Future Work Labs hos Topdanmark Win, win, win!

TEMA: FREMTIDENS ARBEJDSLIV

af Lars H. Knudsen

Succes for Future Work Lab-projekt i Topdanmark Winwinwin!

Der er bare glæde hele vejen rundt, når man spørger medarbejdere, ledelse og Future Work Lab selv om resultaterne af projektet ’Teaming og trivsel i en virtuel hverdag’ hos Topdanmark.

Skal jeg virkelig skrive, at alt bare er godt, at både medarbejdere og ledelse er ovenud tilfredse, og at de ting, som I indførte under projektet, nu kører videre i hverdagen til glæde for alle?

Ja, helt bestemt, siger Gitte Fogtmann, Louise Rasmussen og Nadia Bukhave-Kolby fra Topdanmark samstemmende om det projekt under Future Work Lab (FWL), som deres afdeling medvirkede i.

Gitte Fogtmann

Louise Rasmussen Nadia Bukhave-Kolby Projektet er nu afsluttet, og så alligevel ikke. For det har ført så mange gode ting med sig, at afdelingen har besluttet at gøre de nye tiltag til en permanent løsning. Og ydermere kan de positive erfaringer fra projektet måske påvirke måden, Topdanmark kører andre projekter på.

Det startede med, at Topdanmark var interesseret i at køre ’laboratorieeksperimentet’, som blev døbt ’Teaming og trivsel i en virtuel hverdag’ og ville søge svar på spørgsmål som: Hvad får os til at føle os som en del af et team, når vi ikke mødes fysisk? Hvordan skaber vi tillid og psykologisk tryghed, når vi er hver for sig digitalt? Og hvordan skaber vi uformelle og tilfældige møder digitalt?

Geografisk spredning

HR-afdelingen indkaldte to afdelingsledere og spurgte, om de ville være med. Gitte Fogtmann, der er salgs- og supportchef ’Erhverv Salgs- og Supportsalgscenter’, slog straks til, da hun så nogle interessante muligheder for hendes geografisk spredte afdeling – 24 medarbejdere på fire lokationer omkring i landet.

Gitte startede selv som kunderådgiver og blev senere specialist, for i dag at være leder. Hendes baggrund giver hende en rigtig god forståelse for, hvad medarbejderne har behov for, og de roser hende for bl.a. at lægge

Afdelingen afholdt pitstop-møder hver anden uge for at tjekke, at projektet var på rette spor eller om noget skulle justeres.

TEMA: FREMTIDENS ARBEJDSLIV

arbejdspauser ind i kalenderen, og i det hele taget for at have fokus på, at de har det godt – såvel under coronanedlukningen som nu, hvor man kører med en 60-40 model. Her skal medarbejderne være tre dage på kontoret, men kan vælge at arbejde hjemme to dage om ugen.

Løbende justering

”Med blandingen af afdelingens geografiske spredning og hjemmearbejdet var spørgsmålet, hvordan man kan bevare den faglige sparring og samarbejdet i den nye hverdag. Derfor var Topdanmark interesseret i eksperimentet, hvor vi via forskellige typer

Med blandingen af afdelingens geografiske spredning og hjemmearbejdet var spørgsmålet, hvordan man kan bevare den faglige sparring

onlinemøder kunne holde kontakten med hinanden,” forklarer Gitte. Onlinemøderne var dels et fast 10-minutters ’tirsdags tjek-in’ med fokus på arbejde, gøremål, udfordringer og faglig sparring. Og dels uformelle kaffemøder, hvor man via en fælles chat lige kunne række ud og høre, om nogen havde tid til en snak. Og så havde man Pitstop-møde hver 14. dag, hvor man talte om projektet, og løbende justerede det.

”Pitstop-møderne var noget, som projektleder David Karstensen fra Future Work Lab ønskede. Det har vist sig, at det med at tage et projekt op til evaluering med korte mellemrum og være klar til at justere det har fungeret virkelig godt.

TEMA: FREMTIDENS ARBEJDSLIV

Så godt, at det er en proces, som meget vel kan blive taget op i andre sammenhænge i Topdanmark,” mener Gitte.

