Planningstool voor de retail

Ria Aerts stond zelf 27 jaar met beide voeten in een supermarkt. De Superplanner planningstool die ze ontwikkelde, vertrekt van die sterke basis. “Onze tool zorgt voor een enorme tijdbesparing, maar ook voor rust in je hoofd omdat je weet dat het volledige plaatje klopt.”

Erwtjes en peekes

“Ik had zelf ervaren hoe moeizaam een planning soms verloopt. Dat moest sneller en efficiënter kunnen.”

“Ik ben grootgebracht tussen de erwtjes en peekes”, begint Ria haar verhaal. Haar ouders openen in de jaren ’80 hun eerste supermarkt. Zelf start ze op haar 18de in de retail en opent ze op haar 23ste haar eigen winkel, de AD Delhaize Diksmuide. Later keert ze terug naar de Kempen om de AD van Herentals uit te baten.

“Ik heb zelf vaak ervaren hoe moeizaam een planning in een supermarkt tot stand komt. Eerst moeten alle gegevens van verlof en beschikbaarheid verzameld worden. Vervolgens wordt de planning opgemaakt en dient iedereen verwittigd te worden. Ik was er in Herentals – waar we een 40-tal vaste medewerkers en een pool van 50 jobstudenten hadden – gemakkelijk tien à twaalf uur per week mee bezig. Dat is tijd die je niet in je winkel kan staan. Dat moest sneller en efficiënter kunnen!”

Vanuit haar jarenlange ervaring weet Ria perfect wat een goed planningssysteem moet kunnen. Ze zoekt een partner voor softwareontwikkeling en na zes maanden is het zover: de eerste versie van Superplanner wordt gelanceerd in drie testwinkels. Ondertussen werken al heel wat supermarkten met haar handige planningstool.

Beschikbaarheid

“Eerst laad je het basisrooster van jouw winkel op. Je begint dus nooit vanaf nul.”

Superplanner bestaat uit twee delen: een app voor de medewerkers en de tool voor de planner. Medewerkers kunnen via de app hun planning raadplegen, vakantie aanvragen en hun saldo verlofdagen en -uren bekijken. De zaakvoerder kan een sperperiode ingeven waarop medewerkers geen

verlof kunnen nemen en berichten uitwisselen met zijn medewerkers. Studenten en flexi’s geven via de app hun beschikbaarheid door en bevestigen hun uren. Indien er niet genoeg beschikbaarheid is, wordt er automatisch een reminder gestuurd met de vraag om opnieuw beschikbaarheid door te geven.

Basis en behoefte

De weekplanning zelf is volgens Ria met deze planningstool op twintig minuutjes gemaakt. In die tijdspanne wordt ook iedereen op de hoogte gebracht van de te presteren werkuren én ontvangen de interimkantoren meteen alle nodige informatie.

“Vóór je start, laad je het basisrooster op in de planning. Je begint dus nooit vanaf nul”, licht Ria toe. “Dat basisrooster is het hart van Superplanner. Je maakt het helemaal op maat van je winkel. Werk je in een roterend weeksysteem? Dan is je basis ook elke keer anders. Wisselt de drukte in je winkel naargelang het seizoen? Dan is je rooster aangepast op de momenten dat het drukker is. Zit het basisrooster goed, dan is je planning achteraf in een wip gemaakt.”

Het systeem geeft ook de behoefte van de winkel aan. Dat is een grote plus. “Ik was vroeger de enige die de planning kon maken”, herinnert ze zich. “Een beangstigende en verontrustende gedachte. Met deze tool kan je de planning met een gerust hart aan een collega overdragen, zonder dat er te veel of te weinig uren worden ingepland.” Anderzijds gelooft Ria niet in een volledig automatisch systeem. “Je moet rekening kunnen houden met de competenties van je mensen. De ene persoon past beter in een bepaalde afdeling dan een andere. Elke planning kan naar de behoefte van dat moment worden aangepast.”

Een ander groot voordeel dat ze aanhaalt, is dat je ook meerdere afdelingen per dag kan inplannen. Iets dat vaak ontbreekt in een planningstool maar dat, zeker voor de kleinere winkels, van groot belang is. Na de planning worden de betrokken partijen zoals interimkantoren en Dimona rechtstreeks vanuit Superplanner verwittigd. Op het einde van de maand wordt een bestand gegenereerd voor het sociaal secretariaat.

“Het systeem berekent exact hoeveel uren je mag plannen per afdeling of voor je totale winkel.”

Tijdregistratie

Superplanner heeft ook een eigen tijdregistratiesysteem. Voor de flexijobbers en jobstudenten wordt er vanuit dat systeem meteen een Dimona-aangifte verstuurd én kunnen ze hun arbeidsovereenkomst digitaal ondertekenen.

De tijdregistratie is als laatste onderdeel toegevoegd aan het systeem en Ria is er heel blij mee. “Dat was de laatste schakel die nodig was om onze klanten een volledig pakket aan te kunnen bieden. Superplanner is trouwens een constant evoluerend pakket. Er is heel wat aan gewerkt op vraag van klanten of op basis van zaken die ik zelf vaststelde. Soms zijn we er wel wat ver in gegaan”, geeft ze toe. “Maar nu hebben we een tool die perfect op de retail is afgestemd. Hier zit echt alles in wat je nodig hebt voor je supermarkt.”

Loonkost en productiviteit

Een laatste belangrijke feature zijn de zogenaamde managementfuncties. “Je loonkost en productiviteit opvolgen is heel belangrijk, zeker in onze sector. Via de managementfuncties krijg je er een perfect zicht op. Je kan de eigenlijke omzet, alsook de forecast ingeven. En als die laatste ingegeven is, samen met je gewenste productiviteit, dan berekent het systeem exact hoeveel uren je mag plannen per afdeling of voor je totale winkel.”

Opstart

Kies je voor Superplanner, dan komt Ria je persoonlijk een tweedaagse opleiding geven. Elke medewerker krijgt eerst een link waarmee hij zijn gegevens kan invoeren. Dit bespaart de winkel veel tijd aan inputwerk. En de medewerker wordt zo al wat vertrouwd met de tool. Tijdens de eerste dag opleiding worden alle instellingen, personeelsfiches én vooral het basisrooster klaargezet. De tweede dag wordt er gepland. “We maken minstens twee of drie planningen en ik laat niet los”, lacht Ria. “Ik begin ’s ochtends en stop pas als ik weet dat de klant het echt goed onder de knie heeft. Uiteraard kunnen ze nadien nog altijd beroep doen op onze gratis helpdesk.”

Ria doet de verkoop en opleidingen altijd zelf. En dat is een bewuste keuze. “Bij elke opleiding moet je samen met de planner uitzoeken wat het beste basisrooster en de juiste instellingen zijn voor de winkel. En je moet perfect weten welke regels en wetten er van toepassing zijn.”

Tijdbesparing en rust

Conclusie: de tool zorgt voor een enorme tijdbesparing én een daling van de loonkosten. Ria heeft een klant die zeven voltijdse uren heeft weten te schrappen en iemand die zijn loonkosten met 2% zag dalen. “Vooral omdat ze correcter inplannen en alles beter opvolgen via de managementfuncties. Maar uiteindelijk gaat het ook om de rust die je krijgt in je hoofd én op de winkelvloer, doordat er structuur in je planning zit en je weet dat het hele plaatje klopt.”