Natividad Lara Contadora por naturaleza y profesión. Cofundadora de Paulino Lara.
¿Está consciente de la situación financiera del negocio?
I
ndependientemente de que sea una veterana en el sector de la belleza o se encuentre dando sus primeros pasos, ¿está consciente de la situación financiera de su negocio? Uno de los retos más importantes cuando desarrolla e intenta establecerse en este sector es lograr y mantener la calidad de acuerdo con los estándares de sus clientes. La calidad es percibida de innumerables formas, puede manifestarse en la actitud de las personas empáticas y eficientes que estén en la parte operativa; en las atenciones oportunas de aquellos que están en contacto directo con los clientes y en un ambiente físico de apariencia agradable a la vista de las personas que acuden al establecimiento, aspectos que influyen de manera significativa en la percepción del servicio. Sin embargo, lograr y mantener cierto nivel en la calidad requiere de decisiones inteligentes previas que determinarán qué tan rápido y sostenible sea lo que tiene para ofrecer. Por esta razón, le comparto tres aspectos principales que, de forma imperativa, debe organizar para tener una empresa en el sector belleza que cumpla con las exigencias y que, a la vez, sea rentable en el tiempo: Sistema operativo, sistema contable y políticas generales. Sistema operativo El sistema operativo requerido por el negocio no necesariamente sea el mismo que le funciona al proyecto de al lado. Cada sector productivo cuenta con necesidades específicas que han sido identificadas y creadas por un desarrollador, con el fin de automatizar los procesos que desarrolla de manera manual, incluyendo opciones de mejora que posiblemente no se han considerado. En términos más específicos, un sistema operativo orientado al sector productivo de belleza permitirá tomar control de aspectos
como: servicios ofrecidos por especialistas, técnico, colaborador específico; productos consumidos en el servicio y los que son adquiridos por cada cliente.
natividad@paulinolara.com @paulinolaraaff Foto: Kendy Alcántara
Lo ideal y lo que es el paso a seguir en este punto es la integración con una herramienta tecnológica especializada en manejo contable que toma los datos necesarios del sistema operativo y los convierta en información contable que, junto a otros procesos, darán como resultado estados financieros y otros reportes importantes para la administración del negocio. Entre estos reportes están
Esto permite tener actualizadas y controladas informaciones como: • Inventario de productos para la venta: qué cantidad tiene disponible, cuántas unidades vendidas en un período de tiempo específico. • Inventario de productos para consumo en servicios ofrecidos: el margen de consumo por cantidad. • Comisiones a especialistas, técnicos, colaboradores: en base a los clientes atendidos, cuál es la comisión correspondiente por un período determinado de tiempo. • Facturaciones a clientes por consumo global: una única facturación para todos los servicios ofrecidos y para los productos adquiridos en cada visita. • Comprobantes fiscales emitidos y habilitados: recurso de gran importancia para mantener un sano manejo de las ventas a declararse a Impuestos Internos. • En la parte de servicio al cliente, pueden ofrecer funcionalidades de control de citas, históricos por cliente, comunicación con el mismo, etc. Un gestor de clientes (CRM) integrado. Sistema contable Los sistemas operativos, regularmente, solo tienen funcionalidad hasta el proceso de facturación, de manera que no cuentan con un ambiente donde manejar una contabilidad organizada que pueda ofrecer reportes financieros oportunos para conocer la situación del negocio.
• Estados financieros para conocer la
situación del negocio, estado de ganancias o pérdidas y flujo de efectivo.
•
Reportes más cotidianos como cuentas por cobrar, cuentas por pagar y flujo de caja.
•Otros más especializados como
rentabilidad por producto o servicio, y rotación de inventario.
Este sistema contable será la herramienta para crear y mantener un orden contable que será la base para poseer informaciones oportunas para envío de datos y declaraciones antes Impuestos Internos. Ayudará a conocer la salud financiera de su negocio. En base a estas, podrá definir su curso y tomar decisiones que lo fortalezcan. El primer paso debe ser identificar el costo, no solo de los servicios y productos que ofrece, también el costo administrativo para mantener en marcha el emprendimiento. Políticas generales Establecer políticas generales de manera que el personal administrativo esté alineado a una sola línea de opciones. • Política de descuentos • Formas de pago. Establecer los controles en caso de manejo de efectivo • Relación con proveedores y facilidades de crédito a solicitarles • Plan de créditos y cobros Septiembre 2021 • @eldineromujer 51
