Real i konkurrens med tre andra system. Jämfört med de andra alternativen, var övergången till Real betydligt smidigare.

– Såväl tids- som kostnadsmässigt handlade det om ungefär 10 % jämfört med de andra systemen, minns Tommy. Så att välja Real vara ganska enkelt.

Tommy menar att de nu spar mycket tid tack vare Real. Exempelvis kan deras fastighetsskötare bocka av felanmälningar i mobilen, avier skickas enkelt med Reals printtjänst och en hel del kommunikation med hyresgästerna flyter smidigt via plattformen Portalen. Dessutom är Real helt integrerat med Fortnox.

– Vi är jättenöjda och upptäcker fortfarande ny funktionalitet i programmet. Men det allra bästa är att vi slipper hoppa in och ut i olika program. I Real finns allt vi behöver på ett och samma ställe.

Boka guidad visning: 010 602 32 00 info@real.se

Tommy Franklin, vd Franklins fastigheter i Lycksele.

innehåll nr1:23

NYHET!

6

4 8

LEDARE

Målet är 100% av allt du behöver

E-FAKTURA

14

E-SIGNERING

För fler sömlösa digitala flöden.

Nu gör vi det ännu lättare att komma igång. 10

16 KONCERNRAPPORTERING

Lansering till sommaren.

18 SMARTA KOPPLINGAR

Ta nästa steg mot automatisk bokföring.

för digitalisering”.

26 TRENDSPANING

FAR och Srf konsulterna om konsolideringen i branschen.

30 INTEGRATIONER

Vi tipsar om smarta kopplingar för företagare och byråer.

ELITE ACCOUNTING

”Extra kul när någon vill testa något nytt”.

Fortnox Connect

Unik utbildningsdag för byråkonsulter.

Affärsutveckling

för byråledare

Shane Lukas är tillbaka i höst för ett tvådagars inspirationsseminarium för byråledare och ledningsgrupper.

Aktuella datum: 3-4 oktober, 24-25 oktober, 16-17 november och 4-5 december.

Anmälan öppnar under våren.

Shane Lukas

Tillbaka i Sverige

Redaktionsråd

Åsa Färm, Tina Svensson, Micke Hansson, Pia Eriksson, Carolina Björn Kihlström, Camilla Kaltin, Sanjin Samardzic och Niklas Berup.

Annonsering Är du intresserad av att synas i tidningen? Kontakta oss på: magazine@fortnox.se

Produktion – GoBrave Växjö

Vad du tycker om Magazinet. Tyck till här!

Fortnox Magazine #1-2023 I 3
SÅ TYCKER VI OM E-FAKTURA ”Viktig förutsättning
34
28
Nu kan du Ansöka om byråanstånd direkt i Digital byrå Sid

Målet är 100% av allt du behöver

Alla vinner på samarbete. Det spelar ingen roll om vi pratar interna processer, relationen med våra kunder eller att lösa kluriga problem eller konflikter. Den mänskliga dialogen är alltid lösningen. Det kommer aldrig förändras. Därför behöver vi skapa mer utrymme för just det.

Det här numret är fullproppat med produktnyheter trendspaningar, och intervjuer.

Vårt mål är att Fortnox plattform ska innehålla 100% av allt du och dina kunder behöver. Den ska vara ett universum av automatisering och smarta flöden som underlättar tajta och smidiga samarbeten. För att nå dit värdesätter vi all den feedback vi får, vår fantastiska referensgrupp och alla ni som agerar pilotkunder i produktlanseringar.

I detta nummer riktar vi därför extra ljus på hur man skapar engagerade kundrelationer och på all den utveckling som skett i Fortnox med byråns behov i fokus. Magazinet är fullproppat med produktnyheter som e-signering och koncernrapportering, trendspaningar och intervjuer med byråer och deras kunder.

Jag vill passa på att välkomna vår nya affärsområdeschef Charlotta Lundberg till Fortnox. Jag och teamet ser fram emot att fortsätta utveckla 100% Byrå tillsammans!

Åsa Färm - Head of sales & Markering

Säg hej till Charlotta

Lundberg!

Den 6 mars välkomnade vi vår nya affärsområdeschef Charlotta Lundberg till Byrågänget på Fortnox. I nästa nummer av Fortnox Magazine ser vi fram emot att lära känna henne och visionerna för affärsområdet lite bättre. Charlotta har mångårig erfarenhet från ledande

chefspositioner, bland annat inom EF Education och Hi3G Access AB. Här på Fortnox tar Charlotta även en plats i vår koncernledning. Vår vd Tommy Eklund säger följande om vår nya kollega:

– Charlottas ledaregenskaper, personlighet och kundfokus är något som kommer att passa Byrån och Fortnox framöver.

4 I Fortnox Magazine #1-2023

Nyheter från fortnox

lön

Lönen direkt till banken med SEB

I Fortnox Lön finns nu en automatisk koppling till SEB för löneutbetalningar. Det innebär att du kan skicka dina löneutbetalningar direkt till banken för signering – utan några mellansteg med nedladdade filer. Automatiska löneutbetalningar finns sedan tidigare tillgängligt med Handelsbanken.

Massuppdatera anställdas uppgifter

Ska du göra samma ändringar på flera anställda – till exempel ändra schema, vilket avtal de anställda ska följa eller hur lönebesked presenteras – kan du nu enkelt hantera dessa via en massuppdatering.

Ändra grunduppgifter i Min anställning

Anställda med Lön Personlig kan nu själva se och justera vissa av sina grunduppgifter som namn, adress, telefonnummer och bankkonto utan att behöva kontakta en administratör. Här ser de även sina sparade semesterdagar och hur gamla de sparade dagarna är.

Upplysning om karensavdrag

När en anställd har kommit upp i tio olika sjuktillfällen under senaste tolvmånadersperioden görs inget karensavdrag, vilket du nu får en upplysning om i listvyn för lönekörningen.

Bättre hantering av semesterdagar

På den anställdes lönebesked och saldon räknas nu dagarna ner först när de är överförda till lönebeskedet, istället för som tidigare då de räknades ner direkt när de registrerades i kalendariet.

Semesterdagar som registreras på nästa semesterår blir preliminära fram till att du är klar med föregående års semesterårsavslut. I samband med semesterårsavslutet uppdateras de preliminära semesterdagarna automatiskt till om de ska vara betalada eller sparade.

Möjligt att lägga in uppgifter till anhörig

Under Min anställning har den anställde nu möjlighet att registrera uppgifter om anhöriga. Även du som löneadministratör kan göra detta åt dina anställda på personalkortet.

Nya lönearter för korttidspermittering

Enligt förändringar i lagen gällande permittering efter Coronapandemin har vi nu lagt till nya lönearter för att detta ska gå att hantera i Fortnox Lön

Förbättrad hantering av förmån

Du kan nu skapa och skicka lönebesked som endast innehåller en förmån, utan någon övrig löneutbetalning i Fortnox Lön. Vid detta tillfälle sätts skatten till 0 kr och förmånen redovisas till Skatteverket på individuppgiften

men den anställde får själv betala in skatten.

fakturering

Husarbete skattereduktion från 15 till 20% 1/1 2023 infördes nya regler för husarbete - grönt avdrag - solceller. Det innebär att avdraget ändras från 15 till 20 procent. Det finns nu stöd för att hantera detta i offert, order och fakturering.

Medsökande husarbete

Nu finns det möjlighet att lägga till en medsökande vid fakturering av husarbete. Vid de fall då kunden vill att ansökan speglas på fler än en person från hushållet kan du alltså lägga in en medsökandes namn och personnummer direkt på kundkortet.

Nya webbvyer

Fakturering Mini har tidigare bara kunnat användas i appen, men finns nu även tillgänglig på datorn tack vare ett enklare webbgränssnitt. Med Fakturering Mini kan du enkelt skapa och skicka fakturor och i en listvy få en överblick. Om företaget samarbeta med en byrå kan den se företagarens vyer och hantering av faktureringen.

TID Ny inställning –Rapporteringsansvar

I Fortnox Tid går det nu att tilldela vissa användare rapporteringsansvar på specifika kunder. Detta ger enklare arbetsflöden för användare som registrerar tid, samt ökad kontroll för administratören av Fortnox Tid som nu kan känna sig trygg i att användare inte registrerar tid på fel kund.