”Pitstop-møderne er en del af den proces, vi arbejder med i Future Work Lab. Det svarer lidt til en ’agil’ udviklingsmetode: Man er hele tiden i udvikling, og alle er involverede, og så mødes man jævnligt og tjekker, om tingene fungerer eller skal tilpasses netop den hverdag, som disse medarbejdere har,” forklarer David Karstensen fra FWL. David var eksperimentleder for Topdanmark-eksperimentet og har bl.a. en baggrund i designtænkningsmetoder gennem uddannelse i USA. Arbejdet i Topdanmark blev bygget på Design Thinking modellen ’Double Diamond’.

Men tilbage til hvad medarbejderne mener om projektet.

Nedbryder geografiske skel

Louise Rasmussen sidder i Herning og er begejstret:

”Vi har fået et mere sammentømret team, på trods af at vi sidder spredt i landet. Med kamera på computeren fungerer både møder og ikke mindst de uformelle snakke rigtigt godt, og jeg har lært mine kolleger i de andre afdelinger at kende på en ny og tættere måde,” fortæller hun. Medarbejderne havde ikke videokameraer til deres computere, før de kom med i eksperimentet, og at kunne se hinanden har været afgørende vigtigt.

”Særligt vores løbende chat med hinanden har ændret måden, vi samarbejder på. Vi kan nu høre, om nogen kan give en hånd med, hvis man har for mange opgaver. Det betyder, at vi nu løbende fordeler opgaverne mellem os, og det er dejligt at vide, at kollegerne både står klar til faglig sparring, aflastning og mere personlige snakke,” siger Louise.

”Det er meget positivt,” siger kollegaen Nadia Bukhave-Kolby, der sidder i Ballerup.

”Vi er kommet meget tættere på hinanden, og der er altid én, man kan række ud til med spørgsmål og brug for hjælp. Mine kolleger omkring i landet har forskellige kompetencer, og dem kan vi nu trække på, uden hensyn til geografiske skel. Vi så resultatet ved et nyligt fysisk afdelingsmøde, hvor vi var samlet fra alle kontorer. Her sad vi ikke længere med kollegerne fra eget kontor, men blandede os og snakkede frit med dem, som vi nu kendte langt bedre,” fortæller Nadia.

Hun nævner også, at det at man kan se hinanden på skærmen – altså har kamera på computeren – er helt afgørende for kontakten. Nu kan man se på hinanden, om der er noget, der trykker. Men det kan selvfølgelig aldrig erstatte fysiske møder, mener hun.

Både Louise og Nadia understreger, at de virtuelle møder gør, at afdelingen nu i langt højere grad føler sig som ét team, arbejder meget bedre sammen, og at ingen holdes udenfor.

Små forandringer med stor virkning

I Future Work Lab siger David Karstensen, at det er spændende og imponerende at se, at man med relativt små forandringer kan lave store forandringer for medarbejderne. Man behøver ikke at tænke i store transformationer og forandringsrejser, for selv små hverdagsforandringer kan betyde rigtigt meget for både trivsel, arbejde og produktivitet. Spurgt om der er noget, som Gitte Fogtmann har oplevet som leder, fortæller hun, at medarbejderne altid har været rigtigt gode til at tage ansvar for deres arbejde, men nu i endnu højere grad selv styrer og fordeler arbejdet på kryds og tværs af kontorer og medarbejdere.

”De er helt unikke, mine medarbejdere,” mener Gitte. ”De er nu endnu mere forandringsparate og klar til at prøve nye ting. Men har også krav om, at de kan give deres feedback og er med til at tilpasse tingene undervejs i forløbet. Future Work Lab var rigtig gode til at fange vores kultur og jargon, og ikke fylde os med den sædvanlige konsulentsnak. De satte retningen og udfordrede os undervejs,” slutter Gitte Fogtmann af.

Om Future Work Lab

Future Work Lab (FWL) er skabt i et samarbejde mellem Finanssektorens Arbejdsgiverforening, Forsikringsforbundet og Finansforbundet, og finansieres primært af Velliv Foreningen. Målet er at skabe viden om og værktøjer til at styrke den mentale sundhed i fremtidens digitale arbejdsliv. Det sker gennem eksperimenter sammen med finansielle virksomheder, hvor man tester forskellige løsninger i feltet mellem mental sundhed og fremtidens digitale arbejdsliv for at give svar på, hvilken vej det er bedst at gå i de fremtidige arbejdsfællesskaber. Der er knyttet en række forskere og eksperter til FWL, som er med til at udvikle værktøjer og viden, som man vil dele bredt.

Man kan læse mere om Future Work Lab på hjemmesiden futureworklab.dk