Nicht nur vor Betriebseröffnung eines Unternehmens stellt sich die Frage nach der optimalen Rechtsform, denn diese kann sich im Laufe der Zeit ändern

HEUTE ZÜNDE ICH DIE RECHNUNG VON GESTERN AN!

Es war einmal … da wurde dem Steuerberater ein dicker Buchhaltungsordner vom Unternehmen übergeben. Nicht ohne Stolz, denn schließlich bedeutete das, dass viele Belege auf einen guten Geschäftsgang schließen lassen. Und wenn die dicken Ordner nicht von Motten gefressen wurden, lebten sie noch mindestens sieben Jahre lang. Das alles war einmal. Heute freut sich das Unternehmen, keinen Buchhaltungsordner mehr an die Steuerberaterin übergeben zu müssen.

TEXT: HELMUT SCHUCHTER, MELANIE TISCHBERGER

Innovation war der Durchbruch zur papierlosen Buchhaltung und ist bereits eine erprobte Realität. Es bringt einen deutlichen Mehrwert für den Unternehmer sowie die Kanzlei als auch für die Mitarbeiter, die hinter solch einer innovativen Kanzlei stecken. Digital – das ist phänomenal. BUCHHALTUNG OHNE PAPIER Für Menschen, die in solch einem Prozess der modernen Buchhaltung noch nicht involviert sind, mag es vermutlich befremdlich wirken. Eines muss vor einer digitalen Umstellung klar sein: Hierfür bedarf es strukturierter Prozesse. Es ist notwendig, dass gemeinsam mit den Mitarbeitern der Steuerberatung die nötigen Prozessschritte besprochen und erarbeitet werden.

Stehen Unternehmen noch am Anfang dieser Digitalisierungsumsetzung, ist es notwendig, diese von der Ist-Situation abzuholen und bei der Implementierung zu unterstützen. Jeder Betrieb hat andere Voraussetzungen. Umsetzungskonzepte sollen

PROF. DR. HELMUT SCHUCHTER MELANIE TISCHBERGER Helmut Schuchter ist Geschäftsführer, Melanie Tischberger zuständig für digitale Prozessberatung bei Stauder Schuchter Kempf Ing.-Etzel-Straße 17 6020 Innsbruck Tel.: 0512/90 83 20 www.stauder-schuchter-kempf.at

DIE PAPIERLOSE BUCHHALTUNG IST DAS META-ZIEL MODERNER BUCHHALTUNG, DENN DURCH DIE DIGITALE ERFASSUNG DER BELEGE KANN DIE BUCHFÜHRUNG ZEITNAH UND FLEXIBEL ERLEDIGT WERDEN.

daher auf den jeweiligen Betrieb individuell abgestimmt werden. Es muss ein gemeinsamer Weg entwickelt werden, der zu dem jeweiligen Unternehmer passt. Startpunktanalyse, Arbeitsprozessoptimierungen sowie Zielsetzung sollen hierbei bedacht werden.

ÜBERSICHTLICH, KLAR, EFFIZIENT Papierlos zu buchen bedeutet, die Belege gescannt per Onlineportal an die Steuerberatung zu übermitteln. Gemeinsam werden benötigte Schnittstellen etwa zur Registrierkasse oder zu Fakturierungsprogrammen aufgebaut und Bankkonten in das Buchhaltungsprogramm hereingespielt. Auf Wunsch können auch Zahlungsverkehr und Mahnwesen übernommen werden, somit wird das Unternehmen voll und ganz entlastet. Der Rechnungswesensprozess kann mittels hilfreicher Apps (z. B. für die Rechnungsfreigabe) unterstützt werden. Diese innovativen Abläufe verkürzen oft langwierige Prozessketten.

Für all jene, die ihre Belege wie gewohnt im Ordner sammeln wollen, kann deren Digitalisierung von der Steuerberatung übernommen werden. Dadurch können auch für Unternehmen, die ihre Belege weder erfassen noch einscannen wollen, digitale Auswertungen und Belege erstellt werden. Diese Digitalisierung ist ein essenzieller Schritt für die Zukunft als auch bereits für die Gegenwart. KOMFORTABEL Fragt man eine Unternehmerin, die bereits von einer digitalen Buchhaltung profitiert, was die Vorteile seien, wird man wahrscheinlich eine der folgende Antworten hören: • Zeitnahe Auswertungen • Platzersparnis durch digitale Belegaufbewahrung • Jederzeitiger Zugriff auf buchhalterische

Daten und Auswertungen

Digitalisierung ermöglicht ein regelmäßiges Buchen der übermittelten Belege, die in einem Tages-, Wochen- oder Monatsrhythmus erfasst werden können. Damit verfügt das Unternehmen über aktuelle Informationen zu Einnahmen und Ausgaben und kann mit zeitnahen Auswertungen die richtigen Entscheidungen treffen. Auch für Controller, die das Unternehmen planen und steuern, ist es von Vorteil, mit aktuellen Zahlen zu arbeiten und nicht mit Daten aus der Vergangenheit.

AUFBEWAHRUNGSFRIST Buchhaltungsbelege müssen sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frage ist: Wohin damit? Muss ich extra einen Lagerraum anmieten? Die papierlose Buchhaltung gibt die Antwort darauf. Buchhaltungsunterlagen wie Rechnungen werden sicher online in einer Cloud aufbewahrt. Auch vor Brand, Einbruch oder einem Wasserschaden werden die Unterlagen geschützt. Die verstaubten Kisten voll mit Ordnern sind somit Geschichte.

Eine digitale Buchhaltung ist komfortabel. Man erspart sich lästiges Ordnerschleppen, andererseits hat man orts- und zeitunabhängig Zugriff auf die buchhalterischen Daten, Auswertungen und alle Belege. Wer kennt das nicht, Ordner werden durchwühlt, weil man eine einzige Rechnung sucht. Mühsam! In der digitalen Buchhaltung hat man eine klare Übersicht der gebuchten Belege und man kann mittels Suchfunktion Rechnungen rasch heraussuchen.

ACT RESPONSIBLE, THINK SUSTAINABLE Ressourcen umweltschonend zu nutzen, soll für jeden und jedes Unternehmen mittlerweile selbstverständlich sein. Man muss sich der Verantwortung bewusst sein und sich bemühen, in allem Tun und Handeln mit Ressourcen nachhaltig umzugehen. Papier einzusparen und somit die Umwelt zu schonen, ist ein ausschlaggebender und ressourcenschonender Gedanke eines digitalen Betriebes, denn der Drucker bleibt länger im Schlummermodus.

INNOVATION UND DIGITALISIERUNG Das Sprichwort „Never change a running system“ wird kurzerhand zu „Always optimize a running system“ umgeändert. Die papierlose Buchhaltung ist das Meta-Ziel moderner Buchhaltung, denn durch die digitale Erfassung der Belege kann die Buchführung zeitnah und flexibel erledigt werden. Unternehmen sollen von unliebsamen Aufgaben entlastet und deren Fokus auf das Wichtigste gelegt werden. Richtig eingesetzt dienen innovative Prozesse immer den Menschen, nie umgekehrt!