Produktnyheter Fortnox Magazine #1-2023 I 5

Tips! Så kommer du igång med e-faktura

E-faktura 6 I Fortnox Magazine #1-2023

E-faktura är en viktig kugge i ett modernt och tajt samarbete mellan dig som är redovisningskonsult och dina klienter.

När dina kunder kan ta emot e-faktura från sina leverantörer är ni ett steg närmare automatisk bokföring.

En nyhet i Fortnox är att dina kunder numera kan bjuda in alla sina leverantörer samtidigt och meddela att de kan ta emot e-faktura. För att göra den här processen så smidig och enkel som möjligt har vi tagit fram en massinbjudningsguide i 7 steg.

Syftet är att hjälpa användarna med vilka uppgifter som ska fyllas i för respektive leverantör. Målet är att det ska vara lika enkelt och smidigt för dina klienter som för deras leverantörer.

Kom igång i 7 steg

Det första dina kunder behöver göra är att aktivera stöd för e-faktura i inställningarna och fylla i organisationsnummer och e-postadresser för samtliga leverantörer i leverantörsregistret. Sedan gäller:

Steg 1

Gå till “Register – Leverantörer” där listan med alla leverantörer visas.

Steg 2

Klicka på knappen “Bjud in leverantörer till e-faktura”! Den syns för

alla användare som har behörighet till leverantörsregistret. Om e-faktura inte har aktiverats – se steg 3.

Steg 3

Om det inte redan är gjort – aktivera e-faktura i inställningarna för att komma vidare.

Steg 4

Aktivera kopplingar! Då visas alla leverantörer som har både organisationsnummer och e-post inlagda på leverantörskortet –och som redan använder e-faktura.

Steg 5

Skicka inbjudningar! Om man ska skicka till annan e-postadress än den på leverantörskortet går det bra att ändra det här.

Steg 6

Komplettera! Om det saknas e-postadresser kan man lägga till dem här och sedan skicka inbjudan.

Steg 7

Välj elektroniska adresser! Ibland finns det flera GLN-nummer inlagt på samma organisationsnummer. Här väljer du vilket GLN som e-fakturakopplingen ska aktiveras på.

HURRA! NU ÄR DET KLART.

Andra nyheter som är kopplade till e-faktura:

l Möjlighet att lägga till och redigera leverantörers e-postadresser i listvyn för leverantörer.

l Automatisk hämtning av leverantörsuppgifter. När man skapar ny leverantör slår vi den informationen i fältet ”leverantörsnamn” mot bankgirot.

Om det blir en träff hämtas information om organisationsnummer och adress automatiskt.

Samma funktion finns sedan tidigare när man fyller i sin information i fältet “organisationsnummer”.

l Bokföringsförslag på inkomna e-fakturor där man inte har lagt in förvalt motkonto eller konteringsmall på leverantören.

Fortnox Magazine #1-2023 I 7 E-faktura
Nu har vi gjort det ännu enklare för dig och dina kunder att börja använda e-faktura.

nyheter

Fortnox bokföring

Ny momsredovisning

Nu kan du få bättre kontroll över din momsrapport och eventuella avvikelser. Under Moms gör du enkelt inställningar för vilken redovisningsperiod företaget har. Härifrån skapas dina perioder upp och vi påminner på startsidan när det är dags att göra momsrapport. Momsavvikelserna kan hanteras direkt inne på perioden och visar på vilket konto avvikelsen har hittats och vilken typ av avvikelse det är. Härifrån når du också verifikatet för att göra eventuella justeringar. Under momsuppgifter finns en sammanfattning över alla viktiga belopp och visar vilka konton som ligger till grund för uträkningen. För att göra kontrollen enklare kan du klicka dig in på en kontoanalys för respektive konto.

Bokför sedan underlaget och välj om du vill ta ut en eSKD-fil för snabb rapportering till Skatteverket, eller registrera rapporten manuellt.

Skulle du behöva justera en redan bokförd momsrapport behöver du inte vända verifikatet – det gör Fortnox åt dig när du bokför en ny momsrapport i samma period.

Välkommen Danske Bank

Nu välkomnar vi Danske Bank till Bokföring från kontoutdrag. Det innebär att våra gemensamma kunder kan spara tid genom att låta Fortnox hämta, matcha och bokföra transaktioner mot redan registrerade fakturor och verifikat – helt digitalt.

Tjänsten finns sedan tidigare tillgänglig för dig med integration till Handelsbanken, SEB eller Länsförsäkringar, och du aktiverar den via In- eller Utbetalningsvyn.

8 I Fortnox Magazine #1-2023
E-signering

”vårt mål är att skapa fler sömlösa digitala flöden för företagens och byråernas viktigaste arbetsprocesser”

Victor Carlsson – Corporate Development and M&A Manager

dags för

E-signering

Som vi har berättat tidigare har Fortnox förvärvat Cling, ett svenskt bolag som utvecklat en interaktiv och användarvänlig lösning för små och medelstora företag för att designa, dela och signera affärsdokument digitalt.

Med Clings verktyg kan man skräddarsy till exempel offerter och avtal, följa dem i realtid och se om potentiella kunder har öppnat och läst, har synpunkter och om de har godkänt och skrivit under.

– Det våra användare är i behov av, vare sig det gäller en företagare eller en byrå så ska Fortnox vara

möjliggöraren till detta. Att signera affärsdokument digitalt gör stor skillnad för många. De får en enklare hantering av sina dokument och en smidigare vardag, säger Victor Carlsson, Corporate Development and M&A Manager.

I Fortnox Arkivplats kan företagare samla alla bolagets affärsdokument och sortera i olika mappar för bättre översikt. Där har vi byggt in den del av Cling som möjliggör e-signering, så när man laddar upp sina dokument finns det numera en knapp som man kan trycka på om dokumenten ska signeras samt i den ordning som önskas.

För redovisningsbyråer som har fullmakt att signera åt sina kunder finns knappen tillgänglig för respektive klient och dokument.

Clings signeringsverktyg kommer också att implementeras på andra ställen i Fortnox där det är naturligt med digitala signeringar, exempelvis Offert & Order eller Bokslut & Skatt.

– Vårt mål är att skapa fler sömlösa digitala flöden för företagens och byråernas viktigaste arbetsprocesser och där spelar digital signering en viktig roll, säger Victor.

Fortnox Magazine #1-2023 I 9 E-signering

Så ser Fortnox på

Obligatorisk e-faktura, Peppol och transaktionsbaserad rapportering

2019 blev det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras elektroniskt. Trots ett uppsving för e-faktura i början, har ökningstakten stannat av och Sverige ligger efter de nordiska grannländerna i användningen av e-faktura. Nu sker en rad olika initiativ i Sverige, Norden och inom EU – och så här ser vi på det.

Fakturahanteringen har genomgått stora förändringar genom åren. Istället för pappersfakturor skickas den största mängden fakturor numera som pdf via e-post.

Men en pdf-faktura kräver manuell hantering för att bli en del av det större digitala kretsloppet i ett ekonomisystem och ökar inte bara risken för den mänskliga faktorn. Det är mindre hållbart, ger längre betaltider och försvårar för redovisningskonsulter att samarbeta sina kunder i realtid.

Tidigt ute att lyfta e-fakturans viktiga roll i den digitala omställningen var Nordic Smart Government & Business – ett nordiskt samarbete lett av Bolagsverket tillsammans med sina nordiska motsvarigheter.

Visionen med NSG & B är att skapa större värde för små och medelstora företag genom att göra realtidsdata mer tillgänglig och användbar för innovation. Ambitionen är att 80 procent av fakturorna i Norden ska vara digitala redan år 2024. Och med digitala avses alltså inte

mailade pdf:er – utan e-faktura, där hanteringen sköts till 100 procent i och av ekonomisystemet.

Aktuell på EU-nivå

Även på EU-nivå är frågan högaktuell i och med EU-kommissionens förslag till ändringar av momsdirektivet –VAT in the Digital Age (ViDA).

Det är i delen kring digital rapportering som det föreslås att e-fakturering blir standard för handel mellan företag inom EU.

När det gäller krav på att göra e-faktura obligatoriskt i Sverige, har Myndigheten för digital förvaltning (DIGG), Skatteverket och Bolagsverket tagit ett gemensamt initiativ och lämnat in en hemställan till regeringen om att tillsätta en statlig utredning om obligatorisk e-faktura för både företag och offentlig förvaltning.

(Läs mer om själva hemställan på sidan 32.).

Vi välkomnar en utredning eftersom även vi på Fortnox tror att e-faktura är en viktig förutsättning för

att Sverige ska kunna nå regeringens mål om att vara en ledande nation i världen när det handlar om att dra nytta av digitaliseringens möjligheter.

Vad händer nu då?

När det gäller ViDA är nästa steg att medlemsstaterna ska granska och ta ställning till EU-kommissionens förslag, innan ett eventuellt beslut fattas i ministerrådet. Här hemma återstår det att se hur hemställan om att utreda ett obligatorium tas vidare – och hur snabbt en utredning kan genomföras om man får gehör.

Vi på Fortnox följer såklart vad som händer noga. Parallellt jobbar vi också med att öka användningen av e-faktura i vår egen plattform, så att våra kunder kan hänga med i digitaliseringen. Läs mer om vår senaste funktion för massinbjudan och hur dina kunder enkelt kommer igång med e-faktura på sidan 6-7.

10 I Fortnox Magazine #1-2023 Nyheter i branschen

Det händer i branschen

Plattformsföretag blir skyldiga att lämna in uppgifter till Skatteverket

Från och med årsskiftet är så kallade plattformsföretag – bolag som förmedlar eller mäklar varor, tjänster eller jobb mellan säljare/uppdragsgivare och köpare/uppdragstagare på en webbplats– skyldiga att lämna in kontrolluppgifter till Skatteverket om samtliga rapporteringspliktiga säljare. De kan sedan överföras av Skatteverket till andra medlemsstater och tredjeländer där det finns ett gällande avtal om sådant utbyte.

Deadline för plattformsföretagen att anmäla sig till Skatteverket är 30 juni 2023.

Dags för stora företag att rapportera betalningstider

Från och med den 1 mars 2022 är företag med fler än 249 anställda skyldiga att rapportera vilka betalningstider de har till sina underleverantörer. Den första rapporteringen ska ske till Bolagsverket mellan juli och september 2023.

Nytt förslag om obligatorisk digital inlämning av årsredovisning

De bolag som enligt förslaget ska omfattas av obligatoriet är aktiebolag som tillämpar Bokföringsnämndens regelverk K2 eller K3, vilket motsvarar ungefär 95 procent av landets företag. Enligt förslaget ska det också vara möjligt att ansöka om dispens om man till exempel inte kan identifiera sig digitalt eller saknar svenskt personnummer. Utredningen ska vara klar senast 22 juni 2023.

Fortnox Magazine #1-2023 I 11 Nyheter i branschen
Lars Alm – Domain Expert ”e-faktura är en viktig förutsättning när det handlar om att dra nytta av digitaliseringens möjligheter.”

Jag vill skapa ”Wow-känsla”

Madeleine Lindblom är ny Product Manager för en av Fortnox viktigaste produkter till Sveriges redovisningsbyråer.

Hennes uppdrag? Att göra Bokslut & Skatt till lösningen med stort L för avstämning, rapportering, period-och årsbokslut, årsredovisning, skatt och deklaration.

– Jag vill ge redovisningskonsulter möjligheten att göra ett excellent jobb. Kombinationen av min erfarenhet och kompetens å ena sidan, och människorna, resurserna och den grund som Fortnox redan byggt å andra, så vet jag att vi kommer att lyckas, säger Madeleine.

Hon har mer än 15 år inom branschen med sig in i Fortnox. Madeleine har

jobbat som redovisningskonsult, startat och drivit en egen byrå och varit både ekonomichef och produktägare.

– Min känsla är att jag kan bidra med något riktigt bra eftersom jag vet vad konsulterna gör till vardags, och vad de helst inte vill göra. Min ambition är att utveckla produkten jag själv alltid drömt om. Jag vill skapa wow, berättar hon.

Det har gått snart 2 år sedan Fortnox gick in i bolaget Agoy, vars mjukvara för avstämning, rapportering, periodoch årsbokslut, årsredovisning, skatt och deklaration är grunden i Fortnox Bokslut & Skatt.

Sen sommaren 2022 äger Fortnox hela Agoy och utvecklingstakten har ökats på ytterligare.

– Idag finns en stabil grund, som vi nu ska bygga automatik och finess på, funktionalitet som skapar det där wow:et som kan göra stor skillnad i konsulternas och byråernas vardag. Vi ska leverera det som jag själv och konsulter jag mött drömt om genom åren, säger Madeleine.

Sedan i år finns det stöd för att göra årsbokslut för enskilda firmor enligt K1-regelverket med alla tillhörande skattebilagor direkt i Fortnox Bokslut & Skatt. Nu under Q2 kommer vi även att lansera funktionalitet för enskilda firmor som behöver göra ett mer avancerat årsbokslut.

Dessutom kan redovisningskonsulter sedan ett tag tillbaka ansöka om byråanstånd för privatpersoner direkt

12 I Fortnox Magazine #1-2023 Bokslut & Skatt

i Fortnox Digital byrå. Det innebär att hela deklarationsflödet för privatpersoner numera kan hanteras i Bokslut & Skatt. Och att alla bilagor man behöver finns där.

Under våren har ytterligare funktionalitet för aktiebolag också adderats och idag kan ett aktiebolag som tillämpar K2-regelverket börja med avstämningar, fortsätta med bokslut och årsredovisning och sedan avsluta med sin inkomstdeklaration.

Det har även släppts beräkningshjälp för flertalet skattebilagor för privat personer och delägare och mer är att vänta.

Det ska nu automatiseras överallt där Bokslut & Skatt har tillgång till

Fortnox bokföring

Masshantera – Skapa verifikat

Vi utökar funktionaliteten

“Masshantera” med hanteringssättet “Skapa verifikat”. Det innebär att flertalet transaktioner med samma datum kan skapas på ett och samma verifikat. Det användbart för kunder som exempelvis arbetar med Swish eller hanterar dagskassor.

Transaktioner som finns i företagets

“Att-göra-lista” kan sedan tidigare masshanteras och kopplas mot ett befintligt verifikat. Med funktionen kan företag som har flera liknande transaktioner hantera allihop på en och samma gång – och nu på fler sätt än ett.

Förbättringar inom Projekt & Kostnadsställe

den data som behövs. Under året kommer det även att finnas stöd för de bolag som tillämpar K3-regelverket, både för enskilda bolag och koncerner, och slutligen stöd för alla övriga bolagsformer utöver enskilda firmor och aktiebolag.

På frågan hur det känns efter två månader in på nya jobbet svarar

Madeleine:

– Det känns jättebra! Jag har alltid haft ögonen på Fortnox och att få kombinera det jag brinner för och kan, redovisning och produkt, är himla kul. Jag känner verkligen att jag har hamnat helt rätt!

Ny smidig funktion som underlättar hanteringen av Projekt och Kostnadsställen! Nu kan du direkt i listvyn redigera förändringar som uppstår för projekt och kostnadsställen, med ett fåtal knapptryck kan du ändra flertalet projekt eller kostnadsställen samtidigt! Du kan exempelvis ändra Status på projekt, Slutdatum eller ange om ett kostnadsställe är aktivt eller inte.

Kvitto & utlägg

Historik i webbvyn

Du som använder Fortnox Kvitto & Utlägg för en automatiserad kvittohantering kan nu se din historik för alla företagsköp i webbvyn.

Fortnox Magazine #1-2023 I 13
Bokslut & Skatt
Madeleine Lindblom – Product Manager nyheter

Nu kan du som är konsult lägga in privatpersoner och ansöka om byråanstånd för dessa direkt i Digital byrå. Funktionen har enligt Louise Edler, som är Product Manager för Digital byrå, varit väldigt efterlängtad.

Ansök om byråanstånd direkt i Fortnox Digital byrå Nyhet!

– Detta är en otroligt värdefull funktion. Våren är en väldigt intensiv period för redovisningskonsulter. Så många ser det som en guldgruva att kunna få ett förlängt inlämningsdatum för privatpersoners inkomstdeklarationer. Man köper sig mer tid helt enkelt.

– Det här är en ny viktig pusselbit och vi vet att det kommer att hjälpa alla byråer, stora som små.

Funktionen att lägga in privatpersoner i Digital byrå lades till precis innan årsskiftet och alla har kanske inte hunnit upptäcka den. Men nu

när man alltså både kan ansöka om byråanstånd och göra inkomstdeklarationer för privatpersoner i Fortnox Bokslut & Skatt, blir enligt Louise hela flödet komplett.

– Privatpersoner är en viktig målgrupp för byråerna och vi har tidigare bara haft programstöd för företag, men efter att vi lanserade Bokslut & Skatt så insåg vi att vi kunde möjliggöra för våra konsulter att hjälpa sina klienter ännu bättre.

Nu kan du som redovisningskonsult alltså markera alla privatpersoner som

du vill ansöka om byråanstånd för i Digital byrå. Då genererar vi en fil som du kan skicka direkt till Skatteverket.

– Man kan ansöka om byråanstånd hur många gånger man vill och du kan enkelt se och följa upp vilka av dina kunder som du har ansökt för direkt i programmet, säger Louise Edler och fortsätter:

– Vår vision är ett komplett byråstöd som kan tillgodose hela byråns kundportfölj med smarta verktyg.

14 I Fortnox Magazine #1-2023 Byråanstånd
Louise Edler – Product Manager för Digital byrå

En lösning för alla dina byråkunder.

Med Boardeaser kan du effektivt möta alla kundbehov.

Ta fram standardrapporter med ett knappklick eller skräddarsy uppföljningen med våra smidiga verktyg för: budget, prognos, kostnadsställen, projekt, inläsning av data med Excel, egna grafer, kundanpassade rapporteringsmallar och mycket mer.

✓ Koncernkonsolidering på 1 minut per bolag.

✓ Smidig kundhantering i en byråportal.

✓ Över 400 standardrapporter.

✓ Enkelt att skräddarsy kundrapporter.

Boardeaser är fullt integrerat med Fortnox!

Läs mer om vårt byråerbjudande och boka en demo på boardeaser.com/byra

Produkten kan användas helt fristående av alla bolag och redovisningskonsulter som gör årsboksklut åt koncerner. Men störst skillnad blir det om den kopplas ihop med Fortnox Bokslut & Skatt.

– Då får man en helt sömlös digital process för löpande redovisning, rapportering, bokslut, skatt och koncernrapportering. Ett flöde som skapar utrymme för ett nära samarbete mellan konsulter och deras klienter, säger Fredrik Axelsson Dahlén, produktområdeschef.

Samarbete med Boardeaser Att kunna göra koncernrapportering i Fortnox har varit efterlängtat av många. För att kunna möta efterfrågan på ett gediget rapport- och analysverktyg för att kunna skapa rapporter och visualisera nyckeltal har Fortnox valt att samarbeta med Boardeaser.

Boardeaser är ett svenskt företag som erbjuder mjukvara för professionell bolagsstyrning, med målet att förenkla

rapporteringen genom att man kan hantera alla företag i koncernen i samma verktyg.

– Boardeaser har det som våra kunder behöver och som bolag jobbar de på samma sätt som vi på Fortnox. Därför är Boardeaser en naturlig samarbetspartner, berättar Fredrik.

Integration

Fortnox Koncernrapportering bygger på en integration till Boardeaser, men har samma gränssnitt som övriga delar av Fortnox. Produkten kommer att vara paketerad i tre olika paket, där koncerner med minst ett bolag utomlands kommer att behöva ha varianten med mest funktionalitet.

Till skillnad från Fortnox övriga produkter, där man köper licens per användare, köper man Koncernrapportering per bolag i koncernen. Priser för de tre paketen samt funktionalitet som ingår kommer att kommuniceras under våren.

Säg
Fortnox Koncernrapportering 16 I Fortnox Magazine #1-2023 Koncernrapportering
I sommar lanserar vi ännu en produkt som breddar vårt erbjudande till Sveriges redovisningsbyråer –Fortnox Koncernrapportering.
hej till

Logga in enkelt och säkert med Fortnox ID

Trött på att behöva logga in i olika system och hålla koll på alla lösenord?

Just därför har vi tagit fram Fortnox ID. Genom en enda inloggning kan företag och byråer nu nå alla tjänster i Fortnox plattform.

Fortnox ID är ett personligt konto och används av företag och redovisningskonsulter för att logga in, hantera och samla alla personuppgifter på en säker plats. Det är gratis och när Fortnox ID väl är aktiverat kan man använda den hur länge som helst.

Enkelt att komma igång

Under våren adderar vi löpande fler kunder som kan börja använda Fortnox ID som sin standardinloggning. När de loggar in i Fortnox får de upp ett meddelande om att Fortnox ID är aktiverat för deras företag och ett antal instruktioner att följa för att komma igång. De ska granska sina personuppgifter och verifiera sitt konto med en engångskod via SMS eller e-post.

Det tar bara ett par minuter och behöver bara göras en gång. Nya användare måste även göra en tvåstegsverifiering.

Eftersom vi är måna om säkerheten och att kontot verkligen ska vara personligt använder vi personnummer eller e-post som användarnamn. Det är unika uppgifter som är lättare att hålla reda på.

Väljer du att använda ditt personnummer är det dessutom enklare att logga in på eller återställa ditt konto med BankID om det skulle behövas.

Växla mellan olika företag

När Fortnox ID är aktiverat kan kunder som har flera företag i Fortnox växla mellan dem utan att behöva logga ut och in igen. Det man behöver göra är då att koppla alla företag till Fortnox ID.

Som redovisningskonsult kan du använda Digital byrå och hantera dina klienter på samma sätt som tidigare. Det blir ingen skillnad i hur du kommer åt, hanterar eller samarbetar med dina klienter.

Fortnox ID blir standard

Framåt gäller att den tidigare inloggningen med användarnamn och lösenord kommer att ersättas för alla kunder och det kommer inte längre gå att logga in med ditt tidigare användarnamn.

Har du frågor och funderingar? Kika gärna in i vårt användarstöd om Fortnox ID

Fortnox Magazine #1-2023 I 17
Fortnox ID

Ta nästa steg med smarta kopplingar

Genom att se till så att dina kunder är uppkopplade mot sin bank och sitt skattekonto kan ni tillsammans ta nästa steg mot automatisk bokföring. Här reder vi ut hur det fungerar och hur ni kan samarbeta tajtare tack vare sömlösa digitala flöden som trollar bort stora delar av den manuella hanteringen.

SKICKAS AUTOMATISKT SKICKAS AUTOMATISKT

SKICKAS AUTOMATISKT SKICKAS AUTOMATISKT

UNDERLAG FR. KONTOUTDRAG

Men först lite om förutsättningarna!

Det går att koppla ihop Fortnox med alla stora banker i Sverige: Handelsbanken, SEB, Swedbank, Danske Bank, Nordea och Länsförsäkringar Bank. För att kunna göra kopplingen till kundernas skattekonto, behöver bolagets firmatecknare bara ange Fortnox som ombud i inloggat läge på skatteverket.se.

När det väl är gjort har ni tagit ett viktigt steg för att kunna jobba effektivt och hänga med i den snabba digitala omställningen. Ni har även gjort en insats för att framtidssäkra både kundernas bolag och byråns arbetssätt.

Kunderna behöver till exempel inte fundera på det här med P27, den nya europeiska betalinfrastruktren. Har man en bankintegration i Fortnox är man redan redo. Man är också redo för Bokföring från kontoutdrag, där transaktionerna från banken och/eller Skatteverket kan bokföras helt automatiskt.

För byrån innebär det att konsulterna sparar mängder av tid. Tid som de kan lägga på samarbete med och kvalificerad rådgivning till kunderna. På att göra kunderna nöjda.

UNDERLAG FÖR TRANSAKTIONER PÅ SKATTEKONTOT

Andra fördelar med att koppla ihop kundernas olika system är:

l Minskad manuell handpåläggning = minskad risk för fel

l Ihopkopplade system = automatiskt informationsutbyte

l Uppdaterade konsulter = väl underbyggda råd

l Välmående företag = nöjda kunder

Smarta kopplingar 18 I Fortnox Magazine #1-2023 bank
BETALFIL UNDERLAG FÖR AGI AUTOMATISK BOKFÖRING
KONTOUTTDRAG
FRÅN
TRANSAKTIONER (+REGELVERK)

Vi har adderat ny funktionalitet i Fortnox Fakturering som gör det ännu enklare för aktiebolag att sälja sina fakturor. Genom att aktivera Automatisk fakturaförsäljning är dina kunder redo att använda tjänsten när de behöver snabb hjälp med finansiering.

Ännu enklare att sälja fakturor i Fortnox Fakturering Nyhet!

– Att sälja fakturor innebär att man får betalt direkt istället för att vänta på att kunderna ska betala. Det är ett effektivt sätt att förbättra likviditeten, men också ett bra sätt att frigöra medel till mer långsiktiga satsningar, säger

Martina Johansson, Product Manager.

Syftet med Automatisk fakturaförsäljning är att göra det ännu enklare för företag att sälja sina fakturor.

Numera kan man se direkt i faktureringsvyn hur många av företagets fakturor som går att sälja, samt hur stort det sammanlagda säljbara beloppet blir.

Vid varje faktura som går att sälja finns nu därför en sälj-knapp. Dina kunder väljer själva vilka fakturor de vill sälja och man betalar endast för de fakturor man faktiskt säljer.

– Vi vet att det är svårt för mindre företag att hitta finansiering och då vill vi underlätta. Ett tips till dig som är redovisningskonsult är att aktivera Automatisk fakturaförsäljning på dina kunder redan nu. Det kostar inget och när kunden behöver snabb hjälp med finansiering så är allt redan på plats, säger Martina.

De som väljer att sälja sina fakturor får pengarna redan dagen efter. Fortnox skickar dessutom fakturan på önskat sätt till slutkund, prickar av inbetalningen och bokför allt.

De av dina kunder som inte har fyllt i vårt kundkännedomsformulär ännu behöver lägga en kort stund på att göra det, så att vi kan skapa ett upplägg som är unikt för just deras bolag.

För de av dina kunder som redan har fyllt i vårt kundkännedomsformulär finns den nya funktionaliteten på plats i faktureringsvyn i Fortnox Fakturering och kan börja användas direkt.

Fortnox Fakturering Fortnox Magazine #1-2023 I 19
Martina Johansson – Product Manager

Jan och Johnny Juhlin på J4 Håltagning i Linköping hittade LEBA via Fortnox hemsida, strax efter att de startat företaget 2020.

– Vi ville ha en mindre byrå som finns nära. Jag kontaktade LEBA, och det har jag inte ångrat, säger Jan. För Jan är det viktigt med snabb återkoppling, och att alltid känna sig välkommen att ringa. – När något behöver göras vill jag att det ska gå snabbt. Med LEBA behöver jag inte ens fundera på det, utan de tar alltid tag i saker direkt. Dessutom svarar de, även klockan är 18 en fredagkväll.

J4 Håltagning utför betonghåltagning, rivning och sanering. De finns även i Katrineholm och har ett holdingbolag. LEBA sköter ekonomin åt alla tre, och Bahjat var också den som hjälpte Jan att komma igång med de två nya bolagen.

– Han ombesörjde allt. Man märker att han har väldigt bra koll, och han har också hjälpt oss att göra bra och tydliga ett-, tre- och femårsplaner. Jag gör ju en hel del själv när det gäller ekonomin, men det blir inte alltid korrekt och LEBA finns alltid där och säkerställer att det blir rätt i slutändan.

– Vi hinner med mycket på en timme, eftersom det bara är detaljer kvar att prata om. Jag uppskattar att det är enkelt att säga till om vi inte skulle vara nöjda med något.

20 I Fortnox Magazine #1-2023 100% nöjda kunder
”Vi ville ha en mindre byrå”
Sagt av kunderna om Leba
“De tar alltid tag i saker direkt”

LEBA

På LEBA Ekonomibyrå i Norrköping går telefonerna varma. Vd:n Bahjat Mourad tar upp sin telefon, svarar och ber att få återkomma.

– Våra kunder vill ofta ha snabb respons och en av våra styrkor är att vi är bra på att återkoppla. Vi anpassar oss naturligtvis efter hur brådskande ärendet är, men kunden får alltid svar, och vi tar oss alltid tid att lyssna, säger Bahjat.

LEBA startade för cirka sju år sedan, har idag sex medarbetare och drygt 200 kunder. 2022 blev de utsedda till Årets tillväxtbyrå i Östergötland, en utmärkelse som delas ut av Revisionsvärlden till redovisnings- och revisionsbyråer som omsätter minst 2 miljoner kronor, och har ökat omsättningen tre räkenskapsår i följd.

Trygghet kring förväntningar Bahjat Mourads recept för att få nöjda kunder, förutom snabb respons, är att bli ett med kunden.

– För oss är det allra viktigaste att sätta oss in i kundens verksamhet och

behov. Sedan gäller det att omvärldsbevaka, ligga steget före, utmana och uppmärksamma kunden på vad som finns i form av regler och möjligheter. Kunden ska känna sig trygg i att vi är med dem hela vägen och aldrig känna osäkerhet kring vad de kan förvänta sig av oss, säger Bahjat Mourad.

Hitta engagemanget Behovet av samarbete, proaktivitet och rådgivning hos byråer ökar stadigt, menar Bahjat. Därför pratar han och hans medarbetare ofta om vikten av att hitta engagemanget för kundens företag och dess utmaningar.

– Vi är en extra kollega till kunden. Många företagare har ingen att bolla ekonomi med och det är viktigt att vi finns där som ett naturligt stöd. Ju mer engagerade vi är, desto nöjdare blir kunden, säger Bahjat.

Bahjats tips för att få nöjda kunder

l Återkoppla. Även om inte ärendet är akut behöver kunden få en bekräftelse på att du sett att de hört av sig, och få veta när de kan vänta sig ett svar.

l Red ut eventuella “stenar i skon” direkt, så att de inte växer till större problem hos kunden.

l Prata kontinuerligt med dina medarbetare om hur ni kan skapa mervärde och engagemang.

Fortnox Magazine #1-2023 I 21 100% nöjda kunder
”kunden ska känna sig trygg
och säker och veta att vi är med dem hela vägen”

I en mysig timmerstuga i Östersund har redovisningsbyrån OWL ett av sina kontor. Utanför skymtar Östersunds skidstadion, och medarbetarna har nära till motion och natur.

– Vi mår bra här. Och om vi mår bra och känner oss engagerade, blir kunden också mer nöjd säger Emma Sigurd och Petra Olofsson.

Dialog och återkoppling

På OWL jobbar nio personer. De arbetar alltid i team, vilket gör att kunden har flera personer som de kan kontakta med frågor. Om någon är borta kan någon annan hjälpa till, vilket minskar sårbarheten på byrån.

– En tät dialog och att alltid återkoppla är bland det viktigaste för oss. Det är i dialogen man fångar upp behov, saker som behöver korrigeras och sådant de är nöjda med. Därför är det viktigt att vi är tillgängliga.

Det Olle Sundemo på Undersåkers

Snickeri fastnade för hos OWL när han blev kund, var främst deras erbjudande om kloka råd.

– Som egenföretagare är man väldigt ensam med de ekonomiska delarna och jag behövde verkligen någon att bolla med. Någon som kan hjälpa mig att förstå mina siffror så att jag kan ta bra och rätt beslut, säger han.

Tillsammans med Emma på OWL har han fått till en bra struktur. De har rensat upp, flyttat om bland kostnads-

ställena, digitaliserat och skapat ett bra flöde för den löpande redovisningen.

– Nu släpar inget efter som det kunde göra förut. Med OWL har jag fått en helt annan överblick och kontroll, och jag får inga obehagliga överraskningar. Jag kan fokusera mer på byggverksamheten och minimera arbetet vid skrivbordet, säger Olle.

100% nöjda kunder 22 I Fortnox Magazine #1-2023
Sagt av kunderna om OWL
”Jag har fått en överblick”

Att erbjuda en helhetslösning är också en nyckel till nöjdare kunder, menar Emma och Petra. För att få till ett bra samarbete med kunden behöver en byrå idag ha koll på allt löpande såsom leverantörsfakturor, lön och rapportering, samtidigt som man ger kunden kvalificerad rådgivning.

– Vi märker ju att rådgivningen blir allt viktigare. Inte minst idag med det oroliga världsläge vi har, där många företags kostnader ökat och nya behov fötts.

Självklart att jobba digitalt På OWL är det en självklarhet att jobba digitalt, vilket också är något som deras kunder uppskattar. Det minskar kundens administration och skapar smidigare flöden.

– För oss är det viktigt att vi håller oss uppdaterade och fångar upp nyheter i exempelvis Fortnox. Då kan vi ge kunden de bästa lösningarna och de bästa råden för framtiden, säger Petra.

– Att vi är 100 % digitala gör oss proaktiva och inte reaktiva.

Emma och Petra tips för att få nöjdare kunder:

l Återkoppla och ha en tät dialog med kunden. Det är i samtalen man fångar upp sådant som behöver tas omhand.

l Jobba modernt. Kunder efterfrågar och förväntar sig smarta digitala lösningar idag.

l Jobba i team och ha inte bara en kontaktperson som kunden kan vända sig till. Det minskar sårbarheten.

Numera har de möten en gång i månaden. Då tolkar de tillsammans den senaste tidens siffror och diskuterar vad de betyder för verksamheten.

Olle kan också logga in på Owlonline, där han kan kan följa utvecklingen i företaget och få tidiga signaler om eventuellt tuffare perioder. Men kanske är den största vinsten, förutom kollen

på ekonomin, det nära samarbetet och allt positivt det för med sig.

– På OWL är dom verkligen engagerade i mitt företag, och det är som att jag fått nya kollegor. Istället för att jag kommer

med problem som bara ska lösas gör vi ett långsiktigt, gemensamt teamarbete. De har förståelse för min bransch och jag känner att jag kan bolla nya verksamhetsidéer med dem. De hakar snabbt på och hjälper mig att göra beräkningar av lönsamhet med mera. Deras personliga engagemang och entusiasm för mina idéer är väldigt uppfriskande!

Fortnox Magazine #1-2023 I 23 100% nöjda kunder
“Deras engagemang är uppfriskande”
”dialogen med kunden är det viktigaste”

Trimero

På Trimeros hemsida möts man av budskapet “Digital redovisning. Analog kärlek.” Ett uttryck som sammanfattar Trimeros filosofi väl, säger vd:n Joakim Lindh.

–Vi får aldrig tappa bort de mänskliga relationerna – det är i dialogen vi upptäcker behov och utvecklar vårt samarbete. Det är därför vi inte längre pratar om business to business utan om people to people, säger Joakim.

Vill ha engagerade kunder

Att kunden ska få de bästa förutsättningarna att ägna sig åt sin kärnverksamhet och inte åt administration är en självklarhet hos Trimero. För att nå dit lägger Joakim och hans medarbetare mycket tid på att lära känna företaget de jobbar med, deras erbjudande, kunder och mål.

– Vi behöver läsa på och få förståelse för vad som driver kunden. Det är först då man kan jobba proaktivt, coacha företaget och ge relevanta tips. Det är också då man får ett gemensamt engagemang, där både vi och kunden vill framåt. Vi brukar säga att vi inte vill ha nöjda kunder, utan engagerade kunder, säger Joakim Lindh.

På Trimero drar man heller ingen skarp gräns mellan vad man kan bidra med och inte. Ofta löser Trimero sådant som kunden kanske inte förväntar sig att de kan lösa.

– Vi får en hel del frågor från kunder, som inte nödvändigtvis har med redovisning att göra. Häromdagen fick vi exempelvis frågan om vi kände till något företag som är bra på översättningar av texter. Det gjorde vi, och då sammanförde vi dem. En sådan fråga hade vi inte fått om vi inte hade jobbat så nära ihop, och gjort den mer informella rådgivningen till en självklarhet, säger han.

Starkt självledarskap föder engagemang

Trimero har växt snabbt och har idag 35 medarbetare. Företagskulturen bygger på att man arbetar chefslöst med ett starkt självledarskap. Joakim Lindh tror det är en del i varför deras kunder är just engagerade – medarbetarna uppmuntras att ta initiativ och att stötta varandra.

– Vår kultur bygger engagemang, och det märker våra kunder. När vi exempelvis anställer någon ny vill vi att medarbetaren tidigt ska förstå hur vi jobbar och hur viktigt det personliga engagemanget är. Det driver samarbetet med kunderna framåt, avslutar Joakim.

Joakim Lindhs tre tips för att få engagerade kunder:

l Läs på om din kund. Gå in på hemsidan, ta reda på mer om deras erbjudande och deras kunder. Ställ frågor och lär känna entreprenören.

l Bli en naturlig coach och sparringpartner till kunden. Hjälp till med det du kan, även om det är utanför ert expertområde.

l Underskatta inte kommunikationen. Vikten av den personliga kontakten har aldrig varit större. Och sträva mot engagerade kunder, istället för nöjda kunder.

24 I Fortnox Magazine #1-2023 100% nöjda kunder

Belysningsföretaget Luminans i Stockholm har varit kund hos Trimero i fem år. De hörs nästan dagligen och företagets CEO Magnus Martinelle känner alltid att Trimeros medarbetare prioriterar honom och hans frågor.

– Det känns verkligen som att de lägger allt annat åt sidan när jag hör av mig. Jag behöver aldrig sitta och vänta på något och det är en känsla som är viktig för mig och mitt företag, säger han.

– Jag har jobbat med andra redovisningsbyråer tidigare, men Trimero är otroligt snabba och skickliga. De komplicerar inte till saker, utan allt blir så bekymmersfritt. Kanske är det den största anledningen till att jag är så nöjd, fortsätter han.

Det täta samarbetet gör att Magnus och Trimeros medarbetare nästan blivit som kollegor. Under deras samtal och möten blandas allvarliga frågor och kluriga jobbutmaningar, med en stor dos skratt.

– Vi har väldigt roligt ihop och man märker att de som jobbar på Trimero är ett skönt team, utan en tydlig hierarki. De är väldigt samspelta –om någon inte kan något, bollar de med en kollega, och en stund senare har de ett svar. Det gör också att jag känner att jag kan fråga om vad som helst, säger Magnus.

Fortnox Magazine #1-2023 I 25 100% nöjda kunder
“De är otroligt snabba och skickliga”
”Allt känns bekymmersfritt”
Sagt av kunderna om Trimero
”I takt med att arbetet blir mer digitalt, blir samtalen och mötena viktigare.”

Trendspaning

Både utmaningar och möjligheter när branschen förändras

Digitalisering, automatisering och artificiell intelligens kommer allt oftare upp på agendan. Många ställer sig säkert frågan hur byråns affärsmodell, ledarskapet och yrkesrollerna påverkas.

I FAR:s spaningar ser vi att redovisningskonsultens roll redan har påverkats och det råder inga tvivel om att det kommer att fortsätta. Detta är intressant ur flera perspektiv. För helt klart är att det innebär nya möjligheter – och utmaningar. En del av konsultens tidigare hantverk är nu helt automatiserat. Visserligen har det inneburit ökade kostnader för olika system. Men det har samtidigt frigjort tid för annat, som till exempel rådgivning.

Utvecklingen har öppnat upp för nya aktörer och flera förvärv

har skett av både större och mindre verksamheter. Frågan är hur det påverkar konkurrensen om kunderna och konsulternas kompetens. Det är ju knappast en nyhet att det är en utmaning att rekrytera och behålla personal i branschen. Och samtidigt ökar behovet av nya kompetenser inom hållbarhet, digitalisering, automation och it-säkerhet.

En utmaning är att öka effektiviseringen och utveckla affärsmodellen med bibehållen lönsamhet. Dessutom är det viktigt att skapa en dynamisk och lärande miljö där personalen trivs och vill stanna. Och sist men inte minst – säkerställa att kompetensen i organisationen matchar marknadens behov. För i en alltmer digitaliserad, automatiserad och specialiserad värld behövs hela

tiden nya roller och uppdaterad kunskap, en utmaning för alla i vår bransch.

Vad är då viktigt för en byrå att tänka på i dessa tider av snabb förändring? Mitt råd, utifrån vår omvärldsspaning, är att anpassa verksamheten efter de nya förutsättningarna och dra nytta av den nya teknikens fördelar. För att lyckas behövs genomtänkta och tydliga processer och det kräver både tid och tålamod. I gengäld kommer det garanterat att löna sig i längden.

Genom att möta marknadens föränderliga behov kommer du och din byrå att vara fortsatt relevanta och göra en ovärderlig insats i vår gemensamma strävan mot ett hållbart näringsliv och samhälle.

26 I Fortnox Magazine #1-2023 FAR & SRF
Konsulterna
Camilla Carlsson – FAR

Trendspaning

Branschen behöver en mix av stora och små byråer

Redovisnings- och lönebranschen konsolideras. Större byråer köper upp mindre för att komma åt deras kunder, konsulter eller kompetenser. Men det är faktiskt inte hela sanningen. För samtidig pågår en motrörelse. Så snart en byrå blir uppköpt ser vi också att några medarbetare bryter sig loss och startar eget.

Samtidigt som det finns avgörande fördelar med att vara en del av en starkare aktör, så finns det andra fördelar med att vara mindre. Det kan finnas IT- och HR-stöd på en större byrå som de mindre oftare saknar. Mer uppstyrda processer och tydligare styrning samt större möjligheter att avancera och kompetensutveckla präglar ofta en större byrå.

Men det finns också de som trivs bättre på en mindre byrå, där man kommer närmare såväl ledningen som kunderna, kan vara mer flexibel och snabb – men samtidigt blir lite mer sårbar.

Har du kompetens och kontakter är det lätt att starta egen konsultverksamhet. Friheten i att bestämma vilka kunder du ska ta dig an och vilka tider du jobbar kan kännas lockande. Men med friheten kommer även ett stort ansvar. Som byråledare behöver du själv ta ansvar för att din byrå och dess medarbetare har allt på plats.

Du behöver sätta processer, ansvara för byråns efterlevnad av exempelvis GDPR och Penningtvättslagen. Vill du vara både kund-, personal-, sälj-, kvalitets-, utvecklings-

och samtidigt leveransansvarig?

Om du inte vill det, kan det vara skönt att ha andra att jobba tillsammans med.

För branschen, tror jag, fortsatt att en mix är bra. Vissa vill ha en stabil leveranspartner i en större byrå, medan andra föredrar en mindre och mer personlig byrå. Men ju mer teknikstyrda vi blir, kommer den som bäst nyttjar verktygen vara vinnaren, oavsett storlek. Och med ökad valfrihet ser vi att efterfrågan på transparens och auktorisation ökar.

Enligt SKI, Svenskt Kvalitetsindex, anser 67 procent av företagen att auktorisation är viktigt eller mycket viktigt i val av redovisningskonsult – oavsett om hen jobbar på en större eller mindre byrå.

Fortnox Magazine #1-2023 I 27 FAR & SRF Konsulterna
Lali Fjellström – Srf konsulterna

Elite Accounting

Möt Elite Accounting

Elin Mannerfeldt – redovisningsekonom på Elite Accounting

28 I
Magazine
Fortnox
#1-2023
“När någon vill testa något tycker vi det är extra kul.”

På Elite Accounting insåg man tidigt fördelarna med att jobba digitalt och sedan 2015 är Fortnox navet i arbetet på byrån. Fortnox – och ett helt ekosystem av integrationer till andra system.

– Vår ingång är att det alltid finns smidigare sätt att jobba på. När vi automatiserar och sparar tid för oss själva och kunderna kan vi fokusera på uppföljningen och vägen framåt, säger Elin Mannerfeldt, redovisningsekonom på Elite Accounting.

Och synsättet med att automatisera så många av både byråns och kundernas flöden som möjligt har gett resultat. Både antalet nya kunder och omsättningen har ökat i snabb takt och på bara ett par år har byrån gått från 6 till 27 medarbetare.

Alla sorters kunder Elite Accounting har kunder i alla branscher och jobbar dedikerat med att integrera deras Fortnox med branschanpassade system.

– Med nya klienter börjar vi alltid med att rita en flödeskarta, där vi går igenom vilka system som används och hur vi kan koppla dem till andra externa lösningar för att effektivisera, berättar Lucas Lindholm, vd på Elite Accounting.

– När vi automatiserar de vanligaste flödena får vi också tid till det som kunderna vill ha och ger oss ett roligare jobb. Att siffrorna uppdateras i realtid gör också att vi kan stänga månaden nästan direkt och snabbt få fram korrekta underlag inför viktiga beslut, säger Elin.

“Fördel att kunna systemen”

För att kunna ta till vara all den smartness som finns på marknaden idag gäller det att ha koll på systemen.

– Det är helt klart en konkurrensfördel idag att kunna systemen och sätta sig in i vilka lösningar som finns och hur allt hänger ihop, säger Lucas.

Medarbetarna på Elite Accounting har stor kunskap och blir uppmuntrade att hålla sig uppdaterade. Det gör att de ibland får agera mellanhand och hjälpa andra att sätta upp integrationer mellan Fortnox och andra system.

Mycket ny smartness idag

E-handel är en bransch där det kommer mycket ny smartness som rör betalningar, logistik, lager och handelsplattformar. Nyligen kopplade Elite Accounting ihop Fortnox med Amazon för en kunds räkning.

– När någon vill testa något nytt, det tycker vi är extra kul och vill lösa det, säger Elin.

Restauranger är en annan sektor där det händer massor kopplat till automatisering.

– Det finns restauranger som numera är helautomatiserade tack vare integrationer mellan kassasystemet, fakturahanteringen och tidrapporteringsverktyg, och där allt sen synkar i realtid till Fortnox, berättar Lucas.

Andra branscher där Lucas och Elin ser stor potential att kunna effektivisera arbetet med den löpande redovisningen med hjälp av integrationer är bygg/Installation, mäklare och olika branscher som använder sig av journalsystem.

– Här kan man spara mycket tid och det finns många bra integrationer att koppla ihop, berättar Lucas.

”Vi gillar att först ut”

Förutom att effektivisera och spara tid för er själva och era kunder – vilka andra drivkrafter finns bakom ert sätt att jobba?

– Vi gillar att vara först ut. Det är en styrka vi har, att vi vågar testa nya saker och vara med och driva utvecklingen framåt, säger Lucas.

– Det mänskliga mötet. Det är viktigare än någonsin att skapa utrymme för det. Att kunna ta sig tiden att svara i telefon, ha möten och en löpande dialog, avslutar Elin.

Fortnox Magazine #1-2023 I 29
Elite Accounting

Smarta integrationer för framgångsrika företagare och byråer

Framgångsrika byråer hjälper sina kunder med kopplade system samtidigt som de själva drar nytta av våra integrationer.

FÖR BYRÅN SJÄLV: Rapport- och analysstöd; Oxceed, Boardeaser och Enhanza bygger rapporter och överskådligt stöd från datan i Fortnox. Ett CRM, kundrelationssystem håller du smidigt reda på kommunikationen med era kunder! Kika till exmpel på WebCRM eller Lime.

FÖR KUNDER INOM HANTVERK, SERVICE OCH INSTALLATION: Projektverktygen Projektportalen synkar leverantörsfakturor, projekt, kunder och artiklar automatiskt till och från Fortnox. Fieldlys projekthantering har dubbelriktade kopplingar för hantverkare. Full frihet att välja hur du och din kund ska jobba ihop.

FÖR KUNDER INOM RESTAURANG: Kassasystem för restaurang och café som löser kundmötet, bong i köket och dagsrapport direkt i Fortnox. Kika på Onslip, Trivec och TruePOS. Bazaro, förvandlar leveranförsfakturor till värdefulla insikter och inköpsunderlag.

Uteserveringarna öppnar snarare än du tror! QR-kodlösningen WEIQ låter dina restaurangkunder ta fler kunder, snabbare med färre extraanställda och ökad lönsamhet.

Läs mer på: www.fortnox.se/integrationer

30 I Fortnox Magazine #1-2023
integrationer
Integrationer

Tröttnat på tidskrävande administration? Vi har byråstödet för dig.

Blikk Byrå hjälper dig att ta kontroll över din byråverksamhet och frigöra tid för rådgivning. I det molnbaserade systemet hanterar du enkelt bevakningslistor, uppdrag, tidredovisning, faktura- och löneunderlag. Du kan dessutom bjuda in och samarbeta med dina kunder i Blikk Partnerportal – kostnadsfritt!

Uppdragshantering

Bevakningslistor

Flexibel tidredovisning

Fota kvitton och registrera utlägg direkt i mobilen

Skapa kompletta faktura- och

löneunderlag

Avtalshantering med e-signering

Resursplanering

Digitalt kund- och kontaktregister

Analysera viktiga nyckeltal med rapporter

Bjud in och samarbeta med dina kunder i Blikk Partnerportal

Integrerat med Fortnox, Visma eEkonomi, Visma Administration och Björn Lundén. Kompatibelt med marknadens vanligaste lönesystem. Fördelaktiga partnerupplägg / Molnbaserat / Månads- eller årsabonnemang / Kostnadsfri support

Testa gratis och boka demo:

Besök www blikk se eller ring 0911-25 73 00

Fortnox Magazine #1-2023 I 29
för medlemmar i FAR och Srf konsulterna
BLIKK BYRÅ - FREE Rabatt Byråer med upp till två användare kan använda Blikk Byrå helt kostnadsfritt

Obligatorisk e-faktura – en digital katalysator

Tillsammans med Skatteverket och Bolagsverket har vi på Myndigheten för digital förvaltning (Digg) bett regeringen utreda förutsättningarna för att göra e-faktura obligatoriskt för både företag och offentlig förvaltning.

Digg har många uppgifter inom digitalisering, exempelvis e-legitimation och eIDAS, digital post, tillgänglighetsfrågor och säker kommunikation.

I mitt arbete är fokus på e-handel, e-faktura samt Diggs roll som Peppolmyndighet.

I december publicerades EUkommissionens förslag till ändringar av momsdirektivet och det stärker vår uppfattning om att e-faktura måste användas i större omfattning i samhället än idag.

Om VAT in the digital age (ViDA) blir verklighet, blir det obligatoriskt för företag som handlar över gränserna inom EU att använda e-faktura. För svensk del skulle det innebära olika regelverk för företag som handlar med andra EU-länder och de som inte gör det. Det tror vi är fel väg att gå.

Lagkrav för offentlig upphandling

Sedan 2019 måste alla företag som deltar i offentliga upphandlingar från kommuner, regioner och statliga

myndigheter använda sig av e-faktura när motparten ska faktureras.

Det vi har sett sedan dess är att andelen inkommande e-fakturor har skjutit i höjden, till ett snitt på 82 på procent. Samtidigt ligger andelen utgående e-fakturor till företag från offentlig förvaltning kvar på en mycket låg nivå.

En slutsats man kan dra av det är att tvingande åtgärder som obligatorisk e-faktura faktiskt fungerar som en effektiv katalysator för digitalisering.

E-faktura mellan företag Som redovisningskonsulter möter ni många företag. Kanske har ni hört dem prata om e-faktura som synonymt med att skicka eller ta emot fakturor som pdf:er, som sedan kanske skannas och förs över till ett ekonomisystem.

Enligt vår, SFTI:s och EU-kommissionens definition är e-faktura en faktura som skapats, överförts och tagits emot i ett strukturerad elektroniskt format. Den behöver sällan någon ytterligare manuell hantering då processen i hög grad kan automatiseras.

En annan fördel är att e-fakturor enkelt går att hantera inom Peppol, en internationell standard för hantering och överföring av e-fakturor.

Alla beslut och förändringar som kan bli aktuella ligger möjligen några år framåt i tiden. Men innebär det att du som redovisningskonsult och dina kunder kan bortse från detta helt och hållet just nu?

Följ utvecklingen Mitt råd är att aktivt följa och bevaka utvecklingen. Prata med dina kunder om vilka förändringar som kan komma. Hur påverkas deras verksamheter? Behövs det andra system eller ny kompetens i företaget? Förklara varför det är viktigt med fler perspektiv än “bara” kostnader och hinder. Särskilt om man planerar att göra affärer med offentlig förvaltning.

Du bör helt enkelt se till så att dina kunder har en plan för vad de kan behöva förändra i sina rutiner kring fakturering.

Anderz Petersson Specialist inom e-handel på DIGG
32 I Fortnox Magazine #1-2023
Krönika

Framtidens affärssystem

Optimera order, inköp och lager – med full koll på ekonomin

Kombinationen Fortnox x Extend Commerce blir ett

komplett affärssystem att växa med. Du har full koll på både ekonomin och hela processen – från order i multipla kanaler till avstämning av betalningar.

Ett molnbaserat och framtidssäkrat

affärssystem

Automatisk lagerbokföring där lagervärdet uppdateras i realtid.

Bra för bolag som hanterar fysiska produkter. Samla och hantera alla ordrar, säljkanaler, lager och marknader i samma system.

Skapa avancerade produktstrukturer och BoM.

Standardintegationer till webbshopar, marknadsplatser, 3pL/WMS och CRM etc.

EDI-koppling till ICA, Coop och Systembolaget mfl.

Stöd för flera lager, lagersaldo i realtid och fullt digitaliserat lager med scanning och inbyggd transportbokning.

Optimera lagernivåer genom systemstöd för inköp.

BI-analys för smarta beslut.

Automatisk avstämning av inköp mot leverantörsfakturan.

Fullt integrerad fakturaservice via Fortnox.

”Fortnox och Extend Commerce är en perfekt kombination för bolag inom handel som vill växa, oavsett bransch eller verksamhetsområde.”
Mathias Bredin, Extend Commerce Läs mer på www.extend.se

”Vi försöker inspirera till att hitta nya smarta sätt att jobba med Fortnox.”

HÄNG mED PÅ

connect

Fortnox Connect är en unik utbildningsdag för byråkonsulter som vill ta samarbete med kunderna till nästa nivå. Fortnox Magazine fick chansen att hänga med en dag.

34 I Fortnox Magazine #1-2023 Fortnox Connect
Anna Nordström – utbildare på Fortnox

Tjugosju konsulter sitter uppradade bland bänkarna i utbildningssalen. De flesta har sin goodie bag stående framför sig, handen slinker ned med jämna mellanrum och fiskar upp en ny godis.

Fortnox utbildare Anna Nordström går igenom plattformens alla smarta funktioner på storbildsskärm.

Engagemang och nyfikna frågor varvas med förbättringsförslag. Ibland svarar åhörarna på varandras frågor.

En av dem i publiken är Mia Örning, ägare till MiRed Ab i Örkelljunga. Hon har med sig tre kollegor för att lära sig mer om hur Fortnox funkar.

– Vi vill bli mer digitala. Jag gillar att föreläsarna är kunniga. De vet vad de sysslar med, säger hon. Förutom Anna är det Anton Ahlin från Fortnox som utbildar.

– Det känns som ett nyfiket gäng, säger han om dagens grupp. Fortnox bjuder på lunch och under pausen passar några på att ta en promenad. Inför andra halvan av dagen fylls det på med godis, kaffe och vatten. Förutom att konkret visa hur plattformen fungerar tar utbildarna upp vilken ny funktionalitet som kommit den sista tiden.

En hand räcks upp.

– När det gäller e-faktura, kan man ha utländska företag också, lyder frågan. Deltagaren får ett jakande svar och på storbild längst fram visar Anton var i programmet man ställer in det.

En av dem som är på Fortnox Connect för första gången är Michael Eng från Advice Revision i Växjö.

– Jag är nöjd med utbildningen. Det finns mycket man kan automatisera, säger han.

Fortnox Magazine #1-2023 I 35
Fortnox Connect
lär man sig under utbildningen? Leverantörsfakturor • Bokföring från kontoutdrag • Digital Byrå • Fortnox Insikter Fortnox produkterbjudande • Fortnox App • Fortnox Avstämning & Rapportering
Vad

För sveriges viktigaste uppdrag

Som redovisningskonsult är du företagens viktigaste rådgivare. Vårt kall är att stötta dig till 100%. Genom att välja Fortnox skapar du oändliga möjligheter att bli framgångsrik tillsammans med dina kunder.

Issuu converts static files into: digital portfolios, online yearbooks, online catalogs, digital photo albums and more. Sign up and create your flipbook